INTRODUCCION A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

CASO PRACTICO DD070

REALIZADO POR: ARQ. ROMEO SACOTO REGALADO

ACTIVIDADES A REALIZAR DENTRO DE ESTE EJERCICIO PRACTICO

1. Tipo de organización más adecuada.

2. Principales competencias requeridas del personal.
3. Planteamiento preliminar del proyecto a desarrollar (fase conceptual).

CASO PRACTICO

Analizaremos una empresa con una amplia experiencia de 20 años manejando el suministro de
materiales y equipos para la construcción, donde su cobertura esta comprendida de 120km desde su
local o sede de suministro de materiales y equipos de construcción.

ESTRUCTURACIÓN DE LA TRANSFORMACIÓN DE LA EMPRESA

 Definir los objetivos y las metas de la nueva empresa.

 Establecer el tipo de organización más óptimo.
 Proponer un proyecto de transformación que contemple las siguientes fases conceptual,
desarrollo y inicio o arranque de la empresa.

OBJETIVO A CUMPLIR DE LA EMPRESA

Ampliar la empresa de suministro de materiales de construcción en base a su gran experiencia,

además de proveer a sus clientes de materiales plantea desarrollar proyectos de construcción.

PLAZO DE EJECUCIÓN

Se determino como plazo máximo 12 meses, para la restructuración, diseño e implementación de

cambios organizacionales y estructurales de la empresa.

ESTADO ACTUAL DE LA EMPRESA A NIVEL ORGANIZACIONAL

Contempla la estructura con la que ha venido operando la empresa durante los 20 años de su
optimo servicio para suministrar materiales de construcción podemos determinar que han manejado
una estructura matricial como lo veremos en el siguiente cuadro.

DIRECCIÓN
GENERAL

Gráfico 1: Estructura organizacional actual de la empresa

Fuente: Elaboración propia
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DE
DE ALMACEN DE DISTRIBUCIÓN COMERCIAL DE SECRETARIA
ADMINISTRACIÓN
DESCRIPCIÓN

Al analizar este caso podemos obtener información que las empresas siempre están sujetas a
cambios o adaptación bien sea de la economía o su lugar donde esta emplazadas, para ello al tener
esta empresa con 20 años de experiencia podemos ver que su horizonte esta determinado con la
ampliación de su portafolio de servicios apuntando a nuevos proveedores y clientes dentro de las
ramas a implementar dentro de su expansión de servicios.

1. TIPO DE ORGANIZACIÓN MAS ADECUADA

Para este ejercicio al analizar todos los datos, podemos determinar que la estructura organizacional
más adecuada es una ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTE, ya que cumple con muchas características
de esta estructura para un proyecto, ya que está liderada por un director de proyectos quien es la
máxima autoridad dentro del proyecto y tiene plena autoridad sobre el resto de las áreas
funcionales de la empresa, así el director podrá tomar de manera más fáciles decisiones y tener un
mejor control de los proyectos ya que dentro de la dirección que dirigirá están todo un equipo
administrativo y operacional.

Al plantear esta estructura organizacional podemos determinar las fortalezas y debilidades, se puede
determinar que al iniciar con una nueva estructura puede tener desventajas al inicio, pero al ir
adquiriendo más experiencia del personal es sus áreas se pueden convertir estas desventajas en
ventajas para toda la empresa, en el siguiente listado determinaremos las ventajas y desventajas de
la estructura planteada:

VENTAJAS

 La coordinación se verá mejorada y ordenada.

 Existirá control y apoyo en todas las áreas.
 Los recursos serán utilizados en su máximo potencial y así mismo se tendrá un mejor control
en los mismo.
 Se tendrá caramente definidos los objetivos.

DESVENTAJAS

 En proyectos más complejos se necesitará un mayor control y seguimiento.

 En grandes proyectos se necesitará administración adicional.
 Proyectos mas complejos conlleva a que la asignación de recursos será más compleja.
Para ello dentro de este ejercicio podemos mostrar la propuesta de la estructura mediante un
organigrama en el siguiente gráfico:

DIRECCIÓN
GENERAL

GERENCIA GERENCIA GERENCIA DE

ADMINISTRATIVA OPERACIONAL PROYECTOS

SECRETARIA
ALMACEN PROYECTO #1
GENERAL

DISTRIBUCION DE ÁREA DE
PROYECTO #2
PRODUCTOS COMERCIALIZACIÓN

Gráfico 2: Estructura organizacional actual de la empresa

Fuente: Elaboración propia

2. PRINCIPALES COMPETENCIAS REQUERIDAS DEL PERSONAL

Vamos a determinar las competencias en base al Grafico 2.

COMPETENCIAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL

 Tener la capacidad de realizar planificaciones, producción e inversiones, presupuestos, etc.

 Llevar la misma línea de pensamiento que las otras instancias de departamentos.
 Mantener el control, respetar y aceptar críticas constructivas, desechar críticas no
constructivas.
 Tener determinación, creatividad y liderazgo.
 Tener iniciativa y dar respuestas inmediatas a problemas inesperados.
 Mantener una buena relación laboral para tener una comunicación efectiva.
 Resolver problemas de forma sistemática.

COMPETENCIAS DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

 Experiencia en recursos humanos

 Determinación y liderazgo
 Tener iniciativa, intuición, facilidad de expresión para lograr una comunicación efectiva.
 Manejo de suministro de oficina.
 Control de pagos y coordinación de las compras.
 Contratación de personal adecuado para los distintos departamentos.
 COMPETENCIAS DE ALMACEN

 Tener empatía, iniciativa, conocimiento sobre servicio al cliente.

 Capacidad de negociación.
 Habilidades informáticas para el manejo del sistema de inventarios.
 Controlar el consumo de los materiales.
 Garantizar la entrada y salida de materiales mediante actas de entrega recepción de
bienes.
 Verificar la calidad del ingreso de materiales y del estado en el que salen de bodega.

COMPETENCIA DE DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS

 Mantener un control ordenado, analítico de los productos o bienes.

 Coordinación para las entregas y determinar el transporte respectivo dependiendo el
tipo de material.
 Tener personal capacitado para el traslado y carga de productos al transporte.
 Dar mantenimiento continuo al transporte.

COMPETENCIAS DE LA GERENCIA OPERACIONAL

 Conocimientos mínimos en planificación, manejo de recursos.

 Mantener la calma y compostura ante situación de alta tensión y estrés.
 Capacidad para tomar decisiones y resolver problemas.
 Capacidad de desarrollar procesos estratégicos.

COMPETENCIA DE SECRETARIA GENERAL

 Tener determinación, valores, mantener un orden de la documentación,

responsabilidad.
 Manejo mínimo de computadoras.
 Habilidad para trabajar bajo presión.
 Estar un paso adelante para tener una organización de agenda y reuniones.
 Atender cordial y amablemente al público.

COMPETENCIA DE COMERCIALIZACIÓN

 Saber elaborar presupuestos, manejar finanzas, cobros y compras.

 Tener liderazgo, iniciativa.
 Manejar una buena comunicación para poder resolver problemas comerciales y de
marketing.
 Capacidad para trabajar bajo presión.
 Fijar objetivos u estrategias de venta.
COMPETENCIA DE GERENCIA DE PROYECTOS

 Conocimientos de planificación, dirección, y control de proyectos.

 Tener iniciativa y creatividad para proyectos.
 Sociable para tener una buena comunicación con todo el equipo.
 Saber valorar los trabajos realizados.

COMPENTENCIA DE PROYECTO

 Trabajo a presión.
 Controlar y supervisar la ejecución de obras.
 Responsabilidad sobre materiales obreros y ejecución de obra.
 Cumplir con todas las normas vigentes y control de seguridad para todo el personal de obra.
 Tener la capacidad de resolver los problemas en campo.

3. PLANTEAMIENTO PRELIMINAR DEL PROYECTO A DESARROLLAR (FASE CONCEPTUAL)

OBJEIVO:

Reconvertirse en una empresa de suministro de productos en una empresa que se dedique a la

construcción.

PLAZO:

Se determino un plazo de 12 meses, para ejecutar todos los cambios estructurales dentro de la
empresa para brindar los objetivos planteados.

TRANSFORMACION DE LA EMPRESA

 Definir los objetivos.

 Determinar la organización más adecuada.
 Proponer un proyecto de transformación.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

1. INICIACIÓN
 Autorización del proyecto.
 Definir objetivos.
 Asignar roles.
 2. PLANIFICACIÓN
 Plan de comunicación
 Determinar habilidades y recursos obtenidos.
 Plantear las actividades requeridas y cumplirlas.
 Ordenar de manera óptima todas las actividades para establecerlas dentro de la
siguiente etapa en un cronograma.

3. EJECUCIÓN
 La calidad de todo debe estar totalmente asegurada.
 Ajustarse y trabajar según lo planteado y planificado.

4. SUPERVISIÓN Y CONTROL

Determina los rendimientos para ver el desempeño y avance del proyecto eso quiere
decir que mide, supervisa y regula todo el proceso para obtener de manera eficaz los
objetivos planteados.

5. CIERRE DEL PROYECTO

Se determinará siempre un acta entrega recepción provisional del proyecto para

revisarlo y determinar que se haya concluido al 100% y de esta forma un acta
entrega recepción definitiva de la obra o proyecto, para as idear por terminada y
concluida todos lo planteado en el proyecto.

Para todo lo antes expuesto pondremos a su conocimiento un cuadro donde estará determinado el
cronograma de actividades en base al plazo establecido o fijado dentro de la transformación de la
empresa.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DURANTE EL PLAZO DETEREMINADO 12 MESES

INICIACIÓN PLANIFICACION EJECUCION SUPERVISION CIERRE
Y CONTROL
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
Gráfico 3: Cronograma de actividades
Fuente: Elaboración propia