Creazione dei

Mansionari
Aver chiarito la meta,
la strategia e i risultati
da ottenere sono solo
i primi passi

Le persone devono
anche sapere come
ottenere quel risultato
 Grazie al
mansionario, l’azienda
formalizza il
comportamento
di dipendenti e
collaboratori,
riducendo così i limiti
della discrezionalità di
ciascuno e limitando la
Il mansionario, serve a definire e descrivere, in variabilità dei
maniera chiara e oggettiva, l’insieme dei comportamenti stessi.
compiti (detto, appunto, mansione) attribuiti a
ciascuna posizione individuale all’interno
dell’azienda.
Ciò fa del mansionario uno
strumento di controllo aziendale
che favorisce la standardizzazione.

Da un altro punto di vista,

definendo i comportamenti attesi,
il mansionario serve anche
come strumento
di coordinamento. In un team di
lavoro, se ciascuno sa
esattamente cosa fare e in che
modo, applica le procedure del
caso al meglio ed in maniera
prevedibile dal resto della
squadra.
 Un mansionario elaborato
correBamente, insieme
•aiuta ad individuare i parametri di valutazione della all’organigramma, definisce
singola mansione in funzione degli obiettivi espressi; la stru0ura
•consente di definire un piano di formazione e crescita, organizza3va dell’azienda.
ossia il piano di carriera;
•permette di selezionare i candidati per la specifica In parCcolare, il
posizione, grazie all’esplicitazione delle soft e hard skill
richieste; mansionario:
•serve ad individuare e pianificare il percorso di
formazione più adatto in caso di assenza di alcune skill
(competenze) richieste, affinché il candidato scelto
colmi il gap
Eppure il mansionario contribuisce ad avere un
approccio strategico del business nel medio-
lungo periodo e, pertanto, è uno strumento
utilissimo e indispensabile.

Occorre, però, elaborare mansionari agili e

funzionali allo scopo e alla dimensione
aziendale.

Vediamo allora insieme da dove partire per

elaborare un mansionario aziendale davvero
utile e pratico, quali informazioni è
indispensabile che questo documento contenga
per essere adatto alle PMI, come è possibile
declinarlo in funzione dei ruoli manageriali che a
differenza delle mansioni operative, facilmente
ufficializzabili in funzione dei processi,
necessitano, invece, più di una formalizzazione
dei risultati.
I primi step per elaborare un mansionario che sia davvero utile e pratico
Per elaborare un mansionario davvero funzionale e valido, occorre innanzitutto svincolarsi dall’idea,
ricorrente soprattutto nelle realtà aziendali medio-piccole e piccolissime, di associare ad una serie di
compiti il “nome” di una persona dell’organico, cioè il dipendente o anche il socio che in quel
momento si occupa di quelle date mansioni.

CREAZIONEDELMANSIONARIO,

il piccolo imprenditore deve fare uno

sforzo per individuare le “funzioni” chiave
indispensabili nella sua organizzazione.
Quindi, il primo passo necessario per
elaborare mansionari utili è definire
l’organigramma aziendale.
Non occorre avere decine di dipendenti
per iniziare a costruirlo.

Anche una ditta a
conduzione familiare può
individuare le funzioni
fondamentali per il proprio
business, definirne le
interdipendenze gerarchiche,
gli obiettivi strategici e le
responsabilità.
Nelle realtà di modeste
dimensioni tali funzioni non
solo sono coperte da singole
figure, anziché da
dipartimenti interi ma, il più
delle volte, una stessa
persona riveste
più funzioni o ruoli.
È indispensabile, per ogni singola funzione, individuare
esattamente ciò che le compete, cosa deve fare etc.
Occorre quindi scrivere, per ciascuna di esse, uno specifico
mansionario. E, quindi, una stessa persona, in un’azienda
piccola, può dover far riferimento a più mansionari,
svolgendo, di volta in volta, mansioni differenti.
Un secondo e fondamentale step per elaborare un corretto
mansionario è definire il flusso di lavoro per comprendere
le “interdipendenze significative dei compiti”.
Questo ci aiuta a definire l’ampiezza e, quindi, la
specializzazione della singola mansione.
Scrivendo il flusso di lavoro, infaJ, si hanno informazioni
uKli per capire se è possibile aumentare o diminuire il
numero di compiK di ciascuna mansione.
Cosa deve contenere un
mansionario perché sia
utile alla PMI
Vediamo ora quali
informazioni e indicazioni
deve contenere un
mansionario perché sia un 7. Le competenze comportamentali
documento davvero necessarieper ilruolo
funzionale per 8. Le statistiche del ruolo con eventuali
l’imprenditore. report e verifiche

partendo dai punti 6 e 7 si crea un programma di

formazione e allenamento per far crescere la risorsa
 PDF
del modulo
 Competenze Tecniche

• Elenco di cosa la persona deve

conoscere e saper fare
• Come verificherai le
competenze
• Come formerai le competenze
mancanti o da completare
• Questo punto è molto utile,
sia per la crescita interna del
team, sia per la selezione di
nuove risorse
Competenze Comportamentali
1. Atteggiamenti e attitudini necessarie per il
ruolo
2. Verifica: colloquio approfondito +test

Il test ci dice quanto lavoro

occorre fare (e quindi il
tempo necessario) per far
crescere la persona e
come farlo.
Statistiche
‣ Sono gli indicatori numerici che ci dicono come sta andando la
persona in quel ruolo
‣ Si misurano gli obiettivi e i sotto obiettivi
‣ Si verificano su base settimanale e mensile

Il test ci dice quanto lavoro

occorre fare (e quindi il
tempo necessario) per far
crescere la persona e come
farlo.
CICLID’AZIONE
CICLO D’AZIONE, è un’attività che
• Viene avviata
• Viene portata avanti
• Viene completata
I CICLI APERTI SONO:
1. ATTIVITA’ ANCORA DA AVVIARE
2. ATTIVITA’ ANCORA DA CHIUDERE
Icicli aperti
sono, quindi,
tutte le attività
lasciate in
sospeso.
 ü QUELLA TELEFONATA DA FARE
ESEMPI DI CICLI APERTI :
ü LE VERIFICHE DA FARE O LE RISPOSTE DA

DARE

ü UNA RELAZIONE DA CHIUDERE

ü LE MAIL DA DA LEGEGRE O A CUI

RISPONDERE

ü IL FILE FINANZIARIO DA AGGIORNARE

ü GLI ESERCIZI DEELLA BBA DA COMPLETARE

 Cosa accade
quando una
persona lascia
tanti cicli aperti?
I cicli aperti consumano la tua batteria mentale!
‣ Stanchezza mentale
‣ Abbassa la tua affidabilità
‣ Abitudine a non chiudere le cose
‣ Cicli aperti generano altri cicli aperti
‣ Perdita di focus e lavoro alla giornata
‣ Costanti urgenze da gestire
‣ Scarsa crescita organizzativa
GESTIRE I CICLI APERTI
3 LIVELLI DI CICLI DI AZIONE

1.Livello Personale

2.Livello Interpersonale

3.Livello di Gruppo
 ESERCIZIO DI APPLICAZIONE
Rispondere al messaggio del cliente

Individua il livello
Camminare 30 min al giorno
1.Personale
2.Interpersonale Pianificare la settimana

3.Gruppo
Non scendere a compromessi
Scrivi anche il perché…
Partecipare alla formazione
 • Esempio:Organizzazionedel proprio ruolo
Tendiamo ad • un ciclo di attività di livello 3, perché la nostra
abbassare il organizzazione siripercuote non solo sul nostro
ruolo ma su tutto il gruppo.
livello del • Invece,tendiamo a considerarlo di livello 2
ciclo aperto. pensando che sia un ciclo aperto con il nostro
responsabile o collega o,ancora peggio, di
livello 1 e che quindi riguardi solo noi stessi.
 ESERCIZIO DI APPLICAZIONE
Rispondere al messaggio del cliente 2

Individua il livello
Camminare 30 min al giorno 1

1.Personale
Pianificare la settimana 2
2.Interpersonale
Non scendere a compromessi 1
3.Gruppo

Partecipare alla formazione 1

Proviamo ad
alzare il livello!
 ESERCIZIO DI APPLICAZIONE
Rispondere al messaggio del cliente 2 3

Alza il livello Camminare 30 min al giorno 1 3

1.Personale Pianificare la settimana 2 3

2.Interpersonale
Non scendere a compromessi 1 3
3.Gruppo
Partecipare alla formazione 1 3
•Considera ogni
attività che fai di livello
3.
•Quale valore crea per il
gruppo?
•Cosa accade se non
completi il ciclo?
 Lista dei cicli aperti
‣Scrivi tutte le attività che ti vengono in mente
PERSONALE LAVOR che devi ancora avviare o chiudere
O
……………. ……………. ‣ Poi metti la priorità (1- 2 - 3)
‣ 1da fare in giornata o al massimo domani
……………. …………….
‣ 2 da fare entro la settimana
……………. ……………. ‣ 3 da fare entro il m ese

……………. ……………. ‣ Quindi programma in agenda quando farle

……………. …………….
‣Se sono altri a doverle fare, programma le
verifiche che tu dovrai fare