1a Lezione 17/03/2020 – CODICE A2/1

Concetti su cui focalizzare l’attenzione

- Definizione di progetto: è piena di implicazioni;
- Caratteristiche fondamentali dei progetti;
- Esempi di progetti;
- Vincoli dei progetti;
- Peculiarità nella gestione organizzativa dei progetti;
- Progetti interni ed esterni;
- Successo di un progetto.

Definizione di progetto
Il termine progetto significa proiettare qualcosa nel tempo, si tratta di azioni che faremo nel futuro per quanto
riguarda un lavoro, un viaggio etc. Mentre nel contesto di ingegneria gestionale fa riferimento all’organizzazione
delle imprese.

Un progetto è un insieme di attività, la cui realizzazione ha la caratteristica di essere non ripetitiva, ossia ha caratteri
di unicità. Le attività molto spesso sono affette da incertezza quindi devono essere di volta in volta identificate,
definite, programmate e realizzate. La realizzazione delle attività richiede lo specifico contributo sia di risorse
professionali (generalmente provenienti da aree differenti dell’organizzazione e talvolta anche esterne
all’organizzazione) e di risorse strumentali, il cui ammontare deve essere accuratamente stimato in fase di
programmazione ed il cui utilizzo deve essere sottoposto a sistematico monitoraggio in fase di realizzazione. Esse
sono finalizzate al raggiungimento di uno specifico scopo (un nuovo servizio, un nuovo sistema gestionale, una nuova
banca dati, etc.) legato al soddisfacimento delle esigenze di specifiche classi di utenti, interni ed esterni
all’organizzazione, grazie al miglioramento della qualità dei servizi. Queste attività devono essere svolte nel rispetto
di tre vincoli: qualità degli output, arco temporale e ammontare di risorse da impiegare predefiniti.

Esempio di scopo specifico è la realizzazione di un nuovo prodotto, che implica la realizzazione di una serie di attività:
analisi di mercato, individuazione delle caratteristiche, realizzazione del prototipo fino alla messa in produzione. Le
attività sono legate tra di loro, molto spesso, ma non sempre, sono in sequenza e ciascuna di esse richiede l’utilizzo
di risorse.

Il progetto è un insieme di attività, che hanno una specificità: realizzare qualcosa di unico, quindi molto spesso a loro
volta saranno affette da incertezza e dovranno essere di volta in volta ridefinite e riprogrammate. Vengono realizzate
con l’utilizzo di risorse predefinite, il complesso delle attività è finalizzato al raggiungimento di uno specifico scopo.
Lo scopo di un progetto è sempre legato al soddisfacimento di classi di utenti, che possono essere interni o esterni
alle organizzazioni.

Il processo, che comprende una serie di attività svolte in sequenza, da alcuni punti di vista è simile al progetto, ma la
differenza è che il processo ha sempre uno stesso scopo che si reitera nel tempo. Mentre il progetto è un insieme di
attività che realizzano uno scopo specifico. Non c’è un progetto senza innovazione, anche se sarà comunque
inevitabile lo svolgimento di alcune attività ripetitive. Quando ci troviamo di fronte a delle attività che l’azienda
svolge tutti i giorni (es. processo di approvvigionamento) non c’è bisogno di programmarle. Per definizione, nel
progetto le attività da realizzare devono essere definite ex-ante, quindi si effettua in primo luogo un’attività di
programmazione. È opportuno definire le attività da programmare proprio perché ci troviamo di fronte a un
progetto.

Le caratteristiche fondamentali del progetto

 Ha uno scopo innovativo, non ripetitivo;
 Ha sempre un inizio e una fine: non esiste un progetto che non è collegato tra due istanti predefiniti;
 Si realizza attraverso una sequenza di attività interconnesse, che “attraversano” i vari comparti di una
organizzazione (progettazione, produzione, commercializzazione, etc.). Tali attività devono essere in buona parte
identificate e programmate “ad hoc” in quando anche esse sono spesso innovative e non ripetitive.
Esempio: sviluppo di un nuovo prodotto. Solitamente in un’azienda troviamo un organigramma di tipo
funzionale. Per realizzare il progetto, invece occorrerà costituire un gruppo di lavoro limitato nel tempo
composto dai professionisti che afferiscono alle diverse aree funzionali.
 È organizzato per processi
 Ha obiettivi specifici, chiari, definiti, misurabili.
Se non vengono impostati degli obiettivi come faccio a sapere se il progetto è stato realizzato? Realizzare il
progetto non significa realizzare semplicemente gli output, ma significa che l’output deve avere tutte le
caratteristiche necessarie a soddisfare le esigenze dei clienti. Per quanto riguarda le imprese la finalità è sempre
quella di contribuire al reddito.
 Si conclude con la verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi: il progetto si chiude quando si verifica che
tutti gli obiettivi sono stati raggiunti.
 Ha dei precisi vincoli da rispettare, di varia natura: tempo, risorse, esigenze dei committenti (compresi requisiti
contrattuali), normativi (leggi relative a sicurezza, ambiente, etc), autorizzazioni e permessi.
 La sua realizzazione è inevitabilmente associata a dei rischi, stante le caratteristiche innovative dello scopo e
delle attività e tenuto conto dei diversi vincoli cui è soggetto il progetto.
Il concetto di progetto è sempre legato al concetto di rischio. Parliamo inevitabilmente di rischi in quanto ci sono
diversi elementi che li determinano. Il primo elemento può essere lo scopo innovativo, che comporta un rischio
perché utilizzo tecnologie diverse da quelle attuali. Un altro elemento di rischio è dovuto al fatto che gran parte
delle attività sono anch’esse nuove quindi collegate a dei rischi. Se un progetto non fosse collegato a dei rischi
non sarebbe un progetto, ma un’attività banale. Impareremo a gestire il rischio, dobbiamo prenderne
confidenza. Faremo un’analisi di probabilità di accadimento, di impatto, svilupperemo delle attività di
mitigazione o di contenimento del rischio.
Il rischio di un progetto è un evento del quale non possiamo essere certi, ma di esso possiamo fare una stima
probabilistica. Se questo evento si verifica può avere un impatto sulla qualità e sui costi e tempi programmati. I
rischi non si riferiscono al progetto nel suo complesso, ma alle singole attività. L’analisi del rischio viene fatta in
fase di programmazione dal project manager che andrà a fare una classificazione dei rischi e poi per ogni rischio
sarà effettuata una stima della probabilità e una stima sull’impatto che potrebbe avere su tempi, costi e qualità.
A seconda dell’esito dell’analisi si decide se attuare delle misure di prevenzione del rischio, cioè ridurre la
probabilità oppure attuare delle misure di contenimento delle conseguenze.

Esempio: una serie di progetti relativi alle nostre vite li abbiamo portati avanti, come l’iscrizione all’università.

Esempi di progetti: realizzazione di un’opera civile, sviluppo di un nuovo prodotto, reingegnerizzazione di un

processo aziendale a seguito di una innovazione tecnologica, realizzazione di una ricerca di mercato, realizzazione di
un piano di formazione aziendale, realizzazione di un intervento di consulenza (aziendale, informatica etc.),
riorganizzazione aziendale (organigramma, processi, sistemi di gestione, etc.), altri.

Vincoli dei progetti

TEMPI

PROGETTO

QUALITÀ COSTI

Esistono tre vincoli ai quali il progetto deve attenersi, che devono essere predefiniti:

1. Qualità degli output: se il progetto ha uno scopo, quest’ultimo deve essere raggiunto in accordo con le esigenze
dei clienti. Quindi quanto più queste esigenze vengono soddisfatte tanto più si sono realizzati degli output di
qualità elevata;
2. L’arco temporale;
3. I costi, ovvero l’ammontare delle risorse da impiegare.

I tre vincoli sono indipendenti tra loro oppure no? Si deve tener conto delle interdipendenze, infatti questi vincoli
sono strettamente interdipendenti. È evidente che se voglio diminuire i difetti dell’output di lavorazione devo fare in
modo che una risorsa ci dedichi più tempo, di conseguenza crescono i costi e aumenterà anche la durata delle
attività poiché dovranno essere realizzate con maggiore accuratezza e con maggiori controlli. Inoltre, al crescere
della durata delle attività cresce anche il costo del lavoro.

La responsabilità del project manager è quella che con il rispetto della qualità dell’output vengano abbassati il più
possibile i costi e i tempi. Tuttavia, è una responsabilità limitata perché la qualità dell’output dipende anche da altri
fattori.

Progetti interni e progetti esterni

I progetti possono costituire l’oggetto prevalente delle attività dell’organizzazione, è il caso delle imprese che
operano su commessa. Si pensi ad esempio alle imprese edili, navali, alle società di consulenza o di formazione. In
questi casi il “progetto” diviene sinonimo di “commessa”, in quanto entrambi i termini esprimono “l’offerta”
dell’impresa. Questi e altri settori hanno il progetto come prevalente o unico oggetto delle attività.
Anche nel caso delle organizzazioni che non operano “per progetto o per commessa” non è raro riscontrare la
presenza, nel corso del tempo, di progetti relativi in genere ad innovazioni nelle tecnologie utilizzate, nei
prodotti/servizi offerti, nei processi produttivi, nei sistemi gestionali oppure nelle competenze professionali (come
nel caso dei progetti di formazione).
Riepilogando possiamo affermare che esistono due tipologie di progetti:
1. Progetti esterni: sono rivolti all’esterno dell’azienda. Vengono identificati come sinonimo di attività produttive e
sono commissionati all’azienda da terzi.
2. Progetti interni: sono rivolti all’interno dell’azienda (sviluppo di un nuovo prodotto, riprogettazione di un
processo aziendale, innovazione tecnologica, etc.). È un progetto che riguarda un’impresa, che viene
commissionato dall’impresa stessa. A tal proposito, si possono presentare due casi:
a. La responsabilità del progetto è affidata a soggetti esterni all’organizzazione (singoli professionisti o società);
 b. La responsabilità del progetto è affidata ad un Project Manager interno all’organizzazione.

La modalità di produzione delle imprese che si occupano della realizzazione delle Opere Civili (Edilizia ed
Infrastrutture), è la “produzione su commessa” ossia il processo di realizzazione dell’opera ha inizio solo dopo che
l’Impresa ha acquisito la commessa da uno specifico committente, pubblico o privato. Tale contratto stabilisce, in
maniera dettagliata, i requisiti cui deve soddisfare il processo di realizzazione sia per quanto riguarda la conformità
dell’opera rispetto a quanto definito in sede progettuale, sia per quanto riguarda il rispetto dei tempi e dei costi di
realizzazione dell’opera.

Peculiarità delle commesse

Ciascun’opera sarà diversa dalle altre sia per quanto riguarda la natura stessa dell’opera, sia per quanto riguarda il
committente, sia per quanto riguarda l’ambito geografico di riferimento. Si tratta dunque di opere uniche e non
ripetibili. Si ha una difficoltà del ciclo di progettazione e realizzazione, eterogeneità delle diverse fasi di lavorazione,
presenza di vincoli di interdipendenza temporale tra le fasi. Ovviamente si deve sempre assicurare il rispetto dei tre
vincoli.

Tali peculiarità trovano ampio riscontro negli elementi che contraddistinguono la definizione di progetto, ossia
“sforzo complesso, di durata significativa, relativo alla realizzazione di uno specifico ed unico output, la cui
realizzazione comporta la realizzazione di una pluralità di compiti, di natura diversa ma tra essi interrelati, eseguiti
da soggetti diversi, con obiettivi, schedulazione temporale e budget ben definiti”. Dunque, la gestione (progettazione,
programmazione e realizzazione) di Opere Civili deve essere considerata come una gestione di (e per) progetti. In
altri termini, le Imprese che operano nel settore in esame devono focalizzare la programmazione ed il controllo
dell’attività aziendale sui singoli progetti.

Differenze tra PROCESSO e PROGETTO

Entrambi prevedono la realizzazione di una serie di attività di natura diversa e tra di loro interdipendenti. Nel caso di
un progetto lo scopo è unico, non ripetitivo, limitato nel tempo e c’è il rispetto dei tre vincoli: costi, qualità e durata
programmata. Nel caso di un processo lo scopo si reitera nel tempo e in genere si svolgono attraverso attività in linea
di massima standardizzate e standardizzabili. Mentre i progetti molto spesso prevedono delle attività nuovo e quindi
non standardizzate. I requisiti degli output di un processo sono noti a priori, ad esempio in un processo di
approvvigionamento già so cosa dovrò fare. Mentre nei progetti devono essere ridefiniti di volta in volta. Per
approfondimento vedi tabella seguente.
Il successo del progetto
Molto spesso si tende a confondere il successo del progetto semplicemente constatando che è stato sviluppato
l’output del progetto nei tempi e nei costi programmati. Un progetto di successo consente all’azienda di migliorare
nel tempo la redditività. Quindi non basta il rispetto dei costi e dei tempi, ma bisogna soddisfare anche un certo
livello di qualità. Un progetto per definizione è legato ad uno scopo ed è legato a delle risorse. Il progetto deve
creare valore per i destinatari dell’output, per i lavoratori, per l’impresa, per la comunità (ci sono circa 800 opere
incompiute in Italia, in cui sono incorporati una serie di costi a fronte di un valore nullo). Quando parliamo di
successo del progetto dobbiamo specificare due concetti:

- Efficacia: l’output del progetto comporta un miglioramento della soddisfazione degli utenti interni o esterni
all’organizzazione;
- Efficienza: l’output e realizzato in conformità ai requisiti programmati, alle risorse da impiegare e ai tempi di
realizzazione.

Esempi: il successo di un progetto di formazione per il personale è legato alle effettive modifiche dei comportamenti
dopo il corso del personale ed al conseguente miglioramento delle performance individuali ed organizzative; il
successo del progetto di un progetto di comunicazione interno è legato all’effettivo miglioramento dell’efficacia del
processo di comunicazione; il successo del progetto di una banca dati è legato all’effettivo utilizzo da parte degli
utenti ed al miglioramento della loro soddisfazione, etc.

Lo stakeholder è un soggetto che svolge un ruolo nella realizzazione del progetto. La rilevazione delle aspettative
degli stakeholder è indispensabile ai fini della definizione degli obiettivi del progetto. La valutazione della
soddisfazione degli stakeholder, a conclusione del progetto, è indispensabile per valutare il successo del progetto.
DOMANDE DI RIEPILOGO

1. Cosa si intende per progetto? È un insieme di attività tra di loro interdipendenti finalizzate alla realizzazione di
uno specifico scopo, che è unico, non ripetitivo e limitato. Ed è realizzato in accordo al rispetto dei tre vincoli, che
sono la qualità degli output da realizzare, un arco di tempo predefinito e un ammontare di risorse programmato.
2. Perché dati degli elementi costitutivi della definizione di progetto possiamo dedurre l’inevitabile presenza di rischi
nella esecuzione del progetto? Essendo per definizione lo scopo del progetto unico, non ripetitivo e in genere
innovativo la presenza del rischio è legata alla portata d’innovazione del progetto. Quindi quanto più lo scopo del
progetto è innovativo tanto più ci sarà un rischio significativo. Non solo, la non ripetitività dello scopo comporta
anche il fatto che molto spesso buona parte delle attività da realizzare il progetto sono a loro volta nuove, questo
comporta inevitabilmente dei rischi. Inoltre, il fatto che il progetto debba rispettare i tre vincoli, comporta che
possano insorgere delle situazioni non previste che fanno si che questi tre vincoli non vengano rispettati
pienamente.
3. Quali differenze tra “processo” e “progetto”? Sia i processi che i progetti fanno riferimento ad una successione di
attività fra loro interdipendenti. Lo scopo di un processo si reitera nel tempo mentre quello del progetto per
definizione è unico e non si reitera. Inoltre, i progetti a differenza dei processi hanno un inizio e una fine e una
volta che il progetto è terminato il team di progetto viene sciolto.
4. Quali differenze tra progetti “esterni” e progetti “interni”? Per progetti esterni intendiamo quelli che vengono
affidati da un’azienda o da un ente pubblico a delle imprese (es. realizzazione di un’opera pubblica che viene
affidata attraverso un bando di gara, oppure la realizzazione di un’opera civile da un privato come un nuovo
capannone industriale, affidamento ad una società di consulenza di un intervento di riorganizzazione). Quindi
sono quelli che vengono affidati da un committente esterno a un’impresa, si formalizza attraverso un contratto
che specifica esattamente gli output del progetto, i requisiti qualitativi degli output, il costo programmato e il
tempo di realizzazione dell’output. I progetti interni sono quelli che vengono affidati dalla direzione generali
dell’azienda a un team di progetto, costituito da professionisti interni all’azienda afferenti alle varie aree
funzionali e sono progetti realizzati all’interno della stessa azienda che li commissiona, non c’è un contratto.
Tuttavia, si realizza il project charter, che è una sorta di contratto che si stipula per progetti interni, in modo tale
che anche in assenza di contratto vero e proprio vengano rispettate tutta una serie di regole e requisiti.
5. Quali sono i tre “vincoli” del progetto? Essi sono:
1. Qualità degli output: se il progetto ha uno scopo, quest’ultimo deve essere raggiunto in accordo con le
esigenze dei clienti. Quindi quanto più queste esigenze vengono soddisfatte tanto più si sono realizzati degli
output di qualità elevata;
2. L’arco temporale;
3. I costi, ovvero l’ammontare delle risorse da impiegare.
6. Perché il settore delle Opere Civili può essere considerato un esempio di “produzione per progetti”? (i gestionali
no) Qualunque opera civile viene messa in produzione solo dopo l’acquisizione della commessa da uno specifico
committente, quindi con la firma di un contratto che stabilisce in maniera dettagliata una serie di requisiti. In
secondo luogo, qualsiasi opera civile ha un ampio ciclo di vita e tutte le attività da svolgere sono strettamente
interdipendenti e di diversa natura, richiedono risorse diverse. Ogni commessa ha vita a sé, cioè ogni commessa
ha un suo scopo e richiede il rispetto dei tre vincoli. In più rispetto ad altri settori ci sono anche vincoli relativi
all’ottenimento di permessi, autorizzazioni, alle consegne dei fornitori e subfornitori. Tutto questo inoltre
comporta dei rischi.
7. Cosa si intende per successo di un progetto? Vedi domanda 8
8. Qual è la differenza tra “successo del progetto” e “realizzazione dell’output”? La realizzazione dell’output è
condizione necessaria ma non sufficiente per il successo del progetto, per essere sufficiente e quindi affinché il
progetto abbia successo la realizzazione dell’output deve essere conforme ai requisiti qualitativi definiti in fase di
programmazione. Inoltre, il successo del progetto è determinato anche dal fatto che l’output sia ottenuto in
conformità al rispetto degli altri due vincoli che sono il costo e il tempo programmati.