Tecnico superiore per la ricerca e sviluppo di prodotti e processi a base biotecnologica-Applicazioni industriali biotech per

l’economia circolare, la sostenibilità e i materiali innovativi

UF – Project Management
- Day 2-3 -

ITS Biotecnologie Piemonte

Parodi Francesco
Global TLA Product Manager, PMP®

fparodi.ktm@gmail.com
+39 342 794 62 95

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Risultati verifica 1

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Classifica parziale

• …

• …

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Project Lifecycle

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Project Management Process

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Initiating Phase
La Fase Iniziale rappresenta l’inizio del progetto. I questa fase, l’idea del progetto è
esplorata ed elaborata. Il target di questa fase è quello di esaminare la fattibilità del
progetto. In più, è necessario prendere le decisioni a riguardo di chi debba
governare il progetto, chi verrà coinvolto dal progetto stesso e soprattutto se il
progetto si regge su basi solide in grado di portarlo a compimento.
Le domande principali da farsi in questa fase sono:

• Perché questo progetto?

• E’ fattibile?
• Chi potrebbero essere possibili partners per questo progetto?
• Quali dovrebbero essere i risultati?
• Quali sono i confini di questo progetto (incluso/escluso)?

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Initiating Phase – esempio
Installazione piscina interrata
• Quali vantaggi ad averla rispetto a non averla?
• Quali sono le persone che più potrebbero beneficiarne?
• Il terreno è grande e pianeggiante abbastanza?
• Cosa mi serve oltre la piscina? (spogliatoio, doccia,
robot…)
• Quali potrebbero essere I possibili fornitori?
• Ho un’idea del costo?
• Qual è l’MVP e cosa devo considerare escluso?
• ……
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Business Case
Un business case descrive il ragionamento
su cui si basa l’avvio di un progetto o di
un'attività. Spesso viene presentato in
forma di documento scritto e ben
strutturato, ma talvolta può prendere la
forma di una presentazione o di un
semplice accordo verbale. La logica del
business case è che ogni volta che si
consumano risorse economiche, materiali
o immateriali dovrebbe essere in supporto
di una specifica necessità aziendale

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Analisi costi benefici
Si tratta di una prima stima per
valutare a livello macro la fattibilità
del progetto.
Si parte elencando tutti i macro
benefici che si pensa il progetto possa
generare, e li si confronta con i
principali costi necessari a cominciare
e portare a termine il progetto stesso.
In entrambi i casi vanno elencati sia i
fattori Tangibili, sia quelli Intangibili.

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Analisi costi benefici

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Business Case & ROI

ESEMPIO

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Business Case – Revenues oriented
Numero negativo
(spesa iniziale) PS. Ipotesi • Il payback period è dato dal numero di anni necessari per assorbire
semplificata no l’investimento fatto inizialmente (chiamato convenzionalmente anno 0)
Interessi, no costo
del denaro
• Generalmente si considera un numero intero di anni, e la quantità
economica eccedente la si denomina FCF (Free Cash Flow)
• Project A  FCF = 500 (dopo 2 anni)
• Project B  FCF = 5600 (dopo 3 anni)

ESEMPIO = Quale
Ricavi annui progetto ottimizza i
previsti
ricavi nel tempo?

ASSUNZIONE = Il
costo per l’esecuzione
dei 2 progetti è lo
stesso

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Business Case – Costs oriented
Previsione di vendita

2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 A 5 anni Totale:
Volumi: 98 79 79 79 79 100 100 100 100 100 100 100 414 1.114
Volumi cumulati: 98 177 256 335 414 514 614 714 814 914 1.014 1.114

Lav.Mecc. 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 500 1.200
Lotti di
Fus. Conchiglia 800 0 0 0 0 0 0 0 800 0 0 0 800 1.600
Riordino
Presso Fusione 500 0 0 0 0 500 0 0 0 0 500 0 500 1.500

Lav.Mecc. 114.500 € 114.500 € 114.500 € 114.500 € 114.500 € 114.500 € 114.500 € 114.500 € 114.500 € 114.500 € 114.500 € 114.500 € 572.500 € 1.374.000 €
Cash Flow
Fus. Conchiglia 168.000 € - € - € - € - € - € - € - € 104.000 € - € - € - € 168.000 € 272.000 €
Annuo
Presso Fusione 148.000 € - € - € - € - € 35.000 € - € - € - € - € 35.000 € - € 148.000 € 218.000 €

Lav.Mecc. 114.500 € 229.000 € 343.500 € 458.000 € 572.500 € 687.000 € 801.500 € 916.000 € 1.030.500 € 1.145.000 € 1.259.500 € 1.374.000 € 572.500 €
Cash Flow
Fus. Conchiglia 168.000 € 168.000 € 168.000 € 168.000 € 168.000 € 168.000 € 168.000 € 168.000 € 272.000 € 272.000 € 272.000 € 272.000 € 168.000 €
Cumulato
Presso Fusione 148.000 € 148.000 € 148.000 € 148.000 € 148.000 € 183.000 € 183.000 € 183.000 € 183.000 € 183.000 € 218.000 € 218.000 € 148.000 €

Prezzo Kit Riman.Stock

# Pns Coef.Imp Capex MOQ APV '20
(Unit) 2020 [E]
Lav.Mecc. 4 1:1 1.145 € - € 100 114.500 € 2.290 €
Fus. Conchiglia 4 1:1 130 € 64.000 € 800 168.000 € 91.260 € Cash Flow cumulato = spesa
Presso Fusione 4 1:1 70 € 113.000 € 500 148.000 € 28.140 €

ESEMPIO = Quale ASSUNZIONE =

soluzione ottimizza La scelta tra le 3
i costi nel tempo? soluzioni non
impatta i ricavi
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Business Case – Costs oriented

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Flusso di cassa cumulato

Rappresenta le effettive consistenze (o debiti) del progetto in ogni dato

momento (è il saldo del conto corrente): è il più importante indicatore di salute
finanziaria del progetto.
Nel caso in cui il progetto si protragga per diversi anni, gli importi futuri sono
soggetti a svalutazione dovuta a fattori come inflazione e rischi vari, che
vengono chiamati ‘costo del denaro’.
In questo caso è necessario utilizzare il flusso di cassa scontato, che tiene conto
dei flussi ‘attualizzati’ (cioè riportati al valore presente) e quindi annulla le
differenze di valore dovute agli scostamenti temporali.

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Flusso di cassa scontato

Il concetto chiave è ‘un euro oggi vale più di un euro domani’

Ovvero: il denaro perde valore nel tempo a causa delle incertezze legate al
futuro
‘Scontare’ un importo significa quindi ridurne il valore di un certo tasso, detto
‘tasso di sconto’, per far sì che importi diversi in tempi diversi possano essere
confrontabili
La formula che attualizza i flussi di cassa prende il nome di VAN (Valore
Attuale Netto) o NPV (Net Present Value) ed è pari alla sommatoria dei flussi
di cassa scontati

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Net Present Value (NPV) o VAN

Dove
• FCt= Flusso di Cassa nel periodo t
• i = tasso di sconto, costo del capitale o costo del denaro
• t = indicatore del tempo (generalmente, anni)

Il VAN risulta molto utile per confrontare due progetti con durate diverse, oppure un
progetto rispetto ad altri tipi di investimenti o attività

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Esempio calcolo VAN (1/2)
Un progetto ci viene proposto in concessione per 3 anni dopo la sua realizzazione. Significa
che, una volta realizzato, potremo godere dei profitti relativi per i 3 anni successivi, ma i
costi di realizzazione sono a carico nostro.
Ipotizziamo che la realizzazione del progetto richieda 1 anno e costi 90k€
I flussi di cassa (Ricavi ipotizzati) netti degli anni successivi sono:
• Anno 1: 24k€
• Anno 2: 50k€
• Anno 3: 75k€
Il tasso di sconto è pari al 13,5% annuo

Ci conviene investire nel progetto?

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Esempio calcolo VAN (2/2)
Considerando i flussi non attualizzati: SBAGLIATO
non considero le incertezze dei flussi
futuri e i costi dell’esposizione
finanziaria

VAN > 0 significa che è conveniente investire

nel progetto, che in questo caso ha un reddito
attuale netto di 21,25k€ (è come se OGGI
guadagnassi 21,25k€, molto diverso da 59k€!!!)

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Main Output - Project Charter
• Autorizza formalmente il progetto
• È pubblicato da un iniziatore o sponsor del progetto (esterni al progetto)
• È prodotto tenendo in considerazione:
• Richieste di mercato
• Necessità commerciali
• Richieste di un cliente
• Miglioramento tecnologico
• Requisito legale
• Esigenza sociale
• Definisce come rispondere e quali progetti autorizzare ed avviare formalmente. I metodi
di selezione dei progetti comportano la misura del valore o del grado di interesse per lo
sponsor
• Prende spunto dallo studio di fattibilità (a volte analisi più semplici)

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Main Output - Project Charter
• Deve fornire le informazioni:
• Requisiti che soddisfano le esigenze, le necessità e le aspettative
• Necessità commerciali, descrizione del progetto ad alto livello o requisiti del prodotto
• Obiettivo e giustificazione del progetto
• Project manager assegnato e livello di autorità
Project Charter esempio
• Scheduling delle milestone di riepilogo (cliccare 2 volte
sull’immagine per aprire)
• Influenza degli stakeholder
• Organizzazioni funzionali e loro partecipazione
• Assunzioni organizzativi, ambientali ed esterni
• Vincoli organizzativi, ambientali ed esterni
• Business Case che giustifica il progetto (compreso il rendimento dell’investimento)
• Budget riepilogativo
• Spesso si ricorre al parere di esperti

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Project Charter – Esempio

Progetto Inpeco – Company Dashboard

(cliccare 2 volte sull’immagine per aprire)

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Planning Phase
La Fase di Planning è il cuore del progetto, e dichiara ad ogni persona
coinvolta quale sia il target al quale ambisce il Progetto e come ci si
voglia arrivare.
In questa fase i piani di progetto vengono documentati, i deliverables
ed i requisiti definiti, e lo scheduling creato. Riguarda la creazione di
un certo set di piani per guidare il team attraverso l’implementazione e
la chiusura del Progetto. I piani creati durante questa fase aiutano il
Project Manager a gestire Tempi, Costi, Qualità, Cambi, Rischi e
relative Issues. Aiutano inoltre il Project Manager a tenere sotto
controllo il team sia interno che esterno, per assicurare il
completamento del Progetto nei tempi, nel budget previsto e con la
pianificazione pensata.
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Planning Phase – esempio
Installazione piscina interrata
• Entro quando prevedo di iniziare il Progetto?
• Entro quando intendo finirlo?
• Quali sono I principali deliverables che devo produrre
durante l’esecuzione del Progetto?
• Quali Milestones intermedie è il caso di definire per
monitorare lo status passo dopo passo?
• Quali e quante risorse devo coinvolgere e per quanto tempo?
• Quali sono le scadenze di pagamento?
•…

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Executing Phase
La Fase di Esecuzione è di norma la più lunga fase nel ciclo del
Progetto e consuma il maggior numero di risorse e di sforzi. E’
evidente come sia importante assicurare che i piani siano realizzati con
una precisione clinica e con una deviazione pressoché nulla.
L’obiettivo primario della fase è quello di generare deliverables come
previsto dal Piano Progetto e di valutare i processi ed i piani relativi in
modo da garantire degli output in linea con le specifiche richieste
inizialmente.

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Executing Phase – esempio
Installazione piscina interrata
• Tutte le risorse impegnate nel Progetto devono avere tutto
quello che serve loro per produrre I risultati richiesti
• Ogni persona coinvolta deve avere ben chiaro quando e
come inziare certe attività e le interazioni richieste per
portarle a termine
• Il Project Manager deve sempre essere a disposizione per
risolvere eventuali escalations/problem
• L’ufficio acquisti deve essere a disposizione per chiudere
quando necessario I contratti necessari (time&material)
• …..
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Monitoring & Controlling Phase
La Fase di Monitoring&Controlling è il processo di tracciatura, review
e report dei progressi messi in pratica per raggiungere gli obiettivi
definiti nel Piano di Progetto.
Il beneficio principale di questa fase è quello di dare la possibilità agli
stakeholders di capire il reale stato di avanzamento del progetto, le
decisioni prese, e le previsioni di scheduling, budget e scopo.

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Monitoring & Controlling – esempio
Installazione piscina interrata
• Le attività stanno andando come previsto? (mai scoprire
un ritardo quando avviene, più si anticipa/prevede,
meglio è)
• Stiamo spendendo I soldi con un trend previsto o fuori
controllo?
• Stanno emergendo rischi non previsti?
• Ci sono interazioni inaspettate con altri progetti da
gestire?
• Improvviso calo risorse?
• …..
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Monitoring and Control Project Work
Controllo delle attività in corso a tutto tondo, per analizzare i trends e capire in anticipo
eventuali problemi per prendere le dovute contromisure

PAROLE CHIAVE
• Earned Value
• Change Request
• Preventive Action
• Corrective Action
• Defect Repair

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Change Control Process

Esecuzione
Modifica
• Analisi approfondita
• Ricerca opzioni
Gestione
Prevenzion Indentificazi Creazione possibili Comunicazione Progetto a
e cause one Analisi Impatti Richiesta • Approvazione della Modifica a tutti fronte delle
Modifica Modifica Modifica modifica gli Stakeholders Modifiche
• Aggiornamento
change log
implementate
• Aggiornamento piani
di progetto

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Closing Phase
La Chiusura di una Fase o di un Progetto è il processo di analisi di tutte le
attività svolte all’interno del Progetto stesso perché questo venga portato a
compimento.
Il beneficio principale di questa fase è che provvede a creare importanti
‘Lesson Learned’, ovvero la chiusura ufficiale delle attività, con un’analisi
approfondita dei problemi riscontrati e delle soluzioni adottate, in modo che
tali linee guida vengano prese in considerazione in futuro in caso di Progetti
simili sia come scopo che come condizioni a contorno (Team, Cliente, Area
geografica, ecc.)

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Closing Phase – esempio
Installazione piscina interrata
• Ho portato a termine il 100% delle attività?
• Ho veramente raggiunto le aspettative iniziali del cliente
(io stesso in questo caso)?
• Quali sono le “lesson learned” principali acquisite? Cosa
è andato meglio o peggio del previsto, di cosa mi devo
preoccupare di più la prossima volta per un Progetto
simile
• I costi sostenuti sono stati entro I limiti di budget
previsti?
• …..
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Closing a Project
ATTIVITA’ CHIAVE

• Accettazione Deliverables
• Review Deliverables con il cliente ed
accettazione secondo i criteri definiti ad
inizio progetto
• Finalizzazione Lesson Learned
• Formalizzazione punti chiave ‘imparati’
durante l’esecuzione del progetto ed
archiviazione per utilizzo come input in
progetti simili
• Project Report
• Project Summary per il Project Sponsor
con riassunto delle richieste iniziali, i
cambi effettuati ed i deliverables finali,
nonché resoconto di quanto speso rispetto
al budget
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Knowledge Areas
• Project Integration Management  Include i processi e le attività per identificare, definire, combinare, unificare e
coordinare i vari processi e le attività di Project Management necessarie allo svolgimento del progetto
• Project Scope Management  Include I processi richiesti per assicurare che il progetto includa tutto il lavoro necessario (e
SOLO il lavoro necessario) per completare il progetto con successo. L’attività fondamentale del gestire il project scope è
quella di definire e controllare cosa sia e cosa non sia incluso nel progetto
• Project Time Management  Include i processi richiesti per garantire il completamento del progetto nei tempi richiesti
• Project Cost Management  Include i processi relativi alla pianificazione, stima, budget, raccolta, gestione e controllo dei
costi con lo scopo di completare il progetti restando entro i limiti del budget approvato inizialmente
• Project Quality Management  Include i processi e le attività che determinano all’interno dell’Organizzazione le policies e
gli obiettivi di qualità, nonché le responsabilità affinché il progetto soddisfi i bisogni per i quali è stato iniziato. Lavora
inoltre per assicurare che i requisiti di Progetto e di Prodotto vengano raggiunti e validati
• Project Human Resources Management  Include i processi per organizzare, gestire e guidare il Team di progetto,
composto da persone con assegnati ruoli e responsabilità per completare il progetto. I membri del team di progetto possono
avere diverse skills, assegnati full-time o part-time, e possono essere tolte o aggiunte durante l’esecuzione del progetto
stesso

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Knowledge Areas
• Project Communications Management  Include i processi richiesti per assicurare una tempestiva ed appropriata
pianificazione, collezione, creazione, distribuzione, archivio e controllo delle informazioni e degli aggiornamenti del
progetto. I Project Managers spendono gran parte del loro tempo a comunicare con il Team di progetto e/o con tutti gli
Stakeholders coinvolti, sia interni che esterni all’Organizzazione. Una comunicazione efficace crea un ponte tra i diversi
Stakeholders, che sicuramente hanno diverse culture, backgrounds organizzativi, livelli di esperienza ecc
• Project Risk Management  Include i processi per condurre l’identificazione, l’analisi e la gestione dei rischi del progetto.
L’obiettivo del Risk Management è quello di incrementare la possibilità che avvengano eventi positivi e decrementare la
possibilità che avvengano eventi negativi sul progetto
• Project Procurement Management  Include i processi necessari per comprare prodotti o servizi richiesti al di fuori del
Team di progetto. Include inoltre la gestione dei contratti e dei processi di Change Control richiesti per redigere e gestire
contratti o ordini di acquisto creati da membri del Team autorizzati
• Project Stakeholders Management  Include i processi richiesti per identificare le persone, gruppi o organizzazioni che
possono impattare sul progetto o essere impattati da esso, con lo scopo di analizzarne le aspettative e il grado di impatto, e
sviluppare appropriate strategie decisionali ed esecutive. Durante l’esecuzione del progetto, si focalizza inoltre verso una
continua comunicazione verso i principali Stakeholders per capire gli eventuali cambi di necessità ed aspettative e per avere
feedback sulla completezza dei vari deliverables portati a termine

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Integration Management

Il Processo di Integrazione rappresenta sostanzialmente il lavoro che il

Project Manager deve effettuare e sovraintendere direttamente dall’inizio
alla fine del Progetto.

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Helicopter view

Il Project Manager deve avere una visione di insieme del progetto,

fidandosi dei suoi collaboratori senza entrare troppo nei i dettagli tecnici
(MicroManagement)
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Integration Management

Si estende
per tutta la
durata del
progetto

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Esercitazione

Questionario
10 domande
1 p.to per ogni domanda
20 min di tempo

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 Grazie!

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