Tempi-costi-qualità

Introduzione al Tempi

Project Management Risorse

Marco Sampietro Costi Qualità

marco.sampietro@sdabocconi.it

Il contesto Una definizione di sintesi

•Aumenta la complessità delle richieste
•Si richiedono livelli qualitativi elevati con tempi ristretti e costi
bassi Il progetto è un’attività non ripetitiva, finalizzata al
raggiungimento di un obiettivo in un certo periodo di tempo,
•Si richiede un maggior controllo dei tempi e dei costi
svolta utilizzando uno sforzo congiunto di un pool di risorse
•È necessario utilizzare risorse umane eterogenee (SDA Bocconi, 1999)
 Alcune caratteristiche peculiari Obiettivi e finalità

•Obiettivi Definiti Distinzione tra obiettivi e finalità:

L’obiettivo è il risultato ultimo dell’attività di progetto e deve
•Unicita` (non ripetitivita`) essere certo, chiaro e condiviso.
•Temporaneita’ La finalità ha uno spettro più ampio e può non essere correlata
all’obiettivo.
•Risorse L’obiettivo deve essere condiviso, la finalità può non essere
condivisa
•Lavoro in Team

Non ripetitività:progetti e processi Temporaneità

Le organizzazioni, nel loro operare, eseguono delle attività Tutti i progetti devono avere una data di fine.
che possono essere suddivise in:
In realtà le date possono (devono) essere almeno due, quella più
•Progetti favorevole, e quella che ingloba alcuni fattori avversi.
•Processi

Essi hanno in comune limiti sulle risorse, necessita’ di

pianificazione esecuzione e controllo, sviluppo da parte di
personale.
Tuttavia i processi sono continuativi e ripetitivi, mentre i
progetti sono unici e temporanei.
 Risorse Elementi fondamentali
Tutti i progetti prevedono lo sforzo congiunto di un insieme di Persone
risorse.
Le risorse sono:
•Persone Efficienza ed
Attività efficacia Strumenti
•Risorse fisico-tecniche
•Risorse economiche
•Tempo Struttura
organizzativa

Lavoro in team Persone

Una caratteristica fondamentale dei progetti è l’aspetto
collaborativo tra le persone. Questo aspetto è in particolare •Project Manager
riferito al nucleo principale, che deve comunicare e
condividere le informazioni di progetto. •Membri del team di progetto

Il lavoro in team è difficile e non rientra nel modo “normale di •Committente

lavorare”cui siamo abituati. •Sponsor
 Responsabilità Project Manager Competenze del Project Manager

Il Project Manager è il responsabile formale del progetto nel

suo complesso e deve garantire che il risultato finale sia •Tecniche
realizzato in coerenza con i costi, i tempi e le caratteristiche •Gestionali
tecniche definite inizialmente.
•Relazionali

Ruoli del Project Manager I membri del team di progetto

Ruoli interpersonali: liason, leader, figurhead
Ruoli informativi: monitor, disseminator, spokesman
Ruoli decisionali: agente di cambiamento, disturbance
handler, resource allocator, negotiator
I membri del team di progetto dovrebbero essere individuati
dal Project Manager.
I membri del team di progetto devono comunicare e
coordinarsi fra loro, si riferiscono al Project Manager e sono
gli attori fondamentali della riuscita del progetto.
Si distingue tra
•Membri del team stabile
•Membri del team in senso lato
 Il committente Strumenti

È colui che vuole e paga il progetto. Può essere interno Sono sia i mezzi tecnici utilizzati a supporto del lavoro di
all’azienda o esterno. progetto, sia le metodologie utilizzate a supporto della
È importante cercare di aumentarne il coinvolgimento in pianificazione e del controllo del progetto.
alcuni momenti del progetto.

Lo Sponsor Struttura organizzativa

•Goal Setting
•Reperimento risorse La struttura organizzativa può essere più o meno idoneo
all’attività progettuale. Uno scarso riconoscimento dello status
•Comunicazione del Project Manager ed un sistema valutativo inadeguato può
•Visibilità continua essere di ostacolo al modalità lavorativa per progetti.
 Attività Il ciclo di vita di progetto
Genericamente un progetto può essere diviso in tre macrofasi:

Le attività sono l’insieme dei passi necessari per ottenere un Fase iniziale
desiderato output. L’organizzazione delle attività influisce sui Fase intermedia
risultati di progetto.
Fase finale

Ogni fase dipende dal tipo di progetto e da come l’azienda si

organizza per svolgerli

Distinzione tra progetti

Continua
•Progetti Interni e per Terzi
In maggiore dettaglio si può scomporre il progetto in:
•Progetti monodisciplinari e pluridisciplinari
1. Ideazione e concettualizzazione
•Progetti monoaziendali e pluriaziendali
2. Valutazione e fattibilità
•Progetti come progetti e progetti nei processi
3. Pianificazione e organizzazione
Come è intuibile questi aspetti influiscono sulla complessità del
4. Realizzazione e controllo
progetto
5. Esercizio e manutenzione
Ogni fase del ciclo di vita è attivata da un input e consegna
un output, più è complessa più può essere un progetto a sé
stante.
 Rappresentazione grafica
Il ciclo di vita tecnico
Risorse

Il ciclo di vita tecnico si riferisce alla sequenza di attività che

vengono svolte per ottenere il risultato voluto.
Le fasi ricalcano quelle esposte nella figura precedente.

1 2 3 4 5
Tempo

Il ciclo di vita organizzativo

Ogni progetto ha due cicli di vita:
ciclo tecnico e
La fase organizzativa del ciclo di vita del progetto si affianca ed integra la fase
tecnica e costituiscono l’asse portante alle attività esecutive del progetto.
Punti critici del ciclo organizzativo:
Definizione puntuale dell’obiettivo
Individuazione dello sponsor
Criteri di valutazione del progetto

ciclo organizzativo Cultura del progetto

Sistemi operativi di funzionamento (sistemi di controllo, incentivanti, informativi di
progetto)
Definizione dei ruoli
Regole di utilizzo delle risorse dedicate
Autonomia del team
Attenzione da parte del contesto aziendale
Piano di dismissione delle risorse
 Strumenti a supporto del piano di
Il piano di progetto progetto

Il piano di progetto è un documento formalizzato che descrive •WBS

come si possono realizzare gli obiettivi del progetto,
considerando che le risorse disponibili sono limitate nel tempo, •Matrice di responsabilità
nella quantità e nella tipologia (Amelotti, Valcalda, 1998)
•Rappresentazioni reticolari, diagrammi di Gantt

•Budget di progetto

•Sistema di reporting

Il contenuto del piano di progetto

WBS
1. Obiettivi del progetto (cosa deve essere fatto)

2. Attività da svolgere (come deve essere fatto)

3. Competenze necessarie (quali conoscenze, capacità)
4. Definizione e assegnazione (chi lo deve fare)
5. Scheduling del progetto (quando si deve fare)
6. Definizione e assegnazione delle risorse economiche (quanto costa)
La WBS (Work Breakdown structure) è una forma di
scomposizione strutturata del progetto utile nella fase di
definizione degli obiettivi e delle attività.
Il progetto viene scomposto gerarchicamente partendo
dall’obiettivo, per poi passare ai sottobiettivi per poi giungere
alle attività ed ai compiti.

7. Sistema di controllo (come verificare)

8. Aspetti di attenzione e modalità di soluzione dei problemi (quali

fattori di rischio)

Sottobiettivo da raggiungere
Attività da svolgere Attività da svolgere
Un esempio: progetto nuova sede
WBS
WBS
La società aveva deciso di trasferirsi in un’altra
località, entrando nel nuovo palazzo. Il problema era
Titolo progetto il coordinamento della movimentazione di 300
addetti con annessi strumenti e che i nuovi uffici
Sottobiettivo da raggiungere Sottobiettivo da raggiungere necessitavano di adeguamenti in funzione delle
specifiche destinazioni, peraltro non stabilite
definitivamente. Il progetto fu affidato all’ufficio
tecnico con a capo il Geometra.

Compito Compito

Alcune caratteristiche WBS PNS

•Ciascun ramo rappresenta un gruppo omogeneo di attività
•Quanto più il progetto presenta elementi di certezza, tanto più
può essere utile dettagliarle minuziosamente Progetto PNS

•Tanto più le attività sono guidate da attività fisico-tecniche, Assegnazione spazi Definizione interventi tecnici Organizzazione trasloco Valutazione economica Acquisti

tanto più è oggettivo il modo in cui deve essere raggiunto un Verifica bisogno Piano spazi Impianto elettrico Telefonia Piano movimentazione Attività propedeutica

Interviste ai direttori
obiettivo
•Quanto più si dettaglia una WBS tanto meno si lascia spazio
alla delega
 Le forme derivate Esempio PNS

ID WBS Durata Predecessori Successori

OBS: Organisational Breakdown Structure 1 4.1 Valutazione economica 1 gg 2
TBS: Time Breakdown Structure 2 1.1 Assegnazione spazi 3 gg 1 3,5
3 2.1 Definizione Interventi tecnici 6 gg 2 4
CBS: Cost Breakdown Structure 4 5.1 Acquisti 1 gg 2
5 3.1 Organizzazione trasloco 1 gg 3

Il diagramma di Gantt Esempio PNS

ID
1

Il diagramma di Gantt rappresenta lo strumento di reporting 2

grafico che contiene al suo interno tutte le informazioni relative
alla pianificazione dei tempi. 3