Gestione Commesse Project

Transmission & Distribution

Business Unit Project PRO 722 BUP Ed.0 (01/2005) Pag.1 di 9

INDICE

0 PREMESSA.........................................................................................................................................2

0.1 Oggetto ............................................................................................................................................2

0.2 Campo di applicazione ................................................................................................................2

0.3 Responsabilità ..............................................................................................................................2

1. GESTIONE DELLE COMMESSE ....................................................................................................2

1.1. Diagramma di flusso................................................................................................................3

1.2. Tabella esplicativa del diagramma di flusso.......................................................................4

2. NON CONFORMITÀ..........................................................................................................................9

3. ARCHIVIAZIONE ................................................................................................................................9

Allegato 1 : Mod. 722 A Ed.0 BUP_pSAP

Allegato 2 : Mod. 722 B Ed.0 BUP_PLN
Allegato 3 : Mod. 722 C Ed.0 BUP_hEN
Allegato 4 : Mod. 722 D Ed.0 BUP_MSR

Natura della modifica

0 17.01.2005 Bonanomi Rusconi/Molinaro Nutini

Ed. Data Redatto Approvato Autorizzato
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0 PREMESSA

0.1 Oggetto

Oggetto ed obiettivo del presente documento sono la definizione delle regole in uso per la
gestione delle commesse all’interno della Business Unit Project di Nuova Magrini Galileo.

0.2 Campo di applicazione

La presente procedura si applica ai settori Project Italia e Project Export della BUP di NMG
che svolgono l’attività di gestione delle commesse “chiavi in mano”.

0.3 Responsabilità

La redazione e la emissione del presente documento sono affidate alla funzione Qualità che
si avvale del supporto delle funzioni interessate, le stesse sono responsabili dei contenuti e
dell’applicazione.

1. GESTIONE DELLE COMMESSE

La gestione commesse operativamente si svolge secondo il diagramma di flusso sotto

riportato, la tabella collegata riporta le responsabilità delle azioni, con una parte descrittiva
che scende nel dettaglio.

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Business Unit Project
1.1. Diagramma di flusso
Ordine cliente
ufficiale
Offerta inviata
al cliente
Verbale della trattativa e
formalizzazione
documenti contrattuali 26- Varianti
all'ordine
09-Verifica monte
ore per l'ingegneria
e risorse
10-Progettazione
11-Ingegneria
approvata dal
cliente?
Si
12-Lancio
ordini interni
20- Prove e collaudi
sull'impianto
21-Preparazione
disegni "as built "
22-Fine lavori
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No
02-Invio conferma
d'ordine
03-
01-Riesame del Condizioni soddisfacenti
contratto per l'entrata in vigore del
Si
contratto?
04-Inserimento
Verbale ordine in SAP
05-Preparazione
06-Lancio commessa fideiussione, fatture
(Kick-off meeting) di anticipo,
finanziamenti, ecc.
08-Preparazione 07-Pianificazione
programma lavori ordine in SAP
14-Verifica
mensile dei Nota: Il tratteggio
programmi e dei racchiude un'azione che
margini economici non ricade sotto la
No
responsabilità del PM
13-Emissione
15- Acquisti
richieste d'acquisto
16 - Expediting
19 - Attività di
17- Collaudi c/o il
cantiere (Opere 18 - Spedizioni
fornitore
civili/Montaggi)
Gestione commesse BU Project
23-Fatturazioni
intermedie e finali
24-Recupero 25-Recupero
crediti fideiussione
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1.2. Tabella esplicativa del diagramma di flusso

Az. Doc. Input Descrizione Resp. Coll. Doc. Output

• Ordine cliente • Verbale
ufficiale Riesame del contratto • Conferma
• Offerta inviata al In una specifica riunione viene esaminato l’ordine PMR d’ordine
01 cliente cliente pervenuto, verificando eventuali discordanze SM PM
• Verbale trattativa con quanto offerto. In tale occasione si procede alla P
e documenti nomina del PM che seguirà la commessa/ordine.
contrattuali
Invio conferma d’ordine fatta dal Responsabile
02 SM
Vendite
Verifica delle condizioni per l’entrata in vigore del
03 C
contratto
Procedura Inserimento ordine in SAP dopo ulteriore verifica
utilizzata delle condizioni commerciali e dei documenti
04 PO 722 previsti al punto 4. L’ordine in SAP dovrà contenere C
i valori dichiarati nel TPA in termini di ricavi, costi e
Gross-Profit.
Preparazione fideiussione, finanziamenti, fatture • Fideiussioni
FI
d’anticipo, ecc. • Finanziament
SM
Il PM, qualora fosse richiesta una fideiussione se ne i
fa carico inoltrando formale richiesta all’ufficio Fatture di
Finance utilizzando il Mod.720C. anticipo
Ogni fideiussione deve essere autorizzata dal Sales
Manager e sottoscritta da un membro del Board di
Nuova Magrini Galileo o da due membri del Board.
05 PM
Nell’eventualità che la fideiussione non abbia una
AD
data di scadenza certa o sia superiore al 25%
dell’importo totale del contratto il PM deve
compilare il Mod. 720D Appendix 1a , per le
estensioni l’Appendix 1b che il Responsabile CFO
sottoporrà all’approvazione del Board VATECH
T&D.

Capitolati e ordine Lancio Commessa (Kick-off meeting) Verbale di

cliente Argomenti standard trattati: riunione
Ø Descrizione generale dell’impianto PE preparato dal
Ø Condizioni commerciali (piano di fatturazione, C PM e distribuito
FI
pagamenti, termini di consegna, penali e a tutti i
06 PM PR
garanzie) partecipanti
SA
Ø Criticità specifiche
QM
Ø Obiettivo di margine Gross-Profit EXP
Ø Sicurezza cantiere
Ø Qualità
Pianificazione dell’ordine in SAP Allegato 1
Qualora nell’ordine siano contemplati prodotti di
07 PM
nostra produzione, il PM imposta l’ordine di comune
accordo con gli stabilimenti. Abbinato all’ordine
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“interno” deve essere sviluppato il progetto, dove

sono riportati i costi complessivi, suddivisi, per
quanto possibile, secondo una struttura standard,
sulla base di quanto indicato nel preventivo
operativo e riassunto nella TPA.
La suddivisione iniziale dei costi e dei ricavi del
progetto costituisce il punto di partenza della
gestione tecnico-economica del progetto. Allo scopo
di permettere successivi confronti con la versione
corrente del progetto, la suddivisione iniziale dei
costi e dei ricavi del progetto deve essere salvata
nella versione tender(V1). In funzione delle
esigenze del progetto e comunque in occasione di
ogni riunione di gestione, il PM deve rivedere la
situazione della commessa in termini di costi e
ricavi, andando a modificare, se necessario, i costi
pianificati in modo che risultino sempre maggiori o
uguali ai costi effettivi. Durante questa revisione
della commessa, il PM deve anche formulare la
previsione dei costi a venire e della fatturazione
attiva, quanto meno con riferimento al trimestre
corrente ed all’esercizio in corso.
Nel caso di varianti in corso d’opera, di norma,
vengono aperte nuove posizioni sull’ordine di
vendita (variante in aumento) oppure modificato
l’importo delle posizioni esistenti (varianti in
diminuzione). I costi associati alle varianti vengono
sommati/sottratti ai costi derivanti dalla prima
suddivisione del progetto in modo da mantenere
l’adeguato livello di margine. In questo caso
vengono conseguentemente rivisti anche i costi ed i
ricavi associati alla versione “tender” in modo da
garantire il confronto fra le due versioni.

Il programma lavori è preparato dal PM . Allegato 2

Le attività previste nel programma lavori son o
sostanzialmente le seguenti:
Ø Ingegneria
Ø Emissioni ordini
Ø Expediting
08 PM
Ø Collaudi presso i fornitori (interni ed esterni)
Ø Trasporti
Ø Attività di cantiere (opere civili, montaggi,
commissioning e messa in servizio.
Lo stesso programma lavori segnalerà probabili
criticità da tenere sotto controllo.
(Ved. Procedura relativa alla progettazione PRO Allegato 3
730) Verifica monte-ore per l’ingegneria e risorse.
È compito del Responsabile dell’Ufficio Tecnico PER PE
09
pianificare correttamente le risorse interne, PM
ricorrendo, quando necessario anche all’ausilio di
studi esterni, con l’obbiettivo di rispettare i
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programmi di sviluppo dell’ingegneria. Nella

ripartizione dei carichi di lavoro, l’orientamento è
quello di produrre l’ingegneria di base con le risorse
interne e di avvalersi di risorse esterne per
sviluppare l’ingegneria di dettaglio.
Il PE incaricato della commessa produce un elenco
disegni, dove, per ogni elaborato è riportato
l’intervallo di tempo necessario per l’esecuzione, in
fase con il programma lavori emesso dal PM. La
somma del tempo necessario per ciascun elaborato
comprensiva delle ore per l’emissione delle RA e di
presenza ai collaudi, fornisce il monte ore per
l’ingegneria di commessa. È compito del PE
segnalare al PM per l’ingegneria eventuali
scostamenti temporali e/o economici da quanto
previsto.
Al fine di monitorare il programma dell’ingegneria,
di norma, si attribuisce una percentuale di
avanzamento pari all’60% per l’elaborato in prima
emissione, il rimanente 40% riservato
all’approvazione, per i documenti tecnici, o
all’emissione dell’ordine se trattasi di RA.

10 Ved. Procedura relativa alla progettazione PRO 730

Approvazione dell’ingegneria da parte del cliente
Tale azione è in carico al PM che si preoccuperà, se
11 PM PE
necessario, di sollecitare tale iter.

Lancio ordini interni, si intendono gli ordini per

interruttori e trasformatori di tensione e corrente.
12 PM PE
L’inserimento degli ordini nel sistema informatico è
fatto dal PM con il supporto tecnico del PE
Le Richieste di Acquisto relative ad opere civili,
montaggi e supervisione montaggi sono emesse dal
PM con la collaborazione del PE.
13 Per le RA di materiali ed ingegneria esterna, tutti gli PM PE
aspetti tecnici verranno definiti dal PE, al PM
competerà la verifica e l’inserimento delle
condizioni commerciali.
Verifica mensile dei programmi e dei margini Verbale di
economici. riunione
Il PM aggiorna sistematicamente nel sistema preparato dal C
informatico i costi pianificati in funzione di quelli e distribuito a
realmente consuntivati e della previsione a finire. tutti i
Ogni mese il Controllo gestione indice una riunione partecipanti
C
14 gestione commesse Italia ed Export nella quale PM
PR
vengono analizzate le commesse in essere,
evidenziando l’andamento generale in termini di :
Ø Margini economici
Ø Problematiche inerenti l’esecuzione lavori
Ø Azioni Correttive
Ø Accantonamento rischi
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15 Approvvigionamento ( ved. PRO 740)

• Copia dell’ordine Expediting – Attività: Report relativo
da PR Ø Verifica dell’avanzamento dell’ordine presso i alla visita
• Elenco, fornito fornitori PM fornitore, inviato
16 dal PM, dei Ø Approntamento Packing List in collaborazione EXP PR al PM , PE, PR
materiali da con i fornitori. PE Allegato 4
verificarne
l’approntamento.
Specifiche Collaudi c/o il fornitore, questa attività è coordinata Rapporto di
tecniche allegate dalla funzione Expediting che si avvale del collaudo
17 EXP PE
all’ordine o norme. supporto tecnico del PE e/o di s pecialisti esterni.

Offerte per Spedizione - tale attività è svolta dalla logistica Documentazion

imballaggi e all’interno dell’ufficio acquisti e comprende: e fiscale relativa
trasporti Ø Ritiro materiali da fornitori alle spedizioni
Ø Raggruppamento dei materiali
Ø Spedizione in cantiere
PM
18 Ø Negoziazione e definizione del costo di trasporto LP
EXP
Ø Imballi particolari per l’Export
Ø Organizza le spedizioni ottimizzando le spese di
trasporto e gli oneri di immagazzinamento.
Ø
( Ved. PRO 740 Approvvigionamento)
Attività di cantiere. Giornale di
Il PM ha la responsabilità dell’esecuzione, secondo cantiere,
progetto, delle opere civili e dei montaggi. eventuali
Allo stesso tempo per garantire il rispetto del Rapporti di Non
programma lavori, concordato con la committente, Conformità e
coordina la spedizione in cantiere degli elaborati richieste di
tecnici costantemente aggiornati e dei materiali, modifiche.
gestisce inoltre gli interventi dei subappaltatori e dei
tecnici specialistici.
19 PM SMG
Il PM si avvale in loco del responsabile di cantiere
che ha il compito di gestire tutte le problematiche
operative di cantiere, ha la responsabilità del
controllo qualità e della sicurezza come preposto e
come supervisore in materia di sicurezza nei
confronti del subappaltatore.
Il responsabile di cantiere formalizza sul giornale di
cantiere tutti i fatti degni di nota che possono
testimoniare la cronistoria dell’appalto.
Specifiche cliente, Prove e Collaudi. Rapporti di
normativa di prova La responsabilità anche in questa fase è in carico al prova sottoscritti
e Piani di PM che coordina i tecnici incaricati delle prove ed il dal
Controllo Qualità PE che fornirà tutto il supporto tecnico necessario. rappresentante
in Sito Nell’eventualità che il Cliente richieda delle prove del cliente
PE
20 non definite in ordine, il PM seguirà la trattativa PM presente alla
SMG
economica. prova.
Le prove saranno eseguite secondo la normativa ed Il dossier
i Piani di Controllo Qualità in sito concordati con il relativo alle
Cliente già in ordine o comunque prima delle prove è parte
prove. integrante della
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Le apparecchiature di prova sono gestite in regime documentazion

di taratura e manutenzione secondo procedure e finale di
interne del sistema qualità. commessa.

Copie di elaborati Il PE, al ricevimento delle copie riportanti modifiche Il PM si farà

di progetto concordate e sottoscritte dal cliente, appronta la carico di
riportanti versione finale degli elaborati di progetto, siglata consegnare
modifiche “AS BUILT” copia degli
necessarie per la PM elaborati AS
21 PE
realizzazione SMG BUILT al
dell’impianto o Cliente.
richieste
specificatamente
dal cliente
Fine Lavori. Il Verbale di
Il Responsabile di Cantiere a lavori ultimati, redige Messa in
e firma il Verbale di Messa in Servizio e lo Servizio con
sottopone al cliente per la controfirma di l’eventuale
accettazione. elenco di NC o
Nell’eventualità che non sussistano le condizioni per lavori da
22 SMG PM
il fine lavori, il Responsabile di Cantiere stila un ultimare
elenco dei lavori da ultimare o Non Conformità da consegnato al
correggere, che sottoscritto dal Cliente ed in PM.
allegato al Verbale di Messa in Servizio(firmato con
riserva) sia da sblocco all’emissione di fatture.

Fatturazione
La responsabilità della corretta emissione delle
fatture è del PM.
La fatturazione è un processo trasversale agli altri
processi della Gestione Commessa che inizia
generalmente con l’emissione della fattura di
anticipo e termina con l’ultima fattura a SAL a fine
23 Lavori, PM AD
Prima di autorizzare AD ad emettere fattura, il PM
deve ottenere il benestare scritto da parte del
cliente, qualora il contratto non preveda condizioni
diverse.
E’ compito del PM assicurare il cash-flow di
commessa concordato con C.

Recupero crediti
E’ compito del PM eliminare tutti i contenziosi
tecnici che impediscono la riscossione del credito.
24 PM AD
Una volta risolti i contenziosi di natura tecnica,la
responsabilità del recupero crediti viene assunta
dall’AD.
Recupero fideiussioni E’ compito del PM eliminare
tempestivamente tutte le non conformità elencate
25 nel verbale di accettazione dell’impianto da parte PM AD
del cliente(PAC) al fine di ottenere l’accettazione
finale dell’impianto(FAC) e di conseguenza il
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rilascio della fideiussione di buona esecuzione.

Una volta sistemate tutte le non conformità, la
responsabilità del recupero delle fideiussioni
viene assunta dall’AD.

Variante all’ordine
Ogni variante, richiesta dal cliente in un qualsiasi
momento della vita della commessa, viene gestita
dal PM che deve coordinarsi con il Proposal sulle
26 modalità di presentazione dell’offerta. P
Se l’ammontare della variante d’ordine è > a 100k€
il P redige una TPA semplificata.
La variante all’ordine deve essere sottoscritta dal SM
come per l’ordine base.

Legenda: SM : Sales Manager FI : Finance LP : Logistic Procurement

PM : Project Manager AD : Administration PER : Project Engineer Responsible
P : Proposal PE : Project Engineer PMR : Project Manager Responsible
SA : Safety C : Controlling SMG : Site Manager (capo-cantiere)
PR : Procurement EXP : Expediting QM : Quality Manager

2. NON CONFORMITÀ

Le eventuali non conformità, rilevate in qualsiasi punto dell’iter di gestione della commessa,
devono essere trattate secondo la procedura PRO 850.

3. ARCHIVIAZIONE

Tutta la documentazione della Commessa è archiviata dal PM per un periodo di dieci anni o
superiore.