TRELLO & COMPANY

PIATTAFORME DI PROJECT MANAGEMENT ON CLOUD

PROJECT MANAGEMENT
Secondo il Project Management Institute, un progetto è un'iniziativa temporanea con un inizio e una
fine definiti.
Ogni progetto prevede una serie di compiti (tasks) che fanno capo ad un unico obiettivo (scheda).
Presentano dei vincoli, come il tempo, le persone e le risorse necessarie per completare il progetto
(descrizione del task).
I progetti possono essere gestiti manualmente o tramite un software gestione progetti.

Risorse: sono necessarie per svolgere i compiti del progetto. Possono essere immateriali (persone e
tempo) o tangibili (attrezzature, materiali e finanze). Le risorse sono spesso definite durante la fase di
pianificazione del progetto.

Risultati: sono beni o servizi materiali o immateriali prodotti a seguito di un progetto. La definizione, il
monitoraggio e la gestione dei risultati del progetto sono fondamentali per il successo del progetto stesso.
Dipendenze: le dipendenze sono le interrelazioni tra attività, che determinano l'ordine in cui devono
essere eseguite. Ci sono quattro tipi di dipendenze dei compiti: Fine-Inizio, Inizio-Inizio, Fine-Fine e
Inizio-Fine.
PROJECT MANAGEMENT
Timesheet: i tracciamento del tempo sono un metodo efficace per registrare e tracciare il tempo
trascorso su un compito specifico o un’attività all'interno del progetto. I timesheet possono quindi essere
utilizzati per il calcolo delle retribuzioni, per la fatturazione o l'ottimizzazione.

Il project management coinvolge la pianificazione e l'organizzazione del lavoro che comporta un

progetto, compresa la decisione di quanto denaro, tempo e persone saranno necessari.

E’ necessario combinare la strategia (pianificazione) con le operazioni (esecuzione) per portare a

termine il progetto in modo adeguato. In primo luogo, è necessario pianificare i progressi di un progetto
e decidere gli obiettivi strategici con le parti interessate. Successivamente si esegue il piano,
gestendo le risorse (materiali, persone, etc.) e i vincoli (ambito, tempi e costi) lungo il percorso.

I progetti sono spesso suddivisi in parti più piccole e gestibili (compiti, attività o milestone). Poiché il
successo del vostro progetto dipende in larga misura dal fatto che i compiti vengano portati a termine in
modo tempestivo, spesso le attività vengono assegnate in ordine di priorità e pianificate secondo una
determinata timeline.
È importante rispettare i tempi ed eseguire i compiti in funzione delle dipendenze e delle priorità per
assicurare che il progetto proceda secondo i termini previsti.
GESTIONE EFFICACE DI UN PROGETTO
1. Soddisfare le aspettative di tutte le parti interessate
2. Fare ordine e chiarezza
3. Mantenere una chiara focalizzazione sugli obiettivi
4. Massimizzare le risorse
5. Impostare una pianificazione di progetto realistica
6. Assicurare il controllo qualità
7. Gestire i rischi
8. Mantenere una sorveglianza continua
9. Ridurre la probabilità di fallimento
10. Gestire le criticità (e imparare!)
11. Creare una storia (e ottimizzare i futuri processi con alcune automazioni)
12. Raccogliere dati e misurare gli indici caratteristici per ogni progetto per un miglioramento continuo
UN BUON PROGETTO SI DIVIDE IN 5 FASI
1. Avviamento: Definire ambiti, le persone coinvolte, gli obiettivi, i partner, fare un piano.
2. Pianificazione: Definizione dei risultati, Obiettivi con date chiare e raggiungibili.
3. Esecuzione: Definire le attività e distribuire le risorse, mantenere tutti concentrati per il raggiungimento obiettivi
4. Monitoraggio/Controllo: Aggiornare le attività, confrontarsi, definire le priorità, collaborare
5. Conclusione: Attività concluse, misurazione dei risultati, miglioramento degli obiettivi

Garantire che tutto vada secondo i piani che sono stati stabiliti e che tutto il team abbia informazioni
chiare e aggiornate sull’andamento del progetto e sugli obiettivi da raggiungere.
LE 10 METODOLOGIE DI PROJECT MANAGEMENT

1. Agile Deriva dal mondo di sviluppo software. Progettazione a step.

2. Kaban Metodo visivo, segue lo stato
3. Scrum Progettazione a obiettivi
4. Lean Progettazione concentrata sull’essenziale
5. Waterfall Progettazione a cascata
6. Complexity Progettazione a fasi intermedie e micro-attività
7. Six Sigma Progettazione che punta all’efficienza e efficacia
8. Rapid Application Development Progettazione in base al miglioramento continuo
9. Prince2 Progettazione rigorosa a singoli task con scadenze definite
10. Project Management Institute 5 fasi in sequenza. Non ideale per le piccole realtà più
flessibili.
I DUE METODI DI BASE: WATERFALL
Si procede passo passo in modo sequenziale
• Definizione dei requisiti
• Pianificazione del lavoro
• Realizzazione dei attività (prodotti/servizi)
• Monitoraggio e controllo del lavoro
• Chiusura del progetto
Naturalmente, il monitoraggio e controllo avviene mentre viene sviluppato il lavoro.

Vantaggi dell’approccio Waterfall

• Strutturazione del lavoro in modo ordinato
• Organizzazione
• Prevedibilità del processo
• Replicabilità su progetti simili

Quando usare l’approccio Waterfall

• Quando i requisiti del progetto sono chiari.
• Quando occorre rispettare scadenze rigorose e poco flessibili.
• La tecnologia utilizzata è nota.
• Il fallimento del progetto produrrebbe danni non recuperabili.
I DUE METODI DI BASE: AGILE
L’Agile Project Management è più che un metodo una filosofia che punta all’efficacia ed efficienza.
Serve come riferimento per molti altri metodi, tra cui Scrum, Kanban e Lean.

I principi chiave su cui si fonda il modello Agile sono:

• Collaborazione col cliente.
• Il team e le interazioni prevalgono sui processi e gli strumenti impiegati.
• Le modifiche ai requisiti in ottica migliorativa sono le benvenute.
• Ciò che conta è il raggiungimento dell’obiettivo.
Vantaggi della gestione agile dei progetti
• Adattabile
• Feedback costante del Cliente
• Commenti e modifiche per adattare il risultato a qualità migliore
• Elevato coinvolgimento del team
Quando usare l’Agile Project Management
• Quando i requisiti o i risultati non sono chiaramente definiti dai clienti.
• I clienti o le parti interessate possono essere fortemente coinvolti nel processo di lavoro.
• Sono possibili frequenti cambiamenti nel flusso di lavoro.
• Il fallimento del sistema non produrrebbe danni irreparabili e potrebbe essere corretto in tempi successivi.
• I membri del team sono affiatati.
I METODI AGGIUNTIVI: SCRUM
Un insieme di regole, di strumenti e di processi che consentono di strutturare l’applicazione della filosofia Agile
di per sé destrutturata.

Le fasi di lavoro sono:

• Creazione del Backlog contenente le attività da realizzare e la loro descrizione.
• Pianificazione di ciascuna iterazione
• Coordinamento giornaliero del lavoro
• Revisione periodica del lavoro
• Analisi retrospettiva per migliorare la performance del team

Vantaggi dell’approccio Scrum

• Flessibile
• Feedback periodico con i Clienti
• Controllo qualità
• Rapidità di sviluppo
Adatto a:
• Piccoli gruppi di lavoro 10/12 persone
• Progetto non ben definito
• Rapidità di sviluppo
I METODI AGGIUNTIVI: LEAN
L’approccio prevede di creare il massimo valore per i clienti riducendo al contempo gli sprechi e utilizzando
meno risorse. Efficienza ed efficacia.

Le fasi di lavoro sono:

• Definire gli obiettivi con il Cliente
• Mappare il flusso di valore e rimuovere gli sprechi
• Eliminare le attività non strettamente richieste
• Farsi guidare dal Cliente per arrivare alla consegna just in time.
• Miglioramento continuo sulla base dell’esperienza dei prodotti/servizi realizzati e già consegnati.

Vantaggi dell’approccio Lean

• Focalizzazione sul valore del progetto
• Soddisfazione del Cliente
• Razionalità delle attività
• Efficienza
Adatto a:
• Progetti semplici da completare
• Progetti di breve durata
• Necessità di migliorare sulla base di storia e progetti precedenti
I METODI AGGIUNTIVI: KANBAN
L’obiettivo generale del metodo Kanban è quello di ottenere un maggiore output con tempi di produzione
inferiori. Lo strumento principale è la Kanban Board, utilizzata per tracciare (da fare, in corso, concluse).

Le fasi di lavoro sono:

• Poche modifiche al progetto per come è stato disegnato
• Limitare il work in progress, prediligere la conclusione delle attività nei tempi
• Incoraggiare il raggiungimento dell’obiettivo per passare al successivo

Vantaggi dell’approccio Kanban

• Semplice da applicare
• Riduzione dei tempi
• Visione immediata dei carichi di lavoro
• Ottimizzazione delle attività

Adatto a:
• Progetti con priorità definite
• Attività molto definite e poco strutturate
• Progetti di grandi dimensioni
GLI OBIETTIVI DEL PROJECT MANAGEMENT
• Definire gli obiettivi di un progetto (gestione di scopo)
• Dare una visione realistica del progetto (gestione integrata)
• Dare dei tempi e piano dei costi (gestione tempi e costi)
• Responsabilizzare le risorse umane, motivare e gestire le criticità (gestione
dell’organizzazione)
• Identificare e prevenire i rischi (gestione del rischio)
• Controllare e ottimizzare (gestione della qualità)
• Misurare e Migliorare (miglioramento continuo)
• Sviluppare competenze
 TRELLO
Semplice, flessibile e potente. Sono sufficienti bacheche, liste e schede per avere una visione chiara di chi
sta facendo cosa e cosa bisogna fare.

BACHECHE LISTE SCHEDE

Le bacheche mantengono i task
organizzati e fanno procedere il
lavoro. Sono dei raggruppamenti
utili per avere un colpo d’occhio
sui task da completare e quelli in
corso o terminati.
Un task, tante fasi. Quindi ogni
task è raggruppato in una serie di
fasi in esecuzione o completati.
Ogni lista puà essere gestita
separatamente.
Un task, una scheda. Che
contiene tutte le informazioni utili
e necessarie a completare il
lavoro.
Mentre lavori puoi spostare le
schede da una lista all’altra per
cambiare stato o modalità di
utilizzo.
SCHEDA - TASK
Ogni scheda è un task che può contenere una varietà enorme di informazioni utili a condividere il lavoro
con il Team.
Ogni task contiene una descrizione, una data di scadenza, una o più etichette, invitare membri a
visualizzare e/o modificare la lista, inserire degli allegati e aggiungere una checklist.
Bacheca e Liste
Attività/Scheda
Attività/Scheda - Automazioni
Attività/Scheda – Integrazioni / PowerUP
Attività/Scheda – Altre operazioni dati e azioni
Le viste diverse dalla bacheca (lic. premium) - Timeline
Le viste diverse dalla bacheca (lic. premium) - Mappa
Le viste diverse dalla bacheca (lic. premium) - Calendario
Le viste diverse dalla bacheca (lic. premium) - Dashboard
Varie bacheche in vari Spazi di lavoro
I Trucchi di TRELLO

- Puoi menzionare un’altra persona anteponendo «@» al suo nome. Apparirà a lui una notifica.

- Puoi fare «drag and drop» per spostare le attività tra liste diverse

- Puoi copiare ed incollare contenuti multimediali quali immagini e files all’interno delle schede/attività

- Trello si integra con Google Drive, Dropbox o Onedrive per allegare direttamente file da quelle piattaforme

- Puoi duplicare liste, bacheche o altro prendendone una di origine partenza

- Puoi usare icone, faccine, emoticon per segnalare qualcosa di più emozionale nelle chat e conversazioni

- Puoi decidere come gestire le notifiche su Trello

- Puoi personalizzare graficamente la tua bacheca di Trello per riconoscere l’area di lavoro dove ti trovi

- Puoi usare tasti funzione dalla tastiera per eseguire delle operazioni veloci, c’è un tutorial esaustivo on-line

- Trello fa parte della famiglia di software della piattaforma Atlassian che comprende anche
sistemi di gestione ticketing avanzati come Jira o sistemi di project management come Monday
Oltre a Trello, come piattaforme cloud di gestione progetti abbiamo:

ASANA È uno strumento che ti

aiuta a pianificare, organizzare
e gestire il lavoro del tuo team,
dall'inizio alla fine.
Un buon software di gestione
dei progetti funge anche da
strumento di collaborazione.
Puoi coordinare le attività in
modo che tutti sappiano chi sta
facendo cosa e condividere
feedback, file e aggiornamenti
di stato. Inoltre, hai una visione
completa del lavoro, in modo
che i team possano dedicarsi
alle attività giuste al momento
giusto.
Oltre a Trello, come piattaforme cloud di gestione progetti abbiamo:

SLACK# Offri a ogni persona con

cui lavori, interna ed esterna
all’azienda, un modo più produttivo
per restare sincronizzati. Rispondi
più rapidamente grazie agli emoji,
mantieni le conversazioni
focalizzate su un argomento grazie
ai canali e semplifica le
comunicazioni, il tutto in un unico
luogo.
Oltre a Trello, come piattaforme cloud di gestione progetti abbiamo:

Planner (parte di Office 365)

Planner consente agli utenti e ai
team di creare piani, assemblare e
assegnare attività, condividere file,
comunicare e collaborare con altri
utenti e ricevere aggiornamenti sui
progressi con vari mezzi sulla
piattaforma di Office 365. Ogni
nuovo piano creato in Planner crea
automaticamente un nuovo gruppo
di Office 365.
Automazione con Trello

Clicca su "Automazione" nel menu della bacheca per aprire la finestra dei comandi allo scopo di creare e gestire le
automazioni per la tua bacheca.

All'interno della finestra Automazione troverai:

• Suggerimenti per l'automazione: le azioni ripetitive eseguite nella bacheca vengono rilevate automaticamente e
proposte come automazioni che possono essere aggiunte a una bacheca con un solo clic. Si tratta di un modo
eccellente per iniziare a utilizzare rapidamente l'automazione.

•Regole, pulsanti delle schede, pulsanti delle bacheche, Calendario e data di scadenza: Clicca su uno di questi
pulsanti per creare, modificare, condividere, abilitare e rimuovere automazioni su una bacheca.

•Supporto: con l'automazione le possibilità sono quasi infinite e per questo motivo abbiamo fornito un'ampia
documentazione con consigli e suggerimenti utili.

•App connesse: l'automazione di Trello può anche essere usata per automatizzare alcune azioni nelle altre app
utilizzate dal tuo gruppo, come Slack e Jira.

•Account: vedi quante esecuzioni di comandi sono state effettuate e accedi all'utilizzo delle quote.
Automazione con Trello

Clicca su "Automazione" nel menu della bacheca per aprire la finestra dei comandi allo scopo di creare e gestire le
automazioni per la tua bacheca.

All'interno della finestra Automazione troverai:

• Suggerimenti per l'automazione: le azioni ripetitive eseguite nella bacheca vengono rilevate automaticamente e
proposte come automazioni che possono essere aggiunte a una bacheca con un solo clic. Si tratta di un modo
eccellente per iniziare a utilizzare rapidamente l'automazione.

•Regole, pulsanti delle schede, pulsanti delle bacheche, Calendario e data di scadenza: Clicca su uno di questi
pulsanti per creare, modificare, condividere, abilitare e rimuovere automazioni su una bacheca.

•Supporto: con l'automazione le possibilità sono quasi infinite e per questo motivo abbiamo fornito un'ampia
documentazione con consigli e suggerimenti utili.

•App connesse: l'automazione di Trello può anche essere usata per automatizzare alcune azioni nelle altre app
utilizzate dal tuo gruppo, come Slack e Jira.

•Account: vedi quante esecuzioni di comandi sono state effettuate e accedi all'utilizzo delle quote.
Automazione con Trello

Automazione basata su regole

Le regole vengono eseguite quando viene soddisfatta una condizione impostata, che attiva una serie di
azioni. Rappresentano un modo eccellente per creare processi in un flusso di lavoro perché tutte le
persone nella bacheca che attiva la regola eseguiranno le azioni impostate, e questo significa che non
sfuggirà alcun task importante mentre si porta avanti il lavoro.

Alcuni esempi di regole utili:

Dare visibilità ai task urgenti

• Trigger: quando una scheda è etichettata come "urgente".
• Azioni: sposta la scheda in cima alla lista, cita con @ la scheda "Qualcuno può occuparsi di questo task?",
aggiungi una data di scadenza per 3 giorni a partire da quel momento.
Gestione delle richieste in arrivo
• Trigger: una nuova scheda viene aggiunta alla lista "In arrivo".
• Azioni: assegna un membro alla scheda, aggiungi una checklist con i sottotask richiesti, aggiungi una data di
scadenza.
Completamento di un task
• Trigger: quando una checklist è completata
• Azioni: contrassegna la data di scadenza come "completata", sposta la scheda nella lista "Fatto", comunica al
tuo responsabile il completamento della checklist citandolo con @.
Automazione con Trello

Pulsanti per schede e bacheche

A volte potresti avere la necessità di attivare un meccanismo di automazione su richiesta, ed è in queste
situazioni che i pulsanti delle schede e delle bacheche sono più utili. Quando clicchi su un pulsante puoi
attivare una serie di azioni a livello di scheda e di bacheca.

Alcuni esempi di pulsanti utili:

Crea un pulsante di scheda che, quando viene selezionato, sposti il lavoro nella fase successiva del processo:
• spostandolo nella lista successiva;
• aggiungendo il responsabile del passaggio successivo;
• aggiungendo una data di scadenza;
• creando una checklist di sottotask per tenere tutto sotto controllo

Crea un pulsante di bacheca per ottenere informazioni sul tuo backlog infinito:
• ordinando le schede per campo personalizzato, data di scadenza, voti e altro ancora per sapere a cosa dare
priorità.
Automazione con Trello

Comandi per il Calendario e le date di scadenza

Hai anche la possibilità di impostare l'automazione per lavorare su qualsiasi pianificazione con comandi
programmati in base alle date del Calendario o alla data di scadenza di una scheda.

I comandi Calendario sono eccellenti per automatizzare task ricorrenti e per azioni di manutenzione delle
bacheche come lo spostamento e l'archiviazione di schede, l'ordinamento di liste e l'aggiunta di nuove liste
a una bacheca. Questi comandi possono essere impostati per essere eseguiti in orari specifici
giornalmente, settimanalmente, mensilmente e annualmente in base alle tue preferenze.

Ogni lunedì alle 9:00...

• Archivia tutte le schede nella lista "Fatto".
• Sposta la scheda dalla lista Prossimo sprint alla lista Da fare.
• Ordina tutte le schede nella lista In esecuzione in base alla data di scadenza.
Automazione con Trello

Automazioni per e-mail e integrazioni

Porta l'automazione al di là delle tue bacheche con funzioni che utilizzano l'e-mail e le integrazioni di Slack
e Jira. Potrai così condividere in modo estremamente pratico e automatico informazioni e aggiornamenti
con stakeholder, clienti o colleghi esterni che lavorano con altre app utilizzate dal tuo gruppo.

La possibilità di creare report settimanali che inviino tramite e-mail lo stato delle schede di una
bacheca ai lead del gruppo utilizzando comandi pianificati.
Oltre a TRELLO…

Con Planner nel PC, nel Mac o nel dispositivo mobile è possibile:
• Creare nuovi piani, assegnare attività e condividere file con altri utenti.
• Organizzare il lavoro in team e collaborare ai progetti in modo semplice e immediato.
• Chattare con altre persone per essere sempre allineati.
• Tenere traccia dei progressi del team per essere sempre produttivi ovunque e da qualsiasi dispositivo.

Fa parte del pacchetto Office 365 – licenza cloud di Microsoft Office

Oltre a TRELLO…

Microsoft Project consente di immettere le attività principali, scadenze e dipendenze, produrre

automaticamente il piano di progetto, come si va. Il software permette vari report e diagrammi per
essere generati dai dati di progetto.

Fa parte del pacchetto Office.

Esiste una versione Client/Server.
Oltre a TRELLO…

Microsoft To Do - Gestisci l'elenco di cose da fare online

Un'app di gestione delle attività davvero multipiattaforma. Puoi accedere all'elenco delle attività e avere
tutto perfettamente organizzato sia da casa con l'applicazione desktop che in viaggio con l'app per
dispositivi mobili.

Fa parte delle APP integrabili in Microsoft Teams.

Oltre a TRELLO…

Google Keep – Google App Suite

Google Keep serve a prendere appunti, segnarsi delle note e creare elenchi per qualunque necessità.
Tutto il contenuto viene salvato nell’app e sarà comodamente accessibile in ogni momento, sia da
smartphone Android che da PC. È sufficiente che questi siano connessi alla rete per la sincronizzazione,
in caso contrario questa avverrà non appena i dispositivi torneranno online.

Non crea Gantt o Timeline ma consente di gestire in maniera colorata e di condividere tutte le attività da
fare nella piattaforma di Google.
Oltre a TRELLO…

Asana permette avere in un unico luogo virtuale tutto ciò che serve per procedere con le diverse attività
e averlo sempre disposizione: all’interno di ciascuna task vengono salvati tutti i materiali, i file, le
conversazioni e le informazioni ad essa correlata, in modo che siano facilmente reperibili in un unico
posto (da chi, ovviamente, ne ha autorizzazione).

Stabilisce facilmente delle priorità e genera delle liste di attività da fare in maniera semplice ed intuitiva.
Si integra con Google Mail e Google Calendar.
Vantaggi di una soluzione di Project Management in Cloud

• Costi iniziali inferiori. Quando usi software di project management locale, devi pagare le licenze software,
l’hardware server, il personale IT di supporto, le distribuzioni e altro ancora. Al contrario, una soluzione basata
sul cloud richiede in genere solo il pagamento di una tariffa mensile o annuale.

• Sicurezza totale. A dispetto di quanto si credeva in passato, il cloud offre lo stesso livello di sicurezza delle
soluzioni locali, con l’unica differenza che l’azienda non ha il controllo dei server fisici.

• Accessibilità ovunque. Basta una connessione Internet per accedere al software di project
management nel cloud. E dato che si accede tramite un Web browser, puoi anche consentire ai membri del
team di visualizzare, modificare e gestire documenti su altri dispositivi oltre ai computer.

• Team sempre connesso. Una soluzione basata sul cloud consente di lavorare in Team. Grazie agli
aggiornamenti in tempo reale, nessuna informazione rilevante per il progetto viene tralasciata.
• Maggiore produttività. Grazie a una posizione centralizzata che raccoglie tutti i riepiloghi, le attività, i
documenti, i newsfeed e i calendari di un progetto, le soluzioni di online project management basate sul
cloud ti fanno risparmiare tempo.

• Decisioni tempestive guidate dai dati. Il software basato sul cloud viene aggiornato istantaneamente, le
informazioni che ti servono sono sempre a portata di mano. Inoltre, la maggior parte degli strumenti offre
report che permettono di analizzare i dati e prendere decisioni che riguardano il tuo business.
Perché sono utili i software di Project Management ?

Spesso non devi gestire un progetto solo e un buon software di project management è spesso una sfida
e ti consente di focalizzarti sulle attività che devi svolgere nell’ordine corretto per raggiungere obiettivo e
scadenze.

1. Evitano problemi di comunicazione, potendo condividere varie informazioni con il Team

2. Disponibile in qualunque momento, le informazioni posso leggerle, cercarle, modificarle quando
voglio
3. Unico spazio dove trovare tutte le informazioni sul progetto
4. Visione d’insieme delle attività da svolgere anche se non di mia competenza
5. Gestione delle richieste ultimo minuto
6. Possibilità di interagire con il team e tenere traccia dei commenti/suggerimenti
7. Gestione dello stress e della pianificazione in maniera efficace
8. Notifica immediata se mancano risorse
9. Notifica immediata per scadenze non rispettate
10. Gestione dei membri del team e della sicurezza
11. Possibilità di condividere con «esterni» o il «cliente» alcune informazioni
12. Patrimonio di dati di valore per l’azienda
«Non dite mai alle persone come fare le cose.
Ditegli solo cosa fare e vi sorprenderanno con
la loro ingegnosità.»
 Fabio Tonini
ftonini@ftonini.com - 3482267994