PROJECT MANAGEMENT

Progetto
- Un progetto è un unico insieme di processi consistenti in attività
coordinate e controllate con una fine ed un inizio, controllati per
raggiungere un obiettivo. Il raggiungimento dell’obiettivo richiede
prodotti conformi a specifici requisiti, inclusi tempo, costi e risorse.

- Ogni progetto è unico; poiché è influenzato dagli stakeholder, dalle

risorse usate e dal modo in cui i processi vengono adattati per la
creazione del prodotto finale.

- Ogni progetto ha un inizio e una fine ben definiti, e il tempo intercorrente

è usualmente suddiviso in fasi.

La creazione di un prodotto (e quindi il compimento del progetto) passa

attraverso l’Elaborazione progressiva (sviluppare un pezzo alla volta e
migliorarlo di continuo).

Un Project Management Office è una unità organizzativa che centralizza e

coordina la gestione dei progetti di suo dominio. Un PMO cura la gestione di
progetti, di programmi o una combinazione di entrambi.

Project management è l'applicazione di metodi, strumenti, tecniche e

competenze a un progetto.
Gli stakeholder di un progetto sono le persone fisiche e le organizzazioni,
interne ed esterne, cointeressate al/dal progetto e sul quale possono esercitare
una qualche tipologia di influenza positiva o negativa, sia sui deliverable dello
stesso sia sul gruppo di lavoro

Stakeholder Analysis

1. Identificare:
Identificare tutte le potenziali parti interessate del progetto e le
informazioni pertinenti, quali ruoli, dipartimenti, interessi, livelli di
conoscenza, aspettative e livelli di influenza.

2. Classificare:
Identificare l'impatto potenziale o il supporto che ogni stakeholder
potrebbe generare e classificarli in modo da definire una strategia di
approccio (potere / interesse o potere / influenza o influenza / impatto):

3. Valutare:
Valutare come è probabile che le principali parti interessate reagiscano o
rispondano in varie situazioni, al fine di pianificare come influenzarle per
migliorare il loro supporto e mitigare i potenziali impatti negativi.
Ciclo di Vita del Progetto

“Raccolta di attività di progetto collegate tra loro logicamente e generalmente

culminanti nel completamento di un importante deliverable (si intende tutto ciò
che concretamente dovrà essere rilasciato, consegnato, in termine di entità
fisiche, al fine di misurare i progressi di un processo, di una fase o del progetto
stesso). Le fasi di progetto vengono solitamente completate in sequenza, ma in
alcune situazioni particolari di progetto possono sovrapporsi” (PMI)

Se i project manager o le organizzazioni suddividono i propri progetti in fasi,

garantiscono una gestione più accurata degli stessi. L’unione delle suddette
fasi costituisce il ciclo di vita del progetto.

I Processi di Project Management

Un processo è un insieme di azioni e attività correlate tra loro che sono svolte
per raggiungere un predefinito insieme di prodotti, servizi o risultati
(PMBOK®GUIDE)
I Process Groups organizzano i processi secondo la loro posizione relativa nel
ciclo di vita di progetto:

1. Avvio – (Initiating processes) orientati all'autorizzazione del progetto o

della fase di progetto. Viene redatto un Project Charter contiene le
seguenti informazioni:
o Requisiti/necessità espressi dallo Sponsor e dai primi Stakeholder
(costituiscono la base per la WBS)
o Obiettivi del progetto ad alto livello
o Assunti e vincoli di carattere organizzativo ambientali esterni
o Principali rischi a cui il progetto potrebbe andare incontro
o Budget messo a disposizione del progetto
2. Pianificazione – (Planning processes) durante la Pianificazione del
Progetto, il Project Manager cura insieme al Team di Progetto la
redazione del Piano di Gestione del Progetto (Project Management Plan).
Project Scope Statement: E’ la definizione del progetto in “quello che
deve essere fatto” descrivendo, in dettaglio, i deliverable ed il lavoro
necessario a realizzarli.
WBS - Work Breakdown Structure
La WBS è una scomposizione gerarchica del lavoro del progetto nei suoi
elementi ed azioni costitutivi, generata allo scopo di migliorare la
gestione e il controllo del progetto stesso.
La WBS rappresenta la segmentazione strutturata del lavoro da svolgere
in pacchetti di dimensione progressivamente decrescente fino al livello
chiamato “work package”.
Baseline dei tempi
La baseline di schedulazione rappresenta una particolare versione della
schedulazione dei tempi di progetto. La baseline di schedulazione è
caratterizzata da date di inizio e date di fine per tutte le attività del
 progetto e dalle dipendenze tra esse.
Quality Plan
Pianificare la qualità consiste nell’identificare gli standard di qualità
rilevanti per il progetto e delle modalità per soddisfarli.
Il piano di gestione della qualità descrive le modalità di attuazione delle
politiche di gestione della qualità.
Registro dei rischi
Gli output ottenuti dal processo di Identificazione dei rischi sono le voci
immesse nel Registro dei rischi, che a sua volta diventa una componente
del Project Management Plan.
Il registro contiene:
• Elenco dei rischi identificati
• Elenco delle potenziali risposte
• Cause principali di rischio
Piano della comunicazione
Il processo di Pianificazione della comunicazione determina le esigenze di
informazione e comunicazione degli stakeholder.
Project Management Plan
Documento formale ed approvato utilizzato per descrivere in che modo il
progetto è eseguito, monitorato e controllato.
3. Esecuzione – (Executing processes) Durante l’Esecuzione del Progetto,
il Project Manager cura insieme al Team di Progetto e al Team di
Gestione del Progetto il completamento del lavoro definito nel Piano di
Gestione del Progetto (Project Management Plan) per soddisfare le
specifiche di progetto curando la produzione dei Deliverable secondo
quanto pianificato.
4. Monitoraggio e Controllo – (Monitoring e Controlling processes)
Durante il Monitoraggio e Controllo, il Project Manager esegue, insieme al
Team di Progetto e al Team di Gestione del Progetto, una costante analisi
delle informazioni sul lavoro svolto provenienti dall’esecuzione rispetto a
quanto previsto nel Piano di Gestione del Progetto (Project Management
Plan) focalizzando l’attenzione sulla identificazione delle varianze rispetto
a quanto pianificato e definito in baseline prendendo provvedimenti
tempestivi ed adeguati.
5. Chiusura – (Closing processes) orientati a formalizzare l'accettazione da
parte del cliente ed a consentire la corretta chiusura del progetto

Work Breakdown Structure (WBS)

La WBS rappresenta la segmentazione strutturata del lavoro da svolgere in
pacchetti di dimensione decrescente fino al livello chiamato “work package”,
generata allo scopo di migliorare la gestione e il controllo. Per ogni elemento
finale della WBS, che è chiamato work package e che rappresenta un
deliverable o una parte consistente di deliverable, si elencano tutte le attività
necessarie per costruirlo.
A partire dai livelli terminali della WBS, tramite la tecnica di decomposizione, si
costruiscono l’Activity List e la Milestone List
Activity List: Consiste in un elenco esaustivo di tutte le attività schedulate e
pianificate, che devono essere eseguite nel corso del progetto.
Milestone List: Consiste in un elenco di tutte le milestone. Una milestone può
essere:
obbligatoria, ossia stabilita da contratto, o
facoltativa, quindi basata sui requisiti del progetto o su informazioni storiche
ed in generale concordata all’interno del Project Management Team.

Tecniche costruzione

Sequenzializzazione delle attività

La sequenzializzazione delle attività comporta l'identificazione e la
documentazione delle relazioni logiche esistenti tra le attività schedulate che
possono essere disposte in sequenza logica con adeguate relazioni di
precedenza.

Leads and Lags

La valutazione di leads (anticipo) and lags (ritardo) è indispensabile per
completare la descrizione delle relazioni di dipendenza fra le attività.

Percorso di un reticolo
In un reticolo sono presenti diversi percorsi. Un percorso è una catena di
elementi che collega l’inizio con la fine del progetto
Per ogni attività si stima una durata in giorni lavorativi: in base alle durate
delle singole attività e in funzione della struttura del reticolo, è possibile
calcolare la durata complessiva del progetto. Il percorso critico è il percorso di
massima durata: tale percorso determina la durata del progetto

Schedulazione di progetto
La schedulazione di progetto consiste nella definizione di almeno una data di
inizio e una data di fine per ogni attività schedulata
Baseline di schedulazione
La baseline di schedulazione rappresenta una particolare versione della
schedulazione di progetto; è caratterizzata da date di inizio e date di fine per
tutte le attività del progetto e dalle dipendenze tra esse.

Stima delle risorse e della durata delle attività

La stima delle risorse delle attività schedulate comporta la determinazione:
 di quali risorse utilizzare (persone, attrezzature o materiali),
 della quantità di ciascuna risorsa da impiegare
 di quando ogni risorsa sarà disponibile per l'esecuzione delle attività di
progetto.

Il processo di stima delle risorse delle attività è strettamente collegato al

processo di stima dei costi.
Schedule Compression - Compressione della Schedulazione
Le tecniche di compressione consentono di ridurre i tempi di schedulazione
senza variare l’ambito del progetto. Le principali sono due:
  Crashing: analizza il bilanciamento tra costi e schedulazione per
determinare come ottenere la massima compressione al minimo costo
incrementale.
 Fast tracking: comporta la parallelizzazione di fasi o attività che
normalmente dovrebbero essere realizzate in sequenza.

Resource Leveling – Livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse comporta la ridistribuzione ed ottimizzazione delle
risorse sulle attività di una schedulazione di progetto. Questa tecnica viene
utilizzata quando:
 è necessario indirizzare delle attività schedulate per rispettare delle date
di consegna
 è necessario rivedere alcune situazioni in cui non sono disponibili le
risorse necessarie o lo sono solo a tempo parziale
 è necessario, in determinati periodi del progetto, mantenere le risorse
selezionate ad un livello costante

Costi
La gestione dei costi include tutti i processi necessari a garantire il
completamento del progetto entro i limiti economici definiti.

Ciclo di controllo di un progetto

E’ efficace quando consente di fissare velocemente lo stato attuale del progetto
e di diagnosticare in maniera mirata le ragioni degli scostamenti. Il controllo
implica necessariamente la valutazione dell’operato degli attori di progetto e
genera conflittualità.

Durante la Pianificazione si decide quale sistema di controllo dovrà essere

adottato dal progetto, in relazione al suo profilo. Per poter effettuare un
controllo efficace, il piano redatto in sede di pianificazione va “congelato” in
una versione detta baseline.

Monitoraggio
Si tratta di rilevare lo stato di avanzamento dei lavori in modo oggettivo e
omogeneo per poterlo poi confrontare con la baseline
Valutazione
Identificare le vere cause delle variazioni rispetto alla baseline soprattutto di
tempi e costi.
TIPOLOGIA DI AZIONI CORRETTIVE POST CONTROLLO DI PROGETTO
Trovare una soluzione alternativa
Compromesso sui costi
Compromesso sui tempi
Compromesso sull’ambito
Annullare il progetto

Project Risk Management o Gestione dei Rischi di Progetto

Rischio
Evento che, se accade, può avere delle conseguenze positive o negative su
almeno un obiettivo di progetto (tempo, costo, qualità)
I processi per la gestione dei rischi
Pianificazione Processo
Obiettivo principale: fornire le linee guida per le attività di gestione dei rischi,
rendendo strutturato e comprensibile l’approccio adottato.

Piano di gestione dei Rischi

Descrive in che modo viene strutturata ed eseguita la gestione dei rischi nel
progetto; è un componente del Project Management Plan.
Una metodologia molto utilizzata nell’identificazione dei rischi è la: Risk
Breakdown Structure (RBS).