La Gestione degli Stakeholder

25] Identificazione

Definizione
Tutti i soggetti, individui od organizzazioni attivamente coinvolti in un’iniziativa economica
(progetto, azienda), il cui interesse è negativamente o positivamente influenzato dal risultato
dell’esecuzione, o dall’andamento, dell’iniziativa e la cui azione o reazione a sua volta influenza le
fasi o il completamento di un progetto o il destino di un’organizzazione, questa è la definizione di
Stakeholder secondo la Treccani ed essi hanno un ruolo molto importante per il successo di un
attività progettuale. Un’errata gestione della comunicazione delle relazioni con gli stakeholder e
delle loro aspettative può produrre effetti seri fino a rendere inutile il progetto.
Identifichiamo due categorie di stakeholder, tra cui i core stakeholders che si riferiscono a gruppi
o soggetti che hanno un’altissima influenza nelle fasi iniziali di un progetto a differenza dei
non core stakeholder che hanno poca o nessuna influenza nelle fasi iniziali di un progetto.

Identificare gli Stakeholders

Identificare gli stakeholders è estremamente importante e va fatto prima che sia approvato il Project
Charter, direttamente in sede di valutazione del Business Case.
Possibili stakeholder possono essere:
-Lo sponsor di un progetto che è considerato uno stakeholder in qualsiasi condizione.
-Il Cliente
-Utente Finale
-Fornitori
-Altre funzioni aziendali come Manager Funzionali, PMO, Project Team, ecc.
Possiamo dire che gli stakeholders sono veramente tanti e dunque estremamente importante che il
Project Leader insieme al Project Team gestisca correttamente le relazioni con essi.
E’ possibile indi individuare gli stakeholder utilizzando i seguenti approcci:
-Approccio organizzativo, consiste nell’attenzionare il comportamento del senior management in
funzione del progetto e se esso presta poca attenzione allora il nostro progetto non sarà importante e
avremo dei problemi.
-Motivazione connessa con la prossimità, sono coloro che sono a stretto contatto con risultati
finali del progetto.
-Una motivazione economica oppure sociale e ambientale oppure culturale oppure situazioni legali,
che include coloro che sono coinvolti in funzione di leggi e regolamenti.
-Utilizzatori finali, coloro che utilizzeranno i risultati delle attività di progetto.
Per identificare ogni possibile stakeholder è sufficiente porsi 20 domande ( Chi approva budget,
chi approva cambi relativi ai costi, chi prenderà decisioni, ecc.…).
Per identificare tutti i possibili stakeholder di un progetto l’approccio migliore è quello di
includere i membri del team e gli utenti finali.

Il registro degli stakeholders

Gli Stakeholder possono essere classificati secondo 4 categorie che sono il risultato di due variabili:
-Il potere nell’organizzazione.
-Il livello di interesse per il progetto.
In funzione del collocamento dello stakeholder nella matrice potere/interesse possiamo avere:
-Alto potere, basso livello di interesse = Livello accettabile di soddisfazione del progetto
(Customer, Sponsor, …).
-Alto potere, alto livello di interesse= Gestione attenta del progetto (SME, Executive, PM, …).
-Basso potere, basso livello di interesse = Controllare la situazione senza coinvolgimento eccessivo
(System Admin, Helpdesk, …).
-Basso potere, alto livello di interesse= flusso di informazioni adeguato, essere informato
opportunatamente (Supplier, Trainer, Tester, …).

26] Pianificazione e Controllo

Pianificazione
Coinvolgere gli stakeholder nell’attività di progetto può garantire importanti dividendi in funzione
soprattutto dei benefici attesi e per garantire il loro coinvolgimento in linea con gli obiettivi del
progetto è necessario che sin dall’avvio del progetto siano definite una serie di piani e strategie che
abbiano come obiettivo il coinvolgimento degli stakeholder e questi piani e strategie devono essere
documentati nel piano di gestione degli stakeholder. Il piano di gestione degli stakeholder viene
quindi sviluppato durante l’avvio del progetto.
Le aspettative degli stakeholder nascono non solo nel momento in cui il progetto viene
effettivamente avviato ed approvato tramite l’approvazione del Project Charter ma anche quando le
aspettative ed i desiderata (deliverables) si creano nella fase del concepimento del progetto già,
ovvero tipicamente durante la preparazione ed approvazione del Business Case. In sostanza queste
aspettative devono essere gestite nel miglior modo possibile anche prima dell’inizio delle attività
progettuali, per cui una delle prime attività del Project Leader è la preparazione dell’elenco degli
stakeholders.
Il piano di coinvolgimento degli stakeholder viene preparato quindi dal PL e PT utilizzando come
input documenti quali Project Charter, Registro delle assunzioni ed ipotesi del progetto, registro dei
vincoli, registro dei requisiti, registro dei benefici, registro dei rischi, elenco dei fornitori, mappe
organizzative (Organization Charts).
Il piano di gestione di coinvolgimento degli stakeholder sono fatti sin dalla fase di avvio del
progetto e devono essere riviste tutte le volte che si verifica una o più seguenti condizioni:
-Quando inizia una nuova fase di progetto, perché tipicamente potrebbe cambiare il contesto
organizzativo o ambientale in cui questa nuova fase di progetto va a svolgersi producendo
automaticamente nuovi stakeholder di progetto.
-Quando vi sono modifiche nelle organizzazioni funzionali.
-Quando nuovi gruppi o individui diventano stakeholders o cessano di esserlo.
-Quando vi sono modifiche nel registro dei rischi o in una delle baseline di progetto vi è una
modifica significativa.
Il piano di gestione di coinvolgimento degli stakeholder deve includere per ogni stakeholder
almeno uno dei seguenti elementi:
-La frequenza con cui la comunicazione dovrà essere effettuata.
-Strategie di coinvolgimento che determinano approccio relazionale con stakeholder e metodi di
comunicazioni con esso ( riunioni formali o tramite mail) e tipologia di comunicazione.
-Eventuali problemi o issues aperte che impattano questo stakeholder o che sono state riferite
ad esso. Per cui le issues da gestire sono indicate nel piano di gestione degli stakeholder.

Tecniche di analisi
Dato che ogni progetto può avere diversi livelli di propensione al cambiamento è necessario
stabilire se il livello di propensione di ogni singolo stakeholder è in linea con gli obiettivi del
progetto o se sono necessarie azioni correttive.
Le tipologie di propensione al cambiamento possono essere 5 e sono:
-Inconsapevoli, gruppi o individui che non hanno preso coscienza delle decisioni o attività che
comportano risultati che possono impattare negativamente o positivamente. Ad esempio, un
Manager Funzionale mai esposto ad alcuna informazione relativa al progetto.
-Oppositori, gruppi e individui che sono al corrente degli obiettivi di progetto e hanno deciso di
opporsi.
-Indifferenti, messi al corrente ma non hanno manifestato alcun tipo di reazione.
-Sostenitori, guardano al progetto con interesse ed ipotizzano di poterne trarre uno o più vantaggi di
tipo tangibile o intangibile.
-Leader, guidano il cambiamento e cercando di guidare e difendere le decisioni, i risultati ed il
progetto nella sua interezza.
La matrice di propensione misura il livello di consapevolezza e propensione per cui il team di
progetto può svolgere una serie di azioni (nel breve o medio periodo) affinché gli stakeholder
cambino il proprio livello di coinvolgimento passando ad esempio da inconsapevole ad un livello
diverso. Per cui se uno Sponsor ha approvato il progetto ma è Indifferente, ciò è anormale per
cui bisogna effettuare una serie di azioni per cambiare la sua propensione al cambiamento.

Gestione e Controllo
Le strategie di gestione e controllo degli stakeholder sono 4 e gestire il coinvolgimento degli
stakeholder è critico perché devono sapere cosa il team di progetto si aspetta da loro per
garantire il successo del progetto:
-Gestire la comunicazione di progetto nelle sue varie fasi mediante ad esempio approccio “Win to
Win” tra i deliverables degli stakeholder.
-Gestire le aspettative degli stakeholder attraverso la negoziazione.
-Gestire dubbi e incertezze rispetto agli obiettivi di progetto.
-Informare opportunatamente qualora emergano uno o più rischi di progetto.
Durante tale fase di gestione e controllo è opportuno utilizzare la mappa potere-interesse.
La parte di controllo si basa sul monitoraggio delle azioni e strategie eseguite e il report sui risultati
delle attività di gestione e controllo degli stakeholder.
Un Project Leader che decide di modificare la strategia di gestione di uno stakeholder critico
per il successo del progetto, dopo che una riunione è andata malissimo, questo è un esempio di
controllo e gestione degli stakeholder.

27] La Comunicazione

Comunicazione
Gli Stakeholder sono interessati ad avere informazioni sullo stato di avanzamento delle attività
progettuali su base regolare e con una frequenza che è stata concordata con anticipo, e con un
formato predefinito secondo quanto concordato con ciascun stakeholder e secondo le indicazioni del
piano di comunicazione di progetto e del piano di gestione degli stakeholder.
Nella gestione della comunicazione la visione che ogni team di progetto dovrebbe definirsi
come obiettivo è quello di fare una presentazione al Senior Management sullo stato di
avanzamento del progetto con soli 30 minuti di preavviso, questo tempo può sembrare
estremamente breve ed insufficiente per realizzare una serie di report efficaci in realtà è un risultato
che può essere raggiunto a condizione che il lavoro del team di progetto sia organizzato per
produrre risultati concreti e misurarne lo stato di avanzamento,
Il principio da utilizzare è la potenza della semplicità, se abbiamo la capacità di sintetizzare in
una o due slide lo stato di avanzamento di u n progetto questo dà agli stakeholder un indicatore
sulla chiarezza delle idee e sulla nostra capacità di controllo del progetto. Nel pianificare la
raccolta dei dati ai fini della produzione di comunicazioni agli stakeholder dobbiamo avere un
approccio tale per cui il costo della misurazione sia proporzionale al costo del progetto, questo
significa che non possiamo avere attività gravose per progetti di piccole e medie dimensioni
consumando enormi risorse.
Gli Stakeholder ed il Management non gradiscono le sorprese negative per cui vanno evidenziati
eventi rischiosi con largo anticipo.

La Project Board
La Project Board è un comitato in cui sono inclusi alcuni stakeholder critici per il successo del
progetto ed aiuta il team di progetto su 2 tematiche importanti:
1) Sulle decisioni che devono essere prese e sulle quali il team non è in grado di decidere o a
causa di una insufficiente delega per poter prendere una decisione in totale autonomia o a
causa di pareri fortemente discordanti in esso.
2) Rimuovere impedimenti alla performance del team di progetto, in taluni casi il team di progetto
potrebbe trovare degli ostacoli nel muoversi verso l’obiettivo causati da altri stakeholder o altri
elementi nel contesto organizzativo cui il team si sta muovendo.
Per decidere quali sono gli Stakeholder che è opportuno coinvolgere in questo comitato un
eccellente punto di partenza può essere la matrice di potere ed interesse, perché gli
stakeholder che rientrano nella categoria gestione attenta o tenere informato dovrebbero
sicuramente partecipare a questo comitato, ovvero stakeholder con alto interesse a
prescindere dal potere poiché hanno deleghe sufficientemente rilevanti per svolgere le due
funzioni suddette.
Nella Project Board è incluso lo Sponsor del progetto o un suo delegato a pieno potere; le riunioni
di questo comitato devono essere pianificate con largo anticipo e con una regolare frequenza
ogni due massimo tre settimane.

Agile
I principi in un approccio Agile che aiutano a migliorare l’ingaggio e la relazione con gli
stakeholder sono due:
- Collaborazione col cliente rispetto ad approcci contrattualizzati.
- Rispondere al cambiamento più che seguire un piano.
Questi due principi si basano su due ruoli fondamentali, il Product Owner che è un
rappresentante diretto dello Sponsor, nonché un suo delegato di progetto con responsabilità
quali: definire requisiti del prodotto/servizio, curare profittabilità, prioritizzare requisiti, definire il
contenuto del Product Backlog, investire il 50% del proprio tempo nel dialogo con gli
stakeholder di progetto e il restante col team di progetto, accettare o rifiutare i risultati prodotti dal
team; oppure lo Scrum Master che è responsabile di rappresentare i valori e le pratiche Agile,
svolge il ruolo di Servant Leader per il team di progetto e rimuove gli ostacoli alla performance
del team con un’azione diretta o indiretta garantendo che il team funzioni e migliori attraverso
giusto livello di cooperazione e fiducia e difendendolo da interferenze esterne essendo attento ai
feedback che arrivano dal team di progetto.