Management e marketing delle attività

culturali e dello spettacolo

Lezione 3
12/05/2022

IL PIANO OPERATIVO

-Nello spettacolo non si pianifica a sufficienza perché:

 Si considera la variabile artistica non comprimibile in schemi

 Si ritiene l’esperienza, l’intuito, il mestiere sufficienti per l’azione
 Ci si affida ad un ottimismo di fondo. Spesso manca la sensibilità di raccogliere feedback dal pubblico 
magari si pensa che sia andato bene ma non è così.
 Si lavora in un clima d’urgenza e impellenza

-Quando si parla di gestione della creazione artistica bisogna concepire questo strumento con la giusta dose di
flessibilità per evitare pericoli di irrigidimento che potrebbero compromettere il successo del progetto.

Es: tenersi un margine di soldi per qualsiasi cosa che può succedere.

ATTIVITÀ OPERATIVE = attività pratiche che dobbiamo fare per organizzare l’evento

-Punto di partenza: prevedere tutte le attività che consentono di realizzare il progetto e rispondere alle seguenti
domande:

 Che cosa deve essere fatto?

 Perché deve essere fatto?

-L’organizzatore, sulla base del progetto artistico, comincia ad elencare in modo ordinato, analitico e progressivo le
diverse attività operative da svolgere.

-Esempi attività operative: organizzazioni delle prove, richiesta di uno spazio, allestimento di un’area, preparazione
di una conferenza stampa…

-Ogni attività operativa è poi scomponibile in azioni sempre più dettagliate, di cui dovranno essere individuati:

 Gli obiettivi, ovvero ciò che si intende ottenere

 Le specifiche, cioè come dovrà essere quella determinata attività o azione.

-La descrizione dei vari spettri organizzativi, amministrativi, tecnici, contrattuali e logistici sono utili per stendere un
elenco delle zioni in cui sarà diviso il progetto.

-Questa lista sarà utile rappresentarla graficamente, per poterla visualizzare facilmente, utilizzando sistemi come il
wbs (work breakdown structure) (struttura di scomposizione del lavoro).

(immagine della struttura ad albero)

CALENDARIO DELLE ATTIVITÀ

-è necessario stabilire i tempi e la durata nelle quali devono essere realizzate le attività operative previste nella
scaletta del lavoro da afre e predisporre un calendario (schedulazione).

-Le domande di riferimento sono:

  Quando deve essere fatto?
 Quando dovrebbe essere finito?
 Qual è il tempo più opportuni?
 Quando occorre?

-Per stimare in modo efficace il tempo occorente per azioni operative non si ha sufficiente esperienza per ricorrere a
previsioni:

 Ottimistiche: tempo più breve

 Pessimistiche: tempo più lungo
 Equilibrate: tempo ragionevole che tiene conto dei svantaggi e dei vantaggi

(Formula)

-Calendarizzare permette di rivedere l’elenco delle azioni operative, di individuarne le sequenze, le priorità e di
verificare i legami esistenti fra loro, cioè quei vincoli che determinano l’inizio e la fine di un’attività rispetto all’inizio e
alla fine dell’attività precedente o seguente

GANTT E PERT
-Per la dimensione grafica delle dimensioni tempo possono essere utilizzati il diagramma di Gantt o il sistema
reticolare Pert per comunicare all’interno del team.

(rappresentazione grafica del gantt)

Permette di visualizzare, attraverso un sistema a barre orizzontali collocando un calendario, la durata temporale di
ogni attività, la loro sequenza e la loro contemporaneità di sue o più azioni.
Il Gantt dev’essere uno strumento utile, non un esercizio  PM deve capire quando fermarsi.

Project management: software più utilizzato.

Usare una grafica per le freccette comprensibile a tutti per capire se una cosa è finita e magari deve ricominciare
dopo (es. campagna di comunicazione prima e dopo evento).
Scrivere chi deve fare l’attività per capire anche se ci sono dei sovraccarichi su singole risorse del team.

Strumento di pianificazione e di verifica in corso d’opera  serve ad attutire imprevisti e ritardi

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-Sistema Pert = sistema di programmazione reticolare, che descrive in modo grafico i flussi e le relazioni tra le diverse
attività operative.

-Il Pert consente di individuare:

 Percorso
 Attività critiche
 Attività cardine
 Introduzione di milestones (pietre miliari) = momenti di controllo che andremo a prestabilire, momenti
crucciali in cui dobbiamo verificare che sia tutto a posto.

-è formato graficamente da due componenti:

 Gli eventi: rappresentati da rettangoli o cerchi

 Le attività critiche: frecce che collegano gli eventi rappresentandone il flusso logico.

-Il grafico con sistema reticolare consente la riduzione della durata totale del progetto grazie a una migliore
razionalizzazione e sovrapposizione delle diverse azioni e l’identificazione del c.d (=cammino critico).

INDIVIDUAZIONE DELLE RISORSE

-Per ogni attività operativa si dovranno allocare le risorse necessarie in particolare:

 Umane: artistiche, tecniche organizzative, ecc.

 Materiali: mezzi, strumenti, attrezzature
 Finanziarie

-Problema: si possono verificare situazioni di sovraccarico o di scarso sfruttamento di alcune risorse, con problemi
sulla qualità delle prestazioni, sui tempi e sui costi.

(Domande delle risorse)

-Per le risorse umane si dovranno pianificare vari aspetti tra cui:

 La tipologia delle figure necessarie

 Come e dove reperirle
 Quali assumere in modo diretto

Le specifiche loro relative potranno riguardare:

 Capacità, professionalità
 Determinata esperienza in specifici settori.

-Per le risorse tecniche si dovrà stabilire:

 Tipologia dei materiali

 Quantità
 Caratteristiche

Stare attenti alle tempistiche che si servono per i materiali.

Di solito si fa un capitolato = descrizione tecnica di quello che ci serve con preventivi e vari fornitori per capire qual è
l’offerta migliore.
Controllare che i prodotti abbiamo una qualifica europea perché alle volte nazionale non basta.

Le specifiche in questo caso faranno riferimento a valutazioni di:

 Qualità
 Affidabilità
 Aderenza ai criteri di sicurezza e alle normative.

-In tema di formalismi grafici e visivi, la precedente struttura ad albero wbs potrebbe essere integrata dalla struttura
rbs- resurces breakdown structure (struttura di composizione delle risorse): permette di allocare ad ogni azione
operativa la corrispondente risorsa e di fotografare la situazione senza lasciare scoperte azioni e lavori.

-L’individuazione delle risorse procede di pari passo con l’organizzazione delle stesse (“chi fa che cosa”), che va
stabilita da questa fase con lo strumento della matrice delle responsabilità (manca)

Il piano economico- finanziario

IL BUDGET = strumento che definisce costi e ricavi connessi all’evento. Consente di prevedere in modo dettagliato le
risorse economiche occorrenti per la realizzazione del progetto.

-La redazione del budget deve attenersi ai seguenti principi:

 Principio della chiarezza: dev’essere chiaro e comprensibile per essere capito da tutto il team  non dare
nulla per scontato
 Principio dell’oculatezza: dobbiamo essere oculati, avere una base reale
 Principio della prudenza: diamo per scontato che qualche imprevisto succeda  diamoci sempre dei margini
 Principio dell’operatività: il budget non è un esercizio di stile ma dev’essere uno strumento utilizzato
concretamente da tutti gli utenti
  Principio del collegamento finanziario: quando costruiamo il budget pensiamo sempre a quando certi costi e
certi ricavi si dovranno verificare.
 Principio della responsabilità: affidare in modo corretto una certa quantità di budget a ognuno dei
responsabili.

-Costi/ricavi: (non molto chiaro)

 Diretti: originati unicamente in conseguenza dello spettacolo.

 Fissi: i valori restano stabili indipendentemente dal volume di attività o dallo sfruttamento dello
spettacolo.
 Variabili: si incrementano o decrementano proporzionalmente con l’aumento o meno dell’attività
legata allo spettacolo.

 Indiretti: originati indipendentemente dallo spettacolo. Riguardano l’organizzazione di tutti i progetti.

(tabella tipologia di costi/ricavi riferiti al progetto di rassegna cinematografica)

-Bep = il break even point, punto di pareggio tra costi e ricavi, oltre il quale ci sono i margini di profitto.

Per quantificare i costi/ricavi indiretti vengono proposti quattro sistemi di calcolo:

 Metodo del costo diretto

 Metodo del costo variabile diretto
 Metodo del costo/ricavo completo
 Metodo del costo/ricavo semicompleto

Lezione 4
13/5/2022