lavoro per progetti L’efficace organizzazione e programmazione di un progetto, in termini di singole attività, risorse impiegate e tempi di svolgimento è condizione imprescindibile per il buon esito del progetto stesso. La gestione del tempo, sia in senso fisico sia per le implicazioni contabili-gestionali ad esso riconducibili, rappresenta la principale caratteristica differenziale tra le metodologie di controllo adottate per la gestione di un’attività “a progetto” rispetto a quelle adottate per la gestione delle produzioni “in serie” o “a flusso”. Al fine di garantire il successo del progetto è necessario disporre, oltre che ovviamente di risorse economiche ed umane adeguate in termini qualitativi e quantitativi, di opportuni strumenti di controllo, nonché di chiarezza riguardo ai seguenti aspetti: obiettivi (requisiti e prestazioni dei prodotti e/o servizi che deve rilasciare il progetto), responsabilità (intesa come distribuzione dei compiti), tempo (inizio, durata), costo (prestabilito), qualità (intesa come aderenza ai requisiti ed alle prestazioni richieste).
L’insieme delle metodologie e delle tecniche per la gestione di un progetto prende il nome di Project Management e, a livello di macro-processo, può essere rappresentato con il seguente diagramma di flusso.
WBS OBS COSA FARE? CHI FA?
Matrice compiti / CHI FA COSA? responsabilità
RISORSE DISPONIBILI E NECESSARIE Reticoli Logici CON COSA FARLO? COME FARLO?
BUDGET Gantt QUANTO MI COSTA? QUANDO FARLO?
Indici di Performance COME CONTROLLARLO? Earned Value
Per l’efficace gestione dell’intero processo di controllo sono necessari “strumenti”:
per l'analisi economico-finanziaria; per la schedulazione delle attività. Attraverso questi strumenti sarà quindi possibile: una corretta definizione ed attribuzione degli obiettivi progettuale (timing, costi, redditività, ...) ai singoli responsabili coinvolti; il periodico monitoraggio dei risultati la conseguente attivazione delle necessarie azioni correttive.
Tra gli “strumenti” di gestione di un progetto, riveste particolare rilevanza la programmazione temporale (schedulazione) delle attività; soltanto mediante una chiara e corretta definizione della successione temporale e della durata delle singole attività è infatti possibile monitorare l’avanzamento del progetto e garantire il raggiungimento degli obiettivi temporali predefiniti.
La “schedulazione” per essere efficace deve:
basarsi sulla WBS (Work Breakdown Structure) e riguardare tutte le attività in essa previste; rispecchiare gli impegni contrattuali e i vincoli; includere gli eventi chiave di interfaccia e i punti intermedi di controllo.
La WBS è una struttura ad albero orientata ai risultati, che raggruppa i vari elementi di un progetto. Il processo di scomposizione da cui scaturisce la WBS, implica la suddivisione degli elementi di livello superiore in componenti operative con un grado di dettaglio crescente. Per fare questo tipo di scomposizione è necessario: partire dal livello più alto e scomporre nel dettaglio le attività (processo top-down); descrivere esplicitamente ed univocamente i contenuti di ogni elemento di dettaglio.
I “nodi” di livello finale (“foglie”) devono rappresentare pacchetti di lavoro (WP – Work Package) che siano controllabili e misurabili. Nel seguito del presente articolo ci si concentrerà sullo strumento più utilizzato per la “schedulazione” delle attività: il diagramma di Gantt. Andremo così a completare la panoramica sugli strumenti di controllo gestionale, illustrati in nostri precedenti contributi con specifico riferimento all’analisi economico-finanziaria. Il diagramma di Gantt è una tecnica semplice e graficamente molto efficace per illustrare l’articolazione temporale delle attività di un progetto, pur mancando di efficacia nella rappresentazione dei “legami” logici tra le attività stesse.
Il diagramma di Gantt può essere rappresentato in diverse forme ma le più utilizzate sono:
forma tabellare: tabella a doppia entrata contenente nelle colonne l'indicazione dei periodi di riferimento e nelle righe le attività da svolgere; forma grafica: diagramma a barre realizzato su un asse temporale in cui è visualizzato l'elenco delle attività necessarie per il conseguimento degli obiettivi con le relative durate.
2 www.experta-bs.it Il diagramma di Gantt in MS-Excel
Nonostante MS-Excel non abbia un comando specifico per la realizzazione del diagramma di Gantt, è possibile realizzare un grafico di pianificazione delle attività con qualche piccolo accorgimento che ora andremo a illustrare.
Il primo passo è la realizzazione di una tabella dati (Fig. 1) che contenga principalmente:
- Sezione Commessa costituita da:
o Commessa: vi è l’identificativo della commessa (colonna C)
o Attività: contiene l’elenco delle attività relative alla commessa (colonna D) o Data Consegna: è indicata la data di consegna della commessa (colonna E) o Durata (gg): vi sono i giorni necessari alla realizzazione dell’attività (colonna F).
Fig.1
La tabella dati poi è costituita da:
- Sezione Periodo che è articolata a sua volta in :
o Data inizio (colonna G): per la data inizio dell’attività è possibile : Inserire puntualmente la data di inizio di ogni singola attività Collegare la Data Inizio a quella di Data Fine dell’attività precedente incrementata di 1 giorno Es: G4 = I4 + 1 o Durata (colonna H): riporta la durata di ogni singola attività calcolata con una formula. Es: H4 = (F4*G4>0) *(F4+INT((MIN(VALORE(SINISTRA(J4;1)); GIORNO.SETTIMANA(G4;3))+F4-1)/VALORE(SINISTRA(J4;1)))*(7- VALORE(SINISTRA(J4;1)))-MAX(0;GIORNO.SETTIMANA(G4;3) - VALORE(SINISTRA(J4;1)))) o Data Fine (colonna I): viene indicata la data di fine attività e viene calcolata con una formula sulla base della data di inizio attività e la durata della stessa. Es: I4 = SE(H4>0;G4+H4-1;NON.DISP())
- Sezione Settimana Lavorativa (colonna J): grazie a una convalida dati selezioniamo la tipologia di settimana lavorativa relativa alla commessa (5, 6 o 7 giorni)
- Sezione Fattibilità Commessa (colonna K): vi è una verifica sulla fattibilità della commessa con un confronto tra la data di consegna della commessa (colonna E) e quella che viene calcolata come data di conclusione di tutte le attività della commessa. Il messaggio restituito può essere “OK” oppure “Impossibile eseguire il progetto nei giorni previsti” Es: = SE(MAX(I4:I7)>E4;"Impossibile eseguire il progetto nei giorni previsti";"ok")
3 www.experta-bs.it Nella sezione “Data Inizio” vi possono essere delle date coincidenti con giorni non lavorativi (Sabato o Domenica) che attraverso una formattazione condizionale (Formula =GIORNO.SETTIMANA(G4;2)>VALORE(SINISTRA($J4)) vengono colorate in rosso; di conseguenza dovrà essere considerato come inizio reale il primo giorno lavorativo seguente (Lunedì). Nella tabella dei dati è presente un caso nella cella G14 La Durata dei progetti tiene già conto dei giorni non lavorativi e viene calcolata aggiungendo ai giorni lavorativi gli eventuali Sabati e Domeniche.
Una volta quindi realizzata la base dati è possibile procedere con la rappresentazione grafica:
Selezionare dalla barra multifunzione la voce Inserisci>Grafici> Grafico a Barre, dalla lista dei grafici disponibili selezionare Barre2D – Barre in Pila (Fig. 2). Comparirà quindi l’area del grafico completamente vuota. Fig.2
Procedere all’inserimento dei dati utili per la creazione del grafico dal menù: Strumenti Grafico > Progettazione > Seleziona Dati
Fig.3
4 www.experta-bs.it Nella finestra che compare (Fig.3) inserire le seguenti serie di dati:
Nome Serie: Serie 1 Valori Serie: Selezionare l’intervallo G4:G15
Nome Serie: Serie 2 Valori Serie: Selezionare l’intervallo H4:H15 Nome Serie: Serie 3 Valori Serie: Selezionare l’intervallo I4:I15
Una volta inserite le serie di dati specificare le Etichette Assi Orizzontale attraverso il comando Modifica e inserendo l’intervallo C4:D15.
Confermare le selezioni con Ok.
Il grafico è creato, ma occorre renderlo più leggibile e customizzato a seconda delle proprie esigenze.
Prima di procedere alla modifica del layout creare una piccola tabella di questo tipo che sarà utile poi in seguito:
Valore Minimo 01/07/2012 41.091,00
Valore Massimo 31/08/2012 41.152,00
Inserire le date dell’arco temporale che si desidera visualizzare nel diagramma di Gantt Dove: - Valore minimo: è la data dalla quale partirà il nostro periodo di analisi - Valore massimo: è la data di conclusione del periodo di analisi
Il primo valore è in formato data (01/07/2012), mentre il secondo non è altro che la stessa data in formato numero (41.091,00).
Al fine di rendere più veloce ed efficace la lettura del diagramma di Gantt eseguiamo alcune operazioni di formattazione.
Dal menù Strumenti>Layout> Legenda , selezionare l’opzione Nessuna (Fig. 4)
Fig.4
5 www.experta-bs.it Sempre all’interno del menù Strumenti Grafico > Assi > Asse Verticale Principale, selezionare con un flag la voce Categorie in Ordine inverso (Fig. 5) Fig.5
Dal menù Strumenti > Asse Orizzontale Principale > Altre opzioni Asse Orizzontale > Opzioni Asse, impostare il Valore Minimo e il Valore Massimo calcolati precedentemente nella tabella di supporto (Fig.6) Fig.6
Otterremo quindi un grafico che occorrerà formattare correttamente per evidenziare la serie contenente il dato della durata dell’attività. Fig.7
Dal menù Strumenti Grafico > Layout > (Fig. 7) configurare le 3 serie secondo i seguenti parametri: - Serie 1 : - Riempimento : Nessun Riempimento - Colore Bordo : Nessuna Linea - Serie 2 - Riempimento: Selezionare un colore a piacimento - Colore Bordo: Selezionare un colore a piacimento - Stile linea : Selezionare uno stile a piacimento - Serie 3 - Riempimento : Nessun Riempimento - Colore Bordo : Nessuna Linea
6 www.experta-bs.it Otterremo quindi un grafico di questo tipo a cui andremo ad aggiungere le date di partenza e di conclusione per ciascun’attività (Fig.8)
Fig.8
dom 01/07/12mer 11/07/12 sab 21/07/12 mar 31/07/12 ven 10/08/12 lun 20/08/12 gio 30/08/12
Attività 1 Attività 2 Alfa
Attività 3 Attività 4 Attività 1 Attività 2 Beta
Attività 3 Attività 4 Attività 5 Attività 1 Gamma
Attività 2 Attività 3
Dal Menù Strumenti Grafico > Etichetta Dati > (Fig.9)
Selezionare per la Serie 1 > Fine Interna
Selezionare per la Serie 2 > Al Centro Selezionare per la Serie 3 > Base Interna
Fig.9
7 www.experta-bs.it Arriveremo quindi a ottenere un diagramma di Gantt simile a quello rappresentato in Fig.10 in cui vengono dettagliate le durate di ogni singola attività di commessa, facilitandone la visualizzazione nell’arco temporale e consentendo quindi di coordinare risorse e attività a seconda della priorità di esecuzione.
