Termini essenziali

e
tipologie documentarie
 Già Antonio Panella nel 1948
↓
esprimeva necessità di
«una nomenclatura che conferisse ai vocaboli comunemente usati
un significato unico per tutti»

Necessità ribadita nel 1980 da Leopoldo Cassese che evidenziava

↓
uso di una terminologia molto legata a tradizioni locali
che implica l’adozione di vocaboli diversi per indicare gli stessi oggetti

Ultimamente
↓
diffusi «prestiti linguistici» dall’ambito disciplinare dell’informatica
- ARCHIVIO (istituto, deposito, ecc.)

- SUPERFONDO complessi documentari con più archivi con propria

specifica provenienza, entrati a far parte, per ragioni
storico-istituzionali/familiari/personali, di un altro archivio

- FONDO complesso di documenti prodotti da uno stesso ente

oppure raggruppamento di più serie fra loro affini

- SUBFONDO

- SERIE più documenti

di una stessa “forma” o tipologia
(archivio di un Comune: registri dei verbali di Giunta o di
Consiglio comunale)

o di uno stesso “contenuto”

(archivio di una famiglia: atti relativi alle proprietà)

in genere, articolazioni gerarchiche

- SOTTOSERIE eventuali ulteriori partizioni in sistemi documentari complessi

Si tratta di aggregazione logica delle informazioni

- UNITA’ ARCHIVISTICA
l’atomo costitutivo del fondo, la sua entità inscindibile;
può essere costituita da più unità documentarie, o da una sola unità
documentaria;
può assumere forma di fascicolo, registro, filza, volume, disegno, pergamena
etc.
- UNITA’ DOCUMENTARIA: singola carta o atto

- DOCUMENTI SCIOLTI

- REGISTRO
insieme di fogli
di solito rilegati
prima di essere scritti:
- registri di protocollo
- registri dei verbali della Giunta comunale
- registri dello Stato civile.

Nei registri vengono trascritti o registrati

per esteso o per sunto
documenti e minute di documenti
- VOLUME
(fogli rilegati dopo
essere stati scritti)
- FASCICOLO = unità costituita da documenti relativi allo stesso “affare o “pratica” collocati
all’interno di una camicia o copertina in ordine cronologico
o anche
«aggregazione logica e involontaria di tutti i documenti che condividono un dato indice di
classificazione» →→ non il contenitore, ma insieme di documenti e relativi criteri di
aggregazione

Documento estrapolato dal fascicolo

↓
perdita di gran parte del proprio significato
e viceversa

Fascicolo = unità di base, indivisibile di un archivio

 Cosa conterrà un fascicolo?
- atti ricevuti ( per lo più originali)
- atti spediti (per lo più minute)
- atti di corredo (in minuta o in originale)

Può essere articolato in più sottofascicoli→ fascicoli del personale

Se l’archivio non è ordinato: pluralità di fascicoli miscellanei

Più fascicoli conservati
in:
- BUSTA, CARTELLA, FALDONE
FASCIO, MAZZO, PACCO

Distinzione fra
unità archivistiche
e
unità di condizionamento
o unità di consistenza
↓
- contenitori nei quali vengono
raccolti e conservati i fascicoli o
i documenti
- si considerano unità
soltanto ai fini
della conservazione materiale
- FILZA (carte infilzate su uno spago terminante con una punta che partiva
da una base di cartone o di legno, man mano che arrivavano in ufficio)
Le Biccherne dell’Archivio di Stato di Siena
- SCATOLE
- PEZZO indicazione generica

- STRUMENTI DI CORREDO indici, rubriche, repertori, schedari, pandette

registri di protocollo, inventari etc.

DIFFERENZA TRA:
- SEGNATURA ordine logico che il pezzo occupa nel fondo cui
appartiene, a prescindere dalla disposizione materiale
Manuale degli archivisti olandesi del 1898:
«il modo di conservazione di un archivio è cosa del tutto
indipendente dall’ordinamento e dalla inventariazione»,
nella custodia materiale «non si deve guardare tanto al
posto che i documenti hanno nell’inventario, quanto alle
condizioni per la buona conservazione, la quale richiede
che si dividano secondo la forma o altre contingenze
esterne».
Es. pezzi di formato speciale (mappe, libri mastri)

- COLLOCAZIONE indicazione del luogo fisico in cui il pezzo si trova (fila,

scaffale, palchetto, armadio etc.) → dato di natura gestionale
Tubi telescopici
Documenti delle pubbliche amministrazioni
↓
testi formalizzati di tipo descrittivo
es. relazioni / verbali / circolari

Documenti di archivi privati

↓
meno vincolati da schemi formali
prevalenza del documento epistolare

Documenti testuali
↓
composti in prevalenza da testi

Documenti non testuali

↓
rappresentazioni di tipo iconografico
Documento originale = documento che l’autore redige (autorità pubblica) o fa
redigere (privato da un rogatario) con tutti i requisiti formali in grado di
conferire autenticità ed efficacia probatoria allo stesso documento.
Ancora: prima versione perfetta di un documento; l’originale deve presentare le
3 caratteristiche di primitività, completezza ed efficacia.

Originali multipli = tanti quanti sono gli autori dell’atto giuridico. Esempi:
obblighi reciproci (compravendite, trattati tra Stati), destinatari multipli
(circolari, inviti)

Copia = riproduzione con trascrizione, meccanicamente o fotograficamente.

La copia semplice: pura trascrizione dell’originale senza riguardo agli elementi
di forma;
copia imitativa: cerca di riprodurre sia il contenuto che la forma dell’originale
(es. fotocopia) ma contiene uno o più elementi che permettono di distinguerla
dall’originale;
copia autentica: copia certificata come conforme all’originale da ufficiale
autorizzato a eseguire tale funzione
Minuta = bozza, stesura preparatoria dell’originale. Questa viene trattenuta
nell’archivio del soggetto giuridico autore del documento (mentre l’originale è
spedito al destinatario).
Negli archivi informatici: minuta formalmente uguale all’originale.

Allegato= documento unito fisicamente, se scritto su supporto cartaceo (con

spilli, fermagli o altro) oppure associato, se scritto su supporto informatico, ad
altro documento in questo caso detto «principale».
Spesso: allegato più importante del «documento principale» (es. lettera di
trasmissione a un dipendente di decreto di nomina, promozione etc.; estratto
catastale allegato a un atto di compravendita; elaborati tecnici allegati agli atti
di concessione edilizia)
Spesso: allegato di data anteriore al documento principale, al quale deve
rimanere sempre unito.
Soggetto produttore = qualsiasi entità (ente, famiglia, persona) che ha prodotto,
accumulato e/o conservato e usato la documentazione archivistica nello
svolgimento della propria attività personale o istituzionale

Soggetto conservatore = istituzione o persona che ha la funzione di possedere

un archivio (avendone o meno la proprietà), di custodirlo e di amministrarlo ai
fini di un servizio

Soggetto collettore di documenti = soggetto che, con motivazioni spesso

culturali, mette insieme documenti di diversa provenienza, in base a un proprio
personale criterio, spesso provocando la separazione irreversibile, lo
smembramento di questi dal proprio contesto archivistico di provenienza (di
solito documenti collezionati in base alla loro tipologia o al loro comune
riferimento a un luogo o a un tema)
Oggi si tende a riconoscere al soggetto collettore valore analogo a quello di
produttore = anche se non per ragioni pratico-giuridiche, ha comunque posto le
condizioni per l’esistenza di un complesso documentario, determinando così fra
i documenti un nuovo e significativo legame
Archivi «attivi», «vivi», «aperti» = suscettibili di incremento, provenendo da
soggetti ancora in attività; essi continuano a formarsi mediante le procedure di
archiviazione messe in atto dall’ente o dalla persona che produce i documenti
da aggiungere al proprio archivio

Archivi «inattivi», «morti», «chiusi» = prodotti da soggetti non più esistenti

oppure da soggetti attivi ma in riferimento a fasi della loro attività ormai
superate, tali da far considerare quella documentazione ormai conclusa
1) Archivi di organi e uffici dello Stato
↓
2 tipologie
Organi e uffici dello Stato centrali
Organi e uffici dello Stato periferici

Organi e uffici dello Stato centrali

Presidenza della Repubblica
Camera dei Deputati
Senato della Repubblica
Presidenza del Consiglio dei ministri
Ministeri
Consiglio di Stato
Corte dei Conti
Corte suprema di Cassazione
Corte costituzionale
Commissioni varie
Organi e uffici dello Stato periferici
Prefetture / Uffici del Governo
Uffici finanziari
Questure
Tribunali
Procure della Repubblica
Uffici del Genio civile
etc.
2) Archivi di enti pubblici
↓
2 tipologie
Enti pubblici territoriali
Altri enti pubblici

Enti pubblici territoriali

Regioni
Province
Comuni
Città metropolitane
[Comunità montane]
 Platea degli Enti pubblici non territoriali
molto ampia: impossibile presentare un elenco o indicare il numero complessivo.

Censimento effettuato nel 1968: circa 58.000 Enti!

Confini tra Enti pubblici territoriali ed Enti pubblici non territoriali:

abbastanza fluttuanti e non ben definiti.

Enti che a un certo punto cessano la loro attività

↓
numerosi Enti in attività durante il ventennio fascista e poi soppressi
(Istituto Nazionale Luce, Opera Nazionale Dopolavoro e numerosi altri ancora)
 Gli Enti pubblici non territoriali
possono operare a livello nazionale o locale
ma sempre con fini determinati e non generali
come invece avviene per gli Enti pubblici territoriali

industrie, banche, casse di risparmio

istituzioni sanitarie ed assistenziali
grossi Istituti come l’IRI, l’ENI, l’INPS, il CONI
l’Ente autonomo dell’Acquedotto Pugliese
numerosi consorzi
associazioni di diversa natura
fondazioni culturali
aziende per il Turismo
un numero pressoché infinito di altre realtà
 3) Archivi privati
Varie tipologie:
persone / famiglie / associazioni /imprese

4) Archivi ecclesiastici
equiparati ad archivi vigilati
 Archivi analogici

Archivi informatici

Sistemi integrati

Archivi analogici = tutti quei complessi archivistici che raccolgono in massima

parte documenti cartacei, cui si possono aggiungere documenti registrati su
supporti diversi, quali cassette audio e video, nastri magnetici etc.

Documento analogico = documento formato utilizzando una grandezza fisica

che assume valori continui, come le tracce su carta (es. documenti cartacei),
come le immagini su film (es. microfiche, microfilm, pellicole mediche), come
le magnetizzazioni su nastro (es. cassette e nastri magnetici audio e video). Si
distingue in: documento originale e copia (delibera CNIPA 11/2004).

[Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione, CNIPA

Dal 2012 è stato sostituito dall’ Agenzia per l’Italia digitale, DigitPA]
Archivio informatico = Sedimentazione di documenti informatici, cioè
prodotti, utilizzati, gestiti e conservati esclusivamente in ambiente
digitale

Sistemi archivistici integrati o «ibridi» = risultato della sovrapposizione

delle due tipologie precedenti e dei relativi modelli di gestione