La registrazione e la fascicolazione

dei documenti
all’atto della loro produzione
 REGISTRAZIONE

Tutti i documenti vengono registrati


a fini giuridico amministrativi
a fini fiscali

Fin dall’Antichità

Registrazione
↓
condizione per la validità giuridica del documento
 Medioevo

Registrazione

solo dei documenti “definitivi”
cioè dei documenti in senso stretto
con esclusione
degli “atti” posti in essere nelle fasi intermedie
della trattazione di una pratica

(distinzione fondamentale nell’archivistica tedesca

fra “atti”- Akten, scritture di preparazione e di corredo,
e “documenti”- Urkunden, documenti definitivi,
produttori di effetti giuridici)
 La registrazione avveniva tramite la
trascrizione integrale
del documento in appositi registri
(registri pontifici, registri della cancelleria angioina)

- Registrazione nell’ufficio che emetteva il documento

- Registrazione nell’ufficio presso
cui il documento veniva ricevuto
Cartulari → documenti in arrivo

Copialettere → documenti in partenza

 Età contemporanea
(dal periodo napoleonico in poi)
↓
introduzione del sistema della registratura
consistente nella memorizzazione
dei dati essenziali del singolo documento
in grado di individuarlo in maniera univoca

Adozione del registro di protocollo

per la registrazione
di tutti i documenti di un ufficio
sia in arrivo che in partenza
 Novità del XIX secolo

abbinamento fra titolario e registro di protocollo

Nel registro di protocollo


ogni documento
viene registrato
e riceve una classifica
 Registrazione integrale

tutti i documenti della P.A.
che si traducono
in una spesa permanente per l’erario

Nomina di un impiegato, sue successive promozioni,

concessione di una pensione

registrazione da parte della Corte dei Conti

Documenti relativi a rapporti tra privati

(compravendite, locazioni, etc.)

registrazione presso
gli Uffici del registro
 La registrazione abbreviata
Registro di protocollo cartaceo
Documenti in arrivo
(Un tempo: pagina di sinistra del registro di protocollo)
a) Numero progressivo

Si ricomincia dal n. 1 il 1° gennaio di ogni anno;

nel passato la numerazione continuava per più anni sino al verificarsi di un
evento che ne consigliasse la rinumerazione dal n. 1
(modifiche nel funzionamento dell’ufficio, cambiamento delle persone ad
esso preposte o addette alla tenuta del registro, raggiungimento di cifra
tonda, etc.)
Il numero di protocollo
↓
individua in modo univoco e definitivo il documento
che può essere citato
con tale numero e l’anno di registrazione: n. 17924/1978
b) Data di partenza del documento

c) Numero di protocollo e classifica che il documento ha avuto nell’ufficio

da cui proviene, sempre che rechi questi elementi (persona fisica= il
documento reca solo la data)
d) Data di arrivo del documento

e) Nome ed indirizzo del mittente = rilevazione precisa nella sua

integrità da fonti attendibili e autorevoli, indicato nella sua integrità
(senza abbreviazioni)
f) Oggetto, contenuto del documento

Documento proveniente da ufficio o ente pubblico


oggetto solitamente già indicato

Documento proveniente da persona fisica


l’oggetto deve essere ricavato dall’impiegato addetto alla tenuta del
registro di protocollo esaminando il contenuto del documento;

l’indicazione dell’oggetto deve essere sintetica ma quanto più completa

possibile, tale da poter sostituire il documento in caso di necessità e in
grado di assicurare la sua tracciabilità

es. Oggetto generico = Convegno

Oggetto completo = Rossi Luigi. Richiesta di partecipazione al convegno sulle
fonti per la storia del paesaggio. Roma, 15 marzo 2003
g) Riassunto del documento solo in alcuni tipi di registri di protocollo
particolarmente curati

h) Mezzo di arrivo (importanza in determinati procedimenti amministrativi)

e allegati (non diffusa abitudine di descrivere gli allegati, essenziale per
dare corpo in pieno alla valenza probatoria e sostitutiva della
registrazione a protocollo)

i) Indicazione della ripartizione dell’ufficio cui la trattazione della lettera è

stata assegnata: solo per gli uffici divisi in ripartizioni

l) Classificazione in base al titolario.

Compito delicato e difficile che sarebbe opportuno
affidare non al protocollista ma ad un funzionario.
m) Numero di protocollo precedente e numero di protocollo successivo
dei due documenti immediatamente precedente
ed immediatamente successivo
della stessa pratica

attraverso la lettura del registro di protocollo
deve essere possibile seguire una pratica
dall’inizio alla conclusione
anche senza disporre del relativo carteggio («catena documentaria»)
Sul documento si appongono


Data di arrivo
Numero di protocollo
Classifica
 Segnatura
↓
apposizione sul documento
in forma permanente o non modificabile
delle informazioni riguardanti il documento stesso
cioè quelle che vengono registrate a protocollo
 Elementi da indicare per i documenti in partenza

a) Numero di protocollo utilizzando quello unico

progressivo apposto nella prima
colonna della pagina di sinistra

b) Data di partenza del documento

c) Nome ed indirizzo del destinatario

d) Oggetto (valgono le indicazioni prima fornite)

e) Eventuale riassunto separato dall’oggetto

f) Eventuale indicazione della ripartizione dell’ufficio che

ha trattato l’affare
g) Classificazione

h) Numeri di protocollo precedenti e successivi

i) Indicazione del mezzo di spedizione

l) Numero degli eventuali allegati

 Durata annuale

Protocollo analitico
↓
numero progressivo a ogni documento

Protocollo sintetico
↓
stesso numero a tutti i documenti di una pratica
 Registro di protocollo

atto pubblico che soggiace
alle norme relative alla redazione di atti pubblici

Funzione principale del registro di protocollo:

- attestare la presenza di un documento nell’archivio del titolare
del protocollo;
-di determinare la data certa di arrivo o di partenza di ogni
documento
- di seguire nelle sue linee generali lo sviluppo di una pratica
- di conservarne memoria quando la stessa sia stata “scartata” o sia
andata perduta
 Funzione fondamentale soprattutto alla luce
della normativa degli ultimi anni
per quanto riguarda ad esempio
la durata dei procedimenti amministrativi
(L. 7 ago 1990, n. 241; L. 15/2005)

Dalla data di ingresso in archivio

documentata dal registro di protocollo

dipende l’inizio della produzione di effetti giuridici
e avvio del relativo procedimento
Il valore del registro di protocollo appare particolarmente
determinante, ad esempio, nei casi di:
- domande di partecipazione ad un concorso per assunzione
di personale;
- domande di partecipazione ad una gara di appalto di
lavori;
- domande di documenti che attestino diritti (pensione,
cittadinanza).
 Protocollare o no un documento
non regolare (ad es. incompleto)?
↓
delibera della
Corte di Cassazione Sez. III del 23 maggio 1966

ll registro protocollo è un atto pubblico originario

che fa fede
della tempestività del ricevimento o della spedizione
di un atto del privato o della pubblica amministrazione
indipendentemente dalla regolarità dell’atto stesso
idoneo a produrre effetti giuridici
a favore o a danno delle parti
 Fascicolazione
↓
funzione fondamentale che consente
ordinato stratificarsi della produzione documentaria
di un ente
nel corso della sua quotidiana attività amministrativa
La coperta (o camicia) del fascicolo, in carta forte, riporterà:
- oggetto
- anno
- elenco di tutti i numeri di protocollo di tutti i documenti della
pratica
- numero attribuito al fascicolo che segue ordine cronologico
all’interno della classe
- l’unica classifica degli stessi
 Coperta del fascicolo
↓
non solo contenitore fisico
dei documenti
ma strumento di gestione
archivistica
sia nella fase formativa che
per i consultatori futuri
 Esempi di denominazione di un fascicolo

2005-VI/5.26
«Costruzione del nuovo archivio di deposito»
↓
- Anno 2005
- Titolo VI del titolario di classificazione dei comuni:
Pianificazione e gestione del territorio
- Classe 5: Opere pubbliche
- Numero del fascicolo: 26
 2003-VII/6.13
«Concerto di Ferragosto a Venosa»
↓
- 2003: anno apertura fascicolo
- VII: titolo (servizi alla persona)
- 6: classe (eventi e attività culturali)
- 13 : numero progressivo attribuito al fascicolo
Rubrica o indice del registro di protocollo

deve affiancare il registro di protocollo
può essere:
alfabetica / per affari / per corrispondenti
di tipo promiscuo, etc.

Non più necessaria in ambiente informatico

 Repertorio dei fascicoli
↓
ogni fascicolo va registrato sul repertorio
numerazione da 1 ogni anno

strumento essenziale per finalità gestionali

Fascicoli per affare

Fascicoli per persona = restano correnti per molti anni

raccolgono documenti, anche con classifiche
diverse, che si riferiscono a una persona
(dipendente, studente, paziente etc.)

di solito:
organizzati in
sottofascicoli
a seconda
del titolo

Come numero
identificativo:
numero di
matricola
Esempio titolatura di fascicolo personale

2005-III/0.6749 «Ugo Fantozzi»

↓
- 2005: anno di apertura
- III: Titolo (Risorse umane)
- O = classe
- 6749 = numero di matricola
 Regio Decreto 25 gennaio 1900, n. 35
Approvazione del regolamento per gli Uffici di registratura e di
archivio delle Amministrazioni centrali
↓
testo normativo organico
che ha modellato per un secolo
la sedimentazione documentale della P.A.
↓
permette di ricostruire il funzionamento
del sistema di gestione archivistico
otto-novecentesco
 Applicazione discontinua e disomogenea del decreto
sul territorio nazionale
scarsamente applicato soprattutto nelle amministrazioni locali
meno attrezzate culturalmente
meno sorrette da direttive certe e aggiornate

Uso del registro di protocollo


in tutti gli uffici ed enti pubblici

molto meno diffuso nelle aziende private