Protocollo e Gestione Dei Documenti

Gianni Penzo Doria
Il protocollo
e la gestione dei documenti
Il documento
Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare;

il documento quindi docet (monumentum) e
mostra l’atto contenuto al suo interno e perciò
rappresentato.
Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la parola
documento, come già il DPR 1409/1963.
Gianni Penzo Doria
1
Atto e documento
L’atto è l’evento a cui la norma ricollega determinati

effetti giuridici.
giuridici
Il documento è l’entità materiale (res) capace di
rappresentare in maniera duratura un fatto o un atto
giuridico in forma scritta. In quanto “cosa” contenente
segni, diventa tecnicamente una res signata.
Delibera Verbale
Gianni Penzo Doria
I documenti della PA vanno “registrati”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445

art. 53, comma 5
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti
ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti
informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini
ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note
di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali
statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i
libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti
i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell’amministrazione.
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2
Protocollo e repertorio
Arrivo,
A i o partenza
pa ten a Documenti
D ti uguali
li per forma,
f
e interni (scambiati diversi per contenuto
tra uffici della stessa AOO)
Gianni Penzo Doria
La PA opera attraverso i documenti
La amministrazione pubblica opera principalmente

attraverso
tt i documenti...
d ti
... quindi...
per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in
modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
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3
Le tre parole strategiche in Archivistica
Archivio
Registrazione
Classificazione e Selezione
Fascicolo e Diritto di accesso
Gianni Penzo Doria
Lavoro e archivistica
Tutti gestiscono, in misura maggiore o minore, semplice o

complessa documenti per svolgere il loro lavoro
complessa, lavoro.
L’archivistica determina scientificamente le regole per

gestire, tenere e tutelare i documenti.
Negli ultimi anni, anche la normativa ha rivalutato, in modo
esplicito e implicito, gli archivi e l’organizzazione
documentale.
Gianni Penzo Doria
4
Perché conserviamo i documenti?
Per testimoniare ciò che è accaduto, ciò che è stato

deciso in modo efficace,
efficace anche nei confronti di terzi
(verba volant, scripta manent)
Per soddisfare dei requisiti legali, fiscali, amministrativi, di
autodocumentazione
Perché una società civile lascia tracce del suo passato
sia come memoria storica sia per finalità scientifiche e
culturali
Gianni Penzo Doria
L’archivio come senso della storia
«La conservazione degli atti corrisponde ad un

bisogno innato dell’umanità
dell umanità, bisogno che
l’ignoranza potrà pur calpestare, ma sopprimere
non mai».
(Eugenio Casanova, 1928)
Gianni Penzo Doria
5
Le tipologie dei documenti
Documenti in arrivo
Documenti
D ti iin partenza
t
Documenti scambiati tra uffici della stessa AOO
(comunemente detti “documenti interni”).
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I documenti tra uffici (“interni”)
Per documenti tra uffici si intendono i documenti

scambiati
bi ti ttra lle di
diverse U
Unità
ità O
Organizzative
i ti
Responsabili (UOR) afferenti all’unica Area
Organizzativa Omogenea - AOO.
Essi si distinguono in:

documenti di preminente carattere informativo;
documenti di preminente carattere giuridico-
probatorio.
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6
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Obblighi per la PA
Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di:

¾ registrare i documenti
(protocollazione o repertoriazione)
¾ gestire i flussi documentali integrati con il
protocollo informatico
¾ introdurre dei piani di classificazione
(titolario di classificazione)
¾ fascicolare dei documenti
¾ elaborare dei piani di conservazione
(massimario di selezione)
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7
Le norme di fine
XIX secolo:
il Regio Decreto
25 gennaio 1900, n. 35
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La rivoluzione della Bassanini 1
Legge 15 marzo 1997, n. 59

art.15, comma 2
Gli atti, dati e documenti formati da pubbliche

amministrazioni e dai privati con strumenti informatici
o telematici, i contratti stipulati nelle medesime
forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione
con documenti informatici, sono validi e rilevanti a
t tti glili effetti
tutti ff tti di legge.
l
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8
Le norme sul protocollo informatico
¾ DPR 20 ottobre 1998, n. 428

R
Regolamento
l t recantet norme per la
l gestione
ti d
dell
protocollo informatico da parte delle amministrazioni
pubbliche
¾ Direttiva PCM 28 ottobre 1999
Gestione informatica dei flussi documentali nelle
pubbliche amministrazioni
¾ DPCM 31 ottobre 2000
Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al
DPR 20 ottobre 1998, n. 428
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Le norme ora si trovano nel Testo Unico
¾ DPR 28 dicembre 2000, n. 445

Testo unico
nico delle disposi
disposizioni
ioni legislati
legislative
e e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa
D.Lgs. Legge DPR D.Lgs.

23 gennaio 2002, n. 10 16 gennaio 2003, n. 3 7 aprile 2003, n. 137 30 giugno 2003, n. 196
D.Lgs.
7 marzo 2005, n. 82
(D.Lgs. 159/2006)
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9
Una evoluzione non solo lessicale...
DPR 20 ottobre 1998, n. 428:

“Protocollo informatico”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445:

“Sistema di gestione
dei flussi documentali e degli archivi”
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... bisognava “sbrigarsi”

art. 50,, comma 3
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1°
gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi
informativi automatizzati finalizzati alla gestione del
protocollo informatico e dei procedimenti
amministrativi in conformità alle disposizioni del
presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali, nonché
dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n.
59 e dei relativi regolamenti di attuazione
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10
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 e n. 2
Regolamento
per la gestione, tenuta e tutela
dei documenti amministrativi
dal protocollo all’archivio storico
(CdA 5 dicembre 1997 – G.U. 29.12.1997, n. 301)
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... di recente
Decreto MIT 14 ottobre 2003

(G U 25 ottobre 2003,
(G.U. 2003 n.
n 249)
Approvazione delle linee guida
per l’adozione del protocollo informatico
e per il trattamento informatico
dei procedimenti amministrativi
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11
Qualche definizione preliminare...
¾ Procedura
¾ Processo
¾ Procedimento
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... ancora più di recente
Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196

(G U 29 luglio 2003,
(G.U. 2003 nn. 174 - SO 123/L)
Codice in materia di protezione dei dati personali
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12
Decreto legislativo 1° agosto 2003, n. 259

(G U 15 settembre 2003,
(G.U. 2003 nn. 214 - SO 150/L)
Codice delle comunicazioni elettroniche
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DPCM 30 ottobre 2003

(G U 27 aprile 2004,
(G.U. 2004 nn. 98)
Approvazione dello schema nazionale
per la valutazione e la certificazione della sicurezza
nel settore della tecnologia dell’informazione,
ai sensi dell’art. 10, comma 1,
g
del decreto legislativo 23 febbraio 2002,, n. 10
Gianni Penzo Doria
13
Direttiva MIT 27 novembre 2003

(G U 12 gennaio 2004
(G.U. 2004, n
n. 8)
Impiego della posta elettronica
nelle pubbliche amministrazioni
Gianni Penzo Doria
Direttiva MIT 18 dicembre 2003

(G U 4 febbraio 2004,
(G.U. 2004 n
n. 28)
Linee guida in materia di digitalizzazione
dell'amministrazione per l'anno 2004
Gianni Penzo Doria
14
Direttiva MIT 19 dicembre 2003

(G.U. 2004 n
n. 31)
Sviluppo ed utilizzazione dei programmi informatici
da parte delle pubbliche amministrazioni
Gianni Penzo Doria
Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42

(G.U. 2004 n
n. 45 - SO 28/L)
Codice dei beni culturali e del paesaggio,
ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137
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15
I documenti della PA sono beni culturali

art 10,
art. 10 comma 2 2, lettera b)
2. Sono beni culturali:

(...) b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato,
delle regioni, degli enti pubblici territoriali, nonché di
ogni altro ente ed istituto pubblico.
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DPCM 13 gennaio 2004

(G.U. 27 aprile 2004, n. 98)
Regole tecniche per la formazione, la trasmissione,
la conservazione, la duplicazione, la riproduzione
e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici
DPCM 30 marzo 2009

(G.U. 6 giugno 2009, n. 129)
Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e
verifica delle firme digitali e validazione temporale dei
documenti informatici
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16
Ministero Economia e Finanze

Decreto 23 gennaio 2004
(G.U. 3 febbraio 2004, n. 27)
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione in diversi tipi di supporto
Gianni Penzo Doria
Delibera CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11

(G U 9 marzo 2004,
(G.U. 2004 nn. 57)
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione
dei documenti su supporto ottico idoneo a garantire la
conformità dei documenti agli originali
Gianni Penzo Doria
17
Direttiva MIT 4 gennaio 2005

(G.U. 2005 nn. 35)
Linee guida in materia di digitalizzazione della
pubblica amministrazione per l’anno 2005
Gianni Penzo Doria
Legge 11 febbraio 2005, n. 15

(G.U. 2005 nn. 42)
Modifiche ed integrazioni
alla legge 7 agosto 1990, n. 241, concernenti norme
generali sull’azione amministrativa
Gianni Penzo Doria
18
Legge 14 maggio 2005, n. 80
(G.U. 14 maggio 2005 n. 111 - SO n. 91) - in die!
Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge
14 marzo 2005, n. 35, recante disposizioni urgenti nell’ambito del
Piano di azione per lo sviluppo economico, sociale e territoriale.
Deleghe al Governo per la modifica del codice di procedura civile
in materia di processo di cassazione e di arbitrato nonché per la
riforma organica della disciplina delle procedure concorsuali
Gianni Penzo Doria
DPR 11 febbraio 2005, n. 68

(G.U. 2005 nn. 97)
Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della

posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27
della legge 16 gennaio 2003, n. 3
Gianni Penzo Doria
19
Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82

(G U 16 maggio 2005
(G.U. 2005, n
n. 112 - SO 93/L)
Codice dell’amministrazione digitale
Gianni Penzo Doria
Decreto MIT 2 novembre 2005

(G U 15 novembre 2005,
(G.U. 2005 n
n. 266)
Regole tecniche per la formazione, la trasmissione

e la validazione, anche temporale,
della posta elettronica certificata
Gianni Penzo Doria
20
Direttiva MIT 18 novembre 2005

(G U 20 gennaio 2006
(G.U. 2006, n
n. 16)
Linee guida per la Pubblica amministrazione digitale
Gianni Penzo Doria

(G.U. 2006 nn. 97 - SO 102)
Disposizioni correttive ed integrative al decreto legislativo

22 gennaio 2004, n. 42, in relazione ai beni culturali
Gianni Penzo Doria
21
Decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159

(G.U. 2006 n n. 97 - SO 105)
Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo

7 marzo 2005, n. 82,
recante codice dell'amministrazione digitale
Gianni Penzo Doria
DPR 12 aprile 2006, n.184

(G U 18 maggio 2006,
(G.U. 2006 nn. 114)
Regolamento recante disciplina in materia

di accesso ai documenti amministrativi
Gianni Penzo Doria
22

(G U 9 aprile 2008,
(G.U. 2008 n
n. 84)
Ulteriori disposizioni integrative e correttive

del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42,
in relazione ai beni culturali
Gianni Penzo Doria
Min. della Giustizia – Decreto 29 settembre 2008

(G U 25 ottobre 2008,
(G.U. 2008 nn. 251 – S.O.
S O n.
n 235)
Nuova strutturazione dei modelli informatici relativa all’uso

di strumenti informatici e telematici nel processo civile
Gianni Penzo Doria
23
La PEC e i registri protocollo
Legge 28 gennaio 2009, n. 2
Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa
e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale
art 16
art. 16, comma 8
Le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto

legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, qualora
non abbiano provveduto ai sensi dell'articolo 47, comma 3, lettera a),
del Codice dell'Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7
marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata (( o
analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 )) per ciascun
registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per
l'informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla
pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica.
Dall'attuazione del presente articolo non devono derivare nuovi o
maggiori oneri a carico della finanza pubblica e si deve provvedere
nell'ambito delle risorse disponibili.
Gianni Penzo Doria
24
In conclusione, le norme principali sono:
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445

Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa
i i t ti

Regole tecniche per il protocollo informatico

Codice dei beni culturali e del paesaggio

Codice dell’amministrazione digitale
Dati, documenti e archivi nella normativa
DPR 445/2000 D.Lgs. 196/2003 D.Lgs. 42/2004 D.Lgs. 82/2005

TUDA Codice dati personali Codice beni culturali Codice amm. digitale
25 riferimenti 63 riferimenti 6 riferimenti 23 riferimenti

ai dati personali ai documenti ai dati personali ai dati personali
22 riferimenti
agli archivi
Fonte: Luca Milani
25
... Check list CNIPA
Centro nazionale per l’informatica

nella pubblica amministrazione (CNIPA)
Check list.
Supporto alla verifica e alla valutazione dei sistemi di
protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali
http://www cnipa it
http://www.cnipa.it
http://protocollo.gov.it/documenti/check-list_vfin.pdf
Gianni Penzo Doria
Norma ISO 15489
Gianni Penzo Doria
26
... una norma internazionale
Norma ISO 15489

Information and documentation - Records management
(1. General e 2. Guidelines)
Si tratta della prima norma internazionale sulla gestione dei
documenti, scritta da archivisti e, appunto, da informatici.
Mutuata in larga misura dalla analoga norma degli Archivi
Nazionali d’Australia; cfr. National Archives of Australia, Australian
Standard for Records Management - AS ISO 15489. 15489
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html
Gianni Penzo Doria
... ora anche norma UNI ISO 15489-1
Norma UNI ISO 15489-1

Informazione e documentazione
documentazione.
Gestione dei documenti di archivio (record).
Principi generali
È disponibile in formato cartaceo o digitale e può essere

ordinata on line sul sito dell’UNI
dell UNI (www.uni.com).
È completata da un Rapporto tecnico (ISO/TR 15489-2)
Gianni Penzo Doria
27
Moreq 1
Model Requirements for the Management of Electronic Records
L’Unione europea ha promosso una ricerca scientifica

finalizzata alla individuazione dei principali requisiti per la
progettazione, realizzazione e mantenimento dei sistemi
documentari informatici
Gianni Penzo Doria
Principali requisiti e strategie
Requisiti per la registrazione, classificazione,

f
fascicolazione.
i l i
Requisiti per il governo dei flussi
Requisiti il versamento per la selezione (scarto e
conservazione)
Requisiti per la ricerca (information retrieval)
Controlli e sicurezza: accesso
accesso, audit trail,
trail backup,
backup
autenticità ...
Gianni Penzo Doria
28
Siti web di riferimento
Model Requirements for the Management of

Electronic Records
www.ispo.cec.be/ida
www.dlmforum.eu.org
http://www.moreq2.eu/
Gianni Penzo Doria
Definizione legale di documento amministrativo
Legge 7 agosto 1990, n. 241 - art. 22

cosìì come modificato
difi t dalla
d ll legge
l 11 febbraio
f bb i 2005,
2005 n. 15
Rappresentazione, comunque formata (grafica,

cinematografica, informatica, etc.), del contenuto di atti,
anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento,
detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti
attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla
natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina
sostanziale.
Gianni Penzo Doria
29
Definizione legale di documento informatico
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – art. 1

cosìì come modificato
difi t dal
d l
DPR 7 aprile 2003, n. 137, art. 1 lett. b
e confermato dalla
Delibera CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, art. 1 lett. d
Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati

giuridicamente rilevanti
Gianni Penzo Doria
Qualche sito web di riferimento

per il protocollo informatico...
30
http://www.normeinrete.it
Gianni Penzo Doria
http://www.normeinrete.it
febbraio 2010
Gianni Penzo Doria
31
http://www.cnipa.it
Gianni Penzo Doria
Direttiva MIT 9 dicembre 2002:

Il Centro di competenza presso il CT-RUPA
Con la direttiva 9 dicembre 2002 è stato istituito un

Centro di competenza
per il progetto protocollo informatico
e trasparenza amministrativa
p p g
http://protocollo.gov.it
protocollo@gov.it
Gianni Penzo Doria
32
http://protocollo.gov.it
Gianni Penzo Doria
www.interlex.it/pa/prot_norme.htm
Gianni Penzo Doria
33
www.actalibri.net
Gianni Penzo Doria
http://www.unipd.it/archivio
34
Il ruolo strategico del protocollo
«Nulla sfugge al protocollo;

tutto vi si dispone in ordine per essere
trattato e risolto, tutto vi si conclude.
È lo schema della storia dell’ente»
Gianni Penzo Doria
Quod non est in actis non est in mundo.

Giustiniano
Se non è nei nostri archivi, non esiste

(if an item does not appear in our records, it does not exist!).
L’ hi i
L’archivista d
deglili JJedi
di
Gianni Penzo Doria
35
Disponibilità delle prove
Contra:
actis = negli atti scritti o negli atti orali?
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
36
«L’archivio è Gesù Cristo»
Ignazio vescovo di Antiochia, Lettera ai Filadelfiesi
Io feci quello che era in me come uomo che agisce per l'unità.
Dove infatti c'è la fazione e l'ira, Dio non c'è. Il Signore perdona a
chi si pente, se si pente per l'unità di Dio, e il sinedrio del
vescovo. Confido nella grazia di Gesù Cristo che vi libererà da
ogni laccio. Vi esorto a non fare nulla con spirito di contesa, ma
secondo la dottrina del Cristo. Ho ascoltato alcuni che dicevano:
se non lo trovo negli archivi, non credo nel Vangelo. Io risposi
loro che sta scritto, ed essi di rimando che questo è da provare.
Per me l'archivio è Gesù Cristo, i miei archivi inamovibili la sua
croce, la sua morte e resurrezione e la fede che viene da lui, in
questo voglio per la vostra preghiera essere giustificato.
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
37
Gianni Penzo Doria
L’archivio come unicum 1/2
«[È un errore] non reputare archivio quella parte di

esso che si viene formando giornalmente
giornalmente, di
credere che l’ufficio di registratura sia cosa del
tutto differente dall’archivio, come se la
registrazione e spedizione delle pratiche in arrivo o
in partenza fosse funzione del tutto distaccata da
quella della distribuzione e conservazione delle
q
medesime»
Gianni Penzo Doria
38
L’archivio come unicum 2/2
«Sventuratamente [...] persiste l’idea che l’archivio corrente

non abbia che fare coll’archivio, diciamo così, storico; che
l’ufficio di p
protocollo non faccia p
parte dell’archivio in
generale; e si discute con discreta prosopopea se si debba
scindere l’archivio in due parti: delle quali l’una si preoccupi
degli atti anteriori a una certa data, l’altra di quelli di
giornata. In conseguenza, si propongono diversi trattamenti
per l’uno e per l’altro, per la suppellettile dei medesimi, per
il personale addettovi. Sono elucubrazioni, anche se dettate
da benevolo interessamento, reazionarie e incompetenti,
che dimostrano nei loro autori una insufficiente nozione di
quel che sia un archivio»
Gianni Penzo Doria
L’archivio è un concetto unico e unitario
Un differenziamento degli archivi in storici e

non storici
storici, o non ancora storici
storici, o
semplicemente amministrativi, è dunque
inconcepibile, al punto da doverne ripudiare
perfino la nomenclatura
Antonio Panella, 1938
Gianni Penzo Doria
39
Unitarietà dell’archivio
Esiste una impossibilità di differenziare

teoricamente l’ufficio di protocollo dall’archivio,
l’archivio corrente da quello di deposito: tutto è
semplicemente archivio.
Giorgio Cencetti, 1939
N.B. L’archivio è una universitas rerum ex distantibus

Contra: ex coharentibus
Gianni Penzo Doria
La più bella definizione, non tecnica, di archivio
L’archivio è una istituzione di pubblica fede da cui

dipende la nostra democrazia
democrazia. Permette alla
gente di ispezionare la documentazione di ciò
che il governo ha fatto. Mette i funzionari e le
istituzioni in grado di rivedere le proprie azioni e
aiuta i cittadini ad assegnare le responsabilità a
coloro a cui esse appartengono.
Gianni Penzo Doria
40
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
41
Le tre età dei documenti
Protocollo
ntali
e Archivio corrente
Gestione dei flussi documen
Affari in corso di trattazione
Archivio di
deposito
Affari esauriti entro i 40 anni
Archivio storico
Affari esauriti da oltre 40 anni,
dopo le operazioni di selezione
N.B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus

Gianni Penzo Doria
Il tempo
Che cosa è dunque il tempo? Se nessuno me ne chiede, lo so bene: ma se

volessi
l id
darne spiegazione
i i a chi
hi me ne chiede,
hi d non llo so: così,
ì iin b
buona
fede, posso dire di sapere che se nulla passasse, non vi sarebbe il tempo
passato, e se nulla sopraggiungesse, non vi sarebbe il tempo futuro, e se
nulla fosse, non vi sarebbe il tempo presente. Ma in quanto ai due tempi
passato e futuro, in qual modo essi sono, quando il passato, da una parte,
più non è, e il futuro, dall'altra, ancora non è? In quanto poi al presente, se
sempre fosse presente, e non trascorresse nel passato, non più sarebbe
tempo, ma sarebbe, anzi, eternità. Se, per conseguenza, il presente per
essere tempo, in tanto vi riesce, in quanto trascorre nel passato, in qual
modo possiamo dire che esso sia, se per esso la vera causa di essere è
solo in quanto più non sarà, tanto che, in realtà, una sola vera ragione vi è
per dire che il tempo è, se non in quanto tende a non essere? [...]
(Agostino, Le confessioni, XI, 14 e 18, Bologna, Zanichelli, 1968, pp. 759.)

Gianni Penzo Doria
42
Klimt
Le tre età della donna Gianni Penzo Doria
Le funzioni per l’ente nelle tre età
Aff i iin corso = corrente

Affari t
Deposito legale,
non un magazzino
Tutela come preservation

e valorizzazione
Gianni Penzo Doria
43
L’archivio è unico
T.A.R. Toscana sez. II, 25 settembre 1997, n. 653
La tutela apprestata dall’ordinamento per gli atti degli

archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla
possibile distinzione degli archivi in archivi storici, di
deposito e correnti, in quanto l’attenzione del legislatore, al
di là della datazione e dell’utilizzazione attuale o meno
dell’archivio, si concentra sul complesso degli atti - o su
taluno di essi - in funzione della capacità dei medesimi di
costituire una rilevante testimonianza storica.
Soc. Sip
c. Sovrintendente archivistico Toscana e altro
T.A.R. 1997,I,4017
Gianni Penzo Doria
Le funzioni per l’ente nelle tre età
Certezza pratica e giuridica

__________
FUNZIONE
amministrativo-gestionale
e giuridico-probatoria
FUNZIONE
storico-culturale
N.B. Tutte le funzioni sono sempre presenti, pur in forma latente, in tutte le età!
Gianni Penzo Doria
44
Le funzioni archivistiche nelle tre età
AVALUTATIVITÀ
VALUTAZIONE
TUTELA
Gianni Penzo Doria
L’avalutatività
Va conservata e registrata la carta più umile

come la più insigne.
Francesco Bonaini, 1867
Gianni Penzo Doria
45
Art. 328 c.p. – Rifiuto di atti d’ufficio. Omissione
1. Il pubblico ufficiale o l’incaricato di un pubblico

servizio che indebitamente rifiuta un atto del suo
servizio,
ufficio che, per ragioni di giustizia o di sicurezza
pubblica, o di ordine pubblico o di igiene o di sanità,
deve essere compiuto senza ritardo, è punito con la
reclusione da sei mesi a due anni.
Gianni Penzo Doria
Art. 328 c.p. – Rifiuto di atti d’ufficio. Omissione
2. Fuori dai casi previsti dal primo comma, il pubblico

ufficiale o l’incaricato
l incaricato di un pubblico servizio
servizio, che entro
trenta giorni dalla richiesta di chi vi abbia interesse non
compie l’atto del suo ufficio e non risponde per esporre
le ragioni del ritardo, è punito con la reclusione fino a
un anno o con la multa fino a lire due milioni. Tale
richiesta deve essere redatta in forma scritta ed il
termine di trenta giorni decorre dalla ricezione della
richiesta stessa.
Gianni Penzo Doria
46
La valutazione nelle prime due età
Gianni Penzo Doria
Gli strumenti (mezzi di corredo)

principali nelle tre età
¾ Registro di protocollo
¾ Titolario di classificazione
¾ Repertorio dei fascicoli
¾ Elenco di versamento, di
consistenza, etc.
¾ Massimario di selezione
¾ Guida (tematica, settoriale...)

¾ Indice
¾ Inventario
Gianni Penzo Doria
47
La gestione dei documenti
(records management) 1/2
DPR 28 dicembre 2000,, n. 445

art. 1, lett. q)
Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di

protocollo e alla classificazione, organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti
amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni,
nell'ambito del sistema di classificazione d’archivio
adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi
automatizzati.
Gianni Penzo Doria
La gestione dei documenti

(records management) 2/2
Norma UNI ISO 15489-1

Settore delle attività gestionali responsabile dell’efficiente
e sistematico controllo della produzione, ricezione,
mantenimento, uso e destinazione finale, incluse le
operazioni per rappresentare e mantenere il valore
probatorio e le informazioni circa le azioni e le attività in
p
forma di documenti
Gianni Penzo Doria
48
Il protocollo nella amministrazione pubblica
¾ Il protocollo generale (o unico)

¾ Il protocollo tra uffici (o interno)
¾ Il protocollo particolare (segreto o riservato)
Gianni Penzo Doria
Esiste solo il protocollo unico

Servizio per la gestione informatica dei documenti
dei flussi documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la

tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree
organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo
50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa
area organizzativa
i ti omogenea.
Gianni Penzo Doria
49
Eliminazione dei protocollo interni
Art. 3, comma 1, lett. d)

… modalità, misure organizzative e tecniche finalizzate
alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto,
dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in
generale, dei protocolli diversi dal protocollo “unico”
Gianni Penzo Doria
Le ragioni del protocollo unico

(AOO e UOR)
Ogni AOO è articolata in una serie di Unità
Organizzative Responsabili (UOR) alle quali sono
attribuite competenze omogenee.
AOO
Area Organizzativa Omogenea
UOR UOR UOR

Unità Organizzativa Responsabile Unità Organizzativa Responsabile Unità Organizzativa Responsabile
Gianni Penzo Doria
50
Il protocollo tra uffici
Cinque motivazioni principali:

Inefficienza
Inefficien a del protocollo generale
Attribuzione di una data certa per la fine
di una procedura del procedimento amministrativo in
corso di trattazione
Disseminazione degli uffici
Diffidenza verso i colleghi degli altri uffici
Proprietà delle informazioni
Gianni Penzo Doria
Il protocollo particolare
DR 11 dicembre 1997, n. 1, art. 39 - (G.U. 29.12.1997, n. 301)
1. Possono essere previste particolari forme di riservatezza e

di accesso al p protocollo unico p
per:
a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o
particolari;
b) documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza
del Rettore o del Direttore amministrativo che, se resi di
pubblico dominio, possano ostacolare il raggiungimento
degli obiettivi prefissati;
c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare
pregiudizio a terzi o al buon andamento dell'attività
amministrativa;
Gianni Penzo Doria
51
d) le tipologie di documenti individuati dall'art. 24 della legge 7

g
agosto 1990 n. 241 e dall'art. 8 del D.P.R. 27 ggiugno
g 1992
n. 352, nonché dall'art. 9 del "Regolamento di attuazione
della legge 241/90 e del D.P.R. 352/92 in materia di
procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai
documenti amministrativi", approvato dal Consiglio di
Amministrazione con delibera n. 112 del 28 novembre
1995.
Gianni Penzo Doria
Procedure del protocollo particolare

1 Il protocollo particolare è utilizzato dal Rettore o dal
1.
Direttore amministrativo mediante provvedimento espresso,
cioè con l'apposizione della propria firma sul documento da
registrare mediante procedure particolari con accesso
riservato.
2. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei
procedimenti amministrativi ad accesso riservato,
comprese lal protocollazione,
t ll i lla classificazione
l ifi i e lla
fascicolazione, sono conformi a quelle adottate per gli altri
documenti e procedimenti amministrativi.
Gianni Penzo Doria
52
¾ Il protocollo particolare viene attivato per:

¾ Normativa:
N ti privacy
i (d
(dati
ti sensibili,
ibili giudiziari),
i di i i) gare
¾ Opportunità: governance, scelta politica (per
documenti dalla cui contestuale pubblicità possa
presumibilmente derivare pregiudizio alla attività
amministrativa
Gianni Penzo Doria
¾ Il protocollo particolare però:

¾ Fa parte
F t del
d l protocollo
t ll generalel ((unico)
i )
¾ Può essere trattato come “repertorio” (preferibile,
anche per questioni storiografiche)
¾ Può essere trattato come oggetto/record visibile
solo attraverso i diritti della ACL
Gianni Penzo Doria
53
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
54
Gianni Penzo Doria
I compiti del protocollo
¾ È lo strumento tecnico per la gestione sequenziale

dei documenti nel momento della loro formazione
¾ Assicura – con il titolario – una struttura organizzata
all’archivio
¾ Regola le procedure dalla nascita attraverso una
rigida cronologia (numero di corda)
¾ Avvia la corretta distribuzione dei documenti correnti
¾ Realizza i collegamenti tra i vari fascicoli e i singoli
documenti
¾ Censisce la mole documentaria posta in essere da un
ente produttore
Gianni Penzo Doria
55
Istituzione e direzione del servizio
1 Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la

1.
organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il
servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area
organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario,
comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di
processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte
dalla disciplina vigente.
Gianni Penzo Doria
Le abilitazioni del protocollo
Abilitazioni a:
¾ Inserire
¾ Modificare
¾ Consultare
Gianni Penzo Doria
56
Compiti del servizio 1/2
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:

3
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle
funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla
consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle
informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura
di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del
presentet testo
t t unico;i
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del
registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;
Gianni Penzo Doria
Compiti del servizio 2/2

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o
anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco
delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri
differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e
dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di
gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di
gestione degli archivi di cui agli articoli 67,
6 68 e 69
69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente
regolamento da parte del personale autorizzato e degli
incaricati.
Gianni Penzo Doria
57
I compiti del responsabile del protocollo
¾ Definisce, d’intesa con gli uffici e il top management, i

ruoli e le royalties di ciascun utente o gruppi di utenti
¾ Provvede alla manutenzione dei profili e ruoli verticali
e orizzontali
¾ Garantisce la sicurezza delle informazioni legate ai
documenti attraverso la protezione degli “oggetti”
anche attraverso una Access Control List (ACL)
Gianni Penzo Doria
L’archivio corrente è organizzato se...
¾ Esiste un protocollo unico (con il protocollo “particolare”

integrato)
¾ Al protocollo unico corrisponde un unico titolario di
classificazione
¾ Vengono sistematicamente segnati i vari passaggi del
documento, in modo tale da poter ricostruire “sulla
carta” un fascicolo istruito
¾ La classificazione è applicata rigorosamente ed
aggiornata con il mutare delle competenze o dei carichi
di lavoro
Gianni Penzo Doria
58
La responsabilità dei dirigenti
DPR 8 gennaio 2001, n. 37

art.
t 5 – Responsabilità
R bilità d
deglili archivi
hi i
I dirigenti degli uffici sono responsabili della conservazione
e della corretta gestione degli archivi, nonché della
regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti
necessari all’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi.
Gianni Penzo Doria
Definizione di protocollo (registratura)
Per protocollo (cioè per registratura) si

intende lo strumento mediante il quale i
documenti vengono trattati sotto il profilo
giuridico e gestionale.
Gianni Penzo Doria
59
Definizione di protocollo informatico
Art. 1 del DPR 445/2000

(art 1 DPR 428/98)
(art.
L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle

reti di comunicazione e delle procedure informatiche
utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei
documenti.
Gianni Penzo Doria
Definizione di registro di protocollo 1/2
Cassazione penale, sez. V, 6 ottobre 1987

Il registro
i t di protocollo
t ll ttenuto
t dda un pubblico
bbli ufficio,
ffi i il
quale fa fede della data di ricevimento ovvero di
spedizione di atti privati o della pubblica amministrazione,
ha natura di atto pubblico.
Gianni Penzo Doria
60
Atto pubblico – Codice civile, art. 2699
Capo II – Della prova documentale
Sezione I – Dell’atto pubblico
Art. 2699 – Atto pubblico
L’atto pubblico è il documento redatto, con le richieste

formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale
autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove
l’atto è formato.
Gianni Penzo Doria
Tempus regit actum
TAR Toscana, sez. I, 26 aprile 2005, n. 1879
In base al principio "tempus regit actum", la legittimità

di un provvedimento amministrativo va valutata con
riferimento alla situazione di fatto e di diritto esistente al
momento della sua emanazione, non potendo
quest'ultimo acquisire una causa di invalidità per effetto
di eventi verificatisi in un tempo successivo alla sua
adozione.
Gianni Penzo Doria
61
Definizione di registro di protocollo 2/2
Consiglio di Stato, 1993, I, 838

Il protocollo delle pubbliche amministrazioni è un atto
pubblico di fede privilegiata.
Gianni Penzo Doria
Il registro di protocollo
è atto pubblico di fede privilegiata
Cassazione penale, sez. V, 2 maggio 1994
In tema di falso in atto pubblico, il registro di protocollo nel quale

l'impiegato comunale annota in ordine cronologico la ricezione o
la spedizione degli atti (provenienti dai privati o altre pubbliche
amministrazioni) è atto di fede privilegiata, in quanto attesta
l'operazione compiuta dal pubblico ufficiale ed è destinato a
provare la data dell'annotazione e la successione nel tempo
delle ricezioni e delle spedizioni stesse. (Fattispecie ex art. 476
c p relativa all'alterazione
c.p., all alterazione della data del registro di protocollo
protocollo, sì
da far figurare come tempestive le domande, presentate oltre il
termine di legge, di concessione di contributi per danni derivanti
da eventi sismici).
Gianni Penzo Doria
62
Il registro di protocollo quindi...
fa fede fino a querela di falso 1/2
Tribunale Bari, 23 settembre 2004

In tema di falso in atto pubblico,
pubblico la nozione di atto pubblico
facente fede fino a querela di falso comprende i documenti
probatorio precostituiti a garanzia della pubblica fede e formati
da un pubblico ufficiale nel legittimo esercizio di una speciale
funzione pubblica di attestazione, munita di capacità probatoria
rispetto ai fatti compiuti dal pubblico ufficiale o avvenuti in sua
presenza; è tale il registro di protocollo nel quale l'impiegato
comunale annota in ordine cronologico la ricezione o la
spedizione
di i d
deglili atti
tti ((provenienti
i ti ddaii privati
i ti o d
da altre
lt pubbliche
bbli h
amministrazioni) in quanto attesta l'operazione compiuta dal
pubblico ufficiale ed è destinato a provare la data
dell'annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e
delle spedizioni stesse.
Gianni Penzo Doria
Il registro di protocollo quindi...

fa fede fino a querela di falso 2/2
Consiglio di Stato sez. VI, 26 maggio 1999, n. 693
La clausola del bando di gara per l'aggiudicazione di contratti

della p.a. che prevede la trasmissione delle domande di
partecipazione e della relativa documentazione mediante
raccomandata postale espresso e non con altre forme di
corrispondenza, non rappresenta un'opzione poco trasparente
giacché i registri di protocollo della p.a. costituiscono una fonte
di p
prova pprivilegiata
g che fa fede fino a qquerela di falso p
per la
posizione e la responsabilità di cui sono investiti gli addetti alla
relativa tenuta.
Gianni Penzo Doria
63
L’accesso al registro di protocollo:
una questione controversa
TAR Lombardia Milano, sez. I, 26 maggio 2004, n. 1762
Non può essere opposta l'esigenza di tutelare la riservatezza di

terzi ad una richiesta di accesso formulata da un consigliere
comunale nei confronti di atti e documenti dell'ente presso il
quale esplica il proprio mandato, poiché egli è tenuto al rispetto
del segreto nei casi determinati dalla legge. Il registro di
protocollo generale di un Comune fa parte delle "notizie ed
p
informazioni utili all'espletamento del mandato" da p parte dei
consiglieri dell'ente medesimo.
.
Gianni Penzo Doria
Le tre fasi del procedimento amministrativo
P
Preparatoria
t i
Costitutiva
Integrativa
dell’efficacia
Gianni Penzo Doria
64
FASE INTEGRATIVA
DELL'EFFICACIA
Controllo Comunicazione
Protocollo Repertorio
Gianni Penzo Doria
Legge 7 agosto 1990, n. 241 - art. 4, comma 1
1. Ove non sia già direttamente stabilito per legge o per

regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a
d t
determinare
i per ciascun
i tipo
ti di procedimento
di t relativo
l ti add atti
tti di
loro competenza l’unità organizzativa responsabile della
istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché
dell’adozione del provvedimento finale.
Gianni Penzo Doria
65
1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad

assegnare a sé o ad altro dipendente addetto all’unità la
responsabilità dell’istruttoria
dell istruttoria e di ogni altro adempimento
inerente il singolo procedimento nonché, eventualmente,
dell’adozione del provvedimento finale.
Gianni Penzo Doria
Legge 7 agosto 1990, n. 241 - art. 5, commi 2-3
2. Fino a quando non sia effettuata l’assegnazione di cui al

comma 1, è considerato responsabile del singolo
procedimento il funzionario preposto alla unità organizzativa
determinata a norma del comma 1 dell’art. 4.
3. L’unità organizzativa competente e il nominativo del
responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di
cui all’art. 7 e, a richiesta, a chiunque vi abbia interesse.
Gianni Penzo Doria
66
Legge 7 agosto 1990, n. 241 - art. 6
1. Il responsabile del procedimento:

a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di
legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l’emanazione
del provvedimento;
b) accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti
all’uopo necessari, e adotta ogni misura per l’adeguato e sollecito
svolgimento dell’istruttoria. In particolare, può chiedere il rilascio di
dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o
incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed ispezioni ed
ordinare esibizioni documentali;
c) propone ll’indizione
indizione o o, avendone la competenza,
competenza indìce le
conferenze di servizi di cui all’art. 14;
d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste
dalle leggi e dai regolamenti;
e) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale,
ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione.
Gianni Penzo Doria
La conferenza di servizi
(interna ed esterna)
La conferenza di servizi è la
partecipazione al procedimento
amministrativo di:
1) più UOR della stessa AOO
(interna)
2) più AOO dello stesso Ente
(esterna di 1° livello), ma sempre
con un solo RPARPA.
3) più AOO di Enti diversi (esterna
di 2° livello), ma sempre con un solo
RPA
Gianni Penzo Doria
67
Copia per Conoscenza
Si tratta di UOR, RPA, Organi monocratici, Delegati o

altro interessati non all’iter procedimentale, ma al
contenuto del procedimento.
La Copia per Conoscenza si risolve in una presa d’atto e
non va confusa con la Conferenza di servizi interna.
Gianni Penzo Doria
Records management ottimale

WORKFLOW,, 241/90
Documento in arrivo Responsabilità
Flusso controllato
Registratura Smistamento Assegnazione

all’UOR al RPA
• Istruzione
EFFICACIA PROBATORIA del fascicolo
(Attestazione notarile) Trattazione
• Gestione
del titolario
In un’unica soluzione dell’affare e massimario
o del procedimento • Creazione delle
Numero f.to AIPA / CNIPA amministrativo banche dati
• Cura le
comunicazioni
anche in CC
Gianni Penzo Doria
68
Workflow management ottimale
DOCUMENTO IN ARRIVO
Soggetto esterno
Archivio Generale - Protocollo UOR RPA
alla AOO
assegnazione errata
protocollazione,
classificazione
classificazione, Iter dell procedimento/
Protocollare? SI
smistamento affare + fascicolazione
Documento in
arrivo verifica correttezza
assegnazione
No ma va
gestito
Segnatura e
scansione ottica assegnazione
corretta
Individuazione
classificazione e RPA
smistamento
Gestione
pratica -
Chiusura
fascicolo
No: documento meramente
informativo (pubblicità o altro) Smistamento
Archiviazione
Gianni Penzo Doria
Peculato – 314 c.p.
art. 314 Codice Penale
Il pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico servizio,

che, avendo per ragione del suo ufficio o servizio il
possesso o comunque la disponibilità di denaro o di altra
cosa mobile altrui, se ne appropria, è punito con la
reclusione da tre a dieci anni. Si applica la pena della
reclusione da sei mesi a tre anni q quando il colpevole
p ha
agito al solo scopo di fare uso momentaneo della cosa, e
questa, dopo l'uso momentaneo, è stata immediatamente
restituita.
Articolo così sostituito dalla L. 26 aprile 1990, n. 86.
Gianni Penzo Doria
69
Violazione della corrispondenza – 616 c.p.
art. 616 Codice Penale

Chiunque prende cognizione del contenuto di una
corrispondenza chiusa, a lui non diretta, ovvero sottrae o
distrae, al fine di prenderne o di farne da altri prenderne
cognizione, una corrispondenza chiusa o aperta, a lui non
diretta, ovvero, in tutto o in parte la distrugge o sopprime,
è punito, se il fatto non è preveduto come reato da altra
disposizione,
p con la reclusione fino a un anno o con la
multa da Euro 30 a Euro 516
art. 49 - CAD
Gianni Penzo Doria
DLgs. 7 marzo 2005, n. 82
art. 49
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via

telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti
informatici non possono prendere cognizione della
corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo
o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in
forma sintetica o per estratto sull'esistenza o sul
contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi
trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di
informazioni per loro natura o per espressa indicazione del
mittente destinate ad essere rese pubbliche.
Gianni Penzo Doria
70
DLgs. 7 marzo 2005, n. 82
art. 49
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
2. Agli effetti del presente codice, gli atti, i dati e i

documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei
confronti del gestore del sistema di trasporto delle
informazioni, di proprietà del mittente sino a che non sia
avvenuta la consegna al destinatario.
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
71
Errori da evitare nel WFM in arrivo
Lo smistamento ha rilevanza giuridica ai sensi della

legge
gg 241/1990,, ma anche rilevanza organizzativa:
g
1) Errore giuridico
2) Errore organizzativo
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
72
Gianni Penzo Doria

DOCUMENTO SCAMBIATO TRA UFFICI (DOCUMENTO INTERNO)
Archivio
UOR 1 RPA - UOR 1 UOR 2 (stessa AOO) RPA - UOR 2
Generale
Creazione nuovo
Attribuzione documento
procedimento o Protocollare?
Individuazione classificazione
affare
RPA originale,
fascicolazione,
gestione pratioa
SI
protocollazione,
classificazione Originale
minuta, invio, Segnatura
No ma va
gestito
classificazion
e invio
Minuta
Fascicolazione
gestione pratica
Archiviazione
Gianni Penzo Doria
73
UOR Bilancio e Contabile Organi Rettore e DA Senato e CdA
Sì
Proposta Informativa Verifica Esame Convocazione

di delibera bilancio regolarità proposte e OdG
RTF
+ allegati Sì
Delibera
Formazione
No OdG
Modifica
della delibera
Informativa OdG Risultati Delibera

contabile
Modifica
Consultazione
e ricerca
www
Bocciatura
Eventuali
OdG comunicazioni
Risultati Delibera
Risultati Delibera Firma
delibera e verbale
Avvio – Prosecuzione
Chiusura del Verbale
procedimento Senato accademico
Servizio Innovazione e sistemi documentali
Gianni Penzo Doria
ottobre 2001
Il timbro di protocollo
DENOMINAZIONE DELL’ENTE - Ufficio di Registratura
Anno ............. Titolo................ Classe ............... Fascicolo ................
N. 28 GEN. 2004
cm. 3
UOR CC RPA
cm. 6,5
Gianni Penzo Doria
74
Certificazione giuridico-probatoria e gestione
dei documenti attraverso il timbro
Anno 2003 IX Classe ...............

............. Titolo............... 4 Fascicolo ................
46
N. 2758 28 GEN. 2004

cm. 3
UOR CC RPA
Edile R-PRV
R PRV Mazzetto
cm. 6,5
Gianni Penzo Doria
Chi fa che cosa
Anno 2003 IX Classe ...............

............. Titolo............... 4 Fascicolo ................
46
N. 2758 28 GEN. 2004

cm. 3
UOR CC RPA
Edile R-PRV Mazzetto
cm. 6,5
Ufficio
PROTOCOLLO
Gianni Penzo Doria
75
Smistamento
Assegnazione
Gianni Penzo Doria
Cassazione penale
Il timbro di protocollo (segnatura)
In tema di falso documentale, il timbro del protocollo apposto

sulla corrispondenza pervenuta ad un ufficio pubblico ha natura
di atto pubblico; ed infatti
infatti, posto che il registro di protocollo è
indiscutibilmente atto di fede privilegiata, in quanto in esso il
pubblico ufficiale attesta l’avvenuta ricezione dall’esterno di un
documento nonché la data di tale ricezione e la numerazione
progressiva che gli viene attribuita, la materiale apposizione sul
documento medesimo del timbro riproducente la data di
ricezione ed il numero attribuitogli non costituisce altro che una
prosecuzione di detta attività certificatrice, onde che
p
registrazione e riproduzione della stessa sul documento
costituiscono un’operazione unica e contestuale avente la
stessa natura.
Cassazione penale sez. II, 12 marzo 1997, n. 9209

Roncaglia e altroCass. pen. 1998,1629 (s.m.) Giust. pen. 1998,II, 314 (s.m.)
Gianni Penzo Doria
76
Tribunale di Varese 14 marzo 1992
Inefficacia del timbro datario
La mera apposizione dell’impronta di un timbro datario,

sprovvisto di numero progressivo cronologico o di protocollo
sulla domanda di pensione, e piú in generale su qualunque
atto di volontà ricettizia volto a sollecitare un provvedimento (di
accoglimento o di rigetto) da parte della p.a., non è sufficiente
a provarne il regolare deposito e quindi il ricevimento da parte
dell’ufficio destinatario.
Gianni Penzo Doria
Consiglio di Stato sez. V, 28 gennaio 1997, n. 94

Il timbro datario
Non costituisce prova idonea ad evitare la perenzione del ricorso

giurisdizionale la copia fotostatica dell’istanza di fissazione
d ll’ di
dell’udienza, asseritamente
it t prodotta
d tt iin una con il ricorso
i stesso,
t ma
priva di sottoscrizione e di numero di protocollo e munita di un timbro
a calendario da cui non s’evince alcunché in ordine all’avvenuto
deposito, non potendosi comunque ritenere la mancata sottoscrizione
a guisa di mera irregolarità originaria, successivamente sanabile e
tale da non escluderne l’idoneità ad investire il collegio della
cognizione della controversia, se non sia stato rispettato il perentorio
termine biennale per la presentazione dell’istanza
dell istanza stessa.
Com. Cologno Monzese c. Macca

Foro amm. 1997, 77 Cons. Stato 1997,I, 77 Studium Juris 1997, 860
Gianni Penzo Doria
77
TAR Puglia, sez. II, Bari, 3 maggio 1994, n. 637
Il timbro datario: data certa e ritualità
Nel giudizio amministrativo, la domanda di fissazione dell’udienza
trasferisce l’impulso processuale dalla parte del giudice solo se ed in
quanto ritualmente acquisita,
acquisita cioè solo se ed in quanto sia formalmente
ricevuta dalla segreteria mediante la protocollazione (registrazione in
apposito registro) ad opera di un soggetto determinato e in data certa,
secondo la prescrizione di cui all’art. 51 del RD 17 agosto 1907, n. 642;
pertanto, la mera presenza del timbro datario su un documento
rinvenuto nel fascicolo di causa non accompagnata dalla
protocollazione non rendono l’operazione certa e riferibile alla
segreteria e, quindi, non fa acquistare all’atto gli effetti cui sarebbe
preordinato
di ove ffosse stato ritualmente
i l acquisito.
i i
Pirro e altro contro Coreco di Foggia
Foro amm. 1994, I, 4594
Art. 51 RD 642/1907: «Il segretario, ricevuta la domanda di fissazione dell’udienza per la discussione
del ricorso, ne fa annotazione in un apposito registro e ne rilascia dichiarazione, se richiesta. Indi....
Gianni Penzo Doria
Consiglio di Stato, sez. V, 17 luglio 2004, n. 5157
Le dimissioni dei consiglieri comunali e provinciali finché non sono

assunte al protocollo comunale, e quindi acquisite al Consiglio
comunale al quale devono essere indirizzate
comunale, indirizzate, restano disponibili alla
sfera soggettiva del singolo consigliere comunale. Con la presentazione
dell'atto al protocollo del comune, le dimissioni, secondo quanto
testualmente stabilisce l'art. 38, comma 8, d.lgs. n. 267 del 2000, "sono
irrevocabili, non necessitano di presa d'atto e sono immediatamente
efficaci". Una successiva contraria manifestazione di volontà diretta a
rimuovere gli effetti delle dimissioni è dunque, per legge, priva di
efficacia. La protocollazione delle dimissioni dunque fa si che la
di hi
dichiarazione
i di volontà
l àd dell di
dimissionario
i i i esca d dalla
ll sua sfera
f di
disponibilità, dal momento in cui viene registrata, assumendo una
propria ed immodificabile rilevanza giuridica idonea - da quel momento
- a produrre - tra l'altro - l'effetto della successiva surrogazione dei
consiglieri dimissionari da parte dei rispettivi Consigli (in presenza dei
presupposti indicati nello stesso art. 38, comma 8).
Gianni Penzo Doria
78
Gianni Penzo Doria
La segnatura di protocollo (1/3)

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 55
1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione

all’originale del documento, in forma permanente non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Essa consente di individuare ciascun documento in modo
inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato
all’articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o
dell’area organizzativa individuata ai sensi dell’articolo 50,
comma 4.
Gianni Penzo Doria
79
2. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata

contemporaneamente all’operazione di registrazione di
protocollo.
3. L’operazione di segnatura di protocollo può includere il
codice identificativo dell’ufficio cui il documento e’ assegnato o
il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di
classificazione del documento e ogni altra informazione utile o
necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al
momento della registrazione di protocollo.
protocollo
Gianni Penzo Doria

4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni

ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la
segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di
registrazione del documento. L’amministrazione che riceve il
documento informatico può utilizzare tali informazioni per
automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del
documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dell’Autorità
dell Autorità per l’informatica
l informatica nella pubblica
Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione
pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni
associate al documento informatico ai sensi del comma 4.
Gianni Penzo Doria
80
Il timbro dell’Albo Ufficiale
Università degli Studi Archivio Generale

di Padova ALBO UFFICIALE
Albo n. ______ n. prot. ___________

cm. 3
Il presente documento è stato pubblicato all’Albo Ufficiale di Ateneo
dal ___/___/_____ al ___/___ /______

Il direttore
cm. 6,5
Gianni Penzo Doria
81
82
Il protocollo
PROTOCOLLO
PROTOCOLLO PROTOCOLLO
«REGISTRATURA»
REGISTRATURA «GESTIONALE»
GESTIONALE
ELEMENTI DI CARATTERE ELEMENTI DI CARATTERE
GIURIDICO-PROBATORIO ORGANIZZATIVO-GESTIONALE
Gianni Penzo Doria
Il protocollo gestionale
PROTOCOLLO
«GESTIONALE»
GESTIONE GESTIONE
DELL’ARCHIVIO DELLE BANCHE DATI
GESTIONE
DEGLI AFFARI
E DEI PROCEDIMENTI
AMMINISTRATIVI
Gianni Penzo Doria
83
Il protocollo come sistema integrato
Registratura Classificazione
(Protocollazione) Fascicolazione
Protocollo
informatico
Records Workflow
Management management
Gianni Penzo Doria
Direttiva PCM 28.10.1999:

Il protocollo come sistema integrato
La definizione e l’applicazione di sistemi di classificazione

di archivio
hi i – a cura delle
d ll singole
i l amministrazioni
i i i i–
rappresentano il presupposto indispensabile per la
realizzazione e lo sviluppo dei sistemi di gestione
informatica dei flussi documentali.
L’obiettivo è la costruzione di un sistema integrato di
informazioni sui documenti.
Gianni Penzo Doria
84
Il protocollo come sistema a livelli
Gianni Penzo Doria
I tre moduli proposti dal CT per la RUPA
Il Centro Tecnico per la RUPA ha promosso la

realizzazione di un servizio p
per la g
gestione del p
protocollo
informatico dei flussi documentali in modalità ASP
(Application service provider) per le pubbliche
amministrazioni.
Oltre alla formazione e al BPR (Business Process
Reengineering) sono previsti tre moduli:
REPRO - Gestione del nucleo minimo
GEDOC - Gestione dei flussi documentali
STORE - Archiviazione ottica dei documenti
Gianni Penzo Doria
85
ASP (Application Service Provider) 1/2
L'ASP (Application Service Provider) è una modalità di

erogazione di servizi attraverso la quale una società
erogante fornisce ai clienti, sulla base di un canone
periodico, il servizio chiavi in mano comprendente le
applicazioni e l'infrastruttura di Information Technology
necessari.
L'accesso al servizio avviene tramite Internet attraverso
una login e una password personali.
Gianni Penzo Doria
ASP (Application Service Provider) 2/2
I vantaggi della formula ASP sono:

¾ nessun costo di investimento in infrastruttura
hardware e software, né in personale specializzato
¾ start up immediato
¾ pagamento periodico del solo canone di servizio
¾ disponibilità di applicazioni sempre aggiornate e
mantenute da una struttura specializzata
¾ possibilità di accedere al servizio da qualsiasi luogo
e in ogni momento attraverso Internet
Gianni Penzo Doria
86
La gara è stata aggiudicata il 9 dicembre 2003
Gianni Penzo Doria
Il Nucleo Minimo – “Minimalista”

o
“Funzionalità minime”
Gianni Penzo Doria
87
Il “nucleo minimo” (1/3)
Articolo 56 (R)
Operazioni
O i i edd iinformazioni
f i i minime
i i d
dell sistema
i t
di gestione informatica dei documenti
1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53 e le

operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55
nonché le operazioni di classificazione costituiscono
operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema
di gestione informatica dei documenti da parte delle
pubbliche amministrazioni.
Gianni Penzo Doria
Nucleo Minimo
R i t i
Registrazione Cl
Classificazione
ifi i S
Segnatura
t
Numero di protocollo Titolo Numero di protocollo
Data di registrazione Classe Data di registrazione
Corrispondente [Sottoclasse] AOO
Oggetto [Categoria]
[Numero di Allegati] [Sottocategoria]
Descrizione Allegati
Gianni Penzo Doria
88
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o

spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante
la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato
automaticamente dal sistema e registrato in forma non
modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non
modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il
destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in
forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
Gianni Penzo Doria

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per
via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in
grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata
in forma non modificabile
Azione di qualità: efficienza

nell’individuazione di documenti plurimi
Gianni Penzo Doria
89
1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione

all’originale del documento, in forma permanente non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Essa consente di individuare ciascun documento in modo
inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato
all’articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o
dell’area organizzativa individuata ai sensi dell’articolo 50,
comma 4.
Gianni Penzo Doria
Le regole tecniche
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta
dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione di
concerto
t con il Mi
Ministro
i t per lla ffunzione
i pubblica,
bbli sono specificate
ifi t lle
regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste
nelle operazioni di registrazione di protocollo.
Gianni Penzo Doria
90
Gli elementi del protocollo
Ci sono tre tipi di elementi:

Elementi obbligatori immodificabili
Elementi obbligatori modificabili
Elementi gestionali non essenziali e modificabili
Gianni Penzo Doria
Efficacia ed efficienza
OBBLIGATORI OBBLIGATORI
IMMODIFICABILI MODIFICABILI
Registratura
g Records management
g
Efficacia Efficienza
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91
Gli elementi obbligatori immodificabili
PROTOCOLLO
«REGISTRATURA»
NUMERO DI CORDA DATA DI REGISTRAZIONE
MITTENTE / DESTINATARIO OGGETTO ((30 CARATTERI))
NUMERO DEGLI ALLEGATI DESCRIZIONE ALLEGATI
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Protocollo (registratura)
La registrazione di protocollo attesta che un

determinato documento è stato prodotto (arrivato,
(arrivato
spedito o interno) in una data determinata.
Il protocollo inteso come Registratura ha una rilevanza
notarile, una efficacia probatoria, pertanto attesta:
DATA CERTA = Cert(ificat)a
PROVENIENZA CERTA = Cert(ificat)a
Gianni Penzo Doria
92
Data certa nella legislazione 1/2
Le pubbliche amministrazioni determinano per ciascun

tipo di procedimento, in quanto non sia già direttamente
disposto per legge o per regolamento, il termine entro cui
esso deve concludersi. Tale termine decorre dall'inizio di
ufficio del procedimento o dal ricevimento della
domanda se il procedimento è ad iniziativa di parte.
parte
Gianni Penzo Doria
Data certa nella legislazione 2/2
Si considera acquisito l'assenso dell'amministrazione la

quale, regolarmente convocata, non abbia partecipato alla
conferenza o vi abbia partecipato tramite rappresentanti
privi della competenza ad esprimerne definitivamente la
volontà, salvo che essa non comunichi all'amministrazione
procedente il proprio motivato dissenso entro venti giorni
d ll conferenza
dalla f stessa
t ovvero dalla
d ll data
d t di ricevimento
i i t
della comunicazione delle determinazioni adottate, qualora
queste ultime abbiano contenuto sostanzialmente diverso
da quelle originariamente previste.
Gianni Penzo Doria
93
Tempo universale coordinato (TUC/UTC)
Decreto Ministeriale 30 novembre 1993, n. 591
(in Suppl. ordinario n. 26, alla Gazz. Uff. n. 37, del 15 febbraio).
Regolamento concernente la determinazione dei

campioni nazionali di talune unità di misura del Sistema
internazionale (SI) in attuazione dell’art. 3 della legge 11
agosto 1991 n. 273.
Tempo Universale
17 novembre 1858
www.inrim.it/ntp/webclock_i.shtml Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
94
Data certa nella giurisprudenza
TAR Campania, Napoli, sez. I, 26 febbraio 1991, n. 24
In mancanza di decisive prove in contrario, che è onere

del ricorrente fornire, la tempestività di una decisione di
annullamento in sede di controllo deve essere verificata
facendo riferimento alla data del timbro di assunzione a
protocollo della delibera controllata da parte dell'organo di
controllo
controllo.
Gianni Penzo Doria
Data certa nella giurisprudenza
TAR Lazio, sez. III, 23 novembre 2004, n. 13756
Il termine decadenziale di sessanta giorni, decorrente

dalla piena conoscenza dell’atto che si assume lesivo,
decorre, nel caso di enti pubblici, dalla data di assunzione
al protocollo di ricevimento dell’atto medesimo, posto
che in tale data deve ritenersi verificata la piena
disponibilità del provvedimento comunicato ai fini delle
ulteriori determinazioni degli organi degli enti predetti.
Gianni Penzo Doria
95
Il numero di corda
e la data di registrazione
Il numero di corda (cioè di sequenza) e la data di

registrazione
i t i d
devono essere generatiti
automaticamente dalla procedura informatica.
n,o,p ...
Gianni Penzo Doria
TAR Abruzzo – L’Aquila

21 novembre 2005, n. 1174
Ai sensi dell'art. 3, l. 7 agosto 1990 n. 241, la motivazione del

provvedimento amministrativo deve comunque dare conto del
presupposto di fatto e delle ragioni giuridiche della decisione, in
modo da poter desumere l'iter logico seguito
dall'amministrazione, con la conseguenza che, nella motivazione
per relationem, è illegittimo il riferimento ad un atto indicato
soltanto genericamente, senza riferimento al numero di
protocollo e alla data, né reso disponibile per il privato,
neppure mediante specificazione dei modi per accedere allo
stesso.
Gianni Penzo Doria
96
Numero e data automatizzate contro i reati
I tipici esempi di reato (quindi, siamo in ambito

penale,, artt. 476 e 479 c.p.)
p p ) sono raffigurati
g nel:
Protocollo Emmenthal(er)
Protocollo a Teatro
Protocollo di San Silvestro
Protocollo CUP (Piange il telefono)
Protocollo occupazional
occupazional-possessivo
possessivo
Protocollo The Day After
Protocollo Giano Bifronte
Protocollo Lazzaro
Gianni Penzo Doria
Atto pubblico – Codice penale, art. 476
Capo III – Della falsità in atti

Art. 476 – Falsità materiale commessa
dal pubblico ufficiale in atti pubblici
Il pubblico ufficiale che, nell’esercizio delle sue funzioni,

forma, in tutto o in parte, un atto falso o altera un atto
vero, è punito con la reclusione da uno a sei anni.
Se la falsità concerne un atto o parte di un atto, che
faccia fede fino a querela di falso, la reclusione è da tre
a dieci anni.
FALSO MATERIALE
Gianni Penzo Doria
97
Atto pubblico – Codice penale, art. 479
Capo III – Della falsità in atti

Art. 479 – Falsità ideologica commessa
dal pubblico ufficiale in atti pubblici
Il pubblico ufficiale, che, ricevendo o formando un atto
nell’esercizio delle sue funzioni, attesta falsamente che
un fatto è stato da lui compiuto o è avvenuto alla sua
presenza, o attesta come da lui ricevute dichiarazioni a
lui non rese, ovvero omette o altera dichiarazioni da lui
ricevute,
i t o comunque attesta
tt t falsamente
f l t fatti
f tti dei
d i qualili
l’atto è destinato a provare la verità, soggiace alle pene
stabilite nell’art. 476.
FALSO IDEOLOGICO
Gianni Penzo Doria
Atto pubblico – Codice proc. civile, art. 221

Sezione III – Dell’istruzione probatoria
§. 5 – Della querela di falso
a 221 - Modo
art. odo ddi p
proposizione
opos o e e co contenuto
e u o de
della
a que
querela
ea
La querela di falso può proporsi tanto in via principale quanto in

corso di causa in qualunque stato e grado di giudizio, finché la
verità del documento non sia stata accertata con sentenza
passata in giudicato.
La querela deve contenere, a pena di nullità, l’indicazione degli
elementi e delle prove della falsità,
falsità e deve essere proposta
personalmente dalla parte oppure a mezzo di procuratore
speciale, con atto di citazione o con dichiarazione da unirsi al
verbale d’udienza.
È obbligatorio l’intervento nel processo del pubblico ministero.
Gianni Penzo Doria
98
Il “bianchetto” e la pietra pomice
art. 7 comma 2 – Redazione e stesura di atti pubblici
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non

deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni,
correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse
abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in lingua
straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario
apportare
t variazioni
i i i all ttesto,
t sii provvede
d iin modo
d che
h
la precedente stesura resti leggibile.
Gianni Penzo Doria
Regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35
art. 22
Le registrazioni si eseguiscono in carattere nitido, senza

raschiature: i nomi delle persone e degli enti, che danno
causa all'affare, sono scritti con lettere più alte e apparenti.
Gianni Penzo Doria
99
Disp. Att. Trans. Codice Procedura Civile
art. 46
Forma degli atti giudiziari
1. I processi verbali e gli altri atti giudiziari debbono essere

scritti in carattere chiaro e facilmente leggibile, in
continuazione, senza spazi in bianco e senza alterazioni o
abrasioni.
2. Le aggiunte, soppressioni o modificazioni eventuali
debbono essere fatte in calce all'atto,, con nota di richiamo
senza cancellare la parte soppressa o modificata.
Gianni Penzo Doria
Cancellazione (cancellatura) ed espunzione
Gianni Penzo Doria
100
Cancellazione (cancellatura) ed espunzione
Gianni Penzo Doria
Il numero in partenza si scrive a penna
Il numero di protocollo nel documento in partenza va

scritto a p
penna ((oppure
pp con p
printpen
p o codice a barre).
)
Se è scritto direttamente con il computer, significa che

è stato registrato prima della sua perfezione giuridica.
Gianni Penzo Doria
101
Una segnalazione
bibliografica...
Gianni Penzo Doria
Una segnalazione
giornalistica
del marzo 2009...
Gianni Penzo Doria
102
Una segnalazione
giornalistica
del maggio 2009...
Gianni Penzo Doria
Una segnalazione
giornalistica
del maggio 2009...
Gianni Penzo Doria
103
... Protocollo differito
1. Qualora dalla mancata registrazione a protocollo di un

documento in arrivo nel medesimo giorno lavorativo di
ricezione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato
provvedimento del responsabile dell’archivio si differiscono
i termini di registrazione a protocollo.
2. Per differimento dei termini di registrazione si intende il
provvedimento con il quale vengono individuati i documenti
da ammettere alla registrazione
g differita, le cause e il
termine entro il quale la registrazione di protocollo deve
comunque essere effettuata.
Gianni Penzo Doria
Altre osservazioni allo sportello ...
La ricevuta non fa fede dell’arrivo

dell arrivo di un
“determinato documento”; è preferibile la
fotoriproduzione del documento
protocollato
Va garantita comunque la registrazione
entro una certa data, che va comunicata
all’utenza (concordare i mezzi di invio:
telefax, pdf, etc.)
Gianni Penzo Doria
104
Il mittente (documento in arrivo)
e il/i destinatario/i (documenti in partenza o tra uffici)
Il mittente nel caso di un documento in arrivo e il

destinatario (o i destinatari),
destinatari) nel caso di un
documento in partenza o trasmesso agli uffici che
afferiscono al medesimo protocollo, devono essere
memorizzati in una apposita banca dati.
La banca dati deve essere implementata in modo da
consentire l’efficiente individuazione del soggetto,
garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.
Gianni Penzo Doria
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105
Tiscali, in Località Sailletta
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
106
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
107
Il Manuale di gestione
e l’anagrafica dei corrispondenti
Il manuale di gestione deve prevedere i criteri di

implementazione della banca dati (Linee guida per
l’anagrafica del protocollo informatico).
Le registrazioni di corrispondenti vengono memorizzate
in un database che non aggiorna i dati in modo
dinamico.
È prevista una struttura ISAAR(CPF) con Autorithy file.
Gianni Penzo Doria
Le Linee Guida per l’anagrafica

Gianni Penzo Doria
108
Le Linee Guida per l’anagrafica
Una segnalazione bibliografica
L Arrabito
L. Arrabito, T
T. Buccarelli
Buccarelli, D.
D Mazzetto,
Mazzetto Linee guida per
l’inserimento e l’aggiornamento dei dati nel protocollo
informatico, «Archivi & computer», X/1 (2000), pp. 65-69.
Oggi sono ricomprese e aggiornate nella versione 2.0 del

Manuale di gestione del protocollo informatico per le
università italiane aderenti allo standard Titulus 97:
Gianni Penzo Doria
TAR Veneto, sez. I, 18 gennaio 1988, n. 1

L’indirizzo è giuridico, non fisico
Le comunicazioni destinate agli enti giuridici vanno

inoltrate presso la sede dell’ente
dell ente e non già
consegnate in via breve fuori di detta sede; il che
rileva al fine di impedire effetti decadenziali che non
prendano avvio dalla consegna e registrazione
degli atti al protocollo dei suddetti enti.
Gianni Penzo Doria
109
D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196
Codice in materia di protezione dei dati personali
Art. 3
Principio di necessità nel trattamento dei dati
I sistemi informativi e i programmi informatici sono
configurati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati
personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il
trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi
possono essere realizzate mediante,, rispettivamente,
p p ,
dati anonimi od opportune modalità che permettano di
identificare l’interessato solo in caso di necessità.
Gianni Penzo Doria
L’oggetto
L’oggetto è la sintesi dei contenuti di carattere

giuridico
amministrativo
narrativo
Gianni Penzo Doria
110
Le funzioni dell’oggetto
L’oggetto ha funzione:
probatoria (dare, facere, pati, non facere)
supporto (ai processi decisionali)
comunicativa (capire senza leggere tutto)
Va ricordato sempre che l’archivio è un attributo

di comando
comando.
Gianni Penzo Doria
La domanda principale da porsi
Con qualili parole

C l verrà
à iin ffuturo
t (t
(tra 2 mesi,
i 2
anni o 2 decenni) verrà ricercato il documento
che sto protocollando?
Gianni Penzo Doria
111
L’oggetto
(come supporto all’attiità amministrativa)
Permette di far comprendere il contenuto di un

documento senza farlo leggere.
Gianni Penzo Doria
L’oggetto come “regesto”
L’oggetto è il principale campo di ricerca strutturata

(information retrieval) e quindi deve essere
registrato con coerenza e attenzione.
Deve essere una specie di regesto diplomatico,
nel quale vengono evidenziati gli elementi
giuridicamente rilevanti del documento.
Gianni Penzo Doria
112
L’oggetto: rapporto tra analisi e sintesi)
Si tratta di trovare il giusto equilibrio tra esigenze

opposte: da una parte la sintesi
sintesi, dall’altra
dall altra necessità
di dare tutte le informazioni necessarie perché tutti
possano essere in grado di capire agevolmente il
testo di un documento (analisi).
Non bisogna avere massimalismo e minimalismo.
Gianni Penzo Doria
L’oggetto: rapporto tra analisi e sintesi)
Si tratta di trovare il giusto equilibrio tra esigenze

opposte: da una parte la sintesi
sintesi, dall’altra
dall altra necessità
di dare tutte le informazioni necessarie perché tutti
possano essere in grado di capire agevolmente il
testo di un documento (analisi).
Non bisogna avere massimalismo e minimalismo.
Gianni Penzo Doria
113
Un problema anche di psicologia del lavoro
Uno dei problemi del protocollista è la solitudine:

attiva
passiva
involutiva
Gianni Penzo Doria
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114
Gianni Penzo Doria
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115
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116
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120
Ora due esempi di prolissità
Gianni Penzo Doria
Attenzione ai refusi!
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121
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Il regolamento
Unipd 1997
Il regolamento UniPd
ha previsto
un requisito minimo
per la redazione
dell’oggetto
Gianni Penzo Doria
122
Il regolamento Unipd 1997
art. 51
Oggetto del documento in arrivo
Ogni documento in arrivo deve essere protocollato con

l'indicazione dell’oggetto utilizzando non meno di trenta
caratteri non ripetibili.
Gianni Penzo Doria
L’oggetto
(come standard nella soglia minima e nel thesaurus)
Il sistema informatico deve obbligare l’operatore

l operatore ad
inserire almeno trenta caratteri, i quali
rappresentano “una soglia minima” di decoro
linguistico.
I trenta caratteri s’intendono non ripetibili.
Il campo oggetto può essere collegato ad un
thesaurus o a delle opzioni (caselle di spunta) per la
scelta degli oggetti utilizzati piú frequentemente.
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123
Il Thesaurus
http://www.unipd.it/archivio/thesaurus
Gianni Penzo Doria
Il Thesaurus
http://www.unipd.it/archivio/thesaurus
Gianni Penzo Doria
124
TAR Umbria 31 gennaio 1998, n. 130
Scrivere bene l’oggetto
È ammissibile il ricorso avverso un atto amministrativo

di cui non vengano indicati la data ed il numero di
protocollo, qualora siano comunque desumibili l’ente
che lo ha adottato, l’oggetto ed il dispositivo.
Soc. Afif costruz.

c. Opera Pia Bartolomei Castori e altro
Foro amm
amm. 1998
1998,2515
2515 (s.m.)
(s m )
Gianni Penzo Doria
Consiglio di Stato, VI, 27 ottobre 2006, n. 6441

L'onere di specificazione dei documenti per i quali si

esercita il diritto di accesso non comporta la formale
indicazione di tutti gli estremi identificativi (organo
emanante, numero di protocollo, data di adozione
dell'atto), ma può ritenersi assolto con l'indicazione
dell'oggetto e dello scopo cui l'atto è indirizzato, in modo
da mettere l'Amministrazione in condizione di
comprendere la portata ed il contenuto della domanda.
Gianni Penzo Doria
125
TAR Sicilia, Palermo, III, 8 gennaio 2009, n. 7
In tema di accesso ai documenti amministrativi, l'onere di

specificazione dei documenti richiesti non comporta la
formale indicazione di tutti gli estremi identificativi dei
documenti (organo emanante, numero di protocollo, data
di adozione dell'atto), ma può ritenersi assolto con
l'indicazione dell'oggetto e dello scopo cui l'atto è
indirizzato, così da mettere la p.a. in condizione di
comprendere la portata ed il contenuto della domanda.
Gianni Penzo Doria
TAR Piemonte, II, 31 luglio 2009, n. 2128

Scrivere bene l’oggetto e il corrispondente
I limiti del diritto di accesso dei consiglieri comunali,

previsto dall’art.
dall art. 43, 2 comma, del Testo Unico sugli Enti
locali, sono da rinvenire: a) nella formalità minima,
dell’esatta indicazione dei documenti richiesti, dei quali,
ancorché non sia necessaria la menzione degli estremi
identificativi precisi, occorre peraltro fornire almeno gli
elementi identificativi […].
Gianni Penzo Doria
126
Uff. Indagini preliminari Milano, 8 novembre 2004
(non si protocollano atti “in bianco”)
Nel caso di presentazione all'ufficio protocollo del

Comune di moduli in bianco di atti amministrativi - nella
specie emendamenti alla proposta di bilancio - e della loro
restituzione al fine di compilarli successivamente,
alterazione non perfezionata a causa di un intervento
esterno, gli atti posti in essere sono sicuramente in grado
di tradursi nella commissione del reato progettato e
realizzano la soglia minima del tentativo punibile del reato
di falso materiale per alterazione.
Foro ambrosiano 2004, 312 (s.m.)
Gianni Penzo Doria
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127
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133
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134
135
Corte Conti sez. contr., 13 settembre 1994, n. 61
(L’oggetto va scritto bene, come nei contratti)
Il principio civilistico della determinabilità dell’oggetto del

contratto (art
(art. 1346 cc.c.)
c ) assume connotati ancor più
rigorosi allorché uno dei contraenti è una p.a., in quanto
l’esatta determinazione del contenuto della prestazione è
indispensabile non solo al fine di valutare l’equità del
sinallagma contrattuale, ma diviene anche parametro per
giudicare l’uso che in concreto è stato fatto della
discrezionalità amministrativa; non è p pertanto legittima
g la
convenzione con la quale vengono affidati ad una società
privata generiche attività di supporto (istruttoria,
documentazione, archivio ecc.) relativamente ai compiti
attribuiti a un organo dell’amministrazione.
Gianni Penzo Doria
136
L’oggetto
(come operazione intellettuale)
Si tratta di un’operazione intellettuale e non di mera

e pedestre trascrizione dell’oggetto del documento
in arrivo (se presente), della quale l’operatore si
assume la responsabilità rispetto al decoro
linguistico.
Il punto cruciale riguarda l’attenzione alle esigenze
p
della ricerca, che si manifesta soprattutto come:
# normalizzazione delle informazioni per uguali
tipologie di documenti
# scrittura esplicita delle informazioni (evitare le
indicazioni mute della normativa)
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
137
L’oggetto
(come supporto ai processi decisionali)
L oggetto serve agli organi di governo,

L’oggetto governo che sanno
leggere il registro giornaliero di protocollo e dal
quale riescono a comprendere cosa è accaduto in
determinati affari o procedimenti amministrativi.
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
138
L’oggetto
(come processo di onestà linguistica)
«La correttezza della lingua è la premessa della

chiarezza morale e dell’onestà.
dell onestà.
Molte mascalzonate e violente prevaricazioni nascono
quando si pasticcia la grammatica e la sintassi e si
mette il soggetto all’accusativo o il complemento
oggetto al nominativo, ingarbugliando le carte e
scambiando i ruoli tra vittime e colpevoli, alterando
ll’ordine
ordine delle cose e attribuendo eventi a cause o a
promotori diversi da quelli effettivi, abolendo distinzioni
e gerarchie in una truffaldina ammucchiata di concetti
e sentimenti, deformando la verità».
Claudio Magris, Microcosmi
Gianni Penzo Doria
Un sito istituzionale ...

http://www.funzionepubblica.it/chiaro
Gianni Penzo Doria
139
http://eulogos.it/censor
Gianni Penzo Doria
http://eulogos.it/censor
Gianni Penzo Doria
140
http://www.dueparole.it
Gianni Penzo Doria
Progetto AURORA
Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti
e la Registrazione delle Anagrafiche nel protocollo informatico
www.unipd.it/archivio/progetti/aurora
Gianni Penzo Doria
141
La definizione del problema - Anagrafica
L’
L’assenza di raccomandazioni,
d i i policy,li procedure
d o
standard nella descrizione del corrispondente
(mittente/destinatario) provoca:
a) proliferazione di record contradditori o incompleti
b) inefficienza nella ricerca
c) perdita di dati storici relativi alla persona (fis. o giu.)
Gianni Penzo Doria
La definizione del problema - Oggetto
L’
L’assenza di raccomandazioni,
d i i policy,
li procedure
d o
standard nella descrizione dell’oggetto provoca:
a) iper-sintesi o iper-analisi
b) inefficienza nella ricerca
c) mediocrità nelle descrizioni
d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi
Gianni Penzo Doria
142
Gli effetti
incertezza
tempo
ridondanze
do da e
Gianni Penzo Doria
Il perimetro di un piccolo problema
Nell’ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di

gestione
ti iinformatica
f ti d deii d
documenti),
ti) lla redazione
d i
dell’anagrafica e la redazione dell’oggetto rappresentano
un piccolo problema, ma non un problema piccolo,).
Un piccolo problema, però, che genera enormi effetti
negativi sulla organizzazione e la ricerca documentale.
Gianni Penzo Doria
143
Gli obiettivi del progetto
Condividere
C di id regole,
l policy
li e procedure
d per lla redazione
d i
delle anagrafiche e degli oggetti.
Gianni Penzo Doria
Condivisione di lessico e metodo 1/3
Il mittente
itt t e il destinatario
d ti t i (o ( i destinatari)
d ti t i) sono
definibili come corrispondente/i
L’oggetto è un regesto, diplomaticamente inteso
Gli allegati non fanno parte dell’oggetto, ma vanno
conteggiati e descritti separatamente
Gianni Penzo Doria
144
La redazione di un oggetto non è la trascrizione

dell’oggetto già presente effettuata acriticamente.
Il dettato interiore deve enucleare:
• la parola o le parole chiavi
• l’azione amministrativa (atto) o l’espressione di
una volontà (provvedimento)
• descrivere
d i d l generale
dal l all particolare,
ti l come in
i una
massima giurisprudenziale
Gianni Penzo Doria
Il registro
i t di protocollo
t ll va conservato
t a lungo
l t
termine.
i
Gianni Penzo Doria
145
La conservazione a lungo termine
del registro di protocollo
La conservazione del registro 1/2
«La conservazione dei protocolli, che ieri trovava

universale consenso
consenso, oggi - a nostro modo di vedere - può
dirsi superata dal tenore di vita delle nuove generazioni.
[...] Il protocollo, adesso, si riduce a registro di carico e
scarico, tenuto in maniera sintetica e criptografica, tale che
- molto spesso - nessuno riesce a leggerci tranne lo stesso
ufficio o, peggio, lo stesso impiegato, che ha effettuato le
registrazioni».
g
V. Giordano, Tre osservazioni sugli scarti, «RAS», XVI/3 (1956), pp. 312-316
Gianni Penzo Doria
146
La conservazione del registro 2/2
«L’inutilità della conservazione può essere sostenuta considerando

che il “protocollo”, quale registro di carico di un archivio, perde
questat sua qualificazione
lifi i d
dopo effettuate
ff tt t lel operazioni
i i di scarto
t
degli atti, in quanto le sue registrazioni analitiche non trovano più
alcuna corrispondenza con la consistenza del materiale archivistico
depauperato dallo scarto; la stessa ricerca si avvale, poi, solo del
titolario o quadro di classificazione e del repertorio dei fascicoli, o
degli altri mezzi esistenti. Appare inoltre inutile conservare
indefinitivamente registri la cui redazione viene condotta
affrettatamente (con l’uso di sigle ed abbreviazioni indecifrabili) e
nei quali la registrazione dell’oggetto del documento è
estremamente sommaria, imprecisa ed insufficiente a
rappresentare il contenuto della documentazione».
De Felice, L’archivio moderno..., p. 51

Gianni Penzo Doria
I costi del fare?
Quanto costa ?
Per scrivere bene un oggetto è necessario leggere il documento

in forma integrale, tranne i formulari e i modelli della propria
amministrazione, facendo attenzione ai verbi che identificano
l’azione (actum) o la volontà (dispositio), attiva o passiva.
Gianni Penzo Doria
147
I costi del non fare? 1/2
Quanto costa ?
Non c’è peggior situazione di quella in cui si pensa che un

documento non sia arrivato solo per aver utilizzato criteri di
ricerca sbagliati o insufficienti.
O scambiare il campo mittente o oggetto per la ricerca della

pratica (il fascicolo).
Gianni Penzo Doria
I costi del non fare? 2/2
Quanto costa non fare?
I costi indotti sono di tipo organizzativo e di tipo economico:

sbagliare le decisioni a causa del non rinvenimento di un
documento
tempo esponenziale perso nella ricerca
proliferazione delle fotocopie
Gianni Penzo Doria
148
I compiti del gruppo di lavoro
Policyy e Raccomandazioni
Atlante diplomatico, con studio di casi
Modelli comuni alle istituzioni coinvolte per le
funzioni comuni alle amministrazioni pubbliche
espresse nel titolario in uso: (Personale, Beni
immobili, Beni mobili, Servizi, etc.)
Gianni Penzo Doria
Numero e descrizione degli allegati
Il numero e la descrizione deglig allegati

g sono
elementi essenziali per l’efficacia della
registrazione.
Va riportata la descrizione degli allegati e non
singolarmente il loro oggetto.
Se non vi sono allegati, il campo assume un
valore 0 (zero) che certifica l’assenza
l assenza
verificata degli allegati.
Gianni Penzo Doria
149
Il compito degli allegati 1/2
supportare
pp l’azione amministrativa ((ad es,,
come documento a corredo della motivazione
per relationem);
esplicitare concretamente una proposta (pezzo
di stoffa allegata a un documento di
partecipazione a una gara come campione)
perfezionare un iter con successivi
adempimenti (polizzino, marca da bollo,
assegno, contanti);
Gianni Penzo Doria
Il compito degli allegati 2/2
dimostrare g gli adempimenti

p connessi a un
incarico (registro delle lezioni);
corredare una prova, un’azione o una
narrazione (fotografia);
supportare i processi decisionali (materiali
statistici, tabelle riepilogative);
fungere da memoria aggiuntiva o esplicativa di
un atto o di un fatto.
Gianni Penzo Doria
150
L’allegato dell’allegato: l’annesso
L’allegato
g di un allegato
g viene definito annesso.
L’annesso di norma non va descritto, ma ne
comunque va data menzione: «Delibera con
due annessi»; «Curriculum con ventitré
annessi».
Gianni Penzo Doria
Gianni Penzo Doria
151
Gianni Penzo Doria
E non...
Gianni Penzo Doria
152
Cassazione penale sez. II, 12 marzo 1997, n. 9209
Scarto abusivo degli allegati
In tema di falso documentale, le planimetrie catastali che

siano state allegate
g alla domanda di voltura e p presentate
al competente ufficio assumono la natura di atti pubblici, in
quanto costituiscono atti fondamentali attraverso i quali
l’amministrazione finanziaria dello Stato determina la
consistenza e la destinazione dell’immobile a vari fini. Ne
consegue che l’alterazione degli originali di tali documenti
ovvero la loro soppressione integra i delitti di cui agli art.
476 e 490 c.p.
Cass. pen. 1998,1629 (s.m.)
Gianni Penzo Doria
TAR Lazio sez. III, 26 aprile 1982 n. 479

Raccomandata e allegati descritti
Nel caso in cui il contenuto di un plico indirizzato alla P.A.

risulti certificato sulla base del protocollo in arrivo del
competente ufficio e del relativo timbro apposto sulla
missiva contenente la specificazione degli allegati, la
mera affermazione di fatti contrastanti e non comprovati
da elementi di data certa da parte del mittente non è
idonea a superare la presunzione di veridicità connessa
alla certificazione.
Mortillaro
c. Ministero poste,
T.A.R. 1982, I,1495 (s.m.).
Gianni Penzo Doria
153
TAR Lazio sez. I, 23 novembre 1990, n. 1150
Raccomandata e allegati descritti
La ricevuta di spedizione di un plico raccomandato determina

una presunzione di veridicità delle asserzioni del mittente in
ordine
di all contenuto
t t del
d l plico
li ((superabile
bil d
dalla
ll prova che
h iin parii
data il destinatario ha ricevuto plico di diverso contenuto inviato
dalla medesima persona) soltanto nel caso in cui il mittente sia
in grado di provare l'avvenuta recezione, mediante il mezzo
qualificato della ricevuta di ritorno, fermo restando che, in
difetto di cartolina di ricevimento, l'omessa inserzione nel
protocollo di arrivo dell'amministrazione destinataria crea una
presunzione di mancata ricezione superabile soltanto dalla
querela di falso, attesa la natura pubblica del registro di
protocollo tenuto dagli uffici della p.a.
Astuto c. Min. esteri e altro
T.A.R. 1990, I,4113.
Gianni Penzo Doria
Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188

Diritto di accesso anche sugli allegati
È illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una

delibera (nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto)
anche se il titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto
copia della delibera stessa, atteso che, ai sensi dell’art. 5
del DPR 27 giugno 1992, n. 352, che regolamenta le
modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di
accesso ai documenti amministrativi «l’accoglimento della
richiesta di accesso a un documento comporta anche la
facoltà di accesso agli altri nello stesso richiamati e
appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le
eccezioni di legge o regolamento».
Gianni Penzo Doria
154
DPR 12 aprile 2006, n. 184
art. 7, comma 2
2. L’accoglimento della richiesta di accesso a un documento

comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello
stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte
salve le eccezioni di legge o di regolamento.
Gianni Penzo Doria
Validità degli elementi obbligatori

del protocollo (forma tradizionale cartacea)
Gli elementi obbligatori del protocollo sono validi

solo se viene dimostrata (e tutelata) la loro
immodificabilità:
In via tradizionale:
# inchiostro indelebile
# registro con fogli progressivi numerati
# assenza di abrasioni e/o presenza di
correzioni leggibili
Gianni Penzo Doria
155
Validità degli elementi obbligatori
del protocollo (supporto informatico)
Gli elementi obbligatori del protocollo sono validi solo

se viene dimostrata (e tutelata) la loro immodificabilità:
In via informatica:
campi riempibili una sola volta
(irreversibilità)
stampa giornaliera del protocollo vistato dal
direttore dell’archivio
dell archivio generale
schermatura e blocco di campi determinati
I dati devono essere registrati in un’unica
soluzione e resi contestualmente immodificabili dal
sistema informatico
Gianni Penzo Doria
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 62 1/2
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione

informatica dei documenti dispone per la corretta
esecuzione
i d
delle
ll operazioni
i i di salvataggio
l t i ddeii d
dati
ti su
supporto informatico rimovibile.
2. È consentito il trasferimento su supporto informatico
rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli
che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
Gianni Penzo Doria
156
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal

fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione
i f
informatica
ti deid id
documenti ti di
dispone, iin relazione
l i
all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche,
con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle
informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti
informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei
d
documenti ti costituiscono
tit i partet integrante
i t t del
d l sistema
i t di
indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono
oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.
Gianni Penzo Doria
Il registro giornaliero
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro

giornaliero di protocollo,
protocollo costituito dall’elenco
dall elenco delle
informazioni inserite con l’operazione di registrazione di
protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
Gianni Penzo Doria
157
Registrazione senza soluzione di continuità
3. L’assegnazione delle informazioni nelle operazioni di

registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica
soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche
indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la
completezza dell’intera operazione di modifica o
registrazione dei dati.
Gianni Penzo Doria
Annullamento di una registrazione 1/4

1. Le informazioni non modificabili di cui all’articolo 53 lett.

a) b),
a), b) c),
c) d),
d) e) e f) sono annullabili con la procedura di cui
al presente articolo. Le informazioni annullate devono
rimanere memorizzate nella base di dati per essere
sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l’annullamento riporta,
secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione
sempre visibile e tale,
tale comunque,
comunque da consentire la lettura
di tutte le informazioni originarie unitamente alla data,
all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del
provvedimento d'autorizzazione.
Gianni Penzo Doria
158
DPCM 31 ottobre 2000 - art. 8
1. Fra le informazioni generate o assegnate

automaticamente dal sistema e registrate in forma non
modificabile l’annullamento anche di una sola di esse
determina l’automatico e contestuale annullamento
dell’intera registrazione di protocollo.
n,o,p ...
Gianni Penzo Doria

2. Delle altre informazioni registrate in forma non

modificabile l’annullamento
l annullamento anche di un solo campo
campo, che
si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in
sede di immissione di dati, deve comportare la
rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la
contestuale memorizzazione, in modo permanente, del
valore precedentemente attribuito unitamente alla data,
ll’ora
ora e all’autore
all autore della modifica; così analogamente per lo
stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare
errato.
Gianni Penzo Doria
159
3. Le informazioni originarie, successivamente annullate,

vengono memorizzate secondo le modalità specificate
nell’art. 5, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 428/1998.
Gianni Penzo Doria
Il registro di emergenza
Gianni Penzo Doria
160
Il registro di emergenza (1/4)
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo

informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle
operazioni di registrazione di protocollo su uno o più
registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche
non sia possibile utilizzare la normale procedura
informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la
causa, lal ddata
t e l’l’ora di iinizio
i i ddell’interruzione
ll’i t i nonché
hé lla
data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R)
Gianni Penzo Doria

2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura

informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore
ore, per cause
di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del
protocollo può autorizzare l’uso del registro di
emergenza per periodi successivi di non più di una
settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli
estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)
3 Per ogni giornata di registrazione di emergenza è
3.
riportato sul registro di emergenza il numero totale di
operazioni registrate manualmente. (R)
Gianni Penzo Doria
161
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di

emergenza anche a seguito di successive interruzioni
emergenza, interruzioni,
deve comunque garantire l’identificazione univoca dei
documenti registrati nell’ambito del sistema
documentario dell’area organizzativa omogenea. (R)
Gianni Penzo Doria

5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in

emergenza sono inserite nel sistema informatico,
informatico
utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati,
senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema.
Durante la fase di ripristino, a ciascun documento
registrato in emergenza viene attribuito un numero di
protocollo del sistema informatico ordinario, che
provvede a mantenere stabilmente la correlazione con
p
il numero utilizzato in emergenza. (R)
Gianni Penzo Doria
162
Il registro di emergenza
Registro Firewall
di emergenza Application server
RE01
Web server
Database
Gianni Penzo Doria
Ogni registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e,

pertanto,
t t inizia
i i i il 1° gennaio
i e ttermina
i il 31 di
dicembre
b di ognii
anno.
Il responsabile del servizio di protocollo informatico dovrà
annotare nel protocollo unico i periodi di attivazione del
registro di emergenza. Qualora nel corso di un anno non si
sia fatto ricorso al registro di emergenza, deve annotarne
anche il mancato uso uso.
Gianni Penzo Doria
163
Ogni
g documento è individuato dal numero assegnato
g nel
registro di emergenza, anno di registrazione, UOR,
numero di protocollo in formato AIPA / CNIPA;
ad es.: RE01-2004-UA0100UOR-0003456
Gianni Penzo Doria
Si tratta di utilizzare il software su uno o più computer

stand
t d alone,
l cioè
i è non collegati
ll ti alla
ll rete,
t ididentificati
tifi ti ddall
responsabile del servizio di protocollo informatico con un
numero cardinale sequenziale di due cifre, preceduto dalla
sigla RE (Registro di emergenza);
ad es., RE01, RE02, etc.
Prima di autorizzare l’avvio della procedura, il responsabile
del servizio di protocollo informatico deve impostare prima
e verificare poi la correttezza di data e ora sui rispettivi
registri di emergenza.
Gianni Penzo Doria
164
Il registro di emergenza viene sostanzialmente a

config rarsi come un
configurarsi n repertorio del protocollo unico:
nico ad
ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza
sarà attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo
senza soluzioni di continuità la numerazione del
protocollo unico raggiunta al momento dell’interruzione
del servizio.
A tale registrazione sarà associato anche il numero di
protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo
di emergenza.
Gianni Penzo Doria
I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti

nell protocollo
t ll unico
i recheranno,
h pertanto,
t t d due numeri:i
1) Numero del protocollo di emergenza
2) Numero del protocollo generale
L’efficacia della registrazione è dunque garantita dal
numero attribuito dal registro di emergenza e a quel
numero deve farsi riferimento p per l’avvio dei termini del
procedimento amministrativo; l’efficienza, invece, verrà
garantita dall’unicità della catena documentale e dalla
normalizzazione dei dati gestionali, comprese la
classificazione e la fascicolazione archivistica.
Gianni Penzo Doria
165
Gianni Penzo Doria
Il protocollo gestionale
PROTOCOLLO
«GESTIONALE»
GESTIONALE
GESTIONE GESTIONE
DELL’ARCHIVIO DELLE BANCHE DATI
GESTIONE
DEGLI AFFARI
E DEI PROCEDIMENTI
AMMINISTRATIVI
Gianni Penzo Doria
166
Protocollo gestionale
Affari e procedimenti amministrativi
GESTIONE DEGLI AFFARI E DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
UOR RPA TERMINE PER LA

UNITÀ ORGANIZZATIVA RESP. PROCEDIMENTO CONCLUSIONE
RESPONSABILE AMMINISTRATIVO DEL PROC. AMM.VO
TIPOLOGIA INDICAZIONE STATO E TEMPI

DEL PROCEDIMENTO DEL DIFFERIMENTO DELLE PROCEDURE
AMMINISTRATIVO DELL’ACCESSO DEL PROC. AMM.VO
DATA DATA E N. PROT. TIPO

DI ARRIVO DEL DOCUMENTO DI SPEDIZIONE
RICEVUTO
INDICAZIONE DEGLI IMMAGINE

ALLEGATI SU SUPPORTO INFORMATICA ETC.
INFORMATICO DEL DOCUMENTO
Gianni Penzo Doria
Gestione dell’archivio
GESTIONE DELL’ARCHIVIO
CLASSIFICAZIONE DATA DI ISTRUZIONE OGGETTO

Titolo, classe, fascicolo DEL FASCICOLO DEL FASCICOLO
NUMERO E DESCRIZIONE NUMERO E DESCRIZIONE DATA DI CHIUSURA

DEL SOTTOFASCICOLO DELL’INSERTO DEL FASCICOLO
REPERTORIAZIONE REPERTORIAZIONE CODICE

DEL FASCICOLO E FASCICOLAZIONE PERSONALIZZATO
DEI DOCUMENTI DEL FASCICOLO
INDICAZIONE
DEI TERMINI
PER LA SELEZIONE SCADENZARIO ETC.
- SCARTO -
Gianni Penzo Doria
167
Gestione delle banche dati
GESTIONE DELLE BANCHE DATI
INFORMAZIONI INFORMAZIONI NUMERO

SUL MITTENTE SUL DESTINATARIO DI MATRICOLA
m/f, rag. Sociale, etc. m/f, rag. Sociale, etc. (SE DIPENDENTE)
CODICE RECAPITI VARI

FISCALE PARTITA IVA FAX, E-MAIL, ETC.
CHIAVE PUBBLICA AFFARI

DELLA FIRMA DIGITALE E/O PROCEDIMENTI ETC.
PRECEDENTI
Gianni Penzo Doria
La normativa sul protocollo

DPR 20 ottobre 1998, n. 428 (cassato nel DPR 445/2000)
Regolamento recante norme per la gestione

del protocollo informatico da parte
delle amministrazioni pubbliche
1. Ai fini del presente regolamento s’intende:
a) per «amministrazioni», le pubbliche
amministrazioni indicate dall’articolo 1,, comma 2,,
del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29
Gianni Penzo Doria
168
... e cioè
D. L.gvo n. 29/93 (ora 165/2001)
art. 1 comma 2
Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le
amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole
di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende e le
amministrazioni dello Stato, ad ordinamento autonomo, le
regioni, le province, i comuni, le comunità montane, e i loro
consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti
autonomi
t i case popolari,
l i lel camere di commercio, i industria,
i d ti
artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti
pubblici non economici nazionali, le amministrazioni, le
aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale.
Gianni Penzo Doria
Inefficacia e inefficienza
del protocollo interno
169
Il protocollo interno
Cinque motivazioni principali:

¾ Inefficienza del protocollo generale
¾ Attribuzione di una data certa per la fine
di una procedura del procedimento amministrativo in
corso di trattazione
¾ Disseminazione degli uffici
¾ Diffidenza verso i colleghi degli altri uffici
¾ Proprietà delle informazioni
Gianni Penzo Doria

(AOO e UOR)
Ogni
g Area Organizzativa
g Omogenea
g ((AOO)) deve
utilizzare un proprio protocollo unico.
Ogni area organizzativa omogenea è un insieme di
risorse umane e strumentali dotate di propri organi di
gestione e governo per adempiere a determinate
funzioni primarie.
Gianni Penzo Doria
170
(AOO e UOR)
Ogni
g AOO è articolata in una serie di Unità
Organizzative Responsabili (UOR) alle quali sono
attribuite competenze omogenee.
AOO
Area Organizzativa Omogenea
UOR UOR UOR

Unità Organizzativa Responsabile Unità Organizzativa Responsabile Unità Organizzativa Responsabile
Gianni Penzo Doria

Eliminazione dei protocollo interni
Art. 3, comma 1, lett. d)

… modalità, misure organizzative e tecniche finalizzate
alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto,
dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in
generale, dei protocolli diversi dal protocollo “unico”
Gianni Penzo Doria
171
Principi generali
Legge 7 agosto 1990, n. 241
Art. 1 comma 1
1. L’attività amministrativa persegue i fini determinati

dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di
efficacia e di pubblicità secondo le modalità previste
dalla presente legge e dalle altre disposizioni che
disciplinano singoli procedimenti.
Gianni Penzo Doria
Principi generali
D. Lgs. 3 febbraio 1993, n. 29 (165/2001)
Art. 2 comma 1
( difi t ddall D
(modificato D. L
Lgs. 31 marzo 1998
1998, n. 80)
1. Le pubbliche amministrazioni (...) ispirano la loro

organizzazione ai seguenti criteri:
a) funzionalità rispetto ai compiti e ai programmi di
attività, nel perseguimento degli obiettivi di efficienza,
efficacia ed economicità (...);
b) omissis
c) collegamento delle attività degli uffici, adeguandosi al
dovere di comunicazione interna ed esterna, ed
interconnessione mediante sistemi informatici.
Gianni Penzo Doria
172
Efficacia, efficienza, economicità e pubblicità
22. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che

includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è
finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento
dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i
criteri di economicità, di efficacia dell’azione amministrativa
e di pubblicità stabiliti dalla legge.
Gianni Penzo Doria
Il protocollo, pertanto, deve ispirarsi a ...
Il protocollo, come atto pubblico di fede privilegiata

e come strumento di organizzazione, deve
ispirarsi a criteri di
Azione
amministrativa
i i i
Gianni Penzo Doria
173
Il protocollo
come funzione di efficacia probatoria
Il protocollo interno non riveste alcuna

rilevanza di efficacia probatoria, cioè di
attestazione notarile delle registrazioni
effettuate.
Una registrazione effettuata con un
protocollo
t ll interno
i t non ha
h alcun
l valore.
l
Gianni Penzo Doria
Il protocollo
come funzione di efficacia probatoria
Il protocollo interno, nel caso di documenti

plurimi provoca una ridondanza delle
registrazioni:
Uno stesso documento è protocollato piú
volte anche in date diverse, dai vari uffici,
determinando:
/ un
un’incertezza
incertezza sulla data di avvio di un
procedimento amministrativo;
/ un maggiore carico di lavoro;
/ la frammentazione della responsabilità.
Gianni Penzo Doria
174
Il protocollo
come funzione organizzativo-gestionale
Il protocollo interno rappresenta un ostacolo

all coordinamento
di dei
d i flussi
fl i documentali
d li e
delle informazioni.
Non può esserci trasversalità dell’azione
amministrativa (output del fascicolo).
Direzione
Ufficio Ufficio Ufficio

A B C
Fascicolo
Gianni Penzo Doria
Il protocollo
Il protocollo interno provoca la doppia

registrazione del caso di un documento
scambiato tra gli uffici della stessa
amministrazione.
Ciò significa un carico di lavoro doppio.
Il protocollo unico, invece, permette la
condivisione di una medesima registrazione
tra uno o piú uffici.
Gianni Penzo Doria
175
Il protocollo
Il protocollo interno provoca una

frammentazione delle risorse umane e
strumentali e quindi:
/ impedisce un’economia di scala
/ determina sforzi maggiori nella
riconversione, aggiornamento e
formazione del personale
/ genera una difficoltà nella
normalizzazione dei comportamenti
Gianni Penzo Doria
Il protocollo
Il protocollo interno provoca la necessità di

avere piú titolari di classificazione: per ciascun
titolario dovranno essere infatti ripetute le
funzioni di carattere generale.
Il titolario di classificazione rinuncia ad una
delle sue caratteristiche piú importanti: la
stabilità.
Essendo legato all’organizzazione degli uffici,
cambierà ad ogni riorganizzazione; sarà un
titolario instabile poiché l’organizzazione è
caduca e sempre in movimento per sua
intrinseca natura.
Gianni Penzo Doria
176
Il protocollo
Con diversi titolari di classificazione, la

normalizzazione è pressoché impossibile.
Ci sono maggiori costi, poiché devono essere
gestiti piú archivi.
La ricerca del pregresso dovrà essere sulle
competenze che, nel tempo e nello spazio,
hanno avuto le varie UOR,
UOR anziché sulle
funzioni generali dell’ente produttore.
Gianni Penzo Doria
Il protocollo
Con il protocollo interno non esiste un

efficiente controllo dell’azione amministrativa,
poiché gli organi di governo e gestione devono
fare riferimento a piú registri.
Vi possono essere potenzialmente piú azioni
scoordinate rispetto ad un medesimo affare o
procedimento amministrativo.
Gianni Penzo Doria
177
Il protocollo
come funzione di pubblicità legale
Con documenti plurimi, conservati in uffici

diversi, l’esercizio del diritto di accesso è
disarticolato.
Ci sono piú luoghi potenzialmente dotati di
pubblica fede; viene meno il concetto di
unicità dell’Albo Ufficiale di Ateneo.
Gianni Penzo Doria
Records management prima di Titulus 97

5% 10%
Archivio
Rettore
5%
%
Protocollo Direttore 70%
del amministrativo
Bo
Archivio
%
15
Legnaro
60% Protocollo
RPA
Ufficio Responsabile Div. Div. Div.
Posta dello procedimento A B C
Storione amministrativo
10 15%
% Div. Archivi Div.
D Divisioni N
Protocollo
Rettore,
Prorettore 5%
5%
e Delegati
Archivio
personale
13 registri di protocollo
11 repertori dei decreti
Gianni Penzo Doria
178
Records management dopo di Titulus 97
Controllo sull’azione amministrativa
Rettore
Prorettori
Delegati
DIRETTORE
AMMINISTRATIVO
a
nz
35 ileva
ARCHIVIO
r
GENERALE RPA
di
35%
DI ATENEO sta Responsabile
100%
Po
Procedimento
Posta Amministrativo
Albo ufficiale Po 100%
Registratura st 0%
(Protocollo)
a
di 10
Archivio 65 rou UOR:
% tin
e Unità
Organizzativa
Responsabile
100%
(Divisioni e Uffici speciali)
100%
100%
Gianni Penzo Doria
La normativa sul protocollo informatico

e la sua rilevanza strategica
per l’organizzazione
179
Gli adempimenti strategici della normativa
il Servizio archivistico
¾ Istituzione di un Servizio p
per la tenuta del p
protocollo
informatico, la gestione dei flussi documentali e degli
archivi per ogni grande area organizzativa
omogenea;
¾ Direzione del Servizio affidata a un dirigente o a un
funzionario di idonea professionalità tecnico-
archivistica
¾ Il Servizio è in una posizione organizzativa di staff
Gianni Penzo Doria
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 61 (1/3)

doc mentali e degli archi
documentali archivii in ciasc
ciascuna
na delle grandi aree
organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo
50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa
area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un
funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti
professionali
f i li o di professionalità
f i lità ttecnico
i archivistica
hi i ti
acquisita a seguito di processi di formazione definiti
secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
Gianni Penzo Doria
180

f
consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle
informazioni;
presente testo unico;
c)) garantisce
ti la
l corretta
tt produzione
d i e lla conservazione
i d
dell
registro giornaliero di protocollo di cui all’articolo 53;
Gianni Penzo Doria

differenti;
dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo,
di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo
unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Gianni Penzo Doria
181

informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione
delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile.
2. È consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile
delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno
riferimento a procedimenti conclusi.
Gianni Penzo Doria
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine,

il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica
d id
dei documentiti di
l i all’evoluzione
ll’ l i d
delle
ll
conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno
quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo
informatico su nuovi supporti informatici.
documenti costituiscono parte integrante del sistema di
g
Gianni Penzo Doria
182
Si tratta cioè di puntare sulla ...
…q
qualità p g operatori
professionale degli p
e non sull’amplificazione
o sull’ipertrofia dei controlli
Gianni Penzo Doria
Un riconoscimento ...
CCNL Regioni - Autonomie locali

Parte normativa 2002 - 2005 e Parte economica 2002 - 2003
art. 36
Riconosce la somma di € 300,00 annui ai cosiddetti “archivisti

informatici” di categoria B, C e D riconosciuti con atto formale
Gianni Penzo Doria
183
DM 14 ottobre 2003:
§ 5.6 Obblighi per la PP.AA. per “Nucleo Max”
Tipologia dei documenti

Relazioni tra documenti e procedimenti
Struttura dei fascicoli relativi ai procedimenti
Iter dei procedimenti
Sistema di ricerca dei documenti e dei
fascicoli
Gianni Penzo Doria
DM 14 ottobre 2003 (DPR 445 – art. 50):

§ 2. Gli adempimenti delle amministrazioni
a) provvedere ad introdurre, nei piani di sviluppo dei

sistemi informativi automatizzati, progetti per la
realizzazione di sistemi di protocollo informatico
(DPR 445/2000, art. 50, comma 1);
b) predisporre appositi progetti esecutivi per la sostituzione
dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici
((DPR 445/2000,, art. 50,, comma 2))
c) realizzare o revisionare i propri sistema informatici
(DPR 445/2000, art. 50, comma 3)
Gianni Penzo Doria
184
DM 14 ottobre 2003:
§ 2. In dettaglio le PP.AA. devono: 1/3
Individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO)

e i relativi uffici di riferimento;
Comunicare al Centro Tecnico la casella ufficiale di
posta elettronica per l’iscrizione delle AOO nell’indice
delle P.A. (IPA)
Comunicare al Centro Tecnico, per ogni AOO istituita,
il nominativo del responsabile del servizio per la
t
tenutat del
d l protocollo
t ll iinformatico,
f ti d
della
ll gestione
ti d
deii
flussi documentali e degli archivi
Gianni Penzo Doria
DM 14 ottobre 2003:
Adottare, per ogni AOO istituita, il manuale di

gestione
Pubblicare e rendere accessibile tramite internet il
manuale di gestione, che descrive il sistema di
gestione e conservazione dei documenti e fornisce le
istruzioni necessarie per il corretto funzionamento del
servizio per la tenuta del protocollo informatico
Gianni Penzo Doria
185
DM 14 ottobre 2003:
Predisporre un progetto operativo per la progressiva

messa in opera di sistemi di protocollo informatico
integrati con la posta certificata e la firma elettronica
nel rispetto dei principi di interoperabilità
Predisporre correlate attività di formazione
Fornire informazioni al CT Rupa sull’avanzamento dei
progetti, per permettere rilevazioni periodiche sullo
stato
t t di attuazione
tt i d
della
ll normativa
ti
Gianni Penzo Doria
DM 14 ottobre 2003:
alcuni concetti chiave
AOO + UOR + Responsabile

Manuale di gestione:
Regole e procedure
Titolario
Massimario
Interoperabilità
Formazione
S i i h e reporting
Statitiche i
Gianni Penzo Doria
186
Cos’è la AOO? 1/3
Direttiva PCM 28 ottobre 1999

§5
Settori dell’amministrazione che, per tipologia di
mandato istituzionale, di funzione amministrativa
perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentino
esigenze di gestione della documentazione
t d
tendenzialmente
i l t omogenee.
Gianni Penzo Doria
DM 14 ottobre 2003
paragrafo 2.1
Insieme di unità organizzative dell’Amministrazione
che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato,
degli stessi servizi per la gestione dei flussi
documentali.
Gianni Penzo Doria
187
Insieme di risorse umane e strumentali dotate di

propri organi di governo e gestione per adempiere
a determinate funzioni primarie.
gpd
Gianni Penzo Doria
Esempi di AOO
Gianni Penzo Doria
188
Regione Autonoma della Sardegna
AOO – UOR - RPA
Regione Autonoma
della Sardegna
AOO AOO AOO

Presidenza Assessorato XX Assessorato YY
UOR
Ufficio Relazioni con il Pubblico Elisabetta Dessì
Luisa Giusti
UOR Fiammetta Baccolo
Servizio AA GG e istituzionali
Nicola Brunetti
UOR Assunta Marras
Servizio Stat ed Elaborazione dati Roberto Melis
Massimo Piras
…
Gianni Penzo Doria
Regione Autonoma della Sardegna

1 Assessorato e 2 AOO
Assessorato
Affari Generali,, Personale
e Riforma della Regione
Direzione Generale Direzione Generale

Organizzazione e metodo degli Affari Generali
e del personale
• Servizio Affari generali
• Servizio Previdenza
• Servizio Gestione del personale
• Servizio formazione, organizzazione
• Servizio relazioni sindacali
• Servizio assunzioni e concorsi
• Servizio FITQ
Gianni Penzo Doria
189
Regione del Piemonte
146 UOR
Nel maggio 2009 la Regione del Piemonte conta

146 UOR
Gianni Penzo Doria
Adempimenti strategici della normativa

il Servizio archivistico
Istituzione di un Servizio p
per la tenuta del p
protocollo
informatico, la gestione dei flussi documentali e
degli archivi per ogni grande area organizzativa
omogenea;
Direzione del Servizio affidata a un dirigente o a un
funzionario di idonea professionalità tecnico-
archivistica
Il Servizio è in una posizione organizzativa di staff
Gianni Penzo Doria
190
organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50.
Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area
organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario,
comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di
processi di formazione definiti secondo le procedure
prescritte dalla disciplina vigente.
Gianni Penzo Doria

f
consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle
informazioni;
presente testo unico;
c)) garantisce
ti la
l corretta
tt produzione
d i e lla conservazione
i d
dell
registro giornaliero di protocollo di cui all’articolo 53;
Gianni Penzo Doria
191

differenti;
dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo,
di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo
unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Gianni Penzo Doria

informatica dei documenti dispone per la corretta
esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su
supporto informatico rimovibile.
2. È consentito il trasferimento su supporto informatico
rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli
che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
Gianni Penzo Doria
192
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal

fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione
i f
informatica
ti dei
d id
documenti ti di
l i
all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche,
con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle
informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti
informatici.
Gianni Penzo Doria

documenti costituiscono parte integrante del sistema di
Gianni Penzo Doria
193
Adempimenti strategici della normativa:
i flussi documentali, il titolario e il massimario
Le Pubbliche amministrazioni hanno ora l’obbligo di introdurre:

la gestione dei flussi documentali integrata con
il protocollo informatico
il titolario di classificazione
il massimario di selezione
la fascicolazione dei documenti
Gianni Penzo Doria
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali

include il sistema di gestione informatica dei documenti
documenti.
Gianni Penzo Doria
194
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in

modo coordinato p per le aree organizzative
g omogenee,
g le
modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i
documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione
di protocollo.
Gianni Penzo Doria
DM 14 ottobre 2003:
§ 2.2.8. Il sistema di classificazione
Omogeneità tematica che caratterizza la stessa AOO

(omogeneità funzionale) e che da questa viene
prodotta a sua volta;
Autonomia dei documenti rispetto alla struttura
organizzativa di riferimento che nel tempo può anche
mutare di denominazione, articolazione e funzioni
Reperibilità del documento, in primo luogo, rispetto
all’argomento
ll’ t ed d aii contenuti,
t ti e, in
i secondod luogo,
l
rispetto alla struttura organizzativa di riferimento
Gianni Penzo Doria
195
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio

per la gestione dei flussi documentali e degli archivi
provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi
a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito
costituito presso ciascuna amministrazione. (R)
Gianni Penzo Doria
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando

ll’organizzazione
organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
nell’archivio corrente. (R)
Gianni Penzo Doria
196
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi

documentali e degli archivi deve formare e conservare un
elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di
deposito. (R)
Gianni Penzo Doria
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli

archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione
d li archivi,
degli hi i integrato
i t t con il sistema
i t di classificazione,
l ifi i
per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio,
di selezione periodica e di conservazione permanente dei
documenti, nel rispetto nel rispetto delle vigenti
disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali
e successive modificazioni ed integrazioni.
Gianni Penzo Doria
197
DPR 30 settembre 1963, n. 1409 - art. 35
Gli enti pubblici stabiliscono con provvedimento

motivato dei rispettivi organi deliberanti quali
documenti dei propri archivi siano da scartare.
Il provvedimento è sottoposto all’approvazione
dell’autorità che esercita la vigilanza sull’ente,
previo nulla osta del competente sovrintendente
archivistico.
Gianni Penzo Doria
D.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 - art. 21
4. Gli archivi non possono essere smembrati, a qualsiasi

titolo, e devono essere conservati nella loro organicità.
Il trasferimento di complessi organici di
documentazione di archivi di persone giuridiche a
soggetti diversi dal proprietario, possessore o
detentore è subordinato ad autorizzazione del
soprintendente.
5. Lo scarto di documenti degli archivi di enti pubblici e
degli archivi privati di notevole interesse storico è
subordinato ad autorizzazione del soprintendente
archivistico.
Gianni Penzo Doria
198
D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 - art. 21
1. Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero:

(…) d) lo scarto di documenti degli archivi pubblici e
privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai
sensi dell’articolo 13.
Gianni Penzo Doria
Codice penale, art. 490

(Scarto abusivo)
Art. 490
Soppressione distruzione e occultamento di atti veri
Soppressione,
Chiunque in tutto o in parte distrugge, sopprime o occulta un atto

pubblico o una scrittura privata veri soggiace rispettivamente alle
pene stabilite negli articoli 476, 477, 482 e 485, secondo le distinzioni
in esso contenute.
Si applica la disposizione del capoverso dell’articolo precedente.
Gianni Penzo Doria
199
Codice penale, art. 616
(Violazione o distruzione di corrispondenza)
art. 616 - Violazione, sottrazione e soppressione di corrispondenza
Chiunque prende cognizione del contenuto di una corrispondenza

chiusa,
hi a lluii non di
diretta,
tt ovvero sottrae
tt o distrae,
di t all fifine di prendere
d o di
farne da altri prendere cognizione, una corrispondenza chiusa o aperta,
a lui non diretta, ovvero, in tutto o in parte, la distrugge o sopprime, è
punito, se il fatto non è preveduto come reato da altra disposizione di
legge, con la reclusione fino a un anno o con la multa da lire
sessantamila a un milione.
Se il colpevole, senza giusta causa, rivela, in tutto o in parte, il contenuto
della corrispondenza, è punito, se dal fatto deriva nocumento ed il fatto
medesimo non costituisce un più grave reato, con la reclusione fino a tre
anni.
Il delitto è punibile a querela della persona offesa.
Agli effetti delle disposizioni di questa sezione, per "corrispondenza" si
intende quella epistolare, telegrafica, telefonica, informatica o telematica
ovvero effettuata con ogni altra forma di comunicazione a distanza.
Gianni Penzo Doria
Dove si progetta lo scarto? (1/2)
differito (effettuato al momento del passaggio

dall’archivio di deposito a quello storico anche da
persone diverse dal produttore)
in itinere (effettuato durante la formazione
dell’archivio dal produttore)
preordinato (deciso prima della formazione
dell’archivio)
dell archivio)
(A. Romiti)
Gianni Penzo Doria
200
Dove si progetta lo scarto? (2/2)
È necessario progettare lo scarto durante la formazione

dell’archivio, creando per ogni tipologia documentaria un
profilo che contenga l’indice di classificazione e i tempi di
conservazione.
È un momento di delicatezza estrema per il quale è
irrinunciabile una preparazione rigorosa dell’archivista e
anche una sensibilità in chiave istituzionale e
storiografica.
Gianni Penzo Doria
È pur sempre una proposta...
Si tratta di una proposta per lo scarto, da

rivisitare in chiave storiografica sempre e
comunque come passaggio critico del lavoro
dell’archivista, in collaborazione con gli organi di
vigilanza e sorveglianza.
Gianni Penzo Doria
201
Adempimenti sulla selezione
(archivi “vigilati”)
Decisione (periodica) di avviare le operazioni di selezione
Istruzione del procedimento e redazione dell’elenco
Provvedimento che approva l’elenco dei documenti
A t i
Autorizzazione
i della
d ll SSoprintendenza
i t d archivistica
hi i ti
Consegna materiale alla CRI - Onlus / Termodistruzione
Gianni Penzo Doria
Adempimenti sulla selezione

(archivi “sorvegliati”)
Decreto del Presidente della Repubblica

8 gennaio 2001
2001, n
n. 37
Regolamento di semplificazione dei procedimenti di

costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza
sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello
Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999)
Gianni Penzo Doria
202
Principali caratteristiche del Massimario (1)
Deve essere integrato con il titolario di

classificazione
Deve essere integrato con la tabella dei
procedimenti amministrativi
Le decisioni spettano alla Direzione
archivistica, ma deve essere condiviso con gli
uffici
u c
È diviso in due parti:
Massimario
Prontuario
Gianni Penzo Doria
Principali caratteristiche del Massimario (2)
Massimario:
p
contiene le disposizioni di massima,, i criteri di
selezione, le serie prese in considerazione e i
casi particolari
Prontuario:
contiene l’elenco dettagliato delle tipologie
documentali e il fascicolo / affare / procedimento
di riferimento
Gianni Penzo Doria
203
È un report del protocollo informatico...
Si tratta di un report periodico elaborato dal

sistema di protocollo informatico.
L’informazione più importante è quella della
Motivazione agganciata alla
contestualizzazione normativa
Gianni Penzo Doria
1. I documenti selezionati per la conservazione

permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti
che ne garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato
competenti per territorio o nella separata sezione di
archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni
in materia di tutela dei beni culturali.
Gianni Penzo Doria
204
I punti strategici della Dir. PCM 28.10.1999:
Modelli organizzativi e tecnologici
Le amministrazioni sono quindi chiamate a intervenire

di tt
direttamentet nella
ll ffase attuativa
tt ti d dell dPR n. 428 d
dell 1998
per lo sviluppo del “governo elettronico” nelle pubbliche
amministrazioni, anche nella prospettiva del loro effettivo
ingresso nella Rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni.
Il raggiungimento degli obiettivi indicati dipende, innanzi
tutto, dalla capacità di progettare in ciascuna
amministrazione un vero e proprio programma di interventi
di natura organizzativa e tecnologica, correttamente
dimensionato alle effettive esigenze operative.
Gianni Penzo Doria
I punti strategici del DPCM 31.10.2000:

Il Manuale di gestione
Le Pubbliche amministrazioni hanno ora l’obbligo di introdurre:

un manuale l di gestione
ti che
h ddescrive
i il
sistema di gestione e di conservazione
dei documenti, fornendo le istruzioni per il
corretto funzionamento del servizio
il manuale deve essere reso pubblico
Gianni Penzo Doria
205
Per iniziativa ANAI ...
Per iniziativa dell’Associazione Nazionale Archivistica Italiana è

stata
t t redatta
d tt lal
Carta della qualità nei servizi archivistici.
È in bozza datata 29 settembre 1997.
Gianni Penzo Doria
DM 14 ottobre 2003:
§ 2.2 Manuale di gestione
Il Manuale descrive le
Procedure operative di formazione,
utilizzo e conservazione dei documenti
Responsabilità delle UOR e dei RPA
Informazioni necessarie a un efficiente
trattamento dei documenti
Gianni Penzo Doria
206
DPCM 31 ottobre 2000:
art. 5 – Manuale di gestione
L’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000 contiene l’indice del

Manuale (cfr.).
Non si tratta di un documento contenente le strategie,

ma le procedure operative.
Gianni Penzo Doria
Qualche sito web di riferimento

per il Manuale di gestione
207
http://www.sspa.it
Gianni Penzo Doria
http://www.comune.cuneo.it
Gianni Penzo Doria
208
http://www.ao.pr.it/progetti/protocollo/manuale.htm
Gianni Penzo Doria
L’interoperabilità
Due o più sistemi di protocollo informatico

interoperano quando è consentito al sistema
ricevente di trattare automaticamente le
informazioni trasmesse dal sistema mittente al fine
di automatizzare le attività e le procedure
Gianni Penzo Doria
209
L’interoperabilità: eXtra
(Emissione XML tra registrature di Ateneo)
Ateneo X Ateneo Y
Gianni Penzo Doria
I punti strategici del DPCM 31.10.2000:

Trasmissione e registrazione dei documenti informatici
Le Pubbliche amministrazioni hanno ora l’obbligo di:

dotarsi di una casella di posta elettronica
introdurre lo standard XML come linguaggio di
marcatura
iscriversi all’Indice delle amministrazioni
pubbliche e delle aree organizzative omogenee
per trasmettere documenti informatici soggetti
alla registrazione di protocollo
Gianni Penzo Doria
210
I tempi
p della registrazione
g
Le operazioni
¾ Decisione sulla protocollazione
¾ Apertura e Timbratura
¾ Individuazione dell’Anagrafica
¾ Redazione dell’Oggetto
¾ Classificazione (e fascicolazione)
¾ Individuazione dei dati gestionali
¾ Smistamento alla UOR
¾ Verifica del record prima della registrazione
¾ Apposizione dei dati sul documento
Gianni Penzo Doria
211
20’’
Decisione sulla protocollazione
Per ogni
g documento in arrivo bisogna g verificare:
La responsabilità dell’ente 5’’
(oppure restituirlo all’ufficio postale)
Il grado di riservatezza, distinguendo tra 5’’
posta personale e posta per l’ente
L’ammissione o la non ammissione al 10’’
protocollo
t ll
Gianni Penzo Doria
8’’
Apertura e timbratura
Per ogni
g documento in arrivo bisogna: g
Aprire la busta o il plico con la cautela 5’’
necessaria a non tagliare il documento
Apporre il timbro di registrazione, 3’’
individuando uno spazio idoneo
Gianni Penzo Doria
212
50’’
Individuazione dell’Anagrafica
Per ogni
g documento in arrivo bisogna:g
Individuare il mittente, distinguendo tra 25’’
persona fisica e persona giuridica
Incrementare in maniera normalizzata la 25’’
banca dati anagrafica
Gianni Penzo Doria
120’’
Redazione dell’Oggetto
Per ogni
Leggere con attenzione tutto il documento, 45’’
evitando letture superficiali
Redigere l’oggetto con un’operazione 75’’
intellettuale di analisi e sintesi
Gianni Penzo Doria
213
50’’
Classificazione e fascicolazione
Per ogni
Individuare la funzione di riferimento e 25’’
classificarlo sulla base del titolario
Individuare il fascicolo o crearne uno nuovo 25’’
consultando il repertorio dei fascicoli
Gianni Penzo Doria
60’’
Individuazione dei dati gestionali
Per ogni
g documento in arrivo bisogna
g trascrivere:
I dati relativi alla gestione dell’archivio 20’’
I dati relativi alla gestione delle banche dati 20’’
I dati relativi ai pprocedimenti amministrativi 20’’

20
Gianni Penzo Doria
214
45’’
Smistamento alla UOR
Per ogni
g documento in arrivo bisognag verificare:
La responsabilità dell’affare o del 15’’
procedimento amministrativo
Individuare gli uffici o gli organi da 15’’
informare per conoscenza
Decidere l’istituzione di una conferenza di 15’’
servizi
i i
Gianni Penzo Doria
Verifica del record 15’’

prima della registrazione
Per ogni
g documento in arrivo bisogna
g verificare:
La congruità dei dati immessi, soprattutto 15’’
per i dati non modificabili
Gianni Penzo Doria
215
15’’
Apposizione dei dati sul documento
Per ogni
Trascrivere i dati relativi al numero di 15’’
protocollo, la classificazione e la UOR
Gianni Penzo Doria
383’’
Il totale
Circa 7 minuti
20’’
Decisione sulla protocollazione
8’’
Apertura e Timbratura
50’’
Individuazione dell’Anagrafica
Redazione dell’Oggetto 120
Classificazione (e fascicolazione) 50’’
60’’
Individuazione dei dati gestionali
45’’
Smistamento alla UOR
Verifica del record prima della registrazione 15’’
Apposizione dei dati sul documento 15’’
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216
Altri tempi...
Per ogni
g documento possono
p essere previste
p altre
procedure di carattere gestionale:
Acquisizione digitale di un documento
Fotoriproduzione meccanica
Verifica sulla precedente protocollazione
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Acquisizione digitale del documento 60’’
Per ogni documento è prevista l’acquisizione

informatica, che può avvenire in due modi:
Scansione ottica
45’’
Associazione di un file in formato nativo
15’’
Gianni Penzo Doria
217
Fotoriproduzione 60’’
Può avvenire per:

Migliorare la lettura dell’originale 45’’
Scansionare un documento rilegato 15’’
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www.unipd.it/archivio
218
Archivio Generale di Ateneo
Sito internet
Posta elettronica
gianni.penzo@unipd.it
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219

Protocollo e Gestione Dei Documenti

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DPR 20 ottobre 1998, n. 428:

DPR 28 dicembre 2000, n. 445:

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DPR 28 dicembre 2000, n. 445

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