DISPENSE ARCHIVISTICA

Archivistica

Studia la definizione della natura degli archivi, delle procedure di formazione, di

organizzazione e di conservazione dei documenti.

Archivio

Ogni complesso di messaggi/documenti realizzato da un soggetto produttore a seguito della

naturale attività svolta nell'esercizio delle sue funzioni verso la società esterna. Fanno parte
di esso sia le carte inviate che quelle ricevute. L'archivio viene identificato anche come luogo
di conservazione.

Documento

È il mezzo di espletamento dell'attività non il fine. I documenti archivistici hanno due caratteri
fondamentali:
- sono il risultato dell'attività di un ente produttore determinato;
- hanno una sequenza stabilita dall'ordine stesso della loro produzione nel corso dell'attività
dell'ente.
Le componenti essenziali e necessarie di ogni documento sono il contenuto, il supporto
materiale e la forma.
Forma fisica del documento: caratteri estrinseci, le materie e i mezzi usati nella formazione.
Forma intellettuale del documento: caratteri intrinseci, la struttura compositiva del
documento.
Il documento presenta degli elementi essenziali senza i quali non avrebbe validità giuridica:
- soggetto
- oggetto
- volontà
- causa
- forma
I fattori che concorrono alla formazione del documento sono:
1. Autore dell'azione
2. Il destinatario
3. Il promotore, il richiedente l'azione che può coincidere con il destinatario
4. La causa, il motivo che determina l'azione
5. Il redattore del documento
6. Il copista o dattilografo, colui che stende materialmente l'atto
Inoltre, il documento può essere costituito da più elementi:
- l'atto che rappresenta l'azione giuridica contenuta in esso
- l'allegato
- la scrittura aggiuntiva
Caratteri intrinseci: protocollo, testo, escatocollo.
Protocollo -> identifica il registro su cui si riportano alcuni dati di un documento e il numero di
registrazione del documento, ed è composto da
- intestazione
- datazione
- destinazione
- posizione archivistica - allegati
- riferimenti
- oggetto
Testo -> la parte sostanziale del documento e si articola in:
- premessa
- dispositivo
- clausole
Escatocollo -> parte finale del documento e con le formule di chiusura:
- sottoscrizione
- timbri
- data

Nascita dell'archivistica

L'archivistica ha origini molto antiche. Partiamo dal medioevo o dal XVII secolo. Nel
medioevo nasce il concetto dello jus archivi, concetto strettamente legato alla sovranità. Il
fine della conservazione nel Medioevo è ancora essenzialmente giuridico. Nel '600 vengono
pubblicati i primi scritti dedicati esclusivamente al mondo degli archivi e viene affermata la
doppia valenza giuridica e culturale degli archivi. Nel 1870 viene istituita una Commissione
dai ministri dell'Interno e dell'Istruzione.

Il vincolo archivistico

Il vincolo crea un sistema di relazioni tra tutte le unità archivistiche che costituiscono la
sedimentazione documentaria dell'attività dell'ente che genera l'archivio. Il vincolo deve
essere naturale ossia originario, spontaneo e determinato e non può non esserci.

Archivi italiani nel XIX secolo

Nel periodo pre-unitario si afferma l'uso pubblico degli archivi e iniziano le formazioni di
Archivi generali.
Nel periodo post-unitario vi sono 15 archivi di Stato. Commissione del 1870 (Commissione
Cibrario), dibattito sull'esigenza di sottoporre gli archivi statali sotto un unico ministero
(dell'Interno). Viene creato un organo tecnico-culturale, il Consiglio superiore per gli Archivi.

Organizzazione archivistica nazionale italiana

Nelle nazioni a struttura unitaria esiste un'unica amministrazione archivistica strutturata così:
- un Archivio centrale ubicato nella capitale
- una rete di archivi periferici situati nei capoluoghi delle regioni
In Italia l'amministrazione centrale archivistica è ministeriale. Il Ministero dei Beni Culturali e
Ambientali viene istituito nel 1974. Fanno capo alla Direzione Generale degli Archivi:
1. Archivio Centrale dello Stato
2. Archivio di Stato e le Sezioni di Archivio di Stato
3. Soprintendenze archivistiche
I compiti fondamentali dell'amministrazione archivistica:
1. Conservazione degli archivi degli organi centrali e periferici dello Stato e degli archivi e
singoli documenti che lo Stato abbia in proprietà o in deposito.
2. Vigilanza sugli archivi degli enti pubblici e sugli archivi privati dichiarati di notevole
interesse storico.

Gli archivi pubblici statali

Gli Archivi statali conservano gli archivi degli Stati preunitari, gli archivi degli organi centrali e
periferici italiani, gli archivi notarili e tutti gli altri archivi e singoli documenti che lo stato abbia
in proprietà o in deposito per disposizione di legge o per altro titolo.

Fasi di vita dell'archivio

Perché un archivio nasca, si formi e si conservi è necessaria la presenza dei seguenti

elementi:
- l'esistenza di un soggetto produttore
- l'attività del soggetto produttore
- una particolare tipologia dell'attività del soggetto produttore
- la conservazione della memoria e la qualità del supporto
- la volontà della conservazione della memoria
- che la memoria sia legata da un particolare vincolo.
La vita dell'archivio si articola in 3 fasi:
1. Archivio corrente: la fase della produzione e dell'attribuzione dell'ordine originario dei
documenti. Non esiste un preciso limite temporale sancito dalla normativa; va dall'apertura
alla chiusura di una pratica
2. Archivio di deposito, la fase conservativa, della durata di trenta anni, dei documenti che
hanno progressivamente visto diminuire la funzione pratica, amministrativa e giuridica
3. Archivio storico, in cui i documenti vengono conservati permanentemente e sono utili
principalmente per fini storico-culturali.

L'archivio corrente e il protocollo

Idocumenti che costituiscono una pratica formano un fascicolo e sono collocati all'interno di
una copertina (camicia) secondo l'ordine di archiviazione. Sulla camicia sono riportati data,
oggetto, numero. Il fascicolo è l'unità di base indivisibile di un archivio. Più fascicoli con
caratteristiche omogenee formano una serie. Il raggruppamento di serie tra loro affini
costituisce il fondo (fondo=archivio). Ogni amministrazione deve dotarsi di un sistema di
archiviazione dei documenti ad essa più funzionale. Per esigenze più complesse troviamo
un sistema di classificazione in base a un titolario, che svolge diverse funzioni:
-individuare ogni documento, attribuendogli un preciso inquadramento nel contesto
archivistico
-riorganizzare l'archivio, già dalla fase di deposito
-creare il collegamento tra i vari elementi della memoria, è infatti lo strumento fondamentale
per la creazione del vincolo archivistico.
La registrazione dei documenti prevede l'inserimento dei dati identificativi in appositi spazi e
il suo fine è testimoniare l'esistenza del documento.
Il registro di protocollo è annuale.
Elementi obbligatori della registrazione di protocollo:
- numero progressivo
- data di registrazione
- mittente/destinatario
- oggetto
- codice di classificazione

Archivio di deposito

L'archivio di deposito è destinato a gestire quei fascicoli che non sono più sufficientemente
attivi per essere tenuti nei singoli uffici che gli hanno posti in essere per altri 30 anni. La
gestione dell'archivio deve basarsi su alcuni principi fondamentali:
- i documenti in esso custoditi rimangono di proprietà dell'ente produttore
- l'accesso ai documenti deve essere rapido
- è indispensabile che il personale che gestisce l'archivio mantenga l'ordine in cui i
documenti sono stati ricevuti
- il trasferimento dei documenti dall'ente produttore all'archivio di deposito presuppone la
compilazione di un elenco di trasferimento
Nel passaggio dall'archivio di deposito all'archivio storico abbiamo un'operazione di
selezione del materiale da conservare e il conseguente scarto. Data l'irreversibilità dello
scarto, gli archivi si dotano di strumenti che consentono di conoscere tutto ciò che è stato
scartato (correttivi dello scarto). La commissione può non essere d'accordo sulla scelta del
materiale da scartare: nascono così gli archivi intermedi nel quale il materiale predisposto
per lo scarto resta in sospeso per un periodo.

Archivio storico

Il materiale archivistico destinato a conservazione permanente viene versato

dall'amministrazione produttrice all'archivio storico competente. Tutti i documenti che
entrano nell'archivio storico dovrebbero essere registrati in uno storico dei versamenti. I
documenti acquisiti vengono ordinati secondo il principio di provenienza e il principio
dell'ordine originario.