Archivistica

Teorie, metodi, pratiche

AUTORI: GIUVA E GUERCIO

21\09\2021

Premessa allo studio del manuale:

Il volume si propone di:

- presentare i nodi TEORICI E METODOLOGICI

- evidenziare gli sviluppi e l’utilizzo di strumenti operativi

 Si caratterizza per la sua struttura organica, suggerita dalla pluralità degli ambiti di ricerca e delle
esperienze maturate.
 Il Percorso riconosce la CENTRALITA’ delle ATTIVITA’ DI FORMAZIONE E GESTIONE DEGLI ARCHIVI
CORRENTI.

Capitolo 1. FUNZIONI DEL DOCUMENTO ARCHIVISTICO

La definizione del concetto di “documento archivistico” è al centro della riflessione da parte della dottrina
archivistica da più di un secolo. Gli archivisti hanno cercato di sviluppare il concetto su un piano GENERALE,
descrivendone la NATURA ovvero:

- le qualità

- le proprietà Che esso assume fin dall’origine.

La definizione di documento archivistico secondo la sua natura è una scelta non condivisa da tutti gli
archivisti. È considerato un OGGETTO D’USO. Secondo Schellenberg i documenti archivistici sono definiti in
ragione degli scopi di ricerca DALLE PERSONE DIVERSE DA CHI LI HA PRODOTTI e che ne guidano la
conservazione ( ovvero la SELEZIONE). LA SELEZIONE È UN’ESIGENZA PRIORITARIA DELL’INTERVENTO
ARCHIVISTICO IN NORDAMERICA, SERVE PER DEFINIRE IL DOCUMENTO.

La definizione di documento archivistico in questo capitolo verrà affrontato solo con l’ANALISI DELLA SUA
NATURA ORIGINARIA, cioè delle caratteristiche che lo identificano al momento della sua origine o
produzione.

L’analisi della natura originaria va fatta contestualmente al tema d’archivio.

I due concetti sono INTERDIPENDENTI: l’archivio è costituito di documenti archivistici, i quali sono
aggregati costituendo l’archivio. Quindi non è possibile considerare il documento archivistico come
un’entità singola e ancora meno autonoma.

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Partendo dal presupposto di archivio come complesso documentario, porta a prendere in esame le diverse
definizioni:

1. Insieme di documenti (scritti, disegnati o stampati) ufficialmente ricevuti o redatti da un ente

pubblico o da uno dei suoi funzionari. Questi documenti devono rimanere nella custodia dell’ente
o del funzionario.
2. Raccolta ordinata degli atti di un ente costituiti durante lo svolgimento della sua attività
conservata per diversi scopi ( politici, giuridici e culturali).

Non riporto le altre enunciazioni perché presentano le medesime caratteristiche:

- ORGANICITA’

- STRUTTURA

- SEDIMENTAZIONE NATURALE

-ASSOCIAZIONE A FUNZIONI E ATTIVITA’

- REQUISITO DELLA TENUTA E CUSTODIA DA PARTE DELL’AUTORE.

 Si può definire l’archivio come :

- l’insieme dei documenti redatti e ricevuti da una persona fisica o giuridica nel corso delle sue
attività come lo strumento e residuo , e conservati nel proprio riferimento da quella stessa
persona o dal suo successore legittimo.

LA NATURA DELL’ARCHIVIO:
 INSIEME DEI DOCUMENTI E DELLE RELAZIONI CHE SI STABILISCONO RECIPROCAMENTE, IN
RAPPORTO AL SOGGETTO CHE LI HA PRODOTTI E DELLE SUE FUNZIONI E ATTIVITA’. QUIBNDI IL
DOCUMENTO ARCHIVISTICO E’ LA COMPONENTE ELEMENTARE DELL’ ARCHIVIO.

Come si sono formati gli archivisti?

1. Con gli strumenti teorici della diplomatica classica , ovvero la disciplina che studia la genesi e la
forma dei documenti che in epoca medievale avevano valore costitutivo o probatorio rispetto agli
atti rappresentati. Questi studi hanno definito il documento archivistico al singolare, in quanto
riconducibile ai CONTESTI ESTERNI di PRODUZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE. È la definizione
che dà Jenkinson a sintetizzare quanto espresso, secondo cui : un documento può appartenere ad
una classe di archivio se è scritto o usato nel corso di un’attività amministrativa, sia essa pubblica
o privata, di cui faceva parte. In una seconda fase tenuto in custodia per propria informazione o
per le persone responsabili di tale attività. Conclude asserendo che gli ARCHIVI NON SONO SCRITTI
NELL’INTERESSE O PER INFORMAZIONE DEI POSTERI.

LE PROPRIETA’ DEI DOCUMENTI ARCHIVISTICI:

Questo ci porta a riflettere sulle PROPRIETA’ DEL DOCUMENTO ARCHIVISTICO ( proprietà che
derivando dalle circostanze della sua produzione, lo rendono diverso dagli altri documenti):

1. IMPARZIALITA’: perché i documenti archivistici sono prodotti come strumenti per condurre
un’attività di cui sono anche il residuo, essi sono liberi dal sospetto del pregiudizio in relazione agli
interessi per cui noi li usiamo. Questo vuol dire che il contesto della loro produzione consente di
rivelare i fatti e gli atti di cui essi sono parte.

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 2. AUTENTICITA’ : dei documenti archivistici è correlata alla loro custodia continua da parte del
produttore o di un legittimo successore.

QUESTE DUE IMPLICANO CHE I DOCUMENTI ARCHIVISTICI SONO FONTI DI CONOSCENZA DEL
PASSATO.

3. NATURALEZZA: il documento è uno strumento utile per raggiungere uno scopo, un mezzo
piuttosto del prodotto. Il risultato dell’attività del produttore che esercita la sua funzione, che
completa i suoi compiti, che comunica con il mondo che lo circonda. La conseguenza è il vincolo
archivistico, LA RELAZIONE CIOE’ CHE OGNI DOCUMENTO HA CON ALTRI DOCUMENTI
ARCHIVISTICI CHE PARTECIPANO ALLA STESSA ATTIVITA’ E SI ACCUMULANO NEL CORSO DELLE
FUNZIONI DEL PRODUTTORE.

LA RETE DI RELAZIONI nasce quando il documento è inserito nell’archivio (attraverso l’assegnazione

di un codice di classificazione) e connesso ad un altro documento archivistico, ed è in continua
formazione e crescita , come un tessuto connettivo.

Il vincolo archivistico è espressione dello sviluppo dell’attività a cui il documento partecipa.

Il documento archivistico è costituito di un documento e delle sue relazioni.

4. IL VINCOLO ARCHIVISTICO: è da considerarsi la quarta proprietà

5. UNICITA’: qualità strettamente connessa al vincolo archivistico.

ATTENZIONE:

Mentre è possibile AVERE UNO O PIU’ DOCUMENTI IDENTICI, LE RELAZIONI DI CIASCUN DOCUMENTO
ARCHIVISTICO SONO DIVERSE E QUINDI CIASCUN DOCUMENTO ARCHIVISTICO E’ UNICO NEL SUO
CONTESTO.

I contesti sono:

- sistema giuridico-amministrativo

- il soggetto-produttore

-la procedura amministrativa

-il processo di redazione che lo produce

-l’archivio a cui appartiene

- ambiente tecnologico in cui è prodotto o mantenuto

La conoscenza e la comprensione di ciascuno di tali contesti sono necessarie all’IDENTIFICAZIONE,

CONTROLLO, CONSERVAZIONE, COMUNICAZIONE DI QUALSIASI DOCUMENTO ARCHIVISTICO.

IL DOCUMENTO ARCHIVISTICO NON PUO’ ESSERE CONCEPITO COME UN ELEMENTO ISOLATO. HA SEMPRE
UN CARATTERE DI UTILITA’ che ha validità se comparato agli altri documenti.

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LE COMPONENTI DEL DOCUMENTO ARCHIVISTICO

- supporto
Queste 3 inducono a considerare il documento archivistico come un documento
- forma ossia un’informazione scritta memorizzata su un supporto di qualunque natura:
legno, pergamena, carta, nastro magnetico o hard drive. In modo oggettivo, cioè
-atto indipendente da chi legge o visualizza e organizzata secondo una struttura. La
- persone struttura facilita la comunicazione, seguendo le regole di rappresentazione tipiche
del contesto in cui il doc viene prodotto e usato.
- vincolo archivistico

In particolare:

- La forma è una componente necessaria per la sua esistenza e per la determinazione della sua affidabilità e
autenticità nel suo stato di perfezione e trasmissione .

- L’atto si riferisce all’origine del documento ( l’atto di nascita).

Un doc può essere prodotto per :

1. mettere in atto un’azione specifica che può avvenire tramite la sua redazione ( ad es. domanda di
registrazione, un ricorso, un verdetto, un contratto di vendita, una richiesta di informazioni) o per fornire la
prova di un’azione che è stata completata oralmente ma richiede evidenza scritta ( ad es. la registrazione di
un matrimonio, la ricevuta di un pagamento, l’attestazione di un giuramento) o per essere di ausilio allo
svolgimento di un’azione ( appunti di una lezione, mappa geografica) o per informazione.

Il contesto digitale

Nell’ambiente digitale i doc archivistici NON sono immediatamente DISTINGUIBILI da altri tipi di oggetti
digitali in quanto:

- si trovano in un archivio

- fisicamente appartengono ad aggregazioni di vario tipo che contengono una gran varietà di oggetti digitali.

È importante quindi identificare i documenti archivistici digitali concettualmente: i doc archivistici sono
informazioni redatte o ricevute nell’avviare, condurre o completare un’attività istituzionale o individuale,
che includono CONTENUTO, CONTESTO E STRUTTURA sufficienti a fornire prova di tale attività.

E’ indispensabile specificare il loro ruolo, le loro qualità e funzioni, cominciando dal supporto ( che nei doc
analogici contribuisce al suo significato). Il supporto fa parte del contesto tecnologico . il doc deve essere
memorizzato su un nastro magnetico, disco ottico o altro SENZA CAMBIARE L’IDENTITA’ DEL DOC.

L’ORGANIZZAZIONE DI UN DOC DIGITALE

- in termine di flusso tramite bit ( bitstream) ha un ruolo analogo al supporto dei doc tradizionali.

I bitstream sono necessari per riprodurre un doc digitale e che richiedono misure specifiche di
conservazione, definiti componenti digitali.

Il concetto di componente digitale è stato elaborato dal PROGETTO INTERPARES, come CONSEGUENZA del
fatto che NON E’ POSSIBILE UN DOC DIGITALE COME QUELLO ANALOGICO.
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Un doc digitale è un oggetto che viene mostrato su un monitor quando richiesto da un intervento di una
persona fisica o di un sistema, ma non può essere immagazzinato nella forma in cui viene visualizzato a
meno che non LO SI TRASFORMI IN FORMA ANALOGICA, ma in quel caso non sarebbe più un documento
digitale. Il doc digitale viene immagazzinato come uno o più flussi di bit che devono essere elaborati dal
pc per essere visibili. La CONSERVAZIONE DI UN DOC DIGITALE consiste nella PRESERVAZIONE DELLA
CAPACITA’ DI RIPRODURLO. Un sistema che conserva i documenti digitali deve essere in grado di
identificare e localizzare tutte le componenti digitali di ciascun documento e applicare il software
appropriato a ciascuna componente per riprodurre il doc archivistico.

UNA COMPONENTE DIGITALE:

- può contenere un doc intero o parte di un doc ( può essere anche un’email che contiene un messaggio in
forma di testo che contenga:

1. intestazione che permette al sistema di dirigere e gestire il messaggio

2. il testo del messaggio

3. la foto

4. la firma

Un rapporto con 4 allegati testuali può essere composto di una sola componente digitale come un file pdf
( o pdf relativo agli allegati.

La relazione tra un doc digitale e un file può essere : 1 A 1\ 1 A MOLTI\ MOLTI A 1\ MOLTI A MOLTI.
QUINDI NON SI DEVE UTILIZZARE COME SINONIMO DI DOC ARCHIVISTICO IL TERMINE FILE. Anche se il doc
ha una sua forma fissa, non è DETTO CHE I BITSTREAM RIMANGONO INTATTI NEL TEMPO.

Gli attributi dei doc archivistici digitali funzionano come delle proprietà che, considerate nel suo insieme,
identificano un certo doc o elemento. Esempio di attributo possono essere:

- il nome dell’autore o del destinatario,

-la data,

-il nome dell’atto,

- il vincolo archivistico in forma di codice di classificazione.

Nei doc digitali gli attributi devono essere visibili. Normalmente non sono visibili a chi visualizza il
documento perché vengono considerati dei METADATI, dati informativi cioè non inclusi.

DIFFERENZA TRA DOC ANALOGICO E DIGITALE:

 DOCUMENTO ANALOGICO: è connesso al suo supporto, ha una forma fissa e contenuto stabile.
Hanno però sofferto la perdita o la corruzione di elementi di forma o contenuto a causa di fattori
ambientali, del passare del tempo o del modo in cui sono stati trattati: queste alterazioni vanno
considerate caso per caso.
 Documento digitale, è sì un documento ma non è memorizzato in modo permanente su un
supporto. Il requisito di forma fissa non significa invariata, questo vuol dire che sono
ammessi certi tipi di variazioni offerte dalla tecnologia. Il contenuto può essere visualizzato
dall’utente solo in piccola parte, quella richiesta dalla sua ricerca.
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  Bisogna distinguere la forma con cui il doc digitale si manifesta a un utente e quella con cui
è digitalmente immagazzinato.

La differenza è fondamentale per due motivi:

1- Distinzione del doc digitale da quello analogico

2- Distinzione che rende necessario il documento e determinare se continua ad esistere come tale
attraverso cambiamenti del modo in cui è memorizzato nel sistema.

SENZA QUESTA DISTINZIONE non potremmo affermare che un doc mantiene la sua identità anche quando
viene trasferito da un disco magnetico a uno ottico o quando viene tradotto da word a html ( per
pubblicarlo su un sito web).

Anche quando un testo viene codificato in caratteri, il doc non muta la sua forma estrinseca ai fini della
visualizzazione.

E’ utile distinguere i 3 tipi differenti di dati con cui il doc si è digitalmente codificato:

1. Dati di contenuto- che costituiscono il contenuto del documento

2. Dati forma – che abilitano il sistema a riprodurre il doc nella forma documentaria corretta.
Impongono l’organizzazione visibile del contenuto del doc.
3. Dati di composizione – che dicono al sistema quali dati di contenuto e di forma appartengono a
quale documento. Essi comunicano al sistema quali oggetti al suo interno devono essere correlati
tra loro per costituire il doc e li connettono ai vari elementi di struttura.

I dati di forma e composizione determinano la struttura di un doc digitale, ma non sono equivalenti alla
struttura.

I 3 dati possono essere trasmessi da una singola componente digitali e separati in componenti diverse.

Detto ciò possiamo dedurre:

- il doc immagazzinato: è quello salvato nel sistema. Include: i dati di contenuto, forma e composizione; ma
anche le regole necessarie per processare tali dati (le regole che abilitano il contenuto o forma del
documento).

- il doc manifesto: è il doc predisposto alla visualizzazione. E’ da definirsi la manifestazione del primo in una
forma comprensibile ad una persona o ad un altro sistema. Inoltre una o più documenti possono essere
usati anche nel riprodurre altri documenti.

Il sistema digitale è l’attività che presenta maggiori difficoltà, essendo basata sulle capacità di determinare
l’esistenza di un supporto a cui l’oggetto è affisso, la persistenza della sua forma e la stabilità del suo
contenuto.

Capitolo 2: L’ARCHIVIO IN FORMAZIONE

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L’archivio è il complesso di documenti prodotti e acquisiti da un soggetto nell’esercizio delle sue attività. La
definizione è generica e scarna. L’archivio per sua natura, costituito da più oggetti ( documenti) legati tra
loro da relazioni complesse ( espresse dal vincolo archivistico che lega le singole parti al tutto) e
fondamentali per la piena comprensione di questo bene vulnerabile e multiforme. Nasce per un’esigenza
pratica: amministrativo-gestionale e giuridica; il ricorso a tecniche di formalizzazione e di organizzazione
sono implicite nella sua natura.

Il contesto di produzione e le scelte operate nell’organizzazione dell’archivio durante la fase della sua
formazione incidono profondamente sulle qualità, sulla sopravvivenza e sull’affidabilità delle fonti
archivistiche.

L’innovazione tecnologica ha modificato, dal pdv culturale, amministrativo, normativo e tecnologico:

- IL RAPPORTO CONCETTUALE TRA SUPPORTO E TESTO DEL DOCUMENTO

- IL RAPPORTO TRA FORMA E CONTENUTO

- RELAZIONE TRA IL DOCUMENTO E IL SUO AUTORE e i processi di formazione, gestione e conservazione

degli archivi.

Il passaggio al digitale :

 garantisce una più ampia e veloce diffusione attraverso sistemi distribuiti dei contenuti informativi.
 Espone i documenti a rischio di corruttele da parte di terzi.
 Permette di reperire velocemente le informazioni.
 Velocizza la produzione di un documento.
 Ne compromette la sopravvivenza qualora non si definisca il tempo di tenuta e le relative strategie
di conservazione.

Bisogna considerare l’esistenza di SISTEMI DOCUMENTARI IBRIDI, costituiti da documenti cartacei e digitali,
di norma gestiti con strumenti informatici.

Convenzionalmente la teoria archivistica italiana distingue:

LE 3 FASI DI CICLO DI VITA DELL’ARCHIVIO:

1- Archivio corrente: costituito dalle pratiche relative ad affari in corso di trattazione.

2- Archivio deposito: in cui si conserva ciò che non è più necessario alle esigenze quotidiane dell’ente,
ma che continua ad esplicare le proprie valenze giuridiche e amministrative; inoltre viene
periodicamente sottoposto ad un’attività di manutenzione al fine di individuare, tramite il processo
di selezione:
- ciò che può essere destinato alla distruzione, tramite scarto;
- ciò che sarà oggetto di versamento nell’archivio storico.
3- Archivio storico: costituito dall’insieme delle pratiche (concluse da tempo- in Italia da più di
40anni) e destinate alla conservazione permanente.

Oggetto di questo capitolo è l’ANALISI DELLE ATTIVITA’ che avvengono nella prima fase.

Questa fase è data dalla VOLONTA’ DEL SOGGETTO,SIA ESSO PUBBLICO O PRIVATO, do GENERARE UN
insieme strutturato di documenti, prodotti o acquisiti nell’esercizio della propria attività.

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IL VERO VALORE INFORMATIVO di un ARCHIVIO risiede:

- negli oggetti

- ma soprattutto nelle relazioni che legano gli oggetti tra di loro. La dimensione relazionale deve essere
esplicitata e salvaguardata con la massima cura, perché ad essa è correlata la capacità di percepire la
valenza del documento stesso e del suo significato sia al presente che al futuro.

TRA PASSATO E PRESENTE-LA FORMAZIONE E GESTIONE DEGLI ARCHIVI CORRENTI

- In passato gli archivisti, per ragioni culturali e difficoltà di interagire efficacemente con le amministrazioni
durante la fase di produzione, hanno privilegiato LA CURA DEGLI ARCHIVI STORICI , dedicandosi quindi
interamente alla conservazione e alla valorizzazione delle fonti del passato. Per effetto di questa tendenza,
produzione e gestione dei doc negli archivi correnti è rimasta appannaggio anche delle amministrazioni
pubbliche e private ( figure prive di specifica formazione professionale).

Ancora oggi, l’intervento dello Stato, previsto dalla normativa di tutela e riconosciuto dalle disposizioni sulla
gestione informatica dei documenti, difficilmente riesce a garantire sul nascere L’ADOZIONE DI CORRETTE
PROCEDURE ARCHIVISTICHE , e spesso limitato alla SOLA PARTECIPAZIONE AL PROCESSO DECISIONALE con
cui SI DISPONE LA DESTINAZIONE FINALE DEL DOC.

°Approfondimento°

Fin dal 1894 la commissione incaricata dello studio degli archivi correnti dei ministeri italiani fu la
cosiddetta Commissione De Paoli che sottolineò l’importanza della classificazione nella tenuta dell’archivio
corrente, valutando la possibilità di adottare un TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE UNICO- MA QUESTO
TENTATIVO VENNE ABBANDONATO.

Ebbe maggior fortuna l’iniziativa del Ministero dell’Interno che nel 1897 elaborò un TITOLARIO UNICO PER I
COMUNI ITALIANI.

Ma:

L’intervento dello Stato sugli archivi correnti e di deposito si esplica:

- mediante le commissioni di sorveglianza e le Soprintendenze archivistiche.

Le commissioni di sorveglianza sono organi composti , cioè costituiti da un rappresentante

dell’amministrazione archivistica, un rappresentante del ministero dell’interno e dal responsabile
dell’ufficio presso cui si insedia la commissione, con compiti di presidente coadiuvati dal segretario. Tutti
regolamentati dal Dlgs. 42\2004 art. 41 e DP.P.R 37\2001. Operano in tutti gli uffici statali, fino a livello
provinciale, con compiti di indirizzo sulla produzione e sulla tenuta degli archivi correnti e di deposito e
sullo scarto periodico della documentazione.

Il ruolo delle commissioni di indirizzo è svolto dal 1693. Le soprintendenze archivistiche sono organi
periferici del ministero per i Beni e le Attività culturali con sede in tutti i capoluoghi regionali, eccetto per il
Piemonte e la Valle D’Aosta con sede a Torino. °

Una delle principali emergenze archivistiche nel nostro Paese è RECUPERARE IL VALORE CHE LA
CORRETTA GESTIONE DELL’ARCHIVIO in formazione assume.

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L’organizzazione di un archivio corrente è una questione di natura politica e di cultura amministrativa.
E’ necessario creare nelle amministrazioni una corretta percezione del ruolo dei professionisti che si
occupano dell’archivio corrente e di deposito è un obiettivo strategico per la conservazione di un lungo
termine delle memorie documentarie nel presente. La figura professionale specifica deve essere
dotata:

- di adeguata preparazione tecnico-scientifica

- alla guida del servizio per la gestione informatica del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi
nelle amministrazioni pubbliche.

In ambito internazionale, il processo di definizione di linee guida del RECORDS MANAGEMENT è

andato di pari passo con l’introduzione di SISTEMI INFORMATICI per la GESTIONE DOCUMENTALE.

In Italia con il DPR 428\1998 poi integrato con il testo unico approvato con DPR 445\2000 – si
introduce il concetto di SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI per indicare l’insieme delle
regole e strumenti che disciplinano la formazione e la tenuta dell’archivio nella fase corrente e di
deposito.

L’analisi dei seguenti termini:

- “sistema” rimanda all’ORGANICITA’

- “flusso” si rifà alla “dinamicità”.

- “gestione” si riferisce alla “SUCCESSIONE IN SERIE DI ATTIVITA’”.

E’ il MANUALE DI GESTIONE a descrivere IL SISTEMA DI GESTIONE e CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI:

ha la funzione di:

 ILLUSTRARE nel dettaglio le attività in cui si articola la gestione documentale

 RACCOGLIERE, in allegato, gli strumenti archivistici adottati e i documenti utili a comprendere
il contesto amministrativo di riferimento:

-i piani di classificazione

- l’organigramma della struttura amministrativa

- i moduli del versamento della documentazione d’archivio di deposito

- i moduli della richiesta di autorizzazione dello scarto.

Il MANUALE riveste una duplice valenza:

1. Rappresenta uno strumento con il quale la politica archivistica dell’ente si traduce in attività
pratiche di organizzazione e gestione, assicurando l’omogeneità dei comportamenti della struttura
amministrativa.
2. Costituisce la testimonianza per ricostruire le condizioni in cui si è costituito l’archivio corrente e la
volontà del soggetto produttore.

Come inserire il documento nel sistema?

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 Si procede all’identificazione e acquisizione. L’oggetto viene definito grazie agli elementi capaci di
descriverlo, gli si attribuisce un identificativo univoco e progressivo in una data sequenza ( che lo
distinguerà in tutte le fasi della vita del sistema stesso).

L’identificazione può avvenire:

1- Registrazione di protocollo: è prevista dalla normativa italiana al fine di certificare in modo

pienamente attendibile il momento in cui il doc è entrato a far parte del sistema documentario. Il
registro di protocollo è un atto pubblico, valido fino a querela di falso.

Lo scopo della registrazione è quello di provare che il doc è stato prodotto o acquisito nel sistema
documentale.

L’articolo 53 del DPR 445\2000 rende obbligatoria la registrazione dei documenti ricevuti e spediti
dall’amministrazione, compresi i doc informatici escludendo le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i
notiziari della pubblica amministrazione, le note di circolazione delle circolari e altre disposizioni.

GLI ELEMENTI DESCRITTIVI MINIMI DI UN DOC OGGETTO DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO ( DPR

445\2000) sono:

1. Numero di protocollo
2. Data di registrazione
3. Mittente del documento ( se in entrata) o destinatario ( se in uscita)
4. Oggetto ( ovvero la descrizione del documento)
5. Impronta( se il doc è informatico o trasmesso via telematica).

Al contempo si associa al documento una SEGNATURA DI PROTOCOLLO : ovvero una stringa contenente le
informazioni riguardanti il documento e che consente di identificarlo in modo inequivocabile, ovvero:

1. Numero di protocollo
2. Data di registrazione
3. Identificazione sintetica dell’amministrazione
+ codice identificativo dell’ufficio assegnatario o che ha prodotto il documento
+ indice di classificazione.

Il nesso tra DOCUMENTO E ATTIVITA’ è sancito dalla Classificazione. E’ un’attività strategica essenziale per
la gestione dei documenti; è usata per collegare il doc e il fascicolo all’attività amministrativa o all’affare a
cui si riferiscono. Il suo ruolo è quello di rendere esplicito il SUO VALORE D’USO ALL’INTERNO DEL SISTEMA
AMMINISTRATIVO CHE LO ACCOGLIE O PRODUCE e lo USA, e di accumulare i documenti in serie omogenee.
L’obiettivo è quello di costruire un sistema documentale che rifletta fedelmente il modo in cui sono
aggregati i documenti, diventando quindi la rappresentazione della realtà amministrativa che lo ha
generato.

Si appone l’indice di classificazione che si collega ad una delle voci di cui si compone il piano di
classificazione o titolario adottato dall’organizzazione. Attraverso la definizione del PIANO DI
CLASSIFICAZIONE si definiscono regole univoche e condivise da tutta l’organizzazione per gestire i
documenti di qualunque tipo (analogici e digitali).

Gli obiettivi del piano di classificazione sono:

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 1. Garantire la gestione unitaria dell’archivio
2. Assicurare il controllo sulla sopravvivenza della documentazione
3. Garantire la costruzione dell’archivio inteso come PATRIMONIO DI CONOSCENZA DELL’INTERA
AMMINISTRAZIONE.

°Approfondimento°

La classificazione si presenta come uno schema generale di voci logiche articolate gerarchicamente e
stabilite uniformemente in modo da identificare le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione. Le
finalità della classificazione sono:

1. Definizione criteri di formazione e di organizzazione dei fascicoli, dei dossier e delle serie di
documenti.
2. Reperire i documenti
3. Selezione dei doc ai fini della conservazione o distruzione

L’attività di classificazione è strettamente connessa alla successiva riconduzione del documento all’Unità
Archivistica che raccoglie tutti i doc relativi ad una singola istanza (fascicolazione). La fascicolazione è
un’attività logica che si traduce nell’inserimento fisico del documento in un raccoglitore ( detta carpetta o
camicia). In ambito digitale si realizza nel collegamento del documento all’unità archivistica corrispondente.

I fascicoli sono le unità archivistiche complesse e possono essere redatti per affare o intestati al nome del
soggetto ( individuo o ente) possono essere accorpati per :

- tipologia ( contratti, deliberazioni, fatture , circolari).

La documentazione sarà sistemata per sequenza cronologica e aggregata in base alla materia di
riferimento. L’indice di classificazione riportata nei fascicoli o collegati ad essi ( fascicoli informatici), ne
permetterà l’accorpamento fisico o logico in serie archivistiche contenenti documentazione relativa alla
medesima attività o competenza.

Nel piano di fascicolazione sono riportati il contenuto di massima e le modalità di incremento. Si configura
come uno strumento che rappresenta il modo in cui le attività articolate e descritte nel piano di
classificazione si traducono nell’archivio reale. INDICE DI CLASSIFICAZIONE e POSIZIONE DEL FASCICOLO
compongono LA SEGNATURA ARCHIVISTICA con la quale ogni singola unità archivistica è individuata
all’interno del fondo archivistico di appartenenza. Il piano di conservazione definisce i tempi di tenuta di
ciascun fascicolo. Integrare lo strumento per la classificazione con quello della conservazione permette di
definire per ciascun documento, fin dalla sua fase iniziale quale sarà il suo percorso.

Capitolo 3: IL RUOLO DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO

In ITALIA:

L’archivio di deposito è un luogo designato per la RICEZIONE e la GESTIONE dei documenti archivistici che
non sono sufficientemente attivi per essere tenuti negli uffici amministrativi, ma non attivi per essere
trasferiti all’archivio storico o per essere distrutti.

L’archivio di deposito rappresenta un momento essenziale nei processi di formazione dell’archivio in

quanto memoria\testimonianza.

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Il carattere dell’archivio di deposito è temporaneo e instabile.

Lo status dei documenti è provvisorio, destinato a durare fino alla valutazione sulla loro destinazione finale
in termini di distruzione o di conservazione permanente.

L’archivio di deposito si configura come una fase di gestione dell’archivio per non ostacolare la gestione
efficiente dei documenti. Non cambiano la NATURA GIURIDICA E IL VALORE DELLA DOCUMENTAZIONE.

STORIA:

Nei primi decenni dello Stato Unitario, il rapporto tra archivio corrente e archivio di deposito era governato
da un sistema di trasferimenti periodici. L’archivio del Regno d’Italia (previsto dall’ordinamento generale
degli Archivi di Stato del 1875) che si stava costituendo lentamente a Roma come archivio storico( unico) in
cui confluivano gli ATTI NON PIU’ OCCORRENTI ALL’ORDINARIO SERVIZIO DEI DICASTERI. Affluiva anche la
documentazione recente.

Nel 1900 si stabilirono le regole preposte alla registrazione e la tenuta dei documenti e degli archivi delle
amministrazioni centrali, che riprendevano quelle del regno di Sardegna.

Nel corso del XX secolo si è assistito ad un’evoluzione paradossale della PERCEZIONE DEL RUOLO
DELL’INFORMAZIONE E DEI DOCUMENTI. Da un censimento recente emergeva che gli archivi fossero
sottoutilizzati dagli amministratori pubblici nel processo decisionale, soprattutto a livello ministeriale. Nella
maggioranza dei paesi gli archivi di deposito erano considerati le bassins de décantation dove, in attesa di
identificare i documenti di valore effimero o di interesse duraturo, la documentazione si era accumulata
senza controllo.

I DOCUMENTI IN DEPOSITO:

- hanno valore amministrativo, giuridico e informativo per i produttori e i cittadini. I limiti sono: di
trasparenza amministrativa e di disciplina dei beni culturali.

-il diritto di accesso è riconosciuto ai cittadini come strumento di tutela del proprio interesse e si esercita su
tutti i documenti in possesso delle amministrazioni senza alcuna distinzione.

> Le richieste di consultazione possono essere fatti da soggetti interessati e il dovere di consentire l’accesso
ai documenti dura per tutto il tempo in cui sussiste l’obbligo di conservarli. Il rifiuto, il differimento o la
limitazione dell’accesso sono impugnabili di fronte alla magistratura.

- Sono documenti pubblici, intesi come beni culturali.

- Si configurano come testimonianza materiale avente valore di civiltà.

- Si considerano fonti per la ricerca storica

- Appartengono al patrimonio culturale della nazione.

LA NORMATIVA : stabilisce un principio di accesso basato sulla natura di beni culturali dei documenti
pubblici e sull’obbligo che ne deriva di garantire la fruizione. Gli archivi di deposito di un’amministrazione
NON SONO APERTI AL PUBBLICO , la documentazione custodita può essere solo consultata ( dal personale
o da soggetti ai fini della ricerca).

IL REPERIMENTO dei documenti dipende:

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  Dall’ordine in cui si trova la documentazione e delle procedure interne

L’EFFICIENZA DEL SERVIZIO dipende:

- fattori come la collocazione fisico-geografica, la dimensione, la disposizione nei locali e le attrezzature

disponibili. Per questi aspetti si può fare riferimento agli standard internazionali in termini di sicurezza,
igiene e funzionalità.

L’ATTUALE NORMATIVA DI TUTELA dei BENI CULTURALI sottolinea l’importanza della conservazione in
tutte le fasi della gestione documentaria.

Il principio che regola l’attribuzione di responsabilità per gli Archivi di Stato e degli enti pubblici deriva
dalla condizione giuridica che è stabilita dal Codice dei beni culturali e del paesaggio.

ART. 10 – GLI ARCHIVI E I SINGOLI DOCUMENTI SONO BENI CULTURALI

ART.53 – COSTITUISCONO DEMANIO CULTURALE

ART. 54 – SONO BENI INALIENABILI

SERVIZIO INFORMATICO:

Da poco più di un decennio, vige l’obbligo per tutte le amministrazioni pubbliche di istituire un Servizio per
la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi: i compiti vengono assegnati al
responsabile di tale servizio. Le responsabilità devono essere individuate e rese pubbliche nel manuale di
gestione.

Dal 1963 il legislatore aveva dato vita a un modello di gestione documentaria rappresentato da un sistema
integrato di responsabilità del soggetto produttore della documentazione. Il sistema prevedeva la creazione
di organismi con il compito di vigilare sulla corretta gestione degli archivi correnti e di deposito delle
amministrazioni pubbliche: era il compito delle commissioni di sorveglianza, strutture collegiali composte
da rappresentanti dell’amministrazione e da un funzionario archivista dello Stato.

LA FUNZIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO

- ACCEZIONE PURAMENTE CONSERVATIVA

Si presenta con un sistema di conservazione ben organizzato con lo scopo:

1. di preservare l’autenticità e l’integrità dei documenti

2. di reperirli e renderli disponibili
3. di assicurare la corretta movimentazione
4. di condurre con efficienza le operazioni finalizzate alla distruzione della documentazione non
rilevante
5. al trasferimento negli archivi storici dei documenti destinati alla conservazione permanente.

I DOCUMENTI RESTANO, ANCHE SE TRASFERITI, DI PROPRIETA’ DI CHI LI HA PRODOTTI.

IL TRASFERIMENTO deve essere attivato rispettando l’organizzazione dei FASCICOLI DELLE SERIE
dell’archivio corrente perché:

 è indispensabile per salvaguardare integrità e organicità dell’archivio.

 Offre il vantaggio di utilizzare per la gestione degli strumenti di corredo originari in uso nell’archivio
corrente, sempre utili per le verifiche necessarie durante il periodo di conservazione del deposito.
 Risultano agevolate tutte le operazioni, tra cui l’organizzazione in fascicoli e delle serie
documentarie.
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Il documento viene trasferito solo se è in possesso dell’action date, cioè la data in cui è programmata la sua
rimozione nel deposito per ragioni di distruzione o di trasferimento dell’archivio storico.

Il MASSIMARIO è un documento ufficiale che stabilisce il periodo di conservazione dei documenti,

indicando il tempo di permanenza nel deposito e la destinazione successiva. Esso dimostra l’assolvimento
degli obblighi legali di conservazione nel rispetto del principio di trasparenza amministrativa.

I DOCUMENTI DI INTERESSE STORICO sono destinati alla CONSERVAZIONE PERMANENTE E DEVONO

RESTARE NEL DEPOSITO PER 40 ANNI DOPO L’ESAURIMENTO DELL’AFFARE CUI SI RIFERISCONO ( nelle liste
di leva o atti notarili anche per più anni).

N. B. Si possono determinare situazioni di reale rischio per la conservazione degli archivi per cui, si rende
necessario anticipare i tempi di versamento.

L’OUTSOURCING : è l’affidamento dei servizi in esterno. Esso risponde alla logica economica del make or
buy , si basa cioè sulla valutazione della convenienza di provvedere direttamente a un servizio , oppure
affidarne l’esecuzione ad un soggetto esterno. E’ una scelta organizzativa, finalizzata a migliorare l’efficienza
del servizio.

Il modello gestionale:

- la cui attività è considerata un’attività strumentale e viene spesso affidata ad un soggetto esterno, spesso
uno specialista che ha il proprio core business, che il soggetto committente trascura o non intende svolgere.

Ovviamente i soggetti esterni sono tenuti a rispettare l’obbligo di trasparenza previsti dai contratti di
esternalizzazione del servizio.

SGUARDO INTERNAZIONALE: MODELLO AMERICANO E FRANCESE

MODELLO AMERICANO:

Si basa sull’idea che il ciclo di vita dei documenti è diviso in 3 età, a seconda di 2 ambiti:

- oggetto di intervento

- disciplina

- professionalità

I documenti si distinguono in:

1. Attivi\ semiattivi gestiti da record manager.

2. Non attivi \ storici ( archives) si occupano gli archivisti negli istituti di conservazione permanente.

> La rete dei Federal Records Centers fa capo ai Nara, si è sviluppato a partire dagli anni 50 ed è
costituita da 17 sedi e offre servizi a circa 400 agenzie federali.

Circa il 95% dei doc custoditi sono considerati dei temporary records quindi vengono distrutti una volta
scaduto il tempo di conservazione. Il rimanente 5 % invece è destinato alla conservazione permanente
e restano sotto la custodia federale.

Modello Francese

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 Prevede la creazione di un sistema di conservazione denominato préarchivage. I documenti non in uso
venivano trasferiti in un deposito di cui era responsabile un funzionario dell’amministrazione
archivistica operante stabilmente come missionarie.

La prima missione istituita nel 1952 presso il Ministero dell’Interno e da qui si è sviluppata una rete
definita Service des Missions. Nel 1969 fu fondata a Fontainebleu la Cité interministérielle des archives
destinata ad essere il centro prearchiviazione unico di vari ministeri. Il sistema che si è rivelato poco
efficace, specie per lo scarso livello di integrazione fra le missions, costituite spesso da un unico
archivista.

Metà anni 80 si verificarono dei cambiamenti:

- la Cité interministérielle des archives ha trasfomato la sua missione diventando il centro destinato alla
conservazione permanente e alla conservazione degli archivi contemporanei e nel 1986 ha assunto la
denominazione di Centre des archives contemporaines.

L’intervento normativo è finalizzato:

- valorizzazione funzione archivistica nelle amministrazioni pubbliche

- rafforzamento rete delle missioni che offrono consulenza specializzata e assistenza tecnica nello
sviluppo dei sistemi documentari.

- si presenta come un’innovazione significativa , la definizione di accordi specifici di collaborazione tra la

singola amministrazione statale e quella archivistica.

LE FALLE DEL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE ARCHIVISTICA ITALIANA:

1. Decentramento amministrativo
2. Privatizzazione delle attività pubbliche.
> E’ fondato sul diverso profilo giuridico dei soggetti produttori.
L’agenzia delle entrate ha progettato una soluzione specifica per la gestione del proprio sistema di
archiviazione e ha realizzato in un unico immobile situato a Roma: un’infrastruttura archivistica,
organizzativa, tecnologica e logistica per la conservazione.

Capitolo 4: LA SELEZIONE

La selezione è intesa come l’attività che stabilisce la durata dei documenti al fine di deciderne la
DESTINAZIONE FINALE ( CONSERVAZIONE A LUNGO TERMINE O ELIMINAZIONE) in base all’individuazione
e valutazione di criteri di funzionalità archivistica.

In ambito europeo e nordamericano: in ragione al pragmatismo diffuso, riconducevano tali attività

all’analisi del CONTENUTO del documento e ne individuavano il VALORE ( AMMINISTRATIVO, FISCALE,
INFORMATIVO, ARCHIVISTICO) ovvero la DURATA.

Lo scarto per la tradizione italiana riguarda le AGGREGAZIONI STRUTTURALI DI UN ARCHIVIO – SERIE,

GRUPPI DI UNITA’ ARCHIVISTICHE, solo raramente fascicoli o sottofascicoli; in rapporto alla specifica
attività.

NECESSITA’: VALUTARE CON OGGETTIVITA’.

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Gli interventi di selezione sono periodici e programmati; le procedure di gestione devono essere oggetto
di un’azione di progettazione mirata.

Ogni intervento di selezione è condizionato da una serie di fattori:

1. Regolamenti
2. Standard
3. Prassi
4. Principi archivistici
5. Requisiti

L’obiettivo è quello di ELABORARE STRUMENTI OPERATIVI in grado di sostenere la valutazione del

valore di testimonianza del patrimonio documentario.

Gli STRUMENTI in grado di favorire la SELEZIONE sono:

 Massimario di scarto
 Piani di conservazione
 Manuale di gestione
 Manuale operativo di gestione
Enucleano le componenti da eliminare o
da conservare sulla base della
conoscenza complessiva dell’archivio sin
dalla fase corrente.

L’INTERROGATIVO che racchiude l’aspetto cruciale dell’ATTIVITA’ DI GESTIONE riguarda il lavoro di

cernita. E’ da considerarsi:

1. Oggettivo su fondamento scientifico

2. Soggettivo e consente solo l’individuazione di adeguati correttivi?

Le diverse proposte degli archivisti non sono state sufficienti per rispondere all’interrogativo: si tiene conto
sì della capacità soggettiva di valutazione dell’archivista e dall’altra quella di conservare quello che ha
significato sul piano culturale( eliminando la minuzia e quisquilia). Si fa cenno alle proposte di selezione per
la conservazione: conservare la documentazione più antica per intero. A fronte della sovrabbondanza e
della carenza organizzativa, si propone il criterio di pre-selezione al momento della formazione
dell’archivio. Il piano di classificazione e di fascicolazione dovrà essere correlato allo strumento che guida la
selezione ( massimario di scarto).

Non esistono parametri obiettivi per definire e valutare la rilevanza storica dei documenti. Si ipotizza lo
sviluppo di una teoria, detta teoria della selezione che si adegui ai bisogni del soggetto produttore e la
tutela del diritto alla ricerca.

Da non trascurare è il valore archivistico delle fonti inteso come fondamento della valutazione e selezione
delle fonti documentarie.

Passiamo alle definizioni:

- Il massimario di scarto indica l’elenco ufficiale dei documenti da sottoporre a distruzione inclusivo dei
relativi termini di tenuta presso l’archivio corrente e\o di deposito. E’ approvato da parte del soggetto
produttore cui il massimario di scarto si riferisce ed è autorizzato dall’amministrazione archivistica.

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La natura del massimario:

1. C’è chi lo considera uno strumento di prevenzione e di normalizzazione dei comportamenti.

2. C’è chi riconosce l’utilità e si affida a commissioni di specialisti che si occupa dell’ordinamento
archivistico.

I limiti dello strumento riguardano il fatto che gli enti e gli archivisti che hanno collaborato alla loro
redazione, attenzionando le singole tipologie di documenti. Il punto cruciale ruota attorno
all’individuazione delle aggregazioni da scartare, ovvero delle serie e delle tipologie di fascicoli.

LA NORMATIVA ITALIANA: 1875-2015

Le prime disposizioni consolidate sulla selezione risalgono alla legislatura post-napoleonica degli Stati pre-
unitari. Il regolamento archivistico del 1875 stabiliva:

- lo scarto era considerato un intervento eccezionale e doveva avvenire solo con il versamento delle carte
negli Archivi di Stato.

La norma peccava di astrattezza. La normativa di riferimento (limitata alle amministrazioni centrali dello
Stato) fu approvata con il regio decreto 25 gennaio 1900, n 35 e stabiliva le disposizioni in vigore:

 La competenza è condivisa con il personale dell’ente produttore

 I casi irrisolti venivano affidati al Consiglio superiore degli archivi
 La selezione doveva precedere un versamento.

Il successivo regolamento del 1902 estese il principio delle commissioni esterne agli uffici periferici
dell’amministrazione statale, confermando il principio della composizione mista con la partecipazione di
impiegati di ufficio. Le disposizioni furono riformulate, però la decisione veniva presa dal ministero
dell’Interno e la Giunta del Consiglio degli archivi (organo consultivo che elaborava pareri tecnici sulle
questioni di maggiore rilevanza).

La normativa venne riformulata con il DPR 30 SETTEMBRE 1963 n. 1409. Evidenziava la responsabilità e
procedure relative alla selezione dei documenti in base alla natura dei soggetti autonomi:

1- Vennero costituite le commissioni di sorveglianza all’interno degli Uffici dello Stato (che
esercitavano le funzioni delle commissioni di scarto.
2- Gli enti pubblici erano tenuti a stabilire con provvedimento i documenti dei propri archivi
3- I detentori degli archivi dichiarati di interesse storico la procedura di scarto doveva essere
autorizzata dal sovrintendente archivistico.

ELIMINAZIONE DEI DOCUMENTI conservati negli Archivi di Stato si stabiliva una procedura particolare che
prevedeva il parere della Giunta del Consiglio Superiore degli archivi ( Oggi Comitato tecnico-scientifico per
gli archivi).

LA NOVITA’ DELLA NORMATIVA DEL 63 è : LA SELEZIONE è considerata parte integrante della complessiva
attività di tutela sul patrimonio archivistico nazionale, sia pubblico che privato.

IL CODICE DEI BENI CULTURALI approvato con D.Lgs 42\2004 :

- si confermano le Commissioni di sorveglianza previste per le amministrazioni centrali dello Stato ( esclusi il
ministero degli Esteri ) il ruolo di vigilanza sulla tenuta degli archivi correnti e di deposito.

- si ampliano le competenze ispettive sullo stato di conservazione degli archivi di enti pubblici e privati
riconosciuti dalle Soprintendenze archivistiche ( che autorizzano la proposta di scarto dei documenti).
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- alla Direzione generale degli archivi compete l’approvazione dei piani di conservazione e scarto degli
archivi degli uffici dell’amministrazione statale.

La legislazione in materia di e-governement operativa a partire dal 98 verranno ampliati nel DPR 445\2000
che ha approvato il TESTO UNICO in materia di gestione dell’archivio, il piano di conservazione che
sostituisce e integra il massimario di scarto.

Il nuovo piano deve essere integrato con il piano di classificazione al fine di assicurare un costante
collegamento tra la formazione dell’archivio corrente e le esigenze nel tempo dei documenti. Il
regolamento applicativo del DPR 445\2000 stabilisce:
- l’ OBBLIGO di redigere per ogni struttura amministrativa pubblica dotata di autonomia un manuale delle
procedure documentarie (ovvero il manuale di gestione) che dovrà includere anche i criteri e le modalità di
conservazione e selezione dei documenti.

Il codice di amministrazione digitale approvato dal D. Lgs 82\2005 si occupa della distruzione dei documenti
sottoposti alla conservazione sostitutiva.

Il DPR 37\2001 stabilisce le modalità di composizione e nomina delle commissioni , le procedure per la loro
costituzione e il funzionamento relativo, le regole per il rilascio del nulla osta allo scarto per specifiche
categorie di documenti da individuare periodicamente (ogni 3 anni) con decreto dell’amministrazione
competente.

L’obbligo di scarto dei documenti della pubblica amministrazione su base annuale prevista dalla legge
135\2012.

Capitolo 5: GLI ARCHIVI STORICI IN ITALIA: LA MAPPA DELLA CONSERVAZIONE

Il modello istituzionale italiano si contraddistingue per:

1- Unitarietà dell’esercizio della tutela che fa capo allo Stato

2- Federalismo della struttura statale

Il sistema archivistico nazionale si caratterizza per il policentrismo conservativo che nell’Ottocento e nel
Novecento rappresentava un modello in grado di:

- coniugare la centralità dello Stato attraverso gli Archivi di Stato e le Sovrintendenze Archivistiche con
l’autonomia di altri soggetti istituzionali pubblici e privati

- questa centralità può essere indice di dispersione e perdite di archivi.

La dottrina archivistica attribuisce al SOGGETTO PRODUTTORE DELL’ARCHIVIO una certa importanza. Il

soggetto produttore è utile per :

- l’individuazione dei fondi archivistici

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- la valutazione della qualità delle fonti

La natura giuridica del produttore è uguale a quella dell’archivio. Essa incide :

1. Nelle procedure di formazione degli archivi

2. Condizioni di accesso
3. Condizioni di consultazione
4. Pratiche di selezione e scarto
5. Sedi di conservazione permanente
6. Modalità di intervento statale in materia di tutela

Gli obblighi degli uffici statali:

 Versare i propri archivi storici agli Archivi di Stato competenti per territorio e presenti in ogni
capoluogo di Provincia
 Gli uffici periferici invece all’Archivio centrale dello Stato

Per gli archivi storici di enti pubblici territoriali e non territoriali , la normativa prevede l’obbligo della
conservazione dell’archivio storico presso lo stesso produttore.

L’OBBLIGO DI CONSERVAZIONE per lo STATO e gli ENTI LOCALI discende dalla natura di bene
demaniale.

Gli archivi PRIVATI se dichiarati di interesse storico da parte delle Sovrintendenze archivistiche ovvero
degli organi del Ministero dei Beni e Attività culturali vanno custoditi nelle sedi prescelte, con l’obbligo
di conservazione e fruizione.

IL MODELLO ISTITUZIONALE ATTUALE- gli Archivi di Stato si configurano come luoghi di concentrazione
di archivi storici di diversa provenienza ma appartenenti ad uffici statali.

La storia degli archivi è parte della storia istituzionale e culturale nazionale. Essa chiaramente dipende
da:

- Scelte politiche della classe dirigente

- il valore sociale degli archivi storici

Gli archivi facevano capo al Ministero dell’Interno, mentre al ministero delle Finanze si rifacevano gli
archivi di Torino e del Banco di San Giorgio di Genova. Gli archivi Toscani avevano un sistema incentrato
sul dicastero della Pubblica Istruzione.

Nel Mezzogiorno i grandi archivi di Napoli e Palermo, opera del governo borbonico, la rete di istituti
archivistici aveva una sede in ogni città di Intendenza allo scopo di raccogliere la documentazione
prodotta dalle nuove amministrazioni secondo il modello francese introdotto dall’esperienza
murattiana. La direzione del Servizio era affidata anche in questo caso al Ministero dell’Interno.

La conservazione della documentazione prodotta dalle istituzioni includeva:

1. Memoria archivistica
2. Vicende amministrative dei territori, sottolineano la dimensione statale dei documenti
3. Classi dirigenti alla base della nascita dello stato unitario.

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IL REGIO DECRETO del 27 MAGGIO 1875 prevedeva l’AFFIDAMENTO delle funzioni di CONSERVAZIONE e
TUTELA degli Archivi Storici allo Stato. La rete degli archivi delle ex capitali degli stati pre-unitari era sempre
alle dipendenze del Ministero dell’Interno.

LA GESTIONE DELLE SEDI PERIFERICHE tramite le 10 direzioni regionali chiamate “Sovrintendenze”. Questo
prevedeva la riconoscenza della diversità del patrimonio archivistico, si intensificò il legame culturale con le
realtà locali e si affermò il principio del rispetto delle particolarità istituzionali e culturali delle aree
geopolitiche italiane.

Bisogna annoverare le due commissioni che vennero istituite dal Regno d’Italia per il “riordinamento” :

1. Biblioteche ( 20 luglio 1869)- istituzione di una sola biblioteca nazionale. La commissione si

espresse però per l’istituzione di
2. Archivi di stato ( 15 marzo 1870)

La commissione prende il nome del ministro di Stato Cibrario. Gli archivi vengono affidati a più
Sovrintendenze, dipendenti dal Ministero.

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