La destinazione finale dei documenti

Selezione, versamento, scarto

- Archivio corrente  finalità pratica

- Archivio di deposito  affievolimento della

finalità pratica
(- Pre-archivio)

Operazione di selezione  alcuni documenti vengono

 scartati, mandati al macero

altri documenti vengono conservati permanentemente:
- se appartengono a uffici dell’Amministrazione dello Stato
versati nei competenti
Archivi di Stato
- se appartengono ad altre istituzioni, rimangono c/o le stesse

Archivio storico  finalità culturale e

di ricerca
 Non tutti i documenti arrivano all’ultima fase
(archivio storico)

alcuni di essi vengono distrutti

Durante una delle precedenti fasi della vita dei documenti

(archivio corrente, archivio di deposito, pre-archivio)

operazione di selezione
(o di “valutazione”)

versamento o scarto
1) Versamento = passaggio delle carte
dagli uffici che le hanno prodotte
agli istituti archivistici
incaricati della loro conservazione

Il versamento deve avvenire

dopo un lasso di tempo piuttosto lungo
tale che

- le carte abbiano perduto interesse
per l’ufficio che le ha prodotte
- ne sia stato accertato il valore archivistico
 Secondo la terminologia usata da Renato Perrella
nella traduzione italiana dell’Archivkunde di Brenneke

le carte devono presentare i due requisiti:

maturità archivistica

valore archivistico
non nel senso di valutazione in denaro
in Italia l’archivio è res extra commercium

Archivi dello Stato e degli enti pubblici territoriali

fanno parte
del demanio, non del patrimonio dello Stato o dell’ente
(artt. 822 e 824 Codice civile)
 maturità archivistica
e
valore archivistico
non sempre sono stati requisiti per il versamento agli Archivi di Stato
↓
prima del 1963, in Italia
i documenti venivano versati solo 5 anni
dopo la chiusura della pratica:
di conseguenza
il 77 % di ricerche negli Archivi per uso giuridico e amministrativo
 D.P.R. 30 settembre 1963 n. 1409


40 anni
Come termine di versamento delle carte
dagli uffici produttori
agli Archivi di Stato

oggi 30 anni (d. l. n. 83/2014, l’art. 12, comma 4, lettera b)

 2) Scarto = pratica antica
Casi di scarto attuato nei seguenti casi:

- cambi di dinastie o riforme dell’ordinamento dello Stato: in tali

casi la documentazione archivistica veniva eliminata dai nuovi
sovrani perché non presentava più una utilità pratica

- nascita di istituti di concentrazione/conservazione: la raggiunta

consapevolezza del valore storico degli archivi induce a selezionare
solo il materiale ritenuto rilevante dalla sensibilità storiografica

1808
- istituzione di un Archivio generale a Napoli
(distruzione processi penali e carte di polizia)
 - Archivi della Repubblica di Venezia
qui fu decisa eliminazione delle carte che non potevano «essere d’alcun
servizio per lo stato», né potevano «divenire oggetto di ricerca per parte
de’ privati» non essendo «monumenti diplomatici o istorici che servano in
alcun conto alla storia»
↓
distruzione di molti processi penali
 Irrimediabili perdite provocate
da scelte effettuate nel passato:

riferite al momento in cui furono compiute,

si trattava di scelte condotte con oculatezza;

considerate alla luce dei criteri e delle necessità di oggi,

furono scelte inopportune
 Esempi di improvvidi scarti effettuati nel passato

- Serie intere di archivi fiorentini e del Ducato di

Urbino (scarto compiuto da una commissione di dotti)

non saranno più possibili ricerche sui salari
per quasi due secoli (dal 1556 al 1730)

né sarà mai più possibile fare uno studio

sulle condizioni economico-sociali
del contado e del distretto sottoposto a Firenze
per i secc. XVI-XVIII
- Commissioni di scarto della Rivoluzione francese
distrussero la documentazione finanziaria dell’ancien
régime solo perché i conti erano stati ormai da tempo verificati.
- Distruzione di tutta la documentazione relativa alla carte
nationale d’identitè prescritta dal governo Pétain, la quale
comprendeva le fotografie di ogni cittadino francese:
l’antropologia rimpiange amaramente la distruzione dell’unica
operazione sistematica di fotografia di tutti i francesi.
 In Italia:
errore di impostazione metodologica

legislazione e dottrina
parlano di “scarto”
anziché di “selezione”
Accento posto sulla necessità di distruggere

Identica connotazione negativa per il ruolo degli Archivi


luoghi di conservazione di documenti
“non più occorrenti alle necessità ordinarie del servizio”

piuttosto che luoghi di conservazione

di beni culturali utili alla ricerca scientifica
 Impostazione negativa della legge
coincidente
con l’opinione negativa che
hanno delle proprie carte
gli uffici produttori

Atteggiamento comune:
cercare di sbarazzarsene al più presto
come inutile ingombro
quando non servono più
per la trattazione degli affari correnti
Scarto: decidere oggi che cosa potrà essere utile domani
↓
assunto impossibile

Sul piano pratico

la selezione va fatta
perché non è materialmente possibile conservare tutto

Se si cercasse di conservare tutto


rischio di
perdere tutto:
l’immensa mole delle carte
ne produrrebbe l’autodistruzione totale
 Francesco Bonaini
(massimo teorico dell’archivistica italiana
nel sec. XIX)

il buon senso condanna gli “spurghi”
delle carte cosiddette inutili;
va conservata e registrata la carta più umile
come la più insigne
(Relazione del 23 marzo 1867 al Ministero
dell’Istruzione pubblica)

Sir Hilary Jenkinson


Necessità di conservare tutti i documenti
(1° Congresso internazionale degli Archivi, Parigi
1950)
 Opinione di Elio Lodolini
La conservazione parziale dei documenti
contrasta con la natura dell’archivio:

archivio = complesso di documenti legati da un vincolo

originario, necessario, determinato


qualunque selezione, qualunque scelta
costituisce una ferita inferta a quel complesso,
una rottura di quel vincolo,
un fatto antiarchivistico
 Opinione di Paola Carucci
sotto il profilo storiografico, giuridico e archivistico
non è possibile trovare giustificazioni obiettive allo scarto
in contrasto con il concetto di vincolo archivistico

- profilo storiografico = impossibile prevedere quali documenti saranno

utili alla ricerca storica
- profilo giuridico = complicato affermare quali documenti non saranno più
utili per la tutela di diritti o come prova
- profilo archivistico = lo scarto è in contrasto col principio di vincolo
Scarto = compromesso fra l’esigenza teorica di conservare gli
archivi nella loro integrità ed i motivi pratici relativi al costo
che implicherebbe il soddisfacimento di quella esigenza

il fondamento dello scarto va ricercato

in quella che può essere considerata
una legge costante di economicità
presente in ogni processo evolutivo:
nel caso delle fonti archivistiche tale legge
si risolve nella necessità di lasciare
testimonianza vitale di una civiltà.

I criteri in base ai quali avviene lo scarto:

essi stessi testimonianza di quella civiltà, di quella cultura
 Scarto diventa così
↓
elemento qualificante
per le fonti della storiografia

Opportuno per i futuri studiosi

per i quali sarebbe scarsamente utile
la conservazione indiscriminata dell’intera produzione documentaria.

Scarto
↓
risposta alla naturale esigenza
di selezionare per la conservazione
quei documenti che
«ai contemporanei sembrano essenziali
per la comprensione della propria epoca»
 Opinione di Isabella Zanni Rosiello
- che la distruzione faccia parte della conservazione è,
al di là della paradossale e sconcertante contraddizione tra i due termini,
elemento costante della tradizione archivistica
e dell’esercizio del mestiere dell’archivista
- la selezione è uno dei momenti più cruciali nella vicenda di un archivio,
una delle operazioni più delicate che un archivista è chiamato a compiere,
decisiva per la consegna dei materiali allo studioso di storia

Opinione di Luciana Duranti

La valutazione è una componente indispensabile e necessaria
della scienza archivistica,
un momento fondamentale per consegnare al futuro
archivi di dimensioni gestibili
 G. Bonfiglio Dosio
↓
il produttore deve eliminare il superfluo:
quei documenti cioè che aumentano la massa
ma non recano ulteriori informazioni
e quindi creano elementi di disorganicità
nel sistema di costituzione della memoria
 Pericolosità ideologica dello scarto
qualora sia condotto in mala fede

L’archivista è chiamato a valutare il materiale documentario

a esprimere un giudizio di valore
↓
fatto inquietante

La sua non può essere un’ottica esclusivamente storiografica

↓
limitante perché
- troppo condizionata dalla ricerca storiografica contemporanea
- estranea alla disciplina archivistica

Opera di valutazione deve essere condotta tenendo presenti

- le modalità di stratificazione del complesso archivistico
- eliminando gli elementi caduchi
senza distruggere i nessi originari
 La selezione
↓
vaglio critico in chiave giuridica, storiografica e archivistica dei documenti
al fine di individuare

- che cosa conservare senza limiti di tempo

- che cosa eliminare senza danno alcuno per:

1. la ricerca scientifica

2. la tutela dei diritti soggettivi

3. il mantenimento delle caratteristiche strutturali dell’archivio

 Massimario di selezione o di scarto
↓↓
strumento che consente di coordinare razionalmente
lo scarto archivistico (cioè la destinazione al macero)
dei documenti prodotti
dagli enti pubblici e dagli organi centrali e periferici dello Stato
 Il massimario:
- riproduce
l’elenco delle partizioni (categorie) e sottopartizioni del titolario
con una descrizione più o meno dettagliata
delle competenze cui ciascuna partizione si riferisce
e della natura dei relativi documenti

- indica
per ciascuna partizione
quali documenti debbano essere conservati permanentemente
(e quindi versati dopo 30 anni da esaurimento degli affari negli Archivi di Stato
o nelle sezioni storiche dei produttori)

e quali invece possono essere destinati al macero

dopo 5 anni, 10 anni, 20 anni, ecc.

Destinazione alla conservazione = carattere tassativo

Destinazione al macero = da valutare caso per caso
 I massimari sono
schematizzazioni che vengono imposte
con scopi di normalizzazione dei comportamenti
e che sono destinate a facilitare il lavoro,
presso gli archivi di enti pubblici,
di chi generalmente deve operare in commissioni
a tal fine deputate

Critiche ai massimari
Ai massimari di scarto si attribuiscono qualità maggiori di quelle
effettivamente possedute
dubbiosità
↓
limiti possono individuarsi
negli elementi di soggettività
che talora sono presenti all’origine di essi
 Limiti riscontrati sino ad oggi

1) numero eccessivamente esiguo di massimari, conseguente al numero

esiguo di titolari (soprattutto per enti pubblici e privati)
2) redazione dei massimari troppo condizionata da enti interessati allo
smaltimento della carta (CRI), dalle necessità amministrative degli uffici;
molto meno condizionata dalle esigenze della ricerca storica
3) applicazione pedissequa e acritica dei massimari (enti tipologicamente
simili hanno spesso diversa organizzazione archivistica → documenti che
possono essere scartati negli uni devono essere conservati negli altri)
4) molti massimari redatti in assenza di titolari
 Dibattito sullo scarto
↓
ricadute positive sulla legislazione

DPR 28 dicembre 2000, n. 445

«Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa»

non più «massimario di scarto»

ma
piano di selezione o di conservazione
↓

Scelta da parte di una amministrazione pubblica di

- quali documenti conservare illimitatamente

(quelli di interesse storico
riflettenti i tratti essenziali dell’identità del soggetto produttore)

- quali documenti conservare per un tempo limitato

(quelli necessari solo all’attività amministrativa
e alla tutela dei diritti dei cittadini)
 Art. 68 Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora
ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema
di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione
dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei
documenti….

Piano di conservazione = strumento per la gestione archivistica che rivaluta

la funzione dell’archivio di deposito
 In tale contesto:
importante riflessione di Antonio Romiti sullo scarto
distinto in:

- scarto differito = relativo a materiale già ampiamente

stratificatosi e trattato da archivisti «conservatori» in quanto non
hanno contribuito alla produzione dell’archivio ma hanno ricevuto un
complesso costituito da altri
- scarto preordinato = attuare metodiche di formazione
dell’archivio che evitino la produzione di carte superflue: altra faccia
della semplificazione amministrativa, snellimento dei procedimenti e
quindi semplificazione dei fascicoli (es. autocertificazione; passaggi
procedimentali registrati su unico supporto documentario, come
apposizione di visti per espressione di pareri)
- scarto in itinere = sostituire una congerie di carte strutturalmente tra
di loro uguali in documenti autentici riassuntivi che non disperdano i dati:
studiare forme di rielaborazione di documenti in forma riassuntiva e
autentica da parte del produttore stesso (es. verbali di contravvenzione
della Polizia municipale che confluiscono nelle statistiche annuali prodotte
dallo stesso ufficio)
↓
presupposto:
TABELLE, ELENCHI ETC DEVONO ESSERE STRUTTURATI IN MODO
ESAUSTIVO

LORO PUNTO DI FORZA STA NEL FATTO CHE SONO COMPILATI NON PER
ESIGENZE DI STUDIO, MA PER ESIGENZE AMMINISTRATIVE E DI
CONTROLLO DELL’ATTIVITA’ SVOLTA

SCARTO PREORDINATO E SCARTO IN ITINERE

preferibili allo scarto differito
perché
1) aumentano coscienza del significato dell’archivio all’interno di una organizzazione

2) consentono una maggiore conservazione della memoria

 In assenza dei massimari:

Criteri della selezione


necessariamente empirici

Criterio di base
↓
- preferire nella salvaguardia i documenti più legati alla specifica natura
dell’ente e quindi più significativi delle sue competenze e funzioni
rispetto
- ai documenti concernenti il funzionamento dell’ente
 Altri criteri:

- non selezionare per la conservazione o per la distruzione

singoli documenti o singole pratiche, ma piuttosto intere serie;

-conservare integralmente la documentazione di data più antica, che di solito è

quantitativamente di gran lunga inferiore a quella più recente ma qualitativamente
più rilevante:
quest’ultimo criterio molto seguito nel passato
quando in molti Stati vigevano divieti di distruggere documenti anteriori a
determinate date

- quando l’iter di una pratica è stato svolto presso più uffici,

è preferibile conservare le pratiche dell’ultimo ufficio
perché presumibilmente le più complete;
- quando uffici centrali e periferici dello stesso settore
dell’amministrazione hanno prodotto carte fra loro reciproche,
bisogna accertarsi che siano conservate almeno le une o le altre:
↓
talora è possibile sopperire
alla mancanza o alla perdita
di documenti di uffici centrali
con la consultazione di quelli degli uffici periferici corrispondenti,
o viceversa
 Generalmente si possono scartare:

- materiale non archivistico (modulistica in bianco etc.)

- le copie (a meno che contengano elementi essenziali alla ricostruzione del
procedimento)
- documenti analitici di cui si conservino documenti riassuntivi (documenti
contabili)
- documenti strumentali e transitori (domande ferie, ricevute pagamento di
servizi)
- serie che l’ente possiede per conoscenza (es. mod. 740 fino a qualche
tempo fa consegnato ai Comuni)

Non si possono mai scartare:

- tutti i repertori (es. registri di protocollo)
- documenti «vitali» (quelli che in caso di disastro consentono di: ricreare
stato giuridico dell’ente produttore e sua situazione legale e finanziaria;
garantire diritti dei dipendenti e cittadini; soddisfare suoi obblighi;
proteggere suoi interessi esterni)
 Importanza dell’estraneità all’ente produttore
da parte di chi deve decidere
sullo scarto e sulla selezione

garanzia di maggiore imparzialità

Rischio di trasmettere ai posteri non la verità

ma soltanto ciò che attesta
gli aspetti positivi di una attività, di una persona, etc.
distruggendo ciò che ne testimonia gli aspetti negativi

Anche attraverso la selezione o lo scarto

si può compiere un falso

può costituire una falsificazione
la conservazione parziale di documenti autentici
se la scelta dei documenti da conservare
e di quelli da distruggere
non è imparziale
 In alcuni paesi
percentuale altissima dei documenti scartati su quelli conservati:
98% per i documenti del Governo federale degli U.S.A.

Scarto → subordinato a precise regole di legge

Scarto non autorizzato

↓
reato di rilevanza penale
punito con arresto da 6 mesi a 1 anno
pena da applicarsi anche
alla cancellazione dei documenti elettronici
(art. 169 Codice beni culturali)

Scarto archivi statali = Commissioni di sorveglianza

Scarto archivi non statali = Soprintendenza archivistica
 Scarto su archivi di deposito di uffici statali

D.P.R. 30 set 1963, n. 1409

D. lgs. 22 gen 2004, n. 42
↓
istituzione commissioni di sorveglianza presso ciascun
ufficio centrale o periferico

Esse devono:
- corretta nascita e gestione archivio corrente
- corretta gestione archivi di deposito
- operazioni di selezione della documentazione da inviare al
macero
- predisposizione versamento a competente AS o ACS
- predisposizione dei massimari di scarto
Elenchi di scarto: «memoria scritta della memoria distrutta»

Scarto = provvedimento di sdemanializzazione

 Scarto su archivi di deposito degli enti pubblici
↓
vigilanza delle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche
che provvedono

- ricognizione dell’esistente tramite visite ispettive (Codice bb.cc.

art. 19)
- autorizzazione allo scarto

Competenza anche sugli archivi privati dichiarati di interesse

 1) Elenchi di scarto

•numero d’ordine, continuativo tra le diverse pagine dell’elenco, che serve a

individuare con esattezza il documento in caso di parere sfavorevole o di
richiesta di chiarimenti;
•descrizione sintetica del fascicolo o della tipologia documentaria. Deve
essere sufficientemente dettagliata da rendere riconoscibili i documenti.
Se non si tratta di tipologie documentarie comuni a tutte le amministrazioni
pubbliche (ad esempio, “mandati di pagamento”), occorre indicare con
chiarezza di che documenti si tratta: bisogna quindi evitare locuzioni
generiche, abbreviazioni, sigle, acronimi (non “protocollo” o
“corrispondenza”); per gli archivi ordinati, è utile indicare la classificazione;
•estremi cronologici della documentazione;
•quantità dei contenitori, che va indicata per ogni tipo di contenitore (non
“100 pezzi”, ma “80 faldoni e 20 scatoloni”);
•motivi della proposta di eliminazione. Ad esempio: se si applica un
massimario di scarto, indicare “termini di conservazione trascorsi”; se si
tratta di copie “si conservano gli originali”; se si tratta di documentazione
meramente procedurale indicare la documentazione alternativa che viene
conservata (se, ad esempio, si tratta di esazione tassa sui cani “si
conservano i registri”).
 Sfoltimento
Estrazione ed eliminazione fisica di alcuni documenti da un
fascicolo o da una serie
(Es. Serie «Concorsi»)

Campionatura
Eliminazione fisica di una serie con conservazione
di un campione ridotto
(Es. «Denunce dei redditi»)

Pratica già conosciuta nel passato (esempio nel sec. XVIII)

↓
ricorda la distruzione di altri beni culturali avvenuta in passato con
la stessa motivazione:
(reperti archeologici, tombe, monumenti, etc.)
conservandone pochi esemplari come “campione”
 Macero
Riciclaggio destinato al riutilizzo delle materie prime per realizzazione di nuova
carta
(Es. Croce Rossa, cui fino al 2006 le carte
dovevano essere cedute)
↓
vasche di macerazione delle cartiere
 Triturazione o incenerimento
Distruzione di documenti di natura riservata
o il cui riutilizzo abusivo potrebbe comportare truffe
(es. riutilizzo delle fustelle dei medicinali per ottenere rimborsi multipli
dal SSN)
 Legge 4 gennaio 1968 n. 15, art. 25:

possibilità di sostituire il microfilm agli originali
con determinate condizioni e garanzie
dando alla riproduzione microfotografica
lo stesso valore giuridico dell’originale
che viene distrutto

Con decreti del 1980 e del 1982

il Ministero per i beni culturali e ambientali
ha fatto concessioni in tal senso
alla Banca d’Italia / al Banco di Sicilia / all’Ufficio italiano dei cambi
 Riproduzione dei documenti in microfilm

costo doppio rispetto a quello della costruzione di edifici per
conservare gli originali

Dubbi circa la durata

dell’immagine fotografica nel tempo

Facilità di falsificazioni e fotomontaggi

Insostituibilità dell’originale
 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 6:
Testo unico sulla documentazione amministrativa

possibilità di sostituire gli originali
con riproduzioni su supporto fotografico, ottico
o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità delle riproduzioni agli
originali
 2) Elenchi di versamento
strumento giuridico e di ricerca

Strumento giudico = attesta passaggio di giurisdizione dei documenti

dall’amministrazione attiva all’archivio storico

Strumento di ricerca = mezzo più diffuso per il reperimento dei documenti

spesso unici strumenti di ricerca per molti anni dopo il versamento