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Archivistica generale - A.

Romiti
I.1 - LE FUNZIONI E I LIMITI DELLA DISCIPLINA ARCHIVISTICA
L'archivistica è una materia complessa ed articolata ed ha per oggetto la gestione della memoria
scritta di soggetti pubblici e privati. Si occupa di individuare e definire la natura degli
archivi, delle procedure di formazione, dei principi di organizzazione e della
conservazione, inoltre provvede alla realizzazione di mezzi di corredo e di strumenti per la
ricerca ai fini della fruizione. Il materiale archivistico si identifica in genere con
rappresentazioni scrittorie. Ogni scrittura è caratterizzata da un supporto di diversa natura:
nell' ultimo millennio si è avuta prima una prevalenza della pergamena, poi della carta; con
l'introduzione delle tecnologie informatiche il supporto cartaceo sta cedendo il posto a
quello elettronico.
-L'archivio: nascita e conservazione
Ogni archivio nasce quando il soggetto produttore decide di conservare le testimonianze
delle proprie operazioni. Un archivio si forma in maniera involontaria, a differenza della
biblioteca: ogni giorno nel mondo si produce un numero indefinito di archivi e un'altrettanta
indefinita quantità viene distrutta, in quanto non ritenuta utile per la prosecuzione dei
comportamenti. Il materiale viene conservato quando è considerato necessario ed
utilizzabile. L' archivio, oltre ad essere considerato una memoria utile per risolvere i
problemi attinenti alla gestione pratica, assume il ruolo di centro primario per la ricerca. I
due aspetti essenziali di un archivio sono: quello che si riferisce agli interessi pratici ed
immediati e quello che riguarda le esigenze degli studiosi che studiano il passato.
I.2 - LA DISCIPLINA ARCHIVISTICA E LE SUE ARTICOLAZIONI
Gli studiosi, a partire dall'età imperiale, si sono posti il problema di definire, individuare la
disciplina archivistica. Le discussione metodologiche divennero intense a partire dal '500:
si volevano stabilire gli elementi distintivi dell'archivio, ma si ponevano di fronte anche a
conseguenti problematiche: risolvere le divergenze tra l'archivio in formazione (funzioni
pratiche ed amministrative) e quello consolidato (ricerca). Pur nel diffondersi del concetto
di archivio quale luogo di conservazione di memorie pubbliche appartenenti al passato, ci
fu una nuova attenzione nei riguardi dell’archivio quale documentazione. L' evoluzione
della teoria archivistica è stata significativa e ha avuto i maggiori centri di sviluppo in
Germania e Italia.
-Archivistica Generale e Archivistica Speciale: competenze e limiti L' Archivistica Generale
affronta le tematiche basilari per la conoscenza dell'archivio. L' archivio è osservato nelle
sue diversificate immagini che comprendono i momenti formativi, strutturali e le diverse
operazioni. La tematica focale della disciplina e dedicata agli elementi di maggiore rilievo
dell'archivistica pura ovvero alle linee teoriche. Sono aspetti utili per comprendere la
natura dell'archivio, la sua origine e il suo sviluppo. L Archivistica Speciale è una disciplina
che si occupa dell'origine, dello sviluppo e della gestione dell' archivio osservato nella sua
realtà fattuale, ovvero come conseguenza dell' attività del soggetto produttore (distingue
tra archivi pubblici, archivi privati, archivi ecclesiastici ecc.)
-Organizzazione degli archivi: competenze e limiti L' Organizzazione degli Archivi,
approfondisce alcuni aspetti dell' Archivistica Generale e analizza le attività procedurali
necessarie per la gestione di ogni fase di vita dell' archivio. La prima fase è l'archivio
corrente, e sono presentati gli aspetti basilari inerenti alla nascita; la seconda fase è
l'archivio di deposito, e sono esposti i problemi riguardo alla fase transitoria
(conservazione, selezione, scarto..); la terza fase è l'archivio storico o sezione separata, si
pone l'accento sui criteri di riordinamento.
-Archivistica Tecnica: competenze e limiti L'Archivistica Tecnica si incentra in particolare
sui momenti di gestione della terza fase, ovvero l'archivio storico, rispetto all'ordinamento
e alla descrizione della documentazione. Si concentra inoltre sui mezzi di corredo, in
particolare su quelli primari (elenchi, guide, inventari) e sugli strumenti di ricerca.
-Gestione degli Archivi: competenze e limiti La Gestione degli Archivi è una disciplina che
prende in considerazione le diverse modalità di accesso, ai fini della ricerca e della
fruizione, del materiale documentario. Introduce alle modalità di gestione delle realtà
archivistiche, soprattutto riguardo agli archivi di concentrazione.
-Informatica applicata agli Archivi: competenze e limiti Questa disciplina è legata agli
interventi di progettualità tecnologiche. L'ampiezza del campo d'azione è legata alla
necessità di applicare tali interventi sia alla fase corrente che a quella di deposito e storica.
Si sofferma soprattutto, nell'archivio di deposito, sui massimari di conservazione, selezione
e scarto. Attualmente l'informatica applicata agli archivi permette di perfezionare gli
strumenti di ricerca, ovvero circa le forme di registrazione.
II.1 - GLI ARCHIVI DALL'ANTICHITA' AD OGGI
-Gli archivi dell'antichità Le memorie registrate su tavolette di argilla, attestate a partire dal
terzo millennio a.C., ci fanno pensare alla presenza di operatori nell'ambito archivistico.
Pur non avendo testimonianze dirette che mostrano la stesura di norme o prassi, scavi
archeologici realizzati nella seconda metà del Novecento, primo fra tutti quello di Ebla
(ventimila tavolette di argilla databili a partire dal 2400 a.C), ci forniscono indicazioni di
comportamenti attestanti la presenza di regole organizzative. Precedentemente, ci sono
stati altri ritrovamenti nell'area della Mezza Luna, in Egitto e in Turchia, ove sono emersi
ricchissimi depositi relativi alla civiltà Ittita, del secondo millennio a.C. Il supporto realizzato
con materiale argilloso, utilizzato da culture medio orientali, tra il terzo e il primo millennio
a.C., ha consentito alla memoria archivistica di giungere a noi senza subire distruzioni di
massa come per gli archivi romani, greci ed egiziani, formati con materiali più agili nella
gestione, ma meno duraturi come per esempio la pelle, la pergamena e il papiro.
-Gli archivi dell'età classica Dal primo millennio a.C. ci fu un'evoluzione dei supporti, più
agili e leggeri ma meno duraturi, come pelle, pergamena, papiro, tela… i quali condussero
ad una produzione
in crescita rispetto alla quantità, ma di qualità limitata. Tuttavia alcune civiltà continuarono
ad affidare la propria documentazione di maggior rilievo ad elementi tradizionali (lastre di
marmo, supporti parietali). Anche le tavolette lignee, utilizzate a Roma in età repubblicana,
erano molto diffuse e venivano conservate con la massima cura ed attenzione in ambienti
sacri, ma di esse non rimane traccia. A Roma, però, la grande consistenza di iscrizioni
marmoree lascia comprendere come vi fosse la profonda consapevolezza della necessità
di trasmissione ai posteri della memoria. In epoca imperiale si avvertì la necessita di
chiarire il significato dell'archivio; afferma Cencetti che in questo periodo tutta l'archivistica
assume forme non molto inferiori ai sistemi che usiamo ai tempi nostri . Se da un lato la
diffusione di testimonianze scritte su strutture più funzionali condusse ad un sensibile
incremento della produzione archivistica, d'altro lato tale sviluppo ebbe conseguenze
negative sull'aspetto conservativo. Un' eccezione è rappresentata dai Rotoli del Mar Morto
per i quali il supporto membranaceo è sopravvissuto grazie alle particolari caratteristiche
climatiche e ambientali e grazie anche alla non facile accessibilità del luogo di
conservazione.
-Testimonianze archivistiche nell'età medievale Nella seconda metà del primo millennio
d.C., in epoca altomedievale, l'uso della pergamena e il significativo sviluppo sociale ed
economico degli ordini religiosi, contribuirono alla conservazione di documentazione
archivistica. Il momento che rappresenterà il più incisivo sviluppo coincise con l'età dei
Comuni quando l'introduzione della carta rese tutte le operazioni più agili, più rapide e più
sicure. L' uso del liber quale nuova forma di registrazione della documentazione
archivistica, divenne sempre più diffuso e fu favorito anche dalla conservazione della
documentazione in armari (scaffaletti) che andavano a sostituire le poco pratiche casse. A
partire dal tredicesimo secolo ('200), il livello di sviluppo dell'archivistica risulta certamente
più elevato: la conservazione del materiale, inizialmente nelle mani del massaro, passo in
quelle di un notaro che aveva il compito di tenere con ordine il materiale che proveniva
dagli Uffizi, classificandolo ed assicurandone la fruizione sia per gli usi del Comune, sia
nell' interesse del cives (cittadino). Verso la fine del tredicesimo secolo la figura del notaro
incaricato di gestire l'archivio era ormai sostituita da quella del notaro-archivista, per
lasciare poi il posto a quello di archivista- notaro. Ormai, già agli inizi del '300 circa,
l'attività dell’archivista era divenuta una professione. Risalgono all' epoca comunale i primi
regolamenti attinenti alla gestione dei pubblici archivi.
-Testimonianze archivistiche dell'età moderna Nella seconda metà del sedicesimo secolo
('550), specialmente in area tedesca, furono date alle stampe importanti opere
archivistiche e, nel secolo successivo ('600), si ebbero i primi significativi interventi anche
da parte di teorici italiani. La presenza italiana nel contesto archivistico, in particolare
durante la seconda meta dell'Ottocento, assunse spessore di notevole interesse nella fase
di interpretazione del principio di provenienza e nella ideazione del metodo storico. Gli
archivisti toscani, per merito di studiosi della levatura di Francesco Bonaini, di Cesare
Guasti e di Salvatore Bongi, offrirono un consistente contributo teorico e pratico alla
soluzione di molteplici problemi riguardanti i nuovi criteri per il riordino degli archivi e
furono i precursori dei
teorici olandesi e di coloro che nel Novecento contribuirono al perfezionamento delle teorie
archivistiche.
-Archivi nella contemporaneità Con l'introduzione delle tecnologie informatiche e
telematiche si è resa opportuna la revisione di alcune di quelle che, ormai da decenni,
erano ritenute tecniche consolidate. Tuttavia, gli interventi adottati, spesso, sono stati
realizzati con una certa improvvisazione, prevalentemente a causa di una scarsa
conoscenza da parte degli operatori tecnici circa le problematiche tecniche e
metodologiche proprie dell'archivistica. Negli ultimi tempi la situazione risulta
sostanzialmente mutata e le attività si stanno effettuando attraverso procedimenti più
consapevoli. Tale inversione di tendenza è stata possibile sia grazie ad una più intensa
collaborazione tra il mondo informatico e quello archivistico, sia grazie ad organismi, quali
l'AIPA (Autorità per l' Informatica della Pubblica Amministrazione), oggi CNIPA ( Centro
Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione), che hanno contribuito
all’acquisizione di una maggiore consapevolezza.
III.1 - IL SIGNIFICATO DELL'ARCHIVIO E ELL'ARCHIVISTICA Nell'uso comune, quando
si parla di archivio, ci si riferisce ad un insieme di carte che, non più utili ai soggetti
produttori, sono conservate in vista di una loro futura utilizzazione. Si rileva una
correlazione tra il termine archivio e l'insieme delle informazioni che vengono riunite e
conservate per finalità diverse. Il termine si è inserito nella terminologia contemporanea,
andando a coincidere con quella raccolta di informazioni conservate nei centri di gestione
elettronici. Il concetto di archivio dipende da una molteplicità di elementi, quali le modalità
formative, scelte conservative, motivazioni e finalità.
-Rilievo teorico della disciplina A partire dal sedicesimo secolo si è sviluppata un'ampia
discussione teorica attorno alla natura e alle funzioni dell'archivio e dell'archivistica: talora
si è ritenuta un insieme di comportamenti, talora le si è attribuito carattere di dottrina,
talora è stata considerata scienza. L'archivistica fonda la propria natura su principi teorici e
il problema di questa disciplina consiste nel definire e comprendere la natura dell'archivio.
III.2 - TERMINE ARCHIVIO E LE SUE DIVERSE ACCEZIONI Un archivio può essere
osservato da molte angolazioni per giungere ad una sua individuazione. Il termine archivio
ha avuto in passato, ed ancora oggi, un'applicazione diffusa. E' utilizzato: a - nel
linguaggio archivistico b - nel linguaggio di discipline affini c - nel linguaggio di uso comune
-Nel linguaggio archivistico: l'archivio come "complesso documentario" L'archivio è
individuabile in ogni complesso di scritture, realizzato dai singoli soggetti produttori come
diretta conseguenza della sua spontanea e naturale attività rivolta verso la società
esterna. Il materiale così ottenuto si distingue per la necessaria
presenza di uno specifico vincolo naturale, il quale crea un collegamento organico tra tutti i
suoi elementi.
-Nel linguaggio di discipline affini: l'archivio come " raccolta" Al termine archivio puo'
essere assegnato un significato non corretto quando per archivio ci si riferisce alla
"raccolta" di scritture prodotte da soggetti che non operano necessariamente verso
l'esterno. Sono insiemi di documenti riuniti occasionalmente o per finalità prestabilite, nelle
quali il vincolo non ha carattere naturale, ma dipende dalla volontà del soggetto. La
raccolta si distingue per la presenza di un vincolo volontario, in quanto voluto da soggetto
produttore.
-Archivi "riprodotti" Nei tempi recenti si è diffusa la prassi di duplicare la documentazione
prodotta, per una più ampia garanzia di conservazione e riduzione dell'ingombro degli
spazi. La realizzazione di tale intervento può essere effettuata: a - per duplicazione: con il
trasferimento del materiale sopra altro supporto, con maggiori prospettive di
conservazione della memoria in caso di istruzioni o perdite; b - pe sostituzione: una
metodologia nella quale all'atto della realizzazione della copia segue la distruzione
dell'originale. Questa soluzione può rendere meno drastiche le operazioni di selezione e
scarto che possono distruggere significative memorie archivistiche. Sino a pochi anni fa la
tecnica di maggiore applicazione per la riproduzione era rappresentata dal microfilm, con
la realizzazione degli archivi fotografici. Attualmente sta divenendo estesa l'applicazione di
tecnologie informatiche e ottiche, le quali presentano vantaggi e limiti: c - il microfilm risulta
una tecnica che ancora oggi gode di estimatori, sia per la sua fruibilità che per la sua
riproducibilità. Tuttavia l'immagine realizzata a seguito di tale tecnica può essere
considerata ottimale per non più di pochi lustri (lustro: 5 anni). d - le tecnologie
informatiche e ottiche si presentano con supporti di natura virtuale, ma tali da soddisfare le
esigenze di fruizione, nonostante abbiano un affievolito impatto reale. I dubbi maggiori
sorgono riguardo alla sicurezza conservativa dei dati, e all'incertezza dei termini di durata.
-L'archivio "informatico" e la "banca dati" Nel linguaggio informatico al termine archivio
corrisponde un insieme di dati utilizzati per esigenze di ricerca; tale concetto corrisponde
più a quello di raccolta, che a quello di archivio. Nell'ambito dell'archivio tecnologico si
distinguono due diverse realtà costituite dagli archivi informatici nati ,direttamente su
supporto elettronico, e archivi informatizzati, creati prima su supporto cartaceo e poi
trasferiti. Lo scopo di questi archivi è consentire una più rapida gestione dei dati ed una
più incisiva possibilità di fruizione delle informazioni. Il sistema informatico concernente
una banca dati, non tende a realizzare e riprodurre un archivio nella sua configurazione
reale, ma a creare uno strumento multiforme di gestione del materiale.
-L'archivio quale "luogo di conservazione" Il termine archivio, nell'uso corrente, è utilizzato
anche per indicare il luogo in cui si
conserva la documentazione; questo elemento si collega alla teoria di età romana la quale
sviluppava altri principi, quali quello della sacralità, della giuridicità, e del carattere
pubblico della documentazione. Il luogo di conservazione si ricollegava con lo jus archivi,
elemento necessario per la fase di impianto. L'archivio quale luogo di conservazione ha
continuato ad essere usato anche in epoche recenti, quando il luogo ha assunto caratteri
più pragmatici, distaccandosi da qualificazioni giuridiche e politiche, attenendosi
all'ambiente fisico nel quale il materiale deve essere conservato.
-L'archivio quale "istituzione" e "istituzione di concentrazione" L’archivio viene talora
considerato coincidente con l’istituzione che l’ha prodotto, per es. Archivio di un Comune o
di una Camera di Commercio. Non è esclusa però la presenza di archivi provenienti da
altri soggetti (archivi aggregati: archivi morti). Differente configurazione assumono gli
archivi di concentrazione, i quali hanno lo scopo di conservare e tutelare complessi
documentari realizzati da altri soggetti produttori. L’insieme degli archivi che si
concentrano negli istituti di concentrazione non può essere considerato un complesso in
senso organico, ma una raccolta di archivi, in quanto il soggetto produttore non è uno, ma
diversi. Il trasferimento di materiale da un soggetto ad un altro può avvenire a seguito di
differenti figure giuridiche ed operative: per versamento, per deposito, per donazione, per
alienazione.
-L’archivio quale concetto “storiografico” L’uso del termine archivio quando compare nelle
intitolazioni di pubblicazioni risulta improprio dal punto di vista tecnico, poiché in queste
situazioni non si ha il vincolo naturale, e in questi casi si dovrebbe parlare di raccolta. Il più
antico esempio è l’Archivio Storico Italiano, periodico fondato a Firenze e che riunisce
scritti attinenti alla storia d’Italia, e si caratterizza per il vincolo volontario che lega i singoli
contributi.
-L’archivio quale “bene culturale” Il concetto di bene culturale ebbe il primo riconoscimento
ufficiale con la Convenzione dell’Aja del 1954, firmata da 40 Stati di tutto il mondo e
confermata in Italia con la legge del 1958. Tale accordo fu introdotto per la salvaguardia
dei beni culturali in occasione di eventi armati, nella convinzione che gli attentati portai ai
beni culturali, a qualsiasi popolo appartengano, costituiscono violenze al patrimonio
dell’intera umanità. Si individuarono, insieme ai beni artistici, architettonici, archeologici,
librari, e anche gli archivi. In Italia, in cui il concetto di bene culturale doveva essere meglio
definito, si provvide alla nomina di alcune Commissioni Parlamentari che avevano lo scopo
di fornire indicazioni per l’istituzione di un apposito dicastero (Ministero). I lavori iniziarono
nel ’64 con la “Commissione Franceschini”; la Commissione successiva fu la “Papaldo”, la
quale ottenne risultati non definitivi, perciò si continuarono i lavori con la riconferma del
precedente relatore della “Commissione Papaldo bis”. Nel 1970 fu stipulata a Parigi,
presso l’Organizzazione delle Nazioni Unite per l’Educazione, la Scienza e la Cultura, una
Convenzione Internazionale con lo scopo di stabilire le misure da adottare per impedire
l’illecita importazione, esportazione, trasferimento di proprietà dei beni culturali, compresi
gli archivi.
Il concetto ampio di bene culturale definito dalla “Franceschini” non consentiva una
concreta realizzazione istituzionale. Nel 1974, per iniziativa dell’allora Presidente del
Consiglio Aldo Moro e di Giovanni Sapadolini, fu decisa l’istituzione di un Ministero per i
Beni Culturali ed Ambientali. Il nuovo Ministero per i Beni Culturali ed ambientali stava per
nascere senza la presenza di archivi, se la situazione non fosse stata capovolta nel 1975,
a seguito di una presa di posizione di gran parte degli archivisti di Stato italiani.
L’organizzazione del nuovo Ministero fu definita con il D.P.R. n. 805 del 1975; in epoca
recente è stato denominato “per i beni e le attività culturali”. Il recente Codice dei Beni
Culturali, fu approvato con Decreto Legislativo n.42 dal 2004 in sostituzione del Testo
unico (’75), con lo scopo di definire il concetto di bene culturale. In una prima generale
individuazione, i beni culturali sono riconoscibili nelle cose mobili e immobili che
“presentano un interesse artistico, storico, archeologico, etnoantropologico, archivistico e
bibliografico”. Il Codice ha inoltre precisato che la “tutela consiste nell’esercizio delle
funzioni e nella disciplina delle attività dirette, sulla base di un’adeguata attività
conoscitiva, ad individuare i beni costituenti il patrimonio di pubblica funzione”. Tra i beni
culturali sono previsti tanto “gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli
altri enti pubblici territoriali” quanto “gli archivi e i singoli documenti, appartenenti ai privati”.
E’ confermata l’esclusione della tutela di un grandissima parte degli archivi privati, ovvero
quelli non dichiarati di interesse storico. Assumono un’indiscutibile rilevanza i manoscritti,
gli autografi, i carteggi, le carte geografiche e gli spartiti musicali aventi carattere di rarità e
pregio. Non si escludono neppure le fotografie, le pellicole cinematografiche ed i rapporti
audiovisivi.
IV – L’ARCHIVIO E LA SUA EVOLUZIONE
Gli archivi sono realtà in continuo mutamento che si realizzano attraverso fondamentali
momento strutturali, gestionali e conservativi. Ogni archivio si colloca idealmente sopra
due coordinate che si caratterizzano per una verticalità temporale e per una orizzontalità
territoriale e istituzionale. La prima coordinata si riferisce alla data della sua origine a
quello della sua chiusura (cessazione attività soggetto produttore); in riferimento alla
seconda coordinata, ogni archivio si muove su un territorio, in un preciso contesto sociale
ed istituzionale e perciò è titolare di queste prerogative. L’archivio si identifica come un
piano multistrutturale.
IV.2 – LA NASCITA DELL’ARCHIVIO Perché un archivio nasca, si formi e si conservi è
necessaria: 1- l’esistenza di un soggetto produttore; - l’attività del soggetto produttore; -
una particolare tipologia dell’attività del soggetto produttore; 4- la conservazione della
memoria e la qualità del supporto; 5- la volontà della conservazione della memoria; - che
la memoria sia legata da un particolare vincolo.
1 – L’ESISTENZA DEL SOGGETTO PRODUTTORE Ogni archivio, considerato memoria
di attività compiute, per nascere ha bisogno di un soggetto. In epoca romana, medievale, e
nella prima età moderna, la capacità di far nascere un archivio era di esclusiva
competenza di soggetti pubblici ai quali era stato riconosciuto lo jus archivi, lo speciale
diritto di matrice imperiale. Tale limitazione mirava da un lato a garantire la conservazione
e riservatezza degli archivi, ma dall’altro sminuiva il valore di altre realtà. Nella dottrina
contemporanea non esistono più discriminazioni in riferimento alla natura del soggetto
produttore, perché tutti i soggetti possono essere produttori di archivi.
Le tipologie dei produttori sono: a- Soggetti pubblici “statali” (Ministeri, Prefetture ecc.) b-
Soggetti pubblici “non statali” (Regioni, Province, Comuni ecc.)
E’ opportuno precisare che le disposizioni legislative in materia archivistica sono ancora
oggi rappresentate dal D.P.R. n.1409 del 1963 il quale continua ad essere in vigore,
nonostante la presenza di basilari trasformazioni in diversi settori. Dal D.P.R. n.1409/1963
è possibile evincere la fondamentale presenza della distinzione tra “archivi statali” e
“archivi non statali”, in quanto lo Stato deve necessariamente tenere atteggiamenti
diversificati nella realizzazione di interventi sopra i propri beni e sopra quelli di non diretta
appartenenza. Tale diversificazione è più evidente in relazione ai privati: a- Soggetti privati
singoli: singole persone fisiche, singole persone giuridiche b- Soggetti privati complessi: i
nuclei famigliari c- Soggetti privati complessi: l’associazionismo d- Soggetti complessi
dell’impresa.
2 – L’ATTIVITA’ DEL SOGGETTO PRODUTTORE Ognuno dei soggetti produttori produce
il suo archivio solamente se svolge un’attività e se tale comportamento non si esaurisce
all’interno del soggetto stesso, bensì si rivolge all’esterno. L’attività del soggetto può
inquadrarsi in due momenti: quando il soggetto si crea imponendosi regole e strutture
istituzionali; in secondo luogo quando il soggetto opera.
L’archivio cessa di essere prodotto qualora il soggetto assume una posizione di inerzia
totale, che può essere transitoria o definitiva. Nel primo caso l’archivio continua ad essere
vivo pur con pause ed interruzioni; nel secondo con la scomparsa del soggetto produttore
è definito archivio morto (documentazione continua ad essere utilizzata).
3 – TIPOLOGIA DELL’ATTIVITA’ DEL SOGGETTO PRODUTTORE Il soggetto produttore
svolge un’attività archivistica solamente se si rivolge al di fuori della propria entità. Un
esempio tipico può essere rappresentato dalle modalità di formazione dei “carteggi”: un
soggetto, ad esempio un Comune, ha necessità di un determinato servizio e si rivolge
all’esterno ad alcune ditte, inviando loro una lettera contenente gli estremi della richiesta e
invitandole a partecipare ad una gara. Ognuno dei soggetti
esterni sollecitati, qualora abbia risposto, avrà dato vita ad un proprio nucleo archivistico,
composto da due elementi: lettera in arrivo e nota di risposta, ai quali in seguito potranno
aggiungersene altri. L’archivio non si forma mai per esclusiva volontà di un solo soggetto
produttore, ma sempre per un concorso di più volontà, ovvero quelle dei soggetti che, di
volta in volta, partecipano a quella determinata attività. La non volontarietà è alla base del
concetto di formazione di ogni archivio. Invece, quando c’è una precisa volontà costitutiva,
non si può parlare di archivio.
4 – LA CONSERVAZIONE DELLA MEMORIA E LA QUALITA’ DEL SUPPORTO Perché si
creai un archivio è necessario che l’attività svolta dal soggetto produttore sia diretta a
conservare le testimonianze delle diverse operazioni, fissandole sopra un supporto. Sono
accettati tutti i supporti in grado di contenere un’attestazione che rappresenti l’azione
compiuta. Tra le attestazioni archivistiche più antiche si possono menzionare quelle
realizzate su pareti rupestri, lastre di pietra o su altro materiale lapideo. Questo materiale,
molto ingombrante e poco mobile, fu sostituito nel IV millennio a.C. da tavolette in argilla. A
partire dal I millennio a.C., altri supporti ebbero notevole successo e tra questi la pelle, il
papiro e la pergamena. Nel tredicesimo secolo (1200) ci fu la scoperta e l’introduzione
della carta, e nell’ultimo secolo si è avuta l’introduzione di altre forme di supporto come il
microfilm, e con l’esplosione delle tecnologie elettroniche che hanno costituito una vera e
propria rivoluzione.
5 – LA VOLONTA’ DELLA CONSERVAZIONE DELLA MEMORIA I soggetti produttori sono
liberi, nei limiti che derivano dalla loro natura e dalle loro funzioni, all’interno
dell’organizzazione sociale, di conservare o meno le memorie prodotte a seguito della loro
attività. Il principio della necessità della conservazione vincola il concetto di libertà
soprattutto quando esso è imposto da disposizioni normative o da regole etiche. Influisce
anche il motivo per cui un soggetto opera, poiché l’atto conservativo è determinato da
finalità pratiche. E’ evidente come il soggetto privato fisico semplice gode di libertà molto
estesa in relazione ai criteri di conservazione della documentazione archivistica da lui
stesso creata. Talora accade che si crei una corrispondenza di documenti e la si distrugga
durante la stessa fase produttiva, con l’eliminazione del documento in esame si distrugge
l’attestazione di un’attività compiuta dal soggetto, riducendone le future possibilità di
conoscenza, in chiave storica. Muta la situazione quando si tratta di soggetto privato
complesso il quale si trova ad operare scelte conservative in una più limitata area di
libertà, poiché, già nella situazione di Associazione di fatto, la presenza di Soci che hanno
il diritto di conoscere attraverso la documentazione conservata, agisce in forma limitativa
sul quel procedimento di eliminazione. Nell’ambito della libertà dei soggetti di impresa la
libertà conservativa ha un’ulteriore limitazione costituita dagli obblighi previsti dalla legge.
Quando si tratta di soggetti pubblici, siano essi statali o non statali, c’è un ulteriore
sbilanciamento a favore del principio della non eliminazione durante la fase costitutiva
dell’archivio. La motivazione è determinata da un carattere comportamentale. Le
autorità pubbliche sono tenute a conservare, nella fase operativa, a memoria della loro
attività in quanto essa è testimonianza delle loro azioni.
6 – IL CONCETTO DI “ORDINE” IN ARCHIVISTICA L’archivistica è la disciplina che si
occupa della conservazione e dell’organizzazione della memoria: organizzare la memoria
significa ordinarla, cioè far sì che possa essere utilizzata, perché è tramite la fruizione che
garantisce l’esistenza dell’archivio. Il compito dell’archivista di ordinare consiste nel fornire
una struttura logica e utile per il reperimento della documentazione nella fase formativa,
mentre un’altra importante funzione è individuata nell’impegno di riordinare e
nell’inventariazione degli archivi.
V – IL VINCOLO ARCHIVISTICO
La necessità di stabilire criteri di ordine costituiscono il fulcro dell’attività dell’archivistica,
alla quale compete il compito di fare sì che il soggetto possa svolgere le proprie
operazioni, muovendosi attraverso una memoria ben organizzata. Nel caso dei carteggi la
modalità formativa rispettivamente in entrata ed in uscita, danno vita alla costituzione di un
complesso archivistico in dipendenza della durata e dell’intensità dell’attività. In
archivistica viene individuato con il nome di fascicolo un complesso di carte che tra di loro
risultano legate da un vincolo che deriva naturalmente dalle caratteristiche dell’attività di
tutti gli altri soggetti.
-Vincolo naturale e vincolo volontario Il vincolo naturale o originario o necessario, è tipico
ed esclusivo dell’archivio, e non appartiene ad altri beni culturali, per i quali quando il
vincolo esiste è volontario. Se osserviamo le procedure di formazione di una biblioteca
comprendiamo come essa si sia formata a seguito di un’attività del soggetto produttore
rivolta verso l’esterno, in assonanza quindi con quanto avviene nell’ambito archivistico, ma
sappiamo che la scelta e la collocazione delle unità librarie è dipesa unicamente dalla
volontà di colui che l’ha costituita. Questa configurazione, classificata come raccolta, è
rapportabile a tutte le categorie dei beni culturali collocati in organizzazioni museali.
-Le diverse tipologie del vincolo un vincolo può essere osservato da diverse visuali, sia in
riferimento a posizioni esterne, sia in relazione alle sue qualificazioni interne. Da Giorgio
Cencetti (1937) in poi, gli aspetti riguardanti il vincolo naturale, originario e necessario,
sono stati affrontati dalla dottrina archivistica seguendo un’ottica rivolta al vincolo
archivistico interno. Nel 1995 Antonio Romiti elabora una nuova teoria di vincolo
complesso, costituito organicamente da quattro momenti, necessari perché se si
considerasse un solo aspetto del vincolo, la documentazione può risultare inevitabilmente
incompleta e carente. Le quattro tipologie del vincolo archivistico sono: a- Vincolo
istituzionale esterno, che può essere individuato nel collegamento che intercorre tra l’entità
produttrice dell’archivio e la realtà istituzionale esterna, a livello territoriale, con il quale il
soggetto interagisce. b- Vincolo istituzionale interno che si sviluppa in forma diretta in
riferimento alla natura del produttore; si sviluppa nel rapporto tra entità produttrice e le
altre realtà
sociali che si pongono in collegamento con essa. Si confronta con la struttura costitutiva
dell’entità che realizza l’archivio. c- Vincolo archivistico esterno si identifica con il
collegamento tra la documentazione che si trova presso il produttore e quella che si
conserva presso altri soggetti. d- Vincolo archivistico interno che attiene al nesso esistente
nella documentazione realizzata e conservata dall’entità produttrice.
-Considerazioni sulle caratteristiche del vincolo La teorizzazione del concetto di vincolo
non tiene sempre presenti le situazioni concrete e specifiche che si verificano nella
generale realtà archivistica. Le fattispecie individuate come vincolo archivistico, sia interno
che esterno, hanno una più diretta attinenza con le procedure di riordinamento delle carte,
ed è ad essi a cui rivolgersi con più immediata attenzione. Vi è la consapevolezza delle
difficoltà di accertare la presenza del vincolo in una massa documentaria non ordinata.
Prima della fase di riordinamento, si può partire da un’analisi diretta alla conoscenza del
vincolo istituzionale. L’indagine per l’individuazione del vincolo può essere effettuata in
ogni fase della vita dell’archivio, e si può affermare che di solito non ci sono problemi
nell’individuazione del vincolo al momento della formazione di un archivio. I problemi più
evidenti compaiono in fase di riordinamento, quando si presentano ammassi
documentario: in questi casi il ricorso al vincolo istituzionale può risolvere il problema. Gli
interventi di selezione e scarto non incidono sulla natura del vincolo, ma ne modificano la
struttura.
-L’Archivio proprio, l’archivio improprio, l’archivio apparente. L’archivio apparente si ha
quando, esaminandone la struttura, si rilevano elementi che lasciano intravedere la
sussistenza di un vincolo naturale, che in effetti altro non è che vincolo volontario
mascherato. Ciò che determina la natura di un archivio sono i nessi che legano la
documentazione. Questi nessi si creano in seguito alle procedure di formazione
dell’archivio. Se un archivio viene disgregato perdendo ogni parvenza di vincolo naturale,
e se un collezionista decidesse di ricomporre tale archivio, il materiale recuperato non può
essere definito archivio in senso tecnico, ma raccolta, perché i vincoli eventualmente
esistenti sarebbero stati ricreati per volontà del collezionista, il quale avrà acquistato solo i
pezzi a lui disponibili. Se invece il nuovo soggetto aggregante fosse in condizione di
recuperare il materiale dopo l’attestazione del vincolo naturale, allora anche di fronte ad
una sezione frammentaria si può parlare di archivio. Le differenze tra l’archivio proprio,
dotato di vincolo naturale riconoscibile, l’archivio improprio, nel quale il vincolo naturale,
originariamente esistente, per cause diverse non è più riconoscibile, e l’archivio apparente,
non sono sempre limpide e certe.
-L’archivio e il significato del vincolo originario L’impossibilità di rilevare in un archivio la
presenza di un vincolo originario, in quanto parzialmente esistente, non esclude la
sussistenza della qualificazione tecnica. Questa ipotesi si può riferire a quella di un
archivio proprio, costituito secondo le procedure tecniche corrette, che sia stato
depauperato dai soggetti produttori stessi. Tale situazione non esclude la qualificazione di
archivio purchè si abbia la certezza che il vincolo fosse esistente all’origine e via sia la
consapevolezza che quella consistenza
sia stata conseguita a seguito di una procedura corretta. Un archivio dotato di vincolo
naturale, con la dispersione di documenti e quindi del vincolo, rimane sempre archivio, a
meno che si abbia la totale dispersione dell’archivio e la sua eventuale ricostruzione per
opera volontaria di soggetti estranei (raccolta).
-L’archivio e la raccolta Sono chiamate con il termine archivio quelle testimonianze scritte
che hanno in sé il carattere della complessità e dell’organicità, ma sempre in un contesto
di naturalezza formativa. Si deve però considerare, oltre ad organicità e complessità,
anche l’aspetto procedurale, nel quale si trova il momento che separa l’archivio dalla
raccolta. Il rapporto organico nell’archivio è indispensabile, mentre per gli altri beni culturali
è facoltativo. Tale situazione è confermata dal recente Codice dei Beni Culturali. E’ stata
confermata la non smembrabilità degli archivi pubblici e la distinzione tra gli archivi privati
ritenuti d’interesse culturale e gli altri. Si è riconosciuta la completa dignità di archivio solo
alla documentazione pubblica ed a quella privata notificata, mentre quella privata non
dichiarata rischia di essere assimilata alla figura di raccolta. La speciale qualificazione di
complesso organico colloca l’archivio in un piano superiore rispetto agli altri beni culturali,
in quanto non potrà mai essere smembrato. Le disposizioni di legge confermano che il
bene archivio deve essere considerato una universitas rerum ed i documenti che lo
compongono non possono essere presi in considerazione come singoli. Non si deve
dimenticare che il vero archivio è composto da scritture originali e la mancanza di una di
esse provoca l’interruzione del vincolo naturale e può portare all’incomprensione di tutto il
complesso.
V.2 – IL POLIFORMISMO DEL VINCOLO Alla fine egli anni Trenta, Cencetti caratterizzò
l’archivio per la presenza i un vincolo naturale, originario e necessario, quindi non
volontario. Romiti negli anni Novanta propose delle modifiche al vincolo cencettiano, per
riconsiderarne i limiti. Con l’introduzione del vincolo archivistico interno ed esterno e del
vincolo istituzionale interno ed estero, all’archivio fu riconosciuta l’appartenenza ad un
contesto più esteso. Il vincolo cencettiano risultò coincidente con il vincolo archivistico
interno (funzione più delimitata). Il vincolo si presenta contrassegnato a più momenti,
considerati componenti di un’unica realtà organica. In ogni archivio esiste un unico vincolo
naturale e si caratterizza per le sue articolazioni interne, esterne e virtuali. Questa
configurazione rende il vincolo archivistico unico e polimorfo.
VI – LE FASI DELLA VITA DELL’ARCHIVIO
Ogni archivio ha una propria vita attiva, determinata dal periodo di svolgimento dell’attività
del soggetto produttore. L’origine di un archivio dipende da più fattori che possono essere
individuati nella nascita, procedure di costituzione e attività del soggetto, nella sua volontà
di conservare le rappresentazioni della propria memoria. La struttura fisica dell’archivio
rischia spesso di subire pesanti cambiamenti, tra i quali hanno un ruolo primario la
frammentazione. Non si deve dimenticare che l’archivio è un complesso organico e
indivisibile.
-L’archivio morto Se il soggetto produttore cessa di esistere, l’archivio che fino ad allora
era stato vivo, si trasforma n archivio morto. L’archivio, sebbene sia considerato morto,
ove non si proceda alla sua distruzione, continua a svolgere il ruolo di memoria e
testimonianza delle attività effettuate sino alla cessazione dell’attività del soggetto
produttore. Per tali funzioni è necessaria la presenza di un riferimento esterno, che può
essere rappresentato da un Istituto di concentrazione.
-L’età dell’archivio Ogni archivio si articola in più fasi gestionali:
a- Un periodo corrente, nel quale, a seguito dell’attività dell’entità produttrice, la
documentazione si forma attraverso un naturale accrescimento, determinato dalla
necessità del soggetto che opera, di entrare in relazione con la società esterna. Questa
fase si inaugura con l’inizio della pratica e si conclude con la chiusura della stessa. Questa
fase non ha un limite cronologico preciso, generalmente il protocollo indica come periodo
minimo della fase corrente l’anno solare.
b- un successivo momento, detto archivio di deposito, durante il quale il materiale trova
una transitoria collocazione fisica. Durante questa fase, che per la legislazione italiana
prevede la durata di un quarantennio, si svolgono importanti attività organizzative, per
ridare al materiale quella organicità che corrisponde alla sua naturale struttura, per
consentire operazioni di scarto e selezione, e per consentirne una migliore utilizzazione.
c- una terza fase, nella quale la documentazione viene conservata prevalentemente quale
memoria storica dell’entità produttrice, ad uso sia della stessa, sia di terzi interessati.
In Italia nel ‘600 Baldassarre Bonifacio considerò l’archivio un’unica realtà. In Germania,
sino al XVI sec, si è vissuto il dibattito condizionato da una situazione antitetica tra
archivisti, ovvero coloro che avevano la gestione della documentazione storica giunta fino
alla fase di conservazione permanente, e i registratori, coloro che avevano la gestione
della fase corrente. I primi insistevano nel considerare archivio solo quello da loro gestito
(archivio storico), mentre per le altre due fasi (corrente e di deposito) attribuivano la
denominazione di registratura. In questa situazione si delinearono la registratura corrente,
registratura di deposito, prearchivio (selezione e scarto), archivio. In Francia, attratti
dall’idea di prearchivio, ovvero una istituzione avente la finalità di raccogliere gli archivi
dalla fase di deposito e provvedere a riorganizzarli procedendo a preliminari operazioni di
selezione e scarto. Questo grado di transito, non potendo essere denominato prearchivio,
fu chiamato archivio intermendio. Essi considerarono archivio già la fase corrente e di
deposito (archivio corrente, archivio di deposito, archivio intermedio, archivio storico).
VII – L’ARCHIVIO CORRENTE
L’archivio corrente coincide con il momento della nascita e della formazione e comprende
quella documentazione scritta che viene conservata ed entra il tal modo a far parte della
memoria del soggetto titolare.
La durata dell’archivio corrente non è collegabile con un periodo cronologico prefissato,
perciò l’archivio corrente è composto da una documentazione cronologicamente non
uniforme; con l’introduzione del protocollo è stato stabilito in un anno il periodo minimo di
giacenza, mentre non è stato indicato il massimo.
-L’organizzazione della memoria L’archivio corrente costituisce un momento di grande
rilievo nel quadro generale della gestione archivistica ed in tale contesto assumono
primaria importanza i criteri di organizzazione della memoria. Se un archivio nasce su basi
errate, difficilmente nelle fasi successive potrà essere ricondotto a una struttura corretta.
La formazione degli archivi è stata realizzata in conseguenza di quelle differenziazioni che
sono state determinate da una concomitanza di elementi.
a- La natura del soggetto produttore: i soggetti privati. Ogni soggetto tende ad eliminare gli
elementi non utili e si preoccupa di conservare quanto risulta essenziale per lo
svolgimento della propria attività. I soggetti privati hanno ampia facoltà di stabilire se e per
quanto tempo conservare la propria memoria; sono vincolati alla conservazione solo di
poche tipologie di documenti. Il vigente Codice dei Beni Culturali riconosce quali oggetti di
tutela da parte dello Stato, gli archivi e i singoli documenti appartenenti ai privati, purchè
rivestano un interesse storico particolarmente rilevante (sancito dall’art. 13). Nella sua
attività di tutela, lo Stato vieta l’uscita definitiva dal proprio territorio dei beni culturali intesi
in senso generale, mentre per gli archivi e per i singoli documenti appartenenti ai privati,
che presentano interesse culturale, l’uscita può effettuarsi purchè sia stata data
l’autorizzazione. La nuova normativa ha inserito il bene culturale archivio tra gli Istituti e
luoghi della cultura che sono oggetto di fruizione e di valorizzazione.
b- La natura del soggetto produttore: i soggetti pubblici Per i soggetti pubblici le
disposizioni normative non sono mai mancate nel passato, nel rispetto del principio
secondo cui la memoria pubblica deve essere conservata correttamente. Nella gestione
degli archivi in epoca preunitaria e napoleonica, le regole cambiavano tra i diversi stati.
Con le innovazoni napoleoniche e con l’introduzione del protocollo, si sono sviluppati
presso i soggetti pubblici nuovi criteri di organizzazione, nei quali il titolare di
classificazione ha assunto un ruolo di primo rilievo.
c- La struttura del soggetto produttore. Le modalità di organizzazione della memoria
dipendono anche dalla struttura istituzionale del soggetto produttore. Il soggetto singolo
non avendo solitamente necessità di utilizzare altre persone per gestire la propria
memoria, attua criteri molto semplici ed esegue suddivisioni secondo le singole materie
trattate. Nei soggetti complessi i criteri organizzativi possono rispondere ad esigenze
molto articolate.
d- Le tipologie delle attività. Le tipologie dell’attività influiscono molto sull’organizzazione
della documentazione. Alcuni soggetti produttori, come conseguenza delle loro finalità,
eseguono pratiche
dalle rapide conclusioni, altri invece hanno scopi che richiedono gestioni prolungate.
Quando l’attività è contenuta e la consistenza della documentazione è limitata si può
verificare l’applicazione del criterio cronologico.
e- Le caratteristiche dei supporti utilizzati Le diversità strutturali dei supporti hanno dato
vita ad autonome tipologie di unità archivistica. L’uso della carta, in alternativa o in
sostituzione di altri supporti, ha consentito di incrementare la produzione delle due
principali tipologie archivistiche ancora oggi presenti: quella tendente a realizzare unità
che nascono legate (libri, codici, registri ecc.) e quella rappresentata da complessi di carte
sciolte (buste, faldoni, cartolari ecc.). L’introduzione delle moderne tecnologie, da quella
informatica a quella telematica, ha già in parte arrecato mutamenti nei criteri di
conservazione e organizzazione della memoria archivistica. Si è rilevato che le difficoltà
nell’applicazione delle innovazioni informatiche a un archivio già strutturato sono maggiori
rispetto ad un archivio che deve ancora nascere, perché si può plasmare la nuova
memoria sulla base delle esigenza tecniche.
VII.2 – IL CONCETTO DI “SERIE” All’interno del principio di organizzazione, occupa una
funzione basilare il concetto di serie, il quale attraverso il raggruppamento, mira ad
individuare una delle metodologie utili per collocare le unità archivistiche prodotte in
posizioni logiche. La posizione logica può essere realizzata seguendo linee differenti: a- il
rispetto delle “materie”. Si possono, cioè, creare serie per materia, che però vengono
criticate dalla dottrina archivistica perché ritenute poco naturali (compromessa la purezza
del vincolo naturale). La critica è rivolta alla scelta di serie per materia in fase di
riordinamento, mentre in fase di formazione il soggetto produttore può scegliere
liberamente le modalità di organizzazione della propria memoria.
b- il rispetto dell’ordine “cronologico”, perché le attività di ogni soggetto si svolgono in un
contesto di spazio e tempo. Moltissimi soggetti decidono di collocare la documentazione in
serie cronologica, ma i problemi sorgono riguardo al livello di applicazione di tale serie. Le
scelte dell’ordine si basano su scelte gerarchiche: a) suddivisione per strutture istituzionali;
b) distinzioni di carattere territoriale; c) raggruppamenti per materia; d) ordine alfabetico; d)
criterio cronologico (utilizzato al quarto livello). Spesso il criterio cronologico rende meno
praticabili gli altri criteri. Ci sono due tipi di ordine cronologico: uno collegato all’indicazione
cronologica presente sulla memoria scritta, e l’altro si riferisce all’indicazione cronologica
del momento nel quale un soggetto principale provvede alla registrazione nella propria
memoria della documentazione prodotta da lui stesso.
c- il rispetto dell’articolazione dell’attività, che riguarda soprattutto i soggetti pubblici,
strutturati nella burocrazia pubblica. L’archivio dovrebbe nascere e costituirsi attraverso
serie non prefabbricate, costituitesi naturalmente a seguito della procedura burocratica.
Con questo procedimento il vincolo si rivelerà con i caratteri di originarietà, naturalezza e
necessarietà.
VIII.1 – IL PROTOCOLLO: ORIGINI E STRUTTURE Il protocollo fu instituito in epoca
napoleonica (1796-1815) con lo scopo di snellire le procedure che riguardavano la
registrazione dei movimenti della documentazione che entrava e usciva dai vari soggetti
produttori. In Italia è giunto fino ai tempi nostri e il riconoscimento più significati si è avuto
quando si è riconosciuta la validità di tale protocollo in riferimento alla gestione
informatica. Fino a tutto il 1700 la gestione delle carte in entrata e uscita era gestita in
maniera macchinosa e complessa: la documentazione in partenza prima della spedizione
veniva trascritto integralmente su registri chiamati copialettere. Il materiale in arrivo era
infilzato su asticelle metalliche, così si conservava l’ordine di ricezione (non il giorno di
ingresso). Questa modalità diverrà l’elemento fondamentale della nuova modalità di
registrazione, diventandone l’asse portante.
-L’Ufficio di Protocollo L’Ufficio di Protocollo ha il compito di acquisire la documentazione
gestita dai soggetti produttori e di registrarla in un apposito strumento. Ogni Ufficio di
Protocollo ha un suo specifico Regolamento, affinchè non si creino incongruenze e
malintesi in un servizio di notevole delicatezza.
-Gestione del protocollo: il materiale in entrata L’Ufficio di Protocollo ha il compito della
ricezione e dell’apertura della posta. Di conseguenza l’Ufficio deve procedere alla
registrazione dei dati relativi alla documentazione in entrata, in un apposito registro di
protocollo. La registrazione viene fatta cronologicamente. Questa registrazione deve
fornire dati certi, e non può presentare cancellature a mano che non siano vidimate. In
seguito alla registrazione vi è l’apposizione sul documento di un timbro. Inoltre l’Ufficio di
Protocollo è tenuto ad effettuare la distribuzione del materiale ai singoli Uffici incaricati
della gestione delle pratiche. Alla conclusione di ogni periodo protocollare, previsto e
racchiuso nell’arco dell’anno solare, nella prima quindicina di gennaio, l’Ufficio di
Protocollo ha il compito di recuperare dai singoli Uffici gestori le pratiche concluse e di
riunirle seguendo gli schemi organizzativi stabiliti dal Titolario di classificazione.
-Gestione del protocollo: il materiale in uscita All’Ufficio di Protocollo giunge da parte degli
Uffici gestori delle pratiche, il materiale da trasmettere all’esterno. Il materiale è registrato
sul registro di protocollo, dopo di che vi è apposto un timbro. Spetta all’Ufficio di Protocollo
il compito di spedire all’esterno la documentazione.
-I rapporti tra l’Ufficio di Protocollo e l’U.R.P. L’Ufficio di Protocollo ha il compito di svolgere
un importante servizio di pubblico interesse. Il cittadino che intende accedere alla
documentazione gestita in particolare da enti pubblici, può rivolgersi ad una struttura
costituita a seguito della legge n. 241 del 1990 denominata Ufficio per le Relazioni con il
Pubblico (U.R.P.).
VIII.2 – IL REGISTRO DI PROTOCOLLO E LA REGOLA DEL QUATTRO. Il Registro di
protocollo deve essere uno ed uno solo per ogni soggetto produttore, poiché ogni entità
produttrice può avere una sola memoria. L’attività di protocollazione
si realizza attraverso l’utilizzazione di un unico registro suddiviso in settori, ed ha una
funzione cronologica annuale. E’ necessario individuare il documento che entra e che
esce con i seguenti elementi:
a- il numero progressivo, determinato in base ad una estensione cronologica annuale: non
può essere attribuito a due o più documenti;
b- il momento esatto dell’ingresso nella memoria del soggetto, che consiste nell’attestare il
limite cronologico di tale avvenimento e stabilire un preciso ordine di ingresso;
c- il nome, cognome, ubicazione del “mittente”;
d- il contenuto del documento spedito o ricevuto, descritto in forma sintetica
sufficientemente esauriente e l’indicazione sulla presenza di allegati.
Questi quattro elementi devono essere registrati in forma non riscrivibile ed essere
utilizzati collegati in un unico contesto, altrimenti s perderebbe il valore giuridico
dell’operazione. Ogni documento che entra nella memoria di un soggetto deve avere sul
registro di protocollo un proprio numero progressivo, un propria indicazione relativa al
momento di ingresso, deve possedere il nominativo del mettente o del destinatario e deve
avere l’illustrazione sintetica del contenuto. Si tratta della Regola del Quattro: in mancanza
anche di uno solo degli elementi a protocollazione risulta inefficace.
-La funzione giuridica del protocollo Il registro di protocollo dimostra che una determinata
documentazione (scritta da un certo soggetto e caratterizzata da un certo contenuto) è
entrata nella memoria del soggetto produttore dell’archivio in un preciso momento. Proprio
a seguito dell’applicazione della Regola del Quattro, si evidenzia la natura giuridica del
registro di protocollo. Il protocollo è:
a- Atto pubblico, con la conseguenza che colui che lo redige deve essere considerato a
tutti gli effetti un ”pubblico ufficiale”; b- Atto pubblico “di fede”, così che può essere
utilizzato non sol per evenienze pratiche o amministrative, ma anche come prova; c- Atto
pubblico di “fede privilegiata”, conferma e rafforza il concetto di fede e stabilisce la sua
validità assoluta, salvo prova di falso.
VIII.3 – IL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Il quinto elemento necessario del Registro
di Protocollo fuoriesce dalla logica della Regola del Quattro, e assume un ruolo di
altissimo significato in relazione all’organizzazione in senso stretto alla gestione
archivistica. Il Titolario di classificazione consiste in un quadro schematico nel quale sono
distribuite le competenze, le funzioni e le materie attinenti all’attività del soggetto
produttore. In base alla scelta di criteri organizzativi saranno individuati più Titoli (primaria
suddivisione; indicati con cifre romane), Classi (secondo livello; indicate con lettere
maiuscole), Sottoclassi (terzo livello; indicate con lettere minuscole), e Fascicoli
(quarto livello; indicati con numeri arabi). Il Titolario di classificazione svolge più funzioni,
tra le quali: a) quella di poter individuare ogni documento, attribuendogli un preciso
inquadramento nel contesto archivistico; b) quella di poter determinare la destinazione del
documento ad una precisa unità operativa; c) quella di poter riorganizzare l’archivio già
nella fase di deposito. Il Titolario di classificazione rappresenta uno strumento
fondamentale per la creazione del vincolo archivistico, perché crea il collegamento tra i
vari elementi della memoria.
IX – L’ARCHIVIO DI DEPOSITO
Dopo la fase formativa relativa all’archivio corrente, la documentazione viene trasferita nel
locale di deposito. Il materiale che entra a far parte di questa nuova fase di gestione,
secondo la legislazione italiana, conserva tale ubicazione per un periodo di quaranta anni,
dopo i quali la documentazione potrà essere trasferita nella sezione separata o in un
archivio storico di concentrazione. Nell’archivio di deposito confluisce naturalmente il
materiale archivistico che ha esaurito la sua funzione corrente, ovvero le pratiche chiuse;
questa documentazione infatti non dovrebbe continuare a giacere presso i soggetti o uffici
che l’hanno prodotta (troppo ingombrante e compromettente per la conservazione di
nuova memoria). Questa documentazione in deposito può essere nuovamente utilizzata
dallo stesso produttore.
-Costituzione e organizzazione Tra le attività che si svolgono durante la fase di deposito,
assume rilievo quello della razionalizzazione della documentazione prodotta. Quando le
pratiche della fase corrente si chiudono, il materiale viene trasferito nel deposito. Gli
archivisti responsabili di questa sezione devono preoccuparsi di recuperare tutte le
memorie definite ed acquisirle con modalità corrette. I soggetti produttori mostrano
solitamente una ridotta attenzione nei riguardi dell’archivio di deposito. Il Titolario di
classificazione dovrà essere l’elemento guida per una corretta ricostruzione dell’archivio in
questa fase. L’archivio sarà quindi costruito secondo alcuni principi tecnici: a- il carteggio
sarà riorganizzato seguendo lo schema suggerito dalla struttura protocollare (divisione per
anni, in titoli, classi, sottoclasse e fascicoli). b- i registri troveranno una collocazione
autonome nel rispetto della serie ed avranno quale secondo criterio applicativo quello
cronologico.
-Modalità di conservazione la funzione dell’archivio di deposito è individuata dal D.P.R. n.
1409 del 1963: tale norma prevede che il materiale ivi collocato provenendo dalla fase
corrente, debba rimanere per un periodo di quaranta anni, prima di transitare nella
Sezione separata. Diviene importante quindi realizzare strutture idonee non solo alla
conservazione, ma anche per la gestione del materiale in vista dell’organizzazione. Tali
locali dovranno essere in possesso di particolari requisiti: a- Dovranno non essere umidi e
neppure avere eccessive immissioni di luce; b- Dovranno essere collocati in aree distanti
da fonti di calore; c- Dovranno essere dotati di impiantistica a norma di legge e dovranno
essere dotati di necessari mezzi di controllo e di sicurezza; d- Dovranno essere dotati
delle necessarie attrezzature atte ad accogliere la
documentazione archivistica; e- Dovranno essere dotati di attrezzature informatiche; f-
Dovranno essere accessibili esclusivamente agli archivisti addetti a tali servizi; g- Dovrà
essere predisposto un apposito regolamento.
-Funzioni L’ archivio di deposito rappresenta per la documentazione archivistica un
momento transitorio, anche se in questa fase si effettuano molteplici attività. Oltre alle
funzioni di riunione e riorganizzazione del materiale, ne emergono altre che preludono al
passaggio della documentazione all’ultima fase, che per gli archivi statali è rappresentato
dagli Archivi di Stato, mentre per gli archivi di enti locali o per gli archivisti privati, trovano
riscontro nelle Sezioni Separate. Prima di realizzare il trasferimento, nel contesto
dell’archivio di deposito si svolgono le operazioni di selezione e scarto.
IX.2 – LO SCARTO, LA CONSERVAZIONE, LA SELEZIONE Lo scarto rappresenta uno
dei momenti più delicati dell’archivista, poiché consiste in un’operazione a carattere
irreversibile. In Italia l’archivio è considerato un complesso organico e la sua
documentazione costitutiva, per tale concezione, è legata da un vincolo originario,
naturale, involontario, che dipende dalle caratteristiche di formazione naturale e
involontaria dell’archivio: le operazioni di scarto dovrebbero essere condotte con molta
attenzione per non eliminare il vincolo naturale, poiché altrimenti si rischierebbe di
distruggere il carattere di organicità dell’archivio. In Italia quest’operazione non è condotta
da criteri oggettivi, ma spesso la soggettività diviene qualificante, ad esempio con
l’applicazione del metodo “storico” agli archivisti spettava il compito di stabilire l’interesse
che tali carte avrebbero avuto nella prospettiva di una ricerca storica, e su quella base
decidono per la conservazione o scarto. E’ un metodo “soggettivo” con effetti disastrosi, in
quanto è difficile poter individuare i futuri filoni di ricerca.
-Il concetto di scarto nella dottrina archivistica italiana Tra gli archivisti italiani, Arnaldo
d’Addario ha affrontato il problema dello scarto con una particolare attenzione alla sua
storia ed alla sua evoluzione (valutare le carte come fonti di futuri filoni di ricerca). I termini
di selezione e di scarto sono presenti in un’unica sfera concettuale con Virgilio Giordano
(selezione come intervento a carattere conservativo). Paola Carucci, nel “Glossario”, si
limita ad affermare che lo scarto consiste in “operazioni con cui si destina al macero una
parte della documentazione di un archivio”, e lo ritiene un momento essenziale in quanto
afferma che il versamento alla Sezione Separata può essere fatta solo se sono state
compiute queste operazioni di preliminare scarto e selezione. Il lavoro manualistico di
Giuseppe Plessi si pone con una scelta piuttosto orientata, dal momento che in esso si
afferma che il “termine scarto in Archivistica va inteso nel senso di scelta delle carte che si
destinano all’eliminazione”.
-Metodologie per l’effettuazione dello scarto Non esiste un esclusivo momento per la
realizzazione di uno scarto d’archivio, anche se solitamente i soggetti produttori ne
ravvisano la necessità quando si rendono conto di avere i locali totalmente ingombrati. Per
lo scarto di un archivio la prima regola consiste nella prevenzione nello scarto, attraverso
una programmazione che consenta di intervenire con la predisposizione di uno specifico
Massimario, che prevede per ogni
atto i suoi termini cronologici di giacenza. Un primo scarto, opportunamente programmato,
dovrebbe avvenire sia durante lo svolgimento della pratica, sia immediatamente dopo la
conclusione della stessa (eliminazione copie e fotocopie). Un secondo scarto, da eseguirsi
con il rispetto delle procedere previste dagli articoli 25 e 35 del D.P.R. n. 1409 del 1963,
dovrebbe essere effettuato preferibilmente durante la fase di deposito e deve essere
portata a termine da personale esperto.
-Lo scarto nella gestione attuale Le operazioni di scarto devono tenere presenti alcuni
aspetti collegati con le metodologie della gestione della memoria: a- La programmazione
di uno scarto dovrebbe essere strettamente collegata la predisposizione di un Massimario
che dovrebbe essere realizzato preferibilmente attraverso un collegamento con il Titolario
di classificazione; b- La realizzazione di un Massimario non può prescindere dalle modalità
di applicazione della legge 241 del 1990 modificata con quella del 2005; c- Non si piò
operare senza considerare la presenza reale, attuale o futura, delle nuove tecnologie.
-Lo scarto di materiale conservato nell’ “archivio di deposito” Il soggetto produttore che
intende procedere alle operazioni di selezione e di scarto del materiale conservato presso
il proprio archivio di deposito, deve intervenire operando con discrezionalità, ma avendo
sempre riguardo alla conservazione del vincolo, poiché le operazioni di scarto hanno
incidenza economica; le motivazioni devono avere carattere oggettivo; lo scarto può
essere preceduto dalla riproduzione del materiale.
-Modalità descrittive da adottarsi per il materiale che si intende scartare Individuato il
materiale da eliminare, la proposta di scarto deve contenere, oltre al titolo, gli estremi
cronologici e la consistenza in kg. L’elemento fondamentale è individuabile nella
specificazione dei motivi dello scarto che danno la prova della correttezza dell’intervento.
-Quando si può effettuare la selezione e lo scarto Ammessa quindi l’opportunità di
procedere all’analisi, alla selezione e all’eliminazione del materiale archivistico superfluo, è
opportuno individuare quando può effettuarsi l’intervento durante la vita di un archivio. Gli
interventi volontari possono essere individuati nelle due principali tipologie: la prima,
collocata in itinere, durante la fase formativa e la seconda, collocata durante la giacenza
del materiale di deposito.
-Il significato della “volontà” nello scarto Si può avere uno scarto naturale e/o involontario,
uno scarto colposo, uno scarto preterintenzionale e uno scarto volontario.
a- Scarto naturale e/o involontario: può riferirsi a fattori naturali, esterni, ad eventi di forza
maggiore che non dipendono dalla volontà del soggetto produttore;
b- Scarto colposo: può verificarsi quando l’operatore destina l’archivio in una situazione o
in una collocazione fisica dubbiosamente idonea, e quando da tale condizionamento la
documentazione subisce danni (causa es. locali inidonei, improvvidi interventi di restauro
ecc.);
c- Scarto preterintenzionale: si ha quando chi ha il compito della conservazione, riserva
all’archivio un condizionamento fisico prevedibilmente pericoloso;
d- Scarto volontario: coincide con la più diffusa concezione dello scarto, cioè lo scarto
come scelta del soggetto produttore.
-La qualificazione dello scarto Un altro tema da tenere presente è rappresentato dalla
valutazione della consistenza dell’intervento di scarto volontario, che può essere totale,
parziale o a campione. L’eliminazione totale si verifica più frequentemente in casi di scarto
non volontario; l’eliminazione parziale si attua di solito nello scarto volontario, attraverso
una cernita di materiali che non risponde ad univoca ispirazione; l’eliminazione a
campione avviene attraverso un atto voluto. Mira alla scelta del materiale da eliminare, e
all’individuazione di elementi, serie, spezzoni d’archivio da conservare.
-La selezione: significato e criteri applicativi Nel concetto di selezione devono essere
incluse anche le attività preparatorie, quali ad esempio la strutturazione dei Massimari che
ne fissano le modalità. La documentazione archivistica ha diversi interessi:
a- Interesse pratico: se al momento della formazione è stato mantenuto nell’archivio un
documento, poiché la sua presenza serviva a risolvere un problema pratico, quando tale
necessità viene a scomparire e non sussistono più interessi ai fini della conservazione;
b- Interesse amministrativo: si può affermare che per gli aspetti amministrativi vi è
solitamente un ampio riferimento cronologico e che permangono attivi per tempi piuttosto
ampi;
c- Interesse giuridico: gli elementi attestanti alcune rilevanti situazioni giuridiche, molto
spesso non hanno una scadenza cronologica e i motivi dello scarto si rivelano meno
operativi. Questi elementi rappresentano l’humus impalpabile insito nella documentazione
e costituiscono le motivazioni che nella fase di scarto si trovano ad assumere un ruolo
decisivo e fondamentale.
d- Interesse culturale: applicando nella selezione parametri valutativi culturali potremmo
incorrere nel rischio della soggettività delle scelte. Sopra questo aspetto si è espresso
Arnaldo d’Addario, il quale sostiene che la cernita su base esclusivamente culturale, senza
il collegamento con gli altri settori, potrebbe divenire labile in quanto l’operatore si
troverebbe impegnato a pronosticare il futuro (incertezza dei futuri possibili interessi della
ricerca storica) muovendosi con l’utilizzo di facoltà personali.
-I “massimari di scarto” I Massimari di scarto sono quelle schematizzazioni che sono
destinate a facilitare il lavoro, specie press archivi pubblici. I Massimari si basano sulle tre
metodologie presentate interesse pratico, amministrativo, giuridico. Cooperano con la
funzione di scarto preordinato, il problema sorge in relazione ai limiti che possono
individuarsi negli elementi di soggettività (interesse culturale).
-Lo scarto, il concetto d’archivio e la funzione del “vincolo” E’ necessario provare altri
tracciati che possano garantire un criterio di maggiore oggettività nelle operazioni di
selezione e scarto. L’elemento che consente di effettuare uno scarto corretto può essere
individuato nel vincolo, poiché l’archivio è caratterizzato da documenti legati fra loro da un
vincolo naturale, originario e necessario. Se si considera il vincolo quale elemento naturale
e originario ci si colloca in una posizione teorica contraria allo scarto (perché influisce sul
vincolo e produce danni); se si ritiene il vincolo come necessario si ammette anche
teoricamente lo scarto, a patto che il vincolo non sia annullato. La qualificazione di
necessario, sta a significare che il vincolo “non può non esserci”, ma non esige che sia
naturale e originario. -Proposte di metodi oggettivi La selezione deve avvenire sopra un
materiale che sia almeno in parte ordinato. Nell’intervento si selezione l’archivista può
svolgere un’attività collocabile sopra due distinti livelli, tendenti:
a- Alla conservazione del documento: affinchè non si abbia la distruzione del vincolo, i
documenti originari e primari vanno conservati. b- Alla conservazione della notizia: si ha un
certo materiale primario e originale che può essere selezionato per l’eliminazione, purchè
all’interno del complesso di documenti si trovi un altro elemento primario che contenga la
stessa notizia (elemento primario conservato presso l’entità base o altre entità).
IX.3 – IL TRASFERIMENTO DALL’ARCHIVIO DI DEPOSITO
La legislazione italiana prevede che, trascorsi quarant’anni, la documentazione archivistica
giacente nell’archivio di deposito debba essere trasferita nell’archivio della terza fase. Ogni
soggetto produttore, all’inizio di ogni anno, dovrebbe trasportare nella sezione separata o
nell’archivio storico la documentazione relativa all’anno che ha concluso il quarantennio.
Per procedere al trasferimento, tra le attività da svolgere vi sono quelle relative al
riordinamento e quelle concernenti lo scarto. Lo spostamento deve essere effettuato
predisponendo un apposito verbale, accompagnato da un elenco di consistenza (numero
progressivo, titolo, numero pezzi, tipologia, estremi cronologici per ogni serie).
Il passaggio della documentazione archivistica dal deposito alla sezione separata avviene
effettuando un’operazione interna al soggetto produttore e interna alla memoria stessa e si
chiama versamento. Tale operazione è accompagnata dalla stesura di verbali, in quanto le
due fasi archivistiche sono gestite da personale diverso.
Si configura come versamento il trasferimento del materiale dall’archivio di deposito di un
determinato soggetto produttore, ad un archivio di concentrazione avente medesima
natura giuridica del soggetto primario (stesso soggetto produttore). Si ha un versamento,
ad esempio, quando una Prefettura toglie una parte del materiale presso il proprio archivio
di deposito per consegnarlo all’Archivio di Stato competente per territorio. Prefettura e
Archivio di Stato sono entrambi appartenente allo “Stato” (stesso soggetto primario).
-Gli archivi di concentrazione La caratteristica di archivio di concentrazione, oltre che agli
Archivi di Stato i quali svolgono quella funzione istituzionalmente, può essere estesa
anche ad altre figure che non sempre sono state con tali finalità. Si viene pertanto a creare
una situazione particolare nella quale assieme alla documentazione “storica” del soggetto
produttore, possono trovarsi i cosiddetti archivi aggregati i quali entrano a far parte del
complesso archivistico che li ospita. In tempi recenti si è verificata un’altra trasformazione
da archivio storico a archivio di concentrazione: gli archivi ecclesiastici diocesani,
denominati archivi vescovili o arcivescovili, i quali hanno deciso di ricevere nei propri locali
la preziosa documentazione delle parrocchie. Tali operazioni avvengono anche a livello
privato: non mancano archivi di grandi imprese che usano riunire in un unico centro tutta la
propria consistenza archivistica (produzione centrale + filiali in un unico contesto
archivistico). In questo caso il procedimento di concentrazione avviene per versamento,
perché si tratta di rapporti all’interno dello stesso soggetto giuridico.
-Il deposito e gli altri procedimenti tra soggetti di natura diversa Il trasferimento del
materiale dall’archivio principale all’archivio di concentrazione può avvenire:
a- Per versamento, quando il passaggio della documentazione si realizza attuando un
trasferimento tra due soggetti appartenenti alla medesima struttura istituzionale ed aventi
la stessa natura giuridica;
b- Per deposito, quando i soggetti tra i quali avviene il passaggio non possiedono la stessa
natura giuridica e istituzionale (es. un privato o un Comune trasferiscono il proprio archivio
ad un Archivio di Stato). Il soggetto produttore conserva la proprietà del materiale e ne
cede il possesso ad un depositario.
c- Per donazione, quando la natura giuridica e istituzionale dei soggetti non coincide, e
quando il proprietario cede la proprietà del bene ed il possesso a titolo gratuito (nuovo
soggetto vincoli sulla consultabilità e conservazione);
d- Per alienazione, quando in un rapporto tra soggetti giuridicamente e istituzionalmente
non omogenei, il proprietario cede all’acquirente il materiale a titolo oneroso (libertà
nell’ambito della gestione).
-Il deposito coattivo La procedura di deposito può assumere anche una forma di coattività
quando ci si trova in situazioni che lasciano comprendere l’esistenza di immediati, reali
pericoli per la documentazione. In presenza di situazioni di particolare urgenza, il Ministero
può imporre il restauro di alcuni documenti o prendere altri provvedimenti finalizzati alla
salvaguardia del materiale.
Gli interventi coattivi sugli archivi privati, notificati di notevole interesse storico, sono
realizzati qualora i proprietari non garantiscano un’idonea conservazione.
X – L’ARCHIVIO STORICO Il materiale archivistico destinato a conservazione
permanente viene versato dall’amministrazione produttrice, all’archivio storico competente.
Tali documenti dovrebbero essere accompagnati da un verbale con un elenco realizzato
secondo un preciso schema: - numero progressivo - titolo - numero pezzi - tipologia del
materiale - estremi cronologici La teoria e la prassi archivistica prevedono per la gestione
della terza fase le seguenti tipologie di intervento:
a- Riordinamento del materiale, applicando il rispetto del metodo storico istituzionale;
b- Realizzazione di mezzi di corredo e di strumenti per la ricerca;
c- Fruizione della documentazione archivistica in particolare da parte del pubblico esterno.
-Il significato dell’archivio storco e della sezione separata. Per indicare il materiale
archivistico, il D.P.R. del 1963 non usa mai il termine archivio storico, ma sezione separata
o separata sezione. Alla base di tale scelta vi fu una discussione che coinvolse gli
archivisti e gli storici contemporanei perché, attribuendo il valore di archivio storico solo
alla documentazione con più di quaranta anni, si toglieva tale caratteristica a quella
contemporanea. Non crediamo che sia corretto individuare un termine cronologico per
attribuire la storicità di un documento, senza invadere aree di soggettività. Ogni elemento
nasce come rappresentazione di un fatto storico e quindi è da considerarsi memoria
storica sin dal momento della sua origine. Inoltre ogni documento diventa fonte storica
quando viene usato per tale funzione da uno storico. Al di fuori del contesto normativo, si
continua ad usare il termine archivio storco.
-L’ordinamento: le metodologie archivistiche Con il termine riordinamento ci si riferisce alle
operazioni che gli archivisti svolgono durante l’ultima fase, dovendo intervenire per fornire
agli archivi una sistemazione definitiva. Molte sono le cause che possono provocare eventi
negativi, come gli eventi di forza maggiore, ma una causa di disordine che possiamo
definire di ordinaria amministrazione deve essere individuata proprio nella fruizione. La
consultazione di un archivio, se eseguita senza la presenza di archivisti, rappresenta infatti
un rischio.
a- Il principio di pertinenza Si svilupparono, già dal XVII secolo, linee di riordinamento
fondate sopra quel principio di pertinenza che consentiva di ristrutturare il materiale per
materia, intervenendo sull’ordine originario e distruggendo i precedenti criteri di
organizzazione, (principio dell’ordine originario dato dall’ente produttore). Tale principio
ebbe una più pesante applicazione negli Stati del Nord Italia, con centro privilegiato a
Milano, ove Luca Peroni lo applicò con grande impegno. Un particolare caso di
applicazione si ebbe in Toscana, ove fu introdotto nell’ambito della riorganizzazione degli
archivi degli Enti religiosi soppresse: le pergamene furono tolte dalla loro sede naturale e
riunite in un nuovo contesto denominato Archivio Diplomatico.
b- Il principio di provenienza Tale principio si basa sulla necessità di non confondere i
documenti di un fondo con quelli di un altro fondo. Lodolini in un suo viaggio
sull’ordinamento archivistico, ricorda che il principio della provenienza fu applicato per la
prima volta in Danimarca nel 1791, e successivamente, in singoli archivi della Germania.
Secondo Brenneke, il primo segnale ufficiale per l’introduzione di tale innovazione, si ebbe
nel 1819, quando l’Accademia di Berlino suggerì di abbandonare il principi di pertinenza
per assumere il principio di provenienza.
c- Il “metodo storico” In Italia il principio di pertinenza ebbe uno sviluppo precoce per la
sua applicazione in Toscana, grazie all’intervento di Francesco Bonaini (sovraintendente
degli Archivi Toscani), il quale realizzò quel metodo storico che costituisce l’elemento base
del lavoro di tutti gli archivisti. I suoi illuminati progetti furono realizzati integralmente
all’Archivio di Stato di Lucca dove Salvatore Bongi (direttore) pubblicò quattro grossi
volumi di Inventari che ancora oggi sono esempio delle metodologie applicate nel rispetto
di quel metodo storico, che voleva mettere in evidenza che per poter riordinare gli archivi
era necessario conoscere la storia del soggetto produttore. In Olanda questo principio fu
portato all’estremo, riconoscendo che l’attività dell’archivista non consisteva
nell’inventariazione, ma nello studio del soggetto produttore, della sua struttura e della sua
storia. Negli anni Sessanta gli archivisti italiani vissero momenti di ripensamento e di crisi
e, superati questi momenti di riflessione, l’archivistica italiana negli anni Ottanta si orientò
sopra una riconsiderazione in positivo del metodo storico, ma si presentarono altri
problemi strutturali, legati alle nuove tecnologie informatiche.
X.2 – LA PERIODIZZAZIONE ARCHIVISTICA La periodizzazione è un’operazione con la
quale si può intervenire sulla documentazione, condizionandola in conseguenza di alcuni
aspetti storici, istituzionali e burocratici. Gli elementi di maggior rilievo consistono:
a- Nel mutamento o modificazione della realtà politica, in un contesto storico generale o
particolare;
b- Nel mutamento o modificazione ella realtà istituzionale;
c- Nel mutamento o modificazione della realtà istituzionale riferita all’entità produttrice
dell’archivio in esame;
d- Nel mutamento o modificazione della realtà burocratica relativa a suddetta entità;
e- Nel mutamento o modificazione delle norme di gestione generali con l’introduzione di
nuove regole di archiviazione e di nuovi modelli di registrazione.
La documentazione di un archivio viene attraversata concretamente da un ideale “piano
orizzontale” che produce fondamentali fratture con l'individuazione di momenti cronologici.
-La circolare ministeriale del 1966: La Circolare del 1966 riguardò i criteri di massima per
l'ordinamento, l'introduzione degli inventari e anche la periodizzazione. Si invitò a
osservare prudentemente la periodizzazione storica generale. La periodizzazione
comportava inoltre di verificare la presenza di un cambiamento nella struttura dello Stato o
dell'ordinamento superiore sovrano, che comprende l'istituzione o l'ufficio. Devono essere
tenute in primaria considerazione le naturali differenze strutturali esistenti tra le molteplici
tipologie archivistiche.
-L'applicazione della periodizzazione agli archivi “post-unitari”: Anche in riferimento alla
documentazione post-unitaria possono realizzarsi interventi periodizzanti. La
periodizzazione consente di realizzare serie archivistiche “chiuse”, con una serie di
vantaggi:
a – assegnare alla consistenza archivistica una definitiva collocazione topografica;
b – procedere alle operazioni di riordinamento senza preoccuparsi di ordinarie
sopravvenienze (eventi inattesi);
c – attribuire una numerazione a catena per una più agile fruizione;
d – poter procedere ad operazioni di inventariazione
Una prima cesura storica potrebbe coincidere con l'avvento del fascismo, ma questo vale
solo per alcune tipologie archivisti; il 2 giugno 1946 il referendum istituzionale proclamava
la Repubblica, anche se la periodizzazione più idonea può essere individuata dal 1°
gennaio 1948, quando entrò in vigore la Costituzione repubblicana. Si può dunque
avanzare l'ipotesi di separare il materiale archivistico post-unitario in due nuclei: quello del
Regno d'Italia, fino al 1947, e quello della Repubblica Italiana, dal 1948 in poi.
X.3: I MEZZI DI CORREDO E GLI STRUMENTI DI RICERCA:Esistono due tipologie di
lavori: quella in funzione dell'archivistica e quella in funzione di altre discipline.
-Le distinzioni tra le due tipologie: Si sono assegnate perciò due diverse locuzioni a
ciascun operazione di intervento:
a – ai mezzi di corredo la funzione di illustrare gli archivi nella loro struttura organica;
esso riguarda solo l'archivio e non le esigenze dell'archivista né quelle di studiosi o
ricercatori;
b – agli strumenti per la ricerca una funzione successiva e conseguente ai mezzi di
corredo: essi devono agevolare le ricerche che si rivolgono non tanto all'archivio nella sua
complessità e organicità bensì alla conoscenza specialistica di alcuni settori dell'archivio.
Questi strumenti si servono sempre più delle nuove tecnologie informatiche.
L'inventario, che è un mezzo di corredo, se è realizzato bene rimane uno solo per sempre;
gli strumenti di ricerca invece possono essere più di uno a seconda delle differenti finalità.
-I mezzi di corredo: Si dividono in:
a – mezzi di corredo primari: sono elenchi, guide e inventari;
b – mezzi di corredo sussidiari: indici, rubriche, repertori;
c – mezzi di corredo complementari: sunti, trans-unti, registri e trascrizioni;
d – mezzi di corredo atipici: cataloghi.
X.4: I MEZZI DI CORREDO PRIMARI:
-L'elenco archivistico: L'elenco è il mezzo di corredo primario più semplice, redatto/
compilato spesso per finalità operative contingenti e risponde a scopi prevalentemente
descrittivi. L'elenco indica:
a – una numerazione progressiva;
b – la consistenza delle unità archivistiche;
c – la tipologia delle unità archivistiche;
d – il contenuto delle unità archivistiche;
e – gli estremi cronologici riferibili alla singola unità.
L'elenco ha in genere una funzione pratica, amministrativa, giuridica. Gli elenchi di
consistenza, ad esempio, servono a conoscere la quantità della documentazione. Vi sono
tre tipi di elenchi:
x – analitici, riportano le unità archivistiche singolarmente;
y – sommari, il materiale viene descritto raggruppando le unità in più serie;
w – misti, ovvero sia analitici che sommari.
-La Guida archivistica: La Guida è un mezzo di corredo di livello intermedio, redatto per
fornire informazioni generali su un archivio o un insieme di archivi. La guida ha una
struttura molto più complessa di quella dell'elenco. L'esempio più noto è la Guida degli
Archivi di Stato italiani. Ogni Guida archivistica deve contenere i seguenti elementi:
a – denominazione dell'archivio o intitolazione dell'istituzione che lo contiene;
b – notizie storiche riguardanti il soggetto produttore e l'ambiente di sviluppo;
c – cenni di illustrazione delle serie archivistiche che vengono presentate;
d – una sezione descrittiva, che contenga il titolo della serie, la consistenza, gli estremi
cronologici;
e – un apparato critico contenente le indicazioni bibliografiche relative al fondo descritto;
f – indice dei fondi archivistici illustrati.
Su una Guida si può recepire il livello del lavoro storico, storico istituzionale e archivistico
che si trova alla base del lavoro dell'archivista. Esistono:
x- generali
y- specifiche
w- topografiche
z- tematiche
-L'Inventario archivistico: L'Inventario è una entità molto complessa che si realizza come
momento conclusivo dell'impegno di studio e di lavoro. La redazione di un Inventario
avviene secondo le seguenti fasi operative:
a – ricerca per conseguire una conoscenza dei problemi storici generali e particolari o
locali;
b – ricerca per conoscere i problemi istituzionali;
c – ricerca per conoscere la storia del soggetto produttore;
d – ricerca per conoscere la struttura istituzionale del soggetto produttore;
e – ricerca per conoscere le strutture amministrative e burocratiche relative al soggetto
che ha realizzato l'archivio;
f – ricerca per conoscere le vicende dell'archivio nelle fasi formative, di crescita e in quelle
successive.
L'Inventario si articola in:
x – note introduttive generali e particolari contenenti gli elementi raccolti in occasione
delle ricerche condotte, in particolare la categoria di appartenenza dell'archivio, la struttura
e la funzionalità del soggetto produttore, le situazioni in cui ha operato, l'evoluzione
dell'archivio;
y – ogni serie deve essere preceduta da un cappello, che illustri la finalità e le
caratteristiche del soggetto produttore, non troppo estesi ma nemmeno troppo succinti;
z – la sezione descrittiva, risultato del lavoro di schedatura, momento conclusivo del
lavoro di riordinamento quasi sempre complesso e dotato di elevate valenze culturali. Ogni
unità archivistica è dotata di una numerazione progressiva detta a corda o a catena.
X.5: LA FRUIZIONE E LA CONSULTABILITA':Tra gli aspetti di rilievo attinenti la terza
fase dell'archivio vi è quello della consultabilità. Se nell'archivio corrente e in quello di
deposito la richiesta di consultazione avviene per motivi pratici, amministrativi e giuridici,
l'archivio storico ha interesse perlopiù per esigenze di studio.
-La fruizione e le diverse motivazioni: L'accesso agli archivi è regolato dalla legge n. 241
del 1990. Per quanto riguarda gli Archivi di Stato e gli archivi storici degli enti pubblici, tutti
sono consultabili ad eccezione di quelli dichiarati di carattere riservato, relativi alla politica
estera o interna dello Stato, che diventano accessibili dopo cinquant'anni. Non sono
immediatamente consultabili quelli contenenti dati sensibili e i dati relativi a procedimenti
penali, che diventano consultabili quarant'anni dopo la loro data, termine portato a settanta
se i dati possono rivelare stato di salute o dati riservati di natura familiare. Per consultare
documenti riservati bisogna avere l'autorizzazione del Ministero dell'Interno per scopi
storici. I documenti che possono essere consultati comunque non possono essere diffusi.
Su richiesta del titolare può essere disposto il blocco dei dati personali che non siano di
rilevante interesse pubblico qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di
lesione della dignità, della riservatezza o dell'identità personale dell'interessato. La
normativa ha anche regolato la consultabilità degli archivi correnti per scopi storici, che
viene disciplinata da Stato, Regioni o altri enti pubblici.
Per la fruizione di questi archivi si configurano più soluzioni:
x – per archivi correnti e di deposito, si prevedono più frequenti possibilità di richieste di
accesso per finalità amministrative o giuridiche;
y – per gli archivi storici la consultazione è ammessa di norma per il soddisfacimento di
esigenze di carattere culturale
z – riguardo alla fruizione di archivi privati di notevole interesse storico, i proprietari hanno
l'obbligo di permettere agli studiosi che ne facciano motivata richiesta al Sovrintendente
archivistico, la consultazione dei documenti. Sono esclusi sono i documenti dichiarati di
carattere riservato.
-Il trattamento dei dati e dei documenti riservati: Il Codice in materia di protezione dei dati
personali, all'art.4, precisa che sono considerati sensibili “i dati personali idonei a rivelare
l'origine razziale ed etica, le convinzioni religiose, filosofiche e di altro genere, le opinioni
politiche, l'adesione ai partiti, sindacati, associazioni ed organizzazioni a carattere
religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale”. Per scopi storici riservati, tali documenti non possono essere
usati per provvedimenti amministrativi sfavorevoli all'interessato.
XI.1: L'ARCHIVIO E L'INFORMATICA:
-Il concetto di archivio nella realtà contemporanea: Con l'applicazione dell'informatica
l'archivistica ha ricevuto un grandissimo impulso. Alcuni affrettatamente avevano
profetizzato la fine dell'archivistica con l'avvento dell'informatica, ma l'archivistica ha
invece migliorato e affinato la propria struttura. Le modificazioni portate riguardano
anzitutto il supporto, passato da quello reale a uno virtuale che non è visibile né tangibile.
L'archivio, si è detto, è un complesso di scritture legate da un vincolo naturale prodotte da
entità pubbliche o private nell'espletamento della loro attività per raggiungere finalità
contingenti a conservare la propria memoria. Con il supporto cartaceo il vincolo
archivistico è immediatamente verificabile; non altrettanto pare potersi dire con la gestione
informatica. Il vincolo archivistico non verrebbe creato dal soggetto produttore ma dal
programmatore informatico capace di offrire una molteplicità non finita di rappresentazioni.
-L'archivio informatico: “naturalezza pura” e “naturalezza impura”: Esiste un vincolo
naturale puro, diretta conseguenza della naturalezza dell'attività del soggetto produttore, e
un vincolo naturale impuro, che si verifica in dipendenza delle metodologie e dei criteri che
ogni soggetto volontariamente stabilisce per organizzare la propria memoria. L'archivista
dovrebbe fornire al programmatore informatico gli elementi base per la realizzazione del
programma nel quale si configura l'ordinamento originario e naturale, mentre l'informatico
dovrebbe fornire risposte nell'ambito della virtualità. Il principio del preordinamento
concettuale non costituisce una novità assoluta nelle gestioni tradizionali: nuova è la
caratteristica della non unicità del vincolo naturale. Non incide sulla realtà affermare nella
gestione informatica l'esistenza di un vincolo archivistico naturale. Si tratta di formulare un
nuovo concetto di vincolo archivistico, perché siamo in presenza di un vincolo naturale
impuro.
-L'archivio informatizzato: Gli archivi informatici sono quelli nati direttamente su supporto
tecnologico, mentre quelli formati su supporti tradizionali e poi trattati con le nuove
strumentazioni sono detti informatizzati. In questo caso l'osservazione si sposta sul piano
applicativo, cioè sui criteri di adozione e di scelta dei programmi preliminari.
XI.2: L'ARCHIVIO, IL SUPPORTO E GLI AUDIOVISIVI:
-Osservazioni sulla funzione del supporto: Il concetto di archivio si è evoluto in
conseguenza anche delle diverse tipologie di supporti. Le caratteristiche dei supporti
incidono sulla natura dell'archivio dal momento della nascita e guidano il soggetto nella
sua attività rivolta verso la società esterna.
-L'archivio e le sue specificazioni: Il supporto di solito non viene considerato un elemento
discriminante e anzi, di solito, è trascurato: l'attenzione più rivolta ai luoghi di
conservazione e alle tipologie di rappresentazione. I teorici dell'archivistica hanno definito
l'archivio talora una raccolta, un insieme, una totalità o un complesso. Riferendosi al
contenuto, hanno parlato di instrumenta, atti, documenti, documenti e carte varie, titoli e
documenti, notizie scritte, scritti, scritture. Per semplificare, le diverse accezioni si
raggruppano in tre categorie:
a. i documenti,
b. gli atti,
c. le scritture.
-La composizione dell'archivio: documenti, atti, scritture: Il termine documenti può avere
un preciso significato giuridico ma può coincidere anche con quelle rappresentazioni che,
in senso generale, testimoniano l'attività dell'uomo. Pertanto non è una definizione
soddisfacente.
Con il termine atti ci si riferisce a una produzione di carattere amministrative e potrebbe
escludere altre categorie.
Per questo, il termine scritture pare il più soddisfacente. Questo termine ha però alcune
peculiarità limitative come nel caso delle fonti audiovisive.
-Le fonti audio e la “potenzialità scritturale”: I materiali audio sono stati accolti con una
certa reticenza/cautela dall'archivistica. È da considerarsi tuttavia la potenzialità scritturale
delle registrazioni audio, nelle quali i suoni non si distaccano di molto da quanto avviene
nella gestione informatica. Il problema che attiene alle differenze tra una tradizionale
scrittura e una testimonianza “audio” può investire valori giuridici e amministrativi.
-Le fonti visive: Equipollenti a quelle audio possono essere considerate le fonti visive,
ferme o in movimento. Non mancano tuttavia problematiche relative alla loro
organizzazione, gestione e conservazione.
-Gli allegati: scritture, audiovisivi, oggetti: Le fonti audiovisive costituiscono archivio a
pieno titolo. L'allegato può essere una scrittura o un oggetto considerato parte integrante a
patto che tra di esso e le scritture basilari vi sia una correlazione strutturale
XII.1: LA NOZIONE DI ARCHIVIO ATTRAVERSO LE DEFINIZIONI:
-Gli elementi essenziali per una definizione di archivio: Secondo Adolf Brenneke, sono
quattro:
a – origine;
b – contenuto;
c – organizzazione;
d – finalità.
-Le definizioni di archivio: Il termine archivio: proposte circa l'origine. Il termine archivio
viene fatto derivare dalla parola greca “archeion” → lat. Archivium, ma non mancano altre
forme. Nel Medioevo viene spesso chiamato Camera.
1-Le definizioni dell'età classica: Elementi distintivi generali: Non si hanno definizioni
antecedenti all'età imperale. Le prime sono accomunale da alcuni elementi fondamentali:
a – correlazione dell'archivio con il luogo di conservazione;
b – dalla “sacralità” del luogo;
c – dalla natura pubblica del luogo;
d – dal carattere giuridicamente rilevante del materiale;
e – dalla proposta da parte del principe di concentrare l'archivio presso di sé.
ULPIANO DOMIZIO: L'archivio e' un luogo pubblico nel quale sono deposti gli strumenti
SERVIO MARIO O MAURO: L'archivio è il luogo in cui sono conservati gli atti pubblici
2-Le definizioni del Medioevo: ISIDORO DI SIVIGLIA: chiama l'archivium “arca”, indicando
così un luogo generico. TANCREDI DA BOLOGNA: si ha una presunzione di validità della
documentazione anche se erano molti i falsi in circolazione
3-Le definizioni dell'età moderna: Dai secoli 16 e 17, in Germania e in Italia, si
cominciarono a pubblicare i primi trattati di archivistica. La storiografia archivistica si
sviluppò su tre linee:
a – coloro che ritenevano archivio solo la fase corrente;
b – coloro che ritenevano archivio solo la fase di valenza culturale, quindi quella storica;
c – coloro che tendevano a conciliare i due blocchi seguendo una corrente di pensiero che
preludeva all'identificazione dell'archivio in un'unica realtà documentata.
AMBROGIO CALEPINO: l'archivio passa da luogo pubblico a struttura interna con una
funzione molto riservata. JAKOB VON RAMMINGEN: afferma che l'archivio serve solo
per lo stato territoriale ed è utile al sovrano. BALDASSARRE BONIFACIO: allarga
l'attenzione dalla fase gestionale pratica e amministrativa alle fasi successive, più ricche di
valori storici e culturali. VEIT LUDWIG VON SECKENDORF: l'archivio è il deposito dei
documenti del Governo dello Stato o delle parti in causa passate in giudicato. AHASVEN
FRITSH: egli vede una connessione fra archivi e cancelleria: la sua definizione di archivio
riprende il concetto di locus. PHILLIP WILHELM LUDWIG FLADT: archivio è: la più
distinta raccolta o deposito dei principali scritti e dei più importanti atti.
4-L'archivio ed i teorici dell'Ottocento Elementi distintivi generali: KARL FRIEDERICH
ZINKERNAGEL: l'archivio è una raccolta di scritture che riguardano l'organizzazione e i
privilegi di uno Stato fatta sotto la vigilanza dello Stato stesso. HEINRICH AUGUST
ERHARD: un archivio è una raccolta di notizie scritte formatesi nel corso di un'attività
amministrativa, intrinsecamente complete, che servono come testimonianze storiche.
CARLO LANGLOIS: l'archivio è un deposito di titoli e documenti autentici che interessano
uno Stato, una provincia, un ente pubblico o un privato. ARCHIVISTI OLANDESI
(SAMUEL MULLER, JOHANN ADRIAN FEITH, ROBERT FRUIN): sostennero che:
a – l'archivio è costituito da atti redatti o ricevuto in via ufficiale da un ufficio
b – non c'è indicazione sulla limitazione formale del contenuto
c – la definizione si adatta solo alle registrature
d – non viene fatta alcuna determinazione sul fine.
5-L'archivio e i teorici del Novecento Elementi distintivi generali: Alla fine degli anni Trenta
Giorgio Cencetti porta una svolta di rinnovamento presentando in modo chiaro il concetto
di vincolo archivistico. EZIO SEBASTIANI: archivio è una raccolta ordinata di documenti
utili ad amministrare in senso lato, emanati da una magistratura, da un ufficio pubblico o
privato. PIO PECCHIAI: archivio è una raccolta di documenti e carte varie, volumi,
protocolli e registri che vengono accumulandosi per qualche scopo e causa della vita
sociale, pubblica o privata, e che si conserva per una certa utilità. EUGENIO CASANOVA:
l'archivio è una raccolta ordinata di atti di un ente o di un individuo formata durante lo
svolgimento della sua attività e conservata per scopi politici, giuridici e culturali. GIORGIO
CENCETTI: l'archivio è il complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente o da un
individuo per il conseguimento dei propri fini o per l'esercizio delle proprie funzioni.
ADOLF BRENNEKE: l'archivio è la totalità di scritti e altri documenti formati presso
persone fisiche o giuridiche in base alla loro attività destinati a permanente conservazione
in un determinato luogo. HILARY JENKINSON: per lei sono fondamentali:
a – l'imparzialità
b – l'autenticità
c – la naturalezza
d – l'interdipendenza.
ANTONIO PANELLA: insieme dei documenti che ogni ente/istituto/famiglia/magistratura
ecc. raccolga o conservi tutti quei documenti che si riferiscono ad una certa attività pratica;
dunque l'archivio oltre ad essere fonte primaria per la storia di quell'ente produttrice, è
importante anche anche per la storia di altri che con essa hanno avuto rapporti.
THEODORE SCHELLENBERG: documenti ritenuti degni di essere conservati
permanentemente per documentazione o scopo di studio e che sono stati depositati in un
istituto archivistico. LEOPOLDO SANDRI: l'archivio è il complesso delle scritture per cui si
è esplicata l'attività di un istituto o di una persona legata da un vincolo determinato dalla
natura e competenza dell'ente. LEOPOLDO CASSESE: insieme delle scritture attraverso
le quali si è espressa l'attività pratica di un istituto o di una persona, ovviamente legate
reciprocamente ad un vincolo determinato dalla natura del soggetto produttore a cui le
scritture si riferiscono. AURELIO TANODI: è tutto il materiale scritto/ grafico/ multi-grafico
ecc. proveniente da un ente e in funzione delle sue attività e che si conserva per fini
amministrativi, giuridici, scientifici e culturali. ARNALDO D'ADDARIO: egli utilizza la
definizione di Antonio Panella, con la quale concorda e fa alcune riflessioni:
1- attenzione al rapporto fra archivio ed ente produttrice, perchè da ciò deriva la struttura
dell'archivio stesso.
2- processo storico di formazione avviene giorno per giorno e ribadisce che la
documentazione non è una raccolta che guarda agli interessi degli storici, ma agli interessi
immediati dell'autore.
PAOLA CARUCCI: l'archivio è il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti
durante lo svolgimento della propria attività da magistrature, organi dello Stato, enti
pubblici, istituzioni private, famiglie o persone. ELIO LODOLINI: archivio è il complesso di
documenti formatisi presso una persona fisica o giuridica o un'associazione di fatto nel
corso della sua attività e legati da un vincolo necessario. ANTONIO ROMITI: complesso di
scritture che legate ad un vincolo naturale, sono prodotte da entità pubbliche o private
nell'esercitazione della loro attività, con finalità che convergono alla conservazione dei
documenti.
XIII.1: ORGANIZZAZIONE ARCHIVISTICA:
-Archivi nel contesto internazionale: In tutti i paesi del mondo gli archivi sono un punto di
riferimento in quanto coincidono con la memoria del soggetto produttore. Le
organizzazioni statali sono impegnate nella conservazione della documentazione
riconoscendo ad essa una funzione pratica, amministrativa, giuridica, culturale e
scientifica. Tuttavia ogni Nazione organizza, conserva e gestisce il proprio materiale
seguendo principi del tutto autonomi, nonostante l'introduzione di modalità normalizzanti. A
livello internazionale, ci sono iniziative che mirano a fornire dei collegamenti tra gli Stati,
fornendo indicazioni che si riferiscono alle realtà istituzionali sia internazionali che
nazionali.
-Organizzazione internazionale:
Consiglio internazionale degli archivi: Giugno 1949, presso UNESCO, fu fondato il
Consiglio Internazionale degli Archivi (C.I.A) con lo scopo di assicurare la conservazione,
la fruizione e la valorizzazione del patrimonio archivistico.
-Struttura e funzioni C.I.A: Ha una struttura articolata e ha sede a Parigi. È governato da
un'Assemblea Generale con: a- Segretario Regionale, b- Conferenza internazionale della
Tavola Rotonda degli Archivi e c- Comitato Esecutivo. Da esso (Comitato Esecutivo)
deriva: 1- comitato per la valutazione del programma, 2-comitato organizzatore del
congresso internazionale, con periodicità quadriennale, 3- settore per gli interessi
regionali, 4-commissione per la gestione del programma.
In più esistono altre articolazioni rappresentate da:
I- sottocommissioni,
II- sezioni professionali,
III- gruppi di lavoro
-Organizzazione nazionale: in Italia gli archivi appartengono al Ministero per i beni e le
attività culturali, in realtà: Direzione generale per gli archivi; compito: gestire e
amministrare tutto il settore e che si avvale di un Comitato tecnico-scientifico.
-Direzione generale per gli archivi: si occupa di varie attività e si articola in 4 servizi:
a- Affari Generali, personale e bilancio, attività di studio, statistiche, piani e programmi,
protocollo informatico, relazioni con il pubblico e gestione del personale.
b- Archivi Statali, attività relative agli Archivi di Stato, delle scuole archivistiche, alla
didattica, alle biblioteca esistenti presso gli istituti archivistici centrali e periferici.
c- Archivi non statali, archivi ecclesiastici e con funzioni di controllo nell'ambito della tutela.
d- Ufficio tecnico, attività di riproduzione e restauro + organizzazione dei corsi circa
tecnologia e la gestione delle attrezzature.
-Istituti centrali: attraverso di essi opera l'Amministrazione archivistica italiana, ai quali
sono affidati compiti di tutela, conservazione, ricerca, valorizzazione. Esistono: a-Istituto
Centrale per gli Archivi, con sede Roma e ha il compito di definire gli standard per
l'invenzione e la formazione degli archivi + applicazione di nuove tecnologie. b-Archivio
Centrale dello Stato,con sede Roma e conserva archivi e documenti delle amministrazioni
centrali dello Stato italiano, di enti pubblici e privati.
-Istituti periferici: La loro funzione è medesima a quelli centrali. Esistono:
a- Archivi di Stato, 103,con sede nelle città capoluogo di Provincia; scopo: conservano le
carte delle amministrazioni centrali e periferiche degli stati preunitari, degli uffici statali
post-unitari della rispettiva circoscrizione + svolgono attività di sorveglianza, e sopra di
essi sono presenti le Scuole di Archivistica, di paleografia e di diplomatica
b-Sezioni di Archivio di Stato, 35, essi dipendono dagli Archivi di Stato, compito:
conservare i fondi documentari del territorio di pertinenza.
c-Sovrintendenze Archivistiche, 20, distribuite per ogni regione e svolgono funzioni di
tutela, vigilanza + hanno il compito di emettere dichiarazioni di interesse storico nei
riguardi di archivi di proprietà privata.
-A.N.A.I: Associaziona nazionale archivistica italiana: Le basi furono gettate agli inizi degli
anni '40, con il compito di coordinare iniziative ed esigenze della categoria. All'inizio
l'organizzazione coinvolse gli Archivisti di Stato. In seguito coinvolse altri ambiti, in
riferimento agli archivisti degli enti pubblici statali e non. Tra la metà degli anni '80 e i primi
'90, assunse la presidenza Enrica Ormanni e ora c'è Isabella Orifice.
-Organizzazione regionale: Le Regioni da sempre hanno dedicato attenzione al settore
archivistico. Recentemente il comparto archivistico sta compiendo progressi nel quadro
delle innovazioni politiche relative alla divulgazione di competenze dallo Stato alle Regioni.
APPUNTI PROF.SSA GINABASTIANI- ARCHIVISTICA:
Beni culturali, archeologici, archivistici, librari e monumentali. Dopo l'Unità italiana
viene nominata la commissione che si deve occupare della riforma amministrativa. La
legge di riforma amministrativa italiana viene approvata nel marzo 1865. Viene applicata
dal 1 gennaio 1866. I beni culturali vengono gestiti dal Ministero della pubblica istruzione, i
beni archivistici poi verranno gestiti dal Ministero dell'interno. Giovanni Spadolini,
fiorentino, fu uno di quelli che propose di creare un Ministero dei Beni Culturali. Ci riuscì
nel 1974 con l'aiuto di Aldo Moro. I beni archivistici sono separati. Spadolini si ritirò dopo
due anni per mancanza di appoggio. A metà anni 80 cambia il nome in Ministero per i Beni
e l'Attività Culturali – oggi le attività culturali fanno parte del DAMS - Negli anni 90 si
aggiungono anche i Beni Antropologici. Si aggiungono anche Cinema e Turismo.
L'organizzazione archivistica italiana resta sempre la stessa. Inizialmente gli archivi sono
solo pubblici. Gli archivi privati hanno acquistato importanza in Italia dalla seconda metà
dell'800. Ogni Capoluogo di Provincia doveva avere un archivio di Stato e la
Sovrintendenza archivistica. La valenza giuridico-amministrativi dei documenti dura 40
anni poi passano agli archivi. A Firenze, capitale del Granducato, c'è un archivio di Stato
come a Lucca, Torino, ecc... Nel 1899 Lucca ha ospitato archivi privati di famiglie.
L'Università e Ospedali fanno capo all'archivio regionale. Gli archivi privati sono importanti
se dichiarati di notevole interesse storico. Le tre tipologie di archivio fanno parte del
Demanio o Stato. Il danneggiamento di un archivio è un danno anche per i cittadini. La
Sovrintendenza archivistica si occupa do controllare l'idoneità dell'archivio. La Prefettura
riversa i documenti all'archivio. Il comune deposita il suo archivio allo Stato,
Archivi ex manicomi
L'archivio del manicomio è un archivio pubblico non statale. I folli inizialmente venivano
rinchiusi nei carceri. Poi vennero emarginati in reparti appositi degli ospedali o in alte
strutture sorvegliate. A Firenze nel 300 c'era il Carcere delle Stinche dove vennero
rinchiusi i malati nella cosidetta pazzeria e al San Salvi, il manicomio di Firenze. Il primo
vero manicomio è nato a Firenze, era il San Bonifacio. I primi studi psichiatrici venivano
fatti nei manicomi. Questi ospedali vengono costruiti al posto di conventi. Di solito queste
strutture erano isolati proprio perchè si temevano i malati. Si estesero per creare i reparti.
Si credeva che il lavoro aiutasse la guarigione. Nel 900 diventano dei veri Ospedali e si
sperimentano nuove cure come il come farmacologico con l'insulina per calmare i malati.
Furono fondamentali per la cura del Disturbo Posi Traumatico da Stress dei soldati reduci
della Prima Guerra Mondiale, Diventano piano piani delle specie di città. Da dopo la
Seconda Guerra Mondiale ci si rende conto che costano e devono essere ristrutturati
perchè troppo antichi e con metodi passati. Con gli psicofarmaci si ha un netto
miglioramento anche se li facevano andare comunque in coma farmacologico e
abbandonati a se stessi. La prima legge dei manicomi è del 1904. Questa legge viene
aspramente criticata dagli stessi psichiatri che capiscono che non tutti i malati sono
pericolosi per se stessi e per gli altri e potevano essere curati subito. Alda ;Merini fu
internata dopo il secondo figlio a causa ella depressione post- parto. I folli non avevano più
diritti civili. Basaglia e il movimento antipsichiatrico cercano di sensibilizzare gli altri a non
temere la malattia mentale. Basaglia voleva pochi posti letto per evitare il sovraffollamento
e credeva che questi malati avessero gli stessi diritti degli altri. Fu l'unico caso in cui
destra e sinistra si trovarono completamente d'accordo sull'abolire i manicomi. I malati non
avevano più oggetti personali. Venivano internati anche i bambini piccoli d gli psichiatri
erano contrari. Secondo la legge 2248 del 20 marzo 1865 doveva essere la Provincia a
gestire i manicomi e pagare le cure a chi non poteva permetterselo. Si cominciò a cercare
do internare solo i cosiddeti maniaci. Il trasporto veniva gestito dal Comune se la Provincia
non voleva prendersene la responsabilità di chi era ritenuto abbastanza sano e non aveva
bisogno di essere trasferito. Giolitti propose 10 articoli per i manicomi. Si decide che per
entrare in manicomio c'era bisogno di un iter giuridico. E' custodia, non cura, Un figlio
illegittimo di Mussolini sarà custodito dal fratello dopo che la madre verrà internata e
morirà lì pur essendo sana e il figlio verrà internato una volta grande e morirà per coma
farmacologico da insulina.

Gli archivi acquistano valore che li accomuna ai beni culturali solo dopo qualche anno. 18
grandi archivi di Stato dei capoluoghi degli Stati preunitari. Le Regioni come organismo
politico- amministrativo nascono nel 1970. E' un'istituzione. Dal 1865 si ha una legge per
la nascita delle Provincie. Sorveglianza e versamento negli archivi di Stato.
Sovrintendenza archivistica che controlla gli archivi pubblici di enti come ospedali e
università. Anche i negozi e le grandi aziende hanno un archivio. Stesso dicasi per le
Associazioni di volontariato. Gli archivi di Notevole Interesse Storico e Culturale devono
avere un orario di apertura e di chiusura per permettere agli studiosi di usufruirne. Può
essere venduto ma solo con determinate condizioni. L'atto deve essere redatto dal notaio
che non vale per 60 giorni per via del diritto di prelazione dello Stato riguardo alla cifra di
vendita. Dopo questi 60 giorni se lo Stato non attua la prelazione e lo ottiene la persona a
cui è stato venduto non può essere spostato e ci vuole la giusta sicurezza. Il vecchio
archivio di Stato era agli Uffizi e furono spostati per ampliarli. Adesso si trova in Via dei
Ginori, Le Sovrintendenze archivistiche si occupano anche di biblioteconomia. Ogni bene
culturale ha la sua legge di pena pecuniaria. Per i Sovrintendenti era fondamentale per
punire chi non aveva la giusta cura degli archivi. Nei cimiteri c'è il famedio dedicato a chi è
famoso. I cimiteri non sono beni culturali.

Italia, Germania e Francia sono le Nazioni che si sono più impegnate nell'archivio. Le fasi
degli archivi in Italia sono 3: corrente, di deposito e storico. Soprattutto per gli archivi
pubblici. La prima fase riguarda l'anno in corso ed è gestito dal registro del protocollo.
Esiste fin dall'800 e in Italia viene portata da Napoleone. Questa modifica viene data dalla
conquista dell'Europa. Il registro riportano le date di protocollazione in ordine cronologico e
il contenuto riassunto del documento. Anche con il digitale c'è la stessa modalità di
protocollo. Il valore giuridico è un concetto moderno che nell'800 non c'era. Ogni
documento ha il proprio numero di protocollo e non ce ne possono essere di uguali. A fine
anno il protocollo viene chiuso e firmato da protocollisti, sindaco e csapo dell'archivio. A
marzo il protocollista gira per gli uffici a prendere le pratiche chiuse. Dopo averli controllati
vengono passate agli archivi di deposito. In Italia ci sono tante pratiche edilizie mai
concluse. Per legge dura 40 anni per poi passare in quello storico, Prima della terza fase i
fascicoli restano dove sono stati emessi. Lo scarto dei documenti è delicato e se i docenti
si rovinano si danneggia anche l'archivio. Ogni documento deve avere una notizia da
qualche altra parte. I moduli vengono scartati dopo 3 anni. Si fa solo nella fase di deposito.
Franceschini ha fatto in modo che i versamenti ci fossero dopo 30 anni.

Ininterrotta Custodia, concetto espresso da Hilary Jankinson nel 1947, dice che un
archivio deve essere custodito da chi lo ha creato e dai successori. Viene riaffermato per il
valore giuridico del documento che, se falsificato, lo perde. La pergamena veniva piegata
e sigillata per evitare che, in caso di attacco del messaggero, venissero rovinate dal
nemico. Chi conquista distrugge archivi per far perdere i diritti al popolo conquistato.
L'imperatore si portava dietro l'amanuense che gestiva l' “archivio” per fargli scrivere le sue
gesta ed avere informazioni su quel territorio da conquistare. In caso di sconfitta il nemico
distruggeva i documenti. In era tecnologica è più facile distruggere i documenti salvati in
digitale. In Paesi come l'America non c'è la concezione giuridica del documento. Esistono
tanti tipi di archivi privati. I soggetti pubblici statali e non statali hanno archivi che sono
beni culturali. Quelli delle Università sono beni culturali assoggettati al demanio, cioè allo
Stato. Anche le Chiese hanno archivi importanti gestiti dal Vaticano. E' una
documentazione molto ampia. Le parrocchie gestiscono i registri di battesimi, matrimoni e
morte. C'erano anche le cresime che adesso sono unite ai battesimi. Avevano anche i
registri dei nuclei familiari per il censimento. Comincia con Napoleone soprattutto al Nord e
al Centro. A Napoli ci riuscirono perchè erano abituati alla gestione dei Borbone. Co il
Concilio di Trento si istituzionalizzanp i registri. Status animarum, numero di credenti per
parrocchia. Gli archivisti delle parrocchie andavano a visitare anche i musei e
descrivevano i quadri. I notai redigevano atti per la realizzazione di un quadro. Nell'ex
Ospedale degli Innocenti ci sono i registri degli esposti che riportano tutto ciò che li
riguardavano. Partivano dal 300. C'erano metodi di riconoscimento se la mamma avesse
voluto riprendersi il bambino come la medaglietta divisa a metà. Se venivano portati e non
lasciati nella ruota c'era modo di registrare il nome di chi li lasciava. Dopo i 18 anni i
ragazzi cresciuti in orfanatrofio devono andare via e imparavano a lavorare, le ragazze
ricevevano una dote dalle famiglie ricche. Nelle altre città era un reparto apposito degli
ospedali. Le Biblioteche hanno specificità in vari settori soprattutto nelle università. Nei
Comuni ci sono i Comitati per decidere quali generi avere nella biblioteca. Anche le
Pinacoteche decidono che quadri esporre. Negli archivi non si può decidere cosa
conservare e cosa no secondo il proprio gusto, La documentazione si sviluppa in maniera
naturale e non volontaria.I

I Comuni hanno molte competenze gestite dai diversi uffici. Ogni ufficio ha il proprio
funzionario che controlla i vari dipendenti. La nostra anagrafe parte dal 1866. La richiesta
di documenti deve essere fatta dalla persona stessa che li vuole o, in caso di un
minorenne, lo fa un tutor. Le raccolte non hanno niente di simile agli archivi. Vincilo
involontario, originario e necessario per distinguere archivio e raccolta. Gli anni 1937-39
sono importanti per l'archivistica. Giorgio Cencetti dà una definizione di archivio precisa.
Ne parla in un suo articolo. Archivio come complesso di atti che si generano tra chi scrive
e chi riceve. Analisi critica della definizione. Per cercare negli archivi è necessario sapere
come si generano. Si deve conoscere il soggetto per cercare documenti negli archivi. Al
Consiglio comunale partecipano tutte le forze politiche, sia in carica che di opposizione
mentre nella Giunta ci sono solo quelle che hanno vinto. L'ufficio segreteria che delibera i
progetti fanno parte della Giunta, l'ufficio tecnica fornisce tempi e costi indicativi per poi
passare all'ufficio contabilità. Subito dopo l'ufficio legale che si occupa dell'appalto e ha
bisogno di una seconda delibera. Ogni documento resta all'ufficio apposito, non vengono
mischiati. E' una regola fondamentale di ogni archivio. Se mischi le pratiche distruggi
l'archivio stesso. A Milano è successo. Non è più possibile studiare quell'archvio di Stato.
Luca Peroni è l'archivista che ha creato questi fascicoli per materia anche se non si
poteva. Si è creato il metodo peroniano che è completamente sbagliato. L'enciclopedia
illuministica ha fatto in modo di dare l'idea di dare un raggruppamento per materia che poi
è stato erroneamente applicato anche all'archivistica. Napoleone si impossessò di archivi
di famiglie importanti e le stesse richiedevano la loro documentazione per riavere i loro
privilegi. Anche in quel caso sono stati organizzati per materia. E' definito principio di
pertinenza. Quando ci si accorse che in questo modo non si trovavano più i documenti, si
cercarono altre vie. In Germania lo avevano già capito. In Francia si sviluppo il principio di
rispetto del fondo dell'archivio. Principio di provenienza opposto a quello di pertinenza.
Nell' 800 Firenze e Lucca c'erano grandi centri archivistici che vennero chiusi senza
motivo. I due teorici furono Francesco Bonelli a Firenze e Salvatore Bonci a Lucca,
giovane direttore dell'archivio della città. Riprende la teoria del principio di provenienza e
la rielabora. Gli uffici ci sono anche nell'amministrazione degli stati preunitari che hanno
competenze differenti e servono autorizzazioni per studiare gli archivi.

Il protocollo ha un un programma titulus per la creazione del fascicolo. I documenti hanno


una parte cartacea e una digitale. Archivio ibrido. Le maschere dei titulus moderni in
digitale non permettono correzioni. Per modificarlo bisogna modificare il numero di
protocollo e annullarlo per errore materiale. Quattro campi immodificabili derivati da
Napoleone. Nel marzo 1897 il Ministero dell'interno si ha una circolare chiamata Astengo,
dal nome del ministro che la emanò. Fu una circolare importante che in comuni come
quello di Prato veniva usata ancora ai giorni nostri. Nel 2000 si emana una legge che dice
che si devono avere protocolli digitali. Il cambio di secolo ha fatto sballare i software
dell'amministrazione che non erano avanzati. Il limite dato era 1 gennaio 2004. In caso di
blocco si lavora con il cartaceo. Il nuovo protocollo tecnologico del 2010 viene in realtà
applicato nel 2013 perchè mancavano le regole tecniche per applicarlo. La Posta
Elettronica Certificata ( PEC ) italiana non è accettata in Europa perchè ritenuta non
sicura. Ci sono problematiche legate al supporto digitale. Il documento va riversato su un
nuovo supporto ogni 5 anni per non perderlo. C'è un gestore esterno per questi
documenti. Ce ne vuole più di uno per ogni documento da archiviare. Questa gestione ha
dei costi, A Pisa ci sono i robot negli archivi. In inglese è chiamato outsourcing. L'alluvione
di Firenze ha distrutto vari fascicoli sopratutto per quello che riguarda le foto. Gli allegati
vengono protocollati con ciò a cui sono legati. Va indicato il numero di allegati. Il numero di
protocollo della Prefettura è aggiunto a parte. Titulus vuol dire titolario di categoria per ogni
archivio. Individuazione delle varie funzioni. Le regole devono essere oggettive.

L'archivistica speciale si occupa di archivi particolari come a esempio quelli di artisti.


L'archivio di stato di Firenze è a un livello più basso del terreno rispetto all'Arno e questo
non rispetta le norme che prevedono che un archivio non sia mai più basso di un fiume. La
stessa cosa vale per il fatto di essere vicino a un edificio pericoloso come un ristorante che
ha bombole che possono generare un incendio o vicino ai cassonetti che attirano microbi.
L'humus è dannoso per le pergamene, idem per larve e termiti. Le termiti lavorano al buio
ed è difficile trovarle per prevenire il danneggiamento del documento. Oggi la
disinfestazione viene fatta in maniera naturale senza utilizzare sostanze che possono
essere dannose. Anche i sistemi antincendio erano dannosi per i documenti per via della
nebulizzazione e si + capito che per estinguerlo bastava levare l'ossigeno dalla stanza.
Bisogna tenere sotto controllo l'umidità. Le finestre sarebbero pericolose in caso di caldo
perchè il sole può far scolorire l'inchiostro. Spesso si va fuori città per poter ampliare
meglio l'archivio. I geologi devono valutare il terreno per costruirci l'archivio. L'idea di
raggruppare i documenti per materia è sbagliata e dannosa. Ogni documento deve
rimanere nell'ufficio dove è stato prodotto. Il titolario di classificazione serve a capire a
quale ufficio va inviato il documento. E' fondamentale per riordinare l'archivio in caso di
disordine. Qualcuno ha creato titolari per materia anche se è sbagliato, il titolario è per
funzione. Il numero del titolario resta lo stesso ogni anno per evitare confusione. Se un
ufficio cessa la sua funzione quella casella del titolario resta vuota. Molti protocollisti si
opposero alla Circolare Astengo e in alcuni Comuni non venne applicata fino al 1931. Il
numero del titolario può essere modificato in caso di errore del protocollista. Vale anche
per il protocollo digitale. Il principio di provenienza riguarda la territorialità degli archivi.
Nasce nel 1819. Se ne sente il bisogno dopo il Congresso di Vienna e la sconfitta di
Napoleone che portava via gli archivi.

Il principio di provenienza si ribadisce soprattutto dopo i conflitti. Serve per non far sparire
l'archivio. I diocesani vogliono spostare gli archivi delle parrocchie rimaste vuote. Non si
potrebbe ma è accettato per evitare che quei documenti vadano persi. L'elaborazione del
principio di provenienza è dovuta a Francesco Bonarini in età preunitaria. Sappiamo di
questa rielaborazione dai carteggi con Salvatore Bonci. Rispetto di territorialità e delle
funzioni dei vari uffici. Gli uffici sono una sorta di piccoli territori che vanno rispettati e i cui
documenti non vanno mischiati con altri. I documento sono legati tra loro dal vincolo, che
lo applicano senza sapere che esiste e viene teorizzato da Cencetti. Il registro di categoria
Vincolo dello stato prioritario, istituzionale interna ed esterna. Ogni archivio deve crescere
spontaneamente come di crea altrettanto spontaneamente. Muller, Peich r Prenin, i tre
olandesi, nel 1908, danno informazioni su come fare l'inventario finchè non conoscono il
concetto di vincolo, come Bonarini e Bonci. Si pensa che conoscessero gli inventari
bonciani. E' un principio molto duttile. Il metodo storico, nati sempre dalla collaborazione
tra Bonarini e Bonci, afferma che prima di prendere dei documenti da un archivio, bisogna
capire la sua storia, la sua istituzione e l'organizzazione generale. Era complicato farlo con
gli Stati preunitari. Ci vuole una buona cultura storica e giuridica e infatti prima gli archivisti
erano letterati e laureati in giurisprudenza. Studi di storia delle istituzioni che inizialmente
era fondamentale per un archivista. Oggi è stato tolto perchè considerato più adatto alla
facoltà di legge e non lettere. Lo Statuto viene rifatto per ogni struttura di associazione.
Giunta esecutiva con i dati aggiunti che si capisce degli statuti. Emanazioni diverse che
compongono. Le ricerche vanno fatte con attenzione per non sbagliare e di non rendere
tutto non vero. Le delibere spesso vengono smentite da quelle successive. Bisogna stare
attenti anche al cambio di forma di governo di uno Stato preunitario perchè influisce molto
sull'archivio. Creare una frattura tra Stato preunitario e postunitario. La riforma
amministrativa postunitaria si concluse a inizio 1866. Cambiamento politico e
amministrativo. E' una normativa da rispettare. Barriera per la gestione degli archivi
comunali che erano confusionari. La Repubblica entra in vigore nel 19 Gli archivi della
Repubblica partono dal 1948. Cambia la carta intestataria. Numeri progressivi da 1 a 3mila
negli archivi preunitari. Quelli della Repubblica cambiano ogni anno e spesso si genera
confusione in archivi molto consistenti. Gli archivi si possono chiudere e riaprire con
soggetti diversi. Ogni ditta e società è diversa dalla precedente.

I supporti digitali non hanno garanzia di durata. Si tiene una copia cartacea sempre.
Bisogna capire il vincolo della documentazione disordinata e capire la funzione del
documento. Lavorare dal punto di vista oggettivo. Un archivio troppo confusionario perde il
suo valore. Durante la Seconda Guerra Mondiale molti archivi sono stati messi in disordine
volontariamente per nascondere determinati documenti. In ogni Stato c'erano i bandi che
venivano letti ad alta voce dagli araldi e poi affissi nella città. Archivio della vergogna degli
eccidi nazifascisti a Sant'Anna di Stazzema. C'erano i nomi degli italiani che li aiutarono.
Uccisero anche gli abitanti dei paesini accanto. Negli archivi della Questura ci sono
documenti solo dal 1946 in poi. La documentazione dell'archivio storico deve essere
controllata e sistemate con il registro di corredo e l'elenco di consistenza. Sono analitici o
sommari. Numerazione a carta o a pagina. Il cappello della serie serve a dire se è
completa o meno. Se manca un documento va segnalato. Numero di corda progressivo
Estremi cronologici ovvero anno di inizio e fine. Titolatura Campo della statistica
Segnatura numeriche e alfanumeriche. Le antiche sono più precise. I vecchi archivi
avevano armadi orizzontali con ante per conservare i documenti. Sono stati distrutti. Sono
stati scoperti tre tipi: antico, nuovo e nuovissimo. Contenuto principale e accessorio.
Situazione sigilli per la documentazione antica o dei timbri Stato di conservazione.
Titolo esterno costola
Le segnature cambiano con il riordino ma bisogna sempre tenerne conto anche se
cambiano. Campo contenuto principale Nello stato di conservazione va specificato se il
documento è stato restaurato o meno. Non tutti i documenti restaurati risultano leggibili.
Nella prima colonna ci sono riportati gli estremi cronologici, che riguardano l'anno più
antico e quello più recente, e l serie archivistica. La seconda è il numero progressivo. Nel
contenuto principale sono riportati il giorno, il mese e l'anno della documentazione. Ci
sono fogli di carta bianca e un titolo interno più esplicativo do quello esterno. Il titolo
esterno ha anche la coperta che specifica altre cose. Il titolo in costola più essere rovinato
dall'esposizione alla luce come quello esterno. Il titolo interno diventa esterno se manca la
coperta. Quelle dei notai sono pinze, non registri. E' importante specificare il tipo di unità
archivistica dato che esistono diversi formati come registri, barchette o bacchette e filze. In
cartiera i fogli erano più o meno tutti uguali e quindi si doveva distinguerli dal numero di
piegature del foglio. Questo genere di specificazione risulta poco comprensibili dagli
studiosi moderni. La numerazione avveniva per il verso delle varie pagine es. 1-1v. I
documenti contabili le numerano da destra a sinistra. A volte c'erano due fogli di guardia
bianchi non numerati. Il numero romano indica queste pagine bianche delle pagine di
guardia. Ogni cartiera aveva il suo simbolo. Alcune pagine hanno la filigrana.

Numerazione a carta fronte-retro per pagina. Se vanno rinumerate è preferibile farlo a


carta com'era già. Le pagine retro sono spesso bianche. Gli allegati sono importanti e più
facilmente perdibile dato che volante o incollato su una carta del registro e spillato. Si
riferisce sempre alla pagina o carta precedente es 74/1 o 74/2. Anche gli strumenti di un
musicista o i progetti di un architetto sono allegati all'archivio. Gli archivisti italiani hanno
discusso molto su questo fatto. Nel riordino bisogna fare molta attenzione agli oggetti. Le
medaglia delle Associazioni, ad esempio, sono separate e messe nelle teche infatti
qualcuno dice che sono parte di musei non di archivi. Il supporto non è il documento. Per
un periodo il Ministero diceva che gli tutti gli allegati andavano considerati importanti,
adesso ha detto che bisogna controllare quali allegati non sono tali. Il papiro è difficile da
conservare e si degrada facilmente. Le carte bianche si indicano nei registri delle delibere.
Anche quelle hanno la filigrana. Si possono produrre molti falsi che vengono scoperti solo
dagli studiosi. Vale anche per i furti. Molti operatori nel 600 usavano le pagine bianche per
scrivere le annotazioni meteorologiche. Se ci sono più parti diverse come delibere e atti
notarili bisogna vedere cosa prevale e specificare dove è stato posizionato e che c'era una
seconda parte non attinente a quell'aspetto.
Archivi della follia
A Montelupo venivano internati i criminali. Gli OPG stanno chiudendo dal 2013. Se durante
il Fascismo venivi internato e venivi schedato sulla fedina penale. Il TSO viene fatto se si
teme che il malato sia pericoloso anche per se stesso e devono essere avvisati anche i
genitori. Il San Salvi è chiuso negli anni 90 e il San Niccolò di Siena nel 2003. Spesso
venivano trasformati in case famiglia o centri diurni ed erano assistiti sia da psichiatri sia
dagli assistenti sociali. L'elettroshock veniva somministrato contro la volontà del malato. A
volte venivano legati. Nel Diario di una diversa Alda Merini racconta la sua esperienza in
manicomio. Fu internata per depressione post-parto e potè uscire solo dopo anni. Il
ricovero coatto diventava volontario e il movimento antipsichiatrico voleva la dignità per
queste persone. La legge Basaglia fu approvata soprattutto al Centro, al Sud non
conoscevano il movimento. Gli internati hanno creato sculture e opere pittoriche e infatti
sta nascendo un museo. Ci sono lettere scritte dagli internati pubblicate dal movimento
antipsichiatrico. Venivano internati anche bambini che magari erano autistici o iperattivi e
subivano maltrattamenti dalle famiglie. Il San Bonifazio era il primo ospedale psichiatrico
con il suo regolamento e il suo direttore, il Chiarugi, fu il prototipo di psichiatra e capì che
non tutti i malati erano uguali e potevano guarire. Fu il primo a opporsi alle catene di ferro
per contenere gli scatti d'ira dei malati. Volle dividerli a seconda della malattia e quindi
dette il prototipo di reparto e di cartella clinica per la situazione del malato con la sua cura.
A Siena c'era una casa di cura di proprietà dell'ospedale di Siena. Fu chiusa dopo la
decisione del Granduca. I malati gravi venivano mandati a Firenze, gli altri andavano al
San Niccolò, un vecchio convento. La parte economica e amministrativa veniva gestita
dalla Società. Inizialmente aveva solo 35 malati e poi si ingradirà dopo che anche le altre
Province manderanno i loro malati perchè a Firenze non è più possibile. C'era il
laboratorio dove venivano fatti lavorare; le donne cucivano e lavavano e gli uomini
lavoravano la terra, Terapia fortemente criticata perchè alcuni psichiatri li sfruttavano. Era
diventato un business e le strutture divennero autosufficienti. Con la legge Basaglia si
sostituì con lavori ricreativi come scrittura e pittura. Sono spesso strutture abbandonate a
se stesse. Quella di Siena è stata venduta all'Università ed è stato aperto un ristorante
gestito dagli ex-degenti. Quella di Volterra è completamente abbandonata a se stessa e
hanno rubato praticamente tutto, perfino le mattonelle. Il San Niccolò era concepito anche
come carcere e il direttore poteva gestire il malato senza vederlo. 1838, Motuproprio.
Legge secondo la quale solo il Tribunale può privare il malato dei diritti civili. Vale solo per
la Toscana e nel 1904 tutta Italia la avrà. Solo con i decreto finale il malato diventava
paziente e dopo il trattamento poteva tornare nella società. Lucca, finchè non passò sotto
il dominio di Firenze, aveva un manicomio proprio costruito al posto di un antico convento.
Fu il primo ad avere il reparto per i bambini considerati malati. Si chiama Maggiana, ma
soprattutto La Filanda. Il direttore, Mario Topino, scrisse tre libri dove descriveva la vita dei
malati: Le libere donne di Magliano, Per le antiche scale e Gli ultimi giorni di Maggiano, Le
donne venivano “liberate” della malattia perchè erano allontanate da una società che le
considerava deboli. Grazie a lui si riesce a comprendere la malattia mentale prima del
movimento antipsichiatrico. Un esempio è la storia di una donna internata per la
depressione causatale dai maltrattamenti del marito che è ancora libero. Nel secondo
parla della struttura del manicomio e degli infermieri che “grazie” all'ergoterapia avevano
un doppio stipendio. All'inizio non potevano sposarsi per via della loro
mansione,successivamente ne ebbero le possibilità. Soprattutto le infermiere. C'erano
anche le suore e i cappellani. Erano cittadelle nella città principale. Fu contrario alla legge
Basaglia a causa della paura che i malati non potessero reinserirsi nella società infatti
molti si suicidarono. Basaglia lo considerava troppo conservatore. Topino fece sostituire
l'ergoterapia con una terapia che si basava su attività come il teatro. Viveva nel
manicomio. Si è rischiato di perdere l'archivio del manicomio per lo stato di abbandono
della struttura e alcuni psichiatri hanno deciso di scartare volontariamente parte della
documentazione antica. I ricoverati lavoravano nelle colonie. Molta documentazione del
San Salvi non è stata gestita nel modo giusto ed è stata persa o distrutta dall'alluvione. La
documentazione è consultabile solo dopo 70 anni dalla chiusura della struttura perchè i
dati delle cartelle contenevano informazioni sensibili. Le lettere degli internati spesso non
venivano spedite al destinatario. Le prime osservazioni per decidere se internare la
persona a Firenze o Siena venivano fatte a Pisa al Santa Chiara. Si decise di costruire
l'Ospedale Psichiatrico a Volterra, il San Girolamo. Molti erano in disaccordo con questa
decisione ma alla fine venne costruito. Era un ospizio per chi era considerato
irrecuperabili. Fu Scabia, uno dei direttori, a capire che questi internati potevano essere
aiutati e dette uno stipendio a questi lavoratori. I maestri internati potevano andare a
insegnare ai figli della famiglie bisognose. Con il Fascismo Scabia fu cacciato per le sue
idee e l'Ospedale divenne un lager. Volle essere seppellito insieme ai malati che non
vennero riconosciuti dalla famiglia dopo la morte. Oreste Nannetti fu internato al Ferri per
aver offeso un pubblico ufficiale e non ebbe più la possibilità di uscire. Per esprimersi creò
un murales dato che non aveva altre vie di comunicazione. E' andato perduto dopo la
chiusura della struttura. Venne scoperto quando lo stesso autore era ancora vivo e ne fu
felice. L'unico infermiere che lo conosceva davvero è Aldo Trafeli, che è stato intervistato
da Cristicchi per la sua canzone. Le cartelle cliniche sono raggruppate in ordine alfabetico
e di conseguenza non possono essere consultate perchè non ci sono estremi cronologici e
registri consultabili. Gli internati che avevano un minimo di cultura lavoravano
nell'amministrazione della struttura.

Il manicomio di Arezzo aveva dimensioni ridotte. Ci sono due strutture per bambini a
Firenze. I bambini dovevano essere internati minimo a 10 anni. L'Umberto I serviva a
recuperarli per evitare che venissero ricoverato ed era una scuola che durava 7 anni dove
insegnavano loro anche a lavorare. Prendeva pochi bambini con ritardi lievi come i
Disturbi Specifici dell'apprendimento, quelli gravi o deformi non erano accettati e se nono
miglioravano li cacciavano. L'altra struttura ospitava i bambini “ con forti problemi
caratteriali” ovvero autistici e iperattivi curati anche con psicofarmaci ed elettroshock. Si
dava importanza all'attività fisica e alla giusta nutrizione. Anche qui lavoravano per essere
reinseriti nella società. Era il Vicecammeo. Verranno chiuse dalla legge Basaglia.
Dell'Umberto I abbiamo soprattutto le cartelle cliniche più che le lezioni. Non abbiamo
molte notizie su questo istituto. Del secondo non c'è più nulla. A Volterra molti tredicenni
morivano a causa di un arresto cardiaco legato all'elettroshock. L'elettroshock doveva
sostituire il coma insulinico che era considerato troppo costoso. Se le informazioni non
erano nella cartella clinica le potevi trovare nei registri degli infermieri. Del manicomio di
Pistoia si è persa la parte della corrispondenza. Dell'Umberto I, senza la documentazione
legata alla didattica, non si può sapere che libri erano utilizzate. Il primo censimento degli
archivi manicomiale è stato fatto con il progetto Carte da legare. E' nato 5 anni dopo la
legge Basaglia. Furono importanti le Sovrintendenze archivistiche per questo lavoro in
quanto le strutture avevano archivi pubblici non statali. Spazi della follia è una piattaforma
dove si possono trovare informazioni su alcuni manicomi. Venivano descritti dati anagrafici
e terapie del paziente. Nel 2012 Carte da legare è stato fermato per problemi di tempistica
ed economiche. E' ripartito quest'anno. Gli inventari disponibili sono pochi. Manca il San
Salvi, Lucca e Volterra. Sono mancanze importanti perchè erano strutture fondamentali.
La clinica universitaria era legata al San Salvi perchè era la prima fase precedente al
ricovero. Non è stata sistemata. La documentazione do Lucca è difficilmente consultabile
a causa dell'orario ristretto. Mezzi di corredo primari e guide archivistiche importanti per la
descrizione e ala caratteristica del soggetto produttore. E' simile a quella turistica. Serie
archivistiche con le varie corrispondenze. Poi c'è la parte che descrive la manutenzione, la
cura dei malati, gli acquisti, le forniture e ciò che era prodotto sia dai medici che dai malati.
C'era un modulo da compilare per la requisizione degli oggetti che il malato aveva e che
gli venivano restituiti solo a fine degenza. A volte venivano dati alle famiglie. A Volterra non
si sono conservati, a Siena ci hanno creato un museo con questo oggetti e la biblioteca è
stara donata all'Università. Si sono conservati i test psicologici attitudinali. Sono nella
biblioteca di Siena. Per i bambini venivano usati per capire se avevano subito violenze. La
subcursale del San Salvi era a Castel Pucci. Il poeta Dino Campana è morto là. Si
avvertiva la famiglia per fare in modo che si riprendesse gli oggetti del defunto. La
documentazione sanitaria era molto più dettagliata delle cartelle cliniche, stesso vale per i
registri di contenzione gestiti dai medici. I metodi per gestire l'ira erano il letto di
contenzione e la camicia di forza o il soffocamento con un lenzuolo. Una ragazza lo
racconta in Matti da slegare. Durante l'elettroshock si usava un panno per evitare che il
malato si mordesse la lingua. I registri dei movimenti dei malati servivano a fare un
censimento di quanti malati erano presenti nella struttura e quanti morivano. Il personale
era molto vario. Inizialmente i medici avevano solo la 5 elementare, poi viene imposto loro
di avere un diploma e conoscere le tecniche di guarigione e gestione del malato. Alcuni
pazienti scrivevano ai medici per raccontare la loro storia. Roncati a trovato molta di
questa documentazione, soprattutto quella che riguarda la parte artistica. A Lucca il malato
si raccontava scrivendo canzoni, ma tutta questa documentazione è stata persa. Nel
Santa Maria Nuova avevano prototipi di cartelle cliniche con dati anagrafici e motivo del
ricovero. Il malato aveva il certificato di povertà per non pagare la retta e la varia
documentazione prodotta dal malato stesso. L'archiviazione si ha per data di
assegnazione e dimissione ed è più semplice risalire alla prima che alla seconda. Dal
1904 il malato aveva la foto allegata la documento come nelle carceri. Gli alcolisti finivano
in manicomio e si credeva che potesse essere legato alla trasmissione genetica della
malattia mentale. Si credeva che il ciclo mestruale incidesse sullo stato psicologico delle
pazienti come l'aborto spontaneo durante la gestazione. Diario clinico con diagnosi e
terapia, dimissione o morte del paziente. Adalgisa Conti, internata a 23 anni ad Arezzo, ha
raccontato in una lettera perchè era stata internata. Morì in manicomio ultranovantenne.
Tentò i, suicidio a causa di un matrimonio combinato. Non vuole essere internata, si ribella
non mangiando ma alla fine si lascia andare fino a morire lì. La sua storia è un esempio
per spiegare come si finiva in manicomio e che tipo di vita era.
Protocollo informatico e gestione dei documenti
Gli Atenei usano maschere per i software. Protocollo informatico vs protocollo
informatizzato. Hanno quattro campi non modificabili e l'impronta, carattere alfanumerico.
La base è esadecimale e a multipli di 2. 12 caratteri in tutto. Il numero lega il file alla
maschera al quale è allegato. La maschera è un metadato, ovvero la descrizione del
documento per capire anche la sua natura. La cartellina è un fascolo che poi andrà in
archivio. Di soliti ogni documento ha due copie: una per il soggetto produttore e l'archivio,
l'altra per chi ha fatto richiesta dello stesso. In caso di omonimia si chiedono conferme. La
matricola serve per distinguere gli studenti omonimi. Il vincolo naturale nasce a seconda
della situazione, gli eventi, appunto, naturali. L'archivio serve anche per motivi pratici in
caso di attacchi esterni , ad esempio qualcuno che lamenta di non aver mai ricevuto una
risposta che in realtà è stata inviata ed è conservata lì, e giuridico-amministrativi. I contratti
sono digitali per avere valore, è stato deciso nel 2015. Il privato non ha obbligo di rendere
digitale il documento emesso e ceduto all'Ente. L'archivio di deposito solitamente sono in
luoghi isolati e quindi spesso i documenti sono in archivio corrente per massimo 5 anni. Il
giudice, ai processi, vuole l'originale del documento protocollato. L'archivista è un pubblico
ufficiale. Le copie vengono scartare senza autorizzazioni. Vengono date ai vari uffici che
devono gestire la pratica. I fascicoli sono chiusi in caso di dimissione, pensionamento e /o
trasferimento di carriera. Una volta chiusi verranno spostati nell'archivio storico. I
documenti della Pubblica Amministrazione vanno registrati. Le uniche eccezioni che non
prevedono protocollazione sono, ad esempio, le gazzette. Efficacia che si ha con la
registrazione del documento, Efficienza data dalla classificazione de documento. La
classificazione distribuisce correttamente i documenti che arrvano, magari,
contemporaneamente. Classe o natura del documento diversa per tutti. Trasparenza data
dal fascicolo e al Diritto do Accesso agli Atti. Senza fascicolo non c'è procedura e i
documenti non si ritrovano. Principio di documentalità Il documento amministrativo ha un
sigillo. Data topica, ovvero il luogo in cui è stato firmato il documento e la data cronica, il
giorno preciso. Il titulus è statico ma non stabile perchè cambia ogni anno. Gli spin-off
sono oggetti diversi, le funzioni. Entrano in vigore l'anno successivo a quando stabiliti. Le
credenziali non vanno distribuite proprio perchè personali. I dati sensibili non vanno
divulgati altrimenti si va sul penale. Ogni utenza ha diverse caratteristiche. Ogni profilo
utente ha oggetti dversi, l'utente generico non ha determinate opzioni che sono solo
dell'utente specifico. Chi visualizza non ha determinate opzioni che vengono compattate.
Le maschere hanno un colore per essere distinte. Il firmatario può appartenere a un Ente
o essere il soggetto stesso. Il soggetto privato non mette il protocollo. La richiesta di
Accesso agli atti è fatta per i fascicoli chiusi. L'oggetto deve essere dettagliato.
All'impiegato arriva la notifica della richiesta del documento. Le copie dell'Università sono
una a Careggi e una a Bologna.

I titoli hanno numeri romani, le classi arabi. Servono per i fascicoli e l'organizzazione
dell'archivio. I fascicoli possono essere molti a seconda delle assunzioni. I fascicoli delle
graduatorie prima scadevano in 3 anni se gli idonei non venivano assunti subito. Adesso
restano aperte a oltranza e chiudono solo se vengono assunti tutti o chiude per legge. Se i
fascicoli non sono ancora chiusi nel deposito c'è un vuoto per quell'anno e resta così
finchè non viene mandato una volta esaurito. I protocolli sono sistemati per
sedimentazione a lisca di pesce con il più recente in alto. Se modifichi un documento gli
levi il valore giuridico-provatoria, se lo cancelli non esiste più e non si può fare per la
trasparenza. I duplicati sono originali, le copie no. Le conversioni sono copie, non
duplicati. Si fanno in caso che in archivio ci sia solo un documento originale. Si chiamano
copie conformi all'originale. P7s rappresenta la firma digitale ed è autentica. La stampa
non è un documento originale, ma la copia di quello digitale. Le impronte digitali sono
come firme. I documenti, se il server è obsoleto, migrano in un altro e la procedura va
specificata se il server ha una grafica diversa dalla precedente. Il sistema si blocca se non
registri tutti i campi obbligatori. Il flusso del documento è riportato nel titulus per fare in
modo che si sappiano gli spostamenti dello stesso e c'è una persona specifica per la
risposta a quella determinata domanda. Sono pubblici ufficiali. La firma della PEC è P7m.
Ogni intervento viene registrato nel sistema. Se si lavora in collaborazione si fa in modo se
c'è una qualunque interruzione duri poco.
GLI ARCHIVI CONTEMPORANEI- Laura Giambastiani
EUGENIO LAZZARESCHI ARCHIVISTA
Eugenio Lazzareschi fa parte della scuola archivistica toscana e in particolare lucchese, e
nel suo incarico di Direttore dell’Archivio di Stato di Lucca proseguì la redazione degli
Inventari, iniziati da Salvatore Bongi con la pubblicazione dei 4 volumi che contenevano
l’inventariazione delle carte dello Stato Lucchese, e in esso venne adottato per la prima
volta il metodo storico teorizzato da Francesco Bonaini, Sovrintendente degli Archivi
Toscani. Da ciò si rileva che la funzione dell’archivista non è concepita come finalizzata
alla sola conservazione, ma anche come prevalente impegno nello studio delle care,
inteso a descriverne l’ordinamento e il contenuto in strumenti da offrire agli studiosi come
introduzione e guida alle loro riceche. Nel corso dei secoli lo Stato Lucchese aveva
strutturato un sistema archivistico efficiente, sia curando il momento formativo dei diversi
fondi documentari in funzione dell’attuazione dei compiti spettanti ai vari organi del potere
pubblico, centrali e periferici, sia assicurandone l’ordinata conservazione. Questi archivi
presentavano caratteristiche di organicità e di continuità anche grazie al lungo periodo
repubblicano che va dal 1369 al 1799, seguito poi da altri due regimi dalle istituzioni ben
delineate nella loro organizzazione e delle loro competenze, che aveva favorito la
formazione e la conservazione di archivi domestici, diocesani, capitolari, conventuali, ricchi
di carte che contribuiscono a documentare gli aspetti della storia politica, sociale ed
economica dei Lucchesi. Questa grande ricchezza di fonti scritte ha permesso ai direttori e
archivisti che si sono succeduti nell’archivio lucchese di svolgere un’intensa attività che ha
portato alla pubblicazione di approfonditi mezzi di corredo e strumenti di ricerca. Salvatore
Bongi fu direttore dal 10 luglio 1859 al 30 dicembre 1899. Eugenio Lazzareschi fu
reggente dell’archivio dal 23 agosto 1924 al 31 dicembre 190 e direttore dal 1 gennaio
1931 al 3 dicembre 1949. Egli trascorse nell’archivio lucchese 43 anni, vi entrò nel 1906 e
vi rimase fino al giorno della sua morte nel 1949. In questo lungo periodo si dedicò
all’accrescimento del patrimonio archivistico. Alla sua organizzazione e alla sua
divulgazione. Eugenio Lazzareschi nacque a Casteldelpiano sul monte Amiata il 28
settembre 1882, conseguì la licenza liceale a Correggio nel 1901 e si laureò presso la
Facoltà di Lettere e Filosofia all’Università di Firenze nel 1907. La sua famiglia era di
origine lucchese. Il Lazzareschi prese servizio presso l’Archivio di Stato di Lucca il 29
agosto 1906 con la qualifica di Alunno di seconda categoria, mentre era direttore Luigi
Fumi. Il 31 maggio 1908 venne nominato Alunno di prima categoria sotto la direzione di
Mario Bongi e nel 1911 fu promosso Archivista di terza classe con Luigi Volpicella a capo
dell’istituto. Il primo lavoro archivistico che gli venne affidato fu la schedatura di 985 lettere
private inviate ai principi Elisa e Felice Baciocchi dal 1805 al 1810. Il direttore Luigi
Volpicella nel 1908 lo definisce come ottimo impiegato e promettente, e nel 1910 ribadisce
il giudizio definendolo ottimo funzionario. Durante la Prima Guerra Mondiale fu inviato a
Spezia come Sottotenente di artiglieria da fortezza nel 1916, a seguito di questa
partecipazione fu insignito della Croce di Guerra e della medaglia commemorativa per la
difesa di Grado. Il 27 agosto 1924 ottenne la direzione dell’archivio lucchese in qualità di
reggente, e nello stesso anno fu nominato Cavaliere nell’Ordine della Corona d’Italia. Nel
1925 venne designato membro della Commissione conservatrice dei monumenti per la
provincia di Lucca, e questa occasione sollecitò una maggiore cura per l’aspetto estetico
di piazza Guidiccioni. Nel 1942 ottenne onorificenza di Cavaliere nell’Ordine dei SS.
Maurizio e Lazzaro. Grazie agli ottimi rapporti del Lazzareschi con i figli di Salvatore
Bongi, nel 1925 Vieri e Mario Bongi decisero di depositare la raccolta delle carte paterne,
fra le quali il vasto glossario o spoglio di lingua italiana antica, e un volume di lettere
inedite di Pietro Aretino. Il Lazzareschi fu direttore anche durante la Seconda Guerra
Mondiale, quando fu lasciato privo di aiuto e di sostegno dal Ministero dell’Interno a causa
della riduzione del personale. Il 1 giugno 1940 il Ministero dell’Interno impartì le
disposizioni per il trasporto fuori dall’archivio degli “atti pregevoli”, in caso di emergenza. Il
Lazzareschi rispose che i documenti più importanti vennero conservati in casse di legno
concesse in prestito e custodite nel piano terreno dell’edificio. Questi documenti erano
quelli che più rappresentavano la vita politica e istituzionale dello Stato lucchese. Nel 1942
fu dato l’ordine dal Ministero dell’Interno di spostare questo materiale nella Certosa di
Farneta in cui erano ricoverate anche alcune opere d’arte del comune di Lucca, il
Lazzareschi rispose che aveva già predisposto lo spostamento che avviene dopo pochi
giorni. In una lettera del 1944 il Lazzareschi espone alcune perplessità al Ministro
dell’Interno relative alla scelta del luogo, reputandolo non sicuro e consigliando di traferire
altrove il materiale archivistico. Il Ministero risponde concordando e disponendo che venga
ricercata subito un’altra località, quindi il Lazzareschi consiglia che vengano riportate in
sede. Le casse furono allora riposte nella cantina attrezzata a rifugio antiaereo e non
subirono alcun danno nei restanti mesi di guerra. In seguito, il Commissariato Aggiunto per
l’Epurazione prese informazioni sul direttore, e il ministero dell’Interno inviò nel 1945 una
lettera nella quale forniva informazioni molto positive sul proprio funzionario e chiedeva di
liberarlo da ogni accusa o ombra. La Commissione per l’Epurazione sollevò una
contestazione di addebiti al Lazzareschi per aver prestato giuramento al cessato regime, e
il direttore si difese inviando alla commissione un documento molto articolato nel quale
forniva la sua giustificazione, tra cui il fatto che tutti gli impiegati dipendenti dal ministero
degli interni furono costretti a prestare giuramento sotto minaccia di deportazione,
privazione dello stipendio, rappresaglie della famiglia, e ribadendo che egli riuscì a
ricondurre tempestivamente in sede il materiale archivistico più prezioso di Lucca, e che
l’Archivio di Lucca fu uno dei pochi a non aver sofferto alcun danno dalla guerra. La
Commissione di Primo Grado per l’Epurazione del Personale del Ministero dell’Interno
deliberò a favore del Lazzareschi affermando che con il suo comportamento di è reso
meritevole di essere dichiarato esente da ogni sanzione disciplinare. La produzione
scientifica del Lazzareschi ammonta a 588 scritti. Tra la complessità degli argomenti
trattati si distinguono alcuni interessi culturali come l’amore per l’Amiata e per Lucca, il
culto delle memorie francescane e domenicane, l’interesse per la metodologia archivistica.
Riguardo a quest’ultima ha lasciato opere importanti attraverso le quali ha continuato la
scuola archivistica lucchese e ha proseguito il programma varato da Francesco Bonaini
con chiarezza di obiettivi e continuità di intenti. Alla morte di Salvatore Bongi, nell’archivio
di Lucca ci fu un incremento di archivi di famiglie gentilizie, documentazione di grande
interesse storico, politico ed economico, dunque l’Istituto si trovò in prima linea nella
conservazione, ordinamento, inventariazione e fruizione di tale patrimonio. Eugenio
Lazzareschi affrontò e sciolse il nodo dell’ordinamento e dell’inventariazione di questi
numerosi e cospicui archivi familiari, pubblicando il quinto volume degli inventari
dell’Archivio lucchese che fu il primo di quelli dedicati alle carte delle grandi famiglie che
governarono la città. Nel 1946 il Lazzareschi pubblicò il primo inventario dedicato agli
archivi gentilizi seguendo il metodo storico applicato da Salvatore Bongi alle carte dello
Stato lucchese. Nel volume sono descritti 5 importanti nuclei documentali ciascuna per
ogni famiglia, e la documentazione è stata divisa in serie archivistiche all’inizio delle quali
è stato posto un “cappello” esplicativo. Il lavoro è condotto attraverso un’inventariazione
analitica e presenta alla fine un indice ragionato dei nomi.
ARCHIVI, MEMORIA E OBLIO NELL’ERA DIGITALE
L’archivio custodisce la memoria del soggetto produttore contenuta ed espressa nei
documenti di cui lo stesso lascia traccia. L’archivistica individua ed applica i principi che
garantiscono la più corretta organizzazione di questa memoria dal momento della sua
formazione al momento della sua consegna al tempo e alla storia, in un’ottica di
conoscenza e di fruibilità della stessa. L’oblio rappresenta la scomparsa, la cancellazione
definitiva dei ricordi e/o delle loro testimonianze documentali, con ripercussioni sulle radici
di un’identità personale e collettiva. Esiste quindi un legame inscindibile tra memoria e
archivio e tra memoria e oblio, che non è tanto una contrapposizione ma un rapporto di
necessaria alternanza e complementarietà. Obiettivo di approfondire la questione del
diritto all’oblio, nella convinzione che gli archivisti, più di altri professionisti, possiedano le
conoscenze per indagare il rapporto tra la memoria e l’oblio, nell’accezione di memoria
archivistica e diritto all’oblio. Il mondo degli archivi è ricco di relazioni e intrecci, capace di
cooperazione nazionale e internazionale più di altri settori dei beni culturali e depositario
della memoria pubblica e privata di un popolo. Questo mondo è attualmente al centro di
una serie di trasformazioni che stanno cambiando il volto della pubblica amministrazione e
della società civile, non solo in ambito italiano. Il trattamento degli archivi e dei suoi
contenuti alla luce di un nuovo diritto del cittadino di obliare le azioni passate che sono
ritenute lesive della propria identità, rappresentano un problema che comprendono gli
aspetti della trasparenza amministrativa, della innovazione tecnologica, della rilevanza del
sapere e dell’attenzione per il trattamento delle informazioni che ne derivano in termini di
riservatezza. I documenti d’archivio rappresentano il primo e giuridicamente rilevante
strumento di conoscenza e trasparenza per i cittadini, gli operatori e i ricercatori. È uno
strumento imparziale in quanto risultato naturale delle attività che ogni singolo essere
umano svolge nel corso della sua esistenza. Non si creano documento per i posteri ma
per sé stessi, in quanto chiunque ha bisogno di mantenere in forme adeguate la memoria
di ciò che è stato deciso. Ciò fa del patrimonio archivistico un punto di partenza
imprescindibile per ogni comunità civile che intenda mantenere nel tempo la possibilità di
ripercorrere le proprie origini, scrutarle e valutarle. Lo scopo della disciplina archivistica è
quindi l’organizzazione della memoria, la sua tutela, l’individuazione e la definizione della
natura degli archivi dei criteri della loro gestione, dei mezzi di corredo utili alla ricerca ed
alla fruizione dei materiali. Oggetto dell’archivio è dunque la memoria organizzata.
Bisogna chiedersi oggi che cos’è un archivio e quale sia il suo reale valore giuridico,
storico e sociale nelle sue accezioni sia di memoria cartacea che digitale. Nel 2010 è stata
approvata ad Oslo dall’assemblea generale dell’International Council On Archives (ICA) e
successivamente adottata dall’Unesco nel 2011, la Dichiarazione universale sugli archivi. Il
documento intende promuovere presso i politici e le istituzioni la consapevolezza
dell’importanza degli archivi nella società contemporanea, quali strumenti di conoscenza
del passato imprescindibili per la gestione del futuro di una società e di una nazione.
Riguardo alla definizione di archivio, ci sono stati molti studiosi nel corso del tempo che
hanno affrontato l’argomento:
• Per Antonio Romiti -> l’archivio è un complesso di scritture che, legate da un vincolo
naturale, sono prodotte da entità pubbliche o private nell’espletamento della loro attività,
per il raggiungimento di finalità contingenti e per la conservazione della propria memoria.
• Per Elio Lodolini -> l’archivio costituisce la più antica registrazione della memoria di un
popolo e della sua identità nazionale. Per Lodolini il valore dell’archivio come memoria di
una collettività e identità di un popolo è un aspetto che va oltre gli scopi dell’archivistica
intesa come organizzazione della memoria, ma essa può dare luogo alla memoria identità
nella misura in cui persegue e tutela la memoria-deposito o la memoria-registrazione.
• Per Aurelio Tanodi -> l’archivio si estende a tutto il materiale scritto, grafico, multigrafato,
reprografato, autovisuale, proveniente da un ente, prodotto o ricevuto, in funzione delle
sue attività o, in generale, relazionato con la sua vita amministrativa, dal momento in cui
ha terminato la sua funzione immediata che originò la sua produzione, e che si conserva
per fini amministrativi, giuridici, scientifici e culturali.
• Per Leopoldo Cassese -> l’archivio è l’insieme di documenti scritti di qualsivoglia specie,
ordinatamente raccolti nella loro continuità temporale e effettuale, che un’autorità pubblica,
un ente laico o ecclesiastico, una privata azienda associazione o famiglia hanno prodotto
ed accumulato, per fini esclusivamente pratici, durante il loro svolgimento storico nei
rapporti giuridici, sociali e politici.
• Per Hilary Jenkinson -> rappresentante della corrente anglosassone. Si ricollega al diritto
romano del lucus e dello jus archivi, considera l’archivio come custode di tutti i documenti
accumulatosi per un procedimento naturale nel corso della trattazione di affari di ogni
genere, pubblici o privati, in ogni epoca, e conservati per documentazione, nella propria
custodia, dalle persone responsabili degli affari in questione o dai loro successori.
L’archivio dunque custodisce la memoria del soggetto produttore contenuta ed espressa
nei documenti di cui lo stesso lascia traccia, rappresenta e comunica nel tempo fatti,
ricordi, azioni e rapporti nel suo percorso di vita pubblica e privata.
I primi due punti nevralgici del valore degli archivi sono dunque sono l’identità e la
memoria, come chiavi di accesso alla conoscenza del passato e di lettura del futuro.
• L’identità nasce con le prime relazioni ed è alla base della complessa interazione umana.
Si è evoluta di pari passo con l’uomo. L’identità si rispecchia quindi anche nella
sedimentazione delle carte d’archivio, e nell’era digitale nella rete internet in cui nasce una
nuova identità digitale che rappresenta il riflesso della nostra identità offline, e riguarda
ogni tipo di contenuto (testuali, immagini, video ecc.).
• La memoria è anch’essa connaturata nell’esistenza dell’essere umano, è una costante
nell’evoluzione dell’umanità. Ha consentito di trasmettere il sapere attraverso le
generazioni, nella sua forma scritta, ed è diventata strumento di potere.
L’introduzione delle tecnologie informatiche ha prodotto variazioni su questi due temi. Per
quanto riguarda la memoria, i dati disponibili in rete sono in continua crescita ogni giorno,
costituiti da informazioni in ogni lingua e provenienti da diversi utenti. È una memoria in
grado di immagazzinare ogni cosa, attraverso una reta di condivisione globale. Queste
conquiste hanno influito anche sul mondo degli archivi e della loro percezione, ovvero
come un insieme generico di dati vengono utilizzati per predeterminate esigenze di
ricerca. Secondo le linee guida sulla gestione dei documenti elettronici pubblicate
dall’International Council on Archives, in ambito digitale i documenti archivistici sono
informazioni redatte o ricevute nell’avviare, condurre o completare un’attività istituzionale o
individuale, e includono contenuto, contesto, e struttura sufficienti a fornire prova di tale
attività. Il termine archivio e vincolo quindi si presentano con un proprio significato tecnico
in un contesto in cui il focus è soprattutto posto sulla definizione delle procedure di
gestione dei flussi dei dati e sulle loro possibilità di fruizione, senza porre attenzione agli
aspetti strutturali ed organizzativi originari. In ambito digitale quindi con il termine archivio
non si deve intendere qualsiasi forma di sedimentazione scritta della memoria, ma un
complesso di scritture, testimonianza dell’attività del soggetto produttore verso l’esterno,
che si deve distinguere per la presenza di un vincolo naturale. Questo vincolo viene
individuato da Cencetti nel 1937 e definito come naturale, originario, involontario e
necessario. Egli legava indissolubilmente l’archivio e il suo contenuto al soggetto
produttore. Dunque si ha lo sviluppo dei concetti di non volontarietà della sedimentazione
archivistica, di originarietà e naturalezza delle scritture da parte del soggetto produttore, e
di necessarietà del vincolo quale elemento distintivo dell’archivio che lo differenzia dagli
altri beni culturali. Negli anni ’60 e ’70 del ‘900 si manifestano nuove posizioni che creano i
presupposti di un rinnovamento della disciplina archivistica. Valenti, D’Angiolini e Pavone
ridefiniscono il concetto di archivio e di vincolo archivistico mettendo in discussione
l’ineluttabilità dell’archivio in quanto in quanto specchio del soggetto produttore. In
particolare Pavone afferma che insieme alla storia istituzionale del soggetto produttore
bisognava conoscere e valutare anche i percorsi che avevano condotto l’archivio fino alla
sua fase di conservazione storica.
Romiti nel 1995 riprende a analizza il concetto di vincolo in ottiche diverse, da una
prospettiva sia interna che esterna. Elaborò il concetto di vincolo complesso, costituito da
4 momenti tra loro collegati ma ben distinti e caratterizzati:
• vincolo istituzionale esterno -> legame tra entità produttrice di archivio e realtà esterna
con cui essa interagisce.
• vincolo istituzionale interno -> legame tra soggetto produttore e la propria organizzazione
interna operativa e burocratica.
• vincolo archivistico esterno -> collegamento tra documentazione presso il produttore e
quella presso gli altri soggetti correlati.
• vincolo archivistico interno -> nesso cencettiano esistente all’interno della
documentazione realizzata e conservata dall’entità produttrice.
All’archivio viene quindi riconosciuta l’appartenenza ad un contesto più ampio ed esteso.
Nuova teorizzazione che ci permette di affrontare la questione della natura dell’archivio
informatico in rapporto anche alle disposizioni legislative riguardo il diritto all’oblio. In esso
in vincolo subisce variazioni in quanto è ubicato verticalmente e dunque non si può avere
sempre la certezza dell’unicità di questo collegamento, che si deve relazionare con una
molteplicità di configurazioni e quindi di correre il rischio di perdere la sua purezza e
autenticità dei dati generati. Questa impurità si ripercuote poi anche sulla natura delle tre
qualificazioni (vincolo archivistico esterno, istituzionale interno e esterno) e crea così una
forma di precarietà del contesto archivistico. Questa situazione rispecchia la natura degli
archivi informatici, ma la questione non si traduce su ogni molteplicità delle situazioni
virtuali, che sono fra di loro aggregate e sfociano quindi in una più complessa
rappresentazione che fa riferimento a una realtà più intricata che si può identificare nella
figura del vincolo polimorfo. Federico Valacchi ha distinto tra gli archivi online e i siti
archivistici. Gli archivi online sono un fenomeno di grande complessità, i siti archivistici
invece in quanto meta strumenti di ricerca non si pongono grandi problematiche teoriche,
poiché rispondono all’esigenza di fornire indicazioni, consultare inventari online o singoli
documenti e non incidono sul concetto generale di archivio e di vincolo. Uno degli elementi
che distinguono l’organizzazione degli archivi analogici da quelli digitali è il diverso grado
di contestualizzazione. Nel nuovo contesto degli archivi digitali la virtualità del supporto
incide sull’unicità del tradizionale percorso archivistico, fino ad arrivare a un affievolimento
del concetto di vincolo con la conseguente compromissione della sua purezza. L’archivio
digitale ha una natura caratterizzata da una forte dinamicità che si traduce in una
articolazione della sua fisionomia e dei suoi contenuti informativi imponendo strategie più
complesse di organizzazione, descrizione e di recupero delle informazioni.
Nel 2011 Romiti ha evidenziato che il vincolo deve continuare necessariamente ad essere
l’elemento caratterizzante anche gli archivi digitali, contrassegnato da più elementi che
non devono essere considerati a sé stanti ma componenti di un’unica realtà organica. In
ogni archivio esiste un unico vincolo che si qualifica per la sua naturalezza, la sua
originarietà e la sua necessarietà e che si caratterizza per le sue molteplici articolazioni
interne, esterne e virtuali. È la rappresentazione di una realtà che nella quale la pluralità
delle forme organizzative, materiali e virtuali trovano la loro ragione di coesistere e
conferiscono al vincolo archivistico la qualificazione di unico e polimorfo. Impatto del diritto
all’oblio sulla conservazione e trasmissione della memoria, in particolare sulla rete. La
memoria della rete appare come illimitata, i dati vengono cancellati solo raramente sia
perché non è diffusa la pratica, sia perché non è di facile esecuzione, e di conseguenza
vanno a costituire un deposito di dimensioni globali. Gli archivi della rete possono essere
navigabili dall’interno ed esplorabili verticalmente, oppure attraverso motori di ricerca.
Soprattutto in quest’ultimo caso quindi ci troviamo davanti a una infinità di informazioni non
strutturate a cui è difficile attribuire un peso. Risultano assenti i criteri essenziali
dell’archiviazione relativi alla qualità delle informazioni e alla loro contestualizzazione, e
alla costituzione di relazioni fra di esse. Nelle basi di dati le informazioni sono
generalmente strutturate, ma la memoria della rete non è necessariamente organizzata.
La memoria della rete non può essere considerata un archivio ma un deposito, in quanto
la memoria è evocativa ed associativa e le informazioni non strutturate ne richiamano alla
mente altre. Memorizzare e archiviare non sono concetti coincidenti, in quanto la memoria
non è necessariamente ordinata, mentre nell’archivio esiste un legame e un ordine. Gli
archivi sono mediatori di memoria e possono essere considerati la tecnologia della
memoria. L’archivio è ordinato secondo criteri determinati e le informazioni sono correlate
fra loro e con le altre attraverso l’utilizzo di metadati, ovvero informazioni che descrivono i
dati cui si applicano, con lo scopo di migliorarne la visibilità e facilitarne l’accesso. Su
internet le informazioni non sono archiviate ma solo memorizzate mentre l’archivio può
essere considerato tale solo in presenza di scritture digitali legate tra di loro da un vincolo
polimorfo e unico. L’oblio rappresenta la scomparsa e la cancellazione definitiva dei ricordi
e/o delle loro testimonianze documentali, in quanto tale mina aspetti fondamentali
dell’uomo e della società ovvero le radici comuni all’identità personale e collettiva.
Rapporto imprescindibile di alternanza e complementarietà tra memoria e oblio.
L’alternarsi dei due fenomeni consente al singolo e alla collettività di formarsi un’identità.
Anche l’archivio dunque deve convivere con l’oblio, elemento ineludibile da considerare e
gestire ai fini di una complessiva e razionale conservazione della memoria stessa. Il ruolo
dei metadati per la conservazione digitale risulta quindi molto significativo. Conservare in
ambiente digitale costituisce la sfida del futuro, un’attività complessa che non può essere
ridotta al solo profilo materiale ma anche al sistema di relazioni logiche interne ed esterne
ai documenti. Occorre quindi lo sviluppo di una solida base concettuale e metodologica al
fine di elaborar un modello complessivo in grado di garantire la conservazione permanente
dei documenti.
I modelli PREMIS e OAIS rappresentano una seria proposta di analisi e descrizione degli
oggetti e delle dinamiche della preservazione digitale e un tentativo di sistematizzazione
teoretica.
• Il modello di dati PREMIS ha individuato nell’ambito delle attività conservative 5 tipi di
entità da gestire e descrivere nei depositi dedicati a questi scopi -> intellectual entity,
object, rappresentazione, event, right e agent. Si concentra quasi esclusivamente sulla
descrizione e trattamento di oggetti non altrimenti specificati ed eventi.
• Il modello OAIS invece stabilisce che le informazioni di riferimento ai documenti debbano
essere organizzate per componenti funzionali, distinguendo 4 categorie di metadati
finalizzate ad assicurare l’integrità delle unità documentarie singole e delle collezioni o
archivi, delle relazioni di contesto e delle informazioni per l’accesso, e della capacità di
comprensione e elaborazione degli oggetti informatici da parte delle macchine e degli
esseri umani. Quindi fornisce una guida per individuare delle strategie conservative in
relazione al profilo tecnico e a quello organizzativo. L’applicazione dei criteri archivistici
alla conservazione dei documenti è l’unico criterio in grado di assicurare loro una
“memoria scientifica”. L’ordinamento e la fruizione degli archivi attraverso i mezzi di
corredo rappresentano le armi più potenti con cui l’archivistica sottrae la memoria dei
documenti all’oblio. Però non tutto il materiale prodotto può essere conservato quindi
l’archivistica fornisce anche gli strumenti più idonei consegnare all’oblio alcune delle carte,
attraverso la selezione e lo scarto. Laddove non vengano rispettati in fase di scarto i
principi dell’imparzialità e della oggettività degli operatori e degli archivisti, l’oblio può
rappresentare un pericolo in particolare per le informazioni negli archivi digitali.
Il diritto all’oblio in internet e negli archivi
L’analisi del diritto all’oblio in riferimento alle attività d’archivio viene fatta attraverso la
lettura del Codice della privacy e del Codice dei beni culturali. Il diritto all’oblio ha
un’origine giurisprudenziale, non nasce sancito da una legge ma come “diritto di fatto”,
trovando solo in tempi recenti conferma presso le autorità amministrative. Inoltre per
comprendere il diritto all’oblio bisogna fare riferimento anche al diritto alla personalità, al
diritto di cronaca e alla libertà di espressione, e infine al diritto alla privacy, che si
inseriscono tutte nell’ambito dei diritti fondamentali della persona. In particolare alle radici
del diritto d’oblio è possibile individuare il diritto alla riservatezza (privacy) che è nato per
difendere l’individuo dalle ingerenze della stampa nella sfera personale e si è evoluto nel
diritto di tutelare la propria identità attraverso la gestione dei dati personali. Ciò che
differenzia il diritto all’oblio dal diritto alla privacy è il suo riferirsi al passato, a fatti avvenuti
e divulgati in passato ma il cui trattamento risulta illecito nel presente. Quindi un diritto che
permetterebbe all’individuo di mantenere il controllo sulle informazioni del passato che lo
riguardano, un tempo diffuse ma poi dimenticate. Il diritto all’oblio presenta anche elementi
in comune con il diritto all’identità personale, ovvero quello di un soggetto di vedere
correttamente rappresentata la propria persona e personalità. Quindi scelte ed errori del
passato sono da considerarsi elementi fuorvianti della realtà presente del soggetto, che
non proiettano un’immagine reale perché non più attuale. Il diritto all’identità personale
assicura la fedele rappresentazione alla propria proiezione sociale, mente il diritto alla
riservatezza la non rappresentazione all’esterno delle proprie vicende personali. L’esplicito
riferimento al diritto all’oblio è arrivato solo nel 1998 con la sentenza della Corte di
Cassazione n.3679, in cui viene preso in considerazione un nuovo profilo del diritto di
riservatezza definito come diritto all’oblio, inteso come giusto interesse di ogni persona a
non restare indeterminatamente esposta ai danni alla sua reputazione la reiterata
pubblicazione di una notizia divulgata in passato. Nel caso del diritto all’oblio il fattore
tempo ha quindi una molteplicità di ruoli ed è determinante ma allo stesso tempo
indefinito, perché rimane indeterminato l’intervallo oltre il quale si configura il diritto e le
sentenze sono difformi. Con lo sviluppo dei mezzi di comunicazione e delle tecnologie la
necessità di invocare il diritto all’oblio si è fatta ancora più pressante, in quanto l’uomo ha
creato memorie virtuali in grado di effettuare una registrazione quasi totale del passato e
le informazioni hanno una capacità di divulgazione ancora più ampia. Quindi le notizie
rimangono disponibili per un tempo indeterminato e per un numero indefinito di persone. Il
diritto all’oblio si è quindi modificato in quanto non si configura più come riproposizione di
una notizia dopo un certo tempo ma come permanenza della stessa sul web, con un livello
di esposizione e possibilità di reperimento molto più elevata rispetto ai media tradizionali.
Inoltre l’informazione sul web si manifesta in una varietà di forme e piattaforme non
sempre giuridicamente definite. Le condizioni poste dal Codice della privacy per il
trattamento dei dati personali prevedono deroghe importanti se il trattamento avviene per
fini storici. Il punto di equilibrio tra diritto all’informazione e diritto all’oblio è stato raggiunto
per anni tramite provvedimenti volti a de-indicizzare i contenuti incriminati dai risultati dei
motori di ricerca senza eliminare il dato dal sito sorgente, in quanto può essere rilevante
l’effetto che una cancellazione totale di una notizia può apportare sull’integrità di una fonte,
soprattutto se essa è disponibile solo in formato digitale. Quindi si è parlato di una
modificazione del diritto all’oblio con il diritto a non essere trovato, diretto non più alla
dimenticanza di sé ma al ridimensionamento della propria visibilità telematica. La sentenza
della Corte di Cassazione n.5525/2012 ha fornito la prima interpretazione del diritto
all’oblio ai tempi di internet e ha fatto emergere nuovi elementi. La sentenza ha definito il
diritto come il limite che il singolo individuo può opporre al diritto all’informazione, che
salvaguardia la proiezione sociale dell’identità personale dell’individuo, a patto che non
subentri un nuovo interesse pubblico alla conoscenza dei fatti o alla divulgazione per
esigenze di carattere storico, didattico o culturale. La corte non ha richiesto la
cancellazione della notizia ma ha affermato il diritto dell’interessato a vederla integrata e
aggiornata con gli sviluppi del suo caso. Così è stato introdotto il fattore aggiornamento.
La sentenza ha disposto che in caso di relativo inserimento in un archivio storico, la notizia
non può continuare ad essere trattata isolatamente e non contestualizzata in relazione ai
successivi sviluppi. Il provvedimento ha incontrato numerose critiche anche sul piano
tecnico per la difficoltà di attuazione e i costi elevati. Dal punto di vista archivistico invece
la sentenza si è distinta per la digressione proposta dalla Corte in merito alla differenza tra
la memoria della rete e quella dell’archivio, in quanto la rete internet costituisce in realtà un
ente dove le informazioni non sono archiviate ma solo memorizzate. Il tribunale di Milano
nella sentenza 5820/2013 ha fornito un’ulteriore soluzione per tutelare il diritto all’oblio del
singolo in caso di notizie recuperate dalla sezione “archivio” del sito web di un giornale. In
questo caso il giudice ha ordinato la cancellazione della notizia da internet ritenendo
sufficiente la sua conservazione nell’archivio cartaceo, quindi la sentenza ha salvato la
memoria storica a discapito però dell’accessibilità e della fruizione su larga scala della
notizia. La nota sentenza della Corte di Giustizia del 13 maggio 2014 sul caso Google
Spain ha segnato una svolta nella tutela dei cittadini europei in materia di diritto all’oblio.
La corte ha affrontato la questione su tre livelli, l’ambito territoriale di applicazione della
direttiva 95/46/CE, la posizione giuridica di un fornitore di servizi di ricerca su internet e il
riconoscimento del diritto all’oblio per il cittadino spagnolo coinvolto. La grande novità della
sentenza sta nel fatto che i motori di ricerca sono stati ritenuti responsabili del trattamento
dei dati personali e sono stati obbligati ad attivarsi per verificare che verificare e rimuovere
i contenuti oggetto di richiesta. La corte ha poi precisato che la persona interessata può
presentare domanda direttamente al gestore del motore di ricerca per rimuovere i link
indesiderati dai risultati di ricerca. La sentenza ha suscitato scalpore evidenziando il
paradosso per cui chiedere di essere dimenticati può amplificare l’eco della richiesta e dei
suoi contenuti. Sul piano pratico la sentenza ha attivato un meccanismo che ha coinvolto
la più grande società mondiale del settore consentendo ai cittadini europei di far valere i
propri diritti alla riservatezza anche oltre i confini europei. Questo caso ha costituito una
pietra miliare nel percorso di emanazione del Regolamento europeo 2016/679 riguardo la
tutela delle persone fisiche e del trattamento dei dati personali e la libera circolazione di
essi. Tra le novità del regolamento c’è anche l’introduzione all’articolo 17 del diritto
all’oblio, concepito come rafforzamento del già esistente diritto alla cancellazione dei dati.
Limiti all’esercizio del diritto all’oblio derivano dalla garanzia del diritto alla libertà di
espressione e di informazione, dall’adempimento di un obbligo legale, da motivi di
interesse pubblico nel settore della sanità pubblica, da finalità di archiviazione nel pubblico
interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, per accertare, esercitare o
difendere un diritto in sede giudiziaria. In Italia la I sezione civile della corte di cassazione
nella sentenza 13161 del 24 giugno 2016, individuava come illecito trattamento dei dati
personali il mantenimento online di un articolo pubblicato due anni prima riguardante un
reato e il relativo procedimento penale non ancora concluso. È stato stabilita la
cancellazione della notizia dalla sorgente in quanto lesiva all’interessato, a causa del
mantenimento del diretto e agevole accesso al servizio giornalistico, e la facile
consultabilità dell’articolo online che è superiore a quelli cartacei consentiva di ritenere che
fosse trascorso sufficiente tempo affinchè le notizie divulgate potessero aver soddisfatto gli
interessi pubblici sottesi al diritto di cronaca giornalistica. Il diritto all’oblio esercitato sulla
base dell’affievolimento dell’interesse pubblico per una notizia con il passare del tempo
non trova però ancora una definizione unica del lasso di tempo che invalida la diffusione
della notizia. In base alle sentenze questo tempo varia dai 24 mesi a diversi decenni. La
misura sarebbe nella pubblicazione “a tempo” delle notizie e della loro contestualizzazione
riguardo all’aggiornamento di esse, ma esistono ostacoli tecnici alla sua realizzazione. In
ambito archivistico il diritto all’oblio non può non scontrarsi con il principio della
consultabilità delle carte d’archivio. La doppia valenza delle carte e degli istituti che li
conservano sta in quella giuridico- amministrativa per l’affermazione dei diritti e dei doveri
tra cittadini e Stato, e quella culturale per lo studio e la ricerca storica. La consultabilità dei
documenti degli archivi e la tutela della riservatezza sono disciplinati dal Codice dei beni
culturali agli articoli 122-127. Nel 122 viene sancita la libera consultabilità dei documenti
degli archivi di Stato e storici degli enti pubblici, e di quelli privati dopo almeno 30 anni
dalla loro formazione. Vengono posti tempi più lunghi, di 40 anni per i dati cosiddetti
“sensibili”, e 70 anni per i cosiddetti “sensibilissimi”. Gli archivi o i singoli documenti di
privati dichiarati di interesse storico sono concessi in consultazione agli studiosi che ne
facciano motivata richiesta, ma sono esclusi i documenti dichiarati di carattere riservato
dai proprietari. Nell’articolo 126 si uniscono le disposizioni del codice dei beni culturali e
quello della privacy, in quanto viene chiarito che su richiesta del titolare può essere
disposto il blocco dei dati personali che non siano di rilevante interesse pubblico, qualora il
loro trattamento comporti pericolo di lesione alla dignità, riservatezza e identità personale
dell’interessato. Quindi se viene riconosciuto un rilevante interesse pubblico, il diritto alla
privacy dell’interessato non prevale sulla consultazione per fini storici. Nel Codice di
deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici,
nell’articolo 7 l’archivista è chiamato a favorire l’esercizio del diritto degli interessati
all’aggiornamento, rettifica o integrazione dei dati garantendone la conservazione secondo
modalità che assicurino la distinzione delle fonti originarie della documentazione
successiva. Quindi se una persona ritenesse che un archivio conservi informazioni che
possono ledere la propria dignità, può richiedere di integrare la documentazione in archivio
per fornire una versione più attendibile degli eventi. L’archivista è tenuto ad accettare il
materiale e favorirne la consultazione insieme al resto del materiale. Nel caso si voglia
esercitare questo diritto sui dati che riguardano persone decedute o documenti risalenti nel
tempo, l’interesse viene valutato anche in base al tempo trascorso. La misura più incisiva
di blocco completo dei dati personali è possibile soltanto in casi rarissimi. Il diritto all’oblio
per come è applicato oggi non rappresenta una soluzione adeguata al problema, a causa
di alcuni motivi strutturali:
• Su Google.com rimane tutto e il diritto all’oblio non esiste negli Stati Uniti
• I domini vengono informati della rimozione e ciò può generare una reazione di denuncia
• Il contenuto non viene eliminato ma deindicizzato, ne sparisce il riferimento nel motore di
ricerca ma la pagina continua ad esistere nel sito di origine
• La deindicizzazione è parziale perché viene deindicizzata solo la keyword base in
combinazione con altre keyword indicate
• L’autocomposizione, le ricerche correlate e l’instant search azzerano l’oblio.
• Vengono rimossi solo i link indicati, non tutti i link lesivi
• Si ha la nascita di directory-elenco dei link rimossi e la rigenerazione ciclica dei contenuti.
Dunque nell’oblio nulla di distrugge, semplicemente si rimuove dall’indice del motore di
ricerca. Il pericolo maggiore per la memoria e gli archivi è quindi il diritto di ogni cittadino di
poter richiedere la deindicizzazione dei contenuti ritenuti lesivi, che porta non alla
rimozione o contestualizzazione del documento e informazione ma alla limitazione della
notizia, in quanto deindicizzare un contenuto significa incidere sulla libertà di informazione
e sulla libertà di conservazione della memoria, venendo così a creare delle lacune nel
complesso di scritture che è l’archivio e che rappresenta la storia di ogni soggetto
produttore. Dunque sarebbe auspicabile che al cittadino venisse data la possibilità non di
obliare o deindicizzare la notizia ma di richiederne l’aggiornamento, e ciò assicurerebbe
una maggiore continuità delle informazioni presenti su internet anche dal punto di vista
dello sviluppo dell’archivio.
LA FOLLIA RACCONTATA DA GINO BIASCI
Attraverso i documenti conservati negli archivi privati degli psichiatri è possibile ricostruire
l’attività giornaliera degli Ospedali, testimonianza delle sofferenze del malato di mente e
delle metodologie terapeutiche che negli anni furono utilizzate nella cura della follia.
Psichiatria che inizialmente aveva un approccio repressivo e di controllo sociale nei
confronti del pazzo, in seguito inizia ad avere una nuova concezione terapeutica della
malattia mentale. Soprattutto tra l’inizio degli anni ’60 e la fine dei ’70, si sono prodotte nel
campo della salute mentale accelerazioni e innovazioni che hanno restituito la possibilità
al malato di mente di restare titolare dei propri diritti.
La legge Giolitti del 1904 fu la prima norma emanata in campo psichiatrico per tutelare la
pubblica sicurezza dal diverso, piuttosto che curare i bisogni del malato di mente. I criteri
per essere internati erano la pericolosità, il pubblico scandalo e il non poter essere
custoditi in altro luogo. L’ammissione in manicomio degli alienati iniziava con la richiesta
dei parenti nell’ordine in cui erano tenuti agli alimenti, e unito al certificato medico insieme
ad un atto di notorietà. Fondamento ideologico di una legge si disinteressava alla cura
della malattia mentale ma intendeva proteggere la società dalla follia usando
l’emarginazione. La pratica veniva inviata al Tribunale Civile e Penale, Sezione
Correzionale del territorio di competenza, che la prendeva in esame e proferiva l’eventuale
decreto di ammissione provvisoria in manicomio. Il malato veniva tenuto in osservazione
dai medici per 30 giorni, entro i quali poteva essere dimesso senza però trovare alcun
supporto territoriale. Chi non veniva dimesso entro questo lasso di tempo, veniva internato
definitivamente e il decreto di ammissione come la dimissione veniva adottata sempre dal
Tribunale Civile e Penale di competenza. Dal 1926 essere ricoverato in manicomio
comportava l’iscrizione al Casellario Giudiziario con conseguente perdita della capacità
giuridica e la preclusione al pubblico impiego, dunque il malato veniva marchiato
definitivamente come matto e pericoloso. In manicomio il medico aveva libertà assoluta di
operare e agire liberamente sui malati, che avevano perso le capacità sia di agire che
giuridica. La malattia mentale era considerata come un evento esclusivamente biologico e
come un comportamento da correggere, e la segregazione di essa all’interno del
manicomio assumeva il valore di liberare la follia dalla vita quotidiana e separare l’universo
dei folli da quello dei sani di mente. I manicomi apparivano come delle realtà immutabili
che non si adeguavano ai cambiamenti della società in cui erano immersi. Organizzati con
particolari caratteristiche strutturali molto diverse da quelle degli ospedali civili.
Il movimento chiamato “antipsichiatrico” ha il merito di aver cambiato la concezione del
malato di mente, e nasce nella metà degli anni ’70 e si propaga in diversi paesi europei e
Stati Uniti. Le esperienze pratiche condotte da questo movimento hanno dimostrato che
era possibile un progetto di cura e di guarigione solo se si metteva fine al manicomio. Il
malato di mente doveva essere curato come ogni altra persona senza perdere la propria
libertà in nome della sicurezza sociale. La legge 180 in particolare ha affrontato la libertà e
il diritto alla cura del malato in modo concreto cancellando la norma immotivata della
pericolosità del malato.
L’Ospedale Psichiatrico di Volterra fu coinvolto, insieme ad altre realtà italiane, dal
movimento scientifico e politico che portò alla chiusura definitiva dei manicomi ed alla
nuova legge in materia. L’esperienza di Volterra portata avanti dallo psichiatra Gino Biasci
e altri suoi colleghi ha contribuito ad un processo di umanizzazione della malattia mentale
ed ha condotto alla creazione di una serie di servizi basati sull’integrazione e sul recupero
sociale del paziente. Gino Biasci nasce a Dogana di Castelfiorentino a Firenze il 30
maggio 1935, frequenta l’università di medicina e chirurgia a Firenze conseguendo la
laurea nel 1967. Ebbe il suo primo incarico come assistente psichiatrico presso l’Ospedale
di Volterra, in cui gli venne affidato il reparto Charcot in cui doveva assistere le
anoressiche. In seguito fu trasferito al Tanzi, reparto di uomini cronicizzati. Tra il 1968-
1969 fece riaprire la sala di dissezione in cui eseguì circa 50 autopsie in collaborazione
con l’università di Pisa. Nel 1969 divenne assistente di ruolo con il compito di aprire nuovi
reparti come Magazzini I e Magazzini II. Consapevole che l’ospedale avesse solo funzioni
custodialistiche e che la segregazione e le terapie violente non davano nessun sollievo ai
malati, dietro la spinta del professor Simonini cercò di rendere più umano e meno
segregativa l’istituzione. La degenza negli ospedali neuropsichiatrici era maggiore rispetto
a quella civile a causa del pregiudizio secondo cui i malati di mente fossero incurabili, e si
ignoravano così i gravi effetti che l‘ospedale col tempo produceva sul malato. Biasci diede
una nuova visione dell’ergoterapia, attuando nuovi metodi terapeutici fuori dai reparti e
retribuendo i malati in modo adeguato. L’obiettivo era l’inserimento del malato nella
collettività nella quale, una volta guarito, voleva e doveva tornare a farne parte. Le attività
lavorative venivano svolte dai pazienti secondo le loro attitudini. Questo programma di
recupero aveva una durata di due anni, e in questo lasso di tempo il paziente aveva
l’opportunità di trovare un altro impiego fuori dall’ospedale. Il programma del lavoro
protetto prevedeva alcune convenzioni con ditte e botteghe che assumevano i malati
dell’ospedale, e la nascita di queste cooperative sociali fu un’opportunità per le persone
affette da disturbi mentali di entrare nel mondo del lavoro e acquisire un ruolo nella
società. Mentre i farmaci e le cure moderne permettevano di combattere efficacemente
molto forme di malattia, l’ergoterapia e la ludoterapia invece consentivano al malato di
ritornare alla vita di tutti i giorni. Queste nuove terapie psichiatriche furono praticate da
molti anni a Volterra ma non furono mai considerate esempio da imitare, anzi il manicomio
fu sempre considerato come un carcere in cui i malati erano trattati in modo disumano.
Volterra fu anche il primo ospedale ad aprire al suo interno un centro per alcolisti allestito
nel reparto Sarteschi, una comunità autogestita con regole e tecniche simili agli Alcolisti
Anonimi. Negli stessi anni, per volontà del professor Simonini e con l’aiuto del dottor Biasci
venne creata la compagnia filodrammatica composta dai pazienti dell’ospedale. Essa
rientrava nel quadro della ludoterapia per il recupero del malato di mente anche attraverso
lo svago e l’attività artistica. La compagnia partecipò a diversi festival organizzati in tutta
Italia nei diversi ospitali psichiatrici. I risultati di questa iniziativa furono molto incoraggianti.
Volterra però restò quasi del tutto indifferente agli sforzi da parte dei medici ed infermieri
nel migliorare la condizione dei malati, in molti casi la società non accettava il
cambiamento perché legata al vecchio modello istituzionale di ospedale psichiatrico e alla
concezione tradizionale che il malato di mente fosse pericoloso per sé e per gli altri. Anche
nello stesso manicomio vi erano medici e operatori fedeli a questa visione e non vedevano
di buon occhio le nuove terapie. Si ebbe così una rottura tra il vecchio e il nuovo modo di
operare. L’obiettivo da raggiungere era rompere l’isolamento dell’ospedale psichiatrico,
dunque era fondamentale creare un rapporto tra il malato e il mondo esterno. Al teatro
seguirono altre attività socioterapiche tra cui la musicoterapia, la pittura e la ceramica, e
nacque anche un’orchestra. Si praticò anche il giardinaggio non come hobby ma come
forma di attività commerciale, in cui gli infermieri acquistavano i fiori che i pazienti
curavano e i soldi raccolti venivano utilizzati per sostenere molte delle spese del
manicomio. Nel 1970 il professor Biasci fu nominato aiuto di ruolo e conseguì nello stesso
anno la specializzazione in malattie nervose e mentali presso l’università di Pisa. Nel 1972
ottenne l’idoneità a primario sia a Reggio Emilia che a Cuneo, in cui venne assunto come
Primario dell’ospedale neuropsichiatrico. Nel 1973 ritornò a Volterra in qualità di Primario,
e concluse la sua carriera come responsabile del presidio psichiatrico territoriale di Pisa.
Negli anni trascorsi nell’ospedale psichiatrico, Biasci ha sempre creduto nella psichiatria
come scienza che cura il malato e non come istituzione segregativa, e partecipò con
grande fervore al movimento antipsichiatrico che restituiva dignità al malato di mente dopo
secoli di pregiudizio ed emarginazione. Nella sua carriera si adoperò sempre per la
dimissione del malato del suo reinserimento nella società, nello spirito della legge 180 e
della riforma sanitaria. Fu uno dei primi a sperimentare le nuove terapie di reinserimento
del malato psichico attraverso il lavoro, dandogli fiducia e speranza di una vita migliore, e
nella maggior parte dei casi la terapia risultò vincente. Il professor Biasci ha avuto quindi il
grande merito di riformare il vecchio modello di ospedale psichiatrico dando più libertà e
cure più umane. La sua esperienza psichiatrica la racconta nel suo libro Storia di Luigi ,
una sorta di testamento testimonianza della sua grande devozione verso la cura del
malato di mente. L’opera nasce dagli appunti che Biasci scrisse nell’arco di un ventennio,
e narra la storia del giovane medico Luigi suo alter ego e la vita all’interno dell’ospedale
psichiatrico. Il racconto inizia con il vecchio Luigi che ricorda i giorni trascorsi nel
manicomio San Girolamo istituito nel 1888 come ricovero di mendicità nella città di
Volterra. Era destinato per i dementi tranquilli dimessi dal manicomio di Siena, e nei primi
anni di vita l’istituto accoglieva principalmente i malati cronici espulsi da altri manicomi e
istituti di mendicità. Nel 1900 la direzione dell’istituto fu affidata al dottor Scabia, e con la
sua gestione passò da ricovero di malati cronici a frenocomio. Tra il 1902 e il 1909 Scabia
incaricò l’ingegnere Filippo Allegri di redigere un piano di sviluppo edilizio, quindi vennero
costruiti diversi edifici per far apparire il tutto come un villaggio, con la costruzione di
relative strade interne. I padiglioni ospitavano dal 150 ai 200 pazienti, con gli uomini divisi
dalle donne. I padiglioni vennero chiamati con i nomi dei più celebri studiosi e alienisti del
tempo. Negli anni furono poi costruite la biblioteca, la sala chirurgica, l’obitorio e la stanza
delle autopsie. Nella sala chirurgica furono praticate per molto tempo gli interventi di
lobotomia frontale sui pazienti più agitati e pericolosi, che aveva effetti devastanti sul
paziente che perdeva tutte le sue capacità cognitive. La lobotomia venne poi sostituita
dall’elettroshock, che causavano violente contrazioni muscolari incontrollate tali da
causare fratture ossee e stiramenti muscolari. Negli ospedali psichiatrici ci fu un abuso di
questa terapia fino al 1952 quando furono introdotti gli psicofarmaci. I trattamenti
farmacologici uniti ad un programma di riabilitazione del paziente furono in grado di
diminuire il numero dei ricoverati all’ospedale psichiatrico e di portare alla loro definitiva
chiusura. Il Ferri era un reparto isolato rispetto agli altri, e conteneva la sezione giudiziaria
che ospitava i malati che avevano compiuto atti criminali spinti dalla follia ed era il reparto
più temuto dal resto dei malati. L’edificio era stato costruito secondo criteri architettonici
che ubbidivano ai principi di custodia coatta. Nel 1958 Nannetti Oreste Ferdinando fa il
suo ingresso nell’ospedale psichiatrico con l’accusa di oltraggio a pubblico ufficiale e per
questo confinato al reparto giudiziario. Qui egli compie il suo grande capolavoro
realizzando un murale di circa 180 metri in cui incideva sul muro tutto il suo mondo
interiore attraverso segni, parole e disegni. Oreste era chiuso in un completo mutismo e il
graffito rappresentava l’unico suo mezzo di comunicazione. Il professor Biasci si era
accorto che il Nannetti non era violento ma che i suoi problemi erano causati dal suo
vissuto, in quanto aveva trascorso tutta la sua vita rinchiuso in ospedali. Il Biasci insieme
ad altri medici lo trasferiscono poi dal reparto giudiziario al padiglione Charcot perché
considerato un malato innocuo. Per applicare al meglio l’ergoterapia Scabia fece costruire
all’interno dell’ospedale una falegnameria, un panificio, una lavanderia, un’officina
elettrica, una calzoleria, botteghe di stagni e fabbri, vetrai e una fornace per i mattoni dei
padiglioni. C’erano anche due colonie agricole nelle quali lavoravano i malati, e
allevamenti di oche e conigli che servivano a rifornire l’ospedale. Il lavoro dei malati aveva
reso in parte autosufficiente l’ospedale, tanto che era stato possibile applicare una retta
giornaliera inferiore rispetto a quella degli altri istituti. L’ergoterapia però si trasformò in
molti casi in un sistematico sfruttamento dei ricoverati, infatti una delle critiche rivolte a
Scabia era la sua spregiudicatezza per una sorta di imprenditorialità dell’assistenza
psichiatrica. Sotto la direzione di Scabia il manicomio di Volterra divenne uno dei più
importanti ospedali del centro Italia, ospitava malati provenienti da numerose provincie. Il
suo successo era dovuto ai costi economici contenuti e alla struttura architettonica
all’avanguardia per quei tempi. Il manicomio era provvisto anche di un piccolo cimitero per
i malati non reclamati dalle famiglie, e dove anche il dottor Scabia volle essere sepolto. La
figura centrale nell’organizzazione e della cura della malattia mentale all’interno del
manicomio era l’infermiere, che rappresentava la persona più vicina al ricoverato. Il suo
ruolo era quello di custode ed esecutore di ordini. Erano sottomessi al potere del direttore,
dei medici in scala gerarchica di anzianità, agli ispettori e al caposala. Avevano turni
massacranti di 48 ore consecutive, e dopo il secondo dopoguerra vennero ridotti a 8 ore,
tra cui i turni anche di notte in quanto il malato non doveva mai essere lasciato solo. Inoltre
all’interno dei manicomi alcuni accessori assumono un’importanza rilevante per la
gestione dello stabilimento, uno di questi è la chiave, simbolo di potere all’interno
dell’ospedale, che rappresentava il passe-partout della libertà del malato. Quanto più la
chiave era lucida tanto più il suo possessore aveva potere e anzianità.
Anche i malati avevano una gerarchia che si basava secondo il loro comportamento:
• I malati liberi, che potevano uscire durante il giorno e ritornavano in ospedale la sera.
Erano privilegiati rispetto agli altri e potevano indossare abiti civili.
• I malati lavoratori, che uscivano dall’ospedale a ogni turno di lavoro come gli operai
• Gli innocui, che erano liberi di muoversi all’interno del reparto e venivano di solito
impiegati nelle pulizie dell’istituto, e trascorrevano la maggior parte del loro tempo nel
salone.
• Gli allettati, che erano i malati più gravi: terminali, paraplegici, celebrolesi e agitati. Erano
sempre legati mani e piedi ai letti murati al pavimento.
Nel libro lo psichiatra racconta anche i diversi pazienti ed il personale medico che egli
incontra durante la sua permanenza all’ospedale, che vengono descritti secondo gli
elementi fisici e psichici della loro personalità e gli avvenimenti salienti della loro vita. Ad
esempio vi era la paziente Amalia, una donna sulla 50ina dai modi infantili che era sempre
vissuta in manicomio, in quanto i genitori si erano accorti fin da subito dei disturbi mentali
della bambina. Nel manicomio di Volterra erano infatti internati anche molti minori di ogni
età, posti nel reparto Tamburini. Erano considerati incurabile e non veniva fatto nulla per
curarli seriamente. Poi parla del dottor G., un medico sulla 60ina che aveva trascorso tutta
la sua vita in manicomio e si era occupato soprattutto delle donne malate di pellagra, ma
faceva anche il chirurgo, l’ortopedico, il ginecologo, ed era un bravo internista. Il direttore
del manicomio dirigeva l’ospedale con grande diligenza e serietà ed era molto attento che
i suoi ordini fossero eseguiti dal personale. Il modello gestionale all’interno del manicomio
era quello di una gerarchia verticistica che aveva nella figura del direttore l’elemento
portante. Il direttore aveva poi il compito di provvedere nei confronti dei malati alla loro
ammissione e al loro licenziamento, prendersi cura di loro e regolare i rapporti con la
famiglia e gli amici. Faceva sì che tutto procedesse secondo il benessere dei ricoverati. Il
modello gerarchico molto semplice e funzionale vedeva nel direttore il capo supremo di
una figura piramidale rigida e definita. Il manicomio era diviso in reparti e aveva ognuno un
responsabile che prese il nome di primario, poi vi erano diversi medici assistiti da
infermieri coordinati da una caposala che aveva sostituito il ruolo della suora. Biasci nel
libro si sofferma anche sul giovane paziente Francesco, che egli incontra nei primi giorni di
lavoro all’ospedale. Era un alcolista cronico molto aggressivo e chiuso in sé stesso, che
aveva iniziato a bere fin da piccolo e aveva continuato anche dopo il matrimonio e la
nascita delle sue figlie. Dopo diversi ricoveri in ospedale fu internato in manicomio e a
seguito della separazione dalla moglie non aveva più voglia di vivere. Luigi riuscì a
instaurare un rapporto con il giovane paziente e dopo un mese lo inserì nel programma di
ergoterapia in particolare nel lavoro della fornace. Col tempo Francesco divenne il leader
all’interno dell’ospedale, era riuscito a sostituire il vino con altri interessi riacquisendo così
la voglia di vivere. Riallacciò i rapporti con la famiglia e dopo un anno tornò a casa. In
seguito decide di dedicare la sua vita agli altri lavorando per una comunità di
tossicodipendenza. Questa prima esperienza di Luigi con la malattia mentale gli fece
capire come la psicoterapia, mettendo in contatto il paziente con il medico, lo può aiutare a
sconfiggere le sue paure più nascoste. Aveva capito che il fattore terapeutico principale
fosse l’incontro tra due persone, il dialogo tra loro, la condivisione profonda e l’empatia.
Luigi per tutta la sua carriera di adoperò a sperimentare nuove terapie, anche se non tutte
le storie si conclusero con successo come quella di Francesco ma molte finirono col il
suicidio del malato, morti che lo psichiatra visse come sconfitte brucianti. Il libro si chiude
con Luigi che organizza una gita a Roma per dare ai suoi pazienti la possibilità di avere
nuovi stimoli, la decisione fu sostenuta dagli infermieri ma incontrò le perplessità del
direttore che comunque infine cedette. Il viaggio fu un trionfo di gioia in cui per due giorni i
malati tornarono a vivere nel mondo esterno. Con questo episodio Luigi chiude i suoi
ricordi come una sorta di storia a lieto fine. Gli anni della riforma sono una testimonianza
ancora viva della chiusura dei manicomi e con loro finisce anche l’epoca della
documentazione ufficiale, scritta, protocollata e archiviata per dare spazio al periodo dei
ricordi personali di chi ha vissuto in prima persona queste esperienze. I documenti
d’archivio diventano così la testimonianza viva di tutti gli uomini e le donne che hanno
vissuto la tragica esperienza dell’internamento.
GLI ARCHIVI DELLA “ASSISTENZA E BENEFICENZA”. ANALISI STORICA,
ISTITUZIONALE E ARCHIVISTICA NAZIONALE
Carità, beneficenza, assistenza, sostegno, servizio e soddisfazione dei diritti primario sono
azioni che identificano le opere concrete di intervento sociale che si sono attuate nel corso
dei secoli nel territorio italiano. Molte delle istituzioni legate a questi aspetti hanno una
storia secolare e hanno via via ridefinito i loro obiettivi a seguito di mutati contesti socio-
economici e istituzionali. L’individuazione dei destinatari dell’attività benefica è sintomatica
dei valori, della sensibilità e della mentalità di una società che da un lato crea privilegiati
ed emarginati e dall’altro sente il bisogno di assistere quest’ultimi. Dunque lo studio della
povertà e delle forme assistenziali è una lente di ingrandimento attraverso la quale
conoscere i molteplici aspetti della storia. Gli archivi delle istituzioni di assistenza,
beneficenza e volontariato compongono quindi un panorama nazionale multiforme che
parte dal medioevo per arrivare ai giorni nostri. Le istituzioni che fornivano assistenza e
beneficenza sono state designate con nomi differenti nel corso del tempo. Negli antichi
regimi e fino all’800 furono chiamate “opere pie” o “opere di carità”. Dopo la legge Crispi
del 17 luglio 1890 assunsero la denominazione di “istituzioni pubbliche di beneficenza”
(IPB). In epoca fascista con il decreto del 1923 divennero “istituti pubblici di assistenza e
beneficenza” (IPAB). Nei primi anni del 2000 si ha l’effettiva riorganizzazione e
trasformazione volta a erogare servizi di sostegno di qualunque tipo, pubblici o privati. Fin
dal medioevo esistevano categorie di bisognosi chiamati pauperes Christi, e alle esigenze
di tali soggetti rispondevano gli ospedali che nella maggior parte dei casi erano istituzioni
di fondazione benefica derivati da donazioni in vita o lasciti post mortem di benefattori,
oppure realizzati da confraternite devozionali o corporazioni di mestieri. Erano due le
matrici dell’assistenza:
• La prima di carattere caritatevole e dipendeva dalla concessione di risorse finanziarie a
istituzioni dedite al soccorso dei bisognosi.
• La seconda derivava da spinte associazionistiche che creavano strutture di mutua
assistenza.
Dunque la storia dei singoli enti benefici appare molto differenziata e non tutte le città e
stati hanno avuto la stessa evoluzione e tempistica. Le storie di queste realtà sono molto
differenziate e disomogenee perché legate al contesto socio-economico locale e sono
spesso condizionate dalla volontà dei fondatori e dalla consistenza delle donazioni.
Soprattutto nell’antico regime la partecipazione delle comunità in alcune istituzioni
assistenziali e caritatevoli era consistente e il flusso delle donazioni proveniva non solo
dalle classi più elevate ma anche dai ceti medi. Da un lato erano dovuti allo spirito di carità
cristiana dei singoli individui, dall’altro alle forme di mutualismo legate alle corporazioni,
confraternite e compagnie. Le riforme napoleoniche rappresentano una cesura importante
anche in questo settore, per la soppressione gli enti ecclesiastici, l’indemaniazione dei
patrimoni compresi gli archivi, la costituzione delle congregazioni di carità e l’introduzione
della vigilanza formale dello stato sulla gestione finanziaria delle iniziative benefiche. Con
la Restaurazione invece dopo un momento di unità e coesione la storia delle istituzioni
benefiche nuovamente a frammentarsi secondo le scelte dei singoli stati. Dopo l’Unità
d’Italia furono estese a tutto il Regno le norme sabaude, che rimasero basilari anche nelle
successive rielaborazioni nazionali ed erano ispirate al principio di autonomia delle opere
pie, temperato dal controllo formale dello stato sulla gestione patrimoniale. Con l’editto
sugli istituti di carità e beneficenza di Carlo Alberto del 24 dicembre 1836 fu possibile dare
un ordinamento uniforme a queste realtà attraverso la nomina di una commissione regia in
ogni provincia, e la predisposizione degli inventari e bilanci come strumenti essenziali per
effettuare il controllo statale. In particolare la legge primo marzo 1850 n.1001 e il relativo
regolamento del 21 dicembre 1850 dettero alla materia una regolamentazione minuta,
anche se di difficile applicazione. In seguito la legge 5 giugno 1850 n.1037 demandò
all’autorità regia l’accettazione di lasciti, eredità e donazioni, competenza che fu delegata
prima ai prefetti e poi alle regioni. La legge 3 agosto 1862 n.753 fu la prima vera e propria
normativa unitaria sull’amministrazione delle opere pie, con la quale si intese
razionalizzare il settore della beneficenza sopprimendo le istituzioni ormai superate o
inadeguate. Il patrimonio di queste fu assegnato alle congregazioni di carità e furono
accorpate una serie di istituzioni al fine di costruire strutture più solide ed efficienti. Questa
legge introdusse anche la denominazione di “opere pie” per ogni forma caritativa anche
ospedaliera. Da questo momento in poi il controllo dello stato verrà esercitato attraverso le
deputazioni provinciali, nei cui archivi è ancora oggi possibile reperire documentazioni
relative ad esse. La legge 753/1862 riconosceva a ciascuna opera pia la libertà di
organizzarsi secondo le intenzioni dei fondatori e di scrivere il proprio statuto e i propri
regolamenti che dovevano però essere approvati dalla deputazione provinciale.
Quest’ultima doveva approvare anche i conti consuntivi, bilanci, contratti d’acquisto,
alienazioni e deliberazioni comportanti una variazione patrimoniale. Le opere pie
dovevano poi ricevere il riconoscimento della personalità giuridica tramite decreto reale
previo parere del consiglio di stato. Alla beneficenza privata si aggiungeva quella pubblica
gestita dallo stato tramite le congregazioni di carità, avvertita ancora come una
concessione e non un soddisfacimento di un diritto. Fra il 1868 e il 1873 fu pubblicata una
grande inchiesta statistica in 15 volumi sulle opere pie, che risultarono essere in tutto il
regno 20123, di cui 955 ospedaliere e distinte in 24 categorie. Questa inchiesta contribuirà
a far conoscere il pianeta composito della beneficenza privata, suscitando molte
polemiche perché evidenziò il cospicuo disavanzo maturato da alcune istituzioni. La legge
Crispi del 17 luglio 1890 n.6972, trasformò le opere pie in istituzioni pubbliche di
beneficenza (IPB) imponendo loro precisi obblighi nella gestione dei servizi, del patrimonio
e nella redazione e gestione dei documenti amministrativi, equiparandole ai comuni. La
proposta di Crispi aveva suscitato molte opposizioni da parte di chi giudicava la nuova
disciplina del settore gravemente lesiva del principio di libertà di coloro che intendevano
lasciare i propri beni ai poveri. Questa riforma nella sua attuazione era fortemente
innovativa in quanto introduceva una sorta di monopolio pubblico sull’assistenza. Tra le
novità maggiori si ha l’eliminazione delle istituzioni non più rispondenti allo scopo, tra cui le
opere pie con fini di culto, e poneva come criteri per l’individuazione delle IPB nelle
istituzioni che prestano assistenza ai poveri in sanità e in malattia, e procurano
educazione, istruzione e avviamento a qualche mestiere e che provvedano al
miglioramento morale ed economico degli assistiti. La normativa cercava di affinare il
concetto di ente benefico, anche se l’idea della beneficenza risultava ancora molto vasto
in quanto comprendeva istituzioni destinate a soccorrere una grande varietà di bisognosi
tra cui i malati. Le IPB vennero poste sotto la tutela delle Giunte provinciali amministrative
che esercitavano il controllo di legittimità e di merito. L’istituzione di nuove IPB doveva
essere autorizzata dal Ministero dell’interno con il Consiglio di Stato. La legge confermò
infine la costituzione di una congregazione di carità in ciascun comune e introdusse per le
opere di carità l’obbligo del soccorso nei casi di urgenza e il dovere di erogare la
beneficenza a coloro che ne avevano titolo senza distinzioni di culto o opinione pubblica. Il
5 febbraio 1891 fu emanato il Regio Decreto n.99 che conteneva il regolamento
amministrativo e il regolamento di contabilità per l’esecuzione della legge 6972/1890.
Secondo l’articolo 1 di questo decreto spettava al ministro dell’interno di promuovere la
dichiarazione se un’opera pia o un altro ente morale abbia i caratteri dell’istituzione
pubblica di beneficenza. Anche con la legge 18 luglio 1904 viene ribadita la vigilanza dello
stato. Dal 1890 una serie di norme legislative regolò il ricovero ospedaliero degli infermi
poveri, ci furono una serie di norme volte alla tutela dei lavoratori, all’assistenza degli
infortunati sul luogo di lavoro e al miglioramento delle condizioni e degli ambienti di lavoro.
Il 15 maggio 1891 fu promulgata l’enciclica Rerum Novarum da papa Leone XIII, nella
quale per la prima volta la chiesa cattolica prendeva posizione sulle questioni sociali,
fondando la moderna dottrina sociale della chiesa. Leone XIII mostrava un grande favore
nei confronti dell’associazionismo operaio e delle corporazioni di arti e mestieri
debitamente rinnovate. Affermava la legittimità delle associazioni in polemica con lo stato
liberale che ne proibiva la formazione. Dichiarava anche il diritto per le associazioni di
scegliere per i loro consorzi quell’ordinamento che giudicano più confacente al loro fine. In
tali associazioni dichiarava che lo scopo è il perfezionamento morale e religioso, a cui
doveva indirizzarsi tutta la disciplina sociale, e dovevano quindi promuovere l’istruzione
religiosa degli operai. Queste associazioni dovevano anche provvedere affinchè
all’operaio non mancasse mai il lavoro e che ci fossero fondi disponibili per venire in aiuto
agli associati in tutti i momenti di difficoltà della vita quotidiana. Enciclica in cui era
presente l’eco degli scontri ideologici fra stato e chiesa, ma in cui era anche rivendicato il
diritto all’associazione. C’era l’idea che lo stato non poteva interferire nei corpi sociali
intermedi creati dalla persona in forza della sua originaria e naturale socialità. Non
rivendicazioni di diritti acquisiti e di parte, ma dei diritti della sua persona e della giusta
organizzazione della compagine sociale e della retta concezione del potere politico. Con
questa enciclica dunque anche la chiesa manifestava un’impostazione nuova, veniva
percepita la questione sociale come fenomeno strutturale e non più riconducibile al
rapporto etico religioso tra la persona del lavoratore e quella del padrone. Si annunciava il
primato della persona del lavoratore sul capitale e giudicava intollerabile l’ingiustizia
economica e sociale. Si richiedeva l’intervento dello stato per la soluzione della questione
sociale, e infatti nello stesso periodo vennero emanate norme specifiche per
regolamentare l’assistenza a differenti tipologie di malati.
Negli anni seguenti ci fu una fase concitata di ricerca di specializzazione delle istituzioni
benefiche che tendeva all’affermazione del concetto innovativo di assistenza destinato a
soppiantare quello di beneficenza. Questo cambiamento strutturale, sociale e politico, si
realizzerà solo con l’emanazione del regio decreto del 30 dicembre 1923 di modifica della
legge Crispi, che ampliava la denominazione da “istituzioni pubbliche di beneficenza” a
“istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza” (IPAB). Denominazione in linea con le
volontà di epoca fascista che evidenziava l’evoluzione radicale nel settore del trattamento
dei bisogni degli strati più deboli della popolazione. Il regime rese sempre più serrate le
norme sulla gestione del patrimonio delle ex IPB, la cui vigilanza fu trasferita ai prefetti con
decreto del 1924 che sarà abrogato solo nel 2008. La sostituzione del concetto di
beneficenza con quello di assistenza trovò la sua affermazione con la legge 3 giugno
1937 in cui il nuovo ente ECA subentrava alla congregazione di carità e amministrava le
istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza ad esso affidate. L’articolo 1 istituiva in
ogni comune l’ECA con lo scopo di assistere gli individui e famiglie in condizione di
particolare necessità; l’articolo 4 definiva con quali rendite l’ECA dovesse provvedere al
raggiungimento dei suoi fini; l’articolo 5 sopprimeva in ogni comune la congregazione di
carità e l’articolo 6 traferiva a ogni ECA il patrimonio della congregazione di carità del
rispettivo comune, le attività a queste spettanti e l’amministrazione delle IPAB a essa
affidate.
La svolta determinata dal fascismo al settore dell’assistenza è profonda e si può
focalizzare in 8 punti cardine:
• Sostituzione del tradizionale concetto di beneficenza caritatevole con quello di
assistenza, volto ad assicurare il maggior benessere possibile in campo sociale
• Rafforzamento della solidarietà mutualistica intesa come impegno reciproco tra individui
dello stesso gruppo
• Istituzioni di enti pubblici parastatali nazionali deputati all’assistenza a cui vengono
devoluti contributi obbligati e che erogano assistenza in forme diverse
• Impulso alla costituzione per imitazione di altri istituti minori che si pongono come società
di fatto
• Introduzione del concetto di prevenzione su base mutualistica e assicurativa contro
eventi pericolosi e rischiosi
• Sviluppo dell’assistenza pubblica introdotta dalla legislazione crispina e un crescente
coinvolgimento degli enti territoriali
• Accentuazione del ruolo dello stato nell’organizzazione delle forme di assistenza
• Sviluppo dell’opera di specializzazione dell’assistenza sociale e sanitaria
La caduta del regime fascista non fece venire meno la frammentazione organizzativa e la
stessa accentuata diversificazione di trattamento. L’emergere di evidenti necessità di
intervento a sostegno dei gravissimi problemi sociali del dopoguerra e il clima sociale e
politico portarono all’emergere di nuove forme di intervento e di organismi a ciò preposti,
con una accentuazione ulteriore della complessità e disorganicità del settore, e della
riduzione del peso degli enti locali. Il dibattito sulle nuove disposizioni costituzionali
segnava l’esplicito affermarsi non solo di una forma di stato sociale, ma dalla adozione di
una serie di specifiche disposizioni costituzionali relative a materie o a istituti di quella che
adesso si chiama “assistenza sociale”. L’adozione di queste diverse disposizioni mette in
evidenza la crescita della tutela prestata denota anche l’avvenuta diversificazione dei vari
settori tra loro, ulteriormente confermata e accentuata dalle disposizioni costituzionali di
riparto delle competenze legislative fra stato e regioni.
Il DPR 15 gennaio 1972 stabiliva il trasferimento alle regioni a statuto ordinario delle
funzioni amministrative statali in materia di beneficenza pubblica e del relativo personale.
Per l’attuazione del DPR 9/1972 fu promulgato il DPR 24 luglio 1977 che specificava
anche le materie oggetto di trasferimento. L’articolo 25 in particolare ordinava lo
scioglimento degli ECA, le cui funzioni vennero attribuite ai comuni. Venne inoltre stabilito
che un’apposita commissione nazionale dovesse determinare l’elenco delle istituzioni da
escludere dal trasferimento ai comuni.
Negli anni a seguire si ebbe una serie di sentenze avverse alla disposizione dell’articolo
25, tra cui la sentenza n.173 dell’1981 in cui la corte costituzionale dichiarava illegittimo e
non applicabile lo scioglimento delle IPAB infraregionali. La Regione di propria iniziativa
non poteva procedere alla soppressione delle IPAB, che rimanevano regolate dalla legge
Crispi, almeno fino alla emanazione di una legge quadro sull’assistenza. La sentenza
n.396 del 1988 della corte costituzionale dichiarava l’illegittimità dell’articolo 1 della legge
Crispi nella parte in cui non prevedeva che le IPAB regionali e infraregionali potessero
continuare a sussistere, assumendo la personalità giuridica di diritto privato qualora
avessero i requisiti di un’istituzione privata. In particolare l’articolo 3 riconosceva la natura
privata su richiesta di quelle istituzioni che continuino a perseguire le proprie finalità
nell’ambito dell’assistenza, delle quali sia accertato il carattere associativo, di istituzione
promossa ed amministrata da privati, e l’ispirazione religiosa. Inoltre ciascuna regione nel
contempo aveva provveduto a emanare nome in materia, dunque ancora una volta la
storia dell’assistenza si frammenta e deve essere seguita nei singoli ambiti regionali.
Nell’attuale contesto normativo vigente, la legge 8 novembre 2000 n.328 cosiddetta Legge
Turco, stabilisce le funzioni esercitate o esercitabili nel settore rispettivamente da comuni,
province, regioni e stato. In particolare l’articolo 10 avvia il processo volto a determinare il
riordino delle istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza e di conseguenza il nuovo
assetto del sistema socio-assistenziale tra conferma. All’articolo 2 viene per la prima volta
riconosciuto un vero e proprio diritto a fruire delle prestazioni e dei servizi socio-
assistenziali. Quindi con il Decreto legislativo 207/01 lo Stato italiano dispone il riordino
delle IPAB che al momento dell’emanazione della legge erano prossime a toccare le 4300
unità. Lo scopo del riordino è quello di realizzare la trasformazione delle IPAB in aziende
pubbliche di servizi alla persona. Il terzo settore coinvolto è quello dell’istruzione ed è
anch’esso attratto dai compiti di pianificazione regionale dai quali non si può discostare.
Restano fuori dal meccanismo di coordinamento regionale una serie di altre strutture che
possono deliberare la propria trasformazione in enti con personalità giuridica di diritto
privato senza sottostare a verifiche di requisiti. Le IPAB inattive, troppo piccole o con
finalità statutarie non più conseguibili sono fuse o sciolte con un procedimento che
coinvolge la regione. Nel settore dei servizi assistenziali le nuove aziende non devono
avere fini di lucro e saranno amministrate con criteri imprenditoriali di efficienza, efficacia
ed economicità.
Con la nuova legge di riordino n. 207/2001 l’esigenza è di coordinare la presenza dei
soggetti nei settori in cui lo stato ritiene importante un intervento congiunto, lasciando
libere di IPAB di tornare soggetti privati qualora si interessino di altri aspetti della vita civile.
L’articolo 5 impone alle IPAB che erogano servizi assistenziali, la trasformazione in
aziende di servizi coordinate dalla regione inducendo così una parte della dottrina a
sostenere l’esclusione delle istituzioni elemosiniere dalle procedure di trasformazione in
aziende pubbliche di servizi alla persona e il loro conseguente passaggio al regime
giuridico di diritto privato.
Analisi archivistica
La storia e le istituzioni hanno influito sulla conservazione degli archivi, e i periodi critici
sono da individuarsi nelle soppressioni e nelle concentrazioni di epoca napoleonica. Sono
evidenti gli effetti positivi della legge Crispi sulla gestione degli archivi, in quanto essi
hanno prodotto risultati di efficienza e organizzazione dei documenti che permangono
tuttora come retaggio metodologico apprezzabile. La ricerca quindi prende le mosse dai
risultati illustrati nella guida generale degli archivi di stato italiani e in particolare fa
riferimento alla terza parte dove sono confluiti tutti gli archivi che non rientravano nelle due
sezioni precedenti. Accostando i vari termini storici si è voluto dare alla categoria la
maggiore estensione e comprendervi sia gli istituti d’ispirazione religiosa che quelli laici
sottolineando come fra essi vi siano numerosi enti ospedalieri antichi. Insieme alle carte
degli enti istituiti in ogni comune sono pervenute anche quelle più antiche di opere pie e
ospedali sottoposte all’amministrazione degli enti stessi. Non sempre sono ben distinti tra
loro gli archivi delle singole opere pie che, nella loro esistenza secolare, sono a loro volta
oggetto di numerose interferenze, trasformazioni e fusioni. La distinzione di questa
categoria da quella delle corporazioni religiose è piuttosto labile, dunque è possibile anche
ritrovare documenti della funzione assistenziale sotto la categoria delle corporazioni
religiose e viceversa. Le istituzioni di assistenza e beneficenza che sono state al centro di
fusioni e concentramenti dei loro patrimoni, sono state sottoposte fin dal 18esimo secolo al
controllo delle autorità pubbliche e quindi gli archivi sono pervenuti all’archivio di stato
insieme agli archivi degli enti che esercitavano funzioni di vigilanza. Presso gli archivi di
stato e le rispettive sezioni sono stati rintracciati 1351 fondi disseminati sul territorio
nazionale. Sono stati analizzati gli archivi in oggetto per cercare di rilevare una casistica di
tipologie documentarie comuni a tutte queste realtà, e sono generalmente sono state
riscontrate due gradi partizioni all’interno della documentazione: la prima di carattere
amministrativo, finanziario, contabile e patrimoniale, la seconda di carattere assistenziale
e clinico. I documenti più rilevanti anche ai fini di determinare la natura giuridica e le
finalità delle istituzioni, in particolare per quelle di origine fondazionale, sono i testamenti
che hanno dato vita all’istituzione e gli atti connessi. Le ultime volontà del testatore
contengono spesso disposizione molto minuziose circa le finalità e l’organizzazione della
fondazione. La donazione benefica poteva avvenire anche in vita, quindi si trovano anche
atti di donazione che possono risalire anche a più donatori. Un’altra serie importante non
solo ai fini storici è quella degli statuti e dei regolamenti. Di uno statuto si possono avere
svariate redazioni, determinate dalla necessità di adeguarsi alle riforme che si sono
avvicendate nel corso dei secoli, ed è l’espressione suprema dell’autonoma capacità
decisionale dell’ente. All’interno dello statuto devono essere dichiarati lo scopo,
l’ammontare del patrimonio e gli organi di governo. I regolamenti invece sono
l’espressione delle capacità di autoregolamentazione delle istituzioni, attraverso i quali è
possibile conoscere la struttura organizzativa e il funzionamento dell’ente. Ci sono poi
anche i verbali del consiglio di amministrazione, che secondo la legge Crispi erano stesi
dal segretario o da uno degli amministratori dell’istituzione. Fino alla prima metà del ‘900
era obbligatorio trascriverli a mano in appositi registri, destinati alla conservazione
permanente. La stessa cura era imposta anche all’organizzazione del carteggio. Il
regolamento amministrativo del 1891 all’articolo 21 recitava che le istituzioni pubbliche di
beneficenza devo avere un archivio, nel quale era posta l’obbligatorietà della tenuta di
questi registri: registro di protocollo, rubrica alfabetica divisa per materie, registro
cronologico delle deliberazioni. Si hanno anche numerosi inventari dei beni mobili e gli
inventari di documenti archivistici riscontrati a partire dal 1862 a seguito dell’emanazione
della legge 753 che prescriveva di tenere aggiornato l’inventario. Norma scaturita dalla
preoccupazione del legislatore circa la dissipazione dei beni indispensabili alla causa
benefica. Oltre agli inventari si trovano anche i bilanci preventivi e i conti consuntivi. Le
entrate e le spese sono invece classificate in tre titoli. Il conto finanziario doveva essere
spedito al prefetto per l’approvazione della giunta provinciale amministrativa, e attraverso
questi documenti è possibile conoscere le fonti di finanziamento e le modalità di
svolgimento dell’assistenza e della beneficenza da parte delle IPAB. Gli archivi di queste
istituzioni conservavano spesso anche registri e ricevute facoltativi o anteriori al
riconoscimento in ente morale. Nella seconda partizione ritroviamo invece tutta la
documentazione necessaria a svolgere le attività assistenziali e cliniche.