Archivistica: teorie, metodi, pratiche.

1. Il documento archivistico:

- il concetto di documento archivistico è stata il centro della riflessione da parte della dottrina
archivistica per più di un secolo.
- Come definire documenta archivistico è una scelta non condivisa da tutti gli archivisti, Molti infatti
ritengono sia più giusto sviluppare una definizione basata sul suo utilizzo, considerando il
documento archivistico come un oggetto d’uso.
- Ricordare definizione proposta dall'archivista americano Theodore Schellenberg in base alla quali
documenti archivistici sono definiti in ragione degli scopi di ricerca delle persone diverse da il
soggetto che li ha prodotti.
- In questo libro il concetto di documento archivistico sarà affrontato solo con l'analisi della sua
natura originaria cioè le caratteristiche proprie della sua origine o produzione.
- È difficile trattare il singolo documento come un'identità singola autonoma, identità del documento
dipende in gran parte dalla sua relazione con altri documenti presenti nello stesso archivio —>
concetti di archivio e di documento archivistico sono interdipendenti.
- Con il termine archivio ci si può riferire a un'istituzione, organizzazione, unità all'interno di un ente
o al materiale documentario prodotto da un ente.
- Vari autori hanno elaborato definizioni diverse riguardanti l'archivio come complesso
documentario: 1) insieme di documenti, scritti, disegnati o stampati ufficialmente ricevuti redatti
da un ente pubblico purché tali documenti debbano rimanere nella custode di tale ente. 2) raccolta
ordinata degli atti di mente o individuo creatasi durante lo svolgimento della sua attività e
conservata per il conseguimento degli scopi di quell'ente o individuo. 3) insieme di documenti
redatti e ricevuti dalla persona fisica nel corso delle sue attività come loro strumento e conservati
per proprio riferimento a quella stessa persona.
- Una volta definita la natura dell'archivio si può mettere a fuoco il documento archivistico in quanto
componente dell’archivio —> archivisti dello secolo scorso hanno definito il documento
archivistico al singolare completando sempre la definizione con le caratteristiche del documento
riconducibili ai contesti esterni di produzione, gestione e conservazione.
- L'imparzialità è la prima proprietà del documento archivistico che lo rende diverso da qualsiasi
altro documento. —> importante caratteristica poiché i documenti sono liberi dal sospetto di
pregiudizio in relazione all'interesse per cui usiamo —> non puoi dire che l'autore sia libero dei
pregiudizi ma che le ragioni il contesto della produzione assicura la capacità di rivelare i fatti.
- L'autenticità è la seconda proprietà del documento archivistico —> autenticità legata alla custodia
del documento sempre da parte del produttore o del successore, l'autenticità È direttamente legata
al produttore.
- Imparzialità e autenticità implicano che i documenti sono affidabili come fonte di conoscenza del
passato.
- La naturalezza la terza proprietà del documento archivistico nel senso che ogni documento
archivistico uno strumento per raggiungere uno scopo, un mezzo piuttosto che un prodotto. —> la
conseguenza il vincolo archivistico cioè la relazione che ogni documento a con gli altri documenti
che parteciperà alla sua stessa attività perché si accumulano nel corso delle funzioni del produttore
—> questa rete di relazioni è stata chiamata “interrelatedness” —> si manifesta per forza quando
il documento entra a far parte dell’archivio —> il vincolo archivistico è l'espressione dello sviluppo
dell'attività a cui documento partecipa, dimostra la relazione causa-effetto tra un documento è un
altro.
- Lodolini disse “il documento archivistico è composto dal documento e dalle sue relazioni”
- L'unicità è un'altra proprietà del documento archivistico, Strettamente legata al concetto di vincolo
archivistico. —> è possibile avere più documenti identici ma le relazioni di ciascun documento
sono diverse e quindi ogni documento archivistico è unico.
- vincolo archivistico non deve essere confuso con il contesto che è esterno, mentre il vincolo è una
vera componente del documento.
- il contesto è comunque estremamente importante in quanto condiziona il documento stesso —> è
importante comprender il contesto per conservare e controllare e identificare il doc.
- Il documento ha un carattere di utilità che appare chiaramente solo quando è mantenuto al suo
posto insieme agli altri documenti.
- I componenti di ogni documento sono: supporto, contenuto, forma, atto, persone e vincolo
archivistico. —> con supporto, contenuto e forma si intende il fatto che il documento contiene
un'informazione scritta su un supporto di qualche natura cioè legno, pergamena, carta ecc.
- L’intento di voler comunicare in un documento è reso evidente dal fatto che il messaggio è scritto,
in forma permanente più o meno. —> idea di comunicazione è intrinseca alla natura stessa del
documento.
- l’informazione (contenuto del documento) è memorizzata secondo una struttura che facilita la sua
comunicazione —> ci sono regole precise per la produzione di un documento e prendono il nome
di “forma documentaria” —> comprende si aspetto esterno che la sua articolazione.
- forma è necessaria all’esistenza del doc. e anche per determinarne l’affidabilità e autenticità.
- doc. nascono nel corso di un atto o come parte di un attività —> per mettere in atto un azione o per
provare che un azione è stata messa in atto.
- se un doc. non partecipa ad un’attività non può essere considerato archivistico.
- i doc. archivistici digitali è bene che siano identificati concettualmente per non confonderli con
dati, info o altri doc. —> c’è linea guida per gestione doc. elettronici che afferma “ i doc.
archivistici sono info redatte o ricevuti in un attività e che includono un contenuto contesto e
struttura sufficienti a prova di tale attività” —> la def. generale di doc. archivistico comprende
anche i doc. digitali ma per poterli riconoscere bisogna specificare le caratteristiche —>
fondamentale specificare il supporto che per i doc. digitali è fisicamente parte del documento
analogico.
- la conservazione di un doc digitale consiste nel nella preservazione della capacità di riprodurlo.
- differenza fra doc. digitale e analogico è che l’analogico essendo connesso al suo supporto ha una
forma fissa e un contenuto stabile mentre nel mondo digitale è possibile produrre un oggetto che
in apparenza è un doc senza che sia memorizzato su un supporto permanente.
- i requisiti imprescindibili sulla forma fissa di un doc valgono anche per i doc digitali.

2. L’archivio in formazione:

- archivio è complesso di documenti prodotti e acquisiti da un soggetto nell’esercizio delle sue

attività. —> definizione generica con confini ampi comprendenti qualunque tipologia di archivio.
- elemento distintivo di ogni archivio è la sua natura organica, il suo essere composto da più doc
legati fra loro dal vincolo archivistico fondamentale per piena comprensione.
- “archivio è tecnologia della memoria che risponde alle esigenze pratiche di gestione, controllo
amministrativo e attestazione giuridica
- Archivio nasce dall'esigenza pratica, Si ricorre a tecniche di formalizzazione e di organizzazione
—> la natura dell'archivio per ciò è direttamente collegata alla necessità dei soggetti di conservare
memoria delle loro attività in modo affidabile.
- Innovazione tecnologica ha modificato sotto diversi punti di vista il rapporto tra il supporto e il
testo del documento, tra la forma e contenuto E infine anche la relazione tra il documento e il suo
autore e i processi di conservazione degli archivi.
- Passaggio al digitale garantisce una bianca e veloce diffusione ma espone anche i documenti a
rischi che potrebbero andare a minare la sua sopravvivenza.
- Esistono quindi sistemi documentari detti ibridi, costituiti da documenti cartacei e digitali.
- La teoria archivistica italiana distingue tre fasi degli archivi: 1) archivio corrente, costituito dalle
pratiche relative a attività in corso. 2) archivio di deposito, in cui si conserva ciò che non è più
necessario alle esigenze quotidiane ma che comunque ha valenze giuridiche amministrative perché
periodicamente viene sottoposto a manutenzione mediante un processo di selezione di ciò che può
essere avviato alla distruzione (scarto) e ciò che invece verrà spostato nell'archivio storico. 3)
archivio storico, costituito dalle pratiche concluse da tempo destinate a conservazione
permanente.
- In passato gli alchimisti per ragioni varie si sono dedicati prevalentemente la conservazione e alla
cura delle fonti del passato, quindi degli archivi storici —> gli archivi correnti erano perciò affidati
a figure prive di adeguata preparazione e consapevolezza del proprio ruolo.
- Una delle principali emergenze archivistiche del nostro paese recuperare il valore della corretta
gestione dell'archivio in formazione —> l'organizzazione di un archivio corrente È una questione
di natura politica di cultura amministrativa oltre che di carattere tecnico —> azione amministrativa
costa meno se si può fare affidamento su un patrimonio di conoscenze disponibili e facilmente
accessibili.
- Bisogna creare una corretta percezione del ruolo di questi professionisti che si occupano
dell'archivio corrente.
- Sono fondamentali personalità valide E consapevoli del proprio ruolo, regole precise, Attività
definite e strumenti efficaci affinché la gestione documentale sia vantaggiosa
- vantaggi sono il reperimento e il riuso di informazioni relative attività svolte in precedenza oltre
che a un corretto impiego delle risorse disponibili finalizzato al miglior risultato possibile
nell'azione amministrativa. —> sei sistema di gestione non è appropriato c'è il rischio di prendere
decisioni inadeguate a casa di informazioni complete, c’è il rischio di perdite economiche dovute
al fatto di non disporre di prove affidabili, c'è il rischio di provocare un danno d'immagine
all'amministrazione perché incapace, infine non permette la salvaguardia delle informazioni vitali
per il mantenimento delle attività. —> è grande spreco di risorse economiche e umane.
- In Italia dal 1998 è stato introdotta nella normativa di settore il concetto di sistema di gestione dei
flussi documentali per indicare l'insieme di regole e strumenti che disciplinano la tenuta
dell'archivio della sua fase corrente e di deposito. —> cercate all'organicità dell'insieme non ai
singoli oggetti che lo compongono —> questo è principale approccio innovativo: la visione
sistema.
- È importante quindi che venga definita attraverso un documento specifico la gestione documentale.
- Per inserire documento nel sistema si procede alla sua identificazione e acquisizione —> si
individuano elementi capaci di descriverlo, si definisce l’oggetto (cartaceo o digitale) gli si
attribuisce un identificativo univoco. —> identificazione può avvenire mediante la registrazione
di protocollo cioè forme di repertoriazione per il trattamento di specifiche tipologie documentarie
oppure attraverso la registrazione sequenziale valida per i documenti digitali che fanno parte del
sistema di gestione informatica dei documenti.
- La registrazione di protocollo è prevista dalla normativa italiana per certificare l'attendibilità del
documento nel momento in cui entra far parte del Sistema documentario.
- Elementi descrittivi un documento oggetto di registrazione di protocollo: numero di protocollo,
data di registrazione, mittente del documento o destinatario, oggetto, impronta.
- Contemporaneamente si affaccia documenta una segnatura di protocollo cioè una stringa
contenente le informazioni riguardanti documento E che consente di identificarlo —> numero di
protocollo, data di registrazione, identificazione sintetica dell’amministrazione.
- Dopodiché il documento viene assegnato ha un responsabile del suo trattamento, si collega
progetto documentale a un soggetto che ne curerà la gestione —> c'è nesso fra documento e attività
—> il nesso viene sancito con la classificazione; viene attraverso l'indice di classificazione
collegata al documento a una delle voci logiche. —> da quel momento il documento risulta
associato all'uso che l'organizzazione fa a prescindere da esso contenuta.
- La classificazione È usata per collegare il documento all'attività amministrativa a cui si riferisce;
quindi non devi solo rendere il documento reperibile e gestibile ma ha anche il compito di rendere
esplicito il suo valore d’uso e di accomunare documenti in serie omogenee.
- Si definiscono regole univoche e condiviso da tutta l'organizzazione per gestire documenti con
quel tipo con l'obiettivo di costruire un archivio che sia percepito come un patrimonio di
conoscenza, assicurare il controllo sulla sopravvivenza della documentazione, E garantire la
gestione unitaria dell’archivio.
- La funzione organizzatrice della classificazione poco valorizzata prima dell'avvento del
documento digitale.
- La classificazione si presenta con uno schema di voci logiche articolate in modo gerarchico e
uniforme —> mucillagini che hanno il compito di identificare le funzioni dell'attività di ciascuna
amministrazione.
- Classificazione è strettamente connessa alla successiva riconduzione del documento all'unità
archivistica (fascicoli) che raccoglie tutti i documenti relativi a una specifica distanza. —> la
fascicolazione è un attività che consiste nell'inserimento fisico del documento in un raccoglitore.
- Oltre ai fascicoli per affari o intestati a un soggetto si può creare un accorpamento di documenti
per tipologia —> quando si divide per tipologia si seguirà una sequenza cronologica.
- Più fascicoli sei uniti danno le ferie archivistiche che contengono documentazione relativa alla
stessa attività/ competenza —> tutto ciò che riguarda la fascicolazione è definito piano di
fascicolazione.
- Classificazione e fascicolazione facilita la gestione dei documenti nelle fasi di vita successive.
- Il piano di conservazione definisce tempi di tenuta di ciascun fascicolo e nel caso anche la
modalità di distruzione da adottare.
- Sei si integra lo strumento della classificazioni con quello della conservazione è possibile definire
quale sarà il percorso di ogni aggregazione documentale —>
- Tutte le informazioni legate alla gestione documentale dovrebbero essere memorizzate in modo da
creare un profilo dell'oggetto archivistico ti accompagni sempre l'oggetto stesso e si arricchisca in
relazione alle attività di manutenzione.

3. Il ruolo dell'archivio di deposito: aspetti teorici e problemi organizzativi.

- a casa dell'esplosione documentaria del sedile del secolo scorso le istituzioni pubbliche soggetti
privati si sono trovati davanti a la grande sfida —> producevano tanti documenti che aveva
l'obbligo di conservarli —> la conservazione varia a seconda delle normative nazionali finché non
 è passato un periodo minimo di conservazione ci sono degli obblighi. —> la gestione della
documentazione semiattiva è ancora oggi una questione cruciale.
- L'archivio di deposito un luogo designato per la ricezione della gestione dei documenti archivistici
non sono sufficientemente attivi da essere tenuti direttamente negli uffici amministrativi e al tempo
stesso troppo attivi per essere spostati nell'archivio storico o distrutti.
- In Italia archivio di deposito significa non solo luogo di conservazione manca insieme di documenti
che mi sono stati collocati —> È una massa di documenti tradizionalmente vista in senso negativo
in quanto non merita di stare nell'archivio corrente ma neanche nell'archivio storico.
- C'è però la possibilità che i documenti possono essere nuovamente utilizzati per nuova attività:
hanno comunque un valore che si affievolisce con il tempo. —> l'archivio di deposito è quindi
temporaneo e instabile perché i documenti si trovano in forma provvisoria in attesa di una
valutazione sulla loro destinazione finale: conservare o distruggere.
- È un'entità in continuo equilibrio tra accrescimento e gestione: alcuni entrano altri escono. —> È
però sempre solo una fase della gestione dell’archivio —> tutto è semplicemente archivio.
- Nel corso del XX secolo in Italia c'è stato un'evoluzione della percezione del ruolo
dell'informazione dei documenti —> da un lato l'informazione è divenuta più importante ma
dall'altro l'archivio è stato percepito come un onere —> Meno voglia di utilizzare gli archivi perciò
c'è anche poca cura.
- I documenti in deposito al valor amministrativo giuridico informatico e non solo per chi li ha
prodotti anche per altri soggetti —> presenti cittadini hanno il diritto di accesso che si può
esercitare su tutti i documenti in possesso dalle amministrazioni senza alcuna distinzione.
- Conservazione deriva anche dal fatto che documenti pubblici sono Beni Culturali cioè
testimonianze materiali con valore di civiltà —> appartengono al patrimonio culturale della
nazione —> tutti i documenti pubblici fin dall'inizio sono beni culturali.
- La gestione dei documenti nel deposito attenzione importanza cruciale ai fini della salvaguardia
del patrimonio storico artistico sia a livello fisico che intellettuale —> memoria e testimonianza.
- La fase di deposito necessita un vere proprio servizio in grado di fornire un supporto efficiente È
in grado di creare le condizioni per versamenti ordinati —> la conservazione deve essere sicura
dell’organizzata —> se la fase corrente è gestita correttamente lo sarà di conseguenza quasi sempre
la fase di deposito.
- Il trasferimento da corrente a deposito prevede che ci sia una verifica in merito alla conclusione
degli affari: una verifica che il documento non sia più necessariamente da tenere nell'archivio
corrente —> segna il passaggio di responsabilità per la custodia del documento trasferito. —> il
responsabile dell'archivio corrente a redigere e conservare gli elenchi dei fascicoli da trasferire.
- Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano
dell'archivio corrente: in questo modo i fascicoli verranno trasferiti nella stessa collocazione che
avevano nell'archivio corrente.
- Il principio importante alla base della gestione del deposito perché nessun documento dovrebbe
essere trasferito se non si stabilita la sua action date, cioè la data in cui è programmata la sua
rimozione dal deposito per ragioni di distruzione o di trasferimento nell'archivio storico —> È
un'attività preliminare quindi stabilire il tempo in cui la domenica documentazione debba essere
conservata nel deposito. —> per stabilire la necessaria una valutazione dei documenti riguardo
l'utilità per il produttore, riguardo alle sue esigenze operative funzionali E anche riguarda il suo
valore storico di testimonianza. —> alla fine di questa valutazione si ha il piano di conservazione,
chiama documento ufficiale approvato che stabilisce il periodo di conservazione dei documenti.
- I documenti di interesse storico sono destinati alla conservazione permanente e devono rimanere
nel deposito per quarant'anni dopo l'esaurimento dell'affare a cui si riferiscono —> sono tempi
lunghissimi se si tieni considerazione la quantità di documenti che si sono accumulati, e costi della
 conservazione e l'impegno che richiede perciò in alcuni casi (situazioni di rischio per la
conservazione degli archivi) si anticipa il tempo dei versamenti.
- Consultazione: essendo di carattere prevalentemente amministrativo l’archivio di deposito è stato
considerato un settore ad accesso esclusivamente interno —> non è una regola ma una prassi
limitata però dalle norme sull'accesso dalla disciplina dei Beni Culturali; perciò ai sensi della
normativa sulla trasparenza sull'accesso le consultazioni possono essere fatte su richiesta da ogni
soggetto e il consenso per l'accesso dura per tutto il tempo in cui sussiste l'obbligo di conservare il
documento.
- se si nega la consultazione ci deve essere una valida motivazione inespugnabile. —> al tempo
stesso il richiedente deve avere un interesse giuridicamente rilevante (fini di ricerca).
- Inoltre qualunque sia il motivo alla base della consultazione il reperimento dei documenti richiesti
dipende dalle qualità degli strumenti disponibili E dalle procedure interne —> perciò si tende ad
affidare la gestione dell'archivio a soggetti specializzati.
- Outsourcing (servizi in esterno): strumento manageriale più diffusa in ambito privato, si basa sulla
valutazione della convenienza di provvedere direttamente al servizio oppure affidare l'esecuzione
ad un soggetto esterno (nel tempo si è diffuso anche nell'ambito pubblico) —> si tratta di una scelta
organizzativa al fine di migliorare l'efficienza di un servizio basata sulla valutazione dei costi.
- La gestione documentale in fin dei conti viene spesso affidata interamente al soggetto esterno, a
uno specialista competente in quell’attività che invece il committente non vuole svolgere oppure
trascura —> viene usato soprattutto per la documentazione semiattiva comportando la sua gestione
costi alti sotto diversi aspetti.
- L’esternalizzazione è una scelta quindi che richiede attenzione e impegno per individuare e
valutare i parametri in base alle quali stabilire il punto di convenienza.

4. La selezione:

- in base alla valutazione dei criteri di funzionalità avviene la selezione che l'attività che stabilisce
la durata dei ricordi dei documenti per decidere la destinazione finale —> da non confondere con
attività di analisi del contenuto dei documenti in base al valore e di conseguenza la durata.
- L'analisi dei documenti per la selezione e conservazione permanente si fonda sulla funzione che i
documenti svolgono nel contesto di produzione; quindi tenendo conto delle relazioni che li legano
e dei processi di lavoro di cui sono parte —> perciò quando si parla di scarto non riguarda solo i
singoli documenti ma le aggregazioni strutturali di un archivio.
- Ogni intervento di selezione condizionato da una serie di fattori, È impegnativo elaborare strumenti
operativi in grado di sostenere la valutazione del valore di testimonianza del documento a fronte
soprattutto di problemi di proliferazione degli archivi.
- Nella selezione si invita alla prudenza e all'analisi dei contenuti —> la questione anche cresciuta
di rilevanza con l'aumento dei documenti —> mi sono però opinioni contrastanti riguardo alla
distruzione dei documenti, un archivista britannico contestava che tale attività fosse affidata la
valutazione dell'archivista limite mi discussione l'imparzialità di tale decisione.
- La soluzione presenta rischi ti posso essere però bilanciati da un sistema di gestione estremamente
accurato che in fin dei conti l'unico requisito per garantire la correttezza E la qualità dei risultati.
- Elio Lodolini convinto studioso della negatività dello scarto ma Afferma che la distruzione dei
documenti è sempre avvenuta come compromesso fra la necessità teorica impossibilità pratica
della conservazione —> per la maggioranza la distruzione Deve essere accompagnata da principi,
regole e procedure ma soprattutto dal personale di altissimo livello dotato di intuitiva sensibilità
storica.
- Nessuna tradizione archivistica se si considera la selezione lo scarto in termini di costrizione di
natura economica —> riconosciuta come attività cruciale per valorizzare patrimonio
documentario, uno strumento positivo di qualificazione di ciò che si conserva.
- Il nostro paese dedica la selezione una scarsa generica attenzioni che dà l'impressione che non
siano ancora stati individuati dei criteri chiari irragionevoli per sostenere un compito così gravoso
rilevante.
- Tutta l'attività di selezione gira intorno un interrogativo cruciale: esistono criteri oggettivi per
valutare e decidere la destinazione finale di documento oppure questo lavoro è necessariamente
soggettivo? —> la maggioranza per ridurre al minimo la soggettività di scelta.
- Antonio Romiti ha cercato di elaborare un sistema di regole senza discostarsi dalla tradizionale
cautela e suggerisce che l'archivista svolga “un'attività tendente alla conservazione del documento
la conservazione della notizia”. —> proposta che lascia irrisolto nodo centrale del problema.
- Può essere considerato sufficiente fornire agli operatori qualche indicazione contando su loro
mestiere nella convinzione che in questo campo criteri siano puramente empirici.
- Vi sono tanti principi che erano stati ritenuti funzionali che adesso non sono più utilizzabili: ad
esempio il principio per cui la valutazione doveva avvenire a una certa distanza di tempo rispetto
alla data di produzione del documento al fine di garantire la neutralità —> È chiaro adesso invece
bisogna seguire il principio della selezione preordinata per cui si anticipa il processo di selezione
al momento della formazione dell’archivio.
- Non esistono parametri obiettivi per definire e valutare la rilevanza storica di documenti, È un
concetto relativo con tanti significati determinate da vai fattori —> il rapporto che lega l'attenzione
per le fonti e il loro valore è complesso: per gestirlo gli attivisti devono ricorrere al valore
archivistico delle fonti.
- Una caratteristica delle fonti È il metodo di valutazione dell'attività di cernita —> È un concetto
inteso come fondamento della valutazione e selezione delle fonti documentarie.
- Paola Carucci ha collegato il problema della selezione a quella della conservazione affermando
che la necessità di conservare esprime anche l'esigenza the obiettivare la propria esistenza nel
documento conferma l'identità di chi agisce.
- Strumenti e disposizioni di massima: il massimario di scarto indica l'elenco ufficiale dei
documenti da sottoporre alla distruzione che include anche i termini di tenuta presso l'archivio
corrente e/o di deposito —> c'è chi riconosce l'utilità ritiene necessario che la sua compilazione
debba essere affidata delle commissioni gli specialisti, c'è chi lo vede come uno strumento di
prevenzione e di normalizzazione dei comportamenti.
- Limiti di questo strumento stanno nel fatto che gli enti E Gli archivisti hanno concentrato
l'attenzione sulle singole tipologie di documento non sulle serie da scartare.
- Quasi tutti nuovi strumenti di selezione sono ormai strutturati prevedendo il piano di
classificazione in relazione delle indicazioni dettagliate sui fascicoli, sulla tipologia delle serie
documentarie, sono in responsabilità per la tenuta dei documenti e sulla tempistica per la tenuta
dei documenti.
- La direzione generale degli archivi ha emanato alcune circolari con l'obiettivo di fornire alle
amministrazioni dei precisi indirizzi operativi —> È previsto un formulario che prevede elementi
obbligatori che devono accompagnare la proposta di scarto: motivazioni dello scarto, non vengono
accettate generiche motivazioni, e nel caso di documenti digitali, la denominazione dell'ente già
prodotto la risorsa, la denominazione della risorsa, la data di creazione, programmi modalità, il
sistema informativo per la gestione notizie dei dati, l'ufficio di conservazione, responsabili e
referenti tecnici.
- L'assenza di piani di conservazione condivisa livello nazionale ha favorito in passato un certo
grado di flessibilità evitando che singoli errori si traducessero in completa distruzione di ambiti
 documentari —> merita ricordare che il nostro paese ha adottato sono recentemente come
strumento di conservazione la tecnica di campionatura molto usata da tanti altri paesi.
- Gli strumenti di gestione massiva della conservazione sono utilizzate tendenzialmente pensare
molto ingombranti ma di contenuto omogeneo —> queste tecniche poggiano sia su base soggettiva
che oggettiva.
- Soggettiva: 1) tecnica qualitativa nel caso dei documenti più significativi —> si procede alla scelta
di esemplari. 2) statistiche in relazione alla necessità di individuare materiali significativi in un
insieme più ampio —> operazione selettiva utile per serie omogenee.
- Oggettiva: 1) tecnica casuale basata su cadenze numeriche —> si stabiliscono criteri numerici di
identificazione 2) tecnica sistematica nel caso non si sa in grado di individuare un criterio di
riferimento da seguire 3) tecnica finalizzata per campioni che si riferiscono a individui o argomenti
scelti.
- La normativa italiana: le prime disposizioni risalgono in Italia alle legislazioni posto
napoleoniche. Il regolamento archivistico del 1875 stabiliva che lo scarto (cosa eccezionale)
dovesse venire successivamente al versamento delle carte negli archivi dello Stato —> norma che
non venga applicata con rigore perché non teneva conto della costante crescita della produzione di
documenti e la mancanza di strutture adeguate —> si fece ricorso perciò a interventi di cernita
precoci cioè precedenti al versamento.
- La normativa di riferimento fu approvata il 25 gennaio del 1900 E stabiliva alcuni principi sulle
quali poggiano tuttora le disposizioni in vigore —> la competenza non era ricondotta agli archivisti
ma veniva condivisa con il personale dell'ente produttore costituendo una commissione ad hoc —
> i casi dubbi erano risolti dall'organismo superiore —> la selezione doveva precedere il
versamento.
- E disposizioni furono successivamente riformulate nel 1911 —> il legislatore definiva con
maggiore precisione le modalità di presentazione delle proposte (più attenzione alle motivazioni
dello scarto)
- La normativa fu riformulata nel 1963 distinguendo responsabilità e procedure riguardanti la
selezione di documenti in base alla natura dei soggetti produttori —> vennero costituite
commissioni di sorveglianza sui rispettivi archivi, gli enti pubblici erano obbligati a stabilire i
documenti dei propri archivi da scartare dovevano anche sottoporre all'approvazione dell'autorità
che vigilava sull’ente. —> la normativa del 63 introduce novità importante: la selezione è parte
integrante dell'attività di tutela sul patrimonio artistico nazionale —> c'è passaggio
dell'amministrazione archivistica ministero per i Beni Culturali nel 75.
- Le ragioni che inducono allo scarto non devono essere quelle del poco spazio e della poca munita,
serve una motivazione valida giudiziaria dopo un lungo e profondo studio sul valore storico delle
fonti documentarie.

5. Gli archivi storici in Italia: la mappa della conservazione.

- L’attuale sistema nazionale per la conservazione degli archivi storici: il principio cardine alla
base della normativa vigente È costituito dalla natura giuridica del soggetto produttore
dell’archivio —> si dà grande importanza al soggetto la cui conoscenza indispensabile se allo
storico sia l’archivista. La natura giuridica del soggetto incide su altri aspetti della vita di un
 complesso documentario, come le procedure di formazione, le condizioni d'accesso e di
consultazioni, le pratiche di selezione di scarto…
- Gli uffici statali all'obbligo di versare i propri archivi storici agli archivi di Stato competenti per
territorio —> degli archivi storici di enti pubblici la normativa prevede l'obbligo della
conservazione dell'archivio storico presso lo stesso soggetto produttore —> cerchi di privati di
carattere storico invece vanno custoditi in sedi prescelte dal soggetto produttore con l'obbligo però
di garantire una corretta conservazione e fruizione pubblica.
- Un altro criterio importante è quello secondo il quale la documentazione, soprattutto di natura
pubblica, deve rimanere negli stessi luoghi o aree geografiche nei quali è stata prodotta. —> ci
sono però diverse eccezioni rese possibili dalla stessa normativa —> normativa per esempio
consente agli enti pubblici e privati di depositari i propri archivi negli archivi di Stato o di diventare
istituti di concentrazione per altri archivi storici.
- I periodi precedenti a quello contemporaneo costituiscono le bussole per individuazione
dell'esistenza e della localizzazione dei fondi archivistici.
- Attualmente modello italiano si è perfezionato nel corso del primo secolo di vita dello stato italiano
ed è caratterizzato dalla presenza di fenomeni di concentrazione e di disseminazione sulla base del
rispetto della natura giuridica del soggetto produttore che determina la natura giuridica
dell’archivio. —> modello non prima di incertezze che fonda le radici nella città dello Stato E delle
caratteristiche illustrative la classe dirigente decide di assegnare.
- Origine del modello: la storia dell'organizzazione archivistica parte della storia istituzionale e
culturale della nostra nazione, in essa si riflettono le scelte politiche della classe dirigente.
- Nel 1870 lo Stato ereditò 15 archivi di Stato operanti nelle ex capitale di stato —> erano istituti
con profonde differenze, da come veniva amministrato il servizio archivistico fino al materiale
proprio degli archivi.
- differenza tra i vari istituti duravano sulle norme e sulle consuetudini nel campo della
consultazione, nell'ordinamento delle carriere, della retribuzione degli impiegati, dei criteri del
lavoro scientifico. —> unico carattere comune era la conservazione dei documenti prodotti da
istituzioni che avevano governato la città, memoria archivistica del governo dei territori.
- Bisognava decidere quale organizzazione dare alle caratteristiche uno Stato unitario: dibattito
importante al quale parteciparono numerose personalità politiche, storici, archivisti —> Venne
emanato un regolamento organico con regio decreto 1875 decise di attribuire allo Stato la funzione
della conservazione della tutela degli archivi storici, mi formano una rete gli archivi con sede
nell'ex capitale degli stati preunitari e di far dipendere istituti archivistici dal ministero dell’interno.
- Riguardo alle sedi periferiche ebbe la meglio una soluzione di compromesso tra accentramento e
autonomia —> dovevano dipendere da 10 direzioni regionali chiamate Sovrintendenze.
- C'era d'accordo non poter come mettere una sola direzione tutto il governo degli archivi, C'era
bisogno di più soprintendenza dipendente dal ministero a dover governare vari centri.
- L'archivio venne affidato al Ministero dell'Interno perché mi sto con uno strumento di gestione
funzionale per un corretto sviluppo della dell'azione amministrativa, era un deposito di pratiche
documenti per affrontare I problemi dell'unificazione amministrativa. —> Bonaini era convinto
invece che dovesse essere inquadrato all'interno degli archivi del ministero della pubblica
istruzione perché visto sotto l'aspetto culturale e scientifico.
- C'era chi considerava gli archivi come dominio della storia e chi invece come depositi documenti
ma si arrivo la scelta definitiva grazie a una consapevolezza dell'unitarietà della funzione
archivistica.
- Il ministero dell'interno all'epoca non aveva alcuna competenza in ambito culturale —> il problema
non era la contrapposizione tra politica cultura quanto invece l'uso politico della storia e della
 documentazione —> fu affidato al ministero degli interni perché un compito troppo densa di
conseguenze politiche culturali e sociali.
- Unità archivistica secondo determinati 1874 e il 1875 che presenta un reticolato di istituti
direttamente amministrati dallo Stato con una normativa lentamente più uniforme il corso delle
legislazioni successive —> si presenta però ancora incerta la soluzione se concentrare gli archivi
delle capitali degli stati tre unitari o di rendersi presente su tutto il territorio. —> l'accumularsi nei
nuovi uffici periferici ingente massa documentaria ha portato a un'articolazione territoriale più fitta
nel corso del tempo.
- Nel 1939 fu emanata una legge che prevedeva l'istituzione di un archivio di Stato per ogni provincia
italiana la ricostruzione delle sovrintendenze archivistiche con nuove funzioni di vigilanza sugli
archivi non statali. —> la costituzione del 48 e la formazione delle regioni degli anni 70 non
complicò l'amministrazione archivistica, non influenzò e non è modifico la struttura.
- Neanche il passaggio ministero per i Beni Culturali costituì un occasione dei riformatori per gli
archivi.
- Sono state introdotte alcune novità che nel caso non abbiano attaccato impalcatura organizzativa
hanno invece arricchito le dinamiche di collaborazione di concorrenza tra i diversi attori
istituzionali.
- L'ossatura portante di questa struttura organizzativa rispecchia nelle sue articolazioni e nel suo
funzionamento i criteri sui quali si è formata lo stata amministrativo italiano “tendenzialmente
accentrate uniformi, pervasivo e tentacolare”
- ’60 —> nuovo clima culturale riguardanti gli archivi, La disciplina archivistica si arricchì delle
di riflessioni teoriche e metodologiche E gli archivisti italiani rinvigoriti dalla nuova generazione
promossero la “Guida generale degli archivi di Stato” —> anni 60 sono quindi importante
momento anche per gli archivi, viene infatti messo in discussione il concetto di cultura: un grande
dibattito riguardante il termine cultura —> si passa da un'idea di cultura intesa come prodotto di
attività intellettuali ad un concerto che vede la cultura con tutte le manifestazioni d'espressione
umani individuali e collettive.
- L'ampliamento dei confini del concetto di cultura però non investe anche la stessa definizione di
prodotto culturale in quanto per bene culturale si intende ogni altro bene che costituisca
testimonianza materiale avente valore di civiltà —> divenendo “cultura” tutte le espressioni
concrete dell'attività umana tutto entra far parte dell'identità culturale nazionale.
- Prodotto di questo periodo fu infatti il ministero per i Beni Culturali ambientali che fu istituita nel
1974 —> dopo una lunga battaglia infatti gli attivisti si staccarono dal Ministero dell'Interno
entrarono a far parte di questa nuova amministrazione insieme a biblioteche musei gallerie che
prima erano gestite dal ministero della pubblica istruzione.
- Nella seconda metà del novecento si è passati da policentrismo un bere proprio pluralismo
rappresentato da una miriade di nuovi enti conservatori che lavorano accanto agli archivi di Stato.
—> nascono tanti archivi privati e pubblici che arricchiscono la maglia italiana —> sempre più
soggetti che si apprezzano per conservare la loro documentazione ma anche sempre più istituzioni
che raccolgono e mettono a disposizione del pubblico archivi storici di diversa natura e
provenienza. = realtà sempre più affollata a seconda dell'area geografica, presenza di reti di istituti
—> nonostante questo popolamento I fenomeni di privatizzazioni di funzioni pubbliche statali
hanno reso complessa la distribuzione della documentazione di fuori degli archivi di Stato.
- Archivio di imprese: anni 70 una nuova generazione di storici produsse innovativi innesti della
storia dell'industria sulla labour history arricchita da nuove prospettive —> queste nuove
problematiche indirizzare le attività delle sovrintendenze archivistiche verso un nuovo settore degli
archivi privati —> in questo clima realizzarono i primi censimenti regionali.
- Fu manifestato un certo interesse da parte delle grandi imprese per la conservazione della
documentazione archivistica —> piccole imprese invece a causa della minore capacità economica
 essendo più esposte alle mutevoli condizioni del mercato che occupavano poco della loro memoria
storica —> conseguenza di questi due perché caratterizzata prevalentemente da piccole e medie
imprese. —> soffrire alla scarsa capacità conservativa delle piccole realtà imprenditoriali, in
Europa sono nate delle istituzioni indirizzate a salvaguardare gli archivi economici.
- Alla fine degli anni 90 si inizia a notare novità nel campo degli archivi di impresa: Cambiano il
concetto verso la denominazione degli archivi economici che comprendono vari tipologie di
attività produttive economiche anche quei soggetti di natura pubblica e privata che non agiscono
solo per finalità produttive manchi di sostegno e di controllo delle attività produttive vere proprie.
- Archivi dei partiti politici: viste le vaste trasformazioni subito dal politico italiano era inevitabile
che venisse a formarsi una particolare necessità per la conservazione dei documenti riguardanti
partiti politici. —> I mutamenti e la scomparsa di partiti storici comportò gravi dischi di
soppressione e distruzione del patrimonio archivistico —> gli archivi di partiti politici si
concentravano prettamente nel centro Nord rendo conto che al sud c'era una scarsa presenza di
istituti culturali privati in grado di svolgere un ruolo di riferimento
- Italia centrale settentrionale invece privati valgono l'importante ruolo stimolante per il recupero e
per l'emersione di patrimoni documentari legati alla storia locale, all'identità politiche sociali, alle
comunità etniche per favorire lo sviluppo di una variegata geografia culturale.
- Gli istituti culturali privati sono i luoghi preferiti per la conservazione archivi di Stato tralasciando
(eccezione per gli archivi di Stato) —> la scelta inoltre su dove affidare la memoria storica veniva
anche in base all'affinità politiche, si decideva di affidare il proprio patrimonio a istituti pubblici
privati Vista la disponibilità offerte dal territorio —> sono anche state create numerose formazioni
e centri intitolata personalità politiche che conservavano le testimonianze archivistiche della
biografia politica degli intestatari dell’istituto.
- Archivi di persone: la famiglia continua ad avere un ruolo importante nella storia italiana non
produrrà più quella copiosa documentazione improprio che aveva caratterizzato i secoli precedenti
—> erano infatti le famiglie le garanzie della memoria collettiva attraverso l'individualità della
persona si poteva avere uno sguardo sulla collettività. —> non si conserverà più in nome della
famiglia la per se stessi.
- Viene riconosciuto la qualità archivistica a quelle carte riguardanti una singola personalità, si tratta
di archivi come di scrittori e scrittrici —> gli archivi magari contenevano i scartata Ciccio alle
elaborazioni che precedono o correggono la struttura finale delle opere, Sono documenti che
seguono il farsi dell’opera —> questa la prospettiva diede un grande apporto alla letteratura
italiana.

6. L’ordinamento:

- nella letteratura stilistica straniera non si trova la stessa attenzione che viene dedicata al tema del
filamento in Italia: troviamo ovunque citazioni più o meno accentuato disordine negli archivi del
passato una difficile gestione delle ricorrenti.
- L'archivistica italiana si pone come disciplina autonoma negli anni dell'unificazione nazionale
perciò gli attivisti si trovano di fronte all'urgenza di trattare subito grandi quantità di documenti —
> c’è necessità di riordinamento.
- Se si guarda gli uffici statali post unitari più semplice seguire la dinamica dei versamenti effettuati
si tratta soprattutto di edifici tutto resistenti anche se poi a fini del riordinamento si possono
determinare situazioni tutt'altro che facili. —> di fatto i complessi documentari che troviamo in
ogni archivio risultano tendenzialmente ordinati al momento dell’acquisizione: tutte facilmente
 consultabile ad esclusione per casini te Dove interi complessi documentari non possono essere
consultati.
- Il compito della comunità infatti rendere possibile la ricerca storica attraverso semplici elenchi,
elenchi di versamento, interventi di ordinamento, redazioni di inventari.. —> gli interventi di
ordinamento vanno organizzate secondo una scala di priorità che tenga conto della rilevanza del
documento, del personale disposizioni e delle richieste dei ricercatori.
- Complesso documentario —> un’espressione generica che indica un'aggregazione di carte che
può corrispondere a: 1) fondo archivistico, cioè complesso organico di documenti che ha carattere
di unitario anche se composto da documenti di diverse provenienze. 2) archivio in senso proprio,
cioè quando l'intera documentazione del complesso documentario è riferibile allo stesso ente. 3)
una o più serie, cioè l'articolazione interna intera o parziale di un fondo o di un archivio. 4)
versamento cioè la parte di documentazione relativa d'affari esauriti che un ufficio ha trasferito
all'archivio di Stato.
- Processo di sedimentazione delle carte: l'attività niente si forma sempre per un processo di
sedimentazione spontanea oppure governata da quadri di classificazione o da criteri di
organizzazione. —> vale anche per gli archivi famigliari o personali anche se meno
frequentemente di quadri di classificazione.
- Estremamente raro che un archivio pervenga all'archivio di Stato nella sua integrità —> ai posteri
per bene solo una parte della documentazione prodotta da un ente per un processo di selezione e
detrazione che si svolge nel corso del tempo a causa di interventi illeciti di distruzione. —> un
brava attività deve avere la consapevolezza di queste circostanze quindi c'è l'urgenza di ricostruire
la storia istituzionale dell'ente, Comprendere i criteri di sedimentazione sistemare le carte secondo
l'ordine evidenziato
- Proprio dal corretto ordinamento storico dell'archivio, cioè dall'analisi dei missili organici del
processo di sedimentazione, che possono emergere documenti falsi o quei dati che evidenziano
lacune lecite o illecite —> si può cercare riscontri negli archivi degli enti che erano in
corrispondenza con quello che si sta ordinando.
- Periodizzazione storica e contesto storico-istituzionale: Per la documentazione conservata negli
archivi di Stato, oltre all'analisi e al trattamento dei diversi complessi documentari, si affronta il
problema specifico della periodizzazione storica, cioè di identificazione dei diversi contesti
storico-istituzionali cui soggetti produttori operarono.
- Praticamente si sviluppa secondo un arco cronologico che va dall'istituzione dell'ente alla sua
cessazione —> archivio deve riflettere una giurisdizione territoriale. —> È perciò fondamentale
conoscere lo specifico contesto storico– istituzionale in cui ha operato il soggetto e in cui il doc
stato prodotto.
- Quando niente cessa si istituisce tendenzialmente nuovo ente che svolge le stesse funzioni per
impiantare l'attività necessità di pratiche aperte dall'ente che lo ha preceduto —> quindi è possibile
che nei depositi di un ente attivo vi siano documenti dell'ente che ha operato in precedenza. —>
continuità archivistica
- Se il passaggio da un ente all’ altro ente coincide con un mutamento politico non si può sostenere
che la documentazione di quei due costituisca un unico fondo —> sono due soggetti produttori
distinti che interagiscono con un complesso di istituzioni diverse. —> il contenuto può anche
essere lo stesso ma il contesto che ha prodotto quella informazione è diverso.
- Ogni atto deve essere collocato nel contesto storico-istituzionale in cui è stato portò prodotto.
- Analisi della documentazione implica non solo aspetti connessi alle modalità di sedimentazione
manchi la valutazione diplomatistica che individua il rapporto diretto tra ente e la sua
documentazione e connette quell'ente con l'ordinamento politico a cui appartiene.
Ordinamento:
- riordinare complessi documentari è necessario per risistemare i doc per usi amministrativi —>
ordinamento a volte può comportare rimaneggiamenti della documentazione che hanno fatto
perdere la configurazione originaria del fondo.
- Il metodo storico si basa sulla ricostituzione del fondo secondi criteri originari di ordinamento,
Implica un profondo studio dell'ente ha prodotto i documenti e delle sue relazioni con gli altri enti
un determinato contesto storico istituzionale —> metodo storico si è sviluppato l'esigenza di dare
un ordine ai complessi documentari.
- Il vincolo artistico un elemento centrale per la ricostruzione dell'archivio nel quale si rispecchia
l'ente che l'ha prodotto —> una corretta interpretazione del metodo storico deve tener conto del
processo di formazione dell’archivio Deve deve stabilire dei criteri per comprendere il rapporto tra
le funzioni dell'ente e la produzione documento la cui articolazione in ferie riflette l'ordine che
l'insalata alle scarpe cioè la modalità di sedimentazione assunte secondo il vincolo originario. —>
bisogna anche però soffermarsi sulle ragioni ti possono incidere in fase di produzione di documenti
E quelle che possono modificare l'ordine originario.
- Nel caso di complessi documentari in cui siano presenti DOC prodotti da diversi enti ci sono due
diverse impostazioni di lavoro: ordinamento diacronico, che ha privilegiato la continuità delle
funzioni a prescindere dal mutamento del soggetto produttore e dalla sua appartenenza a un preciso
contesto storico politico, e ordinamento sincronico, che invece ha privilegiato i soggetti produttori
operando cesure nette in corrispondenza di eventi storico istituzionali rilevanti.
- Il vincolo archivistico È il principio fondamentale a cui riferirsi quando si affronta riordinamento
di un fondo —> non si collega al processo di formazione delle carte e quindi lo si definisce anche
come “originario”. Il il mio uso amministrativo può prendere i documenti pregressi in un dato
contesto archivistico dando loro un nuovo vincolo collegandoli quindi a una produzione
successiva.
- Quando è intervenuto un periodo amministrativo, il riordinamento non mira alla ricostruzione
dell'ordine originario ma alla ricostruzione dell'ultimo ordinamento anteriore al versamento
all'archivio di Stato o all'archivio storico.
- Quando l'ordine originario di un archivio è stato scompaginato archivista Deve riordinarlo
attraverso nella legge del vincolo archivistico.
- Quando si riordino un fondo si opera sempre qualche intervento di mediazione per rendere
organico razionale quel ordine originario in modo che siano più comprensibili le carte.
- Il concetto di vischiosità archivistica indica il fatto che se Un ente subentra ad un altro ente
nell'esercizio di funzioni analoghe avremo fascicoli aperti nella situazione precedente che
giungono alla conclusione sotto nuovo ente si trova nell'archivio di quest'ultimo oppure si troverà
nell'archivio dell'ente cessato documenti successivi alla data di prefazione.
- L’archivista quando affronta il riordinamento di un fondo non può applicare formule precostituite,
ma riconosciuta l'attività creativa dell'alchimista in quanto sego metodo di lavoro parte dallo studio
attento delle carte ma non può agire solo secondo formule —> l'analisi delle carte implica
l'applicazione di criteri archivistici ma anche una valutazione di diplomatistica delle carte.
- Una volta eseguita la prima ricognizione della documentazione da riordinare È preferibile
procedere al riordinamento fisico delle carte, perché prevede non solo lo spostamento delle unità
e la loro ricollocazione ma anche l'eventuale estrapolazione dal fondo di documenti non afferenti
all'archivio identificato ma di altri enti. —> il coordinamento fisico facilita la ricerca.
- Per riordinare e necessaria una schedatura che può essere molto sintetica; basta rilevare il soggetto
produttore, la tipologia del contenuto, eventuali segnature numerazioni —> si procede poi una
dettagliata descrizione dell'unità archivistica alimentari —> quanto più il fondo è disordinato tanto
più è necessaria una schedatura analitica che riveli una pluralità di dati che possono aiutarci a
stabilire una connessione tre singoli documenti.
- Quando si costruisce l'attività dell'ente possibile trovare documenti prodotti da altri enti —>
nell’ambito dell'attività amministrativa si verificano molto spesso mutamenti e trasferimenti di
competenze.
- Quando un ente cessa la sua documentazione rimane priva del titolare perciò viene collocata
dall'altra parte, quale capitale prima nello stesso luogo solo perché è subentrato in quella stessa
sede un altro ente. —> questo avveniva di più quando non era ancora stato creata la rete di archivi
di Stato che accolgono immediatamente gli archivi degli enti cessati.
- Un'altra operazione importante consiste nel valutare se nello stesso istituto sono state conservate
altre documentazioni prodotte dall'ente titolare del fondo al fine di una ricomposizione effettiva
dell'intero archivio —> se risultano altre carte È necessario sapere se quella presenza un'effettiva
giustificazione —> se si configura effettivamente come un complesso documentario oppure se si
tratta semplicemente di un precedente versamento.
- L'archivista deve conoscere a fondo il soggetto produttore per valutare in quali occasioni sia
opportuno meno operare cesure o accorpamenti.
- Vari cercati inoltre gli altri istituti l'esistenza di altra documentazione del soggetto produttore che
si sta trattando.
- Quando si trovano in un complesso documentario degli archivi riconducibili a diversi soggetti
produttori ma che risultano inadatti alla separazione fisica è necessario fornire un prospetto dei
vari archivi identificati, quantificarne la consistenza e definire i rispettivi archivi con le loro
articolazioni in serie.
- Archivio: si riferisce a complesso organico di doc prodotti da un determinato ente nell’esercizio
delle sue funzioni. —> usiamo parola archivio seguita da specificazione (archivio di ..)
- parola archivio intende anche l’istituto che conserva gli archivi storici —> gli ambienti dove si
conservano i doc di un archivio storico si chiamano depositi, mentre per gli archivi correnti lo
stesso ambiente di conservazione può essere chiamato archivio.
- Versamento: è nucleo di doc relativi ad affari conclusi che un ente versa all’archivio di stato o al
proprio archivio storico. —> elenco di versamento è elenco elaborato da ufficio versante che
descrive la doc. versata per attestare il passaggio di responsabilità. —> il versamento viene
registrato sotto il profilo amministrativo con il nome dell’ufficio versante con info sul soggetto
produttore, con date e consistenze.
- il versamento viene collocato nel contesto di produzione delle carte cioè nell’ambito dell’effettivo
soggetto produttore e non in quello dell’ufficio versante. —> se i doc versati sono facilmente
aggregabile a serie già presenti i dati versati vanno a integrare quelli già presenti
- il versamento non è nucleo di doc. autonomo —> è derivato da esigenze che non tengono conto di
alcun criterio spesso —> è perciò frequente creazione di disordine.
- ci sono casi in cui aggregazione di carte di un versamento non sono casuali ma riflettono
mutamento istituzionale dell’ente.
- può anche capitare che versamento coincida con l’unica documentazione dell’ente —> in questo
caso versamento è specifico archivio o fondo.
Fondo:
- termine che viene usato soltanto per la documentazione conservata negli archivi storici, Ha un
significato generico ma anche specifico E viene usato per intendere sia gli archivi che i fondi
conservati in un archivio storico. —> indica un complesso organico di documenti riconducibili a
un determinato soggetto produttore o con un carattere di unitarietà.
- 3 tipologie: 1) complesso organico di documenti senza distinzione di forma o di supporto, prodotti
o acquisiti da un ente, Dalla famiglia o da una persona nello svolgimento della propria attività
istituzionale, gestionale professionale o personale —> fondo coincide con archivio in senso
proprio. 2) complesso organico di documenti prodotto da enti diversi ma confluiti in un complesso
 documentario con una configurazione unitaria che non giustifica di ricondurre le carte ai rispettivi
soggetti produttori. 3) complessi documenti raccolti sulla base di una comune caratteristica che si
configura come raccolta o collezione
- spezzone = piccolo nucleo di carte residue dall’archivio di provenienza.
- quando carte prodotte da un ente sono in luoghi diversi possiamo dire che l’archivio di un ente è
frammentato in fondi diversi.
- gran parte della doc. degli archivi di stato non è stata riordinata perciò il termine “fondo” copre sia
le situazione dove è stato fatto ordinamento si a quelle in cui non si è intervenuti.
- Nella prospettiva dell’analisi strutturale di un fondo evidenziamo il fondo semplice come fondo
relativo alle carte prodotte da un ente ha una denominazione che si definisce con un unico livello
di descrizione —> fondo semplice può essere raggruppato in serie e sottoserie —> questi sono
chiamati con nome dell’ente e le date estreme (es. Prefettura 1825-1934).
- evidenziamo anche il fondo complesso, un fondo che risulta composto da una pluralità di organi,
organizzato a più livelli e ogni livello ha la sua denominazione che vanno nominati in ordine di
rilevanza. —> strutturazione di fondo complesso può dipendere da vicende connesse a interventi
di riordinamento. Può infatti presentarsi come fondo costituito da pluralità di fondi 1)
gerarchicamente organizzati nell’ambito di una struttura istituzionale del sogg. produttore. 2)
gerarchicamente strutturati nell’ambito dell’organizzazione delle carte derivate dal processo di
sedimentazione delle carte 3) che confluiscono nell’archivio di un det. ente collettore.
- Denominazione del fondo: quando si riordina secondo il metodo storico il fondo verrà denominato
con il nome dell’ente qualora sia stato identificato il soggetto produttore; vi sono casi in cui in uno
stesso fondo sono confluiti carte di enti diversi o che carte di uno stesso ente siano finite in fondi
diversi —> anche in questi casi è possibile identificare l’ente principale per la denominazione.
- Soggetto produttore: termine discretamente recente che identifica l’ente che ha prodotto
l’archivio inteso come insieme di doc. spedita e ricevuta e dell’ente —> la descrizione del soggetto
produttore consente di evidenziare in un fondo la presenza di più sogg diversi
- analisi fondi si collega quindi a analisi soggetto produttore —> uno stesso soggetto può essere
ricondotto a più fondi diversi —> è sempre consigliato riunire quando possibile tutta la
documentazione di un determinato ente. —> l’informatica permette il collegamento fra più fondi
diversi diano stesso sogg. —> permette di descrivere separatamente il sogg. produttore dal fondo.
- Soggetto collettore: ente che acquisisce archivi di altri enti per ragioni istituzionali o burocratiche
—> quegli archivi saranno autonomi e indipendenti dall’ente a cui si collegano solo per
l’acquisizione.
- gli archivi che si trovano uniti a quello dell’ente collettore vi confluiscono, non necessariamente,
solo quando l’ente produttore cessa di esistere.
Articolazione del fondo:
- L’archivio di un ente è di massima articolato in serie che riflettono le funzioni svolte dall’ente e le
modalità del processo di sedimentazione che l’ente ha usato sulle carte. —> queste serie possono
essere state modificati in sede di riuso amministrativo o essere state costituite in sede di
riordinamento. —> le serie sono raggruppamenti di unità archivistiche all’interno di un fondo con
caratteristiche omogenee:la sottoserie è una partizione interna delle serie.
- In sede di riordinamento è bene raggruppare delle serie per funzioni, località o cronologia. (utile
per presentare le serie nell’inventario)
- dall’introduzione dei quadri di classificazione si articola il carteggio per funzione o materia o criteri
misti secondo codici costanti di riferimento —> in questo modo le modalità di sedimentazione
delle carte avviene per categorie che specificano le attività più dettagliatamente.
- l’articolazione per categorie si configura con parametri temporali: categorie annuali e categorie
permanenti cioè in relazione all’attività.
- ai quadri di classificazione segue la creazione di fascicoli contraddistinti da codici identificativi —
> fascicolazione è processo complesso —> più esserci anche articolazione in fascicoli
contrassegnato di codici alfabetici che contrassegnano il singolo fascicolo senza nessuna cesura
cronologica.
- c’è anche sistema diffuso di articolazione in fascicoli senza quadri di classificazione —> gli enti
spesso di competenza generale costituiscono serie cronologico-numeriche di fascicoli: si apre un
fascicolo ogni volta che si apre un affare.
- le serie possono riferirsi a atti unilaterali dell’ente, a atti di organi collegiali, a carteggio e a
corrispondenze —> la classificazione serve proprio ad articolare in categorie il carteggio.
- Le serie possono essere composte da documenti sciolti in fascicoli, da registri e volumi.
- le serie possono mantener una continuità che va oltre l’organizzazione degli uffici in cui si
articolano gli enti produttori —> la configurazione delle serie attiene spesso alla tipologia
dell’affare perciò i quadri di classificazione sono più funzionali se costruiti per funzione piuttosto
che all’organizzazione dell’ente che può mutare in continuazione.
- Unità archivistiche: compongono i fondi e possono presentarsi in forma sciolta o in forma di
registro. —> l’evoluzione della loro forma è legata a quella delle serie.
- Per registro si intende un unità archivistica costituita da più fogli su cui vengono scritti dei singoli
atti —> presuppone un attività di registrazione, tendenzialmente in ordine cronologico.
- Per volume si intende un insieme di doc rilegati solo ai fini della conservazione e non in
conseguenza di una registrazione di atti —> il volume è vicino a unità di conservazione ma rimane
una unità archivistica.
- Per documenti sciolti si intendono documenti singoli e insiemi di doc. raggruppati in maniera
empirica su base cronologica.
- I fascicoli sono l’unità archivistica di base.
- Unità di conservazione: è contenitore a forma di busta o falcone, scatola o cartella dove si
conservano fascicoli, singoli doc e registri. —> da ben distinguere da unità archivistica anche se
dal punto di vista concettuale sono due unità che possono coesistere.

7. Descrizione degli archivi nell’epoca degli standard e dei sistemi informatici:

- l’analisi della lettura archivistica si occupa di descrizione archivistica —> questo termine si è
diffuso in Italia solo con l’elaborazione di standard e con l’avvento dell’informatica nell’ambito
archivistico perché prima la pratica di redazione di strumenti di ricerca era chiamata
inventariazione.
- momento di svolta è stata la creazione di archivi di concentrazione come luoghi di carattere
culturale destinati a raccogliere e a mettere a disposizione del pubblico la doc. archivistica —>
emerge qui la necessita di strumenti di ricerca per consentire la consultazione; strumenti che
fossero surrogati alla doc. e che possono sostituire la consultazione diretta erano gli “spogli” e i
“regesti” —> erano come commentari o sommari di tutte le cose contenute in un doc —>
condensavano contenuto informativo per render più agevole la ricerca e la consultazione.
- un altra tipologia di strumenti descrittivi sono gli “inventari” che sono finalizzati a dare conto della
consistenza qualitativa dei doc e a identificare di cosa sono composti per facilitare il reperimento.
—> inventario è la nota di cose che si fa per accertarne la sicurezza, la qualità e la quantità —>
più avanti al termine viene data accezione archivistica.
- inventario non vuole sostituire la consultazione egli originali ma vuole solo fornire una
rappresentazione sommaria del materiale.
- la descrizione archivistica moderna è un po una fusione fra i due approcci affrontati anche se
prevale l’inventario. —> contestualizzazione storica e di illustrazione da un lato e identificazione
sulla consistenza e conformazione dall’altro.
- Dal momento che l’archivio è l’ente produttore stesso, l’inventario non è altro che una
rappresentazione dell’ordinamento originario dell’archivio. —> ordinamento e inventario
diventano come la stessa faccia della medaglia.
- concetto “rappresentazione” ha ruolo cruciale nella descriz. archivistica: rappresentare vuol dire
portare alla presenza qualcosa che sino a quel momento non c’era —> nodo di ogni
rappresentazione è identificare le caratteristiche dell’oggetto utili per i fini per le quali è stata fatta
la app.
- descrizione archivistica —> descrive archivi, individua caratteri che sono necessari a utenti per
identificare e localizzare i materiali per soddisfare le proprie esigenze di ricerca.
- In passato invece che alla descriz archivistica si prestava più attenzione ai diversi strumenti di
ricerca estremamente vari —> hanno finalità essenzialmente pratica amministrativa e gestionale.
- strumenti di ricerca erano ad uso interno e la loro finalità si è trasformata solo quando gli archivi
iniziarono a essere concepiti come veri istituti destinati a vaneggiare le discipline storiche —> è
metamorfosi avvenuta con la pubblicazione a stampa per incrementare la conoscenza degli archivi.
- strumenti elaborati per i ricercatori sono tipologie inventari e guide. —> inventari sono vari ma
hanno caratteristiche comuni: il fine è descrivere la doc. per la consultazione di un pubblico più
ampio possibile.
- Nell’inventario prima c’è parte introduttiva con info di contesto essenziali, storia istituzionale,
biografia del soggetto produttore, vicende che hanno caratterizzato la trasmissione, storia
formazione del fondo etc. poi segue la descrizione delle sue singole partizioni, serie e unità.
- fino all’avvento delle tecnologie informatiche c’era esigenza di elaborare rappresentazioni di un
singolo specifico universo archivistico —> ogni archivista costruiva il proprio modello di
rappresentazione non formale, faceva riferimento a tradizioni quindi non era completamente
svincolato. —> ogni strumento era però a se.
- la rappresentazione comporta un punto di vista unico proprio dell’archivista —> conseguenze sono
la soggettività nella determina dei caratteri e anche una scarsa integrazione fra le diverse rapp.
- Informatica ha costretto il mondo archivistico a porsi nuovi problemi e a elaborare nuovi
strumenti di ricerca —> prima la consultazione avveniva o da interni o da pubblico conosciuto,
con l’informatica l’orizzonte si estende al mondo intero: ha permesso di smaniare, condividere e
integrare le descrizioni in un medesimo comune sistema archivistico.
- Ha modificato metodi produzione delle rappresentazioni ponendo totalmente fine
all’autoreferenzialità con la quale gli archivisti si ponevano di fronte all’elaborazione degli
strumenti idi ricerca. —> sviluppo sistemi archivistici comporta elaborazione rappresentazione
omogenea, accurata e formalizzata.
- Gli archivisti non devo più partire da zero: seguono gli standard stabiliti —> l’esistenza di standard
autorevoli e riconosciuti in Italia è veicolo importante per tradurre i fondamenti della disciplina
archivistica in strumenti operativi. —> standard sono come parametri di qualità, garantiscono il
rigore del lavoro archivistico.
- Interesse nei confronti degli stand è stato recepito in Italia da metà anni 90 dall’ANAI (ass. naz.
archiv. ita.) che hanno promosso la traduzione in italiano degli standard e tante iniziative di
dibattito. —> questa novità è stata recepita con rapidità riconoscendone l’utilità e la portata. —>
ha dato dinamismo alla descrizione archivistica.
8. La sedimentazione storica della documentazione archivistica.

- Sedimentazione significa depositarsi, si intende sia l’ammassarsi dei doc. uno sull’altro
apparentemente a caso sia il processo di chiarificazione e separazione che si sviluppa in rapporto
al peso di ognuno di loro —> indica azione meccanica come non preparata consistente nel deposito
di documenti, ma anche un procedimento di suddivisione e smistamento (la “decantazione”) che
porta alla distinzione fra doc. più pesanti e più leggeri. —> prima avviene l’accumulo poi la
decantazione.
- durante la sedimentazione “decantazione” avviene un semi “preordinamento” ossia vengono
separati fisicamente i fascicoli in base a criteri che possono essere sia mutevoli ma anche storici.
—-> Dopo la decantazione l’insieme delle carte non risulta più un accumulo casuale ma iniziano
a formarsi aggregazioni secondo i criteri già presenti in esse —> alla fine della sedimentazione il
materiale è suddiviso in base alle innumerevoli combinazioni possibili.
- La sedimentazione non è quindi un processo involontario e spontaneo ma richiede intenzionalità.
Inoltre avviene a macchia di leopardo cioè senza regole costanti e uniformi.
- La sedimentazione ha carattere fisico ma anche indefinito —> bisogna fare accenno ai tempi di
sedimentazione cioè al periodo di latenza compreso fra lo scarico dei doc. e il momento in cui
vengono ripresi in funzione per qualche esigenza. —> è lasso di tempo variabile durante il quale
il materiale doc. rimane intatto e la sedimentazione svolge la sua opera.
- I tempi di sedimentazione sono legati alle modalità di conservazione, ogni sedimentazione
presuppone che i doc. devo continuare a esistere contro condizionamenti che influiscono su essi:
alluvioni, funghi, muffe, topi etc.
- Un documento può essere ripreso dopo secoli e gli effetti della sedimentazione stanno negli occhi
di chi ha ripreso il documento e di chi lo legge nella sua realtà contemporanea. —> la lettura storica
dà corpo alla sedimentazione e diventa così sedimentazione storica.
- La sedimentazione storica è un avvenimento avvenuto nel tempo che di fatto è storico e porta con
se tutti i segni delle persone che lo hanno prodotto e vissuto nel tempo. —> un doc. vissuto nel
tempo ha valore storico in quanto tale: non cambia la sedimentazione ma cambia il suo significato.
- il processo di sedimentazione archivistica, qualunque siano gli esiti, è processo storico —> tutto
ciò che avviene nei tempi di sedimentazione e che ha prodotto distruzioni è da considerare
negativamente.
- Un altro aspetto ineludibile nella vita dell’archivio è lo scarto —> da distinguere dalla selezione.
- La selezione consiste nella cernita dei doc. da conservare mentre lo scarto consiste nella scelta dei
doc. da eliminare —> nella storia della sedimentazione è avvenuto più scarto che selezione. Solo
negli ultimi anni si è cercato di prediligere la selezione alla scarto.
- La sedimentazione coincide innanzitutto con la conservazione nel tempo ma questa conservazione
deve essere utile e non costare —> le circostanze hanno stabilito la soglia oltre la quale la
conservazione dell’archivio diveniva inutile inaccettabile.
- Alla base di tutto questo processo c’è il concetto di utilità che si riconosce all’archivio e alle sue
parti —> è concetto che deve essere storicizzato, è mutabile. I doc. sono riconosciuti utili e inutili
a quale scopo? è questo il concetto che varia nel tempo.
- per lo scarto c’è consapevolezza sicura ma non è proiettata nel futuro come si fa per i doc.
conservati —> nel passato veniva decisa utilità doc. sul momento senza riflettere sulla mutabilità
del criterio di valutazione. A quelli inutili veniva preclusa ogni possibilità.
- la selezione e lo scarto sono parte integrante del complesso processo di sedimentazione e
contribuiscono a formare la memoria dell’epoca in cui sono stati compiuti.
- La sedimentazione ci mostra attraverso archivio tutti i segni del tempo, negligenze e segreti. —>
mostra il lungo lavoro delle generazioni scomparse —> è un compito molto impegnativo per gli
archivisti eppure è inevitabile vedere negli archivi una garanzia di vita civile e di rispetto della
dignità umana.
- segreto e negligenza nel corso della storia sono stati i principali responsabili della distruzione di
documenti —> ora trovano sempre meno spazio e la sedimentazione prosegue come elemento
costitutivo della memoria.

9. La consultabilità dei documenti.

- il tema della consultabilità non può fare riferimento solo al diritto all’informazione e alla ricerca
tutelati dalla Costituzione, ma deve tenere conto anche di altro come il diritto alla riservatezza e
alla tutela della sicurezza esterna e interna dello stato.
- l’esigenza di ricerca per finalità amministrative e per la tutela dei propri interessi è riconosciuta da
20 anni come diritto di accesso ai doc. delle pubbliche amministrazioni —> concesso secondo
principi di trasparenza dell’attività dei pubblici uffici.
- I soggetti legittimati all’accesso sono solo i portatori di una posizione giuridica rilevante, hanno
vera motivazione non solo “di studio”.
- L’amministrazione può poi valutare caso per caso le richieste.
- Il divieto di consultazione a chi non possiede motivazione giuridica valida non nasconde che la
difficoltà di ricerca è strettamente legata alla normativa ancora confusa, alla carenza di spazio,
all’insuff. vigilanza, al disordine, a disattenzioni o alla mancanza di mezzi per consultare. —> va
aggiunto il sempre minore numero di operatori del settore.
- Provvedimento legislativo che regola oggi la consultazione dei doc. archivistici è il “Codice dei
beni culturali e del paesaggio” che dedica campo a questo tema. —> tema della fruizione e
valorizzazione dei beni cult. e del loro godimento pubblico. —> contiene diversi riferimenti a altri
diritti —> rinviata al “Codice della privacy”, “Codice per il trattamento dei dati personali" etc…
- articolo 122 del Codice stabilisce principio del libero accesso ai doc conservati negli archivi di
stato, negli archivi storici di enti pubblici e in quelli di ogni altro ente o istituto pubblico salvo 3
eccezioni: non si possono consultare 1) documenti dichiarati di caratteri riservato relativi a politica
dello stato —> consultabili dopo 50 anni. 2) i doc. contenenti dati sensibili o dati su provvedimenti
penali —> consultabili dopo 40 anni eccetto i dati che riferiscono a salute, vita sessuale o familiare
che invece si consultano dopo 70 anni. 3) doc versati negli archivi di stato o nell’archivio centrale
di stato che sono a rischio dispersione o danneggiamento —> consultabili dopo 40 anni.
- stessa disciplina per i privati acquisiti in dono da archivio di stato o altri istituti pubblici —> il
privato che odia archivio può stabilire condizioni delle non consultabilità.
- il ministro dell’interno più autorizzare a scopi storici la consultazione dei doc. riservati prima del
anni prevista dall’articolo 122.
- la norma che regola le autorizzazioni alla consultazione anticipata rischia però di mettere in dubbio
la distinzione fra diritto di accesso e diritto alla ricerca per studio —> il comma 2 del articolo 122
afferma che le carte riservate potranno essere oggetto di richiesta di accesso solo sulla basa di
stringenti requisiti di legittimazione —> richiesta viene valutata.
- con gli archivi privati di natura storica sono concordati gli accesi fra proprietario e il soprintendente
archivistico.
- Il ministero dell’interno deve accertarsi dell’esistenza di fascicoli o serie riservate nel deposito
prima che vengano versate negli archivi di stato. —> si accertano dell’esistenza quelle eccezioni
 non consultabili introducendo obbligo degli archivi di inviare una copia dell’inventario al
ministero dell’interno.
- articolo 123 afferma che l’autorizzazione deve essere rilasciata a parità di condizione ad ogni
richiedente, quindi niente discriminazione sugli studiosi.
- articolo 124 contempla possibilità di consultare archivi correnti o deposito delle pubbliche
amministrazioni. —> problema coerenza perché se puoi vedere doc. correnti perché devi aspettare
40 anni per altri.
- La seconda eccezione dell’articolo 122 necessità precisazioni —> i dati sensibili sono dati
personali, origine razziale, religione, opinione politica, salute, vita sessuale etc. —> il codice della
privacy però non esclude che doc. con tali dati si sedimentino in archivi correnti per poi essere
trasferiti in quelli storici —> Il trattamento di dati personali più essere effettuato per scopi storici.
- deve però bilanciare il rispetto della riservatezza con il diritto di ricerca —> equilibrio fra queste
opposte istanze sta nell’individuare dei limiti temporali trascorsi i quali si può accedere.
- Blocco dei dati: è una misura cautelare prevista dal codice della privacy che consente di ottenere
che i dati personali vengano conservati in archivi storici inibendone ogni utilizzo perciò c’è
interruzione della possibilità di diffondere e consultare i doc: è questione controversa (articolo 126
2° comma). —> a discrezione del diretto interessato si può avere il blocco se si rispettano due
credenziali: non devono essere di rilevante interesse pubblico e il loro trattamento deve comportare
davvero una grave lesione alla dignità.

10. Gli standard per la gestione documentale.

- La gestione documentale ha acquisito uno spazio autonomo nell'ambito scientifico, con

l'introduzione degli standard gli operatori del settore si sono trovati per la prima volta a lavorare
in ambienti standard-driven cioè vincolati da uso di norme e tecniche. —> applicazione standard
è processo lento e graduale ma che danno risultati concreti e predeterminati.
- prime iniziativi di normalizzazione in ambito della gestione informatica dei doc. vi furono in
Nordamerica. —> il min della difesa approvò nel 1995 un documento che è ancora oggi la base di
tutta la gestione documentale degli stati uniti.
- Standard è struttura gerarchica di regole e definizioni relative alle caratteristiche di un sistema di
gestione doc.
- nel 1947 nacque l’ISO, Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione: è il più grande
ente del mondo in materia di sviluppo e pubblicazione di standard, organismo non governativo,
aderiscono 160 paesi. —> ogni redazione di una norma è soggetta a una procedura rigorosa e
trasparente.
- Si parte dalla bozza iniziale, inizia l'iter di approvazione e pubblicazione della norma, Seguono
revisioni votazioni in seno ai comitati, in caso di esito positivo iniziativa normativa si conclude
con la pubblicazione del documento qualificato come standard internazionale.
- Il processo di sviluppo di una standard prende il via da un'esigenza promosso dalla comunità di
soggetti interessati alla materia: questa esigenza di raccolta dei membri nazionali e portata all’ISO.
- il modello ISO 15489 è nato dalla proposta australiana di riconoscere come standard internazionale
l’ AS 4390: durante la discussione e elaborazione si è arrivati alla pubblicazione dello standard
IOS 15489 —> questo modello È progettato per agevolare e razionalizzare la creazione,
l'acquisizione e la tenuta dei documenti coerentemente con i requisiti normativi e con le esigenze
amministrative. —> i potenziali utilizzatori sono i dirigenti delle organizzazioni, i professionisti
della gestione documentale.
- Questo modello è attento all'aspetto digitale ma può essere utilizzato per documenti di qualsiasi
formato e su qualsiasi supporto, prodotti o acquisiti dal soggetto nell'esercizio delle sue funzioni.
- Un programma generale per la gestione dei documenti dovrebbe prevedere: individuazione doc
prodotti in relazione a ciascun attività; definizione della forma struttura tecnologie da utilizzare;
individuazione dei metadati da associare ai documenti; determinazione requisiti per il recupero,
l'uso e la trasmissione dei documenti; conservazione e accessibilità nel tempo di documenti; la
compatibilità con leggi, regolamenti, standard e politiche dell’organizzazione..
- Lo standard incoraggia l'adozione di politiche pratiche di gestione documentale che assicurino ai
documenti autenticità, affidabilità, integrità e usabilità.
- Lo standard richiede che i doc. contengano o siano associati ai metadati necessari per scrivere l’atto
di cui sono rappresentazione. —> la struttura di un documento deve rimanere intatta, il contesto
giuridico amministrativo dell'essere evidente, I collegamenti tra le unità informative devono essere
resi espliciti E conservati insieme al documento.
- Lo standard definisce anche le funzioni fondamentali che i sistemi di gestione documentale devono
svolgere: acquisizione, registrazione, classificazione, memorizzazione, trattamento, accesso ai
documenti, tracciamento della movimentazione E dell'utilizzo dei documenti all'interno del
sistema, determinazione della destinazione finale.
- Il modello ISO 15489 è quindi documento denso e articolato, di agevole lettura grazie a struttura
testuale.
- Gli standard non riconoscono la differenza tra settore pubblico è quello privato, I presupposti
metodologici e i principi base sono condivisi a prescindere dalla natura dell’organizzazione —> il
modello può essere applicato a enti di qualunque dimensione in virtù della generalità dei principi
affermati.
- La presenza di norme nazionali però può costituire un freno all'adozione del modello ISO.
- La gestione della grande quantità di documenti prodotti in ambiente digitale richiede l'adozione di
un sistema di Recanati per sostenere il processo di creazione, conservazione e trattamento dei
documenti —> il meta-documentano il contesto di produzione degli oggetti documentali perciò
devono essere individuati in funzione del contesto stesso, delle specifiche finalità che ne
giustificano la creazione e l’uso.
- I metadati vengono utilizzati per individuare, autenticare e contestualizzare: i documenti; le
persone, i sistemi e i processi che producono, gestiscono e usano i doc.; le politiche culturali
persone, processi e sistemi sono soggetti; gli oggetti documentali; le relazioni fra gli oggetti
documentali; le relazioni fra gli oggetti e i processi in cui sono utilizzati; eventuali limitazioni
nell'accesso a documenti; info rilevanti ai fini della conservazione.
- Questo elenco giustifica la necessità di una corretta gestione limitati il quadro della polizza di
gestione documentale —> i principi base dei metadati sono regolati dallo standard ISO 23081:
esso definisce un quadro di concetti e metodi di produzione, gestione e utilizzo per la gestione
documentale.
- Questo standard identifica due tipologie di meta dati per la gestione documentale: quelli associati
al momento dell’acquisizione (ultimi per documentare il contesto di produzione di documenti e il
loro contenuto, struttura e aspetto) e quelli successivi all’acquisizione (utili a documentare la
gestione dei documenti, i processi amministrativi nei quali sono coinvolti inclusi tutti cambiamenti
di contenuto struttura e aspetto)
- I metadati possono essere applicati a diversi livelli di profondità quindi sul singolo documento, sui
gruppi di documenti e sull'intero Sistema documentario.
- Dublin Core: è un insieme di metadati progettato per la descrizione di una qualunque risorsa
informativa a prescindere dal dominio di appartenenza —> non vuole sostituire altri standard ma
solo integrare. —> è il riferimento più puntuale in materia di metadati x la gestione doc.
11. La conservazione delle memorie digitali.

- conservazione entità digitali è molto complessa: l’obbiettivo è mantenere inalterate nel tempo le
caratteristiche di integrità, accessibilità, intelligibilità e autenticità dei contenuti. —> è importante
anche poter dimostrare che questo risultato è stato mantenuto cioè che il contenuto è davvero
rimasto inalterato.
- Quindi è necessaria la progettazione di una soluzione per la conservazione di entità digitali —> è
importante tenere conto delle esigenze della sicurezza informatica, dei vincoli delle normative
vigenti del paese in questione, dei requisiti archivistici e organizzativi etc..
- La conservazione di un entità digitale richiede l’impiego di un sistema di storage management
affidabile che garantisca la registrazione e la lettura delle sequenze binarie —> qualsiasi entità dig.
è composta da sequenze binarie (file) fissate su supporti di memorizzazione (media).
- la conservazione richiede attività di controllo e aggiornamento periodiche perciò l’impianto
utilizzato deve fornire agli operatori le info necessarie per svolgere queste attività —> deve essere
anche a prova di atti vandalici e attacchi informatici quindi munito di alto livello di sicurezza fisica
e logica.
- Il sistema di storage management è l’insieme di dispostitivi hardware e software che realizzano la
registrazione delle sequenze binarie su dei media. —> i requisiti di ogni SSM sono:
a) aspettativa di vita molto lunga;
b) elevato grado di standardizzazione;
c) la certificazione da parte del costruttore per un arco di tempo ben definito;
d) meccanismo molto efficienti per rilevare e correggere gli errori durante la registrazione;
e) possibilità di verificare automaticamente l’integrità dei contenuti;
f) capacità di memorizzazione
g) affidabilità della struttura hardware e software
h) elevato grado di robustezza e sistema affidabile
i) produzione automatica di reports sulle attività svolte.
- La normativa vigente in Italia è piuttosto carente e prende in considerazione solo i documenti
informatici senza dare regole precise per la formazione conservazione della memoria digitale.

12. La formazione degli archivisti.

- formazione degli archivisti è estremamente importante: devono essere professionali e sempre in

sviluppo di nuove capacità professionali.
- Precisazione n°1: formare non significa solo trasmettere informazioni perché esse non bastano a
formare la figura complessa dell’archivista —> non è il trasferimento di nozioni dal docente al
discente.
- La complessità del processo formativo richiede un'interazione molto intensa fai questo oggetti; ci
vuole un'attività costante e intellettualmente onesta di ricerca scientifica —> ci vuole il giusto
equilibrio fra tradizione e innovazione
- Gli archivisti devono aggiornare sistematicamente e continuamente le loro conoscenze
condividendo anche i risultati delle loro ricerche: devono contribuire ai progressi dell'archivistica
e assicurarsi che le persone che lavora la canta lui siano preparate per svolgere le propri funzioni.
- Precisazione n°2: la professione archivistica è strettamente legata alle esigenze e strutture
organizzative della società perciò le normative archivistiche sono espressione diretta della
progettualità dello Stato —> essendo lo stato in continua evoluzione le metodologie tradizionali
devono sapersi destreggiare di fronte a contesti nuovi, attrezzarsi per le sempre nuove funzioni e
necessità.
- L'archivista deve avere un atteggiamento di selezione critica delle informazioni e metodologie da
trasmettere, Deve essere vigile e attento nel contesto generale spesso instabile. —> bisogna
selezionare quello che è importante da trasmettere alle generazioni future
- Oggi si presenta un problema: l'archivista che si è formato su materiale storico è in grado di gestire
il sistema documentario-archivistico di una catena di supermercati? —> L’archivista deve essere
nonostante il cambiamento degli scenari il professionista specializzato che organizza e conserva i
documenti, per finalità amministrative, giuridiche e culturali.
- Alcuni anni fa l'archivista per antonomasia era l'archivista di Stato, veniva assunto attraverso un
concorso pubblico veniva immesso nel ruolo specifico del ministero di riferimento per gli archivi.
- Gli archivisti oggi operano in scenari estremamente vari: manca un albo professionale e un elenco
ufficiale —> la mancanza di una regolamentazione rischia di compromettere la conservazione del
patrimonio archivistico e di mettere in difficoltà il mantenimento lo sviluppo della professione
stessa.
- Quello dell'archivista è un mestiere o una professione? Dilemma chi ha sempre diviso gli archivisti
—> ciascuna fa riferimento a un diverso metodo formativo, Il primo più legata l'apprendimento
sul campo attraverso la pratica di bottega, il secondo precisi percorsi didattici e al conseguimento
di risultati.
- Lavorare sul campo senza un'adeguata formazione teorica può essere estremamente rischioso
perché le carte e i file non hanno in sé il potere di rivelare l'archivista i trattamenti di cui hanno
bisogno. —> È necessaria la formazione, Non basta un semplice addestramento, la formazione
consente di approfondire tematiche cruciali per la riflessione.
- La formazione dell'archivista deve essere tutto tondo, Deve essere in grado di impegnarsi in settori
e campi diversi mettendo a frutto e applicando delle metodologie continuamente discusse e
rivisitate con un atteggiamento scientifico di ricerca.
- I destinatari della formazione possono essere diversi: chi già lavora in una struttura archivistica
senza un'adeguata preparazione o preparazione datata; chi non è ancora entrato nel mondo del
lavoro e devi apprendere i rudimenti della professione; chiama preparazione archivistica di base e
intende specializzarsi: chi intende intraprendere la strada della ricerca. —> la formazione Deve
variare a seconda dei discendenti E degli obiettivi che si vogliono raggiungere.
- Mi sono anche diversi soggetti formatori e percorsi, mi sono numerose offerte formative in ambito
universitario —> l'università attualmente possono rilasciare titoli di studio come laurea di primo
livello di durata triennale, Laurea di secondo livello biennale specialista, Dottorati,
specializzazioni, master —> allora funziona come supporto informativo all'introduzione e allo
sviluppo della disciplina archivistica.
- I percorsi offerti dell'università hanno affiancato la tradizionale ultra secolare attività delle scuole
d'archivio che furono istituite nel 19º secolo per formare gli attivisti di Stato —> erano scuole
interno amministrazione finalizzata a fornire una preparazione che lo stato assunto in modo che
potesse operare fondi antichi degli stati tre unitari.
- Una parte essenziale della didattica è costituita dalla verifica dell'apprendimento e dalla
valutazione dell'efficacia dell'intervento formativo, vanno adottati dei parametri per la misurazione
della qualità della ricerca —> un'esigenza irrinunciabile quella di verificare il grado di
apprendimento dei discendenti —> la persona che dimostra di aver raggiunto determinati traguardi
dovrebbe essere in qualche modo anche ricompensata con riconoscimenti.
13. Gli archivi tra comunicazione e rimozione.

- c’è generale ignoranza per quanto riguarda gli archivi.

- I secoli dell'antico regime la curva dell'attenzione per gli archivi era una cosa propria delle corti
europee: i documenti venivano conservati all'interno di sedi monumentali prestigiose come
l'archivio segreto del Vaticano la cancelleria segreta del Palazzo Ducale di Venezia etc.. Spezzati
i legami con gli antichi regimi dura ancora la forza di attrazione per questi luoghi per i documenti
- l'ottocento è il secoli in cui in svariate città si costituiscono gli archivi come istituti nuovi dove far
confluire un patrimonio documentario prodotto nei secoli precedenti da istituzioni ormai
scomparse —> si cerca una fede con un edificio molto monumentale, Con un'insegna sorelle, con
una porta forte presenza simbolica nel tessuto urbano (es. Uffizi a Firenze)
- In questo modo delle testimonianze che fino a qualche decennio prima erano inaccessibili
divennero offerte per lo studio di pochi però accessibili.
- Questo clima operoso in ogni città: si respira un senso risorgimentale con l'intenzione di restituire
ai cittadini le prime tracce di un'identità nazionale. —> questa forte spinta per far conoscere il
mondo dei documenti ti apre anche al mondo delle immagini.
- Per garantire l'effettiva comprensione dei documenti in molte città italiane fioriscono i dizionari
del dei dialetti parlati nelle singole città italiani tutt'oggi ancora strumento il lavoro per gli archivisti
e per gli storici —> da ricordare il dizionario del linguaggio italiano storico amministrativo.
- Molti archivisti allestirono e offrirono i visitatori delle mostre permanenti come una sorta di camera
delle meraviglie per illustrare il patrimonio nei suoi aspetti più rilevanti: Dai documenti più antichi
a quelli più preziosi, dagli autografi dei personaggi eminenti ai documenti più curiosi.
- Le firme dei visitatori a poste sui volumi libri d'onore testimoniano il passaggio negli archivi di
uomini donne di diversa provenienza come di personaggi illustri.
- Oggi sono molti motivi che rendono difficile avvicinar sei documenti E che rende indispensabile
la formazioni e strumenti di mediazioni —> tre vari motivi c'è la scrittura manoscritta che ci
impedisce di prendere mano una pergamena medievale inoltre le forme proprio dei manoscritti ci
vediamo una comunicazione immediata.
- C'è una vera lotta per riscattare la figura dell'archivista, per far uscire gli archivisti dall'anonimato,
non essere più invisibili nella società italiana maestri riconosciuti nell'importanza della loro
funzione. Sono state organizzate nel tempo tante manifestazioni con adesioni discretamente
considerevoli per una categoria così poco numerosa come quelle degli archivisti.
- Questa attività di promozione si fa spazio nelle scuole, nelle mostre, nella rete e nella ricerca.

14. Sistemi informativi archivistici tra locale, nazionale e internazionale.

- un sistema informativo è un insieme di apparecchiature, Procedure e persone che hanno il compito

di raccogliere selezionare archiviare organizzare I dati riguardanti l'attività di un’organizzazione.
L'obiettivo è quello di mettere a disposizione dei responsabili delle decisioni operative tutte le
informazioni necessarie per effettuare le migliori scelte.
- Hanno il compito di contribuire a monitorare ingente patrimonio documentario garantendo una
corretta tutela e gestione —> devono comunicare i contenuti agli utenti e ricercatori.
- Per la maggioranza degli utenti la ricaduta più significativa dei sistemi informativi archivistici
risiede nella loro capacità di sostenere, orientare e incoraggiare la ricerca scientifica.
- È una delle più importanti trasformazioni manifestatasi negli archivi storici con l'avvento delle
tecnologie dell’informazione —> hanno risolto problemi legati alla modalità di strutturazione e
comunicazione della descrizione archivistica nel contesto digitale.
- con SIA ormai si intende una galassia comunicativa articolata E al tempo stesso condannata ad
esprimersi in un linguaggio comprensibile anche gli utenti che non hanno delle specifiche
competenze, E condannata confrontarsi quotidianamente con l'evoluzione delle tecnologie.
- Il seno agli archivi italiani c'è sempre stata l'esigenza di dare delle risposte sistematiche in termini
di censimento e descrizione del patrimonio documentario Nazionale: un intenso lavoro descrittivo
è stato senza dubbio la realizzazione della Guida generale degli Archivi di Stato, primo esempio
di descrizione sistematica e normalizzata del patrimonio documentario.
- Ci fu un'accelerazione tecnologica tra gli anni in cui la guida fu per la prima volta pensata a quando
si arrivò al suo compimento —> prima ancora che si finisse di stamparla l'amministrazione
archivistica varano l'Anagrafe Informatizzata degli Archivi Italiani, primo esempio di diffusa
applicazione di informatica alla sfera degli archivi.
- La guida un po' come se fosse la madre dei SIA e E l'anagrafe rappresenta invece la figura del
padre —> immediata gli esiti dell'anagrafe non furono coerenti alle aspettative —> questo progetto
inoculo definitivamente il giorno informatico dell'amministrazione archivistica.
- Il successivo passo fu negli anni 90 E si ebbe con la maturazione del processo di lavorazione degli
standard di descrizione archivistica in particolare la messa a punto degli standard ISAD e ISAAR
giocò un ruolo fondamentale in vista della progettazione di strumenti di descrizione archivistica
digitale.
- Il primo sistema informativo archivistico italiano, mai reso disponibile in rete quindi ignoto ai più,
fu probabilmente “LORAN” realizzato dalla soprintendenza archivistica per la toscana —>
seguiranno poi la creazione del SIUSA (altro sistema informativo unificato delle soprintendenza
archivistica) e il SIAS (sistema informativo degli archivi di Stato —> questi sono i SIA della prima
generazione E accanto la crescita di questi due sistemi nazionali c'è stato la proliferazione dei SIA
nature diverse.
- Pierson avanti col tempo più però si sente l'esigenza di fare sistema cioè vi trovare i giusti equilibri
tra le diverse componenti di ogni SIA e i sistemi dei SIA nel loro complesso perché la situazione
era altrimenti di difficile gestione. —> si tende perciò a Bologna nel novembre del 2009 la seconda
conferenza nazionale degli archivisti Dove fu presentata la progettazione definitiva del PAN -
portale archivistico nazionale - Primo sistema informativo archivistico unificato. —> poco dopo
si arriva anche alla creazione del SAN (network interistituzionale)
- il SAN Valentino come risorsa Web che si pone come uno strumento articolato di accesso a
molteplici risorse informative archivistiche: è una macchina complessa ancora in fase di rodaggio
ancora suscettibile agli ulteriori sviluppi —> al centro del Sanna però ci sono gli elementi
essenziali dell'informazione archivistica: voler far conoscere gli archivi, Luoghi di conservazione,
le modalità di accesso di consultazione, documenti dello Stato, archivi privati, di enti religiosi etc.
—> il sistema infatti rende disponibili delle sintetiche descrizioni delle diverse entità informative
attraverso il catalogo delle risorse archiv.

15. Il villaggio globale degli archivisti. Organizzazioni internazionali e cooperazione tra gli
archivi del mondo.

- alcune sentivano desiderio nella seconda metà dell’900 che tutti gli archivisti del mondo si
unissero: a questo pensiero nacque il consiglio internazionale degli archivi, organizzazione
 internazionale che nel giro di settant'anni sarebbe arrivato ad avere più membri delle stesse Nazioni
Unite.
- l’ICA la cognitiva politico E culturale del dopoguerra: Ferite della guerra ancora fresche alimentare
una forte spinta ideale per cercare di ricostruire il mondo. —> gli studi che alimentano le fonti
archivistiche di un solo paese non possono essere unilaterali e nazionalisti, la perdita di un corpus
di documenti in un paese è la perdita di tutto il mondo (Solon Buck) —> le sue parole sono degna
di essere notate per la loro spinta ideale, Per la grande attenzione alla posizione degli archivi nella
società e la loro funzione sociale.
- l’ICA non è infatti nata come corporazione finalizzata a sostenere gli interessi della categoria È
nata per tutelare gli archivi proprio per il loro ruolo nella società, Un mezzo 36 archivio diventare
uno strumento di pace, Strumento per la costruzione degli stati nazionali, Strumento per la
democrazia, per la certezza del diritto, per il controllo dei governanti da parte dei governanti la
tutela dei diritti umani. —> ha sempre avuto però approccio pragmatico: Infine quello di trovare
soluzioni pratiche ai problemi che gli attivisti devono affrontare in tutte le parti del pianeta.
- Ci sono delle pratiche necessarie affrontare: 1) lo stabilire un piano per la conservazione degli
archivi delle Nazioni Unite E degli altri enti organizzazioni internazionali 2) ricostruire edifici di
archivio ricavare fondi danneggiati; 3) elaborare piani di difesa del patrimonio artistico 4)
includere i tentativi pace delle clausole relative agli archivi 5) problemi relativi al trattamento di
massa degli archivi moderni 6) trattare i nuovi archivi 7) riproduzione fotografica degli archivi 8)
promozione di un programma internazionale di scambio di riproduzioni fotografiche 9)
promuovere una terminologia archivistica uniforme 10) promuovere una cooperazione fra gli
archivisti 11) far nascere una cooperazione per preparare una guida internazionale e iniziative a
livello internazionale.
- Sono una serie di sfide poste dalle specifiche condizioni del dopoguerra ma vengono indicate delle
necessità di elaborare delle metodologie comuni di descrizione archivistica: La formazione
personale professionale È stato uno degli ambiti in cui ci sono state le riforme più interessanti
infruttuosi;-La terminologia è un tema su cui il consiglio ha lavorato tantissimo.
- Buck scrissi all'Unesco per invitare gli archivi finito talvolta unirsi, La nascita di questo consiglio
l'acqua effettivamente nella guerra fredda —> una situazione di grande divisione le organizzazioni
professionali internazionali facevano da ponte fra le parti gli avevano il carattere di tentativi di
conciliazioni —> era una situazione difficile ma usa il Consiglio aveva una grande rilevanza.
- L’ICA senti subito l'esigenza di creare gruppi di lavoro tecnici al suo interno gruppi di lavoro
sulla microfilmatura e sulla terminologia archivistica: Il consiglio inizia dotarsi di strutture
permanenti come comitati ora sezioni. Il numero di queste strutture di questi gruppi di lavoro
aumento sempre più.
- All'indomani della decolonizzazione, i paesi che combattevano con la difficoltà di creare un
archivio nazionale o un sistema archivistico, trovarono nell’ICA un fondamentale sostegno
soprattutto in termini scientifici —> la scarsità però delle risorse finanziarie sempre stato un
ostacolo ai progetti di assistenza allo sviluppo archivistico. Anche il sostegno dell'Unesco fu molto
modesto.
- La formazione degli archivisti dei paesi del terzo mondo non poteva venire sola forza di borse di
studio per andare a studiare in qualche capitale europea, c'era bisogno che creare dei centri di
formazione nel luogo, Aprirono così primi corsi della scuola per bibliotecari archivisti e
documentaristi in Senegal nell'Università di Dakar, altre presso l'Università del Ghana etc.
- da collaborazione ICA e Unesco nacque un'importante trattativa editoriale, Monumentale
censimento delle fonti archivistiche relative alla storia dell'America Latina, dell'Africa e dell'Asia
conservate negli archivi europei e nordamericani. —> ciao generale necessità di legittimazione
storica sentita dai paesi ex colonie, le fonti archivistiche erano la loro storia ed erano disperse
 notizie in Occidente sia perché le potenze coloniali se erano posateria sia perché I ministeri delle
colonie dei governi avevano prodotto un corpus documentario relativo all'affare delle colonie.
- L’ICA poi pubblicò la guida le fonti per la storia delle nazioni offrendo uno strumento di lavoro
gli storici, Elaborò poi studi, linee guida i modelli di accordi in materia di archivi contesi —>
l'unica soluzione possibile per queste dispute erano accordi bilaterali più che accordi soddisfacenti
per entrambi le parti.
- Gli archivisti di tutto il mondo ci saranno pure uniti, ma il mondo continua a dividersi a farsi guerra
e a colpire patrimonio culturale: Crisi di Stati nazionali e crollo comunismo hanno portato la
riconfigurazione dei conflitti, guerre, rivoluzioni, conflitti di tipo etnico
- I Beni Culturali sono un po' vennero posti in una situazione di rischio Maggiore di quella
precedente —> queste tragedie culturali hanno spinto l’ICA affondare una sorta di Croce Rossa
per i Beni Culturali: lo Scudo Blu.
- Proteggere i beni culturali è difficile in tempo di pace figuriamoci quelli di guerra —> lo scudo
blu scelse come nome ed emblema simbolo adottato dalla Convenzione dell'Aia per la protezione
dei Beni Culturali in caso di conflitto armato del 1954.
- Lo scudo blu intervenire dopo il terremoto di digeriti, Dopo il crollo dell'archivio municipale di
colonia, Per prevenire danni al patrimonio culturale dell'Iraq e in Libia.

16. Città degli archivi, archivi territoriali: nuovi modelli di conservazione:

- le città e gli archivi svolgono ruolo chiave come testimoni del passato E come strumenti di
memoria, Però loro rapporto con la storia complesso dovuto dal fatto che la loro configurazione
non è mai stata statica e definitiva. —> il comune denominatore è la fisicità di quei luoghi di
memoria e la loro mutevolezza —> l’espressione “Città degli archivi” definisci i luoghi fisici che
conservano la memoria, raccolgono il patrimonio documentale connotati da ruolo di memoria
urbana con una forte identità storica sociale.
- Gli archivi e luoghi della memoria sono valorizzati, Hanno ruolo cruciale in quanto memoria
dell'identità individuale collettivi e gruppi sociali.
- Ci sono alcuni luoghi fisici o virtuali come luoghi di memoria questi luoghi si creano e realizzano
dipendendo dai soggetti coinvolti, cioè dagli attori e dal loro complesso modo di interagire.
- Ti archiviamo un forte legame con il territorio per il quali sono prodotti: Sono legati al contesto il
contesto l'elemento distintivo degli archivi, E esso si muovono e operano.

17. Il documento e le sue istituzioni. Archivi, biblioteche, musei.

- non bisogna parlare di archivi, biblioteche e musei sempre in termini di differenza: Va bene
parlamentari di rapporti, Di collaborazioni di relazioni tra il sapere professionali.
- L'archivio è lo strumento più antico che l'uomo ha usato per la condivisione sociale della
memoria; È come una scatola nera che conserva le tracce dell'attività umana E che potrebbe
passare da un'epoca all'altra: Abbiamo un accesso alle altre epoche —> la condivisione
della memoria è una funzione storicamente data in ogni comunità umana, assolve molti
compiti tra cui la possibilità di comunicare, Costruzione della memoria collettiva, Anche
una funzione archivistica chi è il presupposto dell'esistenza degli archivi.