2 Il Sistema Documentario

1
Il Sistema Documentario
2
Obiettivi e programma della sezione
Conoscere i concetti chiave connessi con la gestione informatica dei documenti, degli
archivi e dei flussi documentali.
Comprendere linee guida, risultati attesi e opzioni realizzative dei processi di
informatizzazione del protocollo e degli archivi in corso nelle P.A.

Larea archivistica informatica:
obiettivi, tematiche e percorso

Linformatizzazione del protocollo e
degli archivi: concetti chiave
Documento, sistema documentario,
gestione documentaria: concetti chiave
Linformatizzazione del protocollo e
degli archivi: istanze legislative e
opportunit tecnologiche
Le fondamenta della gestione informatica
del documento
La gestione informatica dei documenti
Le funzioni base: registrazione e
segnatura di protocollo, classificazione,
conservazione
Linformatizzazione del protocollo e degli
archivi
La gestione informatica dei profili
La gestione informatica dei documenti
3
Orientamento

Larea archivistica informatica: obiettivi, tematiche e percorso

Linformatizzazione del protocollo e degli archivi (concetti chiave)

Le fondamenta della gestione informatica del documento

Linformatizzazione del protocollo e degli archivi

4
Larchivistica per la gestione, lutilizzo e la valorizzazione
del patrimonio documentario:
Il governo fisico dei documenti
Laccessibilit alle informazioni
La visibilit del Know-how organizzativo
I CAMPI DI AZIONE
L inserimento dei documenti nel
patrimonio documentario
Il loro controllo nel tempo
Criteri e sistema di acquisizione
e formazione dei documenti
Criteri e sistema di tenuta e
conservazione
I temi dellarea
5
LISTANZA DI
RIFORMA
DELLA P.A.
LA GESTIONE
DEL PATRIMONIO
DOCUMENTARIO
Efficienza Qualit
LE OPZIONI
TECNOLOGICHE
Il quadro di riferimento
6
RIORGANIZZARE
IL SISTEMA DI GESTIONE
DEL PATRIMONIO
DOCUMENTARIO:
PROTOCOLLI
ARCHIVI
FLUSSI DOCUMENTALI
Gli ambiti di intervento
7
GLI OBIETTIVI FORMATIVI
Larea formativa
Archivistica informatica
Acquisire il quadro di riferimento per analizzare e comprendere risultati attesi e
opzioni realizzative dei processi di informatizzazione in corso nelle P.A.

Approfondire lesame dei requisiti funzionali archivistici del sistema di gestione
documentaria

Acquisire criteri e metodi per la progettazione dei sistemi di gestione informatica
dei documenti e degli archivi

Acquisire le conoscenze normative e tecniche per progettare e sviluppare funzioni
di interoperabilit e scambio dei documenti allinterno della RUPA

Rafforzare lapplicazione pratica dei concetti acquisiti attraverso lanalisi di
esperienze di protocollo automatizzato gi in essere nella PA
8
GLI OBIETTIVI FORMATIVI
Comprendere risultati attesi e opzioni realizzative degli interventi di
informatizzazione in corso nelle P.A.

Conoscere i requisiti funzionali archivistici del sistema di gestione
documentaria e le relative disposizioni normative

Saper applicare le regole e le modalit di scambio di documenti allinterno
della Rete Nazionale della P.A.

Consolidare le conoscenze acquisite attraverso lanalisi di esperienze reali
di informatizzazione dei sistemi di gestione dei documenti e degli archivi in
attuazione nelle P.A.
Larea formativa
Archivistica informatica
9
Orientamento





10
LISTANZA DI
RIFORMA
DELLA P.A.
LE OPZIONI
TECNOLOGICHE
LA GESTIONE
DEL PATRIMONIO
DOCUMENTARIO
Efficienza Qualit

I CONCETTI CHIAVE DELLA GESTIONE
DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI

I concetti chiave
11
Linsieme dei documenti (funzionalmente strutturati e
organizzati) che un soggetto produce/acquisisce nellesercizio
delle sue funzioni.
Il complesso delle regole, procedure e strumenti per la loro
gestione e conservazione.
+
Il sistema documentario
12
Il Sistema Documentario deve contribuire al miglioramento
della trasparenza, efficienza e qualit
dellazione amministrativa
Il Sistema Documentario deve fornire:

1. Supporto documentario per:
lo svolgimento delle attivit
la loro testimonianza giuridicamente valida

2. Garantire conservazione e fruizione nel tempo dei
documenti
Il sistema documentario:
finalit ed obiettivi
13
Gli elementi chiave del sistema documentario
Gli attori del
processo/utenti
del sistema
Il processo di gestione
dei documenti
Larchivio Il documento
Componenti del sistema
14
Documento amministrativo
Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti,
anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque,
utilizzati ai fini dellattivit amministrativa
Il documento: definizioni
Documento archivistico
Rappresentazione di un fatto o atto prodotto durante lo svolgimento
dellattivit che stabilmente ne costituisca testimonianza e ne
tramandi memoria
15
Il documento: i supporti

Documento cartaceo
Documento cartaceo
con profilo elettronico
Documento elettronico
profilo elettronico:

modulo elettronico di
identificazione di un documento
collegato ad esso in tutte le fasi
di gestione
contenente le informazioni
connesse al documento al
momento della sua creazione
16

luogo fisico in cui si conservano i documenti

insieme dei documenti organizzati e reciprocamente
collegati

Archivio:
Larchivio
17
Archivio corrente
Archivio di
deposito
Archivio storico
Larchivio: articolazione
18
I FASE
II FASE
III FASE
Produzione e
fruizione
Conservazione,
consultazione e
selezione
Conservazione,
consultazione
Archivio corrente:
documenti attivi
Archivio di deposito:
documenti semiattivi
Archivio storico:
documenti storici
Scarto
Selezione
Fasi di un sistema di
gestione dei documenti
19
Ricezione
- Registrazione
- Segnatura
- - Classificazione
- Fascicolazione
Documenti in entrata
Tenuta in
archivio
Piano di
Classificazione
Protocollazione:
- Responsabile
procedimento
- Ufficio
incaricato
Assegnazione:
- Protocollazione:
- Registrazione
- Segnatura
Classificazione
Fascicolazione

Invio
Documenti in uscita
T
r
a
t
t
a
z
i
o
n
e
/
p
r
o
d
u
z
i
o
n
e

d
o
c
u
m
e
n
t
i

Il processo di gestione del documento
20
Utente esterno
Cliente della PA
Dirigente responsabile
dellassegnazione della pratica
Responsabile
del procedimento
Responsabile gestore
del sistema di protocollo
Ufficio incaricato
di eseguire lattivit
Addetto al protocollo
Attori/utenti di un sistema di
gestione documentario
21
gestione dei
documenti
gestione
informatica
dei documenti
La gestione informatica
dei documenti
22
PUNTI DI FORZA DELLA GESTIONE INFORMATICA

Si riduce la quantit di documenti
prodotti
Si riducono i tempi per la lavorazione
delle pratiche
I documenti sono a disposizione e
non si perdono
QUANTIT DI
DOCUMENTI PRODOTTI
TEMPI DI LAVORAZIONE
ACCESSIBILIT
Perch la gestione
informatica dei documenti
23
TRASFORMAZIONE
NELLA GESTIONE DEI
DOCUMENTI DELLA PA
Crescente attenzione verso la gestione
dei documenti che diventano strumento
essenziale per le politiche di qualit del
servizio
PROCESSO DI RIFORMA DELLA PA:
La legislazione archivistica
nel contesto della riforma della P.A.
24
Le esigenze di gestione informatica dei documenti possono trovare
una risposta in specifiche soluzioni di tipo informatico:
Protocollazione
Classificazione/
fascicolazione
Tenuta
negli archivi
Gestione
informatica dei
fascicoli

Autenticazione
documento
elettronico
Registrazione
elettronica
Scansione
documenti cartacei
Indicizzazione
Gestione ricerca e
accessi
Movimentazione
documenti negli
archivi
Tecnologie e gestione dei documenti
25
Orientamento





26
Dal documento cartaceo al documento informatico
Nuove problematiche
di gestione
Nuove soluzioni
tecnologiche
Autenticit
Integrit
Accessibilit/
Sicurezza
Conservazione
Firma digitale
Registrazione e
Segnatura
elettronica
Indexing
Library functions

Normativa
Tecnologie
Il punto di partenza
27
4. La conservazione
3. La classificazione
2. La segnatura
1. La registrazione
Gestione
documentale
Gestione informatica
dei documenti: funzioni base
5. La selezione
28
Certificazione dei documenti che un soggetto
produce/riceve.
Verificare lentrata/uscita dei documenti in
data certa e di certificarne lesistenza
Scopo:
1. La registrazione di protocollo
29
Registrazione in ambiente digitale
CERTIFICAZIONE
doppia funzione di:
IDENTIFICAZIONE
Contribuisce a garantire
lautenticit
Identifica
un documento archivistico
nel sistema informatico attraverso
il suo profilo elettronico
30
2. La segnatura di protocollo
documento
apposizione
informazioni che
identificano il
documento
Segnatura
31
In ambiente digitale la segnatura avviene apponendo le informazioni
sul documento o associandole ad esso

I dati relativi alla segnatura di un documento indirizzato ad altre
PP.AA. sono contenuti in un file formato XML 1.0
Segnatura di protocollo
in ambiente digitale
32
Attribuire al documento un
codice
Inserirlo in una struttura di
voci
E associarlo a una definita
unit archivistica
Indice
Piano di classificazione
Fascicolo
3. Classificare significa
33
titolario
archivio
documento da
classificare
fascicolo
La classificazione
34
Il piano di classificazione dovrebbe articolarsi su tre livelli:
Funzioni
Macroattivit
Attivit
Natura delle funzioni
Istituzionali Funzionamento
Es. Gestione risorse
finanziarie
Es. Gestione del bilancio
Es. Assestamento e
variazioni
Specifiche di ciascuna area
organizzativa omogenea
Attivit di funzionamento
comuni a tutte le PA
Struttura del piano di classificazione
35
Fascicolo e registro
FASCICOLO
REGISTRO o
REPERTORIO
Unit archivistiche
36
1 Livello

01.00.00 Pianificazione
04.00.00 Organizzazione
07.00.00 Informazione e comunicazione
isituzionale
10.00.00 Sistema dei controlli
13.00.00 Sistemi informativi documentari
16.00.00 Gestione risorse umane
19.00.00 Programmazione risorse
finanziarie
22.00.00 Gestione delle risorse
finanziarie
strumentali
Inserimento successivo voci di 1 livello

01.00.00 Pianificazione
04.00.00 Organizzazione
05.00.00 Qualita dei servizi
06.00.00 Rilevazioni ed elaborazioni statistiche
07.00.00 Informazione e comunicazione I
isituzionale
10.00.00 Sistema dei controlli
13.00.00 Sistemi informativi
16.00.00 Gestione risorse umane
19.00.00 Programmazione risorse
finanziarie
finanziarie
strumentali

Piano di classificazione
37
La classificazione in ambiente digitale deve garantire:
Classificazione in ambiente digitale
Creazione del vincolo tra i documenti
Recupero rapido dei dati identificativi del
documento
Diversificazione della circolazione dei
documenti
Predefinizione di elementi descrittivi dei
documenti e dei fascicoli
38
IL MANUALE DI GESTIONE
Manuale di gestione
Descrive sistema di gestione e conservazione dei documenti e contiene le
informazioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio.
Strumento nuovo di organizzazione sotto il profilo regolamentare ed
informatico; deve essere trasparente, reso pubblico anche in rete, perch
sia noto a impiegati e cittadini.

39
Orientamento

La tenuta e conservazione dei documenti

40
Trasmettere la memoria
storica dellente alle future
generazioni
Mantenere il
controllo sulla
documentazione
semiattiva e storica
Garantire lintegrit e,
quindi, lautenticit
Finalit
4. Larchivio: la conservazione
Garantire
laccessibilit
nel tempo
41
Gestione dei trasferimenti/versamenti dei
fascicoli
ATTIVITA
CHIAVE
Preparazione del versamento nellarchivio
storico
Gestione del versamento
La gestione dei documenti
42
Controllo della movimentazione
dei documenti e dei fascicoli
(art.68, comma 2)
T.U. 445/00
Trasferimento periodico dei fascicoli e dei registri e degli
strumenti di consultazione
(art. 67)
Piano di conservazione
degli archivi
(art. 68, comma 1)
Mantenimento dellordine originario che il materiale ha
assunto nella fase di formazione
(art. 67 comma 2 )
Le disposizioni sugli archivi di deposito
nel T.U. 445/2000
43
Versamento nella separata sezione darchivio o nellarchivio di
Stato competente per territorio dei fascicoli e delle serie
destinate alla conservazione permanente

Versamento degli strumenti di consultazione originari che
garantiscano laccesso

Mantenimento dellordine originario che il materiale ha assunto
nella fase di formazione

Le disposizioni sugli archivi storici
44

Lo scarto e il versamento degli archivi

Il DPR 1409 del 1963 conteneva tutte le norme relative:

alla costituzione delle commissioni di sorveglianza,

allo scarto della documentazione non interessante ai fini della
ricerca storica

al versamento negli Archivi di Stato competenti per territorio
della documentazione interessante ai fini della ricerca storica.

45
Versamento e scarto

Gli archivi non pi occorrenti alla gestione ordinaria, conservati
nellarchivio di deposito, dopo un certo numero di anni (previsto
nel Piano di conservazione) vengono sottoposti per la selezione
alla Commissione di sorveglianza istituita in base al Dpr 8
gennaio 2001, n. 37 .

Le serie di documenti potranno essere:

a) Versati allArchivio di Stato competente per territorio, se ritenuti
di interesse storico;

b) Proposti per lo scarto, se ritenuti non pi utili alla gestione
ordinaria e di nessun interesse storico.
46
Gli Archivi (correnti, di deposito, storici)
sono
beni culturali

Divieto di modifica alla struttura originaria
Divieto di smembramento
Divieto di trasferimento senza lautorizzazione del Ministero per i
beni e le attivit culturali (per gli archivi di deposito e storici)

Le disposizioni sugli archivi nel D. lgs. 22 gennaio 2004,
n.42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio
47
D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio
come modificato dal d.lgs 24 marzo 2006, n. 156
Tutela-Capo III -Misure di protezione
Sono sottoposte ad autorizzazione del Ministero:
Demolizione di beni culturali
Spostamento di beni culturali
Smembramento di collezioni, serie e raccolte
Scarto dei documenti degli archivi pubblici e privati (dichiarati di interesse culturale) e di materiale
bibliografico di biblioteche pubbliche e private (dichiarato di interesse culturale)
Lo spostamento degli archivi correnti dello Stato e degli enti ed istituti pubblici non soggetto ad
autorizzazione
Sono sottoposte ad autorizzazione del Soprintendente:
Opere e lavori di qualunque genere sui beni culturali e mutamento di destinazione duso

48
Tutela - Capo III - Misure di conservazione
Lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici e
territoriali nonch ogni altro ente ed istituto
pubblico hanno:
lobbligo di garantire la sicurezza e la
conservazione dei beni culturali di loro
appartenenza ..
lobbligo di conservare i propri archivi nella loro
organicit e di ordinarli, nonch di inventariare i loro
archivi storici, costituiti dai documenti relativi agli affari
esauriti da oltre 40 anni

I privati proprietari, possessori o detentori sono:

tenuti a garantire la conservazione di beni culturali

hanno lobbligo di conservare i propri archivi, per i
quali sia intervenuta la dichiarazione, nella loro
organicit e di ordinarli, nonch di inventariare i loro
archivi storici, costituiti dai documenti relativi agli affari
esauriti da oltre 40 anni

49
Obblighi di versamento agli Archivi dello Stato dei documenti conservati dalle amministrazioni
statali (art. 41)

Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano allarchivio centrale di Stato e agli archivi
di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni, unitamente agli strumenti che
ne garantiscono la consultazione.
Nessun versamento pu essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto

50
Presso gli organi indicati al comma 1 sono istituite commissioni, delle quali fanno parte
rappresentanti del Ministero e del Ministero dellinterno, con il compito di vigilare
sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla
definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei
documenti.. Gli scarti sono autorizzati dal Ministero.

(esclusioni: Ministero affari esteri, e agli stati maggiore dellesercito, della marina, e
dellaeronautica per documentazione militare e operativo)
(esclusioni per conservazione archivi storici di organi costituzionali: Presidenza della
Repubblica, Camera dei deputati e Senato della Repubblica, Corte Costituzionale,
Presidenza del Consiglio dei Ministri)
51
Il controllo sugli archivi prodotti dagli organi
amministrativi e giudiziari dello Stato
Obblighi di
versamento
Commissioni di sorveglianza
Termini
Modalit
Individuazione dei documenti da proporre per lo scarto (secondo
criteri individuati dal piano di conservazione)
Approvazione da parte della Commissione di sorveglianza sugli archivi
Trasmissione di elenchi di documenti e della relazione illustrativa alla
D.G. Archivi
Decisione della D.G. Archivi sulle proposte di scarto e sulle
modalit
52
Direzione generale degli archivi
Archivio centrale dello Stato
Archivi di Stato su base provinciale
Soprintendenze archivistiche su base regionale
Le istituzioni statali per la tutela
dei beni archivistici
53
La selezione
Attivit di valutazione
per stabilire la durata
Selezione Scarto
Distruzione di documenti
ritenuti non necessari a fini
amministrativi e storici

Assicurare la conservazione
permanente (obiettivo di qualit)
Combattere la ridondanza
(obiettivo di quantit)
54
I criteri della selezione
Criteri formali
Testimonianza dellattivit
dellente produttore
CRITERI DI VALUTAZIONE
Obiettivi
Soggettivi
Esperienza amministrativa
Valutazione mediata di:
- analisi dei documenti
- modalit di aggregazione
- azione rappresentata
55
Il valore dei documenti
Nella valutazione vanno tenuti presente
i molteplici valori rappresentati dai documenti:
Amministrativo
Certificativo
Storico
56
Strumenti della selezione: il piano di
conservazione
Piano di conservazione
Tempi di attivit
Tempi di semiattivit
Tempi di inattivit
Destino ultimo dei documenti
distruzione di documenti inutili
protezione dei documenti utili per il loro valore
formalizzazione del trasferimento di responsabilit
riduzione delle spese
trasparenza amministrativa
assolvimento di obblighi connessi alla conservazione
57
Lo scarto
Disposizioni normative
Norme di natura amministrativo/contabile
Documentazione fiscale
Documenti relativi al personale
Tecniche di campionatura
Qualitativa
Statistica
58
La selezione in ambiente digitale
Programmare la selezione
nella fase di creazione dei documenti
La funzione deve essere prevista
nella progettazione del programma
Operazione continuativa (ogni volta
che si effettua la migrazione dati)
Integrazione di competenze
Operazione attiva di conservazione
Momento centrale
della gestione dei documenti
Tecniche di campionatura:
casuale
sistematica
finalizzata
59
La conservazione dei documenti informatici deve garantire:
integrit
autenticit
accessibilit
Conservazione in ambiente digitale
60

Possono sostituire i documenti dei quali dovuta la conservazione,
con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o
con altro mezzo idoneo a garantire la conformit dei documenti agli
originali.

Le PP.AA. e i privati
La riproduzione e conservazione
dei documenti DPR 445/2000
61
Regole tecniche di riproduzione e conservazione - 2004
Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11:

Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di
documenti su supporto ottico idoneo a garantire la
conformit dei documenti agli originali (DPR 445/2000, art.6).

La norma attualmente in vigore;

Le modalit che assicurano la conformit alloriginale non sciolgono i nodi della
conservazione:

La conservazione dei documenti prescinde dal contesto di produzione;

Linteroperabilit trascurata;

Le norme presentano carattere di approssimazione.

62
Documento
digitale
Documento
analogico
Memorizzazione
su supporti ottici
+
Apposizione riferimento temporale
e firma digitale
Memorizzazione immagine
su supporti ottici
+
Apposizione riferimento temporale
e firma digitale
Conservazione sostitutiva dei documenti
digitali e analogici - 2004
63
Conservazione sostitutiva dei documenti
digitali

Il processo di riversamento sostitutivo di documenti informatici conservati
avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e termina con
l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del
responsabile della conservazione;

Pu essere richiesta l'apposizione del riferimento temporale e della firma
digitale di un pubblico ufficiale, per attestare la conformit di quanto riversato
al documento d'origine.

64
Conservazione sostitutiva di documenti analogici

Il processo di riversamento sostitutivo di documenti analogici
conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto
ottico. Il responsabile della conservazione, al termine del
riversamento, ne attesta il corretto svolgimento con l'apposizione del
riferimento temporale e della firma digitale sull'insieme dei
documenti o su una evidenza informatica contenente una o piu
impronte dei documenti o di insiemi di essi.

Pu essere richiesta l'apposizione del riferimento temporale
e della firma digitale di un pubblico ufficiale, per attestare la
conformit di quanto riversato al documento d'origine.

65
Riproduzione e conservazione dei documenti - CAD
Cad, art. 43
I documenti degli archivi di cui prescritta la conservazione, ove riprodotti
su supporti informatici, sono validi se la riproduzione e la conservazione
nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformit dei documenti
agli originali, nel rispetto delle regole tecniche.

Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza ed ogni atto, dato o documento gi conservati mediante
riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro
processo idoneo a garantire la conformit dei documenti agli originali.

I documenti informatici possono essere archiviati anche con modalit
cartacee e sono conservati in modo permanente con modalit digitali, nel
rispetto delle regole tecniche.

66
Requisiti per la conservazione - CAD
Cad, art.44

Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:

Identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e
dell'amministrazione o dell'AOO;

Integrit del documento;

Leggibilit e reperibilit [documenti e informazioni identificative
(registrazione, classificazione)];

Rispetto delle misure di sicurezza [D.Lgs. 196/2003, artt.31-36;
disciplinare tecnico (CAD, all. B)].

67
Requisiti per la conservazione - CAD
Cad, art.44

Il sistema di conservazione dei documenti informatici gestito da un
responsabile che opera dintesa con il responsabile del trattamento dei
dati personali (D.Lgs. 196/2003, art.29) e, ove previsto, con il responsabile
del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi (DPR 445/2000, art.61), nella definizione e
gestione delle attivit di rispettiva competenza.

Il responsabile della conservazione pu chiedere la conservazione dei
documenti informatici o la Certificazione della conformit del relativo
processo di conservazione ad altri soggetti, pubblici o privati, che
offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

68
Conservatori accreditati

I soggetti pubblici e privati che svolgono attivit di
conservazione dei documenti informatici e di
certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi
e intendono conseguire il riconoscimento del possesso
dei requisiti, chiedono laccreditamento presso DigitPA
69
Responsabile della conservazione

COMPETENZE:

- Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema
di conservazione;
- Gestisce il processo di conservazione e lo
garantisce nel tempo;
- Genera il rapporto di versamento (modalit: manuale
di conservazione);
- Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con
firma digitale;
- Effettua il monitoraggio della corretta
funzionalit del sistema di conservazione;

70

- Verifica lintegrit e la leggibilit degli archivi, con cadenza non
oltre i 5 anni;

- Previene il degrado dei sistemi di memorizzazione e
lobsolescenza dei formati;

- Provvede alla duplicazione o copia dei documenti
allevolversi del contesto tecnologico;

- Adotta misure per la sicurezza fisica e logica del sistema di
conservazione;

- Richiede la presenza di un pubblico ufficiale (se previsto il
suo intervento);

71

- Assicura assistenza e risorse per le attivit di verifica e vigilanza;

- Provvede al versamento dei documenti conservati allACS e agli
AS;

- Predispone il manuale di conservazione (aggiornamento
periodico);

- Pu richiedere di certificare il processo di conservazione a
soggetti pubblici o privati;

72
Documenti analogici originali unici
Cad, art.22, c.5

Con DPCM possono essere individuate particolari tipologie di
documenti analogici (originali unici) per le quali permane
lobbligo di conservazione delloriginale analogico, oppure,
in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformit deve
essere autenticata da un pubblico ufficiale con dichiarazione
firmata digitalmente ed allegata al documento informatico

73
ACCESSIBILITA
VERSUS
Integrit
Autenticit
Le finalit della conservazione
Affidabilit
Leggibilit
74
Nuova disciplina per il trattamento dei dati personali,
storici, di ricerca e di statistica
in base ai principi della legge 196/2003
sulla tutela dei dati personali

Art. 101-103 Trattamento di dati per scopi storici

Accesso e consultabilit: la l. 196/2003
75

Limiti alla richiesta di blocco delle informazioni
da parte degli interessati
per i documenti conservati negli archivi storici
Poteri di autorizzazione alla
consultazione del Ministero dellinterno
Codici deontologici, previsti
dallart. 12 del d.lgs. 196/2003
Diritto del privato al blocco delle
informazioni

2 Il Sistema Documentario

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

2 Il Sistema Documentario

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

1

Potrebbero piacerti anche