PROCEDURĂ DE SISTEM Cod: PS-01

Ed. II Rev.1
Iniţierea, elaborarea, revizia şi arhivarea procedurilor
Pag. 1/6
formalizate pe activităţi

1. Scop
Procedura stabileşte modul de iniţiere, elaborare, conţinutul, formatul, revizia şi modul de
arhivare al oricărei proceduri formalizate pe activităţi, elaborate în cadrul şi aplicată Ministerului
Economiei şi Finanţelor.

2. Domeniul de aplicare

Această procedură se aplică de către toate structurile organizatorice din cadrul Ministerului
Economiei şi Finanţelor, cu excepţia celor care au deja proceduri elaborate conform
reglementărilor Uniunii Europene.

3. Documente de referinţă

3.1 Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1389/2006 privind modificarea şi completarea
Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial
3.2 Ordinul ministrului finanţelor publice 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern,
cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial.

4. Definiţii şi abrevieri
MEF = Ministerul Economiei şi Finanţelor
PS (Procedură de sistem) = procedură aplicabilă tuturor compartimentelor din cadrul
ministerului
PO (Procedură Operaţională) = procedură aplicabilă unui compartiment sau unui număr limitat
de compartimente dintr-o structură organizatorică definită
IL (Instrucţiune de lucru) = descrie paşii ce trebuie derulaţi în desfăşurarea unei activităţi /
operaţiuni
Comisia = Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării
sistemului de control managerial al Ministerului Economiei şi Finanţelor
F = formular
RMC = Reprezentant Management Calitate
5. Descrierea procedurii

5.1 Etapele elaborării unei proceduri formalizate:

(1) Iniţierea
a) Procedurile de sistem se iniţiază la propunerea Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare
metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial al MEF. Comisia stabileşte:
- lista procedurilor de sistem, în concordanţă cu riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor
generale ale ministerului şi cu reglementările aplicabile (legi, ordine, standarde, etc.);
- structurile organizatorice responsabile de elaborarea procedurilor de sistem;

1
 PROCEDURĂ DE SISTEM Cod: PS-01
Ed. II Rev.1
Iniţierea, elaborarea, revizia şi arhivarea procedurilor
Pag. 1/6
formalizate pe activităţi

- termenele pentru elaborarea procedurilor de sistem.

b) Procedurile operaţionale se iniţiază de către conducătorul fiecărei structuri organizatorice din
cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor, atunci când constată necesitatea minimizării sau
eliminării riscurilor aferente realizării obiectivelor specifice şi activităţilor structurii pe care o
conduce precum şi necesitatea eficientizării şi/sau standardizării unei activităţi sau a unui proces,
pentru a indica modul de desfăşurare şi a obţine în mod sistematic rezultatele planificate.
c) Instrucţiunile de Lucru se iniţiază de către persoanele responsabile de elaborarea procedurilor
operaţionale, atunci când procedurile operaţionale descriu activităţi cu un grad mare de
complexitate, iar responsabilitatea realizării acestor activităţi revine unei singure persoane. Ele sunt
utilizate atunci când se simte nevoia simplificării procedurilor operaţionale.
(2) Elaborarea
1 Modul de redactare : Notare paragrafe, subparagrafe:
a) succesiunea notării este următoarea: 1.0.; 1.1.; (1); 1; a); (a)
b) fiecare procedură formalizată se redactează utilizând diacritice şi în conformitate cu
următoarele reguli:
(a) formatul hârtiei: A4;
(b) conţinutul antetului: sigla, tipul procedurii formalizate, denumirea procedurii
formalizate, codul procedurii formalizate, ediţia – se folosesc cifre romane, revizia şi
pagina curentă a procedurii formalizate/nr. paginilor totale, scrise cu corp de 12
îngroşat, Times New Roman;
(c) conţinutul paginii: titlurile scrise cu litere îngroşate, corp de 12, Times New Roman
şi textul cu litere normale, corp de 12, Times New Roman;
(d) conţinutul notei de subsol: codul formularului, scris cu corp de 8 Times New
Roman, numărul ediţiei – scris cu corp de 8 Times New Roman;
(e) fiecare procedură formalizată conţine obligatoriu pagina de gardă (formular F-PS-
00.01), pagina de cuprins (formular F-PS-00.02), formular analiză procedură (cod
F-PS-00.03), pagina de evidenţă a modificărilor (formular F-PS-00.04); formular
lista de difuzare a procedurii (cod : F-PS-00.05), conţinutul procedurii propriu-zise ;
c) sistemul de codificare al procedurilor formalizate:
(a) codul unei proceduri de sistem formalizate este format din grupul PS-XX, unde XX
reprezintă numărul de ordine al procedurii de sistem formalizate, alocat de
Reprezentantul Management Calitate;
(b) codul unei proceduri operaţionale formalizate este format din grupul PO-XX.YY, unde
XX reprezintă numărul de ordine al structurii organizatorice responsabile cu elaborarea
procedurii operaţionale formalizate, iar YY reprezintă numărul de ordine al procedurii;
(c) Codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din grupul F-PS-
XX.YY sau F-PO-XX.YY, unde XX – reprezintă numărul de ordine al procedurii de
sistem/operaţionale, iar YY – reprezintă numărul de ordine al formularului în cadrul PS
respective.
2 Conţinutul unei proceduri formalizate
Capitolele procedurii formalizate sunt următoarele:
a) Scop – se identifică şi se descrie obiectivul general al procedurii formalizate elaborate, ţinând
cont de rolul, locul, importanţa precum şi de alte elemente privind activitatea procedurată;

2
 PROCEDURĂ DE SISTEM Cod: PS-01
Ed. II Rev.1
Iniţierea, elaborarea, revizia şi arhivarea procedurilor
Pag. 1/6
formalizate pe activităţi

b) Domeniul de aplicare - se precizează compartimentele care vor implementa această

procedură, defineşte activităţile în care se va aplica, delimitează explicit activitatea
procedurată în cadrul portofoliului de activităţi;
- se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activităţii. Se evită repetarea
acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii operaţionale, cum ar fi
cele legate de scopul procedurii, de domeniul de aplicare a procedurii. De asemenea, se pot
prezenta principiile generale aplicabile activităţii cum ar fi: transparenţa, legalitatea,
imparţialitatea, etc.;
c) Documente de referinţă - se listează documentele care au stat la baza elaborării procedurii
formalizate, inclusiv documentele cu caracter informativ;
- se cuprind în principal, cele de natura formularelor, liste de verificare (check–lists), acte
normative, manuale care furnizează informaţii necesare derulării activităţii, contribuie la
prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit rezultatele obţinute altor utilizatori.
Documentele trebuie să fie actualizate, utile, clare, uşor de examinat, disponibile managerilor
şi tuturor angajaţilor, precum şi terţilor dacă este cazul;
- se are în vedere listarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea şi
actualizarea acestora, a codurilor de identificare. În această listă se vor regăsi şi documentele
interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor;
d) Definiţii şi abrevieri - se dezvoltă acei termeni care sunt folosiţi cu cea mai mare frecvenţă în
textul procedurii formalizate şi care, conform definiţiilor din standarde, documentaţii tehnice
sunt necesari pentru înţelegerea conţinutului procedurii formalizate;
e) Descrierea procedurii - se descrie modul cum trebuie desfăşurată activitatea/procesul în
succesiune logică, atribuţiile factorilor implicaţi, documentele de lucru, indicându-se în
paranteză codul procedurii care descrie activitatea la care se face referire,
echipamentele/materialele utilizate (dacă este cazul).
- se foloseşte în exprimare numai timpul prezent: execută, elaborează, efectuează, verifică,
certifică, etc.;
– pot fi redate în forma completă, anexând la procedură modele ale documentelor,
instrucţiuni de completare a acestora şi menţiuni referitoare la rolul lor;
– este necesar ca circuitul documentelor aferente activităţii să fie integrat în fluxul general al
documentelor din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor. Se recomandă utilizarea
reprezentării grafice a circuitului documentelor;
– trebuie identificate resursele materiale (birouri, scaune, linii telefonice, etc.), resursele
umane (compartiment şi / sau persoana implicată în realizarea activităţii procedurate),
resursele financiare necesare realizării activităţilor;
f) Responsabilităţi - se precizează persoanele (funcţiile) responsabile pentru realizarea etapelor
procedurilor formalizate;
- se precizează activităţile pentru care răspund ;
- se specifică termenele limită pentru realizarea operaţiunilor, acţiunilor, activităţilor – în
condiţiile în care acestea nu au fost precizate în descrierea procedurii;
g) Anexe, înregistrări, distribuire - tabele, scheme logice (dacă sunt necesare pentru o mai bună
înţelegere a procedurii formalizate) etc.;

3
 PROCEDURĂ DE SISTEM Cod: PS-01
Ed. II Rev.1
Iniţierea, elaborarea, revizia şi arhivarea procedurilor
Pag. 1/6
formalizate pe activităţi

- documentele managementului calităţii sunt elaborate într-un singur exemplar care se

păstrează de către RMC;
- în cadrul structurilor organizatorice circulă doar copii ale procedurilor înregistrate;
- procedurile se distribuie tuturor structurilor organizatorice implicate de către RMC;
(3) Avizare – după elaborare, procedurile se transmit tuturor structurilor organizatorice afectate de
procedura respectivă pentru obţinerea avizului conducătorilor acestora, conform formularului analiză
procedură F-PS-00.03 ;
După obţinerea acestor avize, procedurile se transmit RMC pentru avizare.
(4) Aprobare – După ce procedura a fost avizată de către RMC, aceasta se transmite ministrului pentru
aprobare.
6. Responsabilităţi
6.1 Iniţiere – Managementul structurilor organizatorice din punct de vedere al identificării
riscurilor specifice şi a activităţilor procedurabile;
6.2 Elaborare – Managerii structurilor organizatorice din punct de vedere al modului de
redactare şi al conţinutului procedurilor;
6.3 Avizare – Reprezentantul Management Calitate avizează toate procedurile din punct de
vedere al formatului procedurilor şi al respectării procedurii PS-00
- Managerii structurilor organizatorice afectate de procedurile respective din
punct de vedere al conţinutului;
6.4 Aprobare – Ministrul aprobă toate procedurile elaborate prin ordin;
6.5 Monitorizare – Comisia, din punct de vedere al stadiului de realizare a procedurilor în
concordanţă cu riscurile identificate la nivelul MEF
6.6 Revizie – responsabilităţile sunt aceleaşi ca şi în cazul iniţierii şi elaborării procedurilor.
6.7 Arhivare - RMC

7. Formulare/Înregistrări

7.1. PS-00 – Procedura de iniţiere, elaborare, revizie şi arhivare a procedurilor

F-PS-00.01 – Formular pagina de gardă
F-PS-00.02 – Formular pagina de cuprins
F-PS-00.03 – Formular analiză procedură
F-PS-00.04 – Formular pagina de evidenţă a modificărilor
F-PS-00.05 – Formular lista de difuzare a procedurii

7.2. Înregistrări : Nu este cazul;

8. Arhivarea procedurilor
8.1. După elaborarea şi aprobarea procedurilor, de arhivare va răspunde RMC. De asemenea,
RMC răspunde şi pentru diseminarea procedurilor în toate compartimentele Ministerului
Economiei şi Finanţelor. Procedurile se grupează în dosare potrivit nomenclatorului şi se
predau la compartimentul de arhivă în al treilea an de la elaborare. În cadrul fiecărui
compartiment va fi desemnată o persoană care va avea cuprinsă în fişa postului sarcina de a
păstra şi îndosaria procedurile elaborate în cadrul direcţiei, până la momentul predării acestor
dosare la compartimentul arhivă.

4
 PROCEDURĂ DE SISTEM Cod: PS-01
Ed. II Rev.1
Iniţierea, elaborarea, revizia şi arhivarea procedurilor
Pag. 1/6
formalizate pe activităţi

În vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă trebuie respectate următoarele reguli:

(1) procedurile cuprinse în dosar se ordonează cronologic, iar apoi în ordinea codului procedurii;
(2) se îndepărtează acele, clamele, capsele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele;
(3) documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea
completă a textului, datelor şi rezoluţiilor
(4) dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 de file; în cazul depăşirii acestui număr, se
constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
(5) filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu un creion negru; în cazul dosarelor
compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare
volum;
(6) pe coperta dosarului se înscriu: denumirea instituţiei şi a compartimentului creator, numărul de
dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de
file, volumul şi termenul de păstrare;
(7) se adaugă la începutul dosarului o pagină care va conţine numele persoanei care a îndosariat
procedurile, data îndosarierii, semnătura persoanei respective, precum şi semnătura
conducătorului compartimentului şi textul: „Prezentul dosar conţine … file.
8.2. Conducătorul fiecărei structuri organizatorice răspunde pentru întocmirea proiectului de
nomenclator pentru documentele compartimentului respectiv. Aceste proiecte se centralizează de
şeful compartimentului arhivă şi se înaintează în 2 exemplare spre aprobare şi confirmare.
8.3. Arhivarea dosarelor cu proceduri se va face în conformitate cu Instrucţiunile de reglementare a
modalităţii predării dosarelor la Biroul Arhivă şi Registratură Generală. Aceste instrucţiuni au fost
transmise direcţiilor din cadrul Ministerului Finanţelor Publice prin adresa direcţiei generale de
investiţii, achiziţii publice şi servicii interne nr. 528.075/02.11.2006.

9. Revizia unei proceduri formalizate:

9.1 Revizia unei proceduri formalizate urmează aceeaşi succesiune ca la elaborare din punct
de vedere al propunerii, pregătirii, analizei şi aprobării;
9.2 Revizia unei proceduri formalizate are următoarele efecte asupra procedurii iniţiale:
(1) paragraful, subparagraful schimbat va fi marcat prin sublinierea textului respectiv;
(2) numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare;
(3) dacă volumul modificărilor depăşeşte 60% din conţinutul procedurii formalizate
sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia
procedurii formalizate;
(4) dacă este necesară trecerea pe o altă pagină, prin modificările efectuate, pentru a
nu se modifica întreaga paginaţie a documentului, se completează o pagină nouă
care are numărul celei completate, urmate de “BIS” şi cu numărul ultimei revizii a
acesteia. Pagina nou creată se evidenţiază şi în lista de evidenţă a modificărilor;
9.3 Se completează corespunzător pagina de evidenţă modificări de către structura
organizatorică iniţiatoare;

5
 PROCEDURĂ DE SISTEM Cod: PS-01
Ed. II Rev.1
Iniţierea, elaborarea, revizia şi arhivarea procedurilor
Pag. 1/6
formalizate pe activităţi

9.4 Pagina de gardă se schimbă cu numărul reviziei/ediţiei, reflectând semnarea, şi aprobarea

noii revizii de către persoanele competente (conducătorii structurilor organizatorice
implicate şi RMC);
9.5 Procedura cu paginile modificate ale reviziei se distribuie deţinătorilor de către RMC, în
conformitate cu Lista de difuzare a procedurii (formular F-PS-00.05);
9.6 RMC amendează toate documentele care sunt afectate de modificările procedurii
formalizate;
9.7 Fiecare deţinător al procedurii formalizate are obligaţia de înlocui vechea procedură cu
cea modificată;
9.8 Distribuţia procedurilor se face pe baza Listei de difuzare a procedurii (formular F-PS-
00.05), întocmită de RMC;

10. Anexe