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P01 - GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Rev. 00
24/11/2014
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PROCEDURA DI GESTIONE
DELLA DOCUMENTAZIONE
Firma RGQ_______________
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INDICE
1.2 Riferimenti
1.4 Responsabilità
1.12 Allegati
Scopo della presente procedura è quello di definire le modalità e le responsabilità per garantire
un’efficace gestione dei documenti e delle registrazioni del Sistema di Controllo Interno e di
Gestione del Rischio (SCIGR), con particolare riferimento alle modalità di redazione, approvazione,
aggiornamento, revisione, conservazione e distribuzione dei dati e dei documenti interni del SCIGR,
quali:
Manuale Sistema Controllo Interno e di Gestione del Rischio (MCIGR) e relative Procedure (P),
Moduli (M), Allegati (A);
Standard di qualità;
Codice di comportamento;
Codice Etico;
Dati sui servizi erogati, sul personale e CV, sui provvedimenti, su autorizzazioni e concessioni,
bilanci e conti consuntivi, concorsi, ecc.
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La presente procedura si applica a tutta la documentazione del SCIGR da parte di tutte le risorse
operanti in nome e per conto dell’Università della Tuscia.
RIFERIMENTI
Manuale della Sistema Controllo Interno e di Gestione del Rischio
Delibere ANAC
ACRONIMI E DEFINIZIONI
Modulo (M): E’ un foglio di raccolta dati, sia di input che di output, in formato
standard. E’ utile per la raccolta e la verifica dei dati e per attestare
e dare evidenza dello svolgimento di alcune attività (soprattutto
quelle di controllo). Si presenta come uno schema vuoto da
compilare e una volta compilato ha la funzione di fornire evidenza
della conformità ai requisiti e dell’efficace funzionamento del SCIGR.
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RESPONSABILITÀ
Direttore Generale
Dirigenti
Capi Servizio
Capi Ufficio
Responsabile trasparenza
Ufficio di staff
Presidio Qualità
La responsabilità dell’approvazione dei documenti che descrivono il SCIGR è sempre del Direttore
Generale, la verifica viene svolta dal Referente per l’Audit.
Questo punto definisce l’eventuale rilevanza dell’emettendo documento organizzativo rispetto agli
adempimenti richiesti per garantire la conformità delle attività operative rispetto alla normativa
relativa a:
Piano TPC
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L’emittendo documento organizzativo può definire controlli interni aventi rilevanza generica
rispetto alla prevenzione dei rischi di non-compliance relativi ai sistemi sopra citati, oppure avere
rilevanza specifica in quanto descrivono attività specifiche di prevenzione dei rischi stessi.
Generalità
Manuale SCIGR
Procedure (P)
Moduli e allegati
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Circolari, note
Contratti
1. redazione;
2. verifica;
3. approvazione / emissione;
5. modifica / aggiornamento;
6. conservazione e archiviazione;
7. rimozione.
Le responsabilità delle attività di gestione della documentazione sono riportate nella seguente
Matrice delle Responsabilità.
Manuale SCIGR R C
Procedure e Istruzioni C R C C C
operative
PTPC R C C
PTT R C C
PP R C C
Standard qualità R C C C
Legenda:
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R = responsabilità primaria
C = responsabilità contributoria
Manuale SCIGR
Il Manuale del Sistema di Controllo interno e Gestione dei Rischi è identificato con la sigla MCIGR.
Gli allegati sono indicati con AM e numero progressivo dell’allegato (es. AM01 = allegato 01 al
Manuale). Il manuale è redatto dal Referente per l’Audit.
Il Direttore Generale verifica la congruenza del MCIGR con le norme interne ed esterne e lo
approva.
Lo stato di aggiornamento del manuale è individuato dal numero di revisione, riportato sulla prima
pagina e nelle successive. Lo stato di aggiornamento di ogni sezione del manuale è individuabile
dalla relativa tabella, che riporta la revisione, la descrizione della modifica e relativa data.
Le modifiche / aggiornamenti del manuale sono redatte dallo staff. La verifica e l’approvazione
del manuale revisionato avvengono come già descritto sopra.
Redazione e modifiche - R
Verifica - R
Approvazione R -
Distribuzione/conservazione - R
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L’esigenza di definire delle procedure e delle istruzioni operative nasce dalla necessità di avere
una chiara e trasparente modalità di svolgimento dei processi fondamentali dell’Ateneo.
Le Procedure le Istruzioni operative, con allegati i relativi moduli, sono destinate al solo uso interno e
pertanto vengono messe a disposizione del personale sia in forma cartacea che in pdf.
La differenza tra procedure e istruzioni operative è che le prime hanno carattere organizzativo e
interfunzionale, le seconde tecnico-operativo.
Per la definizione di una procedura/istruzione operative l’ufficio responsabile elabora una bozza
della procedura/istruzione operative e della relativa modulistica.
L’ufficio staff provvede alla messa a disposizione delle procedure e delle istruzioni operative nella
cartella dropbox “Manuale delle Procedure”, informando via e-mail i Responsabili dei servizi.
L’ufficio staff conserva gli originali cartacei. Ogni qualvolta si è effettuata una modifica o un
aggiornamento alle procedure l’ufficio provvede inoltre a ritirare e distruggere le copie obsolete.
Le parti modificate sono evidenziate in giallo. Le revisioni possono essere in numero illimitato ma
progressivo. La registrazione del livello di revisione viene attuata dallo staff utilizzando l’apposito
spazio della pagina 1 di ciascuna procedura. La verifica e l’approvazione delle procedure
modificate avvengono come già descritto precedentemente.
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Redazione e modifiche - - R C
Verifica - R - R
Approvazione R C - -
Distribuzione/conservazione - - R C
2. Generalità
3. Aree di applicazione
5. Riferimenti
6. Modulistica richiamata
I moduli al momento della compilazione diventano “registrazioni’” e come tali sono gestiti secondo
quanto previsto nella presente procedura.
Per alcune procedure possono essere realizzati i diagrammi di flusso utilizzando, a livello grafico, la
seguente simbologia:
ATTIVITÀ
DOCUMENTO
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DOCUMENTI
DECISIONE
Le procedure sono identificate univocamente dalla sigla “P” associata a un numero progressivo
attribuito per ciascun gruppo a partire da 01 (Pxx); le istruzioni operative relative a una procedura
sono identificate dalla sigla della procedura (Pxx) seguita dalla sigla “IO” anch’essa associata a
un numero progressivo (ad esempio “P01_OI02” = istruzione operativa 02 della procedura 01); “M”
è la codifica relativa a un modulo che può essere allegato a una procedura o a un’istruzione
operativa. Le singole procedure e istruzioni operative possono prevedere degli allegati indicati
dalla sigla “A” preceduta dalla codifica della procedura o dell’istruzione di riferimento (es. P01_A01
= allegato alla procedura 01; P01_IO01_A01 = allegato dell’istruzione operativa 01 della procedura
01).
E’ cura del Referente per l’Audit rendere immediatamente disponibili nella cartella dropbox
“Manuale delle Procedure” i documenti descrittivi del SCIGR (procedure, istruzioni operative,
moduli). Tale cartella deve essere accessibile al Direttore Generale, il Rettore e chi da loro
autorizzato.
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I suddetti documenti devono essere disponibili in modalità lettura anche per i membri del Presidio
di Qualità di Ateneo.
L’eventuale distribuzione, su richiesta, dei documenti è sempre in forma controllata ovvero con
trasmissione degli aggiornamenti.
Per ciascun documento del SCIGR, le modalità di conservazione e archiviazione sono riportate
nella seguente tabella.
Documento Conservazione
PP Formato pdf
L’eliminazione della documentazione non può avvenire prima della scadenza del tempo di
conservazione.
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