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PERFORMANCE TRAINING COURSE MANAGEMENT SAP BPC OVERVIEW

TRAINING COURSE SAP BPC 5.1 MICROSOFT PLATFORM

PERFORMANCE TRAINING COURSE MANAGEMENT SAP BPC OVERVIEW

Agenda

Obiettivo del corso


Introduzione a SAP BPC BPC Administration BPC for Office BPC Web

BPC Advanced Administration

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Obiettivo del corso

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Obiettivo del corso

Illustrare le logiche di funzionamento sottostanti la piattaforma integrata SAP BPC 5.1 e fornire
le conoscenze di base per consentire una gestione piena ed efficiente degli strumenti in essa contenuti

Sviluppare le competenze di base per lutilizzo autonomo delle principali funzionalit presenti nel sistema, mediante una serie di esercitazioni sulle aree tematiche dinteresse che avranno ad oggetto il modulo di amministrazione e quello applicativo.

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Agenda

Obiettivo del corso


Introduzione BPC Administration BPC for Office BPC Web

BPC Advanced Administration

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Introduzione

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Attivit

Che cosa SAP BPC Il Corporate Performance Management e la Business Intelligence Le esigenze informative nella gestione dei processi Le architetture tecnologiche per lanalisi dei dati La piattaforma SAP BPC Terminologia e concetti di base

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Che cosa SAP BPC


Caratteristiche principali
1. SAP BPC (Business Planning and Consolidation) una piattaforma unificata ed integrata

di Corporate Performance Management


2. SAP BPC viene usato principalmente per i processi di pianificazione e controllo di

gestione (reporting finanziario/direzionale, consolidato civilistico e gestionale, budgeting&forecasting, analisi predittive)


3. Eun applicativo OLAP basato su un database multidimensionale centralizzato

interrogabile mediante interfaccia Microsoft Office (principalmente Excel)

4. La normale gestione e manutenzione pu essere in gran parte affidata agli utenti di

business e non richiede specifiche competenze IT

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I sistemi di Corporate Performance Management

CPM un acronimo per Corporate Performance Management Una piattaforma CPM permette lintegrazione e lottimizzazione di processi aziendali chiave, come ad esempio (ma non esclusivamente) processi di Analisi dei dati, Previsione, Pianificazione, Controllo e Reporting attraverso la gestione coerente del flusso informativo e lautomazione e gestione dei relativi processi

Una piattaforma CPM un sistema evoluto di Business Intelligence

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La Business Intelligence e la sua evoluzione


Ogni azienda possiede notevoli quantit di dati elementari riguardanti il proprio business. Spesso, tuttavia, occorre notevole sforzo per tradurre tali dati in informazioni a supporto alle decisioni. La Business Intelligence nasce inizialmente con lo scopo di dotare lazienda di modelli, metodi e strumenti per linterrogazione di basi dati transazionali e la presentazione dei risultati (reporting) da parte degli utenti in forma semplice, anche in assenza di specifiche competenze informatiche. In seguito la Business Intelligence ha evoluto i propri ambiti di applicazione, cercando di analizzare non solo specifici settori, ma di comprendere in maniera trasversale tutti i processi core dellazienda in modo da essere da valido supporto alle decisioni. Reporting Datawarehouse IT-centrico Utente poco coinvolto (push) Business Intelligence Sistemi multidimensionali Utente-centrico (pull) Applicazioni specifiche Corporate Performance Management Applicazioni federate di BI Azienda-centrico

Le piattaforme di Corporate Performance


Management (CPM) costituiscono i pi recenti ed evoluti sistemi di BI.

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I principali vantaggi delle piattaforme di CPM


Lutilizzo delle piattaforme di CPM consente di: analizzare e consolidare in automatico elevate quantit di dati in tempo reale evolvere il sistema di controllo nel tempo sia in termini di numero di utenti che di nuovi fenomeni da analizzare senza necessit di programmazione adeguare il sistema di controllo in modo facile e veloce alle esigenze dellazienda e dei diversi attori coinvolti gestire e tracciare i processi gestire anche i dati non strutturati

Riduzione dei tempi di reportistica ed analisi


Incremento della qualit delle analisi Condivisione delle informazioni Maggiore comprensione del business

Possibilit di simulare scenari futuri


Sviluppo delle competenze lungo tutto la filiera Gestione della piattaforma senza necessit di specifiche competenze IT

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I vantaggi conseguibili e misurabili


Applicazioni analitiche File destrutturati
100% Decisioni e Azioni Decisioni e Azioni Analisi informazioni

BI

CPM

Decisioni e Azioni

% Tempo impiegato

Analisi informazioni

Raccolta Dati Analisi informazioni

Raccolta Dati Raccolta Dati 0%

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Principali funzionalit della piattaforma di CPM


Modellizzazione Intelligenza finanziaria (conversione valutaria, ) Condivisione delle logiche tra i modelli, possibilit di realizzare funzioni customizzate Analisi e reporting Interfaccia user friendly integrabile con un foglio elettronico (ad esempio Excel) Analisi in real time (non necessario precalcolare) Analisi Drill-down, drill-through, analisi slice & dice Collaborazione Governo dei processi Gestione dei dati non strutturati Funzionalit di knowledge management Web Portal Pubblicazione di report istituzionali Navigazione nei dati strutturati e non strutturati su browser Integrazione con i sistemi esterni Funzionalit di import ed export dei dati da uno o pi sistemi Interfaccia utente per la gestione degli scarti nelle operazioni di import/export Sicurezza Gestione degli utenti integrata con la rete Sofisticata Profilazione Utente

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Scenario tipico pre-implementazione

Lo scenario di unazienda che non adotta una piattaforma integrata di CPM presenta le seguenti caratteristiche:

Transactional systems :

Applicazioni diverse e isolate per la gestione dei singoli processi Interfacce utenti separate e spesso non omogenee Condivisione delle informazioni gestita con flussi di email Perdita di informazioni (dati non strutturati) e visione dei numeri non univoca Molti processi manuali Scarsa sicurezza

ERP,CRM, DW, ... B

C Decision tools / Suites

A A C A B C Reporting

B Sales / Mkt Budget

Non structured data

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Un esempio: un tipico processo di Pianificazione & Controllo


Pianificazione
Piano Strategico Corporate

rolling forecast

Controllo
Analisi scostamenti

Piani di Sviluppo
Marketing Plan Piano Vendite Piano Post vendita Piano Organizzativo RU Piano ICT Business Plan, Consolidamento risultati gestionali ed economici Budget Top Down - Bottom up

PS/BDG: Approvazione Shareholders

Reporting Direzionale

Criticit di processo:
Numero sempre crescente di partecipanti ai processi e numerosit di processi da gestire (budget, forecast e actual) Tempi di elaborazione ed analisi sempre pi ristretti

Condivisione delle informazioni sempre pi necessaria


Esigenze informative diverse per ciascun partecipante al processo Standard di comunicazione non uniformi

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Un esempio: un tipico processo di Pianificazione & Controllo


Le principali criticit

LOGICHE Unicit dei dati Archiviazione dei dati Ownership dellinformazione Rigidit strutture logiche Dinamicit della strutture organ.ve Complessit delle attivit

OPERATIVE Attivit ridondanti Manutenzione dei file Verifiche e check non automatici Manualit delle operazioni Drill down dei dati Tempi di chiusura attivit

INFORMATICHE Duplicazione back-up dati e file Tempi di elaborazione dei dati Fruibilit e tempestivit dei dati Performance limitate strumenti Elevati costi hardware Elevati costi di automazione

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Scenario tipico post-implementazione

Unazienda che adotta una piattaforma integrata di CPM presenta:

Ambiente unico per la gestione dei processi decisionali


Interfaccia Office univoca e completamente personalizzabile Interfaccia Web Gestione dei dati non strutturati (doc. word, presentazioni ecc.) Gestione flusso approvativo per la certificazione del dato Centralizzazione dellinformazione Gestione centralizzata della profilazione utente

Non structured data

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Esempi di processi gestibili

Tableau de Bord/Cruscotto direzionale Analisi per Key Indicators Reportistica direzionale Bilancio di sostenibilit Pianificazione acquisti e piano di committenza Strategic Planning Budget economico patrimoniale HR Planning & Analysis Rolling forecast e simulazioni Consolidato Civilistico Consolidato Gestionale

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La qualit dellanalisi
Processo evolutivo

Cruscotto direzionale (BSC)

Alta

Indicatori di efficacia/efficienza (KPI)

Livello di aggregazione dati e qualit dell analisi

Analisi patrim./finanziaria

Consolidamento gestionale / civilistico

Bassa

Analisi vendite

CPM
Analisi Dati contabili / Transazioni elementari

BI

Basso

Alto

Frequenza (Tempo) della produzione

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Attivit

Che cosa SAP BPC Il Corporate Performance Management e la Business Intelligence Le architetture tecnologiche per lanalisi dei dati Le esigenze informative nella gestione dei processi La piattaforma SAP BPC Terminologia e concetti di base

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RDBMS vs MDDBMS
Aspetti Generali
RDBMS (Relational DBMS) MDDBMS (Multidimensional DBMS)

1.

Una parte importante del patrimonio di conoscenza di unazienda contenuto in forma strutturata nelle basi dati delle applicazioni gestionali. La tradizionale struttura dati di un modello relazionale ottimizzata per lesecuzione di transazioni (cio gestione di documenti operativi), ma non adatta ad operazioni di analisi ed interpretazione e nemmeno ad

2.

accessi da parte di utenti non esperti.


Per supplire a tale carenza e consentire alle aziende di sfruttare il proprio patrimonio di informazioni in vista di decisioni tattiche e strategiche, sono stati messi a punto numerosi strumenti di caratteristiche sempre pi articolate, che vengono globalmente indirizzati come sistemi di Business Intelligence e/o CPM

3.

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RDBMS vs MDDBMS
Principali caratteristiche
I Multi Dimensional DBMS si differenziano da i Relational DBMS per le seguenti caratteristiche:

1.

Consentono interrogazioni complesse su grandi quantit di dati strutturati su pi dimensioni (tra cui il tempo). Le tabelle dei dati vengono rappresentate in forma spaziale come cubi, navigabili come le tabelle pivot di Excel

2.

3.

In un cubo i dati vengono organizzati in dimensioni di analisi, che rappresentano le viste attraverso cui un numero pu essere navigato (ad esempio le vendite di un prodotto in un certo mese per un dato mercato)

4.

Le interrogazioni (query) dei dati relativi agli elementi delle varie dimensioni sono pre-eseguite allatto del caricamento e memorizzate in una cache (memoria veloce), in modo da accelerare i tempi di risposta (come se il sistema gi conoscesse tutti i possibili risultati delle query)

5.

Ad una risposta veloce in fase di utilizzo fa riscontro un caricamento lento (il sistema processa i tutti i dati per
calcolare le query)

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OLTP vs OLAP

Sui MDDBMS sono state sviluppate le prime tecniche di elaborazioni analitiche interattive denominate On Line Analytical Processing, o OLAP.

Il termine fu coniato nel 1994 da Codd in uno studio per Arbor, in contrapposizione al tradizionale OLTP, OnLine Transactional Processing.

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OLTP vs OLAP
Concetto

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OLTP vs OLAP
Aspetti distintivi
On Line Transactional Processing

La tecnologia delle basi di dati finalizzata prevalentemente alla gestione dei dati elementari di consuntivo I sistemi OLTP forniscono i dati per lambiente OLAP, sono cio una sorgente di dati (data source) per tale ambiente. Gli utenti di sistemi OLTP sono tipicamente terminalisti (operatori di data entry, ad es. amministrativi)

On Line Analitical Processing

I dati disponibili possono essere utilizzati non solo nella gestione del consuntivo ma anche nella pianificazione Solitamente, i dati presenti nei sistemi OLAP sono degli aggregati delle transazioni elementari Gli utenti di sistemi OLTP sono tipicamente analisti

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OLTP vs OLAP
La trasformazione dei dati 1/2 OLTP

OLAP

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OLTP vs OLAP
La trasformazione dei dati 2/2

Informazioni

Navigazione / Analisi

Elaborazione
OLAP Storicizzazione in DB relazionale Pulizia e normalizzatione dati

Dati

Elaborazione delle transazioni elementari

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Elaborazione OLAP

Dati elementari
10/01/2008 15/03/2008 20/03/2008 25/01/2008 27/02/2008 LA SF SF LA SF SALES SALES SALES SALES SALES ACT ACT BDG ACT BDG 20 500 24 17 400

CUBO MULTIDIMENSIONALE
WEST
L.A. S.F. PHX DEN Budget
Sal - Gen

Actual
Sal - Mar

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Elaborazione OLAP

OLTP

OLAP

Dimensione Region

Dimensione Product

Sales (FATTI)

Dati organizzati in record Ogni record suddiviso in campi Per ogni interrogazione deve scorrere lintero DB Totali e subtotali vengono ricalcolati ad ogni interrogazione (anche se i dati elementari non sono cambiati)

Dati organizzati in matrice Le celle sono il risultato delle possibili combinazioni I totali vengono precalcolati e sono immediatamente disponibili per linterrogazione: eventuali cambiamenti ai dati elementari comportano il ricalcolo in tempo reale

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OLTP vs OLAP
Aspetti distintivi 1/2

CARATTERISTICHE Accuratezza Ampiezza territoriale Aggiornamento Granularit Query ad hoc Tempi di risposta

OLTP Sul dettaglio Limitata Immediato Dettagli Rare Lenti

OLAP Sullaggregato Serie storiche Giorni/Mesi (in funzione dei processi) Dettagli aggregati Frequenti Veloci

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OLTP vs OLAP
Aspetti distintivi 2/2

OLTP
Un sistema transazionale aiuta le persone a portare avanti le proprie attivit

OLAP
Aiuta le persone a prendere decisioni

Un sistema transazionale volatile e costantemente in cambiamento

E stabile ed aggiornato ad intervalli regolari

Un sistema transazionale orientato al dettaglio Un sistema transazionale rappresenta la base dati per sistemi OLAP

E orientato ad un alto livello di aggregazione dei dati Rappresenta la base dati ed il motore di calcolo per i sistemi di B.I. e CPM

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Che cosa SAP BPC Il Corporate Performance Management e la Business Intelligence Le architetture tecnologiche per lanalisi dei dati Le esigenze informative nella gestione dei processi La piattaforma SAP BPC Terminologia e concetti di base

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I modelli logici delle applicazioni OLAP


Esempi di applicazioni
Il manager regionale esamina la vendita dei prodotti in tutti i periodi relativamente ai propri mercati Il manager finanziario esamina la vendita dei prodotti in tutti i mercati relativamente al periodo corrente e quello precedente

Il manager di prodotto esamina la vendita di un prodotto in tutti i periodi e in tutti i mercati

Il manager strategico si concentra su una categoria di prodotti, unarea regionale e un orizzonte temporale medio

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I modelli logici delle applicazioni OLAP


Utente Informazioni Conto economico Finanza e Controllo
Ricavi Costi MOL EBIT Cons. Budget Cons. Budget

per unit organizzativa

per quarter
per versione (Consuntivo/Budget)

1 Quart Mkt Vendite Post Tot 2 Quart Mkt Vendite Post Tot Apr Mar Feb Gen

Ricavi

Vendite

per prodotto per territorio per mese per versione (Consuntivo/Budget)


Centro Nord Sud Totale Mgane Centro Nord Sud Totale Clio

Cons. Budget Vendite Margine Vendite Margine

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I modelli logici delle applicazioni OLAP


Applicazioni Tipiche

Finance

Operations

Profit: by Division by Country by Month by Actual/Budget

Sales

Marketing

Volume by Plant by Shift by Product by Day

Revenue by Product by Region by Sales Rep by Quarter

Revenue by Customer by Industry by Channel by Week

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Architettura della piattaforma 1/2

Accesso tramite Browser o MS Office/Excel

MS SQL Server (DB relazionale)

MS Analysis Services (motore OLAP - DB Multidimensionale)

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Architettura della piattaforma 2/2

INPUT

PROCESSI/ELABORAZIONI

OUTPUT

Manual Adj

Unstructured data

Structured data

[SAP BPC APPLICATION]

Modellazione e ingegnerizzazione flussi di input

Architettura applicativa

Produzione report

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La logica multidimensionale in SAP BPC


Il modello dati di SAP BPC rappresentata da un database multidimensionale.

Un database multidimensionale pu essere raffigurato mediante un sistema di assi ciascuno dei quali
corrisponde ad una dimensione

Una combinazione di elementi, uno per ciascuna dimensione, identifica univocamente il dato Questo tipo di strutturazione dellinformazione adatta per rappresentare dei dati aggregati e
qualitativi

Un database multidimensionale si costruisce a partire da un database relazionale Le dimensioni sono scelte dal progettista in funzione delle necessita di analisi e non vi e
necessariamente una corrispondenza diretta con le tabelle del database
RDBMS/OLTP
Anagrafica A
A X Z G Y H . A X Z B Y

c3

MDDBMS/OLAP

Fact Table
C .. D .. E .. F ..

Transazioni

Anagrafica D

Anagrafica E
.

b2

a2

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La logica multidimensionale in SAP BPC

Atlanta Chicago Denver Dallas

Qt venduta

Pesche Ciliegie Meloni Mele

Q4 Q1 Q2 Q3 Dimensione TEMPO

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La logica multidimensionale in SAP BPC

Atlanta Chicago Denver Detroit Q1 Q2 Q3 Q4 Pesche Ciliegie Meloni Mele

Dimensione TEMPO

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Che cosa SAP BPC Il Corporate Performance Management e la Business Intelligence Le esigenze informative nella gestione dei processi Le architetture tecnologiche per lanalisi dei dati La piattaforma SAP BPC Terminologia e concetti di base

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Elementi Strutturali in SAP BPC


Terminologia
Elemento Cubi Descrizione Corrispondenza in SAP BPC

Struttura logica di immagazzinamento dellinformazione Un Cubo sta ad un OLAP DB come una tabella sta ad un DB
relazionale

Corrisponde ad unapplicazione Ogni applicazione possiede delle dimensioni


obbligatorie individuate per tipo

Un DB OLAP composto da uno o piu cubi che comunicano


tra loro e/o condividono una o piu dimensioni Dimensione

Asse di analisi Elemento strutturale di base dei cubi Equivalente logico dei domini relazionali Fornisce una vista descrittiva delle misure del DB Formata da membri, generalmente organizzati in strutture gerarchiche

I tipi di dimensioni predefinite in Sap BPC sono:


A =Account C=Category, E=Entity T=Time, M=Measure R=Currency I=Intercompany Un=User Defined. I primi 5 sono obbligatori per ogni applicazione

Gli elementi in relazione gerarchica si indicano con i termini


di parent, child e sibling

E caratterizzata da alcune proprieta, le quali possono


considerarsi degli attributi dei membri

Ad ogni tipo corrispondono differenti proprieta La dim. M non puoessere modificata dallutente Gli elementi predefiniti sono: Periodic,
YTD, QTD, MTD e WTD

Misura (Measure)

Elemento numerico di un DB OLAP

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Application set, Application e Dimensioni


Definizioni
1.

Application set (Application Set) un gruppo di applicazioni


2.

Contiene un insieme di dimensioni che possono essere condivise tra le varie applicazioni Corrisponde ad un database in MS Analysis Services e MS SQL

Una Application (applicazione) ununit funzionale utilizzata per un fine specifico, come, ad esempio, unapplicazione di reporting direzionale o una di budgeting


3.

E parte di un Application Set Pu condividere alcune dimensioni con altre applicazioni allinterno dello stesso Application Set e pu averne altre che utilizza in modo esclusivo

Dimensione un anagrafica di elementi organizzati generalmente in gerarchie

Tutti gli elementi di ciascuna dimensione si incrociano potenzialmente tra di loro (il motore OLAP calcola tutte le possibili combinazioni come prodotti cartesiani) E possibile organizzare gli stessi elementi di una dimensione in gerarchie alternative (ad esempio anno fiscale ed anno solare)

Non possibile scrivere dati sui nodi delle gerarchie


Di default, il motore OLAP interpreta un nodo della gerarchia come elemento su cui sommare le informazioni degli elementi sottostanti

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Dimensioni
Un classico esempio di gerarchia: la dimensione tempo

Nodo di risalita (spesso chiamato padre) Elemento elementare (spesso chiamato foglia)

Sui nodi non possibile imputare o attribuire valori; possibile farlo solo sulle foglie Se nelle tabelle dei dati sono presenti dei nodi valorizzati, essi vengono ignorati per le interrogazioni: il nodo sempre ricalcolato come somma (roll-up) degli elementi sottostanti In questo caso si fatta lipotesi di raggruppamento trimestrale; possibile costruire un raggruppamento bimestrale

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Dimensioni
Lorganizzazione degli elementi in gerarchia indica automaticamente al sistema di sommare sui nodi i valori attribuiti agli elementi sottostanti

336.0 115.2 120.3 100.5

Calcolo

Sales
Dati elementari

Mese Jan Feb Mar

Sales ()
115.2 120.3

100.5

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Dimensioni
Scrittura sui nodi: possibili soluzioni

Caso: lutente deve inviare i dati di budget a totale


anno (non riesce ad attribuire i dati per singolo mese)

Soluzione 1: Inviare i dati su un mese predefinito (esempio dicembre). La gerarchia garantisce che sul totale anno si possa vedere gli stessi dati Soluzione 2: Creare un membro fittizio dedicato per queste casistiche ed inviare i dati su questo elemento.

Soluzione 3: Creare un algoritmo di ripartizione (ad


esempio lineare /12) che attribuisca il totale sulle singole foglie

2005.INPUT

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Dimensioni
Le gerarchie alternative: riclassificazione degli stessi elementi

Risalita gerarchica vista societaria

Unit organizzative elementari


LA Ops. US Ops. US Ops. NY Ops.

Risalita gerarchica per vista gestionale

US HR Total Company UK HR Total HR Total Company

UK Ops.

UK Plant UK Ops. UK Sales

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Dimensioni
Dimensione TEMPO
2008.B1
TEMPO CLIENTI
Cliente 1 Cliente 1 Cliente 1 Cliente 1 Cliente 2 Cliente 2 Cliente 2 Cliente 2 Cliente 1 Cliente 1 Cliente 1 Cliente 1 Cliente 2 Cliente 2 Cliente 2

Le combinazioni di elementi delle dimensioni: gli incroci


MERCATO
Italia Italia Francia Francia Italia Italia Francia Francia Italia Italia Francia Francia Italia Italia Francia

MISURE
Costo MKTG Costo IT Costo MKTG Costo IT Costo MKTG Costo IT Costo MKTG Costo IT Costo MKTG Costo IT Costo MKTG Costo IT Costo MKTG Costo IT Costo MKTG

VALORE

2008.GEN 2008.FEB

2008.GEN 2008.GEN 2008.GEN

Dimensione CLIENTI
Totale Clienti Cliente 1 Cliente 2

2008.GEN 2008.GEN 2008.GEN 2008.GEN 2008.GEN 2008.FEB

Dimensione MERCATO
Totale Europa

2008.FEB 2008.FEB 2008.FEB

Italia
Francia

2008.FEB 2008.FEB 2008.FEB

Dimensione MISURE
TOTALE COSTI Costo MKTG Costi IT

2008.FEB

Cliente 2

Francia

Costo IT

Il motore OLAP permette tutte le possibili combinazioni (incroci) tra gli elementi delle dimensioni di una applicazione (anche se non valorizzati e/o non sensati ad es. il cliente 1 non opera in Francia) e ne calcola tutte le possibili risalite sui nodi

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Metodologia di implementazione di SAP BPC


Le macro attivit
1. 2. 3. 4. Creazione di un Application Set Creazione Applicazioni Creazione Dimensioni Sviluppo delle procedure di alimentazione dati a. b. c. 5. 6. 7. 8. 9. Report e Input Schedule Procedure di caricamento e validazione dei dati Creazione logiche/calcoli
I passi 1, 2, 3 debbono essere eseguiti

Creazione e profilazione utenti Gestione del workflow Implementazione dei Business Process Flows Altre attivit di amministrazione (security, Audit, ecc) Sviluppo del portale web

necessariamente in questo ordine; i rimanenti


passi (ad eccezione del punto 9, che quasi sempre realizzato per ultimo) possono anche essere eseguiti in parallelo e/o in ordine diverso, a seconda delle esigenze, delle priorit e del tipo di applicazione (ad es. in unapplicazione di budget si preferir costruire prima le schede di input e poi le procedure di caricamento, e viceversa per un applicazione di consuntivo)

10. Sviluppo del modulo di Insight

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Linterfaccia utente
Linterfaccia utente, in tutti i moduli (Administration, Office,Web), composta idealmente da due aree: a sinistra si trova unarea operativa (nella figura in nero), dove si trovano gli elementi da gestire (Administration) e/o i dati da visualizzare (Office) a destra (nella figura in rosso) lAction Pane riporta le azioni e le funzionalit a disposizione dellutente, adattandole alle selezioni operate nellarea a sinistra (Context-Sensitive)