DM7

WHITE PAPER
versione documento 1.0

data ultimo aggiornamento: 12 luglio 2017

Seen Solut ion srl

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Indice dei contenuti
Indice dei contenuti 2

Introduzione 3

Seen Solution 3

Panoramica sulla gestione documentale 3

1. DM7 4
1.1. Architettura 4
1.1. Gestione Enti/Aziende, Ruoli e Utenti 5
1.2. Ambienti Documentali e Configurazioni 6
1.3. Tipologie Documentali e Workflows 6
1.4. Tipi di processo 7
1.5. Versamento e consultazione documenti 7
1.5.1 Caricamento automatico documenti 8
1.6. Sicurezza 8
1.7. Integrita dei dati e Backup 8
1.7. Estendibilit 8

2. Riepilogo Principali vantaggi della nostra soluzione 8

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Introduzione
Il presente documento ha lo scopo di illustrare in modo tecnico-descrittivo il sistema di gestione e repository
documentale DM7 di Seen Solution.
Il prodotto la base documentale di tutti i sistemi Seen Solution.

Di seguito una sintetica presentazione dellazienda e delle funzionalit della soluzione e dei relativi vantaggi.

Per informazioni tecniche pi dettagliate fare riferimento alla manualistica specializzata fornita su richiesta da
Seen Solution.

Seen Solution
Seen Solution Srl unazienda IT di consulenza e servizi tecnologici in outsourcing specializzata nella
digitalizzazione a norma che si propone di accompagnare i propri clienti in un percorso di
reingegnerizzazione e digitalizzazione dei processi e digitalizzazione dei flussi documentali e informativi
nel quale le tecnologie ICT sono una componente importante, ma non lunica e soprattutto ben inquadrata
allinterno di un processo produttivo.

Per unazienda la digitalizzazione di processi non dovrebbe essere incentrato sul semplice e immediato
risparmio di costi, in primis di carta ed inchiostro per la stampa di documenti. Ma importante comprendere
che si tratta di una revisione dell'intero processo produttivo in termini strategici, con vantaggi competitivi
anche nel medio-lungo periodo e non solo in quello immediato.
In questo caso si pu parlare davvero di approccio evolutivo, che mira cio a far fare un salto qualitativo
all'azienda.
perch pi importante dematerializzare un processo che un documento.

In tale senso Seen Solution offre, anzitutto, i seguenti servizi consulenziali accompagnati sempre da
soluzioni WEB tecnologiche avanzate e altamente personalizzabili indicate di seguito :

Analisi dei processi al fine ottenere un quadro chiaro ed organico della situazione
Pianificazione e realizzazione delle azioni da intraprendere per realizzare il cambiamento attraverso
anche la fornitura di soluzioni ad hoc
Follow up delle azioni intraprese
Formazione/consulenza
Servizi (Dematerializzazione, Digitalizzazione a Norma, Conservazione Digitale e Sostitutiva,
Fatturazione Elettronica)

Panoramica sulla gestione documentale

Con l'evoluzione dell'informatizzazione e della produzione digitale, gli applicativi hanno esteso la gestione ai
documenti in formato elettronico.

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I primi sistemi di gestione elettronica dei documenti gestivano solamente file scritti in formati proprietari o in
un numero limitato di formati standard. Molti di questi sistemi successivamente estesero il supporto anche
alla gestione delle immagini e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti
su carta.
I moderni sistemi di gestione documentale (DMS - Document Management Systems) permettono la gestione
del flusso e degli stati dei documenti ed una distribuzione dei documenti e dei compiti da svolgere su di essi
in un contesto aziendale, basandosi su concetto di archiviazione gerarchica classico (a cartelle) e
assegnando gli opportuni permessi agli utenti del sistema che pu essere condiviso anche da piu entit
aziendali che accedono ripettivamenti ai propri documenti

1. DM7
Il sistema di gestione e repository documentale DM7 di Seen Solution, aggiunge nuovi e pi moderni concetti
al DMS classico.

DM7 permette di eseguire in maniera facile ed efficiente, tutte le funzionalit di un sistema documentale di
base:

Organizzazione delle aziende e relativi utenti e ruoli.

Versamento, prelievo e organizzazione dei documenti e dei record
Gestione delle tipologie/classi documentali e dei relativi metadati e dei record
Gestione workflows e stati documento per la creazione di flussi documentali e di processo
Gestione tipi processo da cui viene generato un documento
Storico delle modifiche per ogni documento e per ogni record
Ricerca dei documenti con tutti i filtri per tipologie,metadati e stati documento

Il sistema introduce inoltre il concetto di ambiente documentale, ovvero la separazione fisica dei dati tra le
varie aziende ed utenti presenti nel sistema e questo comporta svariati vantaggi tra cui:

Possibilit di gestire pi realt aziendali con un unico set di servizi che da accesso a pi ambienti.
Configurazione separata per ambiente. Ogni ambiente documentale e di processo, pu essere
configurato per risiedere su server differenti
Possibilit di personalizzare la configurazione dellapplicazione (Tipologie documenti, record,
processi e Workflows) o di creare moduli o estensioni specializzate per una singola azienda.
Razionalizzazione delle risorse utilizzate. Per ogni ambiente documentale e/o utente possibile
gestire dei limiti di risorse oltre il quale non sar possibile effettuare versamenti.
Calcolo risorse per azienda le risorse impegnate da unazienda ed i relativi costi possono essere
calcolate in modo preciso e sistematico.
Prestazioni pressappoco costanti nelle ricerche e/o interrogazioni. Le prestazioni delle ricerche dei
documenti rimangono costanti anche per milioni di documenti, in quanto il sistema tende
naturalmente a lavorare su basi di dati pi piccole e quindi con tempi di risposta molto bassi
Procedure di conservazione, elaborazione , backup e/o recupero dati pi mirate per azienda e/o
ambiente.

1.1. Architettura
Il Core DM7 interamente implementato come un set di servizi REST per permettere la compatibilit con
qualsiasi strumento e/o processo esterno utilizzato che abbia funzionalit di comunicazioni via web (http e
https).
Inoltre il prodotto progettato per non essere legato ad una particolare piattaforma o configurazione in modo
da poter essere installato su varie tipologie di ambienti.

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Il diagramma che segue, illustra la struttura logica del sistema DM7: tutte le richieste dei client o processi
esterni vengono smistate dal CORE del sistema, che provvede ad indirizzarle agli ambienti designati.

diagramma logico

1.1. Gestione Enti/Aziende, Ruoli e Utenti

Attraverso le varie configurazioni possibili di aziende e utenti DM7 offre la possibilit di modulare il sistema
secondo le esigenze ed i casi, e di adattarsi alle varie infrastrutture aziendali reali, dalle realt piu piccole a
quelle pi complesse.
Il sistema permette di censire le aziende/clienti e di assegnare ad ognuna una o pi utenze amministrative
ed una o pi utenze utilizzatore.
Ogni utente utilizzatore ha accesso ai propri documenti e/o quelli di tutta la sua azienda.

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 gestione aziende

gestione utenti

1.2. Ambienti Documentali e Configurazioni

DM7 permette, in caso di necessit di assegnare ambienti documentali diversi per una o piu aziende, in
modo da avere la separazione logica e fisica dei dati dei documenti tra le varie aziende.
Ogni ambiente documentale ha una configurazione che rappresenta i dati di accesso ad un eventuale server
esterno su cui si trova il DB destinato allazienda in caso di configurazioni complesse con i server distribuiti.

dettaglio congurazione - detaglio ambiente documentale

1.3. Tipologie Documentali e Workflows

La gestione delle tipologie documentali e relativi metadati e dei workflow di stato, permette di definire le
tipologie e i workflow per i documenti da lavorare. Inoltre permette la personalizzazione sia dei tipi che dei
workflow a livello di ambiente documentale e quindi di azienda, in modo da poter gestire in un unico sistema
anche aziende con tipologie di dati diverse da quelle predefinite che comunque restano visibili e utilizzabili
solo agli utenti dellazienda interessata.

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 dettaglio configurazione - dettaglio ambiente documentale

1.4. Tipi di processo

I tipi di processo rappresentano a livello logico le procedure formali che concorrono alla generazione di un
eventuale documento, a livello pi concreto ogni processo puo essere sintetizzato in una riga di una tabella
database che contiene i dati formali del processo.
DM7, tramite opportune configurazioni di accesso ad un eventuale gestionale esterno di unazienda,
automaticamente provveder, in fase di versamento di un documento, a rilevare i dati di processo per la
tipologia di documento che si sta versando ed allegarli al documento come metadati di processo.
Quindi conservazione e digitalizzazione di un processo e non di un documento!

dettaglio tipo di processo

1.5. Versamento e consultazione documenti

Gli utenti utilizzatori del sistema, potranno caricare manualmente via interfaccia i propri documenti e
consultare i propri e quelli della propria azienda.
Inoltre gli utenti potranno modificare, scaricare , cancellare i documenti ed in caso di presenza di un
workflow effettuare passaggi di stato.

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 ricerca e dettaglio documento

1.5.1 Caricamento automatico documenti

Oltre al caricamento manuale possibile configurare dei processi per importare in automatico i documenti da
sorgenti esterne quali ad esempio:

Via WebServices
Da FTP (job)
Da Posta elettronica (cron jobs)
Da interfaccia Web
Via eventuali connettori ad altri sistemi

1.6. Sicurezza
Dal punto di vista della sicurezza DM7 ha un sistema di protezione che blocca le utenze in caso di sospetta
fraudolenza inviando notifiche agli utenti interessati ed ai propri amministratori.
Le credenziali degli utenti vengono comunicate dal sistema solo agli utenti stessi e neanche gli
amministratori vi hanno accesso.
Esiste anche la possibilit di crittografare i documenti di una particolare tipologia in modo che siano leggibili
solo attraverso il DM7.

1.7. Integrit dei dati e Backup

Come tutta linfrastruttura Seen Solution il DM7 protetto da procedure di system recovery(*) che
permettono in caso malfunzionamento della macchina (fisica o virtuale) di ripristinare in pochissimo tempo la
situazione al momento precedente il problema.
Sono inoltre schedulabili procedure di backup del database e processi per il controllo a campione
dellintegrit dei documenti depositati.

1.7. Estendibilit
Il sistema DM7 estendibile nelle funzionalit tramite lutilizzo di moduli aggiuntivi per svolgere funzioni
specialistiche relative a determinati contesti di lavoro.

2. Riepilogo Principali vantaggi della nostra soluzione

Architettura Multi-Tenant a due livelli, separazione fisica dei dati

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 Flessibilit nella configurazione per gestire pi contesti reali possibili
Possibilit di caricare in automatico i documenti da sorgenti esterne
Possibilit di gestire processi e record e quindi informazioni compresa la loro opponibilit a terzi
Alte Prestazioni delle ricerche
Estendibilit della soluzione con moduli specializzati
Possibilit di gestione di una struttura con server distribuiti
Invio di notifiche relative ad eventuali tentativi di accessi fraudolenti e in caso di errori del sistema
Possibilit di crittografare i documenti sul filesytem.
Alto livello di sicurezza e integrit dei dati.

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Seen Solution Srl

Azienda Certificata ISO9001:2008 e ISO27001:2014 per

Progettazione, Sviluppo e Consulenza ICT per la conservazione digitale
di documenti e record e reingegnerizzazione dei processi aziendali.

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