Document Management

Fatturazione Elettronica
Gestione del ciclo passivo
DMS (Document Management System)

UPLOAD e CONSULTAZIONE FASCICOLO ELETTRONICO WORKFLOW

DEI DOCUMENTI
Possibilità di definire WF con:
Agevole consultazione Fascicolo SMART
• Passaggi di stato
dei documenti tramite aggrega automaticamente
automatici
filtri di Ricerca i documenti in Fascicoli
• Alert dell’avvenuta attività
configurabili elettronici (per
ai ruoli interessati
a in modalità full text utente/argomento/area
• Smistamento automatico
ecc.)

MOBILE E INTEGRAZIONE TRACCIABILITA E STORICIZZAZIONE FIRMA DIGITALE

Ogni operazione viene salvata

L'accesso mobile e
sul sistema (comprese le Possibilità di apporre
l'integrazione con le
ricerche). Il sistema mostra Firma digitale sui
applicazioni del Cliente
sempre l’ultima versione dei documenti creati
permettono agli utenti di
documenti ma è
aumentare la produttività
possibile vedere le versioni
precedenti

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System Integration
Mettiamo a disposizione L’integrazione con i vari sistemi aziendali può avvenire attraverso
conoscenze specifiche di canali differenti, ciascuno dei quali è provvisto di opportuni
accorgimenti per la trasmissione dei dati in modalità sicura:
system integration con il
fine di semplificare
notevolmente la gestione
dei sistemi informatici del
Cliente e di ridurre
notevolmente i costi per le
integrazioni tra sistemi.

➢ Web service: mediante ➢ SFTP: mediante utilizzo di ➢ Mail e PEC: invio in allegato
interfacce applicative di software client SFTP a una mail e/o PEC che
Canali di tipo web service attraverso connessione nativamente garantisce
Integrazione attraverso connessione internet su canale criptato. autenticità della provenienza
internet su canale e notifica di consegna in
criptato (https) modalità sicura

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Document Management: Elaborazione dati e dispatching
Fatto24 è in grado di:

▪ ricevere in input i dati in qualsiasi formato (csv, xml, xls, etc.) da altri applicativi
▪ elaborarli e rilasciare in output il formato richiesto dal cliente
▪ procedere al dispatching ai vari canali

PEC
FAX
Sdi
… …
Sistemi MAIL
esterni sFTP
POSTEL

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DMS (Document Management System) – Sicurezza

consente l’adozione di processi

documentali e strumenti GDPR compliance:

• Definizione di requisiti funzionali e strumenti di

assessment documentale alla luce del
GDPR

• Riorganizzazione dei processi con approccio

by default e by design

• Back-up dello storage e DR con ripristino in

tempi certi (SLA)

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DMS (Document Management System) – multi Azienda e BU

Fatto24 è nativamente:

• Multi Tenant Corporate

• Multi Azienda • Azienda 1
• Su ogni azienda facente parte di un gruppo è • Azienda 2
possibile impostare le • Azienda n
BU/Divisioni/Dipartimenti di appartenenza
del documento in arrivo secondo regole
facilmente configurabili

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Workflow Contabilità Fornitori • Se la Fattura rispetta i criteri
impostati passa direttamente
all’ERP
Fatto24 per la Contabilità Fornitori è una soluzione • Se Fattura NON rispetta i criteri
Verifica
completamente Cloud (anche da Mobile) con possibilità di Automatica impostati inizia il WF di verifica
gestione delle fatture del ciclo passivo che:
• La fattura può essere sottoposta a
• Razionalizza il ciclo di ricezione delle fatture e dei pagamenti; vari WF di revisione ed
integrazione di dati mancanti
Gestione WF • Una volta che la fattura rispetta
✓ Automatizza le verifiche sulle fatture e le approvazioni da parte delle persone & tutti i criteri impostati passerà all’
ERP
autorizzate dalle procedure; Revisione
✓ Da la possibilità di gestire "chiavi in mano" il processo di verifica delle fatture
con gli ordini di acquisto (o altre logiche), le note spese, i pagamenti ricorrenti a • Il passaggio all’ERP potrà essere
regolato da processi automatici
fronte di contratti ed i ratei di spesa; Passaggio a Batch o per singola fattura
✓ Assicura il rispetto dei controlli e delle procedure interne; ERP dopo
revisione
✓ Offre funzionalità avanzate al sistema di gestione dei documenti;
✓ Trasforma il sistema di approvazione cartaceo (o destrutturato) in digitale;
✓ Si interfaccia con i principali ERP come Oracle e Oracle (sia Ebs che Fusion)
ma anche con portali fornitori esterni per l’ingresso di ulteriori dati rispetto
a quanto già presente in fattura;

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DMS – Validazione e controlli con WF personalizzabile (modello attualmente disponibile)

Others

Sistema Interscambio
fornitori DM-fatto24
SDI
ERP Cliente

Flusso controlli
Verifica Verifica Verifica …Altri
Fornitore Ordine Iban controlli
Caratteristiche di Fatto24 Invoicing management
Processi di approvazione "pronti all'uso"

• Soluzioni pre-configurate per Fatture con Ordini d'acquisto e Fatture senza Ordine
d'acquisto o soggette ad altre logiche, come ad esempio:
▪ Codice imposta
▪ Data di registrazione
▪ Conto CoGe
▪ Centro di Costo
▪ Codice di blocco al pagamento

• Workflow personalizzabili che possono essere modificati dagli utenti di business;

• Supporta modelli di processo distribuiti e ibridi centralizzati;
• Ciclo di approvazioni attivabili tramite email, web, SMS e altro ancora;

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Rintracciabilità, Responsabilità e potente capacità di analisi

• Ampia visibilità e trasparenza per monitorare ogni fattura dal

momento del ricevimento al pagamento
• Gestione delle eccezioni e procedure alternative
• KPI per il controllo dello scaduto e analisi delle performance
• Report (anche per mobile), in tempo reale e analisi sul processo di
esecuzione
• KPI analisi delle prestazioni per assicurare il pagamento nei termini
concordati
• Avvisi e allarmi personalizzabili e escalation per il rilevamento delle
eccezioni

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Moduli Aggiuntivi (opzionali)
✓ Portale fornitori

✓ Inserimento, Gestione e Workflow approvativo delle RdA

(Richieste di Acquisto)

✓ Gestione delle Entrate Merci e riconciliazione con Fatture

passive

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DMS Soluzione per portale fornitori 1/3

➢ Fatto24 integra uno strumento di collaborazione con i Fornitori per la

ricezione e lo scambio di documenti e comunicazioni

➢ Unico punto di contatto con il fornitore attraverso cui poter:

▪ Ricevere documenti digitali
▪ Scambiare comunicazioni strutturate e richiedere documentazione
integrativa
▪ Condividere file per la riconciliazione dei documenti
Portale Fornitori
➢ Garantisce la tracciabilità, ricercabilità e trasparenza delle attività svolte e
dei documenti caricati

➢ Consente di eliminare i flussi cartacei di

documenti e lo scambio di comunicazioni
eterogenee e difficilmente tracciabili
(telefonate, mail, …)
DMS Soluzione per portale fornitori 2/3

➢ Ricezione documenti digitali

Scambio documenti
➢ Scambio comunicazioni strutturate
e informazioni ➢ Condivisione file

➢ Multi-societario
Flessibile e
➢ Multi-flusso
parametrico ➢ Multi-processo

➢ Protocollazione/ apposizione barcode

Tracciabilità e
➢ Assegnazione data di ricezione
Trasparenza ➢ Gestione degli stati e WorkFlow

➢ Navigazione
Ricercabilità e
➢ Ricerca con filtri
Reportistica ➢ Estrazioni in excel

➢ Messa a disposizione dei documenti digitali in

Integrazione con cartelle per il processamento automatizzato
Altri Sistemi ➢ Aggiornamento stati, attraverso basi dati dal
sistema contabile ERP
DMS Soluzione per portale fornitori 3/3

Fornitori Fatto24

1) Assicura che tutti stiano utilizzando gli stessi documenti

2) Rende più semplice e automatica l'aderenza alla conformità
3) Fornisce l’adeguata visibilità e trasparenza
4) Allinea i dati ai flussi di lavoro ai processi aziendali
5) Garanzia di conformità del fornitore agli standard definiti
DMS Soluzione di emissione e approvazione ordini di acquisto 1/2

Fatto24 consentirà l’inserimento degli ordini di acquisto partendo da modelli

predefiniti

Si potranno poi inserire, tramite apposita maschera, i dati di:

− Fornitore
− Elenco prodotti / servizi da inserire manualmente
− Qta
− Imponibile valore unitario
− Iva
− Modalità di fatturazione
− Luogo di consegna / destinazione
− Numero e data ordine (proposti in automatico secondo una metodologia da
definire ma eventualmente modificabili)
− Centro di costo selezionabile
− Conto Co.Ge selezionabile
− Se spesa CAPX o OPEX
− Eventuale dettaglio delle righe d’ordine

I dati inseriti verranno «stampati» sul modello PDF e il documento così completo,
sarà salvato sul Documentale di Fatto24 sotto la tipologia OdA (Ordini di
Acquisto). Al documento, a questo punto, sarà possibile applicare un WorkFlow
di approvazione con la possibilità di firma digitale (se necessario in ultimo step).
DMS Soluzione di emissione e approvazione ordini di acquisto 2/2

➢ Oltre all’inserimento e alla produzione del relativo documento PDF di ordine, il sistema
gestirà il workflow necessario all’approvazione (richiedente, proponente, approvatore) e alla
definitiva emissione dell’ordine con possibilità di notifica e invio automatico al destinatario
(fornitore)

➢ Sarà possibile, oltre alla selezione del fornitore dalle anagrafiche che già vengono ricevute
da Oracle o SAP, poter inserire delle anagrafiche fornitore con i dati minimi (da valutare se
poi questo dovrà generare un passaggio di dati verso Oracle).

➢ Il sistema potrà gestire anche allegati del documento principale BO (Buono d’Ordine) in
modo che eventuali documenti del fornitore (ad esempio offerta) possano essere caricati
scegliendo anche delle tipologie predefinito o come categoria «altro» con relativa nota.

➢ Stampa Ordine di acquisto

➢ L’Ordine potrà essere inserito in un tracciato di ritorno verso Oracle Fusion

DMS Soluzione per Entrata merci / Effettuazione prestazione
Fatto24 consentirà la ricezione del servizio o del bene, partendo da un
documento predisposto dal fornitore (opzionale).

• Il sistema aiuterà nella compilazione partendo dalla selezione dell’ ordine di acquisto. Entrata Merci
• Si potrà selezionare il numero dell’ordine di acquisto e si recupereranno le righe
dell’ordine che dovranno essere selezionate per l’entrata merci (che evidentemente
potrà anche essere parziale).
• Sarà cura di chi inserisce la ricezione di selezionare soltanto il materiale/servizio che è
effettivamente stato ricevuto.

Una volta confermati tutti i valori dell’entrata merci questa sarà salvata come tipologia
documento e associata automaticamente all’ordine.

• Saranno attivati i controlli che consentano di verificare i dati parziali e quali righe ordini
sono ancora da ricevere (anche parzialmente).
• Sarà possibile inserire in questa fase, un codice e note di non conformità, che possano
scatenare un blocco al pagamento della fattura.
• Quando avviene la ricezione si procederà in automatico allo sblocco della fattura su
Oracle (fattura che inizialmente viene importata bloccata in Oracle)..
• Una volta ricevute tutta la capacità dell’ordine non sarà più consentito inserire nuove
ricezioni.

Saranno disponibili le varie notifiche e i vari report per un costante monitoraggio dei flussi.
Importazione da AdE per SWITCH sistema di #FatturazioneElettronica
Fatto24 è in grado di gestire, in modalità completamente automatica, l’importazione delle fatture
esportate dal portale Fatture & Corrispettivi di Agenzia delle Entrate:
▪ Guidiamo il cliente nei semplici passi per l’esportazione di tutte le fatture inviate/ricevute dal portale AdE
▪ Una volta che ci vengono consegnati gli ZIP delle fatture garantiamo l’allineamento del sistema nelle 24H
successive
▪ Cambio del codice destinatario senza necessità di comunicazioni ai fornitori (la modifica effettuata sul portale
AdE è immediatamente operativa)
▪ Controlli di quadratura con i report AdE
Altro

Fatture
Cambio semplice e
«indolore» in 24H

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MMBB srl
Viale Lombardia, 4 - 26900 – LODI Michele Gentili
Associate Partner
Sede operativa: Città di Castello (PG) +39 335 72.64.772
+39 075 8556435
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