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ScanRouter DocumentServer

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Breve Manuale

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ScanRouter DocumentServer

Indice
1. Introduzione
2. Posizionamento
3. Caratteristiche Principali di ScanRouter DocumentServer
3.1 Ricoh total document solution
3.2 Diversi modi di registrazione documenti in ScanRouter DocumentServer
3.3 Sistemi di Gestione Documenti
3.4 Ricercare Facilmente
3.4.1 Tipo di Documento
3.4.2 Lista di Valori

3.5 Funzioni di Ricerca

3.5.1 Ricerca per Parole Chiave
3.5.2 Ricerca Testo Contenuto
3.5.3 Ricerca Generica
3.5.3 Ricerca Generica

3.6 Sicurezza
3.7 Web Document Viewer
3.7.1 Requisiti di Sistema per WEB Document Viewer
3.7.3 Pagina Iniziale di Web Document Viewer
3.7.4 Lista Documenti di Web Document Viewer
3.7.5 Diversi tipi di Visualizzazione

4. Specifiche
4.1 Requisiti di Sistema per ScanRouter DocumentServer
4.2 Specifiche principali per ScanRouter V2 Professional Rel.2.x
4.3 Confronto DeskTopBinder V2 Professional & Web Document Viewer
4.4 Compatibilit con i SW Correlati
4.5 Restrizioni
4.5.1 Numero Documenti Gestibili Consigliato
4.5.2 Altre Restrizioni

5. Tool di Amministrazione (Administration Utility)

5.1 Descrizione
5.2 Attivare il Tool di Amministrazioney
5.3 Fasi di configurazione di ScanRouter DocumentServer
5.3.1 Creare un Nuovo Schedario
5.3.2 Creare un nuovo Tipo di Documento
5.3.3 Creare un nuovo Elenco di Valori (Wordlist)

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ScanRouter DocumentServer

1. Introduzione
Possiamo definire ScanRouter DocumentServer come il "sistema di gestione e
archiviazione documenti" di ScanRouter.
Fino ad ora si proposto ScanRouter V2 Professional come un SW di DISTRIBUZIONE
Documenti e DeskTopBinder V2 Professional come un SW per la Gestione Personale dei
propri documenti. Ma mancava un luogo (area disco) dove archiviare i documenti in formato
elettronico. Ora possiamo coprire il workflow documentale del cliente dall'inizio alla fine,
dall'input all'output.

Document Workflow
Input

Distribut
e

Edit

Storage

Retrieve

Output

ScanRouter V2 Professional
DeskTopBinder V2 Professional
ScanRouter Document Server
Cherry DM

2. Posizionamento

ScanRouter DocumentServer un SW per la Gestione Documenti adatto a piccoli e medi

gruppi di lavoro. Permette a pi utenti di condividere i documenti registrati utilizzando
DeskTopBinder V2 Professional e/o Web Document Viewer. Inoltre sempre utilizzando
DeskTopBinder V2 Professional possibile ricercare, vedere, modificare e recuperare i
documenti desiderati.
Utenti Target: Piccoli e Medi Gruppi di Lavoro.
Ambiente: Rete Locale Windows, Intranet,
Divisione
50

100 impiegati

(Pi di 100 impiegati)

Work Group
20

30 impiegati

Piccolo Work Group

3

Large Office

Medio Ufficio
(30-99 impiegati)

Piccolo Ufficio

10 impiegati

(1-29 impiegati)

Business Personal

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Vi sono due tipologie di utenti principali interessati a ScanRouter DocumentServer:

Il primo formato dai clienti che hanno gi acquistato ScanRouter e necessitano di
archiviare i documenti che vengono distribuiti. Il secondo formato da nuovi utenti
interessati sia alla distribuzione che alla gestione dei documenti.
Di seguito vengono elencate le funzionalit principali di questo SW che rendono molto
semplici: la gestione documenti, il passaggio da cartaceo in elettronico e l'integrazione fra i
vari moduli HW/SW di Ricoh.
Altri vantaggi che si ottengono utilizzando questo SW sono:
- Facilit nel ricercare i documenti tramite parole chiavi o parole contenute negli stessi.
- Risparmio di tempo nell'archiviazione e ricerca dei documenti
- Costi di gestione contenuti
- Elevata flessibilit nell'integrazione con i processi di lavoro degli utenti
Il Numero di Utenti ottimale per l'utilizzo di ScanRouter DocumentServer va da 3 a 30.

3. Caratteristiche Principali di ScanRouter DocumentServer

3.1 Ricoh total document solution

MFP

Tramite le Soluzioni HW e SW di Ricoh, possibile ottimizzare il flusso di documenti

cartacei trasformandolo in flusso di documenti elettronici.
Il SW di Gestione Documenti che Ricoh propone costituito come segue:
ScanRouter DocumentServer
Per archiviare, gestire e condividere i documenti digitalizzati via scanner, quelli ricevuti
via fax e i quelli creati da applicazioni SW.
ScanRouter V2 Professional
Per distribuire a pi destinatari i documenti digitalizzati via scanner e quelli ricevuti via
fax inviandoli via e-mail o direttamente ai computer client.

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DeskTopBinder V2 Professional
Utilizzabile come SW di gestione documenti a livello personale e attraverso il quale
gestire file, immagini e documenti convertiti da cartaceo in digitale presenti in ciascun
PC client.

ScanRouter DocumentServer e ScanRouter V2 Professional vengono

installati sullo stesso PC realizzando cos un sistema di gestione
documentale integrato.
3.2 Diversi modi di registrazione documenti in ScanRouter DocumentServer
1)Registrare file Windows; 2)Creare e registrare nuovi documenti; 3)Registrare documenti
acquisiti via scanner; 4)Registrare via ScanRouter V2 Pro; 5)Registrare HTML, CSV
1.Registrare file Windows
E' possibile registrare file di Windows tramite DeskTopBinder V2 Professional o Web
Document Viewer.

Registrare

Cabinet di ScanRouter

Windows HDD

2. Creare e registrare nuovi documenti

E' possibile creare nuovi documenti e registrarli direttamente tramite la funzione Aggiungi
documento di DeskTopBinder V2 Professional.

Registrare

3. Registrare documenti acquisitivia scanner

E' possibile registrare documenti acquisiti via scanner collegato tramite driver TWAIN
Registrare

4. Registrare via ScanRouter V2 Professional

E' possibile registrare documenti scansiti o fax ricevuti via ScanRouter V2 Professional.
Consegna a DM Cabinet

distribuire
In-Tray

5.Registrare HTML, CSV

E' possibile esportare file HTML e registrare file HTML e CSV.

Esporta HTML

Importa HTML
CSV File

Registrare CSV

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3.3 Sistemi di Gestione Documenti

ScanRouter DocumentServer adotta uno dei sistemi pi popolari per la rappresentazione
dei documenti all'interno del sistema: quello simile a Windows Explorer che consiste in:
Cabinet (Schedario)
Il System administrator all'inizio crea i Cabinet tramite il tool SW di
amministrazione. Entro i Cabinet possono essere creati: Cartelle,
Documenti e Link ai Documenti.
Folder (Cartella)
Entro le Cartelle possono essere creati: Altre Cartelle, Documenti e Link
ai Documenti.
Document (Documento)
Il Documento consiste di una o pi sezioni.

Section (Sezione)
La Sezione l'oggetto di base con cui formato il documento.

Sezione = File

Apri

Documento

Vista Albero

3.4 Ricercare Facilmente

Impostando una ripartizione in "Tipi di Documento", si facilita di molto la ricerca dei
documenti. Gli utenti possono impostarla secondo il proprio modo di lavoro. E' possibile,
quindi, associare le parole chiavi desiderate ai documenti quando questi vengono registrati
nel SR DocumentServer.

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3.4.1 Tipo di Documento

In ufficio circolano diverse tipologie di documenti come minute, fatture, manuali, note
tecniche, ecc. Impostando il Tipo di Documento con campi/parole chiave appropriate
possibile, quando necessario, ricercare molto velocemente il documento desiderato.
Per esempio, nel caso di ordini di acquisto, si imposteranno questi campi:
Nome Cliente / Data Consegna / Venditore Incaricato / Numero PO / Prezzo

3.4.2 Lista di Valori

E' possibile registrare i valori pi frequenti associati ai vari campi in una "Lista di Valori"
(Wordlist). Registrando il documento nel DocumentServer, possibile visualizzare l'elenco
dei valori pi frequenti, risparmando tempo ed errori propri dell'inserimento manuale.

Bottone Wordlist

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3.5 Funzioni di Ricerca

ScanRouter DocumentServer ha delle utili funzioni per la ricerca dei documenti. Queste
funzioni si utilizzano da DeskTopBinder V2 Professional e da Web Document Viewer.
3.5.1 Ricerca per Parole Chiave

< Ricerca con Parole Chiave da DeskTopBinder V2 Pro>

<Ricerca con Parole Chiave da Web Document Viewer>

1. La ricerca per Parole Chiave legata al "Tipo di Documento".

2. E' possibile fare la ricerca su pi Cabinet (Armadietti).
3.5.2 Ricerca Testo Contenuto

E' possibile ricercare i documenti

tramite parole in essi contenute. In
caso di file immagini tipo TIFF,
all'inserimento del file in SR
DocumentServer viene effettuato un
processo di OCR per convertire il
testo immagine in dati ricercabili.
Questi dati sono poi associati al file
immagine da cui sono stati estratti.

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3.5.3 Ricerca Generica

La ricerca generica mette a disposizione una modalit molto semplice di ricerca solo su
alcuni campi comuni a tutti i documenti.
I campi ricercabili sono i seguenti:
> Nome Documento
> Nome Documento e Propriet
> Propriet e testo contenuto

< Ricerca Generica da DeskTopBinder V2 Pro>

<Ricerca Generica da Web Document Viewer>

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3.6 Sicurezza
E' possibile associare due password ad ogni Schedario (Cabinet).
Due password per due livelli di sicurezza.
Diritti di Accesso
Livello
Sola Lettura
Leggere solamente senza modificare
Accesso Completo
Controllo totale sul contenuto (modifica etc..)

E' possibile impostare due tipi di

password diverse per ogni Schedario.
In
questo
modo
si
possono
implementare due tipi diversi di
gestione della sicurezza.

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3.7 Web Document Viewer

Web Document Viewer una applicazione WWW che permette agli utenti di visualizzare,
scaricare in locale e stampare i documenti presenti nel document server.
Web Document Viewer viene usato di solito sia con ScanRouter DocumentServer che
con ScanRouter V2 Professional.
Web Document Viewer formato, oltre a se stesso, dai seguenti due moduli:
Utilizzabile dal
WWW browser:
Web browser
computer client attraverso MS
Internet Explorer
Web server:
Il Server WWW
ed il Web Document Viewer sono
Web browser
installati sullo stesso PC. I PC
HTTP
HTTP
client si collegano a questo modulo
SR Document
SW tramite MS Internet Explorer. Si
Server
raccomanda che il Server Web
venga installato sullo stesso PC su
cui sono presenti SR Document
Server
e
ScanRouter
V2
Professional.

WWW Server and

document/delivery server

3.7.1 Requisiti di Sistema per WEB Document Viewer

Web Docum.Viewer Server
Piattaforma
PC/AT compatibile
Sistema Operativo
Windows NT 4 Server (SP6a o succ.)
Windows 2000Server (SP2 o succ)
CPU
Pentium III 450MHz o pi veloce
Memoria RAM
WindowsNT, 128MB o pi; Windows2000, 256 MB o pi
HDD
Almeno 25MB di spazio libero per l'installazione e almeno 500
MB per lavorare.
Rete Locale
Protocollo: TCP/IP
Web Document Viewer Client PC
Piattaforma
Sistema Operativo

Monitor
Web Browser

PC/AT compatible
Windows 95 (OSR2 o succ.
Windows 98, Windows 98 Second Edition
Windows ME
Windows NT 4 Workstation (SP5 o succ.)
Windows NT 4 Server (SP5 o succ.)
Windows 2000 Professional
Windows 2000Server (SP2 o succ.)
Windows XP
800 x 600 pixel 64K colori o pi
Internet Explorer 5.01 SP2 o succ.
Netscape Communicator 4.5 o succ.
(Netscape Ver.6.xx NON supportato)

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3.7.3 Pagina Iniziale di Web Document Viewer

Inserire la URL del Web Document Viewer, e la "Pagina Iniziale" verr visualizzata
La URL da inserire la seguente:
http:// DNS name or IP address of the server / rds / start_f.asp

1. Fare Click su [Start]

2. Poi selezionare [View Document Management Server]

3.7.4 Lista Documenti di Web Document Viewer

In questa lista vengono elencati i documenti presenti nello Schedario del DocumentServer.
E' possibile visualizzarli,e gestirli da questa finestra.

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3.7.5 Diversi tipi di Visualizzazione

Lista
A partire dalla Visualizzazione a Lista possibile scegliere altri modi per visualizzare i
documenti archiviati nel. DocumentServer.
I tre metodi di Visualizzazione sono i seguenti:
Default

Lista

Miniature

Calendario

Miniature

Calendario

I parametri relativi ad ogni documento visualizzati sono i seguenti:

Parametri

Nome Documento
Tipo Documento
No. Documento
Added (The date of document delivery)
Modificato
Espira
Dimensioni
Numero di Sezioni
Stato

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4. Specifiche
4.1 Requisiti di Sistema per ScanRouter DocumentServer
Il PC su cui si installa ScanRouter DocumentServer, deve soddisfare i requisiti seguenti:
[Nota]
* E' possibile installare ScanRouter V2 Professional e SRDocumentServer sullo stesso PC.
Computer
Piattaforma
Sistema Operativo
CPU
Memoria RAM
Disco Rigido
Rete Locale

PC/AT compatibile
Windows NT Server4.0 (SP6a o succ.)
Windows 2000Server (SP2 o succ.)
Pentium III 450MHz o pi veloce
Windows NT, 128MB o pi,
Windows 2000, 256 MB o pi
Almeno 1 GB di spazio libero disponibile
Protocollo: TCP/IP

Limiti:
Non installare SR DocumentServer in un PC che funge da database o mail server.
Non Utilizzare ScanRouter DocumentServer in ambiente WAN. In funzione dello stato
della rete potrebbero verificarsi time-out con conseguente perdita dei documenti
consegnati.
Non installare DocumentServer in un PC collegato alla rete via connessione dial-up.

4.2 Specifiche principali per ScanRouter V2 Professional Rel.2.x

Sistema Operativo
> Windows NT 4.0 Server + Service Pack 6a o succ.
> Windows 2000 Server + Service Pack 2 o succ.
Rete Locale
> Protocollo: TCP/IP
> IP over IEEE1394 (Solo quando connesso a AF1224-32 o AF1060-75)
Modelli Ricoh Supportati
> AF350-450, AF220-270, IS330 Scanner, AF1035-45, AF1022-27-32
AF3800MF(con funzioni Copiatrice/Scanner), AF1060-75, AF1224-32
*Vedere "ScanRouter V2 Professional rel.2.x Breve Manuale" per ulteriori dettagli.

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4.3 Confronto DeskTopBinder V2 Professional & Web Document Viewer

ScanRouter DocumentServer
DeskTopBinder V2 Pro
Web Document Viewer
Funzioni Base
Ricerca Specifica
Ricerca Generica
Ricerca su Testo contenuto
Aggiungi Documento
Aggiorna Documento
Cancella Documento
Copia Documento
Sposta Documento
Distribuisci Documento
Stampa da Server
Canc./Copia/Sposta/Distribuisci/Stampa
pi file insieme
Visualizza
Vista Lista
Vista Miniature
Visat Calendario

SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI

SI
SI
SI
SI
No
SI
No
SI
SI ??????
SI
No

SI
SI
SI

SI
SI
SI

4.4 Compatibilit con i SW Correlati

La tabella seguente mostra la compatibilit con ScanRouter DocumentServer.
ScanRouter DocumentServer
ScanRouter V2 Professional (Ver1.xxx)
NO
ScanRouter V2 Pro (Ver2.xxx)
SI
DeskTopBinder V2 Professional (Ver1.xxx)

NO

DeskTopBinder V2 Pro (Ver2.xxx)

SI

NOTA: Le Versioni Lite (prodotti Bundled) NON possono essere utilizzate con
ScanRouter DocumentServer.

4.5 Restrizioni
4.5.1 Numero Documenti Gestibili Consigliato
Numero consigliato di schedari
Meno di 20 schedari per sistema (Server)
Numero consigliato di documenti
Meno di 10.000 documenti per schedario
Meno di 1.000 documenti per cartella
Numero consigliato di sezioni
Meno di 20.000 sezioni per schedario
Meno di 200 sezioni per documento

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4.5.2 Altre Restrizioni

<Restrizioni sulle Cartelle>
Nome Cartella
Fino a 32 caratteri alfanumerici. I documenti nella cartella devono avere nome diverso da
quello della cartella. I nomi con Maiuscole sono uguali agli stessi nomi scritti in minuscolo.
<Restrizioni sui Documenti>
Nome Documento:
Fino a 100 caratteri alfanumerici
Creatore:
Fino a 37 caratteri alfanumerici
<Restrizione sulle Sezioni>
Nome Sezione:
Fino a 100 caratteri alfanumerici
<Restrizioni sui Link (collegamenti)>
Link (collegamento):
Fino a 100 caratteri alfanumerici
<Restrizioni sui nomi cartelle, documenti, e sezioni>
Un nome DEVE essere attribuito.
Non possibile attribuire un nome di soli spazi.
Gli spazi all'inizio e alla fine del nome vengono automaticamente cancellati.
Non possibile attribuire un nome che inizi con un <punto> (.)
I nomi NON possono contenere i seguenti simboli : /,:,*,?,,<,>,|

5. Tool di Amministrazione (Administration Utility)

5.1 Descrizione
Administration Utility un modulo SW che permette di configurare, gestire e manutenere il
DocumentServer. Questo modulo SW utilizzato per il solo ScanRouter DocumentServer.
(ScanRouter V2 Professional ha il suo proprio modulo SW di Amministrazione/Gestione)

5.2 Attivare il Tool di Amministrazioney

Il modulo SW si attiva selezionandolo dal menu programmi:

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Una volta in esecuzione compare la seguente finestra che richiede di inserire la password
dell'Amministratore di sistema:

8 caratteri

Se si vuole gestire un altro DocumentServer Selezionare il Bottone corrispondente.

5.3 Fasi di configurazione di ScanRouter DocumentServer

La configurazione di SR DocumentServer, per poter iniziare ad archiviare i documenti,
consiste essenzialmente in tre fasi: 1)Creare uno Schedario, 2)Creare un Tipo Documento
Personalizzato con i Campi/Parole Chiave necessari, 3)Creare uno o pi Elenchi di Valori da
associare ai campi/Parole Chiave definiti in precedenza.
5.3.1 Creare un Nuovo Schedario
L'Amministratore crea ed imposta un nuovo Schedario tramite le finestre seguenti:

Per configurare impostazioni pi dettagliate

come ad esempio: protezione via password,
creazione di miniature, estrazione dati via OCR
ecc., selezionare il bottone corispondente.

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5.3.2 Creare un nuovo Tipo di Documento

L'Amministratore crea ed imposta un nuovo Tipo Documento tramite le finestre seguenti:

5.3.3 Creare un nuovo Elenco di Valori (Wordlist)

L'Amministratore crea ed imposta un nuovo Elenco di Valori tramite le finestre seguenti:

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