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ScanRouter Professional

SCAN ROUTER V2 PROFESSIONAL


REL 2.2
1. Introduzione

1.1 Introduzione
ScanRouter V2 Professional un software sviluppato da Ricoh che offre una vera soluzione ai
problemi di scansione in rete a tutti quei clienti che desiderano un ufficio pi ordinato e con meno
carta in giro. ScanRouter V2 Professional un sistema di distribuzione elettronica di documenti,
che permette di trasmettere e integrare documenti (ricevuti via scanner o via fax) in rete. ScanRouter
Professional fornisce strumenti molto produttivi che automatizzano il processo di scansione
attraverso la MFP Ricoh dall'inizio alla fine.

E' adatto nelle seguenti situazioni:
- Trasmissione diretta agli elementi di un gruppo di lavoro delle scansioni o dei fax in arrivo
- Accesso ai file da parte degli utenti via DesktopBinder Pro, via Windows e/o via Web Browser
- Per uffici e/o gruppi di lavoro che basano la loro attivit molto sulla comunicazione via rete.
- Back-up elettronico di Moduli e documenti cartacei contenenti immagini, disegni, articoli, etc
- Per inviare i documenti (cartacei /elettronici) all'interno della Intranet aziendale
- Trasformazione di cartaceo in elettronico per l'introduzione in sistemi di Archiviazione elettronica
- Distribuzione elettronica di documenti scansiti e fax in ingresso via e-mail

E quindi:
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Savaguardia gli investimenti del cliente integrandosi all'interno del suo ambiente di rete e con i
maggiori sistemi di Posta Elettronica.
Ottimizza l'infrastruttura di comunicazione esistente e l'uso delle risorse eliminando la necessit
di scanner individuali
Migliora la comunicazione velocizzando la distribuzione digitale di fax e/o immagini
digitalizzate verso i PC degli utenti
Permette di migliorare la produttivit integrando il workflow cartaceo (Grafici, Foto, Scritti a
mano) con quello digitale.
Semplifica le attivit dell'Amministratore di Rete attraverso un sistema di gestione dedicato
ScanRouter Professional
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ScanRouter Professional


Le sue caratteristiche principali sono le seguenti :

Distribuzione Documenti / FAX
Documenti scansiti con la MFP o ricevuti via fax possono essere consegnati al destinatario
selezionato via e-mail. (Per i Sistemi di Posta supportati, vedi pag. 9.)
I Fax in arrivo possono essere distribuiti sulla base della linea telefonica di ricezione. Ogni linea
telefonica pu essere associata ad un cassetto utente presente sul server e da qui distribuita
all'utente finale via e-mail. In questo modo si avranno i Fax suddivisi per linee telefoniche di
ingresso.
I Fax in arrivo possono essere distribuiti sulla base dei parametri di TSI e SubAddress (solo per
fax Super G3) ricevuti. Questi parametri una volta rivelati sono associati al destinatario.
Nel caso di TSI tutti i fax ricevuti da un certo FAX possono essere indirizzati ad un utente
specifico.
Nel Caso di Sub Addressing i fax ricevuti da un certo FAX mittente possono essere indirizzati ad
utenti diversi.

Nota
















ScanRouter Professional
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MFP
Documenti
ScanRouter Server PC
Win 2000 server o
NT 4.0 server
Scanner NIB
Server di Posta
Client B
I Fax sono girati al server ScanRouter
attraverso la rete. Solo nel caso della
AF220/270 sono girati via porta seriale RS232
FAX
ScanRouter Professional


Ricezione/Visualizzazione Documenti
Documenti Digitalizzati con lo scanner della MFP e documenti ricevuti dal fax possono essere salvati
nel server dedicato a ScanRouter, e possono essere visualizzati sul PC client.
I documenti salvati possono essere ricevuti sul proprio PC utilizzando il SW ScanRouter Client
(ScanRouter V2 Link) e possono essere visualizzati con la applicazione SW opportuna.
I documenti salvati sul server possono essere visualizzati attraverso un "web browser. I
documenti possono anche essere "scaricati" sul proprio PC.
I documenti salvati sul server possono essere visualizzati/gestiti attraverso l'applicazione SW
Ricoh DeskTopBinder V2 Pro
I documenti possono essere salvati sul server in cartelle di Windows a cui accedere utilizzando le
metodologie standard di Windows.

























ScanRouter Professional
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FAX
MFP
Documenti
ScanRouter Server PC
Win 2000 server o
NT 4.0 server
Scanner NIB
Client B
Client A
Client C
Salvati in
Cartelle SRPro
"Scaricati" dalle cartelle SRPro
usando il WWW browser oppure
DeskTop Binder V2 Pro
Visualizzati nelle cartelle SRPro
usando il WWW browser oppure
DeskTop Binder V2 Pro
oppure salvati
in cartelle
Windows
Ricevuti da cartelle
SRPro usando il
Client Software
ScanRouter Professional


Trasmissione via PC-FAX
Utilizzando il modem della MFP , i fax possono essere spediti direttamente dal computer client.





Client A
FAX
ScanRouter Server PC
Win 2000 server o
NT 4.0 server
Client B
FAX
MFP














Note
Con l'AF10xx viene fornito il driver SW LANFAX che permette l'invio dei fax da PC


2. Vantaggi dello ScanRouter Professional
*Impostare i parametri di scansione e scelta destinatario al pannello della MFP
E' possibile impostare le modalit di scansione e scegliere il destinatario delle immagini attraverso il
pannello della MFP nello stesso modo in cui si invia un fax.
I destinatari vengono visualizzati per nome cos risulta pi facile individuare il destinatario giusto.

2.Premere il tasto di avvio
1. Scegliere il destinatario (e mittente) dal
pannello.
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Con il driver SW LAN FAX il PC invia il fax DIRETTAMENTE sulla Multifunzione senza passare da ScanRouter.
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*Scegliere il modo in cui ricevere le immagini scansite e/o i fax in arrivo
Quattro possibili scelte di come ricevere le immagini scansite e/o i fax in arrivo:
1) Client software - ScanRouter V2 Link
Il Client software controlla il server PC in certi intervalli di tempo pre-selezionati (da 1 min a 60
min) e scarica sul PC client le immagini presenti sul server cancellandole dal server stesso.
2) Facilit di gestione con il WWW browser
Se si sceglie archivia sul PC server", le immagini scansite e i fax in ingresso sono memorizzati in
una cartella su server ScanRouter. Usando il WWW browser, possibili visualizzarli, stamparli,
cancellare le immagini, scaricarle sul proprio Disco Rigido o spostarle in altre cartelle.
3)Distribuire i documenti via Posta Elettronica
Le immagini scansite e i fax in arrivo vengono distribuiti agli utenti attraverso il server di E-mail.
4)Memorizzare i file in cartelle di Windows.
Le immagini scansite e i fax in arrivo sono memorizzati nelle cartelle Windows presenti sul server
ScanRouter V2 Pro. Ogni cartella Windows associata ad un utente di ScanRouter V2 Pro.




*Amministrazione semplificata
La registrazione degli Utenti e dei Gruppi, le impostazioni relative all'inoltro dei fax vengono fatte
tramite l'Administration Utility SW che fornisce una interfaccia veramente semplice e amichevole,
simile alla vista albero di Windows.

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* Finestra pop-up del Client software *WWW browser menu
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3. Client Software
L'applicazione SW che controlla il contenuto delle cartelle sul server ScanRouter e che scarica le
immagini ivi presenti sul Disco Rigido locale si chiama ScanRouter V2 Link.





E' possibile scegliere fra Ricezione Automatica e Ricezione Manuale. Se si sceglie Ricezione
Manuale, si deve cliccare sull'icona nella barra menu per ricevere le immagini scansite e presenti nel
server PC. Se si sceglie Ricezione Manuale, si deve cliccare sull'icona nella barra menu per ricevere
le immagini scansite dal server PC. E' anche possibile selezionare un'applicazione Windows che
deve essere automaticamente attivata alla ricezione sul disco rigido dell'immagine scansita.
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Icona lampeggiante
Se l'applicazione client non attiva le immagini rimangono nelle
cartelle sul server ScanRouter. Il controllo delle immagini sul
server inizia non appena il SW ScanRouter Client viene attivato.
Click con il pulsante
destro del mouse
sull'icona dello
ScanRouter Client per
cambiare le propriet.
Appare una finestra che
avvisa l'utente che un file
proveniente da una
scansione stato ricevuto
sul HHD locale.

E' possibile modificare
l'avviso in un "Suono" o in
una "icona lampeggiante"
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World Wide Web Browser
Con il WWW browser, possibile visualizzare o scaricare in locale i documenti salvati nelle cartelle
del server Scanrouter. E' possibile modificare le impostazioni associate a dette cartelle o controllare i
risultati della consegna visualizzando dei file di "registrazione attivit" (log file.

3.1 Menu Principale
La pagina principale quella che contiene la lista degli utenti e viene visualizzata all'interno del
WWW browser. Su questa pagina sono visualizzati tutti gli utenti con le relative cartelle di
memorizzazione alle quali possibile accedere dai computer client. Per ogni cartella possibile
impostare le modalit di distribuzione dei file.



3.2 Visualizzare i documenti salvati nelle cartelle
E' possibile selezionare fra tre tipi di vista: Calendario (mensile/settimanale/giornaliero), Lista di
Immagini e Lista di Icone.
Ricevere i documenti salvati nelle cartelle
E' possibile scaricare in locale i documenti presenti in una cartella sul server ScanRouter: Il
documento viene scaricato in un formato auto-estraibile..


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Ciascun "cassetto"
protetto da password.
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4. Ricezione di Immagini scansite/fax in ingresso via posta elettronica
Se si imposta la cartella utente con "Consegna via e-mail", il documento ricevuto da ScanRouter
diviene un allegato di una e-mail e viene consegnato all'indirizzo di destinazione.
Il documento in allegato viene aperto dal destinatario utilizzando l'applicazione SW appropriata.











E-mail dallo scanner



Apertura file in allegato



5. Specifiche SW
5.1 Funzioni Scanner di Rete
Risoluzione 100, 200, 300, 400, 600 dpi
Modo Scansione Test, Testo/Foto, Foto, Scala di Grigi
Dim. Originale DLT SEF, LG SEF, LT, 8.5*13 SEF, 5.5x8.5,
A3 SEF, B4 SEF, A4 , B5 ,A5, Free
Densit Immagine Pi chiara -> pi scura: 7 livelli
Scansione F/R S (ARDF opzionale richiesto)
Funzioni Network Scanner
Formato Immagine TIFF (MH, MR, MMR)
TIFF-F (MH, MR, MMR)
PDF
JPEG


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ScanRouter Professional


5.2 Specifiche Software di ScanRouter V2 Professional 2.2

1) ScanRouter V2 Professional software

Software: ScanRouter Professional, Client software ScanRouter V2 Link
Opzioni obbligatorie:
Per AF220/270
Per scansione: Opzione scanner tipo 270,Controller di stampa tipo 270
Per inoltro di scansioni e fax: Opzione scanner tipo270, Controller
Stampante tipo 270
Opzione Fax tipo 270, PC-Fax expander Tipo 185
Per AF1022/27
Per scansioni ed inoltro scansioni: Modulo Stampante Scanner tipo 1027
e Document Server
Per inoltro fax: Modulo Fax tipo 1027
Per AF1035/45
Per scansioni ed inoltro scansioni: Modulo Stampante Scanner tipo 1045
Per inoltro fax: Modulo Fax tipo 1045

2) Registrazione Utenti/Gruppi: da 1 a 200 mittenti + 200 destinatari (totali Utenti e Gruppi)
nome utente o gruppo: max. 14 caratteri

3) Sistemi di Posta Elettronica Supportati con Windows 2000

Mail Server MAPI Mail environment Mail client software
Microsoft Exchange Sever
5.0/5.5/2000
Microsoft Outlook 2000
o successivo
Microsoft Outlook 2000 o successivo
Lotus Domino R4 4.5x o succ.
(eccetto 4.56 e 4.57)
Microsoft Outlook 2000
o successivo
Lotus Notes 5.03 o successivo
Lotus Domino R5 Lotus Notes 5.03 o successivo
Microsoft Mail 3.51 o successivo Microsoft Outlook 2000 -
SMTP/POP Microsoft Outlook 2000
Con Lotus Notes e MAPI, la V5.08 deve essere stata generata a partire da una versione inferiore o uguale alla 5.03

4) Sistemi di Posta Elettronica Supportati in ambiente Windows NT 4.0

Mail Server MAPI Mail environment Mail client software
Microsoft Exchange Sever 5.0 Windows Messaging
Microsoft Exchange Client 5.0 o
MS Outlook 97/98/2000/2002
Microsoft Exchange Sever 5.5/2000 Windows Messaging Microsoft Outlook 2000 or later
Lotus Domino R4 4.5x o succ.
(eccetto 4.56 e 4.57)
Microsoft Outlook 2000
o successivo
Lotus Notes 5.03 o successivo
Lotus Domino R5 Lotus Notes 5.03 o successivo
Microsoft Mail 3.51 o successivo Windows Messaging -
SMTP / POP Windows Messaging
ScanRouter Professional
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*Lotus Notes 5.xx o successivo non supportato sotto MAPI mail ma solo in modalit "Notes R5 mail delivery"
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5) Formati File
*TIFF(Multi Pagina / Singola Pagina), *TIFF-F, *JPEG, *PDF
Gestione documenti fino ad un max di 1000 in totale, ogni "cassetto" utente pu contenerne max 100
6) Rete Locale / Protocollo:
10Base-2/5/T, 100BaseT / TCP / IP
IP su IEEE 1394 (Firewire) con i modelli AF 3600Copier e AF1060-75
7) Sistemi WWW Supportati
Microsoft Internet Explorer IE4 (o successivo), Netscape Navigator 4.05 (o successivo)
8) MFP (Multifunzione) e Scanner Supportati:
Aficio 1022-27-35-45-60-75, AP3800Copier, AP3600Copier e Aficio 220/270
Scanner IS 330DC con opzione di rete.
9) Massimo Numero di MFP collegabili:
32 . Per motivi di performace sono consigliate 16

6. Requisiti di sistema

Server PC Ove va installato ScanRouter V2 Pro
OS
- Windows 2000 Server (Ser.Pack 2-succ.) - NT4.0 Server (Option Pack 4.0 + Ser.Pack 6a-succ.)
(Server Dedicato, NO Primary Domain Controller, NO Backup Domain Controller)
- Windows 2000 Professional (Ser.Pack 2-succ.) - NT4.0 Professional (Option Pack 4.0 + Ser.Pack
6a-succ.) (Server Dedicato)***
CPU Pentium 233Mhz minimo (Pentium III 450 MHz o succ. consigliato)
Memory 128MB (256 MB consigliati)
HDD
200 MB di disco richiesti per l'installazione.
Il computer necessita di almeno 500MB di spazio libero su disco (2GB o pi consigliati ).
Rete Protocollo: TCP/IP su Ethernet
Client PC
OS
Windows 95, 98,
WindowsNT4.0 Server o WS
CPU Pentium 200Mhz o pi veloce
Memory min.64MB.
(128MB consigliati)
HDD
Area programma: 2.6 MB
Area Dati : min. 50MB di spazio libero per ricevere i documenti letti dallo scanner
Rete Protocollo: TCP/IP su Ethernet
ScanRouter Professional
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*** ATTENZIONE: L'utilizzo delle versioni Windows Professional condizionato
all'osservanza della politica di Licenza MicroSoft. Per cui NON possibile accedere al Server
ScanRouter V2 Pro da client che utilizzano DeskTopBinder V2 Pro e ScanRouterV2 Link.
L'utility di Amministrazione DEVE essere installata sullo stesso Server.
ScanRouter Professional


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Note:
Lintegrazione con i sistemi di posta elettronica avviene in modo automatico dopo la fase di
configurazione del SW ScanRouter V2 Pro. In fase di configurazione, lassociazione fra utente
ScanRouter V2 Pro e lindirizzo di e-Mail al quale ruotare i documenti avviene manualmente
scegliendo lindirizzo fra quelli visualizzati e presenti nella rubrica di Lotus Notes o Microsoft
Exchange.
Per Installazione e Configurazione di base necessaria circa mezza giornata (partendo da PC
con gi installato Windows 2000 Server e funzionante); altra mezza giornata massimo per
spiegazione e training al System Administrator.
Ricoh ScanRouter Professional
Confronto ScanRouter
ScanRouter V2 Professional 2.2 ScanRouter V2 Lite 2.2
Server PC
OS Windows 2000 Server/Professional
o Win NT4.0 Server/Professional
Windows 95/98/ME/XP
Win 2000,NT4.0 Professional/ Server
Windows XP Professional
CPU
Pentium 233MHz (Pentium III 450
MHz consigliato) o pi veloce
Pentium 133MHz o pi veloce
Memoria RAM Min 128 MB - 256MB consigliati Min 32MB (Win 95/98) - 48MB NT4
HDD 500MB liberi - 1GB consigliato 15MB per Install. - 50MB Dati
Commento Necessario un Server Dedicato Pu essere installato su un client
MFP supportate
AF1022-27-35-45-60-75, AP3800
Copier e AF220/270
AF1022-27-35-45-60-75, AP3800
Copier e AF220/270
Funzioni
Inpostazione scansione da AF1035-45 SI' SI'
Applicazione Client SI' SI'
Web Browser SI' No
E-mail (SMTP/POP, Exchange, Lotus
Notes, MS Mail) SI' No
Massimo numero Utenti 200 + 200 100 + 100
Formato File TIFF, TIFF-F, JPEG, PDF TIFF, TIFF-F, JPEG, PDF
Distribuzione/Gestione Documenti da
DTBV2Pro 2.2 SI' SI'
Distribuzione Fax in ingresso
Tipi di Distribuzione
Salva in "cassetto" utente
Salva come file Windows
Invia via e-mail
Notifica via e-mail
Rotazione automatica immagine
Estrazione parole per titolo documento
Numero Multifunzioni gestibili
SI'
SI'
SI'
SI'
SI'
SI'
SI'
32 max (Consigliate 16)
NO
SI'
SI'
NO
NO
NO
NO
2 max
ScanRouter Professional
11
ScanRouter Professional


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Note:
Lintegrazione con i sistemi di posta elettronica avviene in modo automatico dopo la fase di
configurazione del SW ScanRouter V2 Pro. In fase di configurazione, lassociazione fra utente
ScanRouter V2 Pro e lindirizzo di e-Mail al quale ruotare i documenti avviene manualmente
scegliendo lindirizzo fra quelli visualizzati e presenti nella rubrica di Lotus Notes o Microsoft
Exchange.
E inoltre utile sapere quanto segue:
Esiste un Primary Domain Controller ?
Esiste un Backup Domain Controller?
Lambiente basato su Domini o Workgroup ?
Che tipo di Browser utilizzato e la versione (Es: Internet Explorer v.5.0)
Che tipo di SW di MAIL utilizzato e la versione:
Microsoft Exchange Versione _________________
Microsoft Outlook Versione ___________________
Lotus Notes Versione ________________________
Altro _________________________ Versione ______________________________


ScanRouter Professional
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Per Installazione e Configurazione di base necessaria circa mezza giornata (partendo da PC con
gi installato Windows 2000 Server e funzionante); altra mezza giornata massimo per
spiegazione e training al System Administrator.