1.1 Introduzione ScanRouter V2 Professional un software sviluppato da Ricoh che offre una vera soluzione ai problemi di scansione in rete a tutti quei clienti che desiderano un ufficio pi ordinato e con meno carta in giro. ScanRouter V2 Professional un sistema di distribuzione elettronica di documenti, che permette di trasmettere e integrare documenti (ricevuti via scanner o via fax) in rete. ScanRouter Professional fornisce strumenti molto produttivi che automatizzano il processo di scansione attraverso la MFP Ricoh dall'inizio alla fine.
E' adatto nelle seguenti situazioni: - Trasmissione diretta agli elementi di un gruppo di lavoro delle scansioni o dei fax in arrivo - Accesso ai file da parte degli utenti via DesktopBinder Pro, via Windows e/o via Web Browser - Per uffici e/o gruppi di lavoro che basano la loro attivit molto sulla comunicazione via rete. - Back-up elettronico di Moduli e documenti cartacei contenenti immagini, disegni, articoli, etc - Per inviare i documenti (cartacei /elettronici) all'interno della Intranet aziendale - Trasformazione di cartaceo in elettronico per l'introduzione in sistemi di Archiviazione elettronica - Distribuzione elettronica di documenti scansiti e fax in ingresso via e-mail
E quindi: - - - - - Savaguardia gli investimenti del cliente integrandosi all'interno del suo ambiente di rete e con i maggiori sistemi di Posta Elettronica. Ottimizza l'infrastruttura di comunicazione esistente e l'uso delle risorse eliminando la necessit di scanner individuali Migliora la comunicazione velocizzando la distribuzione digitale di fax e/o immagini digitalizzate verso i PC degli utenti Permette di migliorare la produttivit integrando il workflow cartaceo (Grafici, Foto, Scritti a mano) con quello digitale. Semplifica le attivit dell'Amministratore di Rete attraverso un sistema di gestione dedicato ScanRouter Professional 1
ScanRouter Professional
Le sue caratteristiche principali sono le seguenti :
Distribuzione Documenti / FAX Documenti scansiti con la MFP o ricevuti via fax possono essere consegnati al destinatario selezionato via e-mail. (Per i Sistemi di Posta supportati, vedi pag. 9.) I Fax in arrivo possono essere distribuiti sulla base della linea telefonica di ricezione. Ogni linea telefonica pu essere associata ad un cassetto utente presente sul server e da qui distribuita all'utente finale via e-mail. In questo modo si avranno i Fax suddivisi per linee telefoniche di ingresso. I Fax in arrivo possono essere distribuiti sulla base dei parametri di TSI e SubAddress (solo per fax Super G3) ricevuti. Questi parametri una volta rivelati sono associati al destinatario. Nel caso di TSI tutti i fax ricevuti da un certo FAX possono essere indirizzati ad un utente specifico. Nel Caso di Sub Addressing i fax ricevuti da un certo FAX mittente possono essere indirizzati ad utenti diversi.
Nota
ScanRouter Professional 2 MFP Documenti ScanRouter Server PC Win 2000 server o NT 4.0 server Scanner NIB Server di Posta Client B I Fax sono girati al server ScanRouter attraverso la rete. Solo nel caso della AF220/270 sono girati via porta seriale RS232 FAX ScanRouter Professional
Ricezione/Visualizzazione Documenti Documenti Digitalizzati con lo scanner della MFP e documenti ricevuti dal fax possono essere salvati nel server dedicato a ScanRouter, e possono essere visualizzati sul PC client. I documenti salvati possono essere ricevuti sul proprio PC utilizzando il SW ScanRouter Client (ScanRouter V2 Link) e possono essere visualizzati con la applicazione SW opportuna. I documenti salvati sul server possono essere visualizzati attraverso un "web browser. I documenti possono anche essere "scaricati" sul proprio PC. I documenti salvati sul server possono essere visualizzati/gestiti attraverso l'applicazione SW Ricoh DeskTopBinder V2 Pro I documenti possono essere salvati sul server in cartelle di Windows a cui accedere utilizzando le metodologie standard di Windows.
ScanRouter Professional 3 FAX MFP Documenti ScanRouter Server PC Win 2000 server o NT 4.0 server Scanner NIB Client B Client A Client C Salvati in Cartelle SRPro "Scaricati" dalle cartelle SRPro usando il WWW browser oppure DeskTop Binder V2 Pro Visualizzati nelle cartelle SRPro usando il WWW browser oppure DeskTop Binder V2 Pro oppure salvati in cartelle Windows Ricevuti da cartelle SRPro usando il Client Software ScanRouter Professional
Trasmissione via PC-FAX Utilizzando il modem della MFP , i fax possono essere spediti direttamente dal computer client.
Client A FAX ScanRouter Server PC Win 2000 server o NT 4.0 server Client B FAX MFP
Note Con l'AF10xx viene fornito il driver SW LANFAX che permette l'invio dei fax da PC
2. Vantaggi dello ScanRouter Professional *Impostare i parametri di scansione e scelta destinatario al pannello della MFP E' possibile impostare le modalit di scansione e scegliere il destinatario delle immagini attraverso il pannello della MFP nello stesso modo in cui si invia un fax. I destinatari vengono visualizzati per nome cos risulta pi facile individuare il destinatario giusto.
2.Premere il tasto di avvio 1. Scegliere il destinatario (e mittente) dal pannello. ScanRouter Professional 4 Con il driver SW LAN FAX il PC invia il fax DIRETTAMENTE sulla Multifunzione senza passare da ScanRouter. ScanRouter Professional
*Scegliere il modo in cui ricevere le immagini scansite e/o i fax in arrivo Quattro possibili scelte di come ricevere le immagini scansite e/o i fax in arrivo: 1) Client software - ScanRouter V2 Link Il Client software controlla il server PC in certi intervalli di tempo pre-selezionati (da 1 min a 60 min) e scarica sul PC client le immagini presenti sul server cancellandole dal server stesso. 2) Facilit di gestione con il WWW browser Se si sceglie archivia sul PC server", le immagini scansite e i fax in ingresso sono memorizzati in una cartella su server ScanRouter. Usando il WWW browser, possibili visualizzarli, stamparli, cancellare le immagini, scaricarle sul proprio Disco Rigido o spostarle in altre cartelle. 3)Distribuire i documenti via Posta Elettronica Le immagini scansite e i fax in arrivo vengono distribuiti agli utenti attraverso il server di E-mail. 4)Memorizzare i file in cartelle di Windows. Le immagini scansite e i fax in arrivo sono memorizzati nelle cartelle Windows presenti sul server ScanRouter V2 Pro. Ogni cartella Windows associata ad un utente di ScanRouter V2 Pro.
*Amministrazione semplificata La registrazione degli Utenti e dei Gruppi, le impostazioni relative all'inoltro dei fax vengono fatte tramite l'Administration Utility SW che fornisce una interfaccia veramente semplice e amichevole, simile alla vista albero di Windows.
ScanRouter Professional 5
* Finestra pop-up del Client software *WWW browser menu ScanRouter Professional
3. Client Software L'applicazione SW che controlla il contenuto delle cartelle sul server ScanRouter e che scarica le immagini ivi presenti sul Disco Rigido locale si chiama ScanRouter V2 Link.
E' possibile scegliere fra Ricezione Automatica e Ricezione Manuale. Se si sceglie Ricezione Manuale, si deve cliccare sull'icona nella barra menu per ricevere le immagini scansite e presenti nel server PC. Se si sceglie Ricezione Manuale, si deve cliccare sull'icona nella barra menu per ricevere le immagini scansite dal server PC. E' anche possibile selezionare un'applicazione Windows che deve essere automaticamente attivata alla ricezione sul disco rigido dell'immagine scansita. ScanRouter Professional 6 Icona lampeggiante Se l'applicazione client non attiva le immagini rimangono nelle cartelle sul server ScanRouter. Il controllo delle immagini sul server inizia non appena il SW ScanRouter Client viene attivato. Click con il pulsante destro del mouse sull'icona dello ScanRouter Client per cambiare le propriet. Appare una finestra che avvisa l'utente che un file proveniente da una scansione stato ricevuto sul HHD locale.
E' possibile modificare l'avviso in un "Suono" o in una "icona lampeggiante" ScanRouter Professional
World Wide Web Browser Con il WWW browser, possibile visualizzare o scaricare in locale i documenti salvati nelle cartelle del server Scanrouter. E' possibile modificare le impostazioni associate a dette cartelle o controllare i risultati della consegna visualizzando dei file di "registrazione attivit" (log file.
3.1 Menu Principale La pagina principale quella che contiene la lista degli utenti e viene visualizzata all'interno del WWW browser. Su questa pagina sono visualizzati tutti gli utenti con le relative cartelle di memorizzazione alle quali possibile accedere dai computer client. Per ogni cartella possibile impostare le modalit di distribuzione dei file.
3.2 Visualizzare i documenti salvati nelle cartelle E' possibile selezionare fra tre tipi di vista: Calendario (mensile/settimanale/giornaliero), Lista di Immagini e Lista di Icone. Ricevere i documenti salvati nelle cartelle E' possibile scaricare in locale i documenti presenti in una cartella sul server ScanRouter: Il documento viene scaricato in un formato auto-estraibile..
ScanRouter Professional 7 Ciascun "cassetto" protetto da password. ScanRouter Professional
4. Ricezione di Immagini scansite/fax in ingresso via posta elettronica Se si imposta la cartella utente con "Consegna via e-mail", il documento ricevuto da ScanRouter diviene un allegato di una e-mail e viene consegnato all'indirizzo di destinazione. Il documento in allegato viene aperto dal destinatario utilizzando l'applicazione SW appropriata.
E-mail dallo scanner
Apertura file in allegato
5. Specifiche SW 5.1 Funzioni Scanner di Rete Risoluzione 100, 200, 300, 400, 600 dpi Modo Scansione Test, Testo/Foto, Foto, Scala di Grigi Dim. Originale DLT SEF, LG SEF, LT, 8.5*13 SEF, 5.5x8.5, A3 SEF, B4 SEF, A4 , B5 ,A5, Free Densit Immagine Pi chiara -> pi scura: 7 livelli Scansione F/R S (ARDF opzionale richiesto) Funzioni Network Scanner Formato Immagine TIFF (MH, MR, MMR) TIFF-F (MH, MR, MMR) PDF JPEG
ScanRouter Professional 8 ScanRouter Professional
5.2 Specifiche Software di ScanRouter V2 Professional 2.2
1) ScanRouter V2 Professional software
Software: ScanRouter Professional, Client software ScanRouter V2 Link Opzioni obbligatorie: Per AF220/270 Per scansione: Opzione scanner tipo 270,Controller di stampa tipo 270 Per inoltro di scansioni e fax: Opzione scanner tipo270, Controller Stampante tipo 270 Opzione Fax tipo 270, PC-Fax expander Tipo 185 Per AF1022/27 Per scansioni ed inoltro scansioni: Modulo Stampante Scanner tipo 1027 e Document Server Per inoltro fax: Modulo Fax tipo 1027 Per AF1035/45 Per scansioni ed inoltro scansioni: Modulo Stampante Scanner tipo 1045 Per inoltro fax: Modulo Fax tipo 1045
2) Registrazione Utenti/Gruppi: da 1 a 200 mittenti + 200 destinatari (totali Utenti e Gruppi) nome utente o gruppo: max. 14 caratteri
3) Sistemi di Posta Elettronica Supportati con Windows 2000
Mail Server MAPI Mail environment Mail client software Microsoft Exchange Sever 5.0/5.5/2000 Microsoft Outlook 2000 o successivo Microsoft Outlook 2000 o successivo Lotus Domino R4 4.5x o succ. (eccetto 4.56 e 4.57) Microsoft Outlook 2000 o successivo Lotus Notes 5.03 o successivo Lotus Domino R5 Lotus Notes 5.03 o successivo Microsoft Mail 3.51 o successivo Microsoft Outlook 2000 - SMTP/POP Microsoft Outlook 2000 Con Lotus Notes e MAPI, la V5.08 deve essere stata generata a partire da una versione inferiore o uguale alla 5.03
4) Sistemi di Posta Elettronica Supportati in ambiente Windows NT 4.0
Mail Server MAPI Mail environment Mail client software Microsoft Exchange Sever 5.0 Windows Messaging Microsoft Exchange Client 5.0 o MS Outlook 97/98/2000/2002 Microsoft Exchange Sever 5.5/2000 Windows Messaging Microsoft Outlook 2000 or later Lotus Domino R4 4.5x o succ. (eccetto 4.56 e 4.57) Microsoft Outlook 2000 o successivo Lotus Notes 5.03 o successivo Lotus Domino R5 Lotus Notes 5.03 o successivo Microsoft Mail 3.51 o successivo Windows Messaging - SMTP / POP Windows Messaging ScanRouter Professional 9 *Lotus Notes 5.xx o successivo non supportato sotto MAPI mail ma solo in modalit "Notes R5 mail delivery" ScanRouter Professional
5) Formati File *TIFF(Multi Pagina / Singola Pagina), *TIFF-F, *JPEG, *PDF Gestione documenti fino ad un max di 1000 in totale, ogni "cassetto" utente pu contenerne max 100 6) Rete Locale / Protocollo: 10Base-2/5/T, 100BaseT / TCP / IP IP su IEEE 1394 (Firewire) con i modelli AF 3600Copier e AF1060-75 7) Sistemi WWW Supportati Microsoft Internet Explorer IE4 (o successivo), Netscape Navigator 4.05 (o successivo) 8) MFP (Multifunzione) e Scanner Supportati: Aficio 1022-27-35-45-60-75, AP3800Copier, AP3600Copier e Aficio 220/270 Scanner IS 330DC con opzione di rete. 9) Massimo Numero di MFP collegabili: 32 . Per motivi di performace sono consigliate 16
6. Requisiti di sistema
Server PC Ove va installato ScanRouter V2 Pro OS - Windows 2000 Server (Ser.Pack 2-succ.) - NT4.0 Server (Option Pack 4.0 + Ser.Pack 6a-succ.) (Server Dedicato, NO Primary Domain Controller, NO Backup Domain Controller) CPU Pentium 233Mhz minimo (Pentium III 450 MHz o succ. consigliato) Memory 128MB (256 MB consigliati) HDD 200 MB di disco richiesti per l'installazione. Il computer necessita di almeno 500MB di spazio libero su disco (2GB o pi consigliati ). Rete Protocollo: TCP/IP su Ethernet Client PC OS Windows 95, 98, WindowsNT4.0 Server o WS CPU Pentium 200Mhz o pi veloce Memory min.64MB. (128MB consigliati) HDD Area programma: 2.6 MB Area Dati : min. 50MB di spazio libero per ricevere i documenti letti dallo scanner Rete Protocollo: TCP/IP su Ethernet ScanRouter Professional 10 ScanRouter Professional
- - Note: Lintegrazione con i sistemi di posta elettronica avviene in modo automatico dopo la fase di configurazione del SW ScanRouter V2 Pro. In fase di configurazione, lassociazione fra utente ScanRouter V2 Pro e lindirizzo di e-Mail al quale ruotare i documenti avviene manualmente scegliendo lindirizzo fra quelli visualizzati e presenti nella rubrica di Lotus Notes o Microsoft Exchange. Per Installazione e Configurazione di base necessaria circa mezza giornata (partendo da PC con gi installato Windows 2000 Server e funzionante); altra mezza giornata massimo per spiegazione e training al System Administrator. Ricoh ScanRouter Professional Confronto ScanRouter ScanRouter V2 Professional 2.2 ScanRouter V2 Lite 2.2 Server PC OS Windows 2000 Server/Professional o Win NT4.0 Server/Professional Windows 95/98/ME/XP Win 2000,NT4.0 Professional/ Server Windows XP Professional CPU Pentium 233MHz (Pentium III 450 MHz consigliato) o pi veloce Pentium 133MHz o pi veloce Memoria RAM Min 128 MB - 256MB consigliati Min 32MB (Win 95/98) - 48MB NT4 HDD 500MB liberi - 1GB consigliato 15MB per Install. - 50MB Dati Commento Necessario un Server Dedicato Pu essere installato su un client MFP supportate AF1022-27-35-45-60-75, AP3800 Copier e AF220/270 AF1022-27-35-45-60-75, AP3800 Copier e AF220/270 Funzioni Inpostazione scansione da AF1035-45 SI' SI' Applicazione Client SI' SI' Web Browser SI' No E-mail (SMTP/POP, Exchange, Lotus Notes, MS Mail) SI' No Massimo numero Utenti 200 + 200 100 + 100 Formato File TIFF, TIFF-F, JPEG, PDF TIFF, TIFF-F, JPEG, PDF Distribuzione/Gestione Documenti da DTBV2Pro 2.2 SI' SI' Distribuzione Fax in ingresso Tipi di Distribuzione Salva in "cassetto" utente Salva come file Windows Invia via e-mail Notifica via e-mail Rotazione automatica immagine Estrazione parole per titolo documento Numero Multifunzioni gestibili SI' SI' SI' SI' SI' SI' SI' 32 max (Consigliate 16) NO SI' SI' NO NO NO NO 2 max ScanRouter Professional 11