Sei sulla pagina 1di 2

www.docflow.

com

DOCFLOW SYNERGY FOR SAP by S h a r e Point


Gestione integrata documenti, processi e dati 

I  Sistemi  ERP  SAP  sono  presenti  presso  molte  aziende  in 


uno  o  più  dei  suoi  moduli  per  supportare  la  dimensione 
analitica dei processi aziendali.  
Questi  processi  hanno  però  anche  una  non  meno 
importante  dimensione  documentale  che,  se  non 
sufficientemente  supportata  dalle  applicazioni  software  in 
uso,  determina  affaticamento  sugli  addetti,  dispendio  di 
energie e rallentamenti sul business. 
Considerato  poi  che  la  natura  dei  documenti  coinvolti  è 
molteplice, così come i formati di rappresentazione, e che gli stessi documenti subiscono trasformazioni di versione 
durante  i  processi  di  lavorazione  (basti  pensare  alla  sola  annotazione  del  numero  di  protocollo  IVA  sulle  fatture 
fornitori), appare chiara la ragione per dotarsi di uno strumento collaborativo di gestione dei contenuti documentali. 
Lo  strumento  a  supporto  della  dimensione  documentale  deve  garantire  il  corretto  ciclo  di  vita  secondo  le  politiche 
aziendali e le normative in vigore. 
Gran parte delle aziende dotate di SAP, inoltre, utilizza le piattaforme Microsoft Office e SharePoint come strumenti di 
produttività individuale e per gruppi di lavoro, e pertanto dispongono già degli strumenti di base con i quali integrare 
la dimensione documentale e la dimensione analitica degli stessi processi di gestione.. 
Le  soluzioni  sviluppate  da  Docflow  su  piattaforma  SharePoint  consentono  di  gestire  i  documenti  integrando  le 
informazioni  gestite  da  SAP  e  facendo  partecipare  tutti  gli  utenti  ai  processi  in  maniera  semplice,  produttiva  e 
integrata tramite i tradizionali strumenti Microsoft Office e SharePoint. 

SCENARI DI UTILIZZO 
L’esperienza di Docflow in scenari reali presso Clienti con ERP SAP ha consentito la definizione di una serie di scenari 
“concreti” basati su esigenze reali, integrando le informazioni strutturate di SAP con documenti, informazioni e 
workflow su piattaforma Microsoft: 
 
• Ciclo Passivo (RdA, OdA, Fatture Passive, Note di Credito, DDT, Allegati Tecnici, etc.) 
• Ciclo Attivo  
• Gestione Fornitori 
• Fascicolo Dipendente (Cedolini Paga, CUD, Certificati di malattia, Curriculum Vitae, Note Spese, etc.) 
• Customer Relationship Management 
• Organizzazione e Qualità 
• Conservazione Sostitutiva a Norma 
 
 

Architettura della soluzione


 
DOCFLOW SYNERGY FOR SAP by SharePoint utilizza la piattaforma Microsoft come sistema di gestione documentale e 
un  connettore  di  interfacciamento  con  SAP  “SharePoint  Connector  for  SAP  Business  Applications”  sviluppato 
sfruttando il modulo “SAP ArchiveLink” per interfacciarsi con tutte le Business Application. 
Questo consente agli utenti SAP di accedere ai documenti del documentale direttamente dalla SAP‐GUI e coinvolgere 
in  processi  aziendali,  per  esempio  di  verifica  e  approvazione,  utenti  non  SAP  mediante  la  realizzazione  di  flussi  di 
lavoro accessibili direttamente dalle applicazioni Office o dal portale SharePoint.

FUNZIONALITA’  BENEFICI 
• Possibilità  di  archiviazione  dei  documenti  • Integrazione delle informazioni strutturate presenti in 
direttamente dalla SAP‐GUI.  SAP  con  le  informazioni  non  strutturate  gestite  dalla 
• Possibilità  di  gestire  i  documenti  archiviati  piattaforma Microsoft Office e SharePoint (documenti, 
dall’interfaccia di SharePoint.  email, pagine, ecc.);  
o Ricerca  per  indici  e  full  text  su  indici 
“sincronizzati” con i dati SAP.  • Riduzione dei costi di training per gli utenti, grazie alla 
o Visualizzazione,  copia,  stampa  ed  invio  via  possibilità di utilizzo di strumenti familiari di Microsoft 
mail dei documenti.  Office System;  
o Navigazione  intuitiva  tra  le  tipologie  di  • Estensione di SAP con le funzionalità di collaboration e 
documenti tramite “viste” personalizzabili.  di portale offerte da Microsoft Office SharePoint;  
o HyperLink  automatico  tra  documenti 
appartenenti  alla  stessa  transazione  • Possibilità  di  utilizzo  dei  servizi  di  Workflow  in 
(ordine,fattura, pagamento,…).  ambiente  Microsoft  per  integrare  ed  estendere  i 
• Possibilità  di  creare  in  SharePoint  processi  processi  SAP  (per  esempio  Verifica  Fatture,  Gestione 
documentali anche di notevole complessità integrati  Ordini, …);  
con i dati di SAP.  • Ricerca  delle  informazioni  presenti  in  SAP 
• Acquisizione  dei  documenti  in  diversi  formati  da  direttamente da Microsoft Office e SharePoint;  
diversi canali. 
• Distribuzione  e  fruizione    dei  documenti  mediante  • Possibilità di utilizzo dei documenti da parte di diverse 
diversi canali e dispositivi.  funzioni aziendali non abilitate all’utilizzo di SAP. 
   
IL SUPPORTO DI DOCFLOW 
DocFlow è Partner Microsoft e ha un team specializzato nella consulenza e nell’implementazione della piattaforma 
SharePoint e nell’integrazione della stessa con la piattaforma SAP. 
Grazie alla conoscenza dei processi e degli scenari di integrazione con le diverse release SAP, Docflow è in grado di 
implementare soluzioni di integrazione Microsoft‐SAP “End to End” per i propri Clienti.