Conosci già la migliore soluzione organizzativa per

gli studi professionali?

DEDICATO AI COMMERCIALISTI E AGLI STUDI CHE OPERANO IN OGNI AMBITO PROFESSIONALE

Raccogli tutte le informazioni dei clienti in un unico posto, accessibile e gestibile da

tutti i professionisti e i collaboratori in modo facile e sicuro e con la dovuta privacy.

Perché molti studi di professionisti faticano a reperire i dati dei clienti?

Come mai serve così tanto tanto tempo ed energia per trovare le diverse pratiche e risalire allo storico
del singolo caso?

Perché reperire informazioni e documenti genera stress ancor prima che si debba cominciare a svolgere
il proprio lavoro?

La risposta è, molto spesso, nella mancanza di organizzazione informatica.

Informazioni dissociate sui clienti, sparse in ogni dove e generate da strumenti diversi in formati
diversi, danno infatti origine a problemi concreti in ogni studio di commercialisti o di
professionisti.
Tanti mini database sparsi ovunque
Un’organizzazione informaticamente destrutturata è fatta da tanti piccoli database, che sono
slegati fra di loro rispetto a una logica organizzativa generale dello studio.

Questo succede perché ogni strumento che viene usato dal singolo professionista o
collaboratore non è sinergico e non è pensato con una logica centralizzata di organizzazione.

Ancora peggio, se lo studio ha un team di lavoro magari corposo, le barriere informative si

amplificano.

Diventa estremamente complesso condividere le informazioni e questo, a sua volta, amplifica

purtroppo le inefficienze e alza l’asticella dei possibili margini di errore.

Molti studi si arrendono, e i professionisti ripetono il mantra che: “La vita del commercialista è
impossibile”.

E se così non fosse?

7 + 1 problemi di gestione delle informazioni che coinvolgono ancora oggi molti
studi:

1. Una rubrica telefonica clienti decentralizzata → ogni professionista deve spendere tempo
ed energia per trovare i dati che gli servono, banalmente anche il numero di telefono del
cliente. Magari alcuni numeri sono sul centralino telefonico, altri sul gestionale, altri forse
all’interno di alcune mail che un professionista si è scambiato con il cliente…
2. Uno storico mail che non è condiviso (o lo è in modo confuso) → il professionista ha uno
scambio di mail con il cliente che contiene informazioni, ma anche allegati, e questo è a tutti
gli effetti un altro mini database, scollegato dallo studio. Quando serve estrapolare quelle
informazioni e quegli allegati, bisogna risalire alla mail in questione, che si presenta come
una ‘catena’ magari di decine di mail con lo stesso oggetto, che devono essere tutte aperte
per trovare l’informazione o l’allegato che servono.
3. Una dispersione dei documenti relativi al cliente (anche di quelli più delicati) → quando
i documenti sono decentralizzati in cartelle, o in database di studio o in folder che risiedono
sul desktop di qualcuno, non c’è ordine e non c’è protezione. Chiunque, e per qualsiasi
motivo, può spostarli, lavorarci, metterli in un altro posto, magari dimenticarsi di averlo fatto e,
di fatto, creare una grande confusione, che fa sprecare tempo ed energie a tutti.
4. Un’agenda personale accessibile solo al singolo → il professionista ha solitamente una
propria agenda, ma non sa concretamente quali sono gli impegni dei colleghi. Per sapere
se può seguire una pratica, se può andare a un appuntamento, se può prendere in carico una
questione deve telefonargli e, quando serve una risposta veloce, deve rimandare fino a che
non riesce a contattare la persona di riferimento.
5. Un centralino difficile da gestire → la stessa mancanza di un’agenda condivisa può
creare confusione al centralino. Il professionista è disponibile? Sarà in studio martedì? Magari
è in ferie o in permesso? E ancora, nelle telefonate con i clienti: cosa è stato detto nel corso
 della chiamata? È stato comunicato tutto quello che serviva? È stata riferita quella e quell’altra
cosa?
6. Una gestione via smartphone caotica e che si ‘trattiene’ le informazioni → l’operatività
via smartphone diventa un altro database a tutti gli effetti, dissociato con quello generale
dello studio. Sullo smartphone vengono magari salvate note, nuovi numeri di telefono,
documenti in vari formati, che molto spesso non vengono condivisi con lo studio.
7. Una gestione cartacea obsoleta e molto complicata da gestire → la carta ha
dei problemi nativi come la fisicità: bisogna essere in studio per consultare i documenti.
Inoltre chiede ordine massimo e, quando i documenti sono disordinati, il fattore dispersione si
amplifica. In più, ogni documento cartaceo non digitalizzato crea a sua volta un altro
database, logisticamente scollegato dagli altri.
8. Un controllo di gestione impossibile → quanti studi rimandano a data da destinarsi il
controllo di gestione, perché i dati sono sparsi ovunque? E risulta così impossibile misurare
tempi e metodi con cui lo studio lavora?

E di conseguenza: come si può implementare un metodo di lavoro, se non si sa bene come viene
svolto, quanto tempo viene dedicato al reperimento delle informazioni?

è un’unica soluzione a questi problemi !

QPrime è frutto di 25 anni di lavoro di Elite3, realtà che è parte di GRUPPO 10, network di imprese
operative da oltre 30 anni che ha scelto di fare rete per offrire servizi tecnologici di raffinato livello ai
propri clienti.
I servizi di Elite3 sono specializzati verso gli studi professionali e l’azienda distribuisce
i software di GRUPPO10 dedicati soprattutto alla pianificazione finanziaria e alla tesoreria.

Con QPrime, Elite3 produce e implementa un gestionale organizzativo particolarmente indicato

proprio per gli studi di commercialisti, le associazioni di categoria, gli studi legali e gli studi di
elaborazioni paghe.

L’obiettivo è aiutare tutte queste realtà professionali ad attivare un’informazione organizzata al

loro interno, limitando al massimo gli sprechi di tempo e di risorse, abbattendo i margini di errore e
attivando un’organizzazione delle informazioni fluida, semplice e condivisa fra tutti i professionisti.

Come è stato sviluppato QPrime?

La genesi di questo gestionale inizia all’interno di grandi studi di professionisti del Veneto, con
cui Elite3 ha avuto fin da subito un costante contatto operativo avendo sede in uno di questi, fianco a
fianco ogni giorno per vent’anni con chi utilizzava il prodotto.

Questo ha permesso di affinare lo strumento e renderlo talmente duttile da adattarsi alle esigenze
più comuni, mantenendo allo stesso tempo la possibilità di essere personalizzato in base alle
esigenze del singolo studio.

È tempo di dire basta a miriadi di strumenti spesso obsoleti e scollegati fra di loro (singola mail,
centralino non centralizzato, smartphone, Excel, carta…) e di organizzarsi in modo diverso.
Attenzione: il tutto senza dover cambiare strumenti! La mail resta la mail, il telefono resta il
telefono e così via, ma l’enorme differenza è che le informazioni confluiscono automaticamente in
un sistema iper organizzato e che è finalmente a disposizione di tutti e segue le logiche ovvie di
uno studio professionale come il binomio cliente/pratica.

Come sarebbe se lavorare fosse sempre più semplice?

Come sarebbe se in ogni studio, da quelli più piccoli a quelli più strutturati con decine di professionisti e
collaboratori che ci lavorano, tutti i documenti fossero a portata di click?

Se tutte le attività svolte, le mail ricevute, i documenti prodotti o ricevuti, gli appuntamenti, le scadenze
e i lavori per i vari clienti, fossero divisi in cartelle digitali logiche?

E queste fossero automaticamente collegate al singolo cliente?

Se ci fosse un ordine nella quotidianità dello studio che semplifica il reperimento delle informazioni
sul singolo cliente, grazie a un sistema che accentra tutti i dati che servono in un unico posto?

QPrime fa esattamente questo… e lo fa con una efficienza automatica!

Un’anagrafica relazionale e condivisa

QPrime attiva un’anagrafica relazionale, ovvero il professionista aggiunge nel gestionale non
solo i dati del cliente, ma anche dei professionisti che sono collegati alla sua figura, come ad
esempio notai, avvocati, revisore dei conti…

Questo permette di avere un quadro di tutte le relazioni collegate sia al cliente, ma anche a
una certa operazione (costituzione della società, revisione del bilancio…) in modo che all'occorrenza
non si impazzisca nel capire chi sono le figure di riferimento e nel poterle contattare.

Con QPrime, i professionisti possono contare su una banca dati disponibile in tutto lo studio e
perfettamente collegata, a cui allacciare al cliente di riferimento tutte le comunicazioni (mail,
messaggi, telefonate…) sue e dei suoi collegamenti.

QPrime dispone, infatti, di filtri potentissimi, anche relativi agli allegati delle mail, per avere un
quadro completo ed efficiente.

Poter accedere a tutti i dati relativi a un cliente da un’unica cartella digitale completa, per lo più
condivisibile sotto regole di privacy, fra chi lavora nello studio crea una situazione ottimale, che
snellisce il lavoro, riduce la richiesta di tempo e permette di lavorare meglio e in modo più semplice.
Una anagrafica relazionale con tutte le pratiche del cliente

E se tutte le pratiche del cliente fossero disponibili con un click in un unico posto?

QPrime risponde a questa esigenza, perché l’anagrafica relazionale del cliente può contenere
pratiche specifiche come ad esempio le paghe, il bilancio, la costituzione della società…

Ad essa vengono associate tutte le scadenze, la lista delle attività svolte finora, le mail
scambiate con il cliente ma anche con notaio, revisore, professionisti che si occupano di altri settori.

E naturalmente: tutto questo è disponibile in modo settato, ovvero con livelli

di privacy opportunamente decisi in via preventiva, che permettono di condividere solo ciò che serve
(o si desidera).

Tutti gli studi di professionisti possono raggiungere questi risultati:

Anagrafica condivisa

Sistema di pratiche condiviso

Sistema per misurare l’attività degli utenti e ‘catturare’ il più possibile il tempo delle diverse
operazioni in svariate modalità spesso automatiche e/o massive

Un unico data base

Un unico server mail integrato

Un centralino sincronizzato (che rileva i tempi telefonici e tiene traccia di chi ha chiamato)
 Un sistema di archiviazione documentale automatica con delle regole precise stabilite a priori e
settabili sulle esigenze dello studio

La possibilità di dividere i lavori in ambiti logici, come ad esempio Pratiche/Cause

Un’agenda personale, ma anche un’agenda condivisa, un planning di studio, delle risorse, delle
ferie/permessi, delle scadenze…

Un’analisi veritiera del tempo dedicato dallo studio ai vari lavori sui vari clienti (ad esempio per
verificare il carico di lavoro dei collaboratori)

Un sistema integrato di parcellazione e di controllo gestione

Questa è l’organizzazione strutturata che offre QPrime.

E quando il professionista è fuori ufficio?

Come visto, la gestione dello smartphone può generare ulteriori database personali, che in molti
casi risultano sconnessi con quello dello studio.

Per questo QPrime viene utilizzato dallo smartphone con un’App dedicata, che permette di
avere tutto sotto controllo in mobilità, così il professionista può:

Avere a disposizione tutti i nomi e i dati dei referenti della rubrica

Chiamare in un baleno le persone (clienti ma anche i professionisti collegati, grazie alla rubrica
correlata - ad esempio il notaio del cliente X, il revisore dei conti del cliente Y…)

Naturalmente navigare la cartella del cliente con le sue pratiche e i suoi documenti e segnare
attività svolte anche in mobilità

Avvisare lo studio e comunicare eventuali impedimenti, che vengono condivisi con gli altri, così
tutti sono informati nel planning
 Consultare la propria agenda personale ma anche quella condivisa

Molto altro ancora

QPrime è ciò che serve oggi allo studio per attivare una precisa organizzazione informatica, che non
lascia nulla al caso e che è semplice da utilizzare, perché progettata sul migliore rapporto ‘uomo-
macchina’.
Un “effetto leva” straordinario per efficientare lo studio, risparmiare tanto tempo, lavorare con
assoluto controllo del proprio Studio e “rischiare” di fatturare di più.

Il gestionale è, infatti, sviluppato per rispondere a ciò che serve davvero sia al singolo
professionista che allo studio nel suo insieme, grazie a comandi intuitivi, il che non è per nulla
scontato!

Partecipa ad una delle dimostrazioni pubbliche iscrivendoti qui.

Oppure richiedi ad Elite3 un incontro progettuale qui.

La società è disponibile per attivare una dimostrazione personalizzata e farti capire cosa può fare
questo strumento per il benessere e l’evoluzione del tuo studio professionale.