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COMUNICAZIONE INTERNA AZIENDALE

Per Comunicazione interna si intende il complesso di attività - della comunicazione aziendale - finalizzate a


creare una rete interna di flussi informativi e mirate, quindi, a diffondere informazioni, saperi e conoscenze
e a rendere chiari e condivisi gli obiettivi di un’organizzazione complessa ai suoi dipendenti.

Fondamentali sono i seguenti aspetti: la qualità di vita nell’ambiente lavorativo, l’identità di visioni e
obiettivi che accomunano il brand ai suoi dipendenti, la volontà di questi ultimi di farsi ambasciatori del
brand e dei suoi prodotti, ecc.

Si può, dunque, facilmente comprendere quale sia il valore altamente strategico della comunicazione


interna.

La comunicazione interna:

consiste nel complesso di flussi informativi che coinvolgono un’organizzazione dal suo interno e che, a ben


guardare, ne garantiscono il funzionamento e, ancor prima, la condivisione degli obiettivi di breve, medio e
lungo periodo.

La maggior parte dei messaggi che più tradizionalmente vengono considerati oggetto ed esempi di


comunicazione interna rappresenta una forma di comunicazione organizzativa: circolari, comunicati,
ordini di servizio devono, infatti, semplificare e rendere efficiente la routine lavorativa all’interno
dell’azienda.

indispensabile è certamente la pianificazione: non a caso il piano di comunicazione interna è un


documento altamente strategico, a cui nessuna azienda dovrebbe rinunciare e a cui ogni iniziativa di questo
tipo dovrebbe rifarsi. Ci sono alcuni consigli, però, che gli esperti in materia hanno fornito a chiunque abbia
bisogno di implementare una strategia di comunicazione interna, indipendentemente dalla natura e dalla
dimensione del business.

 Diffondere una cultura della comunicazione.


Per un’organizzazione è di fondamentale importanza che i singoli membri dello stesso team, i
diversi team nella stessa area aziendale, le diverse aree aziendali si
scambino informazioni, idee, dubbi: è il modo più efficace per condividere conoscenze, stimolare
soluzioni innovative, generare insight. Prima che di strumenti e procedimenti ad hoc, però, una
comunicazione interna vive di approcci e di elementi soft e di cultura aziendale che premiano
la condivisione e la trasparenza.

 Le due distinzioni più classiche quando si tratta di forme di comunicazione interna, del resto, sono
tra una comunicazione interna top-down, cioè che procede dal vertice organizzativo verso la base
di un’ideale piramide di mansioni, e una bottom-up che, al contrario, parte dai dipendenti per
arrivare ai responsabili. In un’azienda moderna, però, c’è bisogno soprattutto di “trasparenza
laterale”, in modo che i datori di lavoro possano monitorare l’operato dei dipendenti, non
rinunciando mai a input e feedback che vengono dal basso.

 Pianificare il budget .
Serve considerare in primo luogo che i diversi tool utilizzati per la propria comunicazione interna
potrebbero avere un costo oppure se non ne hanno uno specifico, come nel caso di social network
e servizi free, richiedono un budget per una gestione quanto più efficace possibile. Più in generale,
comunque, per ottenere buoni risultati si dovrebbe essere disposti a investire tempo, risorse,
capitali nella costruzione di rapporti tra le persone all’interno della propria azienda: un buon
incentivo potrebbe essere in questo senso aver presente da subito cosa ci si pone come obiettivi
specifici del proprio piano di internal communication che sia, come si accennava, aumentare
la   brand loyalty  e a cascata godere di un ridotto turnover della forza lavoro che taglia i costi di
transizione e training, e così via. Il tutto senza contare che migliorare i processi di comunicazione
interna può aiutare a evitare quei fraintendimenti, disguidi, qui pro quo che possono avere un
impatto anche notevole sull’efficienza e sulle performance del business.

 Misurare l’efficacia e l’impatto del piano di comunicazione interna.


Controllare i dati sulla produttività, le vendite, il profitto; condurre survey riguardo alla
soddisfazione professionale di dipendenti e collaboratori; controllare i tassi di ritenzione tra gli
impiegati; ottenere feedback per quanto riguarda i propri programmi di welfare aziendale: anche
se indirettamente, sono tra quelle azioni che permettono all’azienda e al suo management di trarre
conclusioni significative rispetto alla buona riuscita della propria comunicazione interna. Che sia
attraverso questi o altri benchmark, comunque, la fase di misurazione/valutazione della propria
strategia di comunicazione interna è indispensabile per rivederla e riorientarla al bisogno o per
definire best practice e modelli in caso di successo.

Quanto agli strumenti migliori da utilizzare in una strategia di comunicazione interna, invece, sono
tanti e diversi: alcuni sono dei più tradizionali e con una lunga storia di impiego aziendale alle
spalle, altri invece sfruttano i meccanismi dei nuovi ambienti digitali e collaborativi. In ogni caso,
una delle strategie migliori è integrare i diversi tool a disposizione.

C’è un principio fondamentale, infatti, di cui non ci si può dimenticare: l’azienda è un organismo
complessivo e complesso, formato da “unità” diverse che a volte parlano lingue diverse, hanno
necessità diverse e intenti diversi. Il ruolo della comunicazione interna è, allora, convogliare saperi
e prospettive in vista di un obiettivo unico, un obiettivo di business. Non deve stupire, insomma,
che ci siano ormai aziende che continuano a usare l’Intranet mentre provano a sfruttare anche i più
moderni sistemi di messaggistica istantanea per favorire le interazioni tra i propri dipendenti. Il
catalogo di applicativi e gestionali che possono aiutare alla comunicazione interna, comunque, è
oggi piuttosto ampio: sono tool come Slack che una volta adottati nel sistema aziendale
permettono, per esempio, di organizzare le proprie conversazioni per canali specifici, dedicati a
singoli team, progetti, topic o se serve anche per divisioni geografiche nel caso in cui si tratti di
aziende con più sedi diverse e che promettono una drastica riduzione del numero di email, la
possibilità di scambiare file o di archiviarli in cloud e tanti altri vantaggi, come quello di realizzare
sondaggi o di lavorare con una logica wiki e collaborativa sullo stesso documento.

C’è chi sostiene, però, che anche i vecchi house organ debbano essere rivalutati in una strategia di
comunicazione interna. Brand radio, televisioni e pubblicazioni aziendali, sebbene apparentemente
più formali rispetto ai moderni strumenti di cui si è detto, sono ottimi canali quando si punta a un
target che è principalmente interno alla propria organizzazione. C’è stato così chi ha preso il
concetto di house organ e lo ha completamente rielaborato in una logica social e 2.0: sono nati di
conseguenza i primi social network aziendali – come Noilab di Vodafone che ha dinamiche di
interazione e coinvolgimento che sono molto simili a quelle di Facebook&co. ma che funziona solo
tra dipendenti dell’azienda – e i primi esperimenti di newsletter riservate a collaboratori e affiliati.

Persino le vecchie e tanto condannate riunioni possono avere un’utilità al fine di migliorare il modo


in cui l’azienda comunica e si comunica al suo interno: se ben strutturate servono per rimanere
aggiornati sulle attività aziendali, i risultati raggiunti e gli obiettivi ancora da raggiungere,
rappresentando un buon momento di condivisione. Attenzione, però, a non strafare: troppe
riunioni, così come troppe email, rischiano di far calare a picco la produttività dei dipendenti e
sono tra le possibili cause scatenanti di burn out e stress da lavoro.

Anche i dettagli possono essere utili, infine, per migliorare l’immagine e la percezione che
dipendenti e collaboratori hanno del brand. Le scelte visive sono uno di questi: pensare che le
immagini possano rendere più “leggibili” documenti che altrimenti verrebbero ignorati del tutto è,
per esempio, è un approccio inedito al problema dell’oblio “consapevole” in cui cadono parecchi
materiali aziendali pure strategici, senza contare più in generale l’importanza dell’identità visiva in
termini di attaccamento e riconoscimento nel brand.

Quali sono gli strumenti e gli approcci più indicati per rendere la comunicazione interna efficace e
pervasiva? Saperli scegliere e implementare è una delle sfide più complesse per le imprese di oggi, i
cui perimetri si espandono e si frammentano man mano che le organizzazioni seguono le onde
dello Smart Working, dell’internazionalizzazione e dell’open innovation. I vecchi modelli top-down
non sono più in grado di aiutare Marketing e Risorse umane a coordinare lo sforzo dei vari
dipartimenti e distaccamenti aziendali verso gli obiettivi comuni. Il digitale aiuta, senz’altro, ma se
non si sviluppano piattaforme e soluzioni basate sulle reali esigenze della forza lavoro, sul modo in
cui ciascuno accede effettivamente alle fonti informative, anche le applicazioni più avanzate e
usabili risultano del tutto inefficaci: dipendenti e collaboratori non le adotteranno e i flussi di
comunicazione saranno ancora più dispersivi e inefficienti. Ecco cinque strumenti (digitali ma non
solo, come vedremo) che, opportunamente implementati con processi di scambio
bidirezionali, possono fare davvero la differenza nel coinvolgere, informare e motivare la
popolazione aziendale.

Intranet, basilare per rendere la comunicazione pervasiva

Collettore e punto d’accesso alle iniziative di comunicazione quotidiane e ordinarie, è la Intranet. È


grazie a questo strumento, che con la diffusione dello Smart Working sta trovando nuovo slancio,
che uffici HR e dipartimenti Marketing hanno la possibilità di costruire palinsesti con contenuti in
evidenza e funzionalità personalizzabili. La Intranet è prima di tutto la mappa – aggiornata in tempo
reale – dell’organizzazione, in uno scenario in cui perimetri e confini aziendali sono sempre più
labili. Ma è anche uno straordinario supporto ai progetti di formazione e ridefinizione delle
competenze, oltre che uno spazio comune per raccogliere feedback e suggerimenti provenienti da
chi è giorno dopo giorno a contatto con problemi e potenziali criticità per la buona riuscita del
business. 

Snellire e semplificare la burocrazia con i Totem interattivi

L’Intranet può risultare meno efficace per quanto riguarda l’accesso alle informazioni di natura
burocratica o per ricevere assistenza personalizzata rispetto a permessi e ferie. In questo senso
funziona molto meglio lo sportello virtuale, che può essere reso disponibile su totem
interattivi dislocati in punti strategici all’interno delle aree comuni in azienda. Se dotato di una
buona interfaccia utente, il totem non solo è in grado di facilitare la consultazione di documenti e
procedure, ma può anche trasformarsi in un punto di contatto video, con l’accesso diretto alla
postazione di un addetto alle Risorse umane, in grado di gestire qualsiasi pratica anche da remoto.

La riunione può avvenire ovunque, grazie ai sistemi di Telepresenza

E a proposito di lavoro da remoto, è ormai imprescindibile dotarsi di sale e postazioni adatte alla
collaboration e alla Telepresenza. Da una parte, farlo significa incoraggiare la mobilità e
l’autonomia dei collaboratori nel seguire i clienti durante lo sviluppo dei progetti, dall’altra
permette all’azienda di contenere i costi sia delle trasferte sia delle utenze energetiche. Ma, più di
tutto, i sistemi di Telepresenza rendono più interattiva e vivida qualsiasi comunicazione,
aumentandone enormemente efficacia e portata.

Con la Mobile App l’ufficio è sempre a portata di mano

Diciamoci la verità: quante volte al giorno, anche in ufficio e in riunione, controlliamo lo


smartphone per vedere se c’è qualche nuova notifica? Dunque far sì che le notizie, i contenuti e i
messaggi più importanti raggiungano i collaboratori direttamente sul loro telefono è il modo
migliore per essere sicuri che vengano notati e letti. Senza contare che un’applicazione aziendale
fatta con tutti i crismi può racchiudere in uno strumento solo molte delle funzionalità fin qui
descritte.

Lo strumento più importante di tutti? L’essere umano

Qualcuno storcerà il naso a leggere la parola “strumento” associata alle persone in carne e ossa.
Ma in comunicazione funziona così: se si vuole che un messaggio filtri e pervada una comunità è
necessario fare prima di tutto leva sulla componente umana. Quindi scegliere ambasciatori e
leader capaci di catalizzare l’attenzione, generare fiducia e veicolare i flussi informativi è, nel
definire una strategia di comunicazione interna, altrettanto essenziale che implementare strumenti
digitali usabili e avanzati.