Guida ai benefici di un CMMS

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Perché un CMMS? Indice:
Introdurre una nuova tecnologia in azienda non è sempre 1. Migliorare l’accesso alle informazioni
un’impresa semplice.
2. Pianificare la manutenzione
Richiede di investire tempo nella ricerca del software giusto,
capire come e quali sono le necessità che andrà a soddisfare, 3. Migliorare la comunicazione
attraversare un processo di acquisto, giustificare i costi e
implementare il sistema all’interno del team in modo tale 4. Ridurre i guasti e i tempi di fermo
che tutti siano in grado di utilizzarlo.
5. Migliorare la produttività
Fortunatamente i benefici di un CMMS bastano e
avanzano a giustificare questo sforzo. 6. Controllare e ridurre i costi

Un software CMMS ti aiuterà a risparmiare tempo e denaro, 7. Raccogliere e analizzare i dati

semplificare i processi e la comunicazione aumentando la
produttivita di tutti e rendere misurabili i risultati. 8. Migliorare l’inventario

In questa guida non ci concentreremo su quali sono le 9. Migliorare la sicurezza

funzionalità più o meno essenziali di un CMMS. Parleremo
invece dei suoi benefici e di come supporterà l’azienda nel
perseguimento dei suoi obiettivi.
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Quali benefici?
Molte aziende decidono di affidarsi ad un CMMS per ottimizzare
i processi di manutenzione attraverso un sistema efficiente di
gestione degli ordini di lavoro.
Sebbene questo sia un ottimo motivo, i vantaggi di un CMMS
vanno ben oltre.

Abbiamo creato questa guida per aiutarti a comprendere i vantaggi

a cui questa tecnologia dà accesso e se effettivamente rappresenta
il giusto investimento per la tua azienda.

Ovviamente non tutti i punti che seguono saranno ugualmente

importanti per le finalità della tua azienda. Molto dipende anche
dal settore in cui essa opera, ma avrai comunque una visione
complessiva e siamo sicuri che sarai in grado di individuare ciò che
ti interessa di più.

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5 aspetti chiave di un CMMS
1. Migliorare l’accesso alle
informazioni
La mancanza di una conoscenza centralizzata delle nostre
risorse, significa dover rintracciare sempre qualcuno,
sfogliare pile di carta o perdere tempo a cercare in un
computer l’informazione che cerchiamo o il documento di
cui abbiamo bisogno.
Queste piccole inefficienze portano spesso a problemi più
grandi, tempi di inattività più lunghi, chiamate a vuoto,
documenti mancanti e audit non riusciti.
Un CMMS rende queste risorse puntualmente disponibili,
creando un vero e proprio hub centralizzato che racchiude
in un unico posto tutte le informazioni.
Tecnici e fornitori possono accedere a questa base di
conoscenze ovunque si trovino, grazie all’app mobile, in
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modo da poter svolgere i loro compiti in modo più rapido e
senza intoppi.
Ottenere una visione a 360º dei tuoi asset
Per tenere traccia dei propri asset, molte aziende creano
un’anagrafica servendosi di fogli Excel o schedari cartacei.
Un CMMS semplifica la gestione di queste informazioni
dandoti una completa visibilità delle risorse. Per ogni
asset il sistema crea una scheda personalizzata al cui interno
potrai aggiungere le informazioni che desideri: da quelle di
carattere generale, alla cronologia degli interventi (che si
aggiorna automaticamente), fino alle letture dei contatori,
tarature, documenti, piani di manutenzione, etc.
Semplificare la gestione dei documenti
Oltre alla gestione fisica dei documenti tecnici, quando si ha
a che fare con la documentazione normativa è importante
riuscire a gestirne le scadenze per evitare di incorrere in
sanzioni e problemi di sicurezza, con un ulteriore aggravio
dei compiti affidati al responsabile. Un CMMS ti permette di
inserire queste date ad ogni documento e riceverne notifica
in tempo.
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Cronologia degli interventi
È difficile gestire un asset durante il suo intero ciclo di vita se
non se ne conosce la storia o se dobbiamo costantemente
aggiornarla a mano.
Un software CMMS ti permette di eliminare questo
passaggio: poiché gli interventi vengono assegnati e
rendicontati tramite la piattaforma, è il sistema stesso ad
aggiornare la cronologia e inserire le informazioni all’interno
della scheda dell’asset, mettendo così a disposizione dei
team di manutenzione informazioni migliori, senza alcuno
sforzo.
2. Pianificare e programmare
la manutenzione
La pianificazione degli interventi e delle ispezioni programmate,
consente ai team di concentrarsi sull’efficienza.
La tecnologia è un ingrediente importante di questo processo,
perché consente ai team di risparmiare tempo nella pianificazione,
di organizzare le risorse necessarie come la manodopera, la
documentazione e i materiali di ricambio e assicurarsi che i compiti
assegnati vengano svolti nei modi e nei tempi previsti.
Un CMMS è in grado di semplificare tutti questi aspetti, attraverso
una pianificazione automatica delle attività, la creazione di
template per gli ordini di lavoro ripetitivi, il monitoraggio delle
scadenze e dei materiali necessari disponibili in magazzino,
oltre all’assegnazione del personale sul calendario condiviso e la
gestione degli arretrati.
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Lo studio DuPont
Agli inizi degli anni ‘90, l’azienda DuPont
commissionò a Winston Ledet il più grande
studio di benchmark sulle pratiche di
manutenzione e affidabilità mai realizzato
prima.
Nell’analisi sono stati coinvolti oltre 3500
siti produttivi dislocati in tutto il mondo, per
un’indagine così estesa e approfondita che è
utilizzata ancora oggi.
Una delle conclusioni chiave a cui giunse lo
studio DuPont fu che le migliori aziende (circa
il 5% dell’intero campione) riuscivano ad
ottenere più alti livelli di produttività rispetto
alle altre grazie ad una migliore pianificazione
e programmazione delle operazioni di
manutenzione.

Ottimizzare la manutenzione preventiva
I team di manutenzione conoscono bene l’importanza della
manutenzione preventiva, ma spesso il problema va oltre la
loro volontà.
I problemi tipici che si trovano ad affrontare sono:
• Come sapere quando è il momento di intervenire?
• Come sapere se gli interventi effettuati sono efficaci?
• Come convincere il responsabile della produzione della
necessità di fermare le macchine per un intervento
preventivo?
Un CMMS ti aiuta a ottimizzare il piano di manutenzione
preventiva supportandolo con dati e report specifici sugli
asset. Grazie a questi dati potrai monitorare le principali
metriche di manutenzione come l’MTBF (il tempo medio trai
i guasti) o l’MTR (il tempo medio di riparazione).
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A scuola di manutenzione preventiva con John Mubray
La manutenzione preventiva individua i difetti prima che
diventino un problema più grande. L’obiettivo è quello di
ridurre i guasti e abbassare i costi di manutenzione.
Il problema è che la maggior parte dei programmi non
si rivelano efficaci come vorremmo.
Nel suo libro Reliability Centered Maintenance, John
Mubray sottolinea che in genere tra il 40-60% delle
attività di manutenzione preventiva aggiungano poco
valore all’affidabilità degli asset.
Il risultato è che spesso le aziende sprecano tempo e
denaro senza ottenere un reale vantaggio.
A prescindere dalle strategie e gli strumenti utilizzati, è
essenziale riuscire ad utilizzare i dati a tua disposizione
per capire se stai andando nella direzione giusta e
monitorare i risultati.
Manutenzione predittiva e su condizione Data gathering
Livello 1
Il costo medio di un fermo macchina nel settore Acquisizione dei dati tramite contatori,
industriale è di circa 220 mila euro l’ora ed ha una durata misuratori di campo, sensori, sistemi
media di 5 ore. di allarme etc.

Forse non è questo il tuo caso, ma l’introduzione di logiche Data storing

di manutenzione basata sulle condizioni effettive degli asset Livello 2
può dare una spinta colossale alla produttività di un’azienda.
Monitoraggio ed elaborazione dei dati
acquisiti tramite BMS, BMES, OPC,
Un CMMS permette di creare ordini di lavoro automatici
SCADA, IoT etc.
attraverso trigger che possono essere generati in base
all’utilizzo, al tempo, alle condizioni dell’asset, ai dati ricavati
Action
dai sensori o dall’integrazione con altri sistemi in uso, come
PLC, MES, SCADA o anche semplici ERP, automatizzando Livello 3
i processi e tagliando i tempi di intervento e il numero dei mainsim interagisce con il sistema di
guasti. monitoraggio intercettandone le infor-
mazioni e aprendo un OdL.

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3. Migliorare la
comunicazione
Diversi studi indicano che il 20,9% del tempo perso
dagli addetti alla manutenzione è dovuto al viaggio per
raggiungere il luogo di intervento.
Questo forse è uno spreco inevitabile, ma un ulteriore 19,8%
è dovuto invece ai tempi morti in attesa di istruzioni.
Se ogni volta che riceviamo una richiesta dobbiamo perdere
tempo a rintracciare il tecnico o dobbiamo stare dietro ai
nostri fornitori soltanto per assicurarci che il lavoro sia stato
preso in carico da qualcuno, andremo senz’altro incontro a
difficoltà e rallentamenti di varia natura.
Un CMMS permette di porre rimedio a questi problemi in
modo semplice, raggiungendo i tecnici e fornitori che si
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trovano sul campo, fornendo loro il supporto necessario e
monitorando in tempo reale l’avanzamento dei lavori.
Raccogliere le segnalazioni
Nella maggior parte dei casi, chi si trova ad aprire un ticket o
segnalare un guasto non è un addetto alla manutenzione.
Potrebbe essere un nostro cliente, l’addetto ad un impianto
produttivo, il commesso di un negozio o perfino il nostro
collega del piano di sotto.
Il CMMS raccoglie tutti i ticket tramite un portale online
a cui gli utenti hanno un accesso personalizzato in modo
da visualizzare soltanto gli asset e le risorse di cui sono
competenti. L’apertura del ticket avviene tramite una
procedura guidata che lo aiuta a definire il problema
eliminando qualsiasi tipo di errore.
In questo modo potrai facilmente tracciare le richieste,
assegnarle al personale, pianificare il lavoro e assicurarti
che sia svolto nei tempi e nelle modalità desiderate.
Raggiungere i tecnici sul campo
Comunicare in modo rapido con chi si trova sul campo è una
necessità comune a tutti i responsabili della manutenzione.
Grazie all’app mobile, ogni volta che assegni un lavoro ad
un operatore questo riceve una notifica sul proprio cellulare,
completa di tutti i dettagli, compresi la priorità o la lista di
materiali di ricambio necessari.
Tecnici e fornitori possono accedere al sistema e consultare
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check-list, documenti, inserire note e fotografie per dare
prova dell’esito del lavoro, oltre a raccogliere le firme sul
rapportino digitale inviandolo al sistema e dandone quindi
notifica a tutte le parti interessate.
Semplificare la comunicazione con i fornitori
Trattandosi di personale esterno, la comunicazione con i
fornitori risulta spesso frammentata e complessa. Non deve
per forza essere così.
Il CMMS organizza questi collaboratori esterni tramite un
portale fornitori al cui interno vengono raccolti documenti
e informazioni. Puoi assegnare loro i ticket, anche in modo
automatico, sulla base della topologia di intervento, la
location o l’asset interessato, stabilire le date previste,
richiedere preventivi e interagire con loro.
4. Ridurre i guasti e i
tempi di fermo
L’esperienza insegna che circa l’80% dei guasti che
si verificano su un impianto si sono già presentati in
precedenza.
Riuscire a correggere questi errori può portare ad una
riduzione dei tempi di fermo superiore al 60%.
Estendere il ciclo di vita degli asset
Sebbene l’età di un impianto non sia sempre la ragione
principale dietro al verificarsi di un guasto, è un fattore che
contribuisce spesso in modo decisivo.
Purtroppo sostituire i macchinari vetusti o gli impianti più
vecchi presenti in un edificio con nuovi modelli, non è
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sempre economicamente possibile. Ed è proprio qui che
entra in gioco la manutenzione.
Mantenere un impianto in buone condizioni operative
significa aumentarne la disponibilità e l’affidabilità, i due
elementi critici della Reliability Centered Maintenance.
Per centrare questo obiettivo è necessario riuscire ad
anticipare il guasto con interventi preventivi e ispezioni
periodiche. Purtroppo però molto spesso anche queste
strategie, da sole, non bastano. È necessario analizzare i
guasti, individuare quali sono le cause principali che si
nascondono dietro a ciascuno di essi e riuscire a correggere i
difetti per migliorarne l’affidabilità.
Analizzare i guasti

Riuscire ad analizzare le modalità di guasto, comprenderne

le cause e gli effetti che generano su un sistema può essere
un’attività estremamente complessa quando non supportata
dalla tecnologia necessaria a raccogliere i dati che servono
per l’analisi.

Eppure, quando è svolta nel modo corretto, l’analisi dei

guasti permette ai team di manutenzione di consolidare una
base di conoscenze in grado di generare un valore reale.

Grazie ai dati acquisiti il CMMS ti permette di creare report

e analisi dettagliate sulle tipologie di guasto che si sono
verificate, indagare le cause più frequenti e i motivi che
hanno condotto al fallimento, aiutandoti a prendere
decisioni informate per migliorare l’affidabilità e la
disponibilità dei tuoi impianti.

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5. Migliorare la produttività
Standardizzare i processi
L’esperienza insegna che il modo migliore per ridurre le
inefficienze è quello di creare degli standard operativi, dei
flussi di lavoro e delle best practice che tutti devono seguire.
Un software CMMS è in grado di rendere automatiche
gran parte delle procedure, dalla creazione degli
ordini di lavoro al monitoraggio delle attività, fino alla
rendicontazione degli interventi.
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Standardizzare i processi
Un CMMS ti permette di automatizzare gran parte dei
processi in modo da rendere più snello ed efficiente il lavoro
dei responsabili e aiutare i tecnici a risparmiare tempo.
Puoi creare template per gli ordini di lavoro ricorrenti
aggiungere check-list e liste di materiali necessari,
assegnare automaticamente gli interventi ad un tecnico,
una squadra o un fornitore, e perfino la rendicontazione
delle attività avviene in modo automatico.
Automatizzare la rendicontazione
Quando si usa un CMMS, tutte le attività svolte sono
gestite a livello centrale dalla piattaforma. Questo
significa che il sistema è in grado di registrare i tempi di
intervento, i costi della manodopera, quelli relativi ad
altri servizi e ai materiali utilizzati.

Tecnici e fornitori non devono più sprecare il loro tempo a

rendicontare le attività che hanno svolto durante la giornata
poiché i dati sono rilevati automaticamente dal software
che compila da solo il rapportino al termine di ciascuna
attività: al tecnico basta raccogliere le firme necessarie con
il proprio telefono e inviare la copia digitale alle persone
interessate.

Allo stesso tempo anche i responsabili sono sollevati dalla

maggior parte dei compiti burocratici, permettendo loro
di avere dati più precisi, puntuali e affidabili senza alcuno
sforzo.

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6. Controllare e ridurre i
costi
Con i responsabili della manutenzione sempre alla ricerca
di potenziali strategie per ridurre il costo delle operazioni di
manutenzione, investire nella tecnologia è sicuramente la
scelta più saggia.
In effetti, i modi in cui un CMMS ti permette di risparmiare sui
costi complessivi sono molti, al punto che non è esagerato
dire che quasi tutte le sue funzioni sono indirettamente o
indirettamente legate al contenimento dei costi.
Tempi di reazione più rapidi, un numero inferiore di fermi
macchina, piani di manutenzione più efficaci, estensione
del ciclo di vita degli asset, migliore gestione dell’inventario,
aumento della produttività sono tutte occasioni di risparmio,
se non vere e proprie opportunità di crescita.
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Tracciare e monitorare i costi
Un CMMS assicura il tracciamento e il monitoraggio di tutto
ciò che è connesso alla gestione degli asset e agli ordini di
lavoro: tempi di intervento e di fermo macchina, costi di
manodopera, materiali utilizzati, eventuali spese di servizio,
etc, in modo automatico.
Queste informazioni possono dunque essere analizzate
tramite report che consentono di visualizzare in modo
preciso dove è stato speso il budget.
Potrai conoscere il costo totale di una commessa oppure
confrontare il costo della manutenzione correttiva con
quella pianificata, visualizzare le spese connesse ai pezzi
di ricambio o il costo della manodopera effettuata su un
singolo asset.
7. Raccogliere e analizzare i
dati
Le metriche di manutenzione traducono le azioni in
numeri, in modo da rendere misurabili le prestazioni e
prendere decisioni migliori, guidate dai dati.
Non puoi tenere traccia delle metriche di manutenzione
senza avere a disposizione gli strumenti, i processi e le
persone giuste. Il software CMMS rappresenta la parte
‘strumenti” di questa equazione.
Il CMMS cattura i numeri e tiene traccia delle metriche legate
ai tempi, ai costi e alle prestazioni, in modo da ottenere una
visione a lungo termine delle performance degli asset e del
tuo team.
Guida alle metriche e KPI di manutenzione
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Report e strumenti di Business Intelligence
Il software CMMS permette di raccogliere i dati dalle varie
aree coinvolte nei processi di produzione e di manutenzione
dando loro un senso tramite modelli e report on demand.
Potrai avere una comprensione più approfondita di quelli
che sono i tempi di manutenzione di ciascun impianto,
individuare gli asset critici, analizzare il loro impatto sul
budget, sui processi e monitorare le spese per ciascun
impianto.
Una migliore comprensione dei tuoi KPI ti aiuta ad
aggiungere valore e ridurre i rischi, analizzando rapidamente
le tendenze e individuando problemi ricorrenti in un clic.
8. Migliorare l’inventario
Un’accorta gestione dell’inventario riduce i costi ed evita
inutili attese nell’esecuzione degli interventi.
Un CMMS ti aiuta a gestire i ricambi tracciando i materiali
utilizzati durante gli interventi, monitorando il carico e
scarico di magazzino e integrandosi con gli altri sistemi di
gestione, come ERP e WMS.
Restare aggiornati sulle scorte
Se non hai i pezzi di ricambio pronti in magazzino per
quando ti servono sarà inevitabile incorrere in tempi più
lunghi di fermo, spedizioni urgenti e misure provvisorie che
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rischiano di creare problemi potenzialmente ancora più
gravi.
Il CMMS ti permette di tenere traccia dei materiali utilizzati
durante gli interventi, sottraendoli a quelli presenti in
magazzino ricambi.
Puoi anche impostare una soglia minima di giacenza per
ciascun materiale, in modo tale che il CMMS possa avvertirti
ogni volta che il numero di scorte presenti in magazzino
scende al di sotto della soglia impostata, per darti il tempo di
provvedere al rifornimento.
Gestire il magazzino ricambi con mainsim
9. Migliorare la sicurezza
Non importa se il lavoro viene svolto in fretta, se non è anche
svolto in sicurezza. Le possibilità che si verifichi un incidente
aumentano quando la sicurezza non fa parte del processo di
pianificazione e training.
Un CMMS semplifica la creazione di ordini di lavoro che
tengono in considerazione tutto ciò che serve a garantire la
sicurezza del team.
Puoi aggiungere liste di controllo (check-list), schede di
sicurezza, procedure e DPI richiesti al tecnico o al fornitore
per poter accedere all’area o all’impianto.
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Velocizzare gli audit e rispettare le scadenze
Gli audit non sono sempre facili da superare ed è ancora più
difficile senza gli strumenti e il know-how giusti.
Un software CMMS rende più semplice la preparazione degli
audit, aiutandoti a ricordare le scadenze, organizzare le
ispezioni e semplificare la loro esecuzione.
Tieni automaticamente aggiornati i registri di manutenzione
e la cronologia delle attività, invia notifiche quando si
avvicinano le scadenze e archivia la documentazione senza
che tu debba fare nulla.
Altre risorse:

White paper: mainsim per il White paper:

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“Ho risolto il problema della “mainsim ci ha permesso di gestire l’intero “Interfaccia grafica semplice, struttura dati
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corso.”

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