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I SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI

Un sistema informativo aziendale è un insieme di dati, procedure, mezzi e persone che gestisce i
flussi informativi dell'organizzazione aziendale. Un sistema informativo affidabile permette di avere
anche un sistema di controllo interno altrettanto affidabile in quanto sua componente fondamentale.
La loro importanza è anche rilevabile durante il controllo contabile svolto dalle società di revisione,
le quali, dovendo verificare la correttezza dei dati inseriti in bilancio, controllano, precedentemente,
se i sistemi informativi e di controllo siano redatti ed eseguiti attendibilmente.
I SIA, ovvero i Sistemi Informativi Aziendali, assumono diversi significati in base al profilo da cui
vengono analizzati, ovvero il profilo strumentale, gestionale, o organizzativo.

• Sotto il profilo strumentale, il sistema informativo rappresenta la strumento utilizzato dalle


imprese per produrre le informazioni, quindi non è altro che un software applicativo che permette di
gestire molte applicazioni e che per poter essere implementato necessita di ingenti investimenti
complessivamente conosciuti come total cost of ownership.
TCO = total cost of ownership
Il tco è il costo che deriva dall’installazione di un sistema informativo in azienda.
Il tco è composto da una parte di costo derivante dall’acquisto degli hardware, una derivante dai
software ed infine, la componente più significativa, quella relativa all’implementazione.
L’introduzione del sistema informativo non è una semplice installazione di routine in quanto per
l’impresa non raffigura un costo ordinario, ma un vero e proprio investimento e in quanto necessita
di essere adattato, personalizzato alle esigenze specifiche dell’organizzazione. Per l’appunto la
componente più elevata del cost of ownership è quella della customizzazione, necessaria per
rendere il sistema utilizzabile. La customizzazione è generalmente effettuata da una società di
consulenza in quanto per questa fase sono necessarie conoscenze trasversali riguardanti la
contabilità e il funzionamento dell’intera impresa. Grazie all’investimento nel sistema informativo
l’impresa riuscirà a meglio gestire i propri processi e le proprie attività. Ciò che sarà difficile
calcolare, dopo l’implementazione, è il ritorno, ovvero il beneficio in termini economici di cui
l’impresa gioverà dall’investimento. In realtà ciò che l’impresa ne trarrà non sarà un guadagno
ovvero un aumento dei ricavi, ma sarà una diminuzione dei costi, un risparmio più facilmente
tangibile nelle grandi imprese rispetto a quelle di piccola/media dimensione.

• Sotto il profilo gestionale si osserva l’insieme delle informazioni che vengono prodotte come
output e utilizzate dai soggetti ai vari livelli decisionali.
In sostanza, sotto questo profilo il sistema informativo deve mettere ogni centro decisionale nella
condizione di avere a disposizione le informazioni di cui necessita per prendere le decisioni che gli
competono e di predisporre i dati necessari per diffonderli nell’ambiente esterno.
In generale di identificano tre livelli decisionali i quali necessitano di informazioni diverse al fine di
prendere le corrispondenti tre tipologie di decisioni diverse.
Il livello del top management, posto al vertice, necessita di indicatori sintetici che permettano di
avere una visione complessiva e ampia su un determinato ambito. Le informazioni di cui necessita
questo livello non sono dettagliate, ma concise e rappresentative di un vasto dominio utili a
prendere decisioni strategiche.
Il middle management, al fine di prendere decisioni tattiche, necessità di un tipo di informazione
più dettagliata rispetto a quella del top management. Le decisioni prese a questo livello non
impattano su tutta la struttura aziendale ma solamente alcune aree, come per esempio specifiche
aree della produzione per le decisioni di make or buy (produrre o esternalizzare), eliminazione del
prodotto meno redditizio ecc.
Infine, il management operativo come il direttore magazzino, della produzione ecc necessita, a
differenza dei precedenti due livelli, di informazioni iper analitiche al fine di prendere decisioni
puntuali come la quantità dei vari tipi merce da acquistare. Per questo livello decisionale il sistema
informativo deve elaborare una quantità di dati analitici molto elevata.

• Sotto il profilo organizzativo, il sistema informativo è un meccanismo operativo, cioè un


elemento dell’organizzazione aziendale che permette di realizzare concretamente il modo di operare
dell’impresa. Il sistema informativo, se l’impresa è organizzata per funzioni, è individuato come
un’area funzionale come quelle del marketing, della finanza ecc quindi un’area interna all’impresa
che si occupa della gestione delle informazioni e dell’IT ( Information Technologies ) oltre a
svolgere un ruolo di supporto tecnologico e informatico a tutte le altre aree aziendali. In una
struttura aziendale basata sulle funzioni i sistemi informativi sarebbero uno per ogni funzione, ma
se fosse organizzata per processi, sarebbe unico e trasversale a tutte le funzioni.
Il direttore di quest’area è il CIO ( Chief Information Officer ), una tra le tre figure, insieme al CFO
e al CEO, più importanti dell’impresa. Negli ultimi anni il ruolo dei sistemi informativi e quindi
anche del CIO ha visto aumentare la sua importanza divenendo una componente essenziale in
azienda e lo è tanto più l’impresa è basata sulla tecnologia. Ogni strategia deve essere pensata
tenendo anche conto dei sistemi informativi senza i quali non si potrebbe attuare.

LE TIPOLOGIE DI SISTEMI INFORMATIVI

I sistemi informativi aziendali si dividono in due grandi categorie: i sistemi informativi direzionali e
i sistemi informativi operativi.
I sistemi informativi direzionali si distinguono in executive support system (ESS) e decision
support system (DSS). I primi devono produrre dati e informazioni sintetici come i report per
permettere alla direzione di prendere decisioni strategiche, mentre i dss devono produrre una
quantità di dati più ampia per permettere al middle management di prendere decisioni di natura
tattica. Specifici sistemi informativi direzionali, inoltre, potrebbero essere previsti per quelle aree
funzionali che potrebbero necessitarne e potrebbero esserci, quindi, software direzionali
specializzati nella tesoreria, piuttosto che nella redazione del bilancio consolidato ecc. Al contrario,
il top management utilizza solo il/i proprio/i software direzionali senza divisioni.
I sistemi informativi operativi si distinguono in: funzionali, integrati e legacy.
I sistemi operativi funzionali svolgono il loro ruolo a supporto delle singole aree funzionali
dell’impresa nel caso in cui essa sia organizzata per funzioni. Nel caso in cui invece l’impresa sia
organizzata per processi, il sistema informativo che dev’essere implementato è quello integrato,
ovvero un ERP (Enterprice Resource Portal) di natura operativa in grado di gestire in modo
integrato tutti i processi in maniera trasversale rispetto alle aree funzionali. In ultimo, l’impresa si
potrebbe dotare di un sistema legacy, ovvero sistemi che non nascono per comunicare tra di loro ma
che, attraverso softwares, vengono interfacciati per fare in modo che riescano a gestire i processi.
TEMATICHE PARTICOLARI

Oltre ai sistemi informativi direzionali e operativi vi sono altre tipologie di sistemi informativi
aziendali, che permettono all’impresa di gestire particolari attività, tra cui:
CRM = customer relatioship management
SCM = supply chain management
KM = knowledge management
E-ERP = extended erp
BIG DATA

CRM: sistemi che gestiscono le relazioni con i clienti attuali e potenziali e consistono in applicativi
sia operativi che direzionali come le campagne pubblicitarie.
I sistemi di crm gestiscono le informazioni anagrafiche dei clienti potenziali ed in base alle loro
caratteristiche vengono fatte delle tracciature e ai diversi profili di clienti individuati vengono
presentate delle offerte mirate. Il cliente, passando da potenziale ad effettivo e dovendo quindi
stilare la sua fattura d’acquisto, rientra nel sistema informativo operativo dell’impresa.
I sistemi crm sono ad esempio quelli che gestiscono i call center, e i più evoluti mettono a
disposizione la tracciatura di tutti gli ordini che ogni cliente ha già effettuato, rendendo possibile per
l’impresa attuare politiche di cross selling proponendo loro dei prodotti complementari a quelli già
acquistati o dei loro up grade.

SCM: sistemi composti da applicativi sia operativi che deirezionali che gestiscono le relazioni con i
fornitori al fine di rendere tali rapporti sempre più efficienti. Integrando i propri processi con quelli
del fornitore, l’impresa ne trae un’efficienza molto utile nella gestione del proprio magazzino e
delle proprie scorte. E’ grazie ai sistemi informativi di scm e alle forti relazioni integrate con i
propri fornitori che le imprese riescono a creare dei magazzini just in time, ovvero magazzini in cui
non si accumulano scorte, si minimizzano gli sprechi e le merci arrivano in base alla domanda di
ordini che l’impresa riceve.

E-ERP: gli extended erp sono i sistemi informativi che si ottengono integrando a monte e a valle
dell’erp rispettivamente un SCM e un CRM. Gli extended erp non lavorano solamente sui processi
interni dell’impresa ma anche su quelli esterni dei fornitori e dei clienti.

BIG DATA: sono dati sui consumatori spesso destrutturati, ovvero non sono solo composti da
numeri ma anche da informazioni testuali come ad esempio quelli ottenuti dai social network.
Questi dati vengono raccolti ed analizzati dalle imprese in quanto forniscono indicazioni importanti
circa le abitudini dei clienti. Negli ultimi anni la tematiche relativa ai big data si è fatta sempre più
importante in quanto le imprese si ritrovano a dover gestire una moltitudine di dati
significativamente più elevata rispetto agli anni precedenti.
BUSINESS INTELLIGENCE: strumenti che permettono di estrapolare i comportamenti dei
consumatori, ovvero di prendere i dati, elaborarli e trovarne un significato. Tutto ciò che viene
utilizzato per elaborare i big data riguarda la business intelligence. Inoltre, i sistemi direzionali sono
tipicamente basati sugli strumenti di business intelligence in quanto necessitano di reportistica e di
comprendere i significati dei dati presentati dal sistema.

KNOWLEDGE MANAGEMENT: sistemi molto utili che permettono di gestire la “conoscenza”


relativa a determinati lavori già effettuati. Questi sistemi sono utilizzati per esempio nelle società di
consulenza in cui l’esperienza che si acquisisce nello svolgimento di un lavoro per un determinato
cliente può servire per il lavoro successivo presso lo stesso cliente, sfruttando quindi l’esperienza
che l’impresa ha accumulato nel tempo.
SISTEMA INFORMATIVO OPERATIVO: INTRODUZIONE

I sistemi informativi operativi si suddividono in: a supporto delle aree funzionali e a supporto dei
processi.

PER AREE FUNZIONALI: ai singoli applicativi corrispondono singoli database quindi gli
applicativi sono separati, non comunicano tra di loro, caratteristica del sistema informativo
operativo funzionale. E’ un sistema molto diffuso nelle piccole/medie imprese in cui l’imprenditore
sceglie di acquistare dei sistemi informativi specifici a seconda delle necessità dell’impresa la quale
si troverà ad avere, per esempio, un applicativo per il magazzino, uno per la contabilità e uno per la
gestione della produzione i cui dati verranno salvati sui corrispettivi e non comunicanti database.
Le caratteristiche del sistema informativo operativo funzionale sono le seguenti: presenza di dati
dettagliati, procedure standard, elevati costi di cambiamento e settorialità.
Essendo questi applicativi specializzati in una sola funzione sono molto affidabili perché riescono a
raccogliere dati iper dettagliati. Inoltre, gestendo una specifica attività, sono creati per gestire
procedure standard. La settorialità è spesso un problema per l’impresa che si trova a dover
effettuare tanti aggiornamenti quanti il numero di applicativi adottati e talvolta accade che ogni area
funzionale ne adotti più di uno, trovandosi, nel caso in cui l’impresa cresca di dimensioni, ad avere
una moltitudine si sistemi funzionali di difficile gestione. Proprio a causa di questo problema,
crescendo di dimensioni, l’impresa si troverà costretta a sostituire i sistemi informativi funzionali
con sistemi informativi più evoluti come quelli integrati. I costi di cambiamento relativi ai sistemi
informativi funzionali sono elevati in quanto oltre a raffigurare un costo monetario, il cambiamento
comporta anche un costo sostenuto dai collaboratori circa le difficoltà di adattamento al nuovo
modo di operare.

PER PROCESSI:
• LEGACY: operativo interfacciato
i sistemi legacy nascono per gestire in modo autonomo gli applicativi, nascono, quindi, non per
gestire i processi ma per essere funzionali, ovvero per far sì che ogni applicativo salvi i dati sul
proprio database. Nel tempo ci si è resi conto che alcune informazioni come quelle, per esempio,
relative al magazzino possono essere copiate in automatico nei database delle altre funzioni come,
per esempio, in quello della contabilità in cui i dati relativi al magazzino sono necessari. In un
sistema informativo operativo “puro” i dati in contabilità verrebbero inseriti manualmente dagli
addetti ma per evitare errori quali per esempio di digitazione, i dati, per esempio, del magazzino
presenti nel suo relativo database potrebbero essere copiati e direttamente inseriti nei database delle
funzioni che necessitano di tali dati come la contabilità: in questo modo i database verrebbero
alimentati automaticamente senza l’intervento di un addetto in maniera più efficiente risparmiando
tempo e riducendo la possibilità di errore.
I sistemi legacy non nascono per gestire i processi interfunzionali ovvero trasversali alle diverse
funzioni ma vengono successivamente interfacciati al fine di ridurre le operazioni manuali di
inserimento dei dati, il rischio di errore e per gestire in maniera integrata l’intero processo,
interfacciando, quindi, i singoli sistemi funzionali nati per gestirne ciascuno una sola parte.
Spesso nelle imprese si trova una tipologia di sistema legacy “evoluta” ovvero un sistema
interfacciato in cui è presente un erp principale ma affiancato da uno o più sistemi funzionali. Ciò
accade quando l’impresa decide di evolversi e passare ad un sistema integrato ma dati gli elevati
costi, inizialmente integra solamente i processi core lasciando a sé i sistemi più specifici realizzati
ad hoc per alcune aree quali per esempio la fatturazione attiva, piuttosto che il sistema per le buste
paga. In questo caso i dati salvati nei database dei singoli sistemi funzionali vengono trasmessi al
database del sistema integrato (principale) ottenendo un unico sistema interfacciato. Spesso accade
che con il passare del tempo le imprese con questa impostazione integrino i sistemi funzionali
nell’erp che gestirebbe, così, tutti i processi aziendali.
Il grosso problema che ne deriva riguarda la ridondanza dei dati, ovvero la ripetizione degli stessi
dati nei diversi database, in quanto sia che venga fatto manualmente nei funzionali che
automaticamente nei legacy, i dati vengono imputati più volte, come quelli relativi al magazzino
presenti sia nel database della produzione sia in quello della contabilità generale: ciò comporta una
moltiplicazione dei dati tante volte quanti i database in cui sono copiati.
Le operazioni di copiatura da un database all’altro sono definite “operazioni di batch” e sono
solitamente effettuate di notte per evitare di appesantire il traffico dei dati, questo comporta che il
database del sistema integrato non sia costantemente aggiornato. L’erp è aggiornato continuamente
per quanto riguarda i dati che vi siano salvati direttamente ma non per quelli copiati da altri sistemi,
per esempio sarà aggiornato per la fatturazione passiva ma non per quella attiva se per quest’area
l’impresa mantiene il suo sistema funzionale creato ad hoc per tale attività. La tempistica delle
operazioni di batch dipende dalle esigenze di reportistica dell’impresa, talvolta accade che tale
operazioni siano effettuate solamente una volta alla settimana o al mese se l’esigenza è quella di
avere un bilancio settimanale o mensile.

• ERP: integrati
La definizione di erp più utilizzata lo identifica come uno strumento di elaborazione, coordinamento
ed integrazione dei flussi informativi all’interno di un unico modello di controllo.
Nella supply chain ad ogni passaggio corrisponde una trasferimento non sono di merci ma anche di
informazioni: se tutti i passaggi della catena di distribuzione fossero gestiti da un erp, esso sarebbe
in grado di fornire una visione sia complessiva che singolare di ogni passaggio del flusso
informativo a differenza di un sistema legacy il quale sarebbe in grado di individuare solamente un
singolo passaggio.
La seconda definizione di erp più utilizzata invece focalizza la sua funzione di software ovvero
applicativo in grado di integrare i processi operativi e amministrativi.
La terza definizione accentua l’integrazione tra tutte le principali funzioni aziendali.
L’aspetto che accomuna tutte le definizioni è l’integrazione soprattutto informativa, identificando
l’erp come uno strumento in grado di gestire tutte le informazioni prodotte da un processo.
I benefici ottenibili dall’erp sono principalmente quattro: la forte integrazione, la ricchezza di
funzionalità, l’orientamento al processo e la visione unitaria delle attività operative.
La forte integrazione è un vantaggio assoluto: evita la ridondanza dei dati in quanto il dato è
univoco e viene integrato con il proseguire del processo.
L’erp, un unico sistema, può gestire tutti i processi aziendali talvolta anche quelli direzionali se
integrato con strumenti di business intelligence.
L’erp è orientato al processo soprattutto quello operativo ma progettato per gestire l’intero processo
quindi tutto il ciclo passivo, tutto il ciclo attivo ecc.

PERCHE’ SI EVITA LA RIDONDANZA DEI DATI?


Nel processo di vendita i dati relativi agli ordini verrebbero imputati nei sistemi funzionali o legacy
almeno tre volte: nel sistema informativo delle vendite, del magazzino e della contabilità generale.
Lo stesso dato inserito più volte crea ridondanza. Nel sistema tradizionale si registra un
accentramento dei dati verso la contabilità per la creazione del bilancio. Con l’erp si ottiene un
approccio diverso riguardo ai dati. Negli erp il dato viene inserito all’inizio del processo nel
database del sistema unico dell’erp e nelle fasi successive non viene reinserito ma solamente
verificato, integrato, eventualmente “flaggato” : con l’utilizzo di un sistema informativo integrato vi
è un decentramento delle informazioni grazie al fatto che i collaboratori dell’impresa partecipano
alla costruzione dell’informazione man mano che il processo prosegue. La rilevazione dei dati negli
erp è unica ovvero i fatti amministrativi sono rilevati una sola volta all’inizio del processo e
successivamente non vengono ripetuti ma solo arricchiti evitando ridondanza.
LE CARATTERISTICHE DI UN ERP

L e principali caratteristiche di un erp sono: l’architettura tecnologica, l’integrazione informativa,la


modularità dell’applicazione e la configurabilità del sistema.

1) ARCHITETTURA TECNOLOGICA: i sistemi informativi tradizionali si sono sempre basati su


macchine mainframe che elaborano i dati a livello centrale. Da diversi anni si sta convergendo verso
un approccio client-server ovvero composto da più client intesi come singoli computer e un unico
server ovvero un computer con elevate capacità di calcolo comunicanti attraverso la rete.
Grazie alla diffusione dei personal computer e all’abbassamento di prezzo dei server è stata resa
possibile la diffusione dei sistemi informativi integrati anche nelle piccole/medie imprese. Grazie
alla diffusione di strumenti di tecnologia flessibile si è reso possibile il collegamento di molti pc al
server tramite l’uso di programmi scaricati o del web. Essendo il server un unico contenitore di una
moltitudine di dati molto importanti e riservati della società si evince quanto sia fondamentale
preservarli e tutelarli da eventuali attacchi di hacker.

2) INTEGRAZIONE INFORMATIVA: I dati negli erp assumono rilevanza per diversi scopi,
dall’area della produzione a quella della finanza ecc. Gli eventi danno l’avvio ad una serie di
operazioni svolte in automatico dal sistema e i dati sono costantemente aggiornati.
SAP R/3 è il leader dei sistemi informativi integrati.
Esempio: ciclo passivo, acquisti: il processo di integrazione informativa parte dall’emissione di un
ordine d’acquisto fino al pagamento della fattura, quindi il dato viene integrato ed utilizzato per
molteplici finalità.
1. richiesta d’acquisto (interna) da parte di un’area alla funzione acquisti (uff. acquisti)
2. impegno di spesa: le spese non possono eccedere il budget massimo prefissato (uff. contr. gest.)
3. preventivi
4. ordine d’acquisto (da cui parte il processo esterno)
5. impegno dell’ordine d’acquisto: assorbimento di budget di importo pari all’ordine
6. entrata merce (svolta): si genera il costo (sacrificio che deriva dalla disponibilità del bene,
disponendolo quindi arrivando in magazzino automaticamente si genera il costo)
7. GL: il sistema info fa automaticamente una scrittura in contabilità sul general ledger (libro
giornale), scrittura del costo: costo a fatture da ricevere (è entrata la merce ma la fattura non ancora)
8. verifica entra la fattura d’acquisto: fatto dall’ufficio acquisti, verifica che ciò che è entrato in
magazzino (dal ddt) corrisponda a quanto fatturato, flegga se corrisponde
9. scrittura in contabilità: fatture da emettere a deb. v/forn.
10. cash forecast: la tesoreria prevede l’uscita monetaria a 30/60/90 gg (uff. tesoreria)

Integrazione: il processo parte da una evento che da avvio ad una serie concatenata di operazioni
svolte automaticamente dal sistema integrato che riguardano trasversalmente tutte le aree funzionali
coinvolte, per esempio per il ciclo passivo riguarda l’ufficio acquisti, il controllo di gestione, la
contabilità, il magazzino, la tesoreria.

3) LA MODULARITA’: il sistema informativo è costituito da moduli integrati tra di loro attraverso


un unico sistema informativo, il più comune SAP R/3.
Ad ogni area funzionale possono essere ricondotti uno o più moduli, tutti ugualmente integrati.
Grazie a questa caratteristica il sistema integrato fornisce una visione del le aree sia complessiva
che singolare. Nell’implementazione del sistema integrato l’impresa deve scegliere quali moduli
implementare, se tutti o solo alcuni tra: FI, CO, MM, SD, PP, QM, HR, AIS.
(financial accounting, controlling, material management, sales and distribution, production
planning, quality management, human resources management, audit internal system)
4) LA CONFIGURABILITA’: riguarda la customizzazione ovvero l’adattamento del sistema alle
caratteristiche ed esigenze dell’impresa e dei suoi processi.
In questa fase l’impresa, oltre ad adeguare il sistema informativo, coglie solitamente l’occasione per
rivedere ed ottimizzare i processi aziendali.
Gli extended erp integrano l’impresa anche con la supply chain a monte e con la customer
relationship a valle.

LIMITI E RISCHI DI UN ERP

1) RIGIDITA’: la rigidità impatta sul modo di lavorare dei collaboratori i quali devono seguire i
percorsi inflessibili previsti dal sistema ma d’altra parte la rigidità è anche un elemento che
favorisce la corretta rilevazione dei fatti amministrativi evitando errori;

2) ADATTAMENTO DELL’ERP AI PROCESSI ANZICHE’ BPR: Adottando un erp l’impresa


deve scegliere quello più adatto alle proprie esigenze e caratteristiche adattando i propri processi ad
esso eventualmente attraverso operazioni di business process reingeneering e non il contrario
altrimenti rischierebbe di apportare così tante modifiche al sistema informativo da snaturarlo.
3) COSTI DI INVESTIMENTO ELEVATI
4) CAMBIAMENTO DI MENTALITA’

VANTAGGI ERP

AFFIDABILITA’ DEI DATI


Gli erp sono i sistemi informativi più affidabili grazie all’integrazione informativa che evita la
ridondanza dei dati ed evita che molti errori come quello di digitazione siano commessi. Al loro
interno sono previsti dei controlli volti a rafforzare questa affidabilità.

I SISTEMA INFORMATIVI DIREZIONALI

I sistemi informativi direzionali hanno come finalità ultima quella di creare reportistica più
complessa rispetto a quella creata dagli altri sistemi informativi.
Il sistema direzionale estrapola i dati necessari dalla base dati aziendale su cui sono salvati dal
sistema operativo e, integrandoli con altri dati provenienti da database esterni crea, il data
warehouse aziendale, ovvero una sorta di magazzino dati in cui essi sono organizzati in modo
tematico. Sul data warehouse vengono applicate operazioni di business intelligence che consistono
in estrapolare ed analizzare i dati con cui costruire successivamente i report necessari al top e al
middle management per prendere decisioni strategiche.

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