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Riflessioni sulla base delle esperienze in corso e sullutilizzo della leva tecnologica
Lattuale struttura organizzativa tipo dellufficio acquisti finalizzata alla trasparenza delle procedure 1. La situazione
attuale
Struttura organizzativa generica pi teorica che reale, di cui esistono numerosa varianti Principali caratteristiche: Prevalenza della logica burocratico/amministrativa tesa a garantire il rispetto delle procedure ed il rispetto della norma Limitata integrazione tra la struttura acquisti e le strutture di line (come ad es. gli assessorati) Limitata capacit di programmazione e controllo Sono in genere in corso modifiche di struttura organizzativa
Ufficio Acquisti
Provveditorato
Economato
Uff. tecnico
Magazzino
Vestiario
Cancelleri a
Beni mobili
Servizi
Sede di
I driver del cambiamento sono determinati da esigenze esterne e di contesto 2. Gli elementi
del cambiamento
5. Possibilit di introdurre, attraverso la leva tecnologica, strumenti che portano ad una drastica semplificazione del processo di acquisto
Giacomo Samuelli Ferretti IBM
La tecnologia offre degli strumenti che permettono di ridurre drasticamente la complessit ed i tempi di processo
1. NEGOZIO ELETTRONICO: i fornitori, selezionati con apposito bando di abilitazione, espongono i propri cataloghi, che costituiscono unofferta irrevocabile di vendita. Le Amministrazioni, o le unit operative, se interessate al prodotto pubblicato, lo acquistano direttamente in via elettronica. E adatto a beni e servizi complessi. 2. ASTA ON LINE: supporta la gestione elettronica dellintero processo, dallemissione del bando allaggiudicazione. Pu essere di vari tipi: a ribasso, a busta chiusa, allofferta economicamente pi vantaggiosa. Durante lasta, le condizioni vengono contrattate dai partecipanti. E adatta per beni specifici, con frequenza dacquisto medio-bassa.
3. MARKETPLACE: permette la negoziazione dinamica attraverso la prequalifica di fornitori su requisiti essenziali. Offre la possibilit di acquistare tramite la scelta tra offerte comparabili. E uno strumento adatto allacquisto di beni facilmente classificabili, per acquisti sotto soglia e con frequenza di acquisto medio-alta.
Giacomo Samuelli Ferretti IBM
Il ruolo organizzativo della funzione acquisti diviene quello di un intermediario fra chi acquista e chi vende 3. Le linee evolutive
oggi in atto
Comprensione dellofferta
(Sourcing)
Organizzazione estesa
F F F A F F PO PO A PO PO PO
Ufficio acquisti
centrale
Predisposizione dellofferta
(Popolamento)
Il ruolo dellufficio acquisti diviene centrale, rispetto ad UN SISTEMA COMPLESSO di interlocutori 3. Le linee evolutive
oggi in atto
I passi del processo di acquisto vanno dallinizio della fase di analisi dellesigenza, fino alla consegna del bene/servizio ed al monitoraggio dei risultati
Uff. acquisti
Qualsiasi progetto di avvio di un sistema di e-procurement richiede di lavorare sui tre fronti principali: clienti, fornitori, sistema 3. Le linee evolutive
oggi in atto
Risultati raggiungibili: Drastica riduzione dei costi/tempi di processo Miglioramento del servizio
Giacomo Samuelli Ferretti IBM
Lavvio di un sistema di e-procurement attraversa diverse fasi nel tempo 3. Le linee evolutive
oggi in atto
Luscita dalla fase sperimentale deve prevedere una serie di azioni specifiche sul tema della liquidita (=numero attori presenti, quantit transate), in modo da garantire la crescita dei principali parametri di utilizzo del sistema e, quindi, lattrattivita complessiva del sistema.
liquidita
Mass Followers
Core Mass
e-marketplace Source: Designing Business-to-Business e-Marketplaces: A Business Strategy Perspective by Sugato Bagchi and Anees Gopalani, IBM Research Report
sperimentazione
lancio
crescita
estensione
gestione evolutiva
tempo
La nuova struttura organizzativa dellufficio acquisti basata 3. Le linee evolutive sulle dimensioni oggi prevalenti
Struttura organizzativa orientata alle tre dimensioni: clienti, fornitori, tecnologia Funzione acquisti vista in logica di servizio alle strutture di line Principali caratteristiche: La leva tecnologica gioca un ruolo chiave Fattore critico di successo la capacit di interagire in modo efficace con i clienti (interni od esterni) Responsabilizzazione sul rispetto del budget totalmente attribuita alle funzioni operative/clienti Direttore
DARPA
oggi in atto
Proj.Mgmt
Mercati
Sourcing
Tecnologia
Strategie eprocurement
Comunicazione
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Per facilitare il successo del processo di cambiamento si pu avviare un progetto di change management 4. Gli strumenti di
supporto
Il Change Management un processo (insieme ordinato di attivit), che ha lobiettivo di fornire ad un sistema organizzativo ladeguato supporto nella transizione dal modello di business attuale ad un modello futuro.
Current State
Transition State
People & Organization Technology
Business Process
Target State
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Un progetto di change management si compone di vari aspetti fra loro collegati 4. Gli strumenti di
supporto
B. Comunicazione
Transition State Favorire lo sviluppo di State State conoscenze e Creare un clima positivo comportamenti in linea rispetto al cambiamento People & Organization con il nuovo modello Favorire la nascita e la Technology Fornire ladeguato diffusione di una cultura Business Process supporto alle persone aziendale in linea con le per operare nel modo esigenze del nuovo nuovo modello Definire in modo chiaro il Ruolo e le C. Allineamento Responsabilit di Organizzativo ciascuno nel nuovo modello
Current
Target
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Un esempio di Piano di Lavoro per un progetto di change management di supporto alla trasformazione organizzativa 4. Gli strumenti di
supporto
Identificare gli Attori chiave Assessment Degli attori chiave Matrice degli attori chiave Go Live Date
Project Preparation
Business Blueprint
Realisation
Final Preparation
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