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Laspetto organizzativo: come cambiano funzioni e responsabilit dellufficio acquisti

Riflessioni sulla base delle esperienze in corso e sullutilizzo della leva tecnologica

Giacomo Samuelli Ferretti Associate Partner Central Government di IBM 1

Obiettivo della presentazione/agenda dei contenuti


Obiettivo della presentazione condividere alcune esperienze in corso presso alcuni clienti, al fine di individuare tendenze comuni ed indicare possibili azioni di supporto al cambiamento Agenda dei contenuti:

1. La situazione attuale dellorganizzazione dellUfficio Acquisti: limiti e criticit


2. Le esigenze di cambiamento ed i vantaggi attesi 3. Le linee evolutive oggi in atto nellorganizzazione 4. Gli strumenti di supporto al cambiamento: il change management
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Lattuale struttura organizzativa tipo dellufficio acquisti finalizzata alla trasparenza delle procedure 1. La situazione
attuale

Struttura organizzativa generica pi teorica che reale, di cui esistono numerosa varianti Principali caratteristiche: Prevalenza della logica burocratico/amministrativa tesa a garantire il rispetto delle procedure ed il rispetto della norma Limitata integrazione tra la struttura acquisti e le strutture di line (come ad es. gli assessorati) Limitata capacit di programmazione e controllo Sono in genere in corso modifiche di struttura organizzativa

Ufficio Acquisti

Provveditorato

Economato

Uff. tecnico

Magazzino

Vestiario

Cancelleri a

Beni mobili

Altri tipi di beni

Servizi

Sede di

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I driver del cambiamento sono determinati da esigenze esterne e di contesto 2. Gli elementi
del cambiamento

1. Necessit di ridurre la spesa per acquisti, espressa nelle ultime finanziarie

2. Riduzione dei trasferimenti alle amministrazioni locali (patto di stabilit)


3. Istituzione di un organismo (Consip) preposto alla gestione della spesa per gli enti centrali 4. Necessit di corresponsabilizzazione nella riduzione della spesa delle strutture operative territoriali e delle line

5. Possibilit di introdurre, attraverso la leva tecnologica, strumenti che portano ad una drastica semplificazione del processo di acquisto
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La tecnologia offre degli strumenti che permettono di ridurre drasticamente la complessit ed i tempi di processo

2. Gli elementi del cambiamento

1. NEGOZIO ELETTRONICO: i fornitori, selezionati con apposito bando di abilitazione, espongono i propri cataloghi, che costituiscono unofferta irrevocabile di vendita. Le Amministrazioni, o le unit operative, se interessate al prodotto pubblicato, lo acquistano direttamente in via elettronica. E adatto a beni e servizi complessi. 2. ASTA ON LINE: supporta la gestione elettronica dellintero processo, dallemissione del bando allaggiudicazione. Pu essere di vari tipi: a ribasso, a busta chiusa, allofferta economicamente pi vantaggiosa. Durante lasta, le condizioni vengono contrattate dai partecipanti. E adatta per beni specifici, con frequenza dacquisto medio-bassa.
3. MARKETPLACE: permette la negoziazione dinamica attraverso la prequalifica di fornitori su requisiti essenziali. Offre la possibilit di acquistare tramite la scelta tra offerte comparabili. E uno strumento adatto allacquisto di beni facilmente classificabili, per acquisti sotto soglia e con frequenza di acquisto medio-alta.
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Il ruolo organizzativo della funzione acquisti diviene quello di un intermediario fra chi acquista e chi vende 3. Le linee evolutive
oggi in atto

Comprensione dellofferta
(Sourcing)

Comprensione della domanda


(Accounting)

Organizzazione estesa
F F F A F F PO PO A PO PO PO

Ufficio acquisti
centrale

Predisposizione dellofferta
(Popolamento)

Gestione degli acquisti

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Il ruolo dellufficio acquisti diviene centrale, rispetto ad UN SISTEMA COMPLESSO di interlocutori 3. Le linee evolutive
oggi in atto

I passi del processo di acquisto vanno dallinizio della fase di analisi dellesigenza, fino alla consegna del bene/servizio ed al monitoraggio dei risultati

Uff. acquisti

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Qualsiasi progetto di avvio di un sistema di e-procurement richiede di lavorare sui tre fronti principali: clienti, fornitori, sistema 3. Le linee evolutive
oggi in atto

Affinare i criteri di scelta dello strumento


(negozio/marketplace, revisione strategie di sourcing)

Ingegnerizzare il processo di produzione di nuove iniziative


(miglioramento degli strumenti tecnologici)

Incrementare la capacit di comprensione delle esigenze degli utenti


(ad esempio, avviando iniziative di CRM, analisi di settore)

Risultati raggiungibili: Drastica riduzione dei costi/tempi di processo Miglioramento del servizio
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Lavvio di un sistema di e-procurement attraversa diverse fasi nel tempo 3. Le linee evolutive
oggi in atto

Luscita dalla fase sperimentale deve prevedere una serie di azioni specifiche sul tema della liquidita (=numero attori presenti, quantit transate), in modo da garantire la crescita dei principali parametri di utilizzo del sistema e, quindi, lattrattivita complessiva del sistema.
liquidita
Mass Followers

Critical Momentum Mass Attractors

Core Mass

e-marketplace Source: Designing Business-to-Business e-Marketplaces: A Business Strategy Perspective by Sugato Bagchi and Anees Gopalani, IBM Research Report

sperimentazione

lancio

crescita

estensione

gestione evolutiva

tempo

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La nuova struttura organizzativa dellufficio acquisti basata 3. Le linee evolutive sulle dimensioni oggi prevalenti
Struttura organizzativa orientata alle tre dimensioni: clienti, fornitori, tecnologia Funzione acquisti vista in logica di servizio alle strutture di line Principali caratteristiche: La leva tecnologica gioca un ruolo chiave Fattore critico di successo la capacit di interagire in modo efficace con i clienti (interni od esterni) Responsabilizzazione sul rispetto del budget totalmente attribuita alle funzioni operative/clienti Direttore
DARPA

oggi in atto

Proj.Mgmt

Mercati

Sourcing

Tecnologia
Strategie eprocurement

Comunicazione

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Per facilitare il successo del processo di cambiamento si pu avviare un progetto di change management 4. Gli strumenti di
supporto

Il Change Management un processo (insieme ordinato di attivit), che ha lobiettivo di fornire ad un sistema organizzativo ladeguato supporto nella transizione dal modello di business attuale ad un modello futuro.

Current State

Transition State
People & Organization Technology
Business Process

Target State

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Un progetto di change management si compone di vari aspetti fra loro collegati 4. Gli strumenti di
supporto

D. Training & Knowledge Transfer

A. Analisi degli Stakeholder

Identificare i fattori abilitanti e le resistenze

B. Comunicazione

Transition State Favorire lo sviluppo di State State conoscenze e Creare un clima positivo comportamenti in linea rispetto al cambiamento People & Organization con il nuovo modello Favorire la nascita e la Technology Fornire ladeguato diffusione di una cultura Business Process supporto alle persone aziendale in linea con le per operare nel modo esigenze del nuovo nuovo modello Definire in modo chiaro il Ruolo e le C. Allineamento Responsabilit di Organizzativo ciascuno nel nuovo modello

Current

Target

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Un esempio di Piano di Lavoro per un progetto di change management di supporto alla trasformazione organizzativa 4. Gli strumenti di
supporto

Identificare gli Attori chiave Assessment Degli attori chiave Matrice degli attori chiave Go Live Date

Definire la strategia di comunicazione


Capire dove impatta il cambiamento Definire le nuove Posizioni Organizzative

Popolare la struttura organizzativa


Definire approccio e strategia Kick Off Meeting Training Needs Analysis Progettare, organizzare ed erogare il training Implementare il piano di comunicazione Supporto al Business

Project Preparation

Business Blueprint

Realisation

Final Preparation

Go Live & Support

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