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Analisi dei processi Aziendali:

Il processo di Approvvigionamento

Corso di
Gestione Integrata del Business
14 Dic 2009

La Catena del Valore


Costituisce uno strumento valido per valutare dinamicamente se e quanto il
vantaggio competitivo venga raggiunto, mantenuto e difeso.

La catena del valore permette, infatti, di considerare l'impresa come un sistema


di attivit generatrici del valore, inteso come il prezzo che il consumatore
disposto a pagare per il prodotto che soddisfa pienamente i propri bisogni.

La Catena del Valore

Attivit Primarie
logistica in entrata (beni che entrano nell azienda)
attivit operative (produzione di beni e servizi)
logistica in uscita (beni che escono dall azienda)
marketing e vendite
servizi post-vendita (assistenza tecnico-commerciale, etc.)

Attivit di Supporto
approvvigionamento (acquisto delle risorse fisiche)
sviluppo della tecnologia (attivit x miglioramento del prodotto/processo)
gestione delle risorse umane (ricerca, selezione, assunzione, addestramento,
sviluppo, mobilit, retribuzione,sistemi premianti,etc.)
attivit infrastrutturali (pianificazione, contabilit, finanza, organizzazione,
affari legali, direzione generale, etc.)
Il vantaggio competitivo dipende da un migliore svolgimento di attivit ad
alto potenziale in termini di valore rispetto ai concorrenti.

Il Processo di Approvvigionamento
Definizione

Il processo comprende tutte quelle attivit che devono essere attuate dalla nascita di un
fabbisogno di materiali e servizi da approvvigionare fino al soddisfacimento del
fabbisogno ed al conseguente pagamento del Fornitore

Fattore chiave per la competitivit aziendale

Sulla struttura dei costi:
Il peso degli acquisti diretti (materia prima) e indiretti (pubblicit, assicuraz.) che
risultano costituire circa il 70% del totale dei costi aziendali:"
Sulle dinamiche economiche:
un risparmio negli acquisti incide sul margine
operativo aziendale nella misura di 1 a 10
rispetto al fatturato.
Ex:
Per ottenere lo stesso beneficio in termini di
margine operativo che ottengo con un risparmio
di 1 euro sugli acquisti, devo incrementare il
fatturato di 10 euro"

Il Processo di Approvvigionamento

Gestione in chiave strategica


Attraverso una gestione efficiente degli acquisti si possono raggiungere obiettivi
pi ambiziosi ed importanti per l impresa:"
"
ottimizzare i processi produttivi (qualit/quantit mat.prime)"
fornire al cliente un prodotto/servizio migliore (- tempo)"
migliorare la qualit del lavoro (eliminazione attivit superflue)"
favorire la condivisione della mission da parte del personale"
realizzare nuove forme di collaborazione con i fornitori chiave"
ridurre i margini di incertezza nell operativit aziendale (+ Fluidit)

Il Processo di Approvvigionamento
Prima di esaminare nel dettaglio il processo di approvvigionamento opportuno
trattare brevemente ci che sta (o dovrebbe stare) a monte dell operativit:
Definizione strategie e pianificazione attivit.


Il marketing degli acquisti:




Un area di attivit che comprende lo studio sistematico dell'ambiente di fornitura:


mercati, prodotti e fornitori. Tale analisi mira ad ottenere dal proprio sistema
di acquisizione vantaggi tali da migliorare la competitivit aziendale !

1. Analisi dell ambiente di fornitura



2. Analisi rischi-opportunit

3. Definizione della strategia di approvvigionamento

4. Definizione del procurement mix : prodotto- prezzo - fonti- relazioni




Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura

Ogni mercato verso cui ci si rivolge per il reperimento di un prodotto/servizio
infatti il risultato dell equilibrio tra diverse forze competitive che agiscono su
prezzi, costi ed investimenti."



Tre fattori chiave nel B2B:


Tipologia della domanda
Tipologia degli acquisti
Tipologia del processo di
acquisto

Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura

Sono diversi i fattori che determinano l intensit della concorrenza in un settore e quindi
l attrattivit (ovvero redditivit) dello stesso. Tra questi fattori ne vengono
tradizionalmente individuati 5 particolarmente rilevanti

barriere all entrata: la presenza di barriere legate alla dimensione degli investimenti necessari o
a regimi autorizzatori o a tecnologie particolari costituisce un ostacolo (ma anche un opportunit,
una volta dentro) per chi intende entrarvi;"
intensit della concorrenza tra imprese: la necessit di mantenere/conquistare posizioni di
mercato d luogo a strategie aggressive sui prezzi, ad investimenti in comunicazione, a nuovi
prodotti, al perfezionamento del livello di servizio, che incidono sulla posizione dei concorrenti a
favore degli acquirenti;!
concorrenza dei prodotti sostitutivi: le imprese di un settore concorrono anche con i settori che
producono beni sostitutivi, che pongono un limite ai prezzi che le aziende possono stabilire;"
potere contrattuale dei clienti: i clienti mirano, ponendo in concorrenza le imprese fornitrici, ad
ottenere diminuzioni di prezzo, migliore qualit del prodotto e del livello di servizio. Tale situazione
ha effetti negativi sui profitti dei fornitori;"
potere contrattuale dei fornitori: i fornitori, se detengono un elevato potere contrattuale,
possono attuare aumenti di prezzo o riduzioni della qualit dei prodotti, comprimendo il tasso di
profitto del settore."

Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura

Caratteristiche principali



La tipologia della domanda:
correlata alla domanda dei beni finali (domanda derivata ), quindi variabile in relazione
a quest ultima;
tendenzialmente anelastica rispetto al prezzo (almeno nel breve periodo: nel medio/
lungo periodo un aumento dei prezzi pu indurre un cambiamento dei processi
produttivi);
fluttuante (ed amplificata) rispetto a quella di beni finali: un aumento/ diminuzione nella
domanda dei consumatori pu causare un aumento/ diminuzione pi che proporzionale
nella domanda dei produttori nel periodo successivo.
2. La tipologia degli acquirenti:
in numero ridotto;
di dimensioni relativamente medio/grandi;
concentrati geograficamente.
3. La tipologia del processo d acquisto:
professionale (gestito da persone formate allo scopo);
diretto (minor presenza di figure intermediarie).


Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura



Fattori di influenza

il contesto: evoluzione della situazione competitiva generale, andamento


della domanda, andamento della produzione. In fase di recessione la
posizione negoziale degli acquirenti pu migliorare significativamente, mentre
pu indebolirsi in fase di espansione;

fattori organizzativi: conoscere i piani di sviluppo, le procedure e le politiche


di vendita dei fornitori pu rivelarsi cruciale per il successo della funzione
acquisti;

fattori relazionali: differenze nell autorevolezza, nella competenza,


nell empatia e nella capacit relazionale delle persone coinvolte nell acquisto
possono essere determinanti;

fattori individuali: le differenze nei comportamenti d acquisto sono legate


all et, al livello di istruzione, al reddito, all identificazione professionale, alla
personalit e all attitudine verso il rischio.

Il Processo di Approvvigionamento

2.Analisi dei rischi e delle opportunit





Di fondamentale importanza definire tra gli acquisti dell azienda, quali hanno
carattere pi strategico e quali meno. "
"
A tal fine viene di norma utilizzata la Matrice di Kraljic ;"
"

E possibile suddividere gli acquisti in quattro classi, sulla base della
complessit del mercato di rifornimento (anche in termini di investimento
che l azienda deve sostenere nella fase negoziale, preliminare alla richiesta
di acquisto vera e propria) e dell importanza degli acquisti, determinata
dall impatto che l articolo acquistato ha sul contesto produttivo ed economico
aziendale (in termini di valore aggiunto e/o di quota percentuale dei costi delle
materie prime/semilavorati sul costo totale del bene prodotto).


Il Processo di Approvvigionamento
2.Analisi dei rischi e delle opportunit

Gli articoli strategici (rari,grande valore)
sono naturalmente i pi critici da gestire, a
causa della estrema rilevanza per l azienda
e per l investimento da effettuare in fase di
negoziazione degli stessi."
"
"
Le politiche di approvvigionamento devono:"
"
effettuare una analisi dei rischi di stock-out / mancata fornitura e definire delle azioni di
emergenza;"
valutare attentamente l opportunit di produrre all interno il prodotto;"
definire una politica delle scorte adeguata alla rilevanza degli articoli;"
effettuare un controllo continuo del mercato e dei fornitori, tenendo conto della
situazione congiunturale e delle dinamiche internazionali;"
sviluppare rapporti di lungo temine con i fornitori, cercando di impostare previsioni di
acquisto il pi possibile di lungo periodo;"

"

Il Processo di Approvvigionamento
2.Analisi dei rischi e delle opportunit

Gli articoli colli di bottiglia ( semilavorati
speciali) sono meno importanti dal punto di
vista aziendale, ma sono ugualmente critici in
considerazione delle difficolt connesse
all accesso del relativo mercato ed alla
negoziazione degli approvvigionamenti."
"
"
Le linee di azione sono:"

controllo continuo del mercato e dei fornitori;"


politica di approvvigionamento basata sul reperimento dei volumi necessari,
anche se ad un prezzo superiore;"
valutazione attenta delle giacenze finalizzata a garantire scorte sufficienti."

Il Processo di Approvvigionamento
2.Analisi dei rischi e delle opportunit

Articoli con effetti moltiplicativi sono
articoli di usuale gestione, materiali che
intervengono direttamente nel processo
produttivo e che appartengono a mercati di
rifornimento stabili e di facile accesso. Sono
chiamati articoli con effetti moltiplicativi
perch la loro buona o cattiva gestione ha un
impatto significativo sull azienda."
"
Le linee di azione sono:"

effettuare una selezione continua dei fornitori, monitorando il mercato,


cercando continuamente prodotti sostitutivi, negoziando sul prezzo e
ottimizzando i flussi fisici;"
tenere conto nella selezione dei fornitori (a parit del rapporto qualit/prezzo
della fornitura), del potere contrattuale potenziale del fornitore, privilegiando
fornitori a ridotto potere contrattuale (ad es. fornitori di dimensioni ridotte, per i
quali i propri ordinativi possono costituire una parte significativa del loro giro
d affari, ecc.);"
sfruttare il pi possibile il proprio potere di acquisto."

Il Processo di Approvvigionamento
2.Analisi dei rischi e delle opportunit

Gli articoli non fondamentali sono
caratterizzati da importanza
secondaria rispetto alla produzione e
mercati stabili e ad elevata
concorrenza."
"

Le linee di azione sono:"

analizzare le soluzioni di processo produttivo utili a ridurre il pi possibile


l utilizzo di tali articoli;"
dedicare all approvvigionamento di tali articoli il numero minimo necessario
di risorse;"
standardizzare prodotti e forniture, individuare fornitori multi-prodotto, in
modo da semplificare la gestione dell acquisto, ottimizzare i volumi e la
gestione delle scorte"

Il Processo di Approvvigionamento
3.Definizione della strategia di approvvigionamento

Anche nelle strategie di approvvigionamento viene utilizzata la matrice di
Kraljic, applicata ai rapporti di forza tra acquirente e fornitore."

In base a questa matrice possono essere individuate tre strategie, ognuna


delle quali con implicazioni differenti su volumi, prezzo, selezione dei
fornitori, politica delle scorte, ecc.!

Il Processo di Approvvigionamento
3.Definizione della strategia di approvvigionamento

In generale, le strategie in cui le posizioni delle parti non sono in equilibrio dovrebbero
tenere conto dei seguenti orientamenti:"
SFRUTTARE: privilegiare relazioni di breve termine con i fornitori, orientarsi verso il buy,
esercitare pressioni sul fornitore per mantenere scorte, intraprendere programmi di"
miglioramento del prodotto e dotarsi di strutture logistiche adeguate."
DIVERSIFICARE: privilegiare relazioni consolidate, istituire scorte di sicurezza, cercare"
prodotti e fornitori sostitutivi, valutare il passaggio al make, avviare programmi interni di"
miglioramento del processo finalizzati a ridurre la rilevanza dell input."

Il Processo di Approvvigionamento
4. Definizione del procurement mix

Per ogni articolo ed in particolare per quelli a carattere strategico e tenuto conto
anche della strategia individuata in base alle considerazioni sopra esposte,
l impresa infine chiamata a definire un mix adeguato di politiche di acquisto:
prodotto, fonti di acquisto, relazioni con i fornitori, prezzo.!
1.La leva prodotto"

Pu essere definita in termini di materiale o di tecnologia."

"
Nelle fasi preliminari del processo di acquisto occorre quindi che l impresa
definisca:"
- con riferimento ai materiali: tipologia, prestazioni, qualit, facilit di
lavorazione, rendimento;"
- con riferimento alle tecnologie: compatibilit con il proprio processo
produttivo, impatto sulla qualit di processo e di prodotto, livello tecnologico
del prodotto finito."

Il Processo di Approvvigionamento
4. Definizione del procurement mix

2.Le fonti di acquisto
Occorre a questo punto porsi la domanda: qual il canale pi idoneo da utilizzare per
poter approvvigionare il prodotto?
individuare il numero dei fornitori pi idoneo per tipologia di prodotto, ovvero decidere
se utilizzare un fornitore unico, ridurre il parco dei fornitori, determinare il numero
ottimale di fornitori alternativi;"
Selezionare le fonti di acquisto tramite una opportuna valutazione dei fornitori, basata
su criteri di valutazione formalizzati;"
3.Relazione con il fornitore"

Una volta effettuata la selezione delle fonti di acquisto ed in funzione della


strategia adottata in relazione allo specifico prodotto si definisce il tipo di
relazione da instaurare con il fornitore. Questa pu variare da una relazione
spot ovvero un acquisto singolo basato su un rapporto occasionale di puro
mercato ad una relazione di partnership che pu portare fino alla fusione tra i
due attori coinvolti."

Il Processo di Approvvigionamento
4. Definizione del procurement mix

4.Prezzo

La misura in cui possibile agire sulla leva prezzo dipende dal tipo di
mercato e dalla relazione con il fornitore. "
"
Prodotti generici (commodities) o comunque piuttosto standardizzati e"
rispetto ai quali c una pluralit di produttori, generalmente sono quotati dal
mercato, "
Prodotti specifici richiedono una quotazione da parte del fornitore che pu
variare in relazione alla quantit acquistata o alla difficolt di reperimento sul
mercato. "
In caso di mercato monopolistico (fornitore unico o cartello dei fornitori) si
ricorre alla negoziazione ovvero alla contrattazione vis vis dei termini di
fornitura (con pochi margini di negoziazione, in generale funzionali alla
rilevanza relativa del cliente in termini di volumi di acquisto). "
In caso di numero circoscritto di fornitori si ricorre all offerta competitiva,
cio alla scelta della pi conveniente tra una rosa di offerte."

Le attivit del processo di Approvvigionamento


Attivit Strategiche
1.Analisi
Fabbisogno
Materiali

2.Individuazio
ne,
preselezione e
qualificazione
fornitori

3.Negoziazion
e e selezione

Attivit Operative
4.Emissione
ordine di
acquisto

5.Following
Ordine

6.Gestione
Fatture

Flusso temporale e dei documenti


Flusso delle Informazioni
Attivit operative: hanno normalmente carattere routinario e possono ripetersi nel tempo per
acquisti simili. "
Attivit strategiche: hanno natura normalmente progettuale (in relazione alla specifica
fornitura)."
Flusso dei documenti: generato dalle diverse attivit segue temporalmente il flusso delle
attivit"
Flusso delle informazioni: ha andamento inverso. La valutazione fornitori, ad esempio,
restituisce informazioni ai soggetti responsabili delle attivit precedenti (spec. monitoraggio e
controllo, negoziazione, individuazione qualificazione fornitori)."

1. Analisi Fabbisogno Materiali



produzione

Amministrazione

produzione

Verifica
necessit di
materiale

Richiesta
approvazione

solleciti

produzione

produzione

Formulazione
richiesta RDA

Emissione
RDA
Pianificazione
Richiesta
approvazione

Il reparto di produzione emette la richiesta di acquisto a seguito di una:





Programmazione degli acquisti di materie prime e semilavorati in accordo con i piani di
produzione.

Pianificazione di acquisto componenti tecnici di ricambio ( in accordo con i programmi di
manutenzione ordinaria e straordinaria dei macchinari.



Tale richiesta viene inviata ad organi di competenza per le necessarie approvazioni e quindi,
una volta approvata, all ufficio acquisti.

1. Analisi Fabbisogno materiali



La richiesta d acquisto Materiali deve contenere:

Emittente

Approvazioni

conto di imputazione

specifica del materiale

quantit e unit di misura

data e luogo di consegna

altri dati supplementari

Fase
Gli input :
Programma manutenzione;
Schede tecniche delle
macchine;
Approvazione allacquisto
Forecasting di
programmazione

Gli output :
Analisi
Fabbisogno
Materiali

Richiesta dacquisto

2. Individuazione, preselezione e qualificazione fornitori





Acquisti
Predisposizione
Lista Fornitori

Acquisti
Qualificazione
Fornitori

Acquisti
Predisposizione
Registro
Fornitori

Acquisti
Trasmissione
Preventivo

Il processo di qualificazione dei fornitori consiste essenzialmente nella realizzazione di una


procedura standard finalizzata a realizzare un elenco di fornitori che soddisfino determinati
requisiti ritenuti necessari dall impresa."
"
In primo luogo occorre predisporre una lista dei fornitori potenziali comprendente:"
"
Fornitori gi utilizzati dall azienda;"
Altri fornitori (le informazioni relative possono essere ottenute da banche dati, fiere, portali
internet, ecc.)."
Una volta predisposta la lista si attiva il processo di qualificazione, che consiste in una
ulteriore selezione dei nominativi, effettuata sulla base della raccolta di dati aggiuntivi e sulla
base dei requisiti stabiliti a priori."
"
A seguito di tale attivit i fornitori selezionati entrano a far parte di un registro dei fornitori
qualificati ."

2. Individuazione, preselezione e qualificazione fornitori




Principali variabili nella scelta del fornitore



Spesso l acquirente condizionato nella scelta del fornitore in termini di:

Caratteristiche soggettive (forma giuridica, iscrizione Albi, autorizz.pubbliche/ambientali)

Affidabilit (lead time, capacit di fornitura, lotti minimi di acquisto);

sevizio post vendita (assistenza in loco, garanzie);

collocazione geografica del fornitore

Oltre a

Migliori termini di pagamento

reciproci accordi di business



Il prezzo non l'unico fattore da tenere in considerazione per prendere decisioni di acquisto.

Nella fase di negoziazione possibile effettuare: una contrattazione dei prezzi, delle condizioni di
fornitura e di pagamento che assicurino un mutuo beneficio.



Il prezzo ha un limite superiore ed uno inferiore:

il mercato stabilisce il limite superiore;

il venditore calcola il limite inferiore sulla base dei costi di trasformazione e delle aspettative di
profitto;



dunque pu essere negoziato quanto pi il compratore ha competenza e potere contrattuale.

2. Individuazione, preselezione e qualificazione fornitori


Fase
Input:

Richiesta di acquisto

Cataloghi ed informazioni
tecniche e/o commerciali

Data base dei fornitori

Tavole di valutazione
fornitori;


Individuazione,
preselezione e
qualificazione
fornitori

Output:

Short List fornitori
ideali

3. Negoziazione e selezione

Lo scopo della fase di negoziazione ottenere le migliori condizioni dai fornitori selezionati al
fine di individuare la proposta maggiormente soddisfacente."
"
Per questa ragione importante che le scelte di acquisto, specialmente per gli acquisti
strategici , se non gestite direttamente dalla Direzione aziendale, vengano da questa
monitorate attentamente"
"
A seguito della fase di negoziazione ha luogo la selezione."
"

Uno dei principali strumenti di valutazione la griglia di valutazione dei fornitori, che
mira a fornire un rating dei fornitori in base ai fattori ritenuti importanti per la propria
azienda."
Questo strumento implica l individuazione preventiva di una serie Metriche:!
qualit del prodotto/servizio, "
prezzo, "
tempi di consegna, "
affidabilit nei tempi di consegna, "
servizi accessori, "
competenza del fornitore, "
esperienza del fornitore, "
Certificazioni."

3. Negoziazione e selezione

Fase
Input:

Short List fornitori;

Negoziazione e
selezione

Output:

Nominativo
fornitore;

4. Emissione dell ordine di acquisto



Acquisti

Fornitore

Acquisti

Creazione
lista ordine

Rilascio
conferma

Archiviare
ordine

Acquisti
Emettere
ordine

Acquisti
Distribuire
copie ordine

L emissione dell ordine al fornitore comporta la produzione e successiva trasmissione al


fornitore di un documento comprensivo di specifici e chiari riferimenti a tutti gli aspetti
caratterizzanti la fornitura emersi in fase di negoziazione"
"

Effettuate le opportune valutazioni, viene inviato l'ordine d'acquisto sempre da parte


dell'ufficio acquisti.



Una volta emesso l'ordine d'acquisto viene effettuata la distribuzione dello stesso. Una
copia inviata al fornitore, altre sono inviate alla contabilit, all'emittente la richiesta

ed all'ente che ricever i beni.



A seguito della emissione dell'ordine pu esserne richiesta conferma, documento
contenente tutti i dati dell'ordine con i prezzi pattuiti.

4. Emissione dell ordine di acquisto



N.B.

L'ordine d'acquisto un impegno legale a comprare, preparato sulla base delle richieste di
acquisto e dell'offerta nonch di altre informazioni necessarie.



Una volta accettato dal fornitore diventa un contratto legalmente valido per la consegna
dei beni come stabilito nei termini e condizioni specificate nell' accordo d'acquisto.



Per il mezzo, fino ad alcuni anni fa non era valido il fax, ora accettato dai giudici come
documento probatorio.

Input



Dati del fornitore ottimale

Conferma ordine

Emissione
ordine di
acquisto

Output



Ordine d'acquisto

5. Following dell Ordine



Acquisti

Logistica
Analisi stato
merce

Tracking

Obiettivo
Monitorare l'avanzamento dell'ordine per assicurare che le date di consegna siano
rispettate (Ente Acquisti) e che la merce sia conforme (Logistica).
Azioni
Nel caso l'ufficio acquisti abbia dubbi sul rispetto delle date di consegna, si devono
intraprendere azioni correttive in tempo utile:
sollecitare il trasporto
trovare un fornitore alternativo
L'ufficio acquisti responsabile in caso di cambiamento nei requisiti della fornitura:
la richiesta pu cambiare nel tempo, pertanto pu essere necessario sollecitare
alcune voci e tentare di ritardarne altre.

Input

Solleciti o variazioni dal

reparto richiedente

Database dei fornitori alternativi

Following
ordine
acquisti

Output

Invio solleciti o comunicazione

di variazioni ai fornitori

6. Gestione Fatture

contabilit
Richiesta
eventuali
chiarimenti

Ricezione
fattura

Approvazione
dati

Archiviazione
fatture

Eventuali
chiarimenti
banche

Pagamento
fattura

amministrazione

Questa fase affidata alla contabilit e all amministrazione.



Al ricevimento della fattura del fornitore, deve essere verificata la congruenza di tre
documenti:

l ordine d acquisto

il rapporto di ricevimento merci

la fattura.



Devono comparire su tutti e tre i documenti gli stessi articoli e le stesse quantit. I
prezzi della fattura e gli eventuali sconti, devono essere uguali a quelli dell ordine.

In caso di discrepanze, lufficio acquisti dovr risolvere le differenze.

6. Gestione Fatture

Una volta approvata la verifica, la fattura viene inviata alla contabilit per la registrazione e
successivamente all amministrazione per il pagamento previa autorizzazione.



Le fatture pagate vengono poi archiviate.

Input

Fatture ricevute

Output

Gestione
Fatture

Fatture pagate ed

archiviate

Grazie per l attenzione


ANGELO CORALLO

Angelo.corallo@ebms.unile.it
FABRIZIO ERRICO
fabrizio.errico@ebms.unile.it
c/o Incubatore Euromediterraneo
eBusiness Management Section
Scuola Superiore ISUFI
Universit del Salento

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