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Analisi dei processi Aziendali:

Il processo di Approvvigionamento

Corso di
Gestione Integrata del Business

14 Dic 2009
La Catena del Valore

Costituisce uno strumento valido per valutare dinamicamente se e quanto il


vantaggio competitivo venga raggiunto, mantenuto e difeso.

La catena del valore permette, infatti, di considerare l'impresa come un sistema


di attività generatrici del valore, inteso come il prezzo che il consumatore è
disposto a pagare per il prodotto che soddisfa pienamente i propri bisogni.
La Catena del Valore

Attività Primarie

• logistica in entrata (beni che entrano nell azienda)


• attività operative (produzione di beni e servizi)
• logistica in uscita (beni che escono dall azienda)
• marketing e vendite
• servizi post-vendita (assistenza tecnico-commerciale, etc.)

Attività di Supporto

• approvvigionamento (acquisto delle risorse fisiche)


• sviluppo della tecnologia (attività x miglioramento del prodotto/processo)
• gestione delle risorse umane (ricerca, selezione, assunzione, addestramento,
sviluppo, mobilità, retribuzione,sistemi premianti,etc.)
• attività infrastrutturali (pianificazione, contabilità, finanza, organizzazione,
affari legali, direzione generale, etc.)

Il vantaggio competitivo dipende da un migliore svolgimento di attività ad


alto potenziale in termini di valore rispetto ai concorrenti.
Il Processo di Approvvigionamento

Definizione

Il processo comprende tutte quelle attività che devono essere attuate dalla nascita di un
fabbisogno di materiali e servizi da approvvigionare fino al soddisfacimento del
fabbisogno ed al conseguente pagamento del Fornitore

Fattore chiave per la competitività aziendale



Sulla struttura dei costi:
Il peso degli acquisti diretti (materia prima) e indiretti (pubblicità, assicuraz.) che
risultano costituire circa il 70% del totale dei costi aziendali:"

Sulle dinamiche economiche:


un risparmio negli acquisti incide sul margine
operativo aziendale nella misura di 1 a 10
rispetto al fatturato.

Ex:
Per ottenere lo stesso beneficio in termini di
margine operativo che ottengo con un risparmio
di 1 euro sugli acquisti, devo incrementare il
fatturato di 10 euro"
Il Processo di Approvvigionamento

Gestione in chiave strategica

Attraverso una gestione efficiente degli acquisti si possono raggiungere obiettivi


più ambiziosi ed importanti per l impresa:"
"
•  ottimizzare i processi produttivi (qualità/quantità mat.prime)"
•  fornire al cliente un prodotto/servizio migliore (- tempo)"
•  migliorare la qualità del lavoro (eliminazione attività superflue)"
•  favorire la condivisione della mission da parte del personale"
•  realizzare nuove forme di collaborazione con i fornitori chiave"
•  ridurre i margini di incertezza nell operatività aziendale (+ Fluidità)
Il Processo di Approvvigionamento

Prima di esaminare nel dettaglio il processo di approvvigionamento è opportuno


trattare brevemente ciò che sta (o dovrebbe stare) a monte dell operatività:
Definizione strategie e pianificazione attività.


Il marketing degli acquisti:





Un area di attività che comprende lo studio sistematico dell'ambiente di fornitura:
mercati, prodotti e fornitori. Tale analisi mira ad ottenere dal proprio sistema
di acquisizione vantaggi tali da migliorare la competitività aziendale !


1.  Analisi dell ambiente di fornitura

2.  Analisi rischi-opportunità

3.  Definizione della strategia di approvvigionamento

4.  Definizione del procurement mix : prodotto- prezzo - fonti- relazioni





Il Processo di Approvvigionamento

1.Analisi dell ambiente di fornitura


Ogni mercato verso cui ci si rivolge per il reperimento di un prodotto/servizio è


infatti il risultato dell equilibrio tra diverse forze competitive che agiscono su
prezzi, costi ed investimenti."




Tre fattori chiave nel B2B:
• Tipologia della domanda
• Tipologia degli acquisti
• Tipologia del processo di
acquisto
Il Processo di Approvvigionamento

1.Analisi dell ambiente di fornitura


Sono diversi i fattori che determinano l intensità della concorrenza in un settore e quindi
l attrattività (ovvero redditività) dello stesso. Tra questi fattori ne vengono
tradizionalmente individuati 5 particolarmente rilevanti

barriere all entrata: la presenza di barriere legate alla dimensione degli investimenti necessari o
a regimi autorizzatori o a tecnologie particolari costituisce un ostacolo (ma anche un opportunità,
una volta dentro) per chi intende entrarvi;"
intensità della concorrenza tra imprese: la necessità di mantenere/conquistare posizioni di
mercato dà luogo a strategie aggressive sui prezzi, ad investimenti in comunicazione, a nuovi
prodotti, al perfezionamento del livello di servizio, che incidono sulla posizione dei concorrenti a
favore degli acquirenti;!
concorrenza dei prodotti sostitutivi: le imprese di un settore concorrono anche con i settori che
producono beni sostitutivi, che pongono un limite ai prezzi che le aziende possono stabilire;"
potere contrattuale dei clienti: i clienti mirano, ponendo in concorrenza le imprese fornitrici, ad
ottenere diminuzioni di prezzo, migliore qualità del prodotto e del livello di servizio. Tale situazione
ha effetti negativi sui profitti dei fornitori;"
potere contrattuale dei fornitori: i fornitori, se detengono un elevato potere contrattuale,
possono attuare aumenti di prezzo o riduzioni della qualità dei prodotti, comprimendo il tasso di
profitto del settore."
Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura

Caratteristiche principali



La tipologia della domanda:
•  correlata alla domanda dei beni finali (domanda derivata ), quindi variabile in relazione
a quest ultima;
•  tendenzialmente anelastica rispetto al prezzo (almeno nel breve periodo: nel medio/
lungo periodo un aumento dei prezzi può indurre un cambiamento dei processi
produttivi);
•  fluttuante (ed amplificata) rispetto a quella di beni finali: un aumento/ diminuzione nella
domanda dei consumatori può causare un aumento/ diminuzione più che proporzionale
nella domanda dei produttori nel periodo successivo.

2. La tipologia degli acquirenti:


•  in numero ridotto;
•  di dimensioni relativamente medio/grandi;
•  concentrati geograficamente.

3. La tipologia del processo d acquisto:


•  professionale (gestito da persone formate allo scopo);
•  diretto (minor presenza di figure intermediarie).



Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura



Fattori di influenza



•  il contesto: evoluzione della situazione competitiva generale, andamento
della domanda, andamento della produzione. In fase di recessione la
posizione negoziale degli acquirenti può migliorare significativamente, mentre
può indebolirsi in fase di espansione;

•  fattori organizzativi: conoscere i piani di sviluppo, le procedure e le politiche


di vendita dei fornitori può rivelarsi cruciale per il successo della funzione
acquisti;

•  fattori relazionali: differenze nell autorevolezza, nella competenza,


nell empatia e nella capacità relazionale delle persone coinvolte nell acquisto
possono essere determinanti;

•  fattori individuali: le differenze nei comportamenti d acquisto sono legate


all età, al livello di istruzione, al reddito, all identificazione professionale, alla
personalità e all attitudine verso il rischio.
Il Processo di Approvvigionamento

2.Analisi dei rischi e delle opportunità





Di fondamentale importanza è definire tra gli acquisti dell azienda, quali hanno
carattere più strategico e quali meno. "
"
A tal fine viene di norma utilizzata la Matrice di Kraljic ;"
"

E possibile suddividere gli acquisti in quattro classi, sulla base della
complessità del mercato di rifornimento (anche in termini di investimento
che l azienda deve sostenere nella fase negoziale, preliminare alla richiesta
di acquisto vera e propria) e dell importanza degli acquisti, determinata
dall impatto che l articolo acquistato ha sul contesto produttivo ed economico
aziendale (in termini di valore aggiunto e/o di quota percentuale dei costi delle
materie prime/semilavorati sul costo totale del bene prodotto).



Il Processo di Approvvigionamento

2.Analisi dei rischi e delle opportunità


Gli articoli strategici (rari,grande valore)


sono naturalmente i più critici da gestire, a
causa della estrema rilevanza per l azienda
e per l investimento da effettuare in fase di
negoziazione degli stessi."
"
"
Le politiche di approvvigionamento devono:"
"
•  effettuare una analisi dei rischi di stock-out / mancata fornitura e definire delle azioni di
emergenza;"
•  valutare attentamente l opportunità di produrre all interno il prodotto;"
•  definire una politica delle scorte adeguata alla rilevanza degli articoli;"
•  effettuare un controllo continuo del mercato e dei fornitori, tenendo conto della
situazione congiunturale e delle dinamiche internazionali;"
•  sviluppare rapporti di lungo temine con i fornitori, cercando di impostare previsioni di
acquisto il più possibile di lungo periodo;"
"
Il Processo di Approvvigionamento

2.Analisi dei rischi e delle opportunità


Gli articoli colli di bottiglia ( semilavorati


speciali) sono meno importanti dal punto di
vista aziendale, ma sono ugualmente critici in
considerazione delle difficoltà connesse
all accesso del relativo mercato ed alla
negoziazione degli approvvigionamenti."
"
"
Le linee di azione sono:"

• controllo continuo del mercato e dei fornitori;"


• politica di approvvigionamento basata sul reperimento dei volumi necessari,
anche se ad un prezzo superiore;"
• valutazione attenta delle giacenze finalizzata a garantire scorte sufficienti."
Il Processo di Approvvigionamento

2.Analisi dei rischi e delle opportunità


Articoli con effetti moltiplicativi sono


articoli di usuale gestione, materiali che
intervengono direttamente nel processo
produttivo e che appartengono a mercati di
rifornimento stabili e di facile accesso. Sono
chiamati articoli con effetti moltiplicativi
perchè la loro buona o cattiva gestione ha un
impatto significativo sull azienda."
"
Le linee di azione sono:"

• effettuare una selezione continua dei fornitori, monitorando il mercato,


cercando continuamente prodotti sostitutivi, negoziando sul prezzo e
ottimizzando i flussi fisici;"
• tenere conto nella selezione dei fornitori (a parità del rapporto qualità/prezzo
della fornitura), del potere contrattuale potenziale del fornitore, privilegiando
fornitori a ridotto potere contrattuale (ad es. fornitori di dimensioni ridotte, per i
quali i propri ordinativi possono costituire una parte significativa del loro giro
d affari, ecc.);"
• sfruttare il più possibile il proprio potere di acquisto."
Il Processo di Approvvigionamento

2.Analisi dei rischi e delle opportunità


Gli articoli non fondamentali sono


caratterizzati da importanza
secondaria rispetto alla produzione e
mercati stabili e ad elevata
concorrenza."
"
Le linee di azione sono:"

• analizzare le soluzioni di processo produttivo utili a ridurre il più possibile


l utilizzo di tali articoli;"
• dedicare all approvvigionamento di tali articoli il numero minimo necessario
di risorse;"
• standardizzare prodotti e forniture, individuare fornitori multi-prodotto, in
modo da semplificare la gestione dell acquisto, ottimizzare i volumi e la
gestione delle scorte"
Il Processo di Approvvigionamento

3.Definizione della strategia di approvvigionamento


Anche nelle strategie di approvvigionamento viene utilizzata la matrice di


Kraljic, applicata ai rapporti di forza tra acquirente e fornitore."

In base a questa matrice possono essere individuate tre strategie, ognuna


delle quali con implicazioni differenti su volumi, prezzo, selezione dei
fornitori, politica delle scorte, ecc.!
Il Processo di Approvvigionamento

3.Definizione della strategia di approvvigionamento


In generale, le strategie in cui le posizioni delle parti non sono in equilibrio dovrebbero
tenere conto dei seguenti orientamenti:"
SFRUTTARE: privilegiare relazioni di breve termine con i fornitori, orientarsi verso il buy,
esercitare pressioni sul fornitore per mantenere scorte, intraprendere programmi di"
miglioramento del prodotto e dotarsi di strutture logistiche adeguate."
DIVERSIFICARE: privilegiare relazioni consolidate, istituire scorte di sicurezza, cercare"
prodotti e fornitori sostitutivi, valutare il passaggio al make, avviare programmi interni di"
miglioramento del processo finalizzati a ridurre la rilevanza dell input."
Il Processo di Approvvigionamento

4. Definizione del procurement mix


Per ogni articolo ed in particolare per quelli a carattere strategico e tenuto conto
anche della strategia individuata in base alle considerazioni sopra esposte,
l impresa è infine chiamata a definire un mix adeguato di politiche di acquisto:
prodotto, fonti di acquisto, relazioni con i fornitori, prezzo.!

1.La leva prodotto"


Può essere definita in termini di materiale o di tecnologia."
"
Nelle fasi preliminari del processo di acquisto occorre quindi che l impresa
definisca:"
- con riferimento ai materiali: tipologia, prestazioni, qualità, facilità di
lavorazione, rendimento;"
- con riferimento alle tecnologie: compatibilità con il proprio processo
produttivo, impatto sulla qualità di processo e di prodotto, livello tecnologico
del prodotto finito."
Il Processo di Approvvigionamento

4. Definizione del procurement mix


2.Le fonti di acquisto


Occorre a questo punto porsi la domanda: qual è il canale più idoneo da utilizzare per
poter approvvigionare il prodotto?

• individuare il numero dei fornitori più idoneo per tipologia di prodotto, ovvero decidere
se utilizzare un fornitore unico, ridurre il parco dei fornitori, determinare il numero
ottimale di fornitori alternativi;"
• Selezionare le fonti di acquisto tramite una opportuna valutazione dei fornitori, basata
su criteri di valutazione formalizzati;"

3.Relazione con il fornitore"


Una volta effettuata la selezione delle fonti di acquisto ed in funzione della
strategia adottata in relazione allo specifico prodotto si definisce il tipo di
relazione da instaurare con il fornitore. Questa può variare da una relazione
spot ovvero un acquisto singolo basato su un rapporto occasionale di puro
mercato ad una relazione di partnership che può portare fino alla fusione tra i
due attori coinvolti."
Il Processo di Approvvigionamento

4. Definizione del procurement mix


4.Prezzo
La misura in cui è possibile agire sulla leva prezzo dipende dal tipo di
mercato e dalla relazione con il fornitore. "
"
Prodotti generici (commodities) o comunque piuttosto standardizzati e"
rispetto ai quali c è una pluralità di produttori, generalmente sono quotati dal
mercato, "
Prodotti specifici richiedono una quotazione da parte del fornitore che può
variare in relazione alla quantità acquistata o alla difficoltà di reperimento sul
mercato. "
In caso di mercato monopolistico (fornitore unico o cartello dei fornitori) si
ricorre alla negoziazione ovvero alla contrattazione vis à vis dei termini di
fornitura (con pochi margini di negoziazione, in generale funzionali alla
rilevanza relativa del cliente in termini di volumi di acquisto). "
In caso di numero circoscritto di fornitori si ricorre all offerta competitiva,
cioè alla scelta della più conveniente tra una rosa di offerte."
Le attività del processo di Approvvigionamento

Attività Strategiche Attività Operative

2.Individuazio
1.Analisi ne, 4.Emissione
3.Negoziazion 5.Following 6.Gestione
Fabbisogno preselezione e ordine di
e e selezione Ordine Fatture
Materiali qualificazione acquisto
fornitori

Flusso temporale e dei documenti

Flusso delle Informazioni

Attività operative: hanno normalmente carattere routinario e possono ripetersi nel tempo per
acquisti simili. "
Attività strategiche: hanno natura normalmente progettuale (in relazione alla specifica
fornitura)."
Flusso dei documenti: generato dalle diverse attività segue temporalmente il flusso delle
attività"
Flusso delle informazioni: ha andamento inverso. La valutazione fornitori, ad esempio,
restituisce informazioni ai soggetti responsabili delle attività precedenti (spec. monitoraggio e
controllo, negoziazione, individuazione qualificazione fornitori)."
1. Analisi Fabbisogno Materiali

produzione Amministrazione produzione

Verifica
Richiesta
necessità di solleciti
approvazione
materiale
produzione produzione
Formulazione Emissione
richiesta RDA RDA
Pianificazione

Richiesta
approvazione

Il reparto di produzione emette la richiesta di acquisto a seguito di una:





•  Programmazione degli acquisti di materie prime e semilavorati in accordo con i piani di
produzione.

•  Pianificazione di acquisto componenti tecnici di ricambio ( in accordo con i programmi di
manutenzione ordinaria e straordinaria dei macchinari.



Tale richiesta viene inviata ad organi di competenza per le necessarie approvazioni e quindi,
una volta approvata, all ufficio acquisti.

1. Analisi Fabbisogno materiali

La richiesta d acquisto Materiali deve contenere:



• Emittente

• Approvazioni

• conto di imputazione

• specifica del materiale

• quantità e unità di misura

• data e luogo di consegna

• altri dati supplementari

Fase
Gli input : Gli output :
• Programma manutenzione; • Richiesta d´acquisto
Analisi
• Schede tecniche delle Fabbisogno
macchine; Materiali
• Approvazione all´acquisto
• Forecasting di
programmazione
2. Individuazione, preselezione e qualificazione fornitori



Acquisti Acquisti Acquisti Acquisti

Predisposizione
Predisposizione Qualificazione Trasmissione
Registro
Lista Fornitori Fornitori Preventivo
Fornitori

Il processo di qualificazione dei fornitori consiste essenzialmente nella realizzazione di una


procedura standard finalizzata a realizzare un elenco di fornitori che soddisfino determinati
requisiti ritenuti necessari dall impresa."
"
In primo luogo occorre predisporre una lista dei fornitori potenziali comprendente:"
"
• Fornitori già utilizzati dall azienda;"
• Altri fornitori (le informazioni relative possono essere ottenute da banche dati, fiere, portali
internet, ecc.)."

Una volta predisposta la lista si attiva il processo di qualificazione, che consiste in una
ulteriore selezione dei nominativi, effettuata sulla base della raccolta di dati aggiuntivi e sulla
base dei requisiti stabiliti a priori."
"
A seguito di tale attività i fornitori selezionati entrano a far parte di un registro dei fornitori
qualificati ."
2. Individuazione, preselezione e qualificazione fornitori



Principali variabili nella scelta del fornitore

Spesso l acquirente è condizionato nella scelta del fornitore in termini di:

•  Caratteristiche soggettive (forma giuridica, iscrizione Albi, autorizz.pubbliche/ambientali)

•  Affidabilità (lead time, capacità di fornitura, lotti minimi di acquisto);

•  sevizio post vendita (assistenza in loco, garanzie);

•  collocazione geografica del fornitore

Oltre a …

•  Migliori termini di pagamento

•  reciproci accordi di business



Il prezzo non è l'unico fattore da tenere in considerazione per prendere decisioni di acquisto.

Nella fase di negoziazione è possibile effettuare: una contrattazione dei prezzi, delle condizioni di
fornitura e di pagamento che assicurino un mutuo beneficio.



Il prezzo ha un limite superiore ed uno inferiore:

•  il mercato stabilisce il limite superiore;

•  il venditore calcola il limite inferiore sulla base dei costi di trasformazione e delle aspettative di
profitto;



…… dunque può essere negoziato quanto più il compratore ha competenza e potere contrattuale.

2. Individuazione, preselezione e qualificazione fornitori

Fase
Input:
Output:

• Richiesta di acquisto
Individuazione, • Short List fornitori
• Cataloghi ed informazioni preselezione e ideali

tecniche e/o commerciali
qualificazione
fornitori

• Data base dei fornitori

• Tavole di valutazione
fornitori;



3. Negoziazione e selezione

Lo scopo della fase di negoziazione è ottenere le migliori condizioni dai fornitori selezionati al
fine di individuare la proposta maggiormente soddisfacente."
"
Per questa ragione è importante che le scelte di acquisto, specialmente per gli acquisti
strategici , se non gestite direttamente dalla Direzione aziendale, vengano da questa
monitorate attentamente"
"
A seguito della fase di negoziazione ha luogo la selezione."
"
Uno dei principali strumenti di valutazione è la griglia di valutazione dei fornitori, che
mira a fornire un rating dei fornitori in base ai fattori ritenuti importanti per la propria
azienda."
Questo strumento implica l individuazione preventiva di una serie Metriche:!
• qualità del prodotto/servizio, "
• prezzo, "
• tempi di consegna, "
• affidabilità nei tempi di consegna, "
• servizi accessori, "
• competenza del fornitore, "
• esperienza del fornitore, "
• Certificazioni."
3. Negoziazione e selezione

Fase
Input:
Output:

• Short List fornitori;
• Nominativo
Negoziazione e fornitore;

selezione

4. Emissione dell ordine di acquisto

Acquisti Fornitore Acquisti

Creazione Rilascio Archiviare


lista ordine conferma ordine

Acquisti Acquisti

Emettere Distribuire
ordine copie ordine

L emissione dell ordine al fornitore comporta la produzione e successiva trasmissione al


fornitore di un documento comprensivo di specifici e chiari riferimenti a tutti gli aspetti
caratterizzanti la fornitura emersi in fase di negoziazione"
"
Effettuate le opportune valutazioni, viene inviato l'ordine d'acquisto sempre da parte
dell'ufficio acquisti.



Una volta emesso l'ordine d'acquisto viene effettuata la distribuzione dello stesso. Una
copia è inviata al fornitore, altre sono inviate alla contabilità, all'emittente la richiesta

ed all'ente che riceverà i beni.



A seguito della emissione dell'ordine può esserne richiesta conferma, documento
contenente tutti i dati dell'ordine con i prezzi pattuiti.

4. Emissione dell ordine di acquisto

N.B.

L'ordine d'acquisto è un impegno legale a comprare, preparato sulla base delle richieste di
acquisto e dell'offerta nonché di altre informazioni necessarie.



Una volta accettato dal fornitore diventa un contratto legalmente valido per la consegna
dei beni come stabilito nei termini e condizioni specificate nell' accordo d'acquisto.



Per il mezzo, fino ad alcuni anni fa non era valido il fax, ora è accettato dai giudici come
documento probatorio.



Input
Emissione Output


ordine di

• Dati del fornitore ottimale
acquisto • Ordine d'acquisto

• Conferma ordine

5. Following dell Ordine

Acquisti Logistica

Analisi stato
Tracking
merce

Obiettivo
Monitorare l'avanzamento dell'ordine per assicurare che le date di consegna siano
rispettate (Ente Acquisti) e che la merce sia conforme (Logistica).
Azioni
Nel caso l'ufficio acquisti abbia dubbi sul rispetto delle date di consegna, si devono
intraprendere azioni correttive in tempo utile:
•  sollecitare il trasporto
•  trovare un fornitore alternativo
L'ufficio acquisti è responsabile in caso di cambiamento nei requisiti della fornitura:

la richiesta può cambiare nel tempo, pertanto può essere necessario sollecitare
alcune voci e tentare di ritardarne altre.


Input
Output

• Solleciti o variazioni dal
Following • Invio solleciti o comunicazione

reparto richiedente
ordine di variazioni ai fornitori

• Database dei fornitori alternativi
acquisti
6. Gestione Fatture

contabilità

Richiesta
Ricezione Archiviazione
eventuali
fattura fatture
chiarimenti

Approvazione Eventuali
Pagamento
dati chiarimenti
fattura
banche

amministrazione

Questa fase è affidata alla contabilità e all amministrazione.



Al ricevimento della fattura del fornitore, deve essere verificata la congruenza di tre
documenti:

• l ordine d acquisto

• il rapporto di ricevimento merci

• la fattura.



Devono comparire su tutti e tre i documenti gli stessi articoli e le stesse quantità. I
prezzi della fattura e gli eventuali sconti, devono essere uguali a quelli dell ordine.

In caso di discrepanze, l´ufficio acquisti dovrà risolvere le differenze.

6. Gestione Fatture

Una volta approvata la verifica, la fattura viene inviata alla contabilità per la registrazione e
successivamente all amministrazione per il pagamento previa autorizzazione.



Le fatture pagate vengono poi archiviate.

Input
Output

•  Fatture ricevute
Gestione
• Fatture pagate ed

Fatture archiviate

Grazie per l attenzione

ANGELO CORALLO
Angelo.corallo@ebms.unile.it

FABRIZIO ERRICO
fabrizio.errico@ebms.unile.it

c/o Incubatore Euromediterraneo


eBusiness Management Section
Scuola Superiore ISUFI
Università del Salento