COME SCRIVERE UN’EMAIL FORMALE IN ITALIANO

1. Il primo aspetto da tenere in conto è l’oggetto. Non bisogna mai

trascurare l’oggetto perché è la prima cosa che leggerà il destinatario
dell’email: se non scritto bene potrebbe non attirare l’attenzione o, peggio,
far passare la tua email per spam.

Dunque, per evitare queste spiacevoli situazioni, l’oggetto deve essere

esplicito, breve e conciso: devi spiegare, insomma, in poche e semplici
parole il tema della tua email, senza perderti in chiacchiere.

Per esempio, se ti stai candidando per un posto di lavoro e devi inviare il

tuo curriculum vitae, l’oggetto potrebbe essere: “Candidatura lavoro”
oppure “Curriculum vitae”, senza aggiungere altro.

2. Ma adesso passiamo all’email vera e propria: il corpo.

Innanzitutto, bisogna curare i saluti: in un’email formale, infatti, non

possiamo scrivere semplicemente CIAO!

Pertanto, si utilizzano generalmente aggettivi esprimenti riverenza (come

EGREGIO, SPETTABILE, GENTILE) + il titolo e il nome del destinatario

EGREGIO e SPETTABILE sono più appropriati quando l’email è indirizzata

a qualcuno che non si conosce per niente o che merita particolare riverenza.
Ad esempio, il rettore di un’università, un potenziale datore di lavoro o…
il Presidente della Repubblica!

GENTILE, invece, è più usato in email rivolte a persone che in un certo senso
già conosciamo e con cui abbiamo un rapporto di qualche tipo. Per esempio,
il professore con cui stiamo scrivendo la tesi di laurea oppure un collega di
lavoro con cui abbiamo un rapporto formale e così via.

Per quanto riguarda il titolo, se non conosciamo esattamente il ruolo del

destinatario possiamo chiamarlo “signore” o “signora”, usando le seguenti
abbreviazioni: Sig. / Sig.ra.
Se invece conosciamo il suo ruolo, possiamo indicare la sua professione. Ad
esempio, “professore” o “professoressa”: Prof. / Prof.ssa. Oppure “dottore”
o “dottoressa”: Dott. / Dott.ssa.

Dopo di che va inserito il suo cognome oppure nome e cognome. E non

dimenticare una virgola subito dopo!

Ad esempio:

Gentile professor Rossi,

Egregio dott. Mario Pinco,
“ALLA CORTESE ATTENZIONE DI“. Questa è utilizzabile in tutti i casi, ma
è perfetta quando devi scrivere non a una persona, ma per esempio ad un
ufficio; quindi, in quei casi in cui sarebbe inappropriato usare uno degli
aggettivi sopra menzionati.

Per esempio, se devi scrivere un’email per lamentarti di un prodotto

difettato potresti iniziare con le formule:

Alla cortese attenzione del reparto commerciale,

oppure

Alla cortese attenzione dell’ufficio reclami,

Una volta terminati i saluti, ricordati di andare a capo!

Ora, prima di tutto, se la persona non ti conosce già, devi partire con una
tua breve (breve!) presentazione.

Fatta questa (se necessario), se la persona non si aspetta una tua email, puoi
usare una formula di scuse come:

Sperando di non arrecarle alcun disturbo…

Dopo, però, vai dritto al punto e spiega il motivo per il quale hai deciso di
scrivere l’email. Usa, per esempio,
Le scrivo in merito a…
La contatto per illustrarle…
Le scrivo perché…
N.B. Ricorda sempre di utilizzare la forma di cortesia (il Lei formale) e, di
conseguenza, di coniugare tutti i verbi alla terza persona singolare.

Altri consigli:

– sii chiaro/a ma sintetico/a. Insomma: stai scrivendo un’email, non un

romanzo! Non rischiare di annoiare il tuo destinatario!

– sii ordinato/a. Per questo ti consigliamo di dividere il corpo del testo in

paragrafi. Risulterà più scorrevole!

– presta attenzione alla punteggiatura, al lessico ma anche all’ortografia e

alla grammatica!

– segnala la presenza di eventuali allegati (con formule come Allego alla

presente il file con…)

3. Infine, terminato il corpo, devi passare ai saluti finali: come bisogna

congedarsi formalmente?

Le formule più frequenti sono:

Distinti saluti,
Cordiali saluti,
Cordialmente,
Oppure puoi usare formule per invitare il destinatario a rispondere:

In attesa di un suo cortese riscontro, la saluto cordialmente.

o

In attesa di una sua cortese risposta, la saluto distintamente.

Subito dopo, metti una virgola e vai a capo. Quindi, firmati con il tuo nome
e cognome.

Bene… ora la tua email è scritta! Rileggila e… inviala!

Ecco, un esempio di email formale:

A: aziendabianchi@email.com

Oggetto: Candidatura lavoro per ruolo di capo reparto

Spettabile sig. Mario Bianchi,

sono Sofia Rossi, laureata in Economia e Management all’università La

Sapienza di Roma, con cinque anni di esperienza lavorativa come capo
reparto nel settore abbigliamento. Per motivi di famiglia, mi sono trasferita
a Milano qualche mese fa. Conosco bene la vostra azienda e trovo la vostra
attività di grande interesse e i vostri prodotti di grande ispirazione; pertanto,
lavorare per voi sarebbe una grande sfida nonché opportunità di crescita
per la sottoscritta.

Ho visitato il vostro sito web ed ho notato che al momento state cercando

personale. Per questo motivo, ho deciso di candidarmi per il posto di capo
reparto in uno dei vostri negozi. Invio insieme alla presente un allegato
contenente il mio C.V. in previsione di una eventuale futura collaborazione.

In attesa di un suo cortese riscontro, la saluto cordialmente.

Grazie per l’attenzione,

Sofia Rossi