Formal letters in Italian

Formal letters are used for matters of work and business. Often we don't know who we are
writing to. We could write to, for example:

a public body ,
a business department,
the manager of a company
the head of a university department
a freelance professional
Because we don't know the person, the language used is formal and we always use the "Lei" and
"Voi" form.

Sender
Enrico Bianchi
Via Roma, 8
09100 Cagliari
Recipient
Dott. Luca Monti
Responsabile del personale
Casa editrice Karalit,
Via Spagna, 1
09100 Cagliari
Place and date Cagliari, 01 marzo 2011
Reference RIF. Vs. 67526/5/PRESELEZIONE
Subject Oggetto: Candidatura professionale.
Opening
greeting
Egregio Dott. Monti,
Introduction
La contatto in merito all'offerta di impiego. Ho svolto per anni e con
soddisfazione la funzione di editor qualificato presso una nota casa
editrice spagnola. Attualmente sono alla ricerca di un nuovo rapporto
di lavoro e per tale ragione sono in grado di garantire disponibilit
immediata.
Body of letter
Ritengo che le mie competenze e le esperienze maturate in precedenza
possano essere adeguate ai requisiti da voi stabiliti per la posizione
lavorativa offerta. Sono pertanto interessato e disponibile ad un
incontro diretto che le consenta di valutare meglio una mia eventuale
assunzione.
Allego il curriculum delle mie precedenti esperienze professionali con
indicazione delle referenze personali.
Closing
greeting
In attesa di una Sua risposta, Le porgo i miei pi cordiali saluti.
Signature Enrico Bianchi
Attachments Allegati: 1 Curriculum Vitae con referenze.
Authorisation
of use of
contents
Autorizzo il trattamento dei miei dati personali in applicazione della
legge 675/1996.

So we can see that the letter has quite a rigid structure including:
The sender who sends the letter.
The recipient who the letter is sent to.
The place and date the letter was written.
If applicable, the reference used to refer to an older document with the date and protocol
number:
Rif. Vs. (vostro riferimento) 01/02/2011
Rif. Ns. (nostro riferimento) AS-25
Ns/rif. 04-03-2011
Vs/rif 3A / 55
The subject which summarises the content of the letter.
The opening greeting:
Gentile Signora
Gentile signora/signorina + cognome
Egregio Signore/Dottore
Egregio signor/dottor + cognome
Abbreviations:
Gent.ma Sig.ra o sig.na (Gentilissima Signora o Signorina)
Egr. Sig. + cognome = Egregio Signor
Sig.ra + cognome = Signora
Sig.na + cognome = Signorina
Spett.le + nome della ditta = Spettabile
Alla Cortese att.ne (attenzione)
C.A (cortese attenzione)
C.Att.ne (cortese attenzione)
C.C. (cortese conoscenza) oppure P.C. ( Per conoscenza)
If the addressee has a title, it is better to use it. So we can write:
Dott. - Dott.ssa (dottore - dottoressa = if he/she has a degree),
Avv. (avvocato - lawyer),
Geom. (geometra - surveyor),
Ing. (ingegnere - engineer),
Arch. (architetto - architect),
Rag. (ragioniere - accountant)
The introduction which introduces the subject of the letter
Con la presente siamo a comunicare/ formalizzare quanto segue ...
In riferimento al colloquio telefonico ...
In riferimento alla Vostra richiesta ...
In riferimento a quanto in oggetto ...
Come anticipato telefonicamente ...
Come da accordi in data ...
In risposta alla Sua/Vostra lettera/mail/fax del ...
In allegato invio ...
The body of the letter with the main theme of the letter
The closing greetings:
Ringraziando anticipatamente per la sempre cortese collaborazione porgo cordiali/distinti
saluti.
Ringraziando per la cortese attenzione che vorr accordarmi porgo cordiali/distinti saluti.
In attesa di riscontro, resto a disposizione per chiarimenti e porgo cordiali saluti.
Loccasione mi gradita per porgere c.s.
Grazie e cordiali saluti.
Le porgo i miei distinti saluti.
La prego di voler gradire i miei pi distinti saluti.
Distinti saluti.
Un cordiale saluto.
The signature of the sender.
Any attachments.