ISTITUTO COMPRENSIVO VALLE DI LEDRO

ANNO SCOLASTICO 2011-2012

CORSO INFORMATICA
Prof.sse Malpaga e Laurenti

COME SI SCRIVE UNA MAIL FORMALE

La comunicazione via eMail è ormai utilizzata in molti ambiti: nel tempo libero con gli amici, nella scuola
con i docenti e con i compagni di scuola, nell'università per la comunicazione con i professori, nella ricerca
di un lavoro con aziende intermediarie o direttamente con aziende che ci interessano, nel lavoro per
comunicare con colleghi, collaboratori o superiori.

Per poter scrivere una mail è prima necessario registrarsi ad un account (libero, gmail, hotmail…): ci si
registra con un “nome utente” e una “password”. Entrambi questi dati sono personali e riservati, non
devono essere diffusi per alcun motivo e devono essere conservati con cura.

E' necessario prestare attenzione a chi si deve scrivere per decidere in che modo scrivere: se ad un amico
posso inviare una eMail con le “faccette” sicuramente non posso fare altrettanto con docenti o superiori!
Bisogna ricordarsi che si è responsabili di ciò che si scrive perché rimane per sempre ed è il nostro
“biglietto da visita” (nel senso che da come stendiamo una eMail la persona che la riceve può farsi un'idea,
giusta o sbagliata, di noi).

Gli esempi di utilizzo della eMail elencati prima si possono dividere grossolanamente in due gruppi:

eMail informali eMail formale

Amici, fratelli, genitori (a volte) Docenti, collaboratori, superiori,
professori, aziende alle quali si manda il
proprio curricolo

Studiamo brevemente il secondo gruppo.

COME SI SCRIVE UNA MAIL FORMALE

La eMail formale viene utilizzata principalmente in ambito scolastico, professionale e commerciale. Si

utilizza una eMail formale quando si vuole comunicare direttamente con una persona che si conosce,
esprimendo il proprio messaggio in maniera cortese ma diretta, per dare e richiedere rapidamente
informazioni. L'impostazione di scrittura è personale, si parla in prima persona e si utilizza un linguaggio
adeguato allo scopo della lettera e al destinatario.

IMPOSTAZIONE DI UNA LETTERA FORMALE:

Destinatario: Nelle comunicazioni non commerciali si inserisce direttamente l'indirizzo del destinatario
nell'apposito campo. E' inoltre importante ricordarsi che anche nella posta elettronica è possibile inserire
uno o più destinatari ed eventualmente anche persone che devono ricevere la comunicazione in copia “per
conoscenza”.

In ambito commerciale in una eMail formale si utilizza una intestazione, posizionata in alto a sinistra, che
riporta le informazioni del mittente: il logo e l'indirizzo dell'azienda e i numeri di telefono per una rapida
risposta. Sempre più spesso si trovano queste informazioni commerciali in fondo all'eMail, dopo la firma
“digitale” del mittente.
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Parallelamente, in alto a destra, si inseriscono le informazioni del destinatario: si inserisce prima
l’intestazione dell’Azienda o dell’Ente a cui ci stiamo rivolgendo e successivamente nome e cognome della
persona a cui si scrive direttamente:

Spett.le ________
Alla Cortese att.ne ________ (in alternative forme più brevi sono C.A o C.Att.ne).
C.C. (cortese conoscenza) oppure P.C. (Per conoscenza) _______

E' ovvio che se si lavora nella stessa azienda/istituzione non si inserisce il nome dell'azienda ma si passa
direttamente alla persona.

L'oggetto della eMail: l'oggetto della eMail è, in poche parole, l’argomento della nostra eMail.
Anche se breve, questa descrizione è fondamentale anche per permettere una rapida ricerca successiva
dell'eMail. E' quindi un'informazione importante che NON deve essere tralasciata (ci sono aziende che
installano sui pc programmi appositi che cestinano direttamente sul server eMail senza oggetto!!).

Apertura: una eMail formale deve aprirsi con un inizio del tipo

Egr.Sig. / Gent.ma Sig.ra o sig.na (in caso ci sia un titolo riconosciuto prediligerlo al semplice Signor,
utilizzare quindi: Avv./Geom./Ing./Arch./ Rag. Etc..),

oppure, in casi meno formali, con l'appropriato saluto: Buongiorno, Buon pomeriggio o Buonasera.

Il testo della lettera, deve essere chiaro, fornire le giuste informazioni senza dilungarsi in discorsi troppo
articolati. Nel scrivere il testo dobbiamo tener presente che il destinatario deve comprendere subito il
motivo della nostra comunicazione. Si deve quindi arrivare al sodo in maniera concisa e con riferimenti
puntuali a documenti cartacei precedenti o allegati.

Con la presente siamo a comunicare/ formalizzare quanto segue_.

oppure

In riferimento al colloquio telefonico/ In riferimento a quanto in oggetto/Come anticipato

telefonicamente/Come da accordi in data _.

oppure

In risposta alla Sua/Vostra lettera/mail/fax del _______ / In allegato invio_____.

Conclusione della eMail formale: una eMail formale si deve concludere con una formula di chiusura
appropriata. Nella corrispondenza più personale si può salutare il destinatario con una formula
confidenziale come ad esempio “Arrivederci alla settimana prossima” oppure “Ringrazio per l'attenzione
prestatami” o “Ringrazio anticipatamente per la cortese attenzione”, mentre in una comunicazione meno
confidenziale, si deve mantenere un tono diverso: "Distinti Saluti" o "In attesa di un vostro cortese
riscontro" oppure “In attesa di riscontro, resto a disposizione per chiarimenti e porgo cordiali saluti.”. La
firma commerciale deve riportare il timbro dell'azienda e il nome della persona di riferimento, in ambito
personale si può concludere indicando il proprio nome e cognome.

E' sempre bene prestare attenzione e mantenete una perfetta ortografia ed evitate errori
grammaticali o di analisi logica. Inoltre si deve stare attenti alle forme di cortesia (ad esempio dare
del Lei o altro).

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DUE ESEMPI DI MAIL

Esimio Professor XYZ,

sono uno studente del II anno di Psicologia. Le scrivo, sperando di non arrecarle disturbo, col fine di
chiederLe quando avranno inizio le lezioni del suo corso di Psicologia Generale, dal momento che, non
essendo riuscito a passare in facoltà a causa di un malessere debilitante e non avendo potuto contattare
nessuno dei miei compagni a causa di problemi col telefono, non ho avuto modo di prendere visione degli
orari pubblicati sul nostro sito di facoltà, orari che ora non sono più presenti.

La ringrazio per la sua grande disponibilità.

Distinti saluti,

Pinco Pallino

MEGLIO COSI’:

Gentile Professor XYZ,

sono Pinco Pallino, uno studente del II anno di Psicologia. Le scrivo per chiederle quando inizieranno le
lezioni del suo corso di Psicologia Generale, dal momento che non ho avuto modo di vedere gli orari
pubblicati sul nostro sito di facoltà, che ora non ci sono più.

La ringrazio in anticipo e mi scuso per il disturbo.

Cordiali saluti,

Pinco Pallino