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Corrispondenza commerciale 1:

Comprensione scritta; Lessico corrispondenza commerciale; Stutture della formalit; uso del dizionario materiale scritto; durata esercizio 20 al massimo.

Spett.le Ditta GIRARDI SpA Viale Europa, 255 67054 Firlocca LT ITALIA Bruxelles, 18 gennaio 2002 C. A. Ufficio Export Oggetto: Ordinazione Mokita/Mod. 2 Gentili Signori, ______________ alla Vs offerta per la fornitura di 400 macchine da caff Mokita Mod. 2, il ns cliente ci ha chiesto di finalizzare lordine del suddetto ______________. ______________ non abbiamo mai effettuato alcun acquisto ______________ la Vs societ, Vi preghiamo di inviarci i rendiconti annuali degli ultimi quattro anni di ______________ della Vs azienza. Vogliate farci ______________ tale documentazione entro i prossimi sei giorni lavorativi, cos da potere ______________ la consegna della merce ______________ entro il termine previsto di cinque settimane. RingraziandoVi anticipatamente, porgiamo distinti saluti.

Johann Van Der Meer Import Manager

1. Completa la lettera commerciale qui sopra con le espressioni mancanti (ce ne sono quattro in pi) pervenire esercizio presso siccome in sede a In riferimento In quanto in oggetto Per la questione spedire effettuare materiale

1. Definisci a parole tue cosa significano le parole che seguono e indica per esteso quando si dovrebbero usare: Spett.le C.A. Gentile/i Vs.

2. Rispondi per iscritto alla lettera, copiando lo stile e mantenendo la formalit duopo.

Corrispondenza commerciale
In questa sezione sono disponibili spiegazioni generiche sulla stesura di una lettera commerciale, ed una raccolta di lettere-campione, divise per argomento. Come si scrive una lettera d'affari La corrispondenza commerciale italiana tende ad essere stilizzata, impersonale e diretta. Essa viene normalmente intesa come un tipo di comunicazione fra aziende, e non fra persone. Il nome e l'indirizzo dell'azienda destinataria dovrebbero essere preceduti dalla dicitura Spett. (Spettabile), come ad esempio : Spett. Ditta Francescato SpA, Spett. Ditta Ravelli Srl., etc. Ci si riferisce a singole persone con il rispettivo titolo, come ad esempio Signor Moriggi, Signora Brambilla, Dottor Franceschi, Ingegner Locatelli. possibile iniziare una lettera con un'espressione come Egregio Signor Tresoldi e simili. Se una lettera deve essere specificamente indirizzata ad una persona in un'azienda si usano espressioni come Alla cortese attenzione della Signora Navone. Generalmente, l'espressione inglese Dear Sir/Madam non viene usata nella corrispondenza commerciale italiana. Espressioni come Caro Signore/Cara Signora vengono qualche volta usate in lettere circolari (come lettere ad abbonati o a potenziali clienti). Lo scopo della lettera viene sempre chiaramente indicato al suo inizio (Oggetto). Esempio: Oggetto: Vs lettera del 26 ottobre Le formule di chiusura pi comunemente usate sono Distinti saluti (Yours faithfully) e Cordiali saluti (Yours sincerely), anche se talvolta vengono impiegate espressioni pi elaborate: Vi porgiamo i nostri pi distinti saluti. Se la lettera prevede uno o pi allegati (attachment), essi vengono specificati con la sigla All., seguita da un numero: All. 2 (No. 2 attachments).Come notavamo, le lettere commerciali vengono considerate una forma di comunicazione fra aziende/organizzazioni, e di conseguenza viene usato il pronome Voi. Da notare che i pronomi sono sempre scritti con lettera maiuscola: Vi inviamo la merce da Voi richiesta con Vs lettera del 18 maggio, Siamo spiacenti di informarVi che il Vostro conto scoperto, etc. Le varie forme possessive sono solitamente abbreviate: Vostro/a/i/e = Vs; nostro/a/i/e = ns. Esempio: la Vs merce stata consegnata al ns deposito di Milano. Se la lettera indirizzata ad una persona specifica, il pronome utilizzato il formale di cortesia Lei.

Preparare une-mail commerciale Prima di dare lavvio alla nostra azione di e-mail marketing, opportuno adottare qualche piccolo accorgimento che renda pi appetibile e meno esposta al cestino la nostra lettera. Con una buona idea e un discreto database clienti, rimane da compiere il lavoro pi delicato e importante: la stesura vera e propria del nostro comunicato commerciale. Ma la scrittura dellemail necessita anche di una fase preparatoria molto utile. Infatti, il destino della maggior parte di e-mail di tipo commerciale quello di non essere nemmeno letto. Bisogna dunque agire in modo da ridurre al minimo la possibilit che la nostra e-mail sia trattata come spamming da cancellare o da non aprire. Lo spam nemico delle-mail marketing Il livello di spam che circola online altissimo, ormai. Ogni due comunicazioni, una indesiderata e perlopi non interessa lutente. Molte volte, poi, parte di queste e-mail veicolano virus, troiani e altre infelici sorprese di Internet. Ci che ciascun utente normalmente fa, prima di aprire le singole e-mail, visualizzare e valutare il mittente delle-mail e loggetto della stessa. Se questi due dati sono equivoci o fuorvianti, molto probabile che le-mail passi direttamente al cestino oppure non venga neppure aperta. Moltissimi navigatori, poi, hanno giustamente predisposto una barriera rispetto alle e-mail ambigue tramite i filtri stessi del programma di posta elettronica oppure tramite software pi sofisticati (firewall, anti-virus, antispam). Questi filtri sono normalmente attivati dalla presenza nelloggetto di parole che si suppone a priori abbiano a che fare con lo spam: gratis, offerta, commerciale, promozione e altri termini simili sono i primi candidati a far bloccare la vostra e-mail. Si parte dallintestazione Quindi, assolutamente evidente come il primo aspetto da curare nella stesura di un testo per unazione di e-mail marketing sia lintestazione del messaggio. LOGGETTO In generale, loggetto del messaggio deve essere professionale e rispondente al contenuto del messaggio. Meglio evitare espressioni generiche come comunicazione commerciale o messaggio commerciale. Altrettanto da evitare formule che lascino presagire promesse, offerte uniche ed eccezionali e simili. Lutente, anche con bassa esperienza, non vi creder. Inoltre, sono da evitare i termini tipici di comunicazioni di questo tipo, perch probabilmente registati come parole-chiave per attivare un filtro. Meglio cercare titoli accattivanti, ma seri e affidabili, possibilmente inserendo anche lofferente: Un mese al mare con NOMESOCIET, Camilleri scontato su NOMESOCIET, Mari e monti liguri nellagriturismo NOMESOCIET. IL DESTINATARIO Lideale sarebbe inviare ogni messaggio a ogni indirizzo di posta elettronica, inserendolo nel campo A... del nuovo messaggio. Operazione, nel migliore dei casi, lunga e complessa. Almeno, non si faccia lerrore di mettere tutti gli indirizzi di posta, ben visibili, nello stesso campo A... del messaggio. In questa casella si metta un indirizzo generico della propria azienda, sul quale verificare linvio vero e proprio. Gli indirizzi di tutti i destinatari si mettano almeno nel campo Ccn... oppure (decisamente meglio) si crei una lista di distribuzione automatica (mettendo tutti i destinatari che vogliamo raggiungere in un nuovo gruppo). In questo modo, ogni utente non vedr gli indirizzi degli altri. Se si procede alla creazione di un gruppo, si abbia poi laccortezza di prevedere le risposte a quel gruppo su un indirizzo aziendale, in modo che gli utenti non si trovino nella propria casella di posta elettronica messaggi di risposta provenienti da altri utenti. IL MITTENTE Utilizzare lindirizzo aziendale personale di chi ha preparato lofferta commerciale potrebbe significare avvicinarsi ai potenziali clienti con un tono familiare. Per, il

rischio che i clienti non prendano sul serio lofferta (vedendola solo dallintestazione) proprio perch troppo familiare. Inoltre, in caso di adesione o di risposta alla nostra e-mail, il responsabile potrebbe avere la sua casella e-mail sovraccarica, a discapito, magari, di altre comunicazioni aziendali di pari importanza. Molto meglio, per professionalit e per praticit, creare un account dedicato, che magari gi faccia trasparire la professionalit aziendale. Per esempio un Servizio clienti NOMESOCIET o simili. Anche in questo caso si faccia attenzione a quei termini che possono incappare nei filtri (ufficio commerciale o ufficio vendite o affini sono decisamente a rischio). Il formato della lettera Ultimo elemento, per cos dire, preparatorio, della nostra e-mail il formato. La scelta tra lHTML e il testo normale (in formato ASCII). Entrambi presentano vantaggi e svantaggi, e la scelta pu (e deve) essere fatta di volta in volta. Intanto, si pu assumere come buona regola generale quella di utilizzare comunque dei font comuni e facilmente leggibili (per esempio Arial). La leggibilit trova riscontro anche nelluso di un giusto contrasto tra lo sfondo e il testo vero e proprio. Inoltre, qualsiasi sia la scelta rispetto al formato, non bisogna mai trasmettere testi troppo pesanti (n troppo lunghi, ma questo lo vedremo in seguito). Nonostante la diffusione del broadband, gran parte degli utenti si collega ancora con il classico dial-up. Facciamo in modo che tutti possano scaricare velocemente il nostro messaggio, perch occupare la linea per 5-10 minuti non sicuramente una buona presentazione al potenziale cliente. Une-mail di 30-40 KB gi abbastanza pesante: si cerchi di non andare mai oltre queste dimensioni gi importanti. HTML o ASCII? Entrambi i metodi, come detto, presentano vantaggi e svantaggi. Il testo normale ASCII oltre a non poter veicolare in alcun caso virus nel corpo della lettera molto pi leggero e si presta sicuramente a una comunicazione con pochi fronzoli, prima di tutto essendo nero su sfondo bianco. Utilizzandolo, non si pu puntare su creativit e interattivit. Bisogner utilizzarlo per comunicazioni molto professionali, informazioni asciutte e di valore comunicativo. Si dovr inserire lindicazione di contatti di tipo diverso da Internet (per esempio, numeri di telefono o fax). LHTML presenta le caratteristiche opposte: vale soprattutto per sottolineare con colori diversi offerte diverse, per richiamare pagine Web con un maggior dettaglio delle offerte, per catturare lattenzione, per inserirvi immagini. Ovviamente, une-mail di questo tipo rischia di pesare molto di pi. La soluzione definitiva non c. Bisogna fare una valutazione del contenuto del messaggio e del target al quale ci rivolgiamo, decidendo di volta in volta quale sia migliore. In fondo, non ha nemmeno grande importanza, a patto che si osservino le considerazioni di tipo generale, valide sempre, su leggibilit dinsieme e peso delle-mail. http://www.shinynews.it/marketing/0604-email2.shtml
Come scrivere una buona email commerciale 1- riassumete nell'oggetto della email (esca), il contenuto del testo e fate il possibile per renderlo interessante agli occhi del potenziale lettore 2- essere brevi e diretti un obbligo, le informazioni importanti devono essere nelle prime righe 3- il testo deve essere rarefatto e avere ampi spazi fra i paragrafi per non scoraggiare il lettore 4- viva l'informallit ma non troppo, nei primi contatti mantenete un tono professionale, man mano che la relazione cresce si riducono le distanze 5- rendete la signature piacevole alla vista, con le informazioni necessarie, bandite i dott. e gli ing. 6- siate assertivi, chi vi legge non deve avere dubbi sulle vostre opinioni 7- usate neretto e maiuscole per attirare l'attenzione ma senza esagerare e solo se necessario 8- togliete quasi tutti gli avverbi in -mente e tutti i superlativi in -issimo 9- chiedete una risposta entro una certa data 10- molti non leggono la email per intero ma vanno a vedere il documento con il prezzo, mettete perci le informazioni pi importanti sul documento con il prezzo. La scrittura persuasiva per avere effetto deve spingere il ricevente a unazione coerente con le intenzioni del mittente. Cordiali saluti,