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COME SCRIVERE UNE-MAIL FORMALE

La maggior parte delle comunicazioni formali passa oggi attraverso la posta


elettronica. Per questo importante saper scrivere e-mail rispettando canoni
di formalit pi elevati rispetto ai messaggi di posta inviati agli amici.

Per scrivere une-mail formale non esiste ancora uno standard


universalmente riconosciuto, ma si tende ad applicare con alcune variazioni
lo stile epistolare classico.

Bastano perci alcune regole di buon senso a salvare dallerrore (o


dallorrore) di une-mail scritta in modo superficiale e sbrigativo.

Qui sta il primo punto da sottolineare: anche se la comunicazione scritta via


e-mail per definizione pi rapida e immediata di quella cartacea, une-mail
ben scritta richiede del tempo. Occorre progettarla, scriverla, rileggerla e
correggerla. Bisogna scegliere la formula di saluto, lallocutivo di cortesia (Tu
o Lei?) e tante altre cose. Niente che porti via pi di mezzora, ovvio, ma
pensare che qualunque e-mail possa essere scritta in cinque minuti solo
perch une-mail un grave errore.

Vorrei ora soffermarmi sulle buone pratiche (ma forse dovrei dire sulle
pratiche di buon senso) per scrivere e-mail formali.

Indice

1 Scegliere un buon indirizzo di posta

2 Scrivere loggetto della email

3 Scrivere lintestazione della email


4 Scegliere tra Egregio, Caro e Gentile

5 Quale formula di saluto

6 Come rivolgerci a un destinatario generico

7 Presentarsi

8 Il corpo della email

9 Formule di saluto

10 Consigli pratici

11 Lascia un commento!

Per scrivere una email formale serve un indirizzo di posta formale!

Quando lemail arriva a destinazione e compare nella lista della posta in


arrivo, evidenziata in neretto perch da leggere, il nome del mittente la
prima cosa che balza agli occhi. Per questo motivo, necessario:

Disporre di un indirizzo di posta con un nickname professionale. La soluzione


migliore usare semplicemente il proprio nome e cognome: mario.rossi,
m.rossi, rossi.m, rossi.mario

Personalizzare laccount di posta elettronica scegliendo il nome con cui il


destinatario visualizzer lemail nella lista di quelle ricevute o con cui salver
in automatico il contatto in rubrica.

Sono soprattutto i pi giovani a dover prestare attenzione al nickname. Come


ha spiegato Federica nei suoi post sul curriculum vitae e sul colloquio di
lavoro, lindirizzo di posta elettronica formale (nome.cognome@dominio.it)
offre unimmagine professionale del candidato. La regola vale anche per gli
studenti che scrivono al professore di un corso universitario.

In generale, quando si invia une-mail con un profilo senior (professore


universitario, relatore della tesi di laurea, cliente o datore di lavoro)
assolutamente sconsigliato usare un indirizzo di posta con un nickname
infantile o troppo personale.

Loggetto delle-mail, questo sconosciuto!

Loggetto delle-mail, se ben scritto, aiuta a catturare lattenzione del


destinatario. Limportanza delloggetto spesso trascurata, ma un oggetto
ben scritto a inizio a-mail come il bel titolo di un libro. Nel caso delle e-mail
formali, poi, loggetto deve contenere una sintesi perfetta del contenuto, in
modo che il destinatario comprenda subito cosa gli viene richiesto e possa
mettersi in azione pi velocemente.

Lintestazione delle-mail

Se lindirizzo di posta non nominale ma generico (del tipo info@,


amministrazione@, direzione@), presumibile che le-mail venga aperta e
letta da pi di una persona, ad esempio da tutto lo staff amministrativo di un
ufficio.

Se per si vuole che sia una persona in particolare a leggerla, basta


specificare allinizio del messaggio il destinatario reale, utilizzando la formula
Allattenzione di Nome e Cognome. Questo non impedir alle altre persone
con gli accessi alla casella di posta elettronica di leggere il messaggio
(attenzione perci alle informazioni riservate!), ma eviter che le-mail si
disperda o che venga ignorata dal destinatario reale.

Egregio, Gentile o Caro? Che confusione!


Per iniziare une-mail ci si rivolge al destinatario con un saluto di circostanza,
composto da un aggettivo di circostanza (Egregio, Esimio, Gentile, Caro,
Carissimo) seguito da un gruppo di appellativo (Dott. Rossi, Avvocato Rossi,
Professor Rossi) .

Laggettivo di circostanza va scelto con cura, distinguendo in base al grado di


formalit.

Egregio, Spettabile: sono le soluzioni pi formali e vanno utilizzate quando ci


si rivolge con rispetto ad una persona che non si conosce o con cui si ha un
rapporto asimmetrico (capo, cliente importante, docente). Anche Esimio e
Illustre sono aggettivi formali, ma sono ormai desueti e utilizzati raramente.

Gentile: la formula intermedia, che pu essere utilizzata quando si


desidera essere cortesi e formali senza mostrare riverenza. Pu essere
utilizzato negli ambienti di lavoro informali quando si deve stabilire un primo
contatto con una persona sconosciuta, oppure quando si scrive ad una
persona con cui probabilmente si instaurer in seguito un rapporto
simmetrico o comunque informale.

Caro: la formula pi informale, ma pu essere ugualmente utilizzata nelle e-


mail formali quando ci si rivolge ad una persona con cui si ha confidenza, ad
esempio un collega di lunga data, un collaboratore, un capo o un professore
che non si pongono su un piano di eccessivo distacco.

Subito dopo laggettivo va posto il gruppo di appellativo, ovvero il Cognome


del destinatario preceduto dal titolo:

Dottore e e Dottoressa (abbreviati con Dott. e Dott.ssa): questi titoli spettano


ai laureati. Chi in possesso di una laurea accede infatti al titolo di Dottore.

Professore e Professoressa (abbreviati con Prof e Prof.ssa): titoli che spettano


ai professori di scuola media inferiore e superiore e ai titolari di una cattedra
universitaria. Attenzione a non chiamare professori anche i ricercatori
universitari, che non sono titolari di cattedra (non importa se fanno o no
lezione) e vanno chiamati semplicemente Dottori.

Avvocato, Ingegnere (si abbreviamo con Avv. e Ing.): i titoli di Ingegnere ed


Avvocato possono essere specificati nel gruppo appellativo in alternativa al
semplice Dottore, che va bene ugualmente perch per diventare ingegneri o
avvocati serve comunque la laurea.
Se non si sicuri del titolo, piuttosto che scrivere qualcosa di sbagliato
meglio limitarsi al Nome e Cognome, oppure usare lintramontabile Signor
(Sig.) e Signora (Sig.ra).

Laggettivo di circostanza e il gruppo appellativo vanno considerati come un


vocativo, perci sono seguiti da virgola e a capo, dopo i quali inizia il testo
delle-mail.

Salve, Buongiorno e Buonasera?

sempre pi diffusa labitudine di sostituire il gruppo vocativo iniziale con un


saluto formale. La scelta sottrae dallimbarazzo di rivolgersi a qualcuno con la
formula aggettivo + gruppo appellativo, sentita come troppo meno ingessata.
Quando si ha il dubbio che le-mail venga letta da pi di una persona, quando
ci si presenta per la prima volta via e-mail a un interlocutore o quando il tono
vuole essere meno formale, la formula del saluto pu essere preferita
allappellativo.

Ci dipende anche da una caratteristica del canale di comunicazione


utilizzato (internet), che tende ad annullare le differenze sociali (in rete ci si
da tutti del tu) e ad accorciare le distanze spazio-temporali. Piuttosto che
iniziare con un appellativo che imporrebbe di attribuire un titolo o un ruolo
allinterlocutore, si preferisce il saluto, immediato e istantaneo proprio come
una conversazione a tu per tu. Daltra parte, lo scambio di e-mail ha spesso la
cadenza veloce di una conversazione in chat.

Quando si ha un dubbio sul momento in cui verr aperta le-mail (giorno o


sera), possibile sostituire Buongiorno e buonasera con Salve!,
ricordando per che la formula di saluto meno impegnativa tra quelle
formali.

Anche dopo il saluto formale sono richiesti la virgola e la capo.

Cosa fare se il nome del destinatario sconosciuto


Se non conosciamo il nome del destinatario abbiamo diverse opzioni:

Possiamo rivolgerci alla carica generica che legger le-mail (responsabile


delle risorse umane, responsabile divisione commerciale)

Possiamo iniziare le-mail con un saluto (Buongiorno, Buonasera, Salve).

Ciao, sono io

Il corpo centrale del testo di une-mail formale inizia con una presentazione in
cui si specifica nome e titolo/ruolo. Se ad esempio si scrive a un professore,
occorre specificare che si studenti del suo corso o laureandi. Se si scrive a
un potenziale cliente, possibile specificare il ruolo di venditori nellazienda
X.

Scrivere une-mail come bussare ad una porta sconosciuta: solo dando


spiegazioni plausibili e ispirando fiducia qualcuno aprir.

Ma attenzione, le presentazioni sono necessarie se il mittente sconosciuto


al destinatario. In caso contrario, possibile saltarle e procedere con la parte
propositiva (Le scrivo perch).

Nella parte propositiva viene spiegata la ragione per cui si scrive: fare una
richiesta, inoltrare un documento allegato, ottenere o dare uninformazione.
Si tratta del nucleo centrale delle-mail ed importante scriverla in modo
chiaro e conciso per garantire il corretto passaggio delle informazioni.

Sar breve, conciso e soprattutto user la punteggiatura

Bisogna ricordare sempre che in una casella di posta di lavoro arrivano


decine di e-mail al giorno. Occorre perci essere concisi e brevi per non
costringere il destinatario a leggere fiumi di parole inutili. Come fanno notare
i linguisti, questo modo di scrivere genera testi frammentari, con
argomentazioni meno raffinate di una lettera tradizionale e uno stile poco
ricercato, simile a quello della lingua parlata.
Ci che invece deve restare fedele al testo scritto tradizionale la
punteggiatura, da usare nel pieno e rigoroso rispetto delle regole
ortografiche.

La virgola dopo il soggetto: errore da evitare

Attenzione a uno degli errori pi diffusi della scrittura sul web: la virgola dopo
il soggetto. Anche se nel parlato vengono spesso inserite pause tra soggetto
e verbo, nel testo scritto un grave errore, a meno che dopo il soggetto non
ci sia una frase parentetica.

Ecco un esempio concreto

Il report annuale del nostro reparto evidenzia una crescita. GIUSTO!

Il report annuale del nostro reparto, evidenza una crescita. SBAGLIATO!

Il report annuale del nostro reparto, redatto come ogni anno nellultimo
trimestre, evidenzia una crescita. GIUSTO! (C la parentetica)

Maiuscole reverenziali: sono davvero opportune?

Nelle e-mail di lavoro, formali e ufficiali ancora molto diffuso luso delle
maiuscole reverenziali nei pronomi (Le scrivo per, desidero inoltrarLe,
come Lei stesso avr notato).

Luso corretto? Certamente s, ma faccio notare che nel 2002 il


Dipartimento della Funzione Pubblica ne ha sconsigliato luso allinterno delle
scritture amministrative, considerandole un retaggio di una cultura retorica.
Per quale motivo, allora, dovrebbero essere usate da noi comuni cittadini?

Sono fermamente convinta che in un futuro non lontano questa pratica si


estinguer, perch assolutamente non in linea con lo stile delle
comunicazioni via internet.

Oggi davvero opportuno utilizzarle? Dipende. Occorre usare il buon senso:


se in azienda le utilizzano tutti, sar meglio uniformarsi.

Ti saluto Ma una parola!

Alle opportune presentazioni e alla parte propositiva delle-mail seguono i


ringraziamenti (La ringrazio per la Sua attenzione) e il congedo formale.

Le formule di saluto pi diffuse nelle e-mail di lavoro sono:

Distinti saluti

Cordiali saluti

quindi necessario inserire la propria firma, con nome e cognome.

Per concludere

Vorrei riassumere le diverse parti di cui composta unemail di lavoro o


formale:

Gruppo vocativo iniziale o saluto iniziale seguiti da virgola e a capo

Presentazione (nome, cognome e titolo con cui ci presentiamo al destinatario)


Corpo centrale del messaggio, contenente i propositi o la richiesta inoltrata al
destinatario

Saluti finali

Scrivere une-mail formale/ufficiale di sicuro pi facile che scrivere una


lettera tradizionale, ma necessario rispettare almeno alcune delle regole
dello stile epistolare. Ricordo inoltre che la grammatica deve essere
impeccabile, il lessico asciutto e il tono formale.

Come scrivere una mail formale

1 anno faDi Roberto Gianpiero Protano

Tutto quello che devi sapere su come scrivere una mail formale: dalloggetto
ai saluti

come scrivere una mail formaleScommetto che spesso ti capitato di


chiederti: come scrivere una mail formale? Come cominciare? Quale oggetto
inserire? Quali saluti usare?

Oggi cerchiamo di fare un po di chiarezza. Una volta letto questo articolo


saprai scrivere mail formali e corrette, impiegandoci la met del tempo che
sprechi ora!

Trovi tanti modelli di email pronti alluso nellarticolo Esempi email: modelli
pronti alluso, ma ti consiglio comunque di leggere prima questo articolo per
assimilare i concetti base.

Come scrivere una mail formale: le basi per poter iniziare

Sicuramente scontato dirlo, ma per scrivere una mail formale (ed inviarla)
occorre avere un indirizzo di posta elettronica!

La far breve, non ti spiegher come crearne una ( davvero semplice e


veloce, Gmail consigliatissimo), per voglio ricordarti che quando si parla di
inviare una mail formale questultima non pu arrivare al destinatario con il
nome di vale4ever@gmail.com!
Usa il tuo nome e cognome, la soluzione migliore e da quel tocco di seriet
iniziale da cui necessario partire per ottenere un risultato finale eccellente.

[su_box title=Articoli che dovresti leggere qui su webcultura style=soft


box_color=#8ed38a radius=2]Come inviare allegati di grandi dimensioni
Come riconoscere email truffa/virus, progettate per rubare i tuoi dati
(milioni di email del genere vengono inviate ogni giorno, ti capiter di trovarle
nella posta: saprai riconoscerle? Non cadere nella trappola!)[/su_box]

Come scrivere una mail formale: oggetto

Loggetto della tua mail formale un altro punto al quale prestare molta
attenzione.

Questultimo deve riassumere largomento della mail nel modo pi chiaro e


sintetico possibile.

Esempio.

Se sto inviando una mail per una candidatura spontanea per il posto di lavoro
in amministrazione loggetto sar:

Candidatura spontanea per posto in amministrazione

Sii sintetico, ma riassumi in modo chiaro ci per cui stai scrivendo, tienilo ben
a mente.

Come scrivere una mail formale: saluti di circostanza

come scrivere una mailQuante volte ti sei fermato a pensare: Come inizio?
Buonasera, salve, egregio, gentilecome?
Ci sono 2 diverse soluzioni da poter scegliere:

Aggettivo di circostanza+ appellativo (Egregio Dott. Luigi Rossi, Gentile Prof.


Verdi etc)

Saluto formale (Buonasera, buongiorno, salve)

Io personalmente preferisco la prima soluzione.

C da dire che su internet ci si d quasi sempre del tu e ormai le chat ed i


social network stanno modificando un po quelle che erano le basi intoccabili
della scrittura italiana, ma usare un linguaggio pi ricercato e professionale
secondo me paga.

Se scegliamo la prima soluzione dobbiamo fare attenzione sia allaggettivo di


circostanza che allappellativo:

poich il nostro aggettivo di circostanza sar seguito da un appellativo


formale, possiamo escludere a priori ciao e simili a favore dei pi adatti e
classici Egregio e Gentile. Se proprio vuoi evitare un linguaggio cos tanto
formale puoi ricorrere al comunissimo Salve (per questultimo molto
meno formale).

Dottore e dottoressa (abbreviati in Dott. e Dott.ssa) possono essere usati per


qualsiasi laureato, in quanto tutti i laureati lo sono. Professore e professoressa
(abbreviati in Prof. e Prof.ssa) vengono invece utilizzati per professori e
professoresse di scuola media inferiore/superiore e docenti di una cattedra
universitaria. Avvocato e ingegnere (abbreviati in Avv. e Ing.) rappresentano i
rispettivi titoli, ma, come per i professori, possono essere sostituiti
dallappellativo Dott. e Dott.ssa. In sintesi:

se sai con certezza quale appellativo usare puoi procedere con quello, in caso
contrario rimani sul generico ma efficace Dott./Dott.ssa

La seconda soluzione pi immediata e semplice:


sostituisci laggettivo di circostanza vocativo (quindi Egregio e simili) con
un saluto formale come Salve, Buonasera, Buon pomeriggio.

Esempio.

Salve Dott. Rossi []

Sicuramente questultima forma pi semplice, ma, ripeto, io personalmente


preferisco e trovo pi adatta, almeno per i casi in cui si scrive ad una persona
per la prima volta, la forma Aggettivo di circostanza+ appellativo (Egregio
Dott. Luigi Rossi, Gentile Prof. Verdi etc).

Cominci ad avere le idee pi chiare su come scrivere una mail formale?

Come scrivere una mail formale: presentazione e introduzione dellargomento

Presentarsi a chi ricever la nostra mail va ovviamente fatto subito dopo i


saluti iniziali.

Quando inviamo una mail a qualcuno che non ci conosce, in genere abbiamo
ben chiaro chi sia il destinatario, quindi sar facile specificare la nostra
posizione nei suoi confronti.

Se scriviamo al nostro professore esordiremo con:Sono un vostro studente


del corso X della facolt Y, nel caso di un nostro cliente scriveremo:Sono il
signor Verdi, responsabile commerciale dellazienda X, e cos via.

Inutile dire che se il mittente ci conosce gi la presentazione non deve essere


proposta, basteranno il nome e cognome a fondo pagina pi il nostro indirizzo
mail per ricordare chi sta scrivendo.
Le prime 2/3 righe di testo successive alla presentazione (se necessaria)
devono rappresentare una versione delloggetto in forma estesa. Prendi come
esempio le notizie che leggi sul web: composte da un H1 (titolo) e un H2
(sottotitolo).

NellH1 descrivi largomento in poche semplici parole, nellH2 lo approfondisci


dando qualche dettaglio in pi. Non ancora il momento di partire con tutti i
dettagli del caso ma rendi ancora pi chiaro e approfondisci largomento quel
poco che basta per fornire una panoramica completa sullargomento. Subito
dopo seguir il corpo del testo, con tutti i dettagli della mail (ricorda sempre
che le persone ricevono molte mail ogni giorno, cerca di essere esaustivo e di
garantire una buona completezza di informazioni restando comunque conciso
e diretto il pi possibile).

Hey, fermati un attimo! Ho scritto una guida sui migliori notebook in


commercio: dai pi economici ai pi costosi. La guida aggiornata
mensilmente, se vuoi puoi dargli unocchiata qui Guida ai migliori notebook
per fascia di prezzo. Buon proseguimento

Come scrivere una mail formale: conclusioni

Nel caso in cui la nostra mail ponga una domanda al destinatario bene
concludere (prima dei saluti) con un testo che ricordi al destinatario quanto
sia urgente la risposta o semplicemente che ci si aspetta una replica.

Esempio.

Attendo gentilmente una vostra cordiale risposta (se vi rivolgete ad


unazienda lideale)

In attesa di una sua cordiale risposta

Attendo urgentemente una sua risposta (se realmente avete necessit di


ricevere una risposta in tempi brevissimi)
Come scrivere una mail formale: ringraziare prima di salutare

Prima di salutare il nostro destinatario bene ringraziarlo per il tempo che ha


dedicato alla lettura della nostra mail.

Esempio.

La ringrazio per il tempo dedicatomi

La ringrazio per la Sua attenzione

Come scrivere una mail formale: saluti

Siamo ormai arrivati al termine della guida su come scrivere una mail
formale, Ti saluto. Ciao.

No, scherzi a parte, mi capitato davvero di ricevere mail con saluti del
genere, ma torniamo alla guida!

Di solito i punti pi difficili sono sempre linizio e la fine.

In realt in questo caso possiamo rimanere tranquilli, i saluti finali possono


essere fatti con 2 semplici frasi standard:

Cordiali saluti

Distinti saluti

Seguiti dal nome e cognome del mittente oppure dal nome e cognome +
nome ditta in caso di settore business.
Come scrivere una mail formale: guida terminataanzi no!

La guida terminata, ma ho in serbo per te altre 2 dritte per permetterti di


conoscere unaltra informazione importantissima: qual il momento migliore
per inviare una mail?

Se devi inviare una mail in ambito lavorativo, il miglior momento per farlo la
mattina (presto): appena acceso il pc un giretto tra le mail scontato, in pi
la giornata appena iniziata ed i problemi dovrebbero essere ancora sotto
una soglia accettabile, quindi lumore di chi legge dovrebbe essere
quantomeno buono!

Se hai unazienda e vuoi inviare una newsletter sappi che il giorno migliore
per farlo il marted, con le migliori performance in termini di CTR e open
rate! I peggiori risultati si ottengono il luned e nel week-end.