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La maggior parte delle comunicazioni formali passa oggi attraverso la posta elettronica. Per questo è
importante saper scrivere e-mail rispettando canoni di formalità più elevati rispetto ai messaggi di posta
inviati agli amici.
Per scrivere un’e-mail formale non esiste ancora uno standard universalmente riconosciuto, ma si tende
ad applicare con alcune variazioni lo stile epistolare classico.
Bastano perciò alcune regole di buon senso a salvare dall’errore (o dall’orrore) di un’e-mail scritta in
modo superficiale e sbrigativo.
Qui sta il primo punto da sottolineare: anche se la comunicazione scritta via e-mail è per definizione più
rapida e immediata di quella cartacea, un’e-mail ben scritta richiede del tempo. Occorre progettarla,
scriverla, rileggerla e correggerla. Bisogna scegliere la formula di saluto, l’allocutivo di cortesia ( Tu o
Lei?) e tante altre cose. Niente che porti via più di mezz’ora, ovvio, ma pensare che qualunque e-mail
possa essere scritta in cinque minuti solo perché è un’e-mail è un grave errore.
Vorrei ora soffermarmi sulle buone pratiche (ma forse dovrei dire sulle pratiche di buon senso) per
scrivere e-mail formali.
Quando l’email arriva a destinazione e compare nella lista della posta in arrivo, evidenziata in neretto
perché “da leggere”, il nome del mittente è la prima cosa che balza agli occhi. Per questo motivo, è
necessario:
visualizzerà l’email nella lista di quelle ricevute o con cui salverà in automatico il contatto in
rubrica.
L’oggetto dell’e-mail, se ben scritto, aiuta a catturare l’attenzione del destinatario. L’importanza
dell’oggetto è spesso trascurata, ma un oggetto ben scritto a inizio a-mail è come il bel titolo di un libro.
Nel caso delle e-mail formali, poi, l’oggetto deve contenere una sintesi perfetta del contenuto, in modo
che il destinatario comprenda subito cosa gli viene richiesto e possa mettersi in azione più velocemente.
L’intestazione dell’e-mail
Se l’indirizzo di posta non è nominale ma generico (del tipo info@, amministrazione@, direzione@), è
presumibile che l’e-mail venga aperta e letta da più di una persona, ad esempio da tutto lo staff
amministrativo di un ufficio.
Se però si vuole che sia una persona in particolare a leggerla, basta specificare all’inizio del messaggio il
destinatario reale, utilizzando la formula “All’attenzione di Nome e Cognome”. Questo non impedirà alle
altre persone con gli accessi alla casella di posta elettronica di leggere il messaggio (attenzione perciò alle
informazioni riservate!), ma eviterà che l’e-mail si disperda o che venga ignorata dal destinatario reale.
o Egregio, Spettabile: sono le soluzioni più formali e vanno utilizzate quando ci si rivolge con
rispetto ad una persona che non si conosce o con cui si ha un rapporto asimmetrico (capo, cliente
utilizzati raramente.
o Gentile: è la formula “intermedia”, che può essere utilizzata quando si desidera essere cortesi e
formali senza mostrare riverenza. Può essere utilizzato negli ambienti di lavoro informali quando
si deve stabilire un primo contatto con una persona sconosciuta, oppure quando si scrive ad una
informale.
o Caro: è la formula più informale, ma può essere ugualmente utilizzata nelle e-mail formali
quando ci si rivolge ad una persona con cui si ha confidenza, ad esempio un collega di lunga data,
Subito dopo l’aggettivo va posto il gruppo di appellativo, ovvero il Cognome del destinatario preceduto
dal titolo:
o Dottore e e Dottoressa (abbreviati con Dott. e Dott.ssa): questi titoli spettano ai laureati. Chi è in
o Professore e Professoressa (abbreviati con Prof e Prof.ssa): titoli che spettano ai professori di
scuola media inferiore e superiore e ai titolari di una cattedra universitaria. Attenzione a non
chiamare “professori” anche i ricercatori universitari, che non sono titolari di cattedra (non
o Avvocato, Ingegnere (si abbreviamo con Avv. e Ing.): i titoli di Ingegnere ed Avvocato possono
essere specificati nel gruppo appellativo in alternativa al semplice Dottore, che va bene
Se non si è sicuri del titolo, piuttosto che scrivere qualcosa di sbagliato è meglio limitarsi al Nome e
Cognome, oppure usare l’intramontabile Signor (Sig.) e Signora (Sig.ra).
Ciò dipende anche da una caratteristica del canale di comunicazione utilizzato (internet), che tende ad
annullare le differenze sociali (in rete ci si da tutti del tu) e ad accorciare le distanze spazio-temporali.
Piuttosto che iniziare con un appellativo che imporrebbe di attribuire un titolo o un ruolo all’interlocutore,
si preferisce il saluto, immediato e istantaneo proprio come una conversazione a tu per tu. D’altra parte, lo
scambio di e-mail ha spesso la cadenza veloce di una conversazione in chat.
Quando si ha un dubbio sul momento in cui verrà aperta l’e-mail (giorno o sera), è possibile sostituire
“Buongiorno” e “buonasera” con “Salve!, ricordando però che è la formula di saluto meno impegnativa
tra quelle formali.
o Possiamo rivolgerci alla carica generica che leggerà l’e-mail (responsabile delle risorse umane,
Scrivere un’e-mail è come bussare ad una porta sconosciuta: solo dando spiegazioni plausibili e
ispirando fiducia qualcuno aprirà.
Nella parte propositiva viene spiegata la ragione per cui si scrive: fare una richiesta, inoltrare un
documento allegato, ottenere o dare un’informazione. Si tratta del nucleo centrale dell’e-mail ed è
importante scriverla in modo chiaro e conciso per garantire il corretto passaggio delle informazioni.
Il report annuale del nostro reparto, redatto come ogni anno nell’ultimo trimestre, evidenzia una crescita.
GIUSTO! (C’è la parentetica)
L’uso è corretto? Certamente sì, ma faccio notare che nel 2002 il Dipartimento della Funzione
Pubblica ne ha sconsigliato l’uso all’interno delle scritture amministrative, considerandole un “retaggio
di una cultura retorica”.
Per quale motivo, allora, dovrebbero essere usate da noi comuni cittadini?
Sono fermamente convinta che in un futuro non lontano questa pratica si estinguerà, perché
assolutamente non in linea con lo stile delle comunicazioni via internet.
Oggi è davvero opportuno utilizzarle? Dipende. Occorre usare il buon senso: se in azienda le utilizzano
tutti, sarà meglio uniformarsi.
o Distinti saluti
o Cordiali saluti
È quindi necessario inserire la propria firma, con nome e cognome.
Per concludere…
…Vorrei riassumere le diverse parti di cui è composta un’email di lavoro o formale:
o Saluti finali
Scrivere un’e-mail formale/ufficiale è di sicuro più facile che scrivere una lettera tradizionale, ma è
necessario rispettare almeno alcune delle regole dello stile epistolare. Ricordo inoltre che la grammatica
deve essere impeccabile, il lessico asciutto e il tono formale.