1– L’intestazione: in alto a destra del foglio inseriamo l’intestazione, ovvero i dati del

destinatario della lettera-mail.

Se ci rivolgiamo a un’Azienda o a un Ente, useremo la seguente formula:
"Spett. le + il nome dell’Azienda o Ente" → è l’abbreviazione dell’aggettivo "spettabile"
che significa "rispettabile".
2– Nella riga successiva scriviamo il nome della persona fisica a cui è indirizzata
la lettera usando la formula:
"Alla cortese attenzione di …" che può anche essere abbreviato in "Alla C.A. di…
o Alla C. Att.ne di…".
Prima del nome della persona scriviamo anche il suo titolo, per esempio: Avv.
(avvocato); Ing. (ingegnere); Dott. (dottore). Se non conosciamo il titolo, possiamo
utilizzare un generico Sig. – Sig.ra – Sig.na (signore – signora – signorina).
Se la lettera è indirizzata direttamente a una persona fisica, nella prima riga scriveremo:
"Alla cortese attenzione dello Spett.le + titolo e nominativo della persona".
3– L’oggetto: lasciamo in bianco qualche riga dopo l’intestazione e scriviamo
l’oggetto, ovvero in poche parole qual è il motivo della nostra lettera:
"Oggetto:…"
4– Corpo della lettera: comincia il corpo della lettera vero e proprio, lasciamo una
riga dopo l’oggetto e iniziamo a scrivere la lettera. Ci rivolgeremo direttamente alla
persona che la leggerà, usando queste formule:
"Egr. (egregio) – Gent.le (gentile) – Gent. mo (gentilissimo)
– Gent. ma (gentilissima) + il titolo della persona o un generico Sig. – Sig.ra – Sig – na".
Proseguiamo con una frase introduttiva che contestualizzi la nostra comunicazione,
possono essercene varie, a seconda della situazione:
→ "In risposta alla Sua / Vostra lettera – mail" : se si tratta di una risposta a una
precedente comunicazione;
→ "Come da accordi", "Come anticipato via telefono / mail / fax":
se ci si era accordati in precedenza sull’invio di una lettera – mail;
→ "In riferimento alla Sua / Vostra richiesta": se si tratta di rispondere a una
richiesta fatta in precedenza;
→ "Con la presente si comunica quanto segue";
→ "In allegato invio": se insieme alla lettera dobbiamo spedire un documento in
allegato.
Redigiamo ora il testo della lettera, cercando di usare frasi semplici e brevi; rivolgiamoci
al destinatario sempre con il pronome Lei o Voi.
5– Inseriamo i nostri contatti:
→ "Per eventuali comunicazioni, contattare il sottoscritto (nome e
cognome) al numero di telefono / indirizzo mail".
6– Conclusione: concludiamo la lettera con formule di saluto come:
→ "In attesa di un Vostro riscontro / di una Vostra risposta, resto a
disposizione per eventuali chiarimenti, porgo
Distinti / Cordiali saluti";
→ "Ringraziando per la cortese attenzione, colgo l’occasione per porgere i
miei
Distinti / Cordiali saluti";
→ "Ringraziando anticipatamente per la
disponibilità / collaborazione, porgo
Distinti / Cordiali saluti".
Saltiamo un paio di righe e scriviamo la località e la data in cui la lettera è stata
scritta: "Roma, 21-03-2012";
infine saltiamo ancora un paio di righe e sulla destra scriviamo la nostra firma