0_ABAPCS_utente_chiusure_contabili.

doc

CHIUSURA ESERCIZIO CONTABILE operazione utente

Contenuto Questo documento contiene le indicazioni per eseguire le chiusure contabili in SAP R/3. Rappresenta un esempio per poter configurare adeguatamente le varianti di lancio programmi per una societ e pu fornire uno schema di base per eseguire le attivit periodiche. Cosa non contiene il documento Il testo non descrive le attivita propedeutiche, cioe le attivit di adattamento del prodotto SAP all'avvio del sistema informativo. Per questultimo aspetto fare riferimento al relativo documento.

www.abapcs.it

Pag. 1 di 9

utente

0_ABAPCS_utente_chiusure_contabili.doc

INTRODUZIONE La presente procedura si propone di guidare lutente alle chiusure annuali in SAP. Il sistema Sap prevede un programma specifico per la realt italiana1, in modo tale che le operazioni di chiusura siano conformi alle leggi civilistico/fiscali, producendo le registrazioni contabili per: chiusura dei conti economici e rilevazione risultato dellesercizio chiusura dei conti patrimoniali e mastri clienti e fornitori apertura dei conti patrimoniali e mastri clienti e fornitori specifiche varianti predefinite per la

La gestione dei criteri di selezione per la stampa garantita da generazione delle registrazioni contabili.

Le varianti di richiesta propongono una mappa dove indicare i dati indispensabili per lelaborazione, comprende campi preimpostati relativi ai dati di base che non vengono mai modificati dallutente. 1. OPERAZIONI PRELIMINARI IMPORTANTI ANCHE SE NON INDISPENSABILI

Alcune operazioni sono da considerarsi propedeutiche alle chiusure di bilancio, e hanno essenzialmente funzione di controllo prima dellesecuzione definitiva. RIPORTO SALDI CO.GE. Riportare i saldi dei conti co.ge al nuovo anno. Utilizzare la transazione F.16 , indicando la societ e lanno sul quale vanno riportati i saldi. RIPORTO SALDI CLIENTI FORNITORI Riportare i saldi dei clienti/fornitori al nuovo anno. Utilizzare la transazione F.07, indicando la societ, lanno sul quale vanno riportati i saldi e lintervallo dei codici clienti/fornitori. Questi programmi servono per trasferire i saldi dellesercizio precedente su quello attuale. Non devono necessariamente essere lanciati prima di fare le registrazioni di chiusura. Possono essere lanciati in qualunque momento. 2. OPERAZIONI PRELIMINARI NECESSARIE Queste operazioni contrariamente a quelle precedenti sono obbligatorie e da effettuare prima di eseguire le chiusure contabili. Se la societ gestisce i cespiti, allora diventa necessario avere effettuato il calcolo ammortamento in modalit definitiva ed avere eseguito la chiusura dellanno nellambito dei cespiti. Inoltre, a fine di controllo, necessario stampare il bilancio di verifica. 3. APERTURA PERIODI CONTABILI CORRETTI Prima di procedere, verificare lo stato dei periodi contabili e se necessario, aprirli per i periodi speciali 15 e 16, solitamente utilizzati in questa fase. La transazione per la gestione dei periodi contabili OB52. 4. DISATTIVARE I CONTI A REGISTRAZIONE AUTOMATICA Per poter eseguire senza errori la procedura di chiusura, necessario verificare se a sistema ci sono dei conti contabili a gestione solamente automatica. In questo caso, questi conti vanno disabilitati, per poi essere ripristinati al termine dellintera procedura.

www.abapcs.it

Per altre localizzazioni/paesi chiedere ai Sistemi Informativi aziendali Pag. 2 di 9

utente

0_ABAPCS_utente_chiusure_contabili.doc La transazione per modificare lanagrafica del piano dei conti FS00, mentre il campo si trova nella view Acq/banca/interessi. 5. CONSIDERAZIONI SULLE DATE DA UTILIZZARE E possibile decidere di gestire le date per la chiusura/apertura dei conti contabili, in modo differente, con effetti diversi sul sistema SAP. MODALITA 1 CHIUSURA: APERTURA: Data registrazione: Data documento: Periodo contabile: Data registrazione: Data documento: Periodo contabile: 31.12.aaaa 31.12.aaaa 15 31.12.aaaa 31.12.aaaa 16

Sia le chiusure che le aperture sono effettuate al 31.12.aaaa, sia come data di registrazione, che come data documento. I saldi si chiudono nel periodo 15 e si aprono nel periodo 16. Il giornale bollato di competenza sia delle chiusure che delle riaperture dei conti quello di dicembre. Il bilancio di verifica per le aperture visualizzabile al periodo 16 dellesercizio chiuso. Linterrogazione dei saldi dellesercizio nuovo riporta le aperture come saldo cumulato. Linterrogazione delle partite aperte riporta le operazioni di apertura al 31.12 dellesercizio chiuso e questo potrebbe provocare qualche confusione rispetto alla normale operativit secondo la quale le aperture dei conti dovrebbero apparire a gennaio. MODALITA 2 CHIUSURA: Data registrazione: Data documento: Periodo contabile: APERTURA: Data registrazione: Data documento: Periodo contabile: 1 31.12.aaaa 31.12.aaaa 15 01.01.aaaa+1 01.01.aaaa+1

Le chiusure vengono registrate al 31.12.aaaa, mentre le aperture in data 01.01 dellanno successivo. I saldi si chiudono nel periodo 15 e si aprono nel periodo 1 dellanno successivo. Il giornale bollato di competenza delle chiusure quello di dicembre, mentre per le aperture quello di gennaio. Il bilancio di verifica per le aperture visualizzabile al periodo 1 dellesercizio successivo. Linterrogazione dei saldi dellesercizio nuovo riporta le aperture nel periodo 1, mentre non riporta alcun valore come saldo cumulato. Linterrogazione delle partite aperte riporta le operazioni di apertura all01.01 dellesercizio nuovo. Questa modalit quella che sembra adattarsi meglio alle operativit italiane. MODALITA 3 CHIUSURA: Data registrazione: Data documento: Periodo contabile: APERTURA: Data registrazione: Data documento: Periodo contabile: 16 31.12.aaaa gg.mm.aaaa+1 data approvazione bilancio 15 31.12.aaaa gg.mm.aaa+1 data approvazione bilancio

Sia le chiusure che le aperture vengono registrate al 31.12.aaaa, per come data documento viene indicata la data di approvazione del bilancio, che normalmente cade nellanno successivo rispetto a quello delle chiusure. I saldi si chiudono nel periodo 15 e si aprono nel periodo 16 dello stesso anno. In questo caso possibile stampare le chiusure e le aperture nel giornale bollato del mese di competenza dellapprovazione del bilancio, attraverso un meccanismo Sap di conversione delle date, in quanto viene utilizzata la data documento come se fosse la data registrazione. Per far questo necessario compilare i campi Tipo Documento Speciale con i tipi documento delle chiusure/aperture e il campo Data CPU del doc. spec con la data di sistema di quando sono state eseguite le chiusure. Il bilancio di verifica per le aperture visualizzabile al periodo 16 dellesercizio chiuso. Linterrogazione dei saldi dellesercizio nuovo riporta le aperture come saldo cumulato. Linterrogazione delle partite aperte riporta le operazioni di apertura al

www.abapcs.it

Pag. 3 di 9

utente

0_ABAPCS_utente_chiusure_contabili.doc 31.12 dellesercizio chiuso e questo potrebbe provocare qualche confusione rispetto alla normale operativit secondo la quale le aperture dei conti dovrebbero apparire a gennaio. 6. LANCIO DEL PROGRAMMA PER I CONTI ECONOMICI Lo stesso programma deve essere eseguito una volta per le chiusure economiche, una per quelle patrimoniali e una per quelle gestionali, se presenti, seguendo questo ordine (Economico - Patrimoniale Gestionale). Per eseguire le chiusure andare nel menu: Contabilit Contabilit Generale chiusura/inizialiF_IT_01 Italia. Operazioni Periodiche Chiusura Registrazioni di

Se esiste, selezionare la variante corrispondente, altrimenti crearne una. Di seguito un esempio di come valorizzare i campi

Descrizione dei campi: Piano dei conti Conto Co.Ge. Societ Esercizio Conti X creazione sessione BTCI piano dei conti della societ; range per i conti Co.Ge. che si devono chiudere/riaprire; nome della societ per cui effettuare la chiusura; anno per cui deve essere effettuata la chiusura; E (economici);

X = creare esecuzione effettiva (batch-input); Lasciare il campo vuoto nellelaborazione di test;

www.abapcs.it

Pag. 4 di 9

utente

0_ABAPCS_utente_chiusure_contabili.doc

Conto P&P Conto utile/perdita patrim. Conto apertura patrim. Conto chiusura patrim.

conto di riporto economico; conto di riporto patrimoniale; conto di chiusura patrimoniale; conto di apertura patrimoniale;

www.abapcs.it

Pag. 5 di 9

utente

0_ABAPCS_utente_chiusure_contabili.doc

(chiusura) Tipo documento Data di registrazione Data documento Periodo (apertura) Tipo documento Data di registrazione Data documento Periodo

tipo documento di chiusura esercizio (es CH); data di registrazione delle operazioni di chiusura (31.12.xxxx); data documento registrazioni. Vedi le possibili modalit di impostaz. date. periodo speciale (15); tipo documento di apertura esercizio(es. AP); data di registrazione delle operazioni di chiusura (31.12.xxxx); data documento registrazioni. Vedi le possibili modalit di impostaz. date. periodo speciale 16 o 1;

www.abapcs.it

Pag. 6 di 9

utente

0_ABAPCS_utente_chiusure_contabili.doc

Codice IVA acquisti Codice IVA vendite Testo Centro di costo Conti con registr. Su CdC Tipo movimento Chiave contabile Dare Chiave contabile Avere

codice iva acquisti fuori campo (99); codice iva vendite fuori campo (00); descrizione per le operazioni di chiusura; CdC fittizio per la chiusura dei conti econ. che necessitano del CdC; lista dei conti economici per i quali non va indicato il CdC fittizio; codice per effettuare la registrazione sui mastri cespiti (es 100); chiave contabile dare cespiti (70); chiave contabile avere cespiti (75)

Lanciando il programma in simulazione viene visualizza una lista dettagliata dei conti che compongono lutile/perdita desercizio. Per eseguire effettivamente le registrazioni di chiusura: inserire la X nellapposito campo per creare la sessione di batch-input; eseguire il batch-input creato (TRANSAZ. SM35).

CONTROLLARE CHE LIMPORTO EVIDENZIATO DAL REPORT COINCIDA CON LUTILE/PERDITA DESERCIZIO STAMPATO IN BILANCIO.

www.abapcs.it

Pag. 7 di 9

utente

0_ABAPCS_utente_chiusure_contabili.doc

LANCIO DEL PROGRAMMA PER I CONTI PATRIMONIALI 7. LANCIO DELLA TRANSAZIONE F_IT_01

Richiamare la variante gi utilizzata per la chiusura dei conti economici e modificare il tipo conto da elaborare da E (economici) a P (patrimoniali).

SAP riesce a chiudere direttamente i conti mastri cespiti. Riesce a fare questo utilizzando delle transazioni particolari. Non quindi necessario parametrizzare la tabella TABKT per questi conti. ATTENZIONE SAP non effettua alcun tipo di controllo: si potrebbe lanciare la transazione F_IT_01 pi volte, generando, sullo stesso conto pi registrazioni identiche di chiusura e apertura. Si consiglia quindi di chiudere immediatamente i periodi contabili dopo avere lanciato il programma.

www.abapcs.it

Pag. 8 di 9

utente

0_ABAPCS_utente_chiusure_contabili.doc

8. OPERAZIONI SUCCESSIVE. Al termine delle operazioni di chiusura/apertura, necessario effettuare ancora alcune operazioni. RIATTIVARE I CONTI A REGISTRAZIONE AUTOMATICA

Riattivare a gestione automatica i conti precedentemente disattivati al punto 2. BLOCCO DEI PERIODI CONTABILI DELLESERCIZIO CHIUSO

Utilizzando la transazione OB52, bloccare i periodi contabili dellesercizio appena chiuso.

Riferimenti Per completezza d'informazioni si consiglia la lettura del documento dedicato al Customizing delle chiusure contabili che descrive le attivit che dovrebbe compiere il personale dei Sistemi informativi aziendale o la societ di consulenza informatica allavvio di una societ.

www.abapcs.it

Pag. 9 di 9

utente