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Il sistema amministrativo
Con il termine sistema amministrativo si intende il processo che consente la
rilevazione delle informazioni consuntive secondo un sistema e un metodo che
produce output amministrativi consuntivi. Esso rileva ed elabora i rapporti
dell'impresa con l'ambiente esterno concentrando la propria attenzione sugli
aspetti economico-finanziari. Si tratta della base a cui attinge tutto il processo
di controllo direzionale. Si tratta di un sistema caratterizzato da input e output.
Gli input sono costituiti da numerosi sottosistemi che da una parte alimentano
il database amministrativo e dall'altra producono output per specifici utilizzi
gestionali. Gli output sono rappresentati dai flussi di uscita dal database
amministrativo che vanno ad alimentare la contabilit generale.
I sottosistemi informativi producono un flusso di informazioni e documenti
fondamentali:
informazioni che producono documenti per la gestione e per il fisco;
informazioni di natura statistica;
informazioni che alimentano altri sottosistemi;
informazioni di natura contabile.
I sottosistemi pi frequentemente utilizzati sono:
1. del personale: al suo interno si distingue un sottosistema gestionale, che
si occupa della gestione del personale e un sottosistema paghe e
contributi, dove vengono automaticamente forniti gli input a conti comuni
a stipendi, quote TFR e flussi in uscita per stipendi e dipendenti. Tale
sottosistema provvede all'elaborazione di output di tipo fiscale, di tipo
tributario ma anche statistiche tipiche del personale;
2. del debito: raccoglie tutte le informazioni nel lasso temporale che va dal
momento della richiesta d'acquisto al momento finale del pagamento ai
fornitori. Tale sottosistema si articola in 6 fasi: l'emissione della richiesta
d'acquisto, l'emissione dell'ordine, l'inserimento della bolla di
accompagnamento, l'inserimento degli estremi della fattura, il
pagamento alla data prevista e l'emissione dei documenti di pagamento;
3. del credito: flusso informativo relativo al periodo che va dall'ordine
all'incasso; si articola in due sottosistemi: il sottosistema di fatturazione
(input relativi alla fatturazione, contabilizzazione ed incasso) e il
sottosistema clienti (emette documenti per l'incasso, riceve dalle banche
i pagamenti);
4. del magazzino: si articola in sottosistema magazzino materie prime
(trasmette le quantit entrate rilevate dalle bolle di accompagnamento,
movimenti di entrata ed uscita dal magazzino e rimanenze finali) e
sottosistema magazzino prodotti finiti (fornisce le quantit uscite con la
relativa bolla di accompagnamento, produzione versata a magazzino,
entrate ed uscite da magazzino e rimanenze finali da magazzino);
5. dei contratti: prestazioni/costi di godimento sono sottoposte a contratti
annuali/pluriennali che prevedono il pagamento a scadenze differenziate,
con competenza da rilevare mensilmente;
6. delle immobilizzazioni: informazioni relative ai cespiti acquistati. Per ogni
cespite vengono rilevati costi originari, piano e fondo di ammortamento
ed altre informazioni statistiche;
7. delle banche: rileva tutte le informazioni inerenti le banche (costi e
interessi bancari). La rilevazione avviene per singolo conto e per data di
valuta;
8. input manuali: informazioni inserite manualmente (per evitare
l'inserimento automatico di informazioni non ripetitive);
9. del database amministrativo: le informazioni transcodificate entrano nel
database; verranno poi riprese nel calcolo della contabilit generale e
della contabilit gestionale.
Esso pu essere:
ordinario: riferito al funzionamento dell'impresa
straordinario: riferito a particolari momenti della vita aziendale.
Lo schema del conto economico di tipo scalare, si parte dal valore della
produzione raggiunto dall'impresa nell'esercizio e si scalano via le varie voci.
Tramite questa struttura si riesce a rappresentare meglio il processo di
formazione del reddito che si articola a diversi livelli:
1. I livello: reddito operativo = valore della produzione meno costi della
produzione
2. II livello: risultato prima delle imposte
3. III livello: risultato d'esercizio
La nota integrativa non un semplice commento del bilancio stesso, ma una
delle tre componenti del bilancio stesso. Il suo contenuto richiesto da norme
del codice civile. Sono contenute indicazioni sui criteri di valutazione,
indicazioni dei movimenti nelle voci del patrimonio e la composizione a
dettaglio di alcune voci del bilancio.
La relazione sulla gestione accompagna, o meglio correda, il bilancio
d'esercizio. Tale relazione deve essere redatta dagli amministratori e deve
contenere due gruppi di informazioni: di carattere generale (andamento
gestione, esplicitare costi, ricavi e investimenti) e di carattere specifico
(informazioni pi dettagliate). Pi precisamente deve contenere: le attivit di
ricerca e sviluppo, i rapporti con le imprese, il numero delle azioni, i fatti di
rilievo, l'evoluzione della gestione, gli obiettivi, i rischi e le sedi secondarie
della societ.
Gli output civilistici della contabilit generale, richiesti dal codice civile,
possono essere sviluppati durante il corso dell'esercizio o solo in sede di
chiusura dell'esercizio.
Anche gli output fiscali prodotti dalla contabilit generale possono essere
sviluppati durante il corso dell'esercizio o a fine anno. Nell'ambito delle
liquidazioni Iva, la contabilit generale deve fornire il saldo dell'Iva a debito che
dovr essere versata all'Erario, necessari anche per le dichiarazioni Irpeg e
Irap.
3. costi per attivit: metodologia del calcolo del costo tramite centri di
costo. entrata ultimamente in crisi ed sintetizzabile in punti:
- individuazione delle attivit: distinguendo microattivit (attivit che
raccolgono i costi indiretti dei centri di produzione, attivit all'interno di
centri di servizi ausiliari, attivit all'interno dei centri di struttura della
produzione e attivit di centri commerciali) e macroattivit (attivit che
corrispondono alle funzioni aziendali. Queste attivit possono essere
ottenute aggregando centri di responsabilit che svolgono la stessa
attivit
- destinazione dei costi per attivit: pu essere legata a due dimensioni
fondamentali, quali cosa vendo? (prodotti ai diversi livelli di
aggregazione) e come, dove, a chi vendo? (canale, cliente, mercato)
- individuazione del cost driver (generatore di costo): il parametro che
genera un differente fabbisogno di attivit relativo ad un prodotto/canale
- metodologia di calcolo dei costi per attivit:
posti:
Cax = costo attivit del prodotto X
P = numero componenti approvvigionamenti
Fx = fabbisogno di unit
Ca = costo dell'attivit A
Si avr: Cax = (Ca/P)(Fx)
4. costi per processo e per commesse: prendono in esame un
insieme di attivit aventi natura diversa ed appartenenti a centri di
responsabilit diversi collegati fra loro da un obiettivo comune. Si
possono a tal fine individuare processi che ripercorrono sistemi aziendali
(es. processo di pianificazione e controllo), processi che ricalcano attivit
generatrici di valore (es. processo logistico) e processi che raggruppano
diverse attivit allocate nell'ambito dei diversi centri.
I procedimenti per la determinazione dei costi di produzione si
distinguono in:
- procedimenti indiretti: a loro volta definiti semplici (quando i costi di
prodotto si ottengono suddividendo i costi di input per le quantit di
prodotto) o per processi (costi di prodotto ottenuti suddividendo i costi
totali delle singole fasi di lavorazione per le quantit prodotte nelle
singole fasi e sommando i costi dei semilavorati ottenuti nelle varie fasi)
- procedimenti diretti: anche loro divisi in procedimenti per centri di
responsabilit (si determina il costo del semilavorato del primo centro
che rappresenta l'input del centro successivo e cos via fino al
versamento del prodotto a magazzino) e procedimenti per commessa
(un'entit contabile su cui vengono imputati i costi di produzione relativi
al prodotto; il procedimento di determinazione dei costi per commessa
prevede l'imputazione di materie prime direttamente su commessa
oppure l'imputazione dei costi per singolo centro).
5. costo del prodotto: i costi di prodotto sono classificati in quattro
macro-categorie:
relativi al processo produttivo: relativamente a questa categoria
occorre distinguere:
- costi di produzione: la struttura utilizzata per prendere
decisioni sulla base dei costi di prodotto, caratterizzata dalla
natura dei costi dei fattori produttivi quali costi variabili (direct
cost, es. materie prime, manodopera), costi diretti (costi variabili
e ammortamenti specifici), costi industriali diretti (costi diretti e
costi per attivit) e costi industriali
- costo del venduto: il costo di produzione relativo ad un
prodotto viene utilizzato nell'ambito del processo produttivo;
successivamente quando il prodotto entra a magazzino viene
utilizzato un costo che pu essere costo primo variabile (direct
cost) o costo industriale (full cost)
commerciali: distinti in costi commerciali variabili (provvigioni e
trasporti), costi commerciali fissi diretti (imputabili al singolo
prodotto, es. pubblicit) e quota costi commerciali fissi
(rappresenta i costi indiretti)
fissi, di struttura: attribuibili al prodotto direttamente
(individuando attivit di struttura che raggruppino costi
direttamente imputabili al prodotto) o indirettamente (mediante
quote di ribaltamento dei costi fissi di struttura tramite cost
driver)
figurativi: costi non sostenuti dall'impresa, ma che in teoria si
dovrebbero sostenere (esposizioni, showrooms, interessi passivi
sul capitale investito).
Dall'analisi del break even point possono essere ricavati altri indici, quali:
indice profitto/volume: consente di individuare l'andamento dell'utile in
relazione ad una variazione dei volumi di vendita P/V = (Cf + U) / Rt
margine di sicurezza: indica, in termini percentuali, quale diminuzione del
volume di vendita l'azienda pu subire prima di giungere al punto critico
M/S = (Ve Vc) / Ve o (Re -Rc) / Re
percentuale di contribuzione marginale: la misura percentuale della
contribuzione dei ricavi alla copertura dei costi fissi aziendali e alla
formazione dell'utile ( il denominatore del ricavo totale critico) p.c.m.
= 1 (Cvt / Rt).
I sistemi informativi
I sistemi informativi si possono allocare nell'ambito del sistema di
amministrazione e controllo; sono sistemi che, partendo da singoli fatti
aziendali individuano i dati di base di ogni singolo fenomeno e provvedono:
1. alla loro raccolta sistematica
2. al loro controllo
3. alla loro archiviazione in un'apposita banca dati.
Il sistema informativo, sostanzialmente, distribuisce informazioni agli utenti
aziendali in relazione alle loro esigenze informative. Tale sistema presenta le
caratteristiche di un sistema aziendale con:
input: dati, quantificazione dei fenomeni aziendali
processo: dati, elaborati e trasformati in informazioni
output: distribuzione delle informazioni.
Si possono individuare quattro stadi di crescita dei sistemi informativi, durante i
quali sono sviluppati i sistemi informativi gestionali ed i sistemi di
amministrazione e controllo.
SISTEMI GESTIONALI SISTEMI DI AMMINISTRAZIONE E
CONTROLLO
STADIO INIZIALE Sistema di fatturazione, Contabilit generale
sistema paghe e
contributi
STADIO Sistema magazzini, Contabilit clienti, contabilit fornitori,
INTERMEDIO sistema produzione contabilit magazzino, contabilit
analitico-industriale, budget, costi
standard
STADIO DI Sistema ordini clienti, Sistema cash management, piano a
MATURITA' sistema ordini fornitori, medio termine, ciclo di vita del
sistema logistico, prodotto, contabilit gestionale e
sistema r&s, altri sistema di reporting
sistemi gestionali
STADIO EVOLUTO Integrazione dei sistemi informativi
Stadio iniziale: i sistemi informativi sono nati in azienda in un'ottica orientata
sempre all'area amministrativa; infatti nella fase iniziale rientravano proprio in
quest'area. Il primo sistema utilizzato in azienda stato il sistema di
fatturazione, volto a sostituire il lavoro manuale effettuato dai fatturisti. Dal
sistema di fatturazione venivano manualmente riprese le informazioni per
l'inserimento mediante prime note nella contabilit generale (non
automaticamente), dei ricavi e dei clienti. Il secondo sistema automatizzato
stato il sistema paghe e contributi, allocato inizialmente nell'ambito
amministrativo come amministrazione del personale. Tale sistema si rese
necessario per limitare i costi e per evitare la compilazione di numerosi moduli
per gli enti previdenziali. Nell'ambito dei sistemi di amministrazione e controllo,
il primo sistema informativo applicato stata la contabilit generale. I notevoli
vantaggi in termini di quadratura contabile e di riduzione dei costi del
personale hanno decretato il successo di tale sistema.
Stadio intermedio: dopo la fase iniziale, i sistemi informativi si sono sviluppati
in azienda con una pi marcata distinzione fra sistemi gestionali e sistemi di
amministrazione e controllo. Nell'ambito dei sistemi gestionali,
l'informatizzazione si sviluppata in particolar modo nell'ambito del processo
produttivo e dei magazzini materie prime e prodotti finiti. Questi due sistemi
sono stati favoriti dalla tenuta obbligatoria della contabilit. Pur essendosi
sviluppati insieme, non sono quasi mai stati integrati tra loro di modo che lo
scarico della produzione fosse automaticamente il carico del magazzino e
viceversa. Per quanto concerne i sistemi amministrativi, ci si accorti che,
fondamentale al fine dello sviluppo, fosse l'avere un quadro globale dei rapporti
con clienti e fornitori. Sempre nello stadio intermedio assumono rilievo anche i
sistemi di budget (tentando di automatizzare la contabilit: sono sistemi di
controllo mediante i quali si sono istituiti i sistemi informativi per automatizzare
la contabilit industriale secondo il sistema duplice contabile) ed i sistemi
consuntivi (sviluppo di sistemi previsionali per il budget).
Stadio maturit: lo stadio di maturit ha visto lo sviluppo dei sistemi informativi
sia nell'ambito gestionale, sia nell'ambito del controllo. I sistemi gestionali
hanno creato l'integrazione con i sistemi amministrativi e gestionali realizzati
nel precedente stadio. Infatti si sono messi a punto sistemi ordini da clienti, che
consentono di alimentare giornalmente il sistema ordini dell'azienda (ordine
il prodotto in magazzino? uscita da magazzino fatturazione). La fase di
maturit del sistema informativo ha portato allo sviluppo di diversi sistemi di
controllo, quali: sistemi di cash management (tiene aggiornato, in tempo reale
le situazioni delle singole banche), contabilit gestionale (consente di
sviluppare il controllo consuntivo di gestione per ogni singolo reparto), sistema
di reporting (consente di collegare i risultati consuntivi), ciclo di vita del
prodotto (ricostruisce storicamente il cash flow dei prodotti nel corso di vari
esercizi) e piano a medio termine (consente la formulazione di un piano
strategico).
Stadio evoluto: in questo stadio evolutivo, gli utenti, si rivolgono sempre pi a
produttori di software in grado di fornire un sistema informativo aziendale
integrato, formato da molteplici software costituenti un mosaico di programmi.
Alcuni produttori risultavano pi o meno capaci di gestire un software logistico,
cos come altri erano pi o meno capaci di gestire software produttivi. Si
possono individuare tre grandi aree applicative, in questi stadio, quali:
1. area finanziaria: comprende il sistema amministrativo della produzione, il
sistema di reporting e il cash management
2. area di produzione: comprende la programmazione della produzione,
l'avanzamento della stessa e la pianificazione di impianti e materiali (just
in time)
3. area supply chain management application (catena del valore della
fornitura): comprende tutta l'area aziendale (eccetto quella finanziaria,
produttiva e paghe e contributi), ossia il ciclo completo, dal momento
dell'ordine del cliente sino (a ritroso) all'ordine al fornitore. Ci da il nome
di catena del valore della fornitura.