...e se ci approvano il progetto?

Linee guida alle fasi di realizzazione

di Giorgio Sordelli

Negli articoli precedenti abbiamo affrontato alcuni temi preliminari alla realizzazione di un
progetto, abbiamo cioè cercato di comprendere i diversi aspetti che caratterizzano le fasi che ci
portano poi a “scrivere un progetto”.
Le riflessioni svolte terminavano con la presentazione del progetto, attraverso la compilazione dei
formulari in risposta ad un bando; come abbiamo visto non sono passaggi semplici e lineari, ma
quando ci imbarchiamo in un processo di progettazione, dobbiamo aver chiaro che le nostre fatiche
non terminano in quel momento.
Paradossalmente, e forse ad alcuni di voi sarà capitato, in certi momenti ci viene spontaneo sperare
che il progetto non venga approvato…. Strano? Non tanto, perché se il progetto viene approvato
dobbiamo renderlo operativo; dobbiamo tradurre tutte quelle idee, quelle ipotesi in concrete azioni
che devono fare i conti con la realtà. E sappiamo che la realtà supera sempre anche la più fervida
fantasia e la più capace e logica modalità progettuale e previsionale.
Possiamo pensare che il lavoro si divida in due macrofasi. Una fase antecedente alla approvazione
che prevede due sotto azioni specifiche:
• Ricerca bandi e opportunità di finanziamento;
• Pre-progettazione ( compilazione dei formulari) ed una fase seguente alla eventuale approvazione
del progetto presentato che contempla;
• Progettazione esecutiva;
• Realizzazione;
• Valutazione;
• Rendicontazione economica;
Ovviamente questa suddivisione schematica serve solo per dare una idea della sequenza dei diversi
passaggi e può essere utile per orientarci nel difficile compito di governare nel suo complesso il
processo progettuale.

Progettazione esecutiva
Il primo passaggio da compiere, subito dopo l’approvazione del progetto, è quello di rimettersi a
…progettare.
Nella fase precedente avevamo cercato di progettare, investendo le energie necessarie per poter
costruire un progetto di massima, con tutti gli elementi necessari per cogliere la fattibilità della idea
proposta, per evidenziarne i costi connessi necessari per stilare il budget, per individuare le risorse
da mettere in gioco etc. Ma tutto questo lavoro viene fatto prima di sapere se quel progetto verrà
realizzato; non ha senso, oltre che molto spesso non è possibile, entrare nei minimi dettagli,
investendo risorse ed energie che potrebbero anche essere sprecate.
Potrebbe essere uno spreco di risorse e di tempo sia perché il progetto potrebbe non essere
approvato sia perché ci potrebbe essere un scarto elevato tra il momento in cui si è pensato e scritto
il progetto e quello in cui viene approvato e quindi messo in “cantiere”.
Chi ha esperienza in questo campo sa che, in un periodo non tanto lontano, sono passati anche due
anni tra la presentazione del progetto e la sua messa in opera; oggi questi tempi si stanno
accorciando, anche se resta uno scarto minimo di alcuni mesi ed esiste il fenomeno dei ripescaggi1.
È ovvio allora che in caso di approvazione dovrò riverificare tutte le informazioni raccolte nella
fase di ricerca dei dati, dovrò andare a precisare i dettagli di una programmazione di massima
avendo dati più certi ed attendibili.
Nel paragrafo precedente ho usato il termine “mettere in cantiere” e la metafora della costruzione di
una casa ci può rendere molto evidente questo passaggio.
L’architetto che progetta una casa avrà bisogno di individuare dati necessari per progettare quella
casa specifica e presenterà al cliente la sua proposta, la sua idea di casa (La potenza degli strumenti
informatici oggi permette all’architetto di costruire delle case virtuali che possono essere visitate e conosciute per come
dovrebbero essere, con un impatto molto diverso da quello di un disegno cartaceo non tridimensionale o da un
modellino tridimensionale ma in cui certo non è possibile entrare).
Dopo le modifiche e l’approvazione del cliente si dovrà fare il progetto esecutivo, entrare cioè in
tutti quei dettagli necessari per poter iniziare a scavare la prima buca per le fondamenta nel luogo
giusto, nei tempi stabiliti ed in armonia con tutte le altre azioni da svolgere in contemporanea.

La fase di riprogettazione è forse una delle più delicate, perché da essa dipenderà lo svolgimento
delle azioni; tanto più sarà stato fatto un preciso e corretto lavoro di pre-progettazione tanto più sarà
facile compiere le azioni in modo corretto.
Vista la complessità e la vastità di alcuni progetti, anche in ambito sociale (Un esempio recente è dato
dai progetti Equal; i progetti, a livello nazionale, dovevano essere pensati e realizzati da molti partner, avevano importi
di circa 6 miliardi di Lire ed una durata triennale), si sta introducendo una nuova modalità che potrebbe
cambiare in futuro questa sequenza: nella prima fase si presenta all’ente finanziatore una idea di
massima (con obiettivi, partnership, azioni e budget), dopo una prima approvazione il gruppo di
progetto ha un tempo stabilito in cui fare la progettazione esecutiva, in cui cioè entrare nei dettagli
veri e propri. Dopo questa fase, riconosciuta economicamente come fase già operativa del progetto
attraverso un budget massimo disponibile, il progetto viene vagliato dall’Ente finanziatore e quindi
approvato o meno. Per la prima volta, in ambito sociale, è stata riconosciuta l’importanza, e
l’erogazione di soldi a fronte del lavoro svolto ne è l’indicatore più chiaro, di una fase specifica di
progettazione dettagliata dopo la quale valutare effettivamente la qualità e la fattibilità del progetto.
E probabilmente non resterà l’unica applicazione di una teoria che in altri settori già da tempo viene
utilizzata.

Progettazione esecutiva: passaggi concreti.

Concretamente quale è il lavoro da fare in questa fase? Possiamo, schematizzando molto,
individuare questi passaggi:
• Verifica dei dati raccolti in fase di progettazione, alla luce delle modifiche avvenute nel contempo
…i bisogni dell’utenza possono essere nel frattempo cambiati, le offerte di servizi presenti nel
territorio possono essere aumentate ed il nostro progetto non essere più necessario…
• Eventuali ricerche ed approfondimenti di alcuni dati che erano stati ricercati solo in modo generale
nella fase di progettazione …in fase progettuale abbiamo ricercato il numero di giovani
con problemi di scolarità di un quartiere ed in questa fase andiamo ad individuare i singoli problemi
specifici dei diversi ragazzi coinvolti per capire che tipo di azioni di supporto specifiche vanno
messe in atto…
• Rivisitazione degli obiettivi specifici individuati in modo da renderli più specifici e chiari ...lo
specifico obiettivo, sviluppare un sistema di supporto al sostegno scolastico per..., alla luce dei
nuovi dati raccolti potrebbe essere riproposto nel seguente modo: sviluppare un servizio
pomeridiano di supporto ai problemi relazionali dei ragazzi con problemi all’interno del contesto
scolastico.
• Costruzione di un sistema di programmazione dettagliato di azioni da compiere che preveda già in
modo chiaro tempi e risorse in gioco. Questo lavoro di programmazione è necessario anche di fase
di progettazione, perché è quella che ci permette di capire la correttezza dei nostri obiettivi ,
costruire in modo approssimativamente realistico un budget e di capire se saremo in grado di
realizzare l’ipotesi progettuale con le forze che si pensa di mettere in campo. In fase di
preprogettazione esecutiva dobbiamo “esplodere” lo schema di programmazione fatto. Ogni singola
azione prevista deve essere scomposta in tutte quelle sottoazioni necessarie per realizzare
concretamente quanto previsto e raggiungere così l’obiettivo prefissato.
.... se nella progettazione iniziale prevedo l’azione “pubblicizzazione” in questa fase dovrò definire
le sottoazioni necessarie (identificazione del messaggio, costruzione del messaggio e della idea
grafica, stampa, diffusione del prodotto …..) i soggetti coinvolti ed i singoli tempi necessari
per realizzare ogni singola azione.
• Costruire un sistema di monitoraggio costante che ci permetta di capire se e quanto stiamo
raggiungendo i vari sotto-obiettivi e quanto ci stiamo avvicinando al raggiungimento dell’obiettivo
finale. Dopo questo lavoro potremo iniziare a compiere le nostre azioni progettuali. Anzi, compiere
questa azione è già parte stessa della realizzazione del progetto ed in quanto tale richiede, come
abbiamo già visto, tempo, risorse e soprattutto cura; cura di tutti gli aspetti fondamentali in un
processo di progettazione. Vuol dire, inoltre, ricordarsi che questa azione va condivisa con gli altri,
siano essi partner del progetto o siano essi i nostri collaboratori. Significa, anche in questa fase, non
farsi prendere dalla smania di fare senza aver prima pensato bene a ciò che si vuole mettere in atto,
dandosi il tempo necessario per comprendere e metabolizzare.