Design degli eventi 1

Ci occuperemo di creare ed organizzare degli eventi sia nel campo organizzativo che
creativo. Tratteremo tutti gli aspetti logistici e cosa vuol dire inventarsi delle idee per gli
eventi. Noi progettiamo tutto, dalla fase progettuale che la parte del post-evento con l’analisi
dei dati visto che gli eventi vivono per molto tempo, anche dopo la sua fine.

Evento: è una manifestazione pubblica privata prodotta da una agenzia di servizi per un
cliente con lo scopo di raggiungere degli obiettivi di marketing.
Gli eventi possono essere pubblici (come un matrimonio) o pubblico (una sfilata ad esempio
o qualsiasi cosa che richiama l’attenzione del pubblico). Ci sono agenzie di comunicazione
che sono specializzate in questo settore anche a Torino ed esistono tutto un insieme di ruoli
che si occupano di determinate cose.

Perchè le aziende scelgono di realizzare degli eventi?

1. Avere un contatto diretto con il cliente.
2. Rimanere nella memoria delle persone.
3. Associare il brand ad un emozione.
4. Dare un valore al prodotto o al servizio.
5. Creare fidelizzazione.

Comunicare avviene solo quando si instaura un legame emozionale con il target perché i
suoi valori e le sue identità ci rimangono molto più impressi.

https://brothersisters.it/ :agenzia che si occupa di realizzare degli eventi.

Organizzare un evento ha a che vedere anche con l’immaginazione perché per far sì che
l’evento sia visto come un'esperienza in grado di creare un emozione c’è bisogno di sapere
quali siano le esigenze di tutte le persone coinvolte.
Bisogna avere una visione di insieme di tutti gli aspetti, come il catering, l’ambiente, la
scenografia,ecc.
Bisogna saper inoltre dire di no perchè quando instauriamo un rapporto con il nostro cliente
bisogna essere realisti. La fiducia con il cliente si instaura con il tempo e non bisogna dare
delle false speranze visto che il cliente verrà colpito solo se otterrà quello che si aspetta, se
otterrà un’altra cosa il rapporto di fiducia cadrà; bisogna avere conoscenza delle cose che si
possono fare per far capire i confini al cliente trovando delle opzioni alternative.

Io vivo un esperienza quando associo un'emozione ad un mio ricordo e per questo motivo
bisogna realizzare qualcosa di positivo e i dettagli fanno la differenza. Ci sono anche delle
tipologie di eventi che si suddividono a seconda di chi partecipa:

Eventi corporate:
Dedicato ad un pubblico interno (come i propri dipendenti) oppure i giornalisti, i dealers e gli
opinion leader (influencer). Questi eventi sono ad esempio le conferenze stampa, le
convention e le cene di gala.
conferenze stampa: Rivolte ai giornalisti e non è legato solo alla vendita dei prodotti ma
cercano di assicurarsi una buona recensione con le esperienze. Il prodotto alcune volte
passa in secondo piano.

Le convention: sono rivolte principalmente ai venditori e parla delle strategie per l’anno.Il
messaggio così arriva di sicuro e con meno sforzo.

Eventi Field:
sono rivolti ai consumatori ed è assolutamente libero a cui partecipano alcune volte i media
a seconda dell'importanza dell’evento. Questi eventi durano molto di più e sono molto
spesso ripetibili. Essi possono riguardare dei lanci dei prodotti e sono pop up store, lanci di
prodotti, fiere ed eventi in piazza.

Grandi eventi:
Sono misti e ci possono essere sia persone miste, giornalisti e ospiti speciali. Essi sono ad
esempio i concerti, eventi sportivi, le sfilate e le mostre d’arte.

Agenzia e cliente:
i fattori principali sono il tempo, budget e qualità e quando questi tre fattori si intersecano è
no. Se hai poco tempo e poco budget viene una merda quindi dici di no, e stessa cosa se
deve essere bello e hai poco budget o se deve essere bello e ti serve subito.

L’agenzia di eventi è strutturata con:

Account: che si occupa del contatto con il cliente.

Producer: Gestisce il progetto con i tempi e i costi
Creativi come Art Director e CopyWriter
Grafici: Realizzano i definitivi
Reparto video: Realizzano i video e i 3D.
Strategic planner: si occupa della strategia di marketing che si occupa del posizionamento.
Social Media Manager: Strategia dei social.
Business unit:
Commerciali: Si occupano di gestire e portare dei clienti.
Responsabile personale: Si occupano di gestire il personale.
Segreteria amministrativa: Si occupa di contattare tutti gli invitati e le persone che
partecipano gli eventi.

Il cliente che hai di fronte non è sempre preparato su quello che sta succedendo. Sarà
difficile capire che tipo di cliente hai di fronte.

Abilità e competenze:

Competenze tecniche
Esperienza
Cura del dettaglio
Precisione
Attenzione
Gentilezza
Curiosità
Cura dei rapporti umani.
Il problem solving

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Il lavoro di gruppo in agenzia è importantissimo e tutte le figure professionali devono
lavorare in sinergia.
Ciò che ci permette di lavorare è il contesto ma esso si crea insieme ai tuoi colleghi che
insieme a tutte le loro competenze e la loro personalità creano il contesto; è un rapporto che
sembra semplice ma creare un contesto adatto è un processo complicato.
Il contesto adatto genera collaborazione, fiducia e innovazione.

Importantissimo è agevolare il lavoro per rendere il processo più semplice, comprensibile ed

immediato.

Ecco le fasi operative per la realizzazione di un evento:

Fase conoscitiva:

All’inizio il cliente ci consegna il brief per un evento, questo documento è importantissimo

per in cui noi riusciamo a comprendere meglio le sue necessità e i punti chiave che ci
richiede. Poi provo a interpretarlo e ad agire.

Fase esplorativa:

In questa fase inizia la fase di ideazione di una strategia e si cercano di trovare delle
soluzioni per risolvere la richiesta che ci è stata affidata.

Fase creativa:

Qui devo realizzare il lavoro ma devo stare all'interno del mio budget. Per questo motivo
avviene la locazione di budget dove viene distribuito nelle varie parti del progetto.
Se l’idea ci piace finiamo per espandere il concetto e presentiamo al cliente il nostro lavoro.

Fase relazione:

Presento l’idea al cliente che ci dirà cosa modificare. Dopo aver fatto le modifiche
necessarie. Se c’è una gara si vince su i fattori del costo e su l'originalità dell’idea
Fase produttiva:

Qui si crea l’idea. Si sceglie chi contattare, come allestitori, fornitori, ecc, realizzando una
serie di contratti. Se ci sono da fare delle modifiche vengono effettuate e poi si passa alla
realizzazione dei vari componenti necessari, delle scenografie, ecc.

Fase realizzativa:

Si realizzano gli allestimenti e si fanno le prove per l’evento. Se nelle prove c’è un qualcosa
che non convince avviene delle modifiche. Poi avviene l’evento, ricordati che ci saranno
degli imprevisti e dovrai sapere come gestirli.

Fase consuntiva
Si ragiona se l’evento ha avuto successo analizzando tutti i dati di cui abbiamo bisogno per il
brand, oltre che a smontare il tutto

VOCABOLARIO

Commessa diretta: L'assegnazione diretta del progetto / Gara: Si fa con tante aziende.

Consuntivo: la fase finale del budget dell'evento.

Opzione: L’azienda mette il nome per una location per tot giorni. La prenotazione si copre
con il denaro e si fissa il tutto.

Full credit: è un ospite che ha diritto a richiedere tutto. Un esempio è un giornalista. Non
paga nulla perché è un tuo ospite.

Commissioni: Sono degli accordi che si fanno con dei posti come ristoranti e hotel. Il cliente
ti ringrazia e ti addebita una percentuale del costo che il cliente dovrà spendere.

Main contractor: Chi si occupa di gestire tutto i contratti

Fee agenzia: è il guadagno dell’agenzia e può essere sia fissa (a percentuale). Vengono
realizzati dei margini che ti assicura che le tue scelte vengono riconosciute. Il fee è il
risultato di tutti questi elementi.

Sitting: Riguarda l’assegnazione dei posti a sedere di tutte le persone.

Rider e Rider Tecnico: Sono le varie richieste che fanno gli artisti per strumentazioni
tecniche, che sia un dj o un musicista. A seconda della sua fama e del costo esso può fare
determinate richieste. Richieste di cibo, camerini, hotel di artisti e di figure e personaggi
famosi.

Runner: Colui che va a comprare quello che bisogno le varie persone sia dell’agenzia che
gli ospiti.
Photo booth: I pannelli della grafica, foto, ecc.

Backdrop: Pannello con i loghi

AVL: Sigla di audio-video-luci e sono quella parte tecnica degli eventi

SERVICE TECNICO: è il fornitore dei servizi tecnici come gli schermi, i leed, le casse, ecc.
Speach: il discorso che effettua qualcuno in un evento.

Walk in - Walk Out: Sono l’uscita è l'entrata dalla scena.

PDP: è il piano con i tempi di tutta l’organizzazione dell’evento. Il piano di produzione.

Performer: chi compie lo spettacolo fisico dell’evento, sono gli artisti, ballerini, ecc.

Reveal: La scoperta di un oggetto di un evento. Il momento in cui un brand mostra per la

prima volta, scoprendo il suo prodotto.

Gobbo elettrico: Sono i monitor di rimando per i discorsi dei speech. Si può impostare con
la velocità del discorso necessario.

Show Caller: è la figura professionale che chiama gli artisti in scena per i grandi eventi.

Stage Manager: la figura che si occupa del palco ed è un tecnico.

Intercom - Radio: sono le cuffie utilizzate dai tecnici per parlare fra di loro / le radio
normalissime per comunicare fra chi lavora, ognuno ha le proprie stazione

Props: sono elementi utilizzati per arricchire la cinematografia.

Segreteria organizzativa: si occupa di mandare gli inviti e fa il recall per confermare la

presenza delle persone invitate.

Il direttore tecnico: Parla con il creativo e decide effettivamente cosa usare per realizzare
quello chiesto dal creativo, tendo conto del budget.

TBD: data da definire

OPENING: momento di apertura dell’evento

Mise En Place: Cucina, posate, bicchieri, ecc.

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Come presentare:

1) Fai più proposte

2) Fai un introduzione al concept
3) Fai vedere delle immagini di come dovrebbe essere.
4) I props è lo styling se è necessario devono essere espliciti
5) Dove le persone si devono sedere o possono muoversi

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Esempi di creatività:

1. Evento di fastweb realizzato a distanza. Si è usato un grande schermo dove

venivano presentate tutte le varie infografiche e immagini.
2. Intesasanpaolo ha creato un evento che metta in risalto le aziende che si trovano a
collaborare con loro.

Molto spesso le aziende si occupano di realizzare eventi BtB ma capita anche molto spesso
di utilizzare eventi e tanti altre cosa per il consumer.
Ci sono

B2B: Evento che si dedica al target business. Possono essere ad esempio i congressi che
fanno le aziende fra di loro.

BTC: Sono eventi legati al consumatore finale. Può essere ad esempio il lancio di un
prodotto.

B2I: Sono eventi che sono rivolte alla propria forza lavoro. Sono persone che sono
all’interno dell’azienda.

The new physical event: Un evento che si svolge in maniera fisica ma viene presentata in
streaming. Di solito si fanno eventi con grandi sedi capaci di tenere molto pubblico online.

Al centro di un evento c’è sempre un messaggio che viene trasmetto. Per avere un'idea ha
un COMPECT, che è un tema, quello che guida la creatività.
Se il medium è il messaggio per noi il contenuto è il sovrano, l’esperienza è tutto e definisce
tutto il nostro mondo nel settore degli eventi.
Per prima cosa che dobbiamo fare per realizzare un evento bisogna essere consapevoli che
i valori del brand sono sempre alla base del proprio lavoro, quindi dobbiamo comunicarli in
modo corretto e non devono mai essere dimenticati. Successivamente definiamo il nostro
target.

Design degli eventi 5

La locazione di budget: Quando noi ci occupiamo di realizzare un veneto è fondamentale
capire quanto costa, ma nella fase creativa non è semplice definire questo costano le varie
cose in fase creativa. In un evento abbiamo una serie di voci da tenere conto:

ALLESTIMENTO: si occupa della scenografia.

Service AVL: si occupa dell’impostazione della luce
F&B: si occupa di food&beverage
AGENZIA: sono i servizi che sono offerti direttamente dall’agenzia che realizza l’evento,
come la comunicazione e le varie grafiche.
LA LOCATION: lo spazio dove si organizza l’evento.
PERFORMER: sono gli artisti che si occupano di realizzare le performance dell’evento.

Poi invertita esistono tutta una serie di voci perché in verità quelle che ho elencato sopra
sono solo le voci principali

Per progettare un evento per prima cosa dobbiamo:

1 ANALISI: questa è la prima cosa che dobbiamo fare quando abbiamo un progetto da fare.
Dobbiamo capire cosa ha già fatto il cliente e cosa le altre aziende hanno fatto. Dobbiamo
capire il loro stile e il loro mood. Dobbiamo capire come comunica il brand e come esso
vuole comunicare.

2 IDEARE E PROGETTARE: Qui c’è la parte che si occupa della proposta delle idee,
successivamente parliamo con i vari fornitori per capire come organizzare i vari costi. Qui
verifichiamo la fattibilità del progetto.

3 ORGANIZZARE: Questa parte permette di mettere in atto l’evento. Stabiliamo le

necessità, le priorità, si affinano gli accordi con i partner e sistemare il budget.

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IL FORMAT: Sono gli elementi che caratterizzano un qualcosa definendo una categoria. Ad
esempio il format dei giochi a premi. Il format può essere creato sia in spazzi fisici o online
ma in quest’ultimo funziona molto di più visto che il regista ha molto più controllo su quelo
che succede.

Il key element di una proposta sono diversi:

Autenticità-Responsabilità-Libertà-Semplicità-Potenza-Innovazione-Coraggio.
Su questi punti noi dobbiamo realizzare la nostra brand experience.

Il Brief:
Il brief è il momento in cui si inizia a valutare il lavoro.

Debrief:
Si stabilisce se vale economicamente e si inizia ad arricchire il brief per i creativi. Si
arricchisce gli elementi per avere più successo quando si realizza il lavoro e si chiarisce tutto
il necessario.

Analisi e ricerca:
Si analizza il brand e come comunica e si muove. Capiamo il suo immaginario, il suo target,
lo stile,ecc.

Brainstorming:
Iniziamo ad analizzare tutto quello che abbiamo a disposizione e iniziamo a realizzare le
varie proposte. Di solito si portano almeno 2.

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Il piano di produzione e una schematizzazione con le tempistiche e l’organizzazione

dell’evento. E’ una scaletta che serve per dire cosa le persone devono fare con i giusti
tempi.

Il noleggio è importante anche se per realizzare un set scenografico principalmente le cose

si fanno costruire ad Doc’. Per i camerini molto spesso si fanno i noleggi.

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Il Gant è un documento con tutte le deadline necessarie per realizzare ed organizzare un

evento. Si dividono i giorni con tutto quello che deve accadere giorno per giorno.