Vi siete mai chiesti come leggere un bando?

Occorre mettersi nei panni di chi valuterà il progetto

di Giorgio Sordelli

Ho pensato di proseguire il percorso di riflessione sulla progettazione con alcuni spunti utili per
"imparare a leggere un bando"; troppo spesso siamo spaventati dal numero di pagine che ci
troviamo di fronte o ci facciamo prendere dallo sconforto per i linguaggi usati o per le forme e le
rappresentazioni così diverse dal nostro modo di pensare e ragionare.
In realtà è molto più semplice di quanto non appaia; si tratta di trovare un metodo di lettura che
sappia cogliere gli aspetti fondamentali e che vada via via sempre più in profondità solo dove ciò
è necessario.
Possiamo dire che è sufficiente trovare un algoritmo di decodifica dei bandi, descrivendo i passaggi
mediante un opportuno linguaggio (cercheremo di renderlo il meno tecnico possibile) e facendo
implicitamente riferimento ad un possibile esecutore: l'esecutore è chi utilizzerà l'algoritmo e che a
sua volta potrà costruirsi propri algoritmi specifici e definiti. Nel pensare al lavoro fatto in
questi anni di risposta ai bandi e di stesura di progetti, ho provato a tracciare le linee specifiche di
lavoro tenendo conto delle quattro principali regole per la costruzione di algoritmi:
compiutezza: ho pensato ad un numero finito di passaggi elementari ed alla possibilità di
manipolare i dati a disposizione;
determinismo: ho cercato di evidenziare tutti quegli elementi che possono produrre risultati non
dipendenti dalla modalità di esecuzione o dallo specifico tipo di esecutore;
realizzabilità: ho cercato di limitare la scelta a quegli elementi compatibili con le risorse a
disposizione di una organizzazione di volontariato e di una persona che non svolge di mestiere il
lavoro di progettista;
efficienza: ovvero ho cercato di strutturare le cose in modo da richiedere il minimo delle operazioni
possibili e di consentire solo quelle utili (il titolo della prima parte, credo sia sufficientemente
esemplificativo del concetto).
Ho cercato così di ipotizzare alcuni articoli seguendo questa sequenza logico temporale:
come non perdere tempo inutilmente;
i vincoli di cui tener conto;
nei panni di chi "valuterà".

Come non perdere tempo inutilmente

Come accennato prima, molto spesso uno dei più grandi deterrenti di fronte alla progettazione su
bando è proprio la quantità di fogli scritti che una persona si trova davanti; delibere quadro che
definiscono le linee politiche generali, delibere specifiche attuative, i bandi veri e propri, i formulari
da riempire e tanti allegati necessari per la compilazione. In alcuni casi ho visto che è possibile
arrivare a diverse centinaia di pagine, ma anche nei casi più semplici dobbiamo far fronte ad alcun
decine di fogli scritti.
Il secondo problema che si incontra è il modo in cui i contenuti sono espressi e come sono posti
graficamente sui fogli di carta o all'interno dei siti; chi scrive un bando segue un proprio schema
logico rispetto alla sequenza degli argomenti e dei temi trattati e questa logica differisce da bando a
bando e spesso è diversa da quella di chi li legge. Il problema è quindi di orientamento da una parte
e di selezione dall'altra. Ovvero, bisogna dotarsi di una bussola mentale per orientarsi tra le "fitte
selve" reate dalle parole ed insieme si deve imparare a scegliere la sequenza con cui cercare le
informazioni.
Lavoreremo ora sulla sequenza con cui cercare le informazioni, sapendo che in molti casi una
informazione è discriminante per quella successiva; anzi in molti casi, come vedremo, una
informazione può determinare l'interruzione della lettura del bando stesso.

Scadenza
La prima informazione da cercare è proprio la scadenza del bando. Sembra banale e ovvio, ma così
non è; spesso si viene a conoscenza di bandi, in prossimità o addirittura dopo la scadenza dello
stesso. Capita, alle volte, di leggere interamente il bando e scoprire solo alla fine (di solito la data di
scadenza non è mai all'inizio degli scritti) che in realtà è stata una fatica inutile. Diversi sono gli
elementi che possiamo ricercare in merito alla scadenza. Rimane ovvio che se il bando non è già
scaduto dobbiamo capire quanto tempo abbiamo per compiere tutte le azioni connesse a quella
domanda, tenendo conto di quanto è stato scritto anche nei precedenti articoli sul processo di
progettazione; ovvero non si tratta solo di compilare un formulario (azione che a una persona
minimamente esperta non richiede molte giornate di lavoro), ma di costruire o riadattare al bando
idee progettuali. Ma non basta perché possiamo anche cercare di capire (nel bando stesso o in
testi ad esso correlati) se esistono e quali sono altre possibili scadenze; esistono infatti alcuni bandi
detti "aperti", ovvero bandi che hanno, oltre ad una scadenza specifica, anche periodi di
presentazione ripetuti nel tempo. Inoltre dobbiamo capire se quel bando ha una cadenza di uscita
regolare e predefinita.
Essa può variare o può non essere definita in modo preciso. Forse siamo in ritardo per questa uscita,
ma possiamo già iniziare ad avviare il processo per la scadenza successiva, superando di fatto la
pessima abitudine di fare sempre le cose all'ultimo minuto…..tanto c'è tempo. Ma non basta,
dobbiamo anche cercare di essere sempre informati sul bando che ci interessa; proprio ultimamente
ci sono state proroghe sulle scadenze di alcuni bandi e la creazione di progetti ponte, come modo
per recuperare soldi non spesi ma stanziati per quella specifica azione o area di intervento.
Alle volte è possibile prendere treni che si pensava di aver perso.

Soggetti ammissibili
All'interno dei progetti è possibile svolgere azioni rivestendo ruoli diversi; nella realtà vengono
utilizzate differenti espressioni e termini per definire la posizione ricoperta all'interno di un
progetto. Utilizziamo nel presente scritto la terminologia più usata all'interno della progettazione in
ambito europeo anche se è importante, al di là del nome, la posizione ricoperta.
Promotore: ovvero il soggetto che promuove, coordina, tiene le fila anche amministrative del
progetto.
Attuatore: ovvero colui che realizza le azioni o alcune di esse.
Partner: ovvero soggetti che collaborano o partecipano ad alcune azioni senza che queste però
siano determinanti nella realizzazione del progetto complessivo. I partner possono essere attivi,
ovvero svolgere delle azioni, o passivi, ovvero essere coloro che ricevono alcune azioni specifiche.
In alcuni casi promotore e attuatore possono coincidere; in alcuni bandi devono essere
obbligatoriamente diversi e l'ente può rivestire un ruolo in base alla sua natura giuridica. Ad
esempio alcuni bandi prevedono che il promotore sia una Pubblica Amministrazione, che a sua
volta identifica sul territorio enti del Terzo settore come enti attuatori delle azioni. In questa fase,
quindi, dobbiamo vedere cosa prevede il bando rispetto ai soggetti che possono presentare il
progetto, quali requisiti devono avere in merito alla forma giuridica, quale la natura dell'ente,
indicazioni in merito alla grandezza dell'organizzazione, alla sua collocazione territoriale e così via.
Infine dobbiamo collocare questa analisi all'interno della riflessione più ampia; in alcuni casi
troviamo un bando a cui non possiamo partecipare direttamente, ma che possiamo proporre ad altri
enti, collaborando con essi per la presentazione e realizzazione.

Priorità e strumenti attuativi

Capito che possiamo partecipare al bando e che siamo ancora in tempo per presentarlo, prima di
metterci a compiere la fatica di trasformare il nostro progetto nel formulario, dobbiamo prestare
ancora alcune attenzioni. Ogni bando definisce delle priorità di attenzione o delle linee esclusive e
degli strumenti attuativi realizzabili. Ovvero un bando può definire che i progetti debbano occuparsi
di un certo problema o che possono essere finanziati solo certi tipi di intervento o certi servizi.
Questa analisi ci serve per capire se la nostra idea progettuale può trovare una collocazione o se
questo non è il bando adatto, consentendoci così di decidere se procedere nel lavoro o se tralasciare.

Destinatari
Infine non ci resta che cercare le informazioni relative ai destinatari. Dobbiamo cioè cercare se nel
bando ci sono vincoli particolari rispetto ai destinatari del progetto, sapendo che esistono a grandi
linee due possibili tipologie: i destinatari finali, anche detti beneficiari, e i destinatari intermedi.
I beneficiari sono i soggetti a cui è destinato il progetto e sono coloro che hanno la priorità assoluta
rispetto a qualsiasi azione posta in essere; i destinatari intermedi sono quei soggetti che compiono
azioni nei confronti dei beneficiari e che a loro volta sono destinatari di qualche azione progettuale.
L'esempio più noto è quello della formazione dei formatori, ma possono essere gli insegnanti di una
scuola, i genitori, dei giovani che a loro volta svolgeranno delle azioni nei confronti di altri giovani
individuati come target del progetto.

Svolte queste brevi analisi si può decidere se e come il bando ci può riguardare e quindi se vale la
pena di proseguire nella nostra lettura più approfondita, da cui far emergere i vincoli di cui
tener conto nella compilazione del formulario o del progetto.
Esistono bandi scritti bene e quelli scritti male, vi sono bandi che evidenziano in modo chiaro e
leggibile gli elementi attraverso una struttura logica rigorosa e quelli che utilizzano logiche
perlomeno poco intelleggibili, ma se ci costruiamo un nostro personale modo di leggere tra le righe,
le analisi descritte in queste pagine non richiedono più di una ventina di minuti e se questo ci
permette di cogliere una opportunità non è tempo perso inutilmente.