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Helisa NIIF Módulo Tesorería

HELISA NIIF

TESORERIA
Modulo correspondiente que se encarga de contener una serie de
procedimientos relacionados con la gestión, consulta y generación de
informes de movimientos contables que afectaron la cuenta estipulada
para Bancos en Parametros Particulares/Contabilidad/Cuentas de Uso
Específico. El sistema revisara todos los movimientos contables que
afectaron esta cuenta(s) para generar una serie de informes teniendo en presente los números de
cuentas bancarias determinados y creados para ejecutar la acción.

Imagen 01: Formulario de Cuenta Bancaria.


CARTILLA DE CUENTAS BANCARIAS
Procedimiento que contiene una serie de acciones y procesos encargados de la debida gestión de
los registros de cuentas bancarias que maneje la empresa. En este procedimiento, el usuario
puede crear, modificar/actualizar, eliminar y visualizar los registros que serán utilizados para el
manejo de las cuentas de los bancos de la empresa. Para poder ejecutar este procedimiento
exitosamente el usuario debe cumplir las siguientes premisas:

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 Tener debidamente configurados el proceso Bancos que se encuentra en parámetros


Particulares.
 Tener definida la cuenta de Bancos en el procedimiento Cuentas de Uso Específico en
Parametros Particulares Contabilidad.
 Digitar la cuenta de bancos a utilizar para la captura de efectivo o cualquier medio de pago
producido por las ventas de artículos y/o servicios mediante Gestión
Ventas/Generalidades/Cuentas pertenecientes a Parametros Particulares.
Para crear o insertar un registro de cuenta bancaria presione la tecla INSERT o clic derecho opción
Crear, el sistema desplegara un formulario compuesto por los siguientes atributos:
 Cuenta Bancaria: Campo de texto encargado de la captura de un valor tipo número que
será utilizado para identificar el registro de manera única e irrepetible.
 Banco: Persiana de selección que se encarga de Listar todos los Bancos que se encuentren
insertados en el sistema en el procedimiento bancos y Sucursales pertenecientes a
Parametros Globales.
 Sucursal: Persiana de selección que se encarga de listar todos los registros de sucursales
que se encuentren insertados para un banco en específico.
 Tipo: Persiana de única selección que permite definir al usuario el tipo de cuenta de
banco que se está creando. El sistema ofrece dos opciones:
 Cuentas de Ahorros.
 Cuenta Corriente.

Imagen 02: Formulario de Cuenta Bancaria.


 Consecutivo Cheque: Campo de texto encargado de la captura de un valor alfanumérico
que especificara de manera adecuada el consecutivo de un cheque dirigido a esta cuenta
bancaria.
 Formato Cheque: Persiana que permite definir el formato de un cheque.
 Formato Extracto: Persiana que permite definir el formato de un extracto bancario.

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 Grupo Operaciones: Persiana de selección que permite definir el Grupo de Operaciones,


registros creados en el procedimiento Operaciones para Medios Magnéticos de Bancos en
parámetros Particulares.
Para agregar el registro de cuenta bancaria presione el botón de confirmación Aceptar, de lo
contrario el botón Cancelar o tecla ESC.

CONSULTAS DE BANCOS
Procedimiento encargado de generar un informe que lista todos los registros de Cuentas Bancarias
que contengan movimiento contable mediante la cuenta de conexión manejado y el valor definido
por el usuario al momento de realizar un asiento contable de un documento en específico. Para
generar el informe el usuario debe configurar el calendario u objeto encargado de capturar la
fecha o intervalo de tiempo a consultar para verificar el movimiento. Para cumplir esta acción el
usuario debe tener presente: el sistema despliega el listado de meses desde el momento de la
creación de la empresa hasta la fecha. El usuario debe seleccionar los meses a visualizar el
movimiento mediante el cuadro de selección que se encuentra antepuesto a cada dato fecha (año,
mes, ajuste, cancelación). En el centro de la interfaz se listara un almanaque o calendario que
permite seleccionar los días en los cuales se buscara movimiento contable. Para ejecutar la
consulta de Cuentas Bancarias/Bancos presione el botón Continuar que se encuentra en la parte
inferior derecha o el botón Cancelar o tecla ESC para salir sin ejecutar la consulta.

Imagen 03: Consulta de Cuentas Bancarias (intervalo de fechas).


En caso de contener registros de documentos que han afectado la cuenta contable de bancos, el
sistema listara todos los registros en la siguiente interfaz.

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Imagen 04: Consulta de Cuentas Bancarias (movimiento).


NOTA: Para visualizar más columnas informativas en el resultado de la consulta, diríjase a la parte
superior izquierda y seleccione el icono incluir más características al resultado.

INFORMES DE BANCOS

CARTILLA DE BANCOS
Informe encargado de buscar todos los registros que se encuentren de bancos y sucursales en el
sistema, acompañado de la toda la información de identificación además de listar de manera
ordenada por Banco y Sucursal todo los registros de Cuentas Bancarias que se encuentran
insertados. Para iniciar el proceso de generación del documento, el usuario gestor debe realizar
los siguientes pasos por las pestañas ubicadas en la parte superior de la interfaz:
 Parámetros: En esta pestaña se desplegara la información de organización y filtro de las
cuentas correspondientes que se quieran llegar a representar en el informe. Para iniciar el
proceso, el usuario debe establecer las siguientes persianas de información:
 Ordenado por: Pestaña en la cual se debe seleccionar el modo en que se realizara
la organización de la información en el respectivo informe a generar. El sistema
dispone de dos maneras de organización:
 Bancos.
 Sucursales.
Recuerde: Para incluir información de cada banco o sucursal, diríjase al módulo
Parametros Globales procedimiento Bancos y Sucursales. Más información
documento 00. Manual de Usuario Helisa NIIF.
 Tipo de Cuenta: Persiana de selección que permite realizar un filtro de las cuentas
que se encuentran creadas en la Cartilla de Cuentas Bancarias asignadas o

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correspondientes a un banco y/o sucursal en específico. Para más información


respecto de la cuenta bancaria diríjase al procedimiento Cartilla de Cuentas
Bancarias.
El sistema ofrece al usuario las siguientes opciones:
 Corriente.
 Ahorros.
 Bancos: Pestaña que se encarga del listamiento de todos y cada uno de los bancos que se
encuentren creados en el sistema en el procedimiento Bancos y Sucursales de Parametros
Globales. Para seleccionar o marcar algún registro en específico presione doble clic o la
tecla INSERT, en caso adverso presione la tecla SUPR. Recuerde: En caso de generar el
informe sin parametrizar esta pestaña, el sistema tomara todos los bancos como
referencia para el informe.
Para iniciar el proceso de generación del informe diríjase a la parte inferior de la interfaz y
presione el botón Aceptar, o el botón Cancelar o tecla ESC en caso de salir sin efectuar el proceso.

Imagen 05: Informe Cartilla de Bancos.

ESTADO DE BANCOS
Procedimiento que permite generar un informe de todos los registros de Cuentas Bancarias que
contienen o no movimiento, ubicadas en una sucursal en específico del banco correspondiente.
Para generar el informe, el usuario debe configurar las siguientes pestañas:
 Parámetros: Pestaña que se encarga de contener una serie de atributos de selección que
permiten al usuario configurar el resultado de salida de manera visual, de información u
organización.
 Saldos al Día: Campo encargado de la captura de un valor tipo fecha que será
utilizado como límite final de la búsqueda de registros que serán listados en el
informe.

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 Días a Incluir en el Postfechado: Campo de texto encargado de capturar un valor


de tipo numérico que será utilizado para incluir unos días en el Postfechado.
 Postfechados girados: Persiana de única selección que permite al usuario
visualizar en modo detallado los registros de cheques Postfechados que se hallen
en la búsqueda para generar el informe.
 Postfechados por consignar: Persiana de única selección que permite definir al
usuario el modo en que los cheques Postfechados se visualizaran o no en el
informe en caso de que contengan estado por Consignar. El sistema ofrece las
siguientes opciones:
 Incluir todos.
 No incluir.
 Solo Vencidos.
 Banco: Pestaña encargada de listar todos los registros de cuentas bancarias que se
encuentren creados o insertados en el sistema, para ser seleccionados a gusto del usuario
y generar una respectiva búsqueda de movimientos de unos registros en específico que
próximamente serán visualizados en el informe.

Imagen 06: Informe Estado de Bancos.


Para generar el informe de Estado de Bancos, presione el botón Aceptar, o botón Cancelar para
abortar el procedimiento.

MOVIMIENTO DE BANCOS
Procedimiento que permite generar el informe correspondiente de Movimiento de Bancos en un
periodo de tiempo determinado. Para generar el informe el usuario debe tener en cuenta las
siguientes pestañas de configuración:
 Parámetros: Pestaña encargada de listar una serie de atributos de tipo configuración que
se deben completar según las necesidades y requerimientos de la empresa.

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 Movimiento…Desde…Hasta: Campos de texto encargados de la captura de los


valores de tipo nivel que se va fecha que se utilizaran para el inicio y fin de la
consulta.
 Ordenado por: Persiana de única selección que permite organizar la información
en el documento mediante bancos o sucursales.
 Ordenar Detalle por: Persiana de selección encargada de capturar la opción
seleccionada por el usuario para organizar todos los movimientos que afectaron
una cuenta bancaria en específico. El sistema ofrece las siguientes opciones:
 Fecha de Cheque.
 Fecha del Documento.
 Documento.
 Numero de Cheque.
 Cuentas sin movimiento: Persiana de selección que permite visualizar los registros
de Cuentas Bancarias que no contengan movimiento en el intervalo de tiempo
definido.
 Banco: Pestaña encargada de listar todos los registros de cuentas bancarias que se
encuentren creados o insertados en el sistema, para ser seleccionados a gusto del usuario
y generar una respectiva búsqueda de movimientos de unos registros en específico que
próximamente serán visualizados en el informe.

Imagen 07: Informe Movimiento de Bancos.


Para generar el informe Movimiento de Bancos, el usuario debe presionar el botón Aceptar
desplegado en la parte inferior derecha, o por el contrario el botón Cancelar o tecla ESC para
abortar el procedimiento.

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LIBROS DE ACTIVO DISPONIBLE

ESTADO DE CAJAS BANCOS AHORROS


Procedimiento que permite al usuario generar un informe de Caja Bancos de Ahorros es decir, en
la cartilla de cuentas solo se tendrá en cuenta las cuentas definidas para la utilización de
Disponible, Caja, Bancos, Cuentas de Ahorro en el procedimiento Cuentas de Uso Específico para
contabilidad en Parametros particulares. El sistema despliega las siguientes pestañas a configurar:
 Cartilla de Cuentas: Pestaña que lista todas las cuentas contables que utiliza la empresa.
Solo se tienen en cuenta las pertenecientes a la Cartilla Local. El usuario puede seleccionar
unas cuentas en específico para generar el informe, esta selección se realiza mediante la
tecla INSERT o doble clic para hacerlo de manera particular o la combinación de teclas
CTRL + INSERT para marcarlas todas. Para desmarcar los registros seleccionados se debe
presionar la tecla SUPR o la combinación de teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
 Parámetros: Pestaña contenedora de objetos gráficos para configurar y limitar la posible
información que será visualizada en la generación del informe.
 Saldos al Día: Campo de texto que permite la captura de un valor tipo fecha que
servirá como límite final para ejecutar la consulta.

Imagen 08: Informe Estado de Caja Bancos Ahorros.

LIBRO DE CAJAS BANCOS AHORROS


Procedimiento que permite al usuario generar un informe de Caja Bancos de Ahorros es decir, en
la cartilla de cuentas solo se tendrá en cuenta las cuentas definidas para la utilización de
Disponible, Caja, Bancos, Cuentas de Ahorro en el procedimiento Cuentas de Uso Específico para
contabilidad en Parametros particulares. El sistema despliega las siguientes pestañas a configurar:
 Cartilla de Cuentas: Pestaña que lista todas las cuentas contables que utiliza la empresa.
Solo se tienen en cuenta las pertenecientes a la Cartilla Local. El usuario puede seleccionar

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unas cuentas en específico para generar el informe, esta selección se realiza mediante la
tecla INSERT o doble clic para hacerlo de manera particular o la combinación de teclas
CTRL + INSERT para marcarlas todas. Para desmarcar los registros seleccionados se debe
presionar la tecla SUPR o la combinación de teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
 Parámetros: Pestaña contenedora de objetos gráficos para configurar y limitar la posible
información que será visualizada en la generación del informe.
 Al cambiar Cuenta: Persiana de selección que permite al usuario definir el tipo de
acción luego de generar la información correspondiente de una cuenta en
específico, respecto a la organización.
 Un resumen: Persiana de selección que permite al usuario incluir un resumen de
la información generada en el informe de las cajas y bancos.
 Movimiento…Desde…Hasta: Campos de texto encargados de la captura de los
valores de tipo fecha que se utilizaran para el inicio y fin de la consulta.

Imagen 09: Informe Libro de Caja Bancos Ahorros.


Para ejecutar la consulta del Libro de Cajas Bancos Ahorros presione el botón Aceptar, o por el
contrario Cancelar o tecla ESC.

LIBRO DE TESORERIA
Procedimiento que permite configurar y generar el Informe de Tesorería que hace referencia a la
diferencia de las disponibilidades de Caja y Bancos (Cuentas Bancarias de Ahorro y Cuentas
Bancarias Corrientes), contrastándolas con las Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Gastos e
Ingresos ordenadas por código aunque sin visualización del mismo. Recuerde: La especificación de
cuentas de Caja y Bancos se establece en los Parametros Particulares procedimiento Cuentas de
Uso Específico. Es decir, el sistema tomara la información de las cuentas mayores especificadas en
este proceso. Más información documento 00. Manual de Usuario Helisa NIIF.

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Para iniciar el proceso de configuración del informe, el usuario debe establecer las siguientes
características para el informe:
 Cartilla de Cuentas: Pestaña que lista todas las cuentas contables que utiliza la empresa.
Solo se tienen en cuenta las pertenecientes a la Cartilla Local. El usuario puede seleccionar
unas cuentas en específico para generar el informe, esta selección se realiza mediante la
tecla INSERT o doble clic para hacerlo de manera particular o la combinación de teclas
CTRL + INSERT para marcarlas todas. Para desmarcar los registros seleccionados se debe
presionar la tecla SUPR o la combinación de teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
 Parámetros: Pestaña contenedora de objetos gráficos para configurar y limitar la posible
información que será visualizada en la generación del informe.
 Niveles Activo/Pasivo: Se definen los niveles a mostrar de las cuentas que
pertenecen al grupo del activo/pasivo. No necesariamente deben ser
consecutivos, es decir que el usuario podría seleccionar los niveles 1, 2 y 3, o los
niveles 1 y 4. Los niveles que se pueden seleccionar van desde el nivel 1 hasta el
máximo nivel definido en los parámetros.
 Niveles Egresos: Se definen los niveles a mostrar de las cuentas que pertenecen al
grupo de Egresos. No necesariamente deben ser consecutivos, es decir que el
usuario podría seleccionar los niveles 1, 2 y 3, o los niveles 1 y 4. Los niveles que se
pueden seleccionar van desde el nivel 1 hasta el máximo nivel definido en los
parámetros.
 Niveles Ingresos: Se definen los niveles a mostrar de las cuentas que pertenecen
al grupo de Ingresos. No necesariamente deben ser consecutivos, es decir que el
usuario podría seleccionar los niveles 1, 2 y 3, o los niveles 1 y 4. Los niveles que se
pueden seleccionar van desde el nivel 1 hasta el máximo nivel definido en los
parámetros.
 Movimiento…Desde…Hasta: Campos de texto encargados de la captura de los
valores de tipo nivel que se va fecha que se utilizaran para el inicio y fin de la
consulta.
Recuerde: Los valores resultantes en las columnas correspondientes del informe son calculados de
la siguiente manera:
 Nuevo Saldo: Valor calculado dependiente de los valores traídos por el informe en las
columnas Saldo Anterior, Débitos y Créditos y son calculados dependiendo la naturaleza
de las cuentas afectadas. El sistema lo calcula de la siguiente manera:
 Cuentas Naturaleza Crédito: Saldo Anterior + Créditos - Débitos.
 Cuentas Naturaleza Debito: Saldo Anterior + Débitos – Créditos.
 Valor Neto: Valor calculado dependiendo de la naturaleza de las cuentas afectadas y las
columnas con valores traídas de los Débitos y Créditos. El sistema calculo el valor
resultante de la siguiente manera:
 Cuentas Naturaleza Crédito: Créditos – Débitos.
 Cuentas Naturaleza Debito: Débitos – Créditos.

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Imagen 10: Libro de Tesorería.


Para ejecutar el informe de Libro de Tesorería, el usuario debe presionar el botón Aceptar ubicado
en la parte inferior derecha o por el contrario el botón Cancelar o tecla ESC para abortar el
proceso.

INGRESO DE EXTRACTOS
Procedimiento que permite generar un documento con la información correspondiente reportada
por los bancos que será utilizada para la conciliación Bancaria de la empresa. Para generar el
respectivo documento, el sistema debe tener configurado el Grupo de Operaciones, en cada
registro de Cuenta Bancario que se encuentre insertado en el sistema (Cartilla de Cuentas
Bancarias). Para iniciar el procedimiento el usuario debe tener en cuenta las siguientes acciones:
 En la parte superior de la interfaz de Ingreso de Extractos, el sistema dispone de una
persiana de selección que contiene todos los registros de cuentas bancarios insertados o
creados en el sistema. El usuario debe seleccionarlo, y presionar la tecla ENTER.
 De inmediato despliega una tabla de captura de información para el respectivo
diligenciamiento del ingreso de Extracto a la empresa. El sistema dispone de dos maneras
de realizar la captura de información:
 Importar Desde…: Opción invocada mediante el menú desplegado con clic
derecho, que permite invocar una ventana encargada de la captura de un archivo
emitido por el banco con la información correspondiente que se encuentre
almacenado en algún directorio del sistema o medio magnético, y así, Helisa inicia
el proceso de verificación y validación de la información del archivo. El sistema
utiliza por formato de importación el definido en Parametros
particulares/Bancos/Formatos para los Extractos y que se encuentre asignado a
la cuenta bancaria seleccionada para efectuar la acción. En caso de presentar
inconsistencias en la importación del registro, el sistema desplegara una pequeña
ventana que informa del problema, en caso opuesto adiciona la información a la

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ventana de captura. Recuerde: Si presenta inconvenientes en la importación de la


información diríjase a la configuración del Formato de Extractos y modifíquelo
según los lineamientos del archivo Extracto Bancario.
 Digitar Ventana de Captura: Procedimiento que permite al usuario realizar la
inserción de información de manera manual utilizando las siguientes columnas:
 TIPO: Campo que despliega una ventana al costado izquierdo de la
interfaz con todos los conceptos pertenecientes al Grupo de Operaciones
que se encuentra asignado a la Cuenta Bancaria. Para seleccionarlo
presione la tecla ENTER o doble clic.
 DESCRIPCION: Campo de texto que lista el nombre del concepto según el
registro seleccionado en el campo anterior.
 FECHA: Campo de texto encargado de la captura de un valor tipo fecha
que se utilizara para definir el periodo en que se realizó el concepto.
 OPERACIÓN/CHEQUE: Columna que se encarga de la captura de un valor
alfanumérico encargado de la definición del concepto, es decir el
consecutivo definido por el banco para la acción. Es decir el número de
operación virtual o consecutiva de identificación única del cheque.
 VALOR: Columna encargada de la captura del valor de la transacción por
cada concepto que se halle listado en el Extracto Bancario.
Para confirmar toda la información utilizada y gestionada en el procedimiento, seleccione la
opción Grabar Extracto desplegada con el menú invocado con clic derecho o pulse ENTER en la
última columna del último concepto, y confirmar la ventana de inserción.
En caso de requerir una modificación (debe ser antes de la conciliación Bancaria), seleccione la
cuenta bancaria y modifique los datos por columnas requeridos.

Imagen 11: Ingreso de Extractos Bancarios.

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CONCILIACION CON CONTABILIDAD


Procedimiento que permite realizar una comparación entre la información reportada por el banco
contra la información que se encuentra almacenado en el software Helisa NIIF para mantener los
bancos al día. Al iniciar la interfaz el sistema despliega una persiana de selección ubicada en la
parte superior, encargada de permitir al usuario seleccionar un registro de Cuenta Bancario que
contenga datos y valores. A continuación de este procedimiento se encuentran las siguientes
acciones:
 Fecha.
 Operación/Cheque.
 Valor.

Imagen 12: Conciliación Bancaria. Selección Cuenta Bancaria.


Acciones de criterios de conciliación que permiten ser marcadas mediante un cuadro de chequeo
para ejecutar una consulta mediante el botón Conciliar, acción que permite al software Helisa NIIF
determinar las partidas que coinciden con los criterios seleccionados y realizar una conciliación de
manera automática.
En la parte inferior, la interfaz se divide en dos partes:
 Movimiento registrado en Bancos: Parte de la interfaz que permite desplegar todos los
registros obtenidos en el Ingresos de los Extractos, con la respectiva información
configurada en el procedimiento.
 Movimiento registrado en Libros: Procedimiento que permite listar todos los
movimientos realizados a las cuentas de bancos definidas por el usuario para almacenar
esta información. El sistema se encarga de listar los registros de libros con la información
básica de los mismos, acompañados del tipo de concepto asociado en la acción.

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Para conciliar las operaciones pendientes (que no cumplan los criterios seleccionados), seleccione
mediante doble clic o tecla INSERT cada registro a conciliar de bancos y de libros de contabilidad
correspondientes a la misma operación bancaria, y seleccione la opción del menú Conciliar del
menú emergente invocado con clic derecho. Recuerde: Este procedimiento se debe realizar para
cada una de las operaciones de conciliación pendientes. En caso de equivocación, presione la
opción Desconciliar, para desligar movimientos ya conciliados.
Asigne a cada partida que no ha sido conciliada un Concepto de Conciliación creado en
parámetros particulares/Bancos/Conceptos de Conciliación, mediante el menú de opciones
emergente con clic derecho acción Comentario o pulsando la combinación de teclas CTRL +
ENTER.

Imagen 13: Conciliación con Contabilidad.


Para visualizar los movimientos que se encuentran relacionadas a la acción seleccionada,
seleccione la opción Resumen del menú emergente o la combinación de teclas CTRL + SPACE.
Para almacenar los cambios realizados en la conciliación bancaria efectuados presione la opción
del menú Grabar, y confirme la ventana que se despliega luego de ejecutar la acción.
Para visualizar el informe resumen de la conciliación bancaria presione el botón Si, luego de
almacenar los cambios efectuados.

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