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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP

SAP FUNZIONALIT BASE

Maggio 2008

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP INDICE


1 INTRODUZIONE ....................................................................................................................................... 3 1.1.1 2 Tavola delle sigle e delle abbreviazioni .......................................................................................... 3

COLLEGAMENTO A SISTEMA ............................................................................................................. 4 2.1.1 2.1.2 2.1.3 Primo accesso ................................................................................................................................. 4 Accessi successivi............................................................................................................................ 4 Modifica della password ................................................................................................................. 7

NAVIGAZIONE A SISTEMA ................................................................................................................... 9 3.1 3.2 3.3 3.4 MENU AD ALBERO .............................................................................................................................. 10 PERSONALIZZAZIONE DEL MENU DI LAVORO ...................................................................................... 12 VISUALIZZAZIONE TRANSAZIONE ....................................................................................................... 14 ATTIVAZIONE DI PI FINESTRE CONTEMPORANEAMENTE .................................................................... 15

LANCIO DEI REPORT ........................................................................................................................... 17 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4 4.5 4.5.1 4.6 4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.7.4 USO DEL MATCH CODE ........................................................................................................................ 17 ESEMPIO: ricerca di un conto per societ................................................................................... 18 ESEMPIO: ricerca di un conto per descrizione............................................................................ 19 ESEMPIO: ricerca di un conto per codice.................................................................................... 20 Selezione del criterio di ricerca .................................................................................................... 21 SELEZIONE DATI DA ESTRARRE ........................................................................................................... 22 Selezione multipla ......................................................................................................................... 22 Delimitazioni libere....................................................................................................................... 23 FUNZIONI DI ORDINAMENTO E RICERCA NEI REPORT ........................................................................... 24 Funzione di ordinamento allinterno di un report......................................................................... 24 Funzioni di ricerca allinterno di un report .................................................................................. 27 MODIFICA DEL LAYOUT DI UN REPORT................................................................................................ 29 STAMPA DEI REPORT ........................................................................................................................... 31 Gestione degli spool di stampa ..................................................................................................... 34 SCARICO DI DATI IN FILE LOCALE ........................................................................................................ 36 VARIANTI DI SELEZIONE ..................................................................................................................... 38 Creazione di una variante ............................................................................................................. 38 Richiamo di una variante .............................................................................................................. 40 Modifica di una variante ............................................................................................................... 41 Cancellazione di una variante....................................................................................................... 41

5 6 7

UTILIZZO DEI REPORT........................................................................................................................ 42 BARRA DEI MESSAGGI ........................................................................................................................ 48 APPENDICE - A - ELENCO DELLE ICONE ....................................................................................... 49

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1 Introduzione
Nelle pagine seguenti fornita allUtente una guida alle funzionalit di base del SAP, con lillustrazione delle tecniche di impiego dei comandi e dei menu che sono comuni alla gran parte delle schermate dellapplicativo. 1.1.1 Sigla CdR RdA OdA EM EF CF Co.Ge. WF Tavola delle sigle e delle abbreviazioni Descrizione Centro di Responsabilit Richiesta di Acquisto Ordine di Acquisto Entrata Merce Entrata Fattura Controllo Fatture Contabilit Generale WorkFlow Note

Comprende sia la ricezione di Beni che lacquisizione di Servizi

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2 Collegamento a sistema
2.1.1 Primo accesso Per il primo accesso allapplicativo SAP richiesto di conoscere la password iniziale (normalmenteINIT) comunicata dagli amministratori di sistema. Il sistema richieder allUtente come prima attivit obbligatoria la scelta di una password personale da utilizzare per gli accessi successivi 2.1.2 Accessi successivi Per accedere a SAP: 1. "cliccare" sull'icona "SAP LOGON" presente sul Desktop della propria postazione 2. nella mascherina di accesso che appare, essendo selezionato lambiente di Produzione, "cliccare" su LOGON

NOTA: il collegamento in sviluppo possibile solo tramite autorizzazione concessa dallamministratore di sistema. 3. digitare la propria USERID e la propria PASSWORD e premere INVIO

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Mandante: Utente: Password:

il campo gi precompilato e non deve essere modificato digitare la user definita per lutente la password legata allutente ed segreta. La prima volta che ci si collega a sistema deve essere digitata la password che stata fornita dallamministratore e, dando un Enter, il sistema propone i campi per linserimento di una password personale. Da questo momento la password pu essere modificata. NOTA: Per modificare la password selezionare il pulsante Nuova Password

Lingua:

la lingua proposta dal sistema litaliano. Questo campo non deve essere compilato

Si accede alla schermata iniziale, simile a quella mostrata in figura:

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NOTA: possibile che sia proposta inizialmente una mascherina contenente messaggi di servizio, inseriti dagli amministratori di sistema. Preso nota del messaggio, cliccare sul tasto evidenziato in figura per proseguire.

NOTA: Qualora al posto del men personalizzato per lUtente (contrassegnato con Nome e il Cognome come nella figura iniziale) dovesse invece apparire il menu standard

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP SAP (vedi figura seguente) si consiglia di cliccare per prima cosa sul tasto Menu utente (evidenziato in figura)

Menu standard (non personalizzato per lutente)

In ogni caso, saranno utilizzabili in SAP esclusivamente le funzionalit per le quali lutente specificamente abilitato. Il tentativo di eseguire unattivit (in SAP: Transazione) non autorizzata produrr un messaggio di errore bloccante simile al seguente (riferito per esempio alla transazione FB50):

2.1.3 Modifica della password per modificare la password, dalla schermata di accesso inserire il nome utente e la password e poi premere il pulsante

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comparir una pop-up con la possibilit di inserire la nuova password.

Premere

per confermare

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3 Navigazione a sistema
Una volta effettuato laccesso a SAP appare una schermata simile a quella raffigurata

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3.1 Menu ad albero


Il menu ad albero contiene le funzionalit attinenti loperativit utente. Il menu si compone di sottomenu richiamabili cliccando sulla freccia in modo da esploderne il contenuto. La transazione eseguibile si trova sul livello pi basso dellalbero ed rappresentata da un cubo con a fianco il codice della transazione stessa. Per eseguirla selezionare la transazione di interesse con un doppio click.

Ogni funzione selezionabile a menu pu essere eseguita pi rapidamente digitando sul campo di comando il codice della transazione che la identifica. Il pulsante premere indica lhelp basta posizionarsi sul campo di cui si desidera lhelp e

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Cliccando sul simbolo

appare lelenco delle ultime transazioni lanciate:

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3.2 Personalizzazione del menu di lavoro


Nella cartella Preferiti del menu ad albero possibile creare un menu personalizzato con un elenco di transazioni direttamente eseguibili. Pu essere utile per evidenziare e separare dal menu standard le funzionalit utilizzate pi frequentemente. Per inserire una transazione/attivit nella cartella Preferiti occorre: 1. esplodere lalbero fino al livello della transazione (ad es. FB03 Visualizzare); 2. posizionarsi sulla transazione prescelta e selezionare sul menu a tendina Preferiti Aggiungere 3. premere il pulsante

4. la transazione viene inserita nella cartella preferiti come indicato nella figura successiva

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Per rimuovere la transazione inserita nella cartella Preferiti occorre dapprima selezionare la transazione, quindi ciccare sul pulsante

NOTA: Qualunque inserimento/cancellazione di transazioni allinterno della cartella Preferiti, non modifica in nessun modo il menu ad albero standard.

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3.3 Visualizzazione transazione


Per verificare quale la transazione SAP legata ad una videata posizionarsi sulla videata e selezionare Sistema Stato. Il sistema illustra la seguente maschera:

Nella sezione Dati SAP Dati Repository sul campo Transazione viene indicato il codice della transazione in esecuzione. Per verificare se ci si trova in sviluppo o in produzione premere il pulsante in basso alla finestra apparir la seguente pop-up indicante in corrispondenza della voce Sistema SSV se si in sviluppo o SOP se si in produzione.

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3.4 Attivazione di pi finestre contemporaneamente


Una volta lanciata una transazione possibile attivare pi finestre di lavoro premendo il pulsante

Apparir una nuova finestra

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con la possibilit di lanciare altre transazioni e lavorare quindi contemporaneamente con pi finestre aperte.

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4 Lancio dei Report


Una volta lanciato una transazione nel caso in oggetto, lancio di un report, si attivano queste tre icone: indietro terminare interrompere

4.1 Uso del match code


Il match code consente di ricercare il contenuto di un campo nel caso in cui non si ricordi il codice da digitare.

La presenza di un match code di ricerca su un campo evidenziato dal simbolo: posto a fianco dello stesso. Selezionandolo il sistema propone una prima maschera di filtro del dato.

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4.1.1 ESEMPIO: ricerca di un conto per societ possibile effettuare ricerche solo per societ, nel caso indicato inserendo la societ nellapposito campo

e premendo il pulsante

otteniamo lelenco dei conti della societ inserita.

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fare doppio clic sul conto desiderato che verr riportato nel campo della maschera. 4.1.2 ESEMPIO: ricerca di un conto per descrizione

possibile inserire la Societ e premere il sistema visualizza i primi 500 conti della societ indicata ( possibile aumentare tale valore).

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP Se si ricorda linizio della descrizione, possibile indicare le lettere certe comprese fra due asterischi * . In questo modo il sistema proporr la lista di tutti i conti in cui il testo inizia con *FITTI*.

fare doppio clic sul conto desiderato che verr riportato nel campo della maschera. 4.1.3 ESEMPIO: ricerca di un conto per codice possibile filtrare anche per codice sempre compreso fra due asterischi come indicato nella schermata successiva

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Premere sempre INVIO per eseguire la ricerca

fare doppio clic sul conto desiderato che verr riportato nel campo della maschera. 4.1.4 Selezione del criterio di ricerca I criteri con i quali filtrare i dati su un match code possono essere vari (il sistema propone pi cartelle sovrapposte). Per passare da uno allaltro, cliccare sulle descrizioni delle cartelle visualizzate oppure sulle frecce o selezionare licona di visualizzazione.

Se invece si preme il simbolo

appare lelenco delle cartelle disponibili

NOTA: la stessa logica di ricerca sopra esemplificata (per codice, descrizione, societ, etc.) vale anche per altri oggetti inseribili nei report: codice fornitore, cliente etc..

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4.2 Selezione dati da estrarre


4.2.1 Selezione multipla Oltre che inserire i dati da estrarre nei campi Da, A possibile indicare o escludere contemporaneamente pi dati. Questi ultimi possono essere espressi sotto forma di valori singoli o intervalli. Per attivare una selezione multipla selezionare: Il pulsante si trova a fianco dei campi di selezione nelle maschere di lancio delle transazioni.

scheda verde indica che i valori digitati (singolarmente o per intervalli) sono quelli estratti scheda rossa indica che i valori digitati (singolarmente o per intervalli) sono quelli esclusi apparir la seguente schermata tramite la quale Se invece si preme il pulsante possibile effettuare selezioni pi accurate (<, >, =, ect.)

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP 4.2.2 Delimitazioni libere possible parametrizzare ulteriormente altre opzioni di selezione tramite il pulsante

Facendo doppio clic sulla sezione di sinistra appariranno le delimitazioni libere sulla destra (gli elementi di colore verde indicano che sono gi presenti nella sezione di sinistra). (come gi visto nel punto 3.2.1) nella sezione Delimitazioni Premendo il pulsante libere campo Tipo di documento apparir la maschera successiva

Scegliere report

e inserire il Tipo Documento che si vuole escludere dal

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4.3 Funzioni di ordinamento e ricerca nei report


4.3.1 Funzione di ordinamento allinterno di un report

possibile ordinare i dati allinterno di un report in ordine crescente o descrescente. Per esempio possibile ordinare i dati per data, selezionando la colonna Data doc. e premere poi: per ordinare il report per data crescente per ordinare il report per data decrescente

possibile ordinare lo stesso report rispetto a diverse colonne, nellesempio per Tipo (Tp), per Data doc, per Societ, Importo ecc. possibile anche ottenere dei sub-totali con riferimento ad una determinata selezione, ad esempio selezionando la colonna Tp e premendo licona possibile ottenere dei sub totali per tipi documento evidenziati in giallo (nellesempio indicato)

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Se si seleziona la colonna Importo e poi si preme il pulsante totale generale della colonna indicata,

possibile ottenere il

come possibile osservare nella figura seguente

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Le icone

permettono di scorrere le pagine del report

Spostamento sulla prima pagina di un elenco Spostamento sulla pagina precedente dellelenco Spostamento sulla pagina successiva dellelenco Spostamento sullultima pagina dellelenco

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP 4.3.2 Funzioni di ricerca allinterno di un report

E possibile effettuare delle ricerche allinterno di un elenco utilizzando la funzione:

Per esempio possibile ricercare un determinato importo (nellesempio 288) allinterno del documento inserendo il valo nel campo Cercare

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Dopo aver digitato il dato da cercare controllare: la posizione di inizio ricerca (solo a partire da questa riga: se non flaggato la ricerca inizia dal primo record visualizzato) la limitazione alla pagina (solo in questa pagina) numero di digit oltre i quali la ricerca viene interrotta (su report molto lunghi indicare 999) . Il sistema elenca tutti i record in cui

Confermare la selezione cliccando sullicona: compare il valore indicato attraverso un pop-up:

Cliccando su una delle righe il sistema ritorna al report iniziale posizionandosi sulla riga selezionata. Nel caso di pi dati trovati premendo licona seleziona le righe successive trovate. il sistema automaticamente

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4.4 Modifica del layout di un report


possibile modificare il layout di un report usando il pulsante

Apparir la seguente pop-up

Tramite luso delle fecce possibile inserire i campi nascosti selezionando il campo di interesse e premendo la freccia verso sinistra con riferimento a un singolo campo o tutti i campi premendo ovvero togliere le colonne che non sono utili alla nostra analisi selezionando quelli gi nascosti e poi la freccia verso destra .per il singolo campo selezionato o tutti i campi con la freccia . Una volta terminata la definizione del layout desiderato, premere il pulsante

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP le modifiche vengono automaticamente riportate a video. Se si volesse salvare il layout in modo da essere usato per gli accessi successivi, premere appare la seguente maschera con la possibilit di inserire un nome del layout desiderato nel campo Definizione premere poi il pulsante .

Allaccesso successivo, per richiamare un layout precedentemente salvato, bisogna premere il pulsante interesse e premere poi comparir una pop-up con la possibilit di selezionare il layout di .

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4.5 Stampa dei report


Ovunque sia prevista, la funzione di stampa richiamabile dal menu a tendina selezionando Lista Stampare ovvero tramite licona .

Nel caso di visualizzazione di un documento (transazione FB03) scegliere Documento Anteprima di stampa per vedere lanteprima del documento da stampare

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Se si sceglie di stampare il documento cliccando sullicona maschera

compare la seguente

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP Dispositivo di output: indicare il codice della stampante abilitata a stampare Numero di copie: modificare il default 1 se si vuole ottenere un numero copie superiore. Stampare (tutto): per stampare tutto il documento Stampare da pagina A: per stampare solo alcune pagine delloutput totale. Ora di stampa: possibile scegliere fra: o Output immediato indica che la stampa viene eseguita immediatamente o Collocare prima solo nel SAP Spooler il sistema memorizza loggetto da stampare (assegnando un numero di richiesta di spool evidenziato dal ) messaggio ma non lo stampa sino a quando l'utente non lo richiede. appare la seguente schermata con la possibilit di settare

Premendo il bottone diverse impostazioni

Cancellazione immediata dopo la stampa: per problemi di memoria e di spazio macchina consigliabile che questo flag sia sempre attivo. - Se il flag attivato il sistema cancella automaticamente lo spool dallarea di memorizzazione al termine dellesecuzione della stampa. - Se il flag non selezionato lo spool non viene cancellato pu essere oggetto di ristampa a distanza di tempo. Questa opzione utile nel caso di report che richiedono tempi di esecuzione elevati e per i quali vengono chieste periodiche ristampe. In questo modo il report viene eseguito una sola volta e memorizzato come spool dal sistema.

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP 4.5.1 Gestione degli spool di stampa

Se al momento della stampa non stato inserito il flag cancellazione dopo output il sistema memorizza loutput. Questultimo richiamabile a distanza di tempo in visualizzazione e stampa. Selezionare: SistemaServiziControllo Output (transazione SP01),

Compare la seguente maschera

posizionarsi sulla cartella Richieste spool inserire il numero di spool e premere

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Il sistema visualizza una videata di selezione per limitare gli output visualizzabili e, a fronte delle scelte effettuate, fornisce lelenco degli spool con lindicazione del numero, della data e ora di creazione, dello stato (in attesa, in corso o gi stampato) e del nome assegnato alla stampa (vedere titolo precedentemente descritto). Per visualizzare il contenuto della stampa selezionare la riga nella casella a sinistra e Per cancellare cliccare sullicona: la proposta di stampa selezionare la riga nella casella a sinistra e Cancellare cliccare sullicona: Per stampare selezionare la riga nella casella a sinistra e cliccare sullicona:

Per stampare solo alcune pagine visualizzare lo spool di stampa verificando i numeri di pagina oggetto di interesse, selezionare la stampante posizionata in alto sulla barra degli strumenti e quando ricompare la maschera di stampa indicare i numeri di pagina nelle caselle: Stampa da pagina..A..

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4.6 Scarico di dati in file locale


Per scaricare su PC i dati visualizzati in un report selezionare dal menu a tendina: Sistema Lista Salvare File locale

Comparir la seguente pop-up

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP Selezionare il formato di output desiderato, default Non convert . (In alternativa Foglio elettronico: nei passaggi di scarico in Excel, Rich Text Format per formato Word) e selezionare Enter. Sulla maschera successiva indicare il percorso di scarico (directory) su PC o rete in cui deve essere scaricato il file, nonch il nome file (es. C:\temp\conti.txt).

Premere

per salvare il documento nel percorso stabilito.

In caso di importazione Excel scegliere

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4.7 Varianti di selezione


4.7.1 Creazione di una variante La funzionalit legata alle maschere di esecuzione dei report. Nel caso in cui i criteri di estrazione dei dati si ripetano nel tempo possibile memorizzarli in una variante di selezione. Quando a distanza di tempo i report deve essere rieseguito sufficiente richiamare la variante e il sistema compila i campi di selezione dati con i dati memorizzati.

Per creare una variante: compilare la maschera di selezione del report e salvare Inserire il nome della variante nel campo Nome variante e eventualmente una descrizione nel campo Signif. Poi premere .

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP 4.7.2 Richiamo di una variante Per richiamare una variante selezionare da menu: Passaggio Varianti Visualizzare oppure premere il pulsante

Compare una pop-up contenente lelenco delle varianti disponibili. Selezionare la variante di interesse con un doppio click sulla riga.

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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP 4.7.3 Modifica di una variante I parametri di selezione di una variante possono essere modificati. Per eseguire la modifica richiamare la variante cos come indicato nel punto 4.7.2, sostituire gli inserimenti e salvare Sulla maschera della variante richiamare il nome della variante che si sta modificando tramite match code del campo Nome variante e Salvare. Il sistema chieder se si vuole Sovrascrivere la variante... Confermare cliccando su SI. 4.7.4 Cancellazione di una variante

Per cancellare una variante selezionare sul menu a tendina Passaggio Varianti Cancellare Cercare la variante cos come indicato nel punto 4.7.2 e confermare la cancellazione.

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5 Utilizzo dei Report


In questo capitolo, la transazione FBL5N (partitario clienti) verr utilizzata come esempio per limpiego dei repprot. NOTA: la stesse funzionalit di seguito descritte solo fruibili anche per i report pi comuni (esempio: FBL1N, partitario fornitori) Lanciando la trasnazione, appare la seguente maschera di selezione inziale

Dopo avere impostato i criteri di ricerca, premere licona

. Appare il seguente report,

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NOTA: nel campo attribuzione appare, se esistente, il numero di riferimento del contratto a cui associato il movimento, seguito dal numero di protocollo del documento stesso. Qualora il movimento non sia associato a contatto, appare solo la data (aaaa/mm/gg) del giorno delloperazione. Epossibile, partendo dal report, navigare fino alla singola riga contabile che ha generato la scrittura, per verificarne tutti gli elementi. Infatti, con un doppio click del mouse in qualsiasi punto della riga che si vuole analizzare, appare il dettaglio del movimento contabile che lo ha generato.

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Premendo sullicona

possibile visualizzare i dati di testata del documento

premendo invece licona

si arriva a visualizzare la prima nota completa.

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Premendo licona relative alla scrittura.

appare una pop-up con lindicazione delle imposte

Premendo

e nuovamente

riappare la registrazione contabile

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Con un doppio click del mouse sulle singole righe poi possibile entrare ad analizzare gli altri movimenti contabili che compongono la scrittura.

Se si preme apparir una pop-up che evidenzia il centro di costo CdC, il Profit center e la posizione finanziaria

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Premere licona

per ritornare al report iniziale che mostra il dettaglio delle partite.

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6 Barra dei messaggi


La barra dei messaggi in basso nella maschera evidenzia i messaggi di informazione, avvertimento e di errore. Nessun messaggio di informazione:

Messaggio di informazione:

Messaggi di avvertimento:

Nel caso di messaggi di avvertimento il sistema interrompe la transazione per informare lutente di unanomalia o di un dato derivato dal sistema in automatico. E possibile superare il blocco e passare alla videata successiva selezionando enter. Messaggi di errore:

I messaggi di errore sono bloccanti e non possibile proseguire sino a quando il dato inconsistente non viene corretto. Con un doppio click sul messaggio possibile passare ad una maschera di descrizione estesa dellerrore.

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7 APPENDICE - A - Elenco delle icone


Luso delle icone, consente di eseguire rapidamente alcune funzioni, altrimenti richiamabili attraverso il menu a tendina. Quando unicona non attiva viene visualizzata in grigio. Di segnito fornito un elenco delle icone pi comuni utilizzabili in SAP, con il dettaglio del capitolo in cui trattato il loro funzionamento. Enter (invio) cap. 2 elenco delle ultime transazioni lanciate cap. 3.1 aggiungi a preferiti cap. 3.1 rimuovi da preferiti cap. 3.1 help in linea cap. 3.1 crea una nuova finestra di lavoro cap. 3.4 indietro, terminare e interrompere cap. 4 match code cap. 4.1 Spostamento sulla prima pagina di un elenco cap. 4.2.1 Spostamento sulla pagina precedente dellelenco cap. 4.2.1 Spostamento sulla pagina successiva dellelenco cap. 4.2.1 Spostamento sullultima pagina dellelenco cap. 4.2.1 effettuare selezioni pi accurate cap. 4.2.1 Per attivare una selezione multipla in modo da considerare o escludere uno o pi valori cap 4.2.1 per ordinare il report per data crescente cap. 4.3.1 per ordinare il report per data decrescente cap. 4.3.1 per ottenere dei sub totali cap. 4.3.1 per ottenere totali generali ricerca nel report cap. 4.3.2 ricerca elemento successivo nel report cap. 4.3.2 per modificare il layout cap.4.4 per salvare il layout cap.4.4 per richiamare un layout cap.4.4 Per stampare o schedulare una stampa cap. 4.5

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Per salvare cap. 4.7.1 per richiamare una variante cap. 4.7.2 o F8, eseguire. visualizza i dati di testata del documento cap. 5 imposte relative alla scrittura. cap. 5 visualizza la prima nota completa cap. 5

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